Strasbourg, 15. studenoga 2005.

Poštovani gospodine K.,

Dana 25. siječnja 2005. podnijeli ste pritužbu Europskom ombudsmanu protiv Europske komisije u vezi s kašnjenjima u pogledu dvaju plaćanja lokalnim vijećima Saske koja su sudjelovala u programu Europske unije za bratimljenje gradova.

Dana 23. veljače 2005. proslijedio sam Vašu pritužbu predsjedniku Europske komisije.

Dana 22. ožujka 2005. obavijestili ste me da je Komisija izvršila dva predmetna plaćanja.

Komisija je svoje mišljenje poslala 5. srpnja 2005. Proslijedila sam vam ga 6. srpnja 2005. s pozivom na očitovanje.

Dana 7. srpnja 2005. e-poštom ste me obavijestili da se ne želite očitovati i zahvalili ste mi na radu. U telefonskom razgovoru 19. rujna 2005. s pravnim službenikom zaduženim za vaš predmet, g. Peterom Bonnorom, potvrdili ste da smatrate da je vaša pritužba riješena.

Napominjemo da je, zbog razloga povezanih s unutarnjom organizacijom radnog opterećenja mog ureda, vaša pritužba 13. listopada 2005. proslijeđena drugoj pravnoj osobi, gđi Wiebke Pankauke.

Pišem vam sada kako bih vas obavijestio o rezultatima istraga koje su napravljene.

COMPLAINT

Podnositelj pritužbe voditelj je Europabüro der Sächsischen Kommunen (Ured EU-a za vezu lokalnih vijeća Saske). Naveo je da postoji opetovani problem sa zakašnjelim plaćanjima u okviru Programa Europske unije za bratimljenje gradova. Naveo je dva konkretna primjera toga:

(1) Dana 11. kolovoza 2004. lokalno vijeće Mittweida u Saskoj dostavilo je potrebne dokumente za konačnu ocjenu twinning projekta (referentna oznaka 04/1202) Odjelu 2 Uprave D Glavne uprave Komisije za obrazovanje i kulturu.

(2) Freundeskreis der Städte Königstein dostavio je 31. kolovoza 2004. odjelu 2 Uprave D Glavne uprave Komisije za obrazovanje i kulturu dokumente potrebne za konačnu ocjenu još jednog twinning projekta (referentna oznaka 04/1552).

U oba slučaja podnositelj pritužbe izvijestio je da Komisija nije primila nikakvo plaćanje na datum podnošenja pritužbe. Izjavio je da priznaje da je osoblje odgovornog odjela Komisije vrlo motivirano i predano te da u potpunosti cijeni činjenicu da Komisija trenutačno modernizira svoj računovodstveni sustav. Međutim, naglasio je da manja lokalna vijeća često ovise o pravodobnim plaćanjima. Dodao je da je pozitivna slika Europske unije stvorena kroz program bratimljenja gradova oštećena kašnjenjem plaćanja.

Podnositelj pritužbe izvijestio je da se nekoliko puta obratio Odjelu 2 Uprave D Glavne uprave Komisije za obrazovanje i kulturu, ali da mu nisu pružene nikakve informacije o tome kada će se izvršiti plaćanja.

Navodi i tvrdnje podnositelja pritužbe bili su sljedeći:

1. Komisija nije izvršila plaćanja korisnicima u twinning projektima 04/1202 i 04/1552;
2. Komisija redovito nije u razumnom roku izvršila plaćanja korisnicima mreže Saxon u okviru twinning projekata;
3. Podnositelj pritužbe tvrdio je da bi ga trebalo obavijestiti kada će Komisija isplatiti korisnicima u twinning projektima 04/1202 i 04/1552; i
4. Podnositelj pritužbe tvrdio je da bi ga trebalo obavijestiti o mjerama koje će Komisija poduzeti kako bi spriječila prekomjerna kašnjenja u plaćanju u budućnosti.

INQUIRY

Ombudsmanica je 23. veljače 2005. pritužbu proslijedila Europskoj komisiji.

Podnositelj pritužbe obavijestio je 22. ožujka 2005. Ombudsmana da je Komisija izvršila dva predmetna plaćanja i da je u jednom od slučajeva voditelj Komisijina Odjela za bratimljenje gradova telefonirao odgovornoj osobi u lokalnom vijeću i objasnio situaciju, što je vrlo cijenjeno. Podnositelj pritužbe izjavio je da sada s nestrpljenjem čeka odgovor Komisije o tome koje će mjere poduzeti kako bi spriječila kašnjenja u budućnosti.

Mišljenje Komisije

Komisija je u svojem mišljenju objasnila: (a) znatno povećanje broja projekata koje je odabrala zbog povećanja proračuna za više od 40 % tijekom razdoblja od četiri godine; (b) zahtjevima nove Financijske uredbe; i (c) provedba novog računovodstvenog sustava imala je negativne posljedice na financijsko poslovanje u tom sektoru te je u nekim slučajevima onemogućila poštovanje rokova. S obzirom na veliko radno opterećenje, ponekad je bilo teško navesti predviđeni datum plaćanja kada su se korisnici obratili Komisiji. Međutim, korisnik Freundeskreis der Städte Königstein obaviješten je 20. prosinca 2004. da bi plaćanje moglo biti odgođeno.

Komisija je navela da je poduzela mjere kako bi izmijenila situaciju i nadoknadila kašnjenja. Sektor je privremeno dobio dodatno osoblje. Izrađene su smjernice kako bi se podnositeljima zahtjeva omogućilo da se bolje usklade sa zahtjevima novog računovodstvenog sustava. Nadalje, Komisija je radila na mogućnostima pojednostavnjenja postupka podnošenja zahtjeva i na internetskim stranicama za poboljšanje informacija dostupnih podnositeljima zahtjeva.

Komisija se osvrnula i na osnivanje Izvršne agencije za obrazovanje, audiovizualnu politiku i kulturu, koja bi početkom 2006. trebala preuzeti operativnu upravu programa bratimljenja gradova.

Komisija je zaključila da bi se tim mjerama trebalo znatno poboljšati stanje. Navela je da žali zbog kašnjenja u plaćanjima i da je podnositelju pritužbe već poslala pismo isprike. Komisija je priložila ovaj dopis i dokaz o plaćanjima.

Primjedbe podnositelja pritužbe

Nakon što je primio mišljenje Komisije i poziv Ombudsmana da iznese primjedbe, podnositelj pritužbe obavijestio je Ombudsmana da ne želi iznijeti primjedbe i zahvalio mu na radu. Dana 19. rujna 2005. telefonom je potvrdio da smatra da je njegova žalba riješena.

ODLUKA

Zakašnjela plaćanja

1.1 U svojoj pritužbi Ombudsmanu, podnesenoj 25. siječnja 2005., podnositelj pritužbe tvrdio je da Komisija nije izvršila plaćanja korisnicima projekata bratimljenja gradova 04/1202 i 04/1552. Podnositelj pritužbe nadalje je tvrdio da Komisija redovito nije u razumnom roku izvršila plaćanja korisnicima mreže Saxon u projektima bratimljenja gradova.

Podnositelj pritužbe tvrdio je da bi ga trebalo obavijestiti o tome kada će Komisija isplatiti korisnicima i koje će mjere Komisija poduzeti kako bi spriječila prekomjerna kašnjenja u plaćanju u budućnosti.

1.2 Komisija je u svojem mišljenju objasnila: (a) znatno povećanje broja projekata koje je odabrala zbog povećanja proračuna za više od 40 % tijekom razdoblja od četiri godine; (b) zahtjevima nove Financijske uredbe; i (c) provedba novog računovodstvenog sustava imala je negativne posljedice na financijsko poslovanje u tom sektoru te je u nekim slučajevima onemogućila poštovanje rokova. S obzirom na veliko radno opterećenje ponekad je bilo teško navesti predviđeni datum plaćanja kada su se korisnici obratili Komisiji.

Komisija je navela da je poduzela mjere kako bi izmijenila situaciju i nadoknadila kašnjenja. Sektor je privremeno dobio dodatno osoblje. Izrađene su smjernice kako bi se podnositeljima zahtjeva omogućilo da se bolje usklade sa zahtjevima novog računovodstvenog sustava. Nadalje, Komisija je radila na mogućnostima pojednostavnjenja postupka podnošenja zahtjeva i na internetskim stranicama za poboljšanje informacija dostupnih podnositeljima zahtjeva.

Komisija se osvrnula i na osnivanje Izvršne agencije za obrazovanje, audiovizualnu politiku i kulturu, koja bi početkom 2006. trebala preuzeti operativnu upravu programa bratimljenja gradova.

Komisija je zaključila da bi se tim mjerama trebalo znatno poboljšati stanje. Navela je da žali zbog kašnjenja u plaćanjima i da je podnositelju pritužbe već poslala pismo isprike.

1.3 Podnositelj pritužbe je 7. srpnja 2005. elektroničkom poštom izjavio da se ne želi očitovati te je zahvalio Ombudsmanu na njegovu radu. Dana 19. rujna 2005. obavijestio je pučkog pravobranitelja da smatra da je njegova pritužba riješena.

Zaključak

Iz mišljenja Komisije i primjedbi podnositelja pritužbe čini se da je Komisija poduzela korake kako bi riješila to pitanje i time zadovoljila podnositelja pritužbe. Ombudsman stoga zaključuje predmet.

Predsjednik Europske komisije bit će obaviješten o toj odluci.

Tvoje iskreno,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS