Strasbourg, 11. studenoga 2005.

Poštovani gospodine X.,

Dana 10. siječnja 2005. podnijeli ste pritužbu Europskom ombudsmanu protiv Europskog ureda za odabir osoblja („EPSO”) u vezi s vašim isključenjem iz otvorenog natječaja EPSO/A/18/04.

Žalbu sam 27. siječnja 2005. proslijedio direktoru EPSO-a. EPSO je svoje mišljenje dostavio 4. travnja 2005. Proslijedila sam vam ga s pozivom na očitovanje, ako to želite, do 31. svibnja 2005. Do tog datuma od vas nisu zaprimljene nikakve primjedbe.

Pišem vam sada kako bih vas obavijestio o rezultatima istraga koje su napravljene.

COMPLAINT

Podnositelj pritužbe smatra da su relevantne činjenice sljedeće:

Podnositelj pritužbe elektronički se registrirao za otvoreni natječaj EPSO/A/18/04 (Administratori (A7/A6) u specijaliziranim područjima javnog zdravlja i sigurnosti hrane)(1). Sredinom studenoga 2004. saznao je da nije bio primljen na predselekcijske testove jer nije potvrdio svoju prijavu prije 24. srpnja 2004.

Podnositelj pritužbe podnio je 19. studenoga 2004. žalbu i zatražio ponovno razmatranje svoje prijave jer EPSO, kako je navedeno na stranici 11. obavijesti o natječaju, nije poslao službeni poziv da potvrdi njegovu prijavu i jer su upute kandidatima bile nejasne i zbunjujuće. Međutim, dopisom od 2. prosinca 2004. EPSO je potvrdio da se nije prijavio na natječaj pozivajući se na dopis koji je 24. lipnja 2004. unesen u EPSO-ov profil i na poruku „pop-up”. U tom su dopisu kandidati pozvani da do 24. srpnja 2004. potvrde svoje sudjelovanje u natječaju.

Podnositelj pritužbe ističe da je 20. prosinca 2004. primijetio da je EPSO izmijenio njegov EPSO profil tako što je naslov „Prijam na predselekcijske testove” zamijenio naslovom „Zahtjev za potvrdu”. Prema mišljenju podnositelja pritužbe, to je podrazumijevalo da je EPSO doista prihvatio njegove argumente od 19. studenoga 2004.

Podnositelj pritužbe podnio je 20. prosinca 2004. pritužbu Ombudsmanu (referentna oznaka pritužbe 3699/2004/OV). Budući da podnositelj pritužbe nije priložio dovoljno popratnih dokaza, Ombudsman je u svojoj odluci od 13. siječnja 2005. zaključio da ne postoje dostatni razlozi za pokretanje istrage o pritužbi te je pozvao podnositelja pritužbe da podnese novu pritužbu i priloži popratne dokaze. Podnositelj pritužbe podnio je 22. prosinca 2004. EPSO-u drugu žalbu.

Podnositelj pritužbe podnio je 10. siječnja 2005. ovu novu pritužbu. Ponovio je svoje stajalište da je EPSO dao nejasne i zbunjujuće upute o natječaju. Naveo je da ni u kojem trenutku nije primio EPSO-ov poziv da potvrdi svoje sudjelovanje u natječaju. Podnositelj pritužbe naveo je da je EPSO odbio njegovu drugu žalbu od 22. prosinca 2004. dopisom od 6. siječnja 2005. Podnositelj pritužbe skrenuo je pozornost na točku u EPSO-ovu dopisu u kojoj se navodi da „činjenicu da je spominjanje ‚prijave na predselekcijske testove’ zamijenjeno ‚zahtjevom za potvrdu’ EPSO treba smatrati implicitnim priznanjem valjanosti vaših argumenata [sic]”. Podnositelj pritužbe 3. siječnja 2005. primijetio je da je EPSO ponovno izmijenio svoj EPSO profil slanjem poruke „koju kandidat nije potvrdio u zadanom roku”. Predselekcijski testovi trebali su se održati 28. siječnja 2005.

U svojoj pritužbi Ombudsmanu podnositelj pritužbe tvrdio je da je EPSO-ova odluka da mu se ne dopusti sudjelovanje na otvorenom natječaju EPSO/A/18/04 bila neopravdana jer se temeljila na nejasnim i zbunjujućim uputama. Podnositelj pritužbe tvrdio je da bi trebao biti primljen na predselekcijske testove.

INQUIRY

Mišljenje EPSO-a

EPSO je u svojem mišljenju iznio sljedeća opažanja:

Glava C obavijesti o natječaju sadržavala je potrebne informacije o načinu prijave. U skladu s odredbama glave C, registrirani kandidati obaviješteni su da mogu pratiti tijek natječaja i provjeriti datume i lokacije ispitivanja tako što će posjetiti EPSO-ovu internetsku stranicu i kliknuti na „Natječaji” – „Natječaji u tijeku”.

U glavi C kandidati su obaviješteni i da „nakon isteka roka za podnošenje prijava EPSO omogućuje razdoblje od mjesec dana u kojem može pozvati kandidate da potvrde svoju prijavu i, u tom slučaju, odabrati grad u kojem žele polagati predodabir i/ili pismene testove. Zahtjev za potvrdu podnosi se putem EPSO profila”. Dodao je da „ako u roku od dva mjeseca od isteka roka za podnošenje prijava ne primi potvrdu, EPSO će prijavu smatrati povučenom. Ovo povlačenje će poništiti prijavu".

Registracija podnositelja pritužbe potvrđena je 10. svibnja 2004. Informacije u njegovu EPSO profilu potvrdile su da je njegova registracija pravilno izvršena.

EPSO je 16. lipnja 2004. na svojoj internetskoj stranici objavio obavijest u kojoj je obavijestio kandidate da će „na svojem EPSO profilu 24. lipnja primiti poruku u kojoj ih poziva da potvrde svoju prijavu (putem svojeg EPSO profila) i da najkasnije do 24. srpnja odaberu grad u kojem žele polagati predodabir i/ili pismene testove”. U poruci/pismu navedeno je i da će se, ako ne primi potvrdu, smatrati da su podnositelji zahtjeva povukli svoj zahtjev koji će biti poništen. Svaki je tužitelj 24. lipnja 2004. putem svojeg EPSO profila mogao pristupiti tom dopisu. EPSO je priložio presliku dopisa upućenog podnositelju pritužbe kao prilog svojem mišljenju. EPSO je 30. lipnja 2004. svim kandidatima poslao elektroničku poštu u kojoj ih je podsjetio da provjere svoj EPSO profil. Na internetskim stranicama EPSO-a 20. srpnja 2004. objavljena je konačna „obavijest kandidatima” u kojoj se ponavlja da su kandidati do 24. srpnja 2004. morali odgovoriti na zahtjev za potvrdu svoje prijave jer u protivnom neće biti pozvani na predselekcijske testove i pismeni test. EPSO je zatim sastavio popis kandidata koji su potvrdili svoju registraciju do isteka roka. Podnositelj pritužbe nije bio na tom popisu.

Podnositelj pritužbe zatražio je 19. studenoga 2004. od EPSO-a da preispita odluku, za koju je tek saznao, o neprihvaćanju na natječaj. Tvrdio je da ni u kojem trenutku nije primio poruku kojom se najavljuje poziv na potvrdu njegove prijave i da je iz informacija u svojem EPSO profilu zaključio da je bio primljen na predselekcijske testove. U svojem odgovoru od 2. prosinca 2004. EPSO je potvrdio neprihvaćanje podnositelja pritužbe i podsjetio ga na različite poruke koje su poslane svim podnositeljima zahtjeva i kojima se od njih tražilo da potvrde svoju prisutnost na testovima. EPSO je također naveo da je njegova adresa e-pošte (adresa ureda u Komisiji) provjerena i da je utvrđeno da je točna bez naznaka operativnih problema u vezi s internim sustavom e-pošte Komisije. Porukom elektroničke pošte od 22. prosinca 2004. podnositelj pritužbe obavijestio je EPSO da ne može prihvatiti odluku o neprihvaćanju i da se slaže s argumentima iznesenima u njegovu prethodnom dopisu. EPSO je 6. siječnja 2005. odgovorio podnositelju pritužbe, potvrdivši u svojem dopisu od 2. prosinca 2004. da su upute koje su dane podnositeljima zahtjeva u pogledu potvrđivanja zahtjeva od samog početka jasne i razumljive.

Kad je riječ o pritužbi, EPSO je istaknuo da su obavijest o natječaju i poruka od 16. lipnja 2004. vrlo jasno objavile sadržaj dopisa koji treba poslati kandidatima putem njihova EPSO profila 24. lipnja 2004. Dopis je 24. lipnja 2004. stavljen na EPSO profil svakog kandidata pod naslovom „Prijam na predselekcijske testove” te je za čitanje dopisa bilo potrebno kliknuti na taj naslov.

Ta je metoda komunikacije upotrijebljena i za otvoreni natječaj EPSO/A/17/04, za koji se prijavio i podnositelj pritužbe. Poziv na potvrdu sudjelovanja za taj natječaj objavljen je na njegovu EPSO profilu 1. lipnja 2004. Podnositelj pritužbe potvrdio je svoju prisutnost na testovima i naveo svoj odabir ispitnog centra. Isti naslov „Prijam na predselekcijske testove” upotrijebljen je u poruci od 24. lipnja 2004. kako bi se od kandidata zatražilo da potvrde svoju prisutnost na testovima za natječaj EPSO/A/18/04. Naslov „Prijam na predselekcijske testove” nije mogao dovesti do nerazumijevanja podnositelja pritužbe zbog navodnog nedostatka jasnoće jer je pravilno otvorio poruku za natječaj COM/A/17/04, koja je bila identična poruci poslanoj tri tjedna kasnije za natječaj EPSO/A/18/04.

U pokušaju da dokaže da je EPSO dao nejasne i zbunjujuće informacije za otvoreni natječaj EPSO/A/18/04, podnositelj pritužbe navodi da je otkrio, nakon što je 19. studenoga 2004. zatražio ponovno ispitivanje svojeg isključenja iz natječaja, da je EPSO izmijenio njegov EPSO profil na post factum način da je naslov „Prijam na predodabirne testove” zamijenio naslovom „Zahtjev za potvrdu”, uzimajući u obzir argumente koje je iznio u svojem zahtjevu od 19. studenoga 2004.

EPSO je u odgovoru potvrdio da je naslov dopisa kojim se traži potvrda sudjelovanja doista promijenjen, ali od 19. listopada 2004. nadalje (prije zahtjeva podnositelja pritužbe za preispitivanje). Uvođenjem te promjene za sve natječaje koji su u tijeku EPSO je pokušao bolje opisati sadržaj dopisa kojim se od kandidata traži da potvrde svoje sudjelovanje. Međutim, treba naglasiti da se činilo da je velika većina kandidata (uključujući podnositelja pritužbe u slučaju natječaja EPSO/A/17/04) pravilno razumjela naslov koji se upotrebljavao 24. lipnja 2004., a koji uopće nisu imali poteškoća s razumijevanjem da je potrebno pročitati dopis najavljen pod naslovom „Prijam na predselekcijske testove” jer ih samo taj naslov nije obavijestio o tome kada će se testovi održati niti im je omogućio da odaberu ispitni centar.

EPSO je smatrao da su brojne informacije i poruke o napretku testova bile dovoljno jasne i dosljedne. Obavijest o natječaju od 21. travnja 2004., informacije navedene na EPSO profilu tužiteljâ i poruke elektroničke pošte (od 16. lipnja do 20. srpnja 2004.) bile su vrlo jasne i dosljedno ponavljane istom porukom putem različitih sredstava komunikacije kao što je najavljeno u obavijesti o natječaju.

Zaključno, EPSO je smatrao da je poduzeo sve odgovarajuće i potrebne mjere u vezi s komunikacijom o sudjelovanju na testovima, ne samo na EPSO profilu kandidata, nego i elektroničkom poštom, posebno u korist kandidata.

Primjedbe podnositelja pritužbe

Ombudsmanica je mišljenje EPSO-a proslijedila podnositelju pritužbe radi mogućih primjedbi. Međutim, podnositelj pritužbe nije dostavio primjedbe.

ODLUKA

1 Navodno neopravdano isključenje iz natječaja i zahtjev za prihvaćanje

1.1 Podnositelj pritužbe prijavio se na otvoreni natječaj EPSO/A/18/04 i prijavio se na natječaj putem interneta. Sredinom studenoga 2004. saznao je da nije bio primljen na predselekcijske testove jer nije potvrdio svoju prijavu putem interneta prije 24. srpnja 2004. U svojoj pritužbi Ombudsmanu podnositelj pritužbe tvrdio je da je EPSO-ova odluka da mu se ne dopusti sudjelovanje na otvorenom natječaju EPSO/A/18/04 bila neopravdana jer se temeljila na nejasnim i zbunjujućim uputama. Podnositelj pritužbe tvrdio je da bi trebao biti primljen na predselekcijske testove.

1.2 EPSO je u svojem mišljenju istaknuo da su obavijest o natječaju i obavijest od 16. lipnja 2004. vrlo jasno obznanile sadržaj dopisa koji treba poslati kandidatima putem njihova EPSO profila 24. lipnja 2004. Dopis je stavljen na EPSO profil svakog kandidata 24. lipnja 2004., odnosno mjesec dana nakon isteka roka za podnošenje prijava 24. svibnja 2004., pod naslovom „Prijam na predselekcijske testove” te je za čitanje dopisa bilo potrebno kliknuti na taj naslov. EPSO je dodao da je taj način komunikacije primijenjen i na otvoreni natječaj EPSO/A/17/04, za koji se prijavio i podnositelj pritužbe. EPSO je naveo da podnositelj pritužbe nije mogao pogrešno razumjeti naslov „Prijam na predselekcijske testove” zbog navodnog nedostatka jasnoće jer je pravilno otvorio poruku za natječaj COM/A/17/04, koja je identična poruci poslanoj tri tjedna kasnije za natječaj EPSO/A/18/04. Kad je riječ o porukama elektroničke pošte s podsjetnikom koje su tužiteljima poslane 30. lipnja 2004., EPSO je istaknuo da je adresa elektroničke pošte podnositelja pritužbe (adresa ureda u Komisiji) provjerena i da je utvrđeno da je točna bez naznaka operativnih problema u vezi s internim sustavom elektroničke pošte Komisije.

1.3 Ombudsmanica napominje da su upute za prijavu na otvoreni natječaj EPSO/A/18/04 opisane u točki C "Kako se prijaviti" obavijesti o natječaju, u kojoj se upućuje i na Vodič za kandidate koji se nalazi na internetskim stranicama EPSO-a. U obavijesti o natječaju pod „internetskim obrascem za prijavu” navedeno je da „ako se želite prijaviti, to morate učiniti putem interneta tako da odete na EPSO-ovo web-mjesto i slijedite upute u sljedećim fazama postupka”. U obavijesti o natječaju nadalje je navedeno da se prijava putem interneta mora izvršiti najkasnije do 24. svibnja 2004. u 12 sati (podne) prema briselskom vremenu. Čini se da je podnositelj pritužbe uspješno obavio početnu internetsku registraciju 10. svibnja 2004. te mu je dodijeljen broj kandidata 161399.

1.4 Ombudsmanica napominje da je u obavijesti o natječaju navedeno i da "nakon što se registrirate, možete posjetiti EPSO-ovu internetsku stranicu ("Natječaji" - "Natječaji u tijeku") kako biste pratili napredak natječaja i provjerili datume i lokacije testiranja". U obavijesti o natječaju nadalje je navedeno da „nakon isteka roka za podnošenje prijava EPSO omogućuje razdoblje od mjesec dana u kojem poziva kandidate da potvrde svoju prijavu i, u tom slučaju, da odaberu grad u kojem žele polagati predodabir i/ili pismene testove” te je istaknuto da će „njegov zahtjev za potvrdu biti podnesen putem EPSO profila” i da će „ako u roku od dva mjeseca od isteka roka za podnošenje prijava [tj. 24. srpnja 2004.] ne primi potvrdu, EPSO smatrati da je prijava povučena. Ovo povlačenje će poništiti prijavu".

1.5 Točno je da je naslov "Pristup na predselekcijske testove" mogao sam po sebi dovesti do nesporazuma među kandidatima. Međutim, s obzirom na informacije sadržane u obavijesti o natječaju prema kojima su kandidati naknadno morali potvrditi svoju elektroničku registraciju, Ombudsman smatra da pažljivi čitatelj teško može pretpostaviti da naslov "prijave na predselekcijske testove" znači da je dotični kandidat već bio primljen na predselekcijski test i da, suprotno onomu što je navedeno u obavijesti o natječaju, više nije bilo potrebe za potvrdom registracije.

1.6 S obzirom na navedeno, Ombudsmanica zaključuje da se te upute ne mogu smatrati nejasnima i zbunjujućima.

1.7 Kad je riječ o izjavi podnositelja pritužbe da u svojem EPSO profilu nikada nije primio pismo kojim ga se poziva da potvrdi svoju prijavu, Ombudsman napominje da zbog proteka vremena vjerojatno više ne bi bilo moguće saznati je li EPSO profil podnositelja pritužbe 24. lipnja 2004. pod naslovom "Prijam na predodabirne testove" sadržavao navedeno pismo kojim ga se poziva da potvrdi svoju prijavu. Ispisi EPSO profila podnositelja pritužbe koje je on uključio u svoju pritužbu nisu relevantni dokazi u tom pogledu, s obzirom na to da potječu od 25. listopada i 20. prosinca 2004., odnosno više od četiri mjeseca kasnije. Međutim, ne može se isključiti da podnositelj pritužbe zbog tehničke pogreške u sustavu s EPSO profilom možda nije primio navedeni dopis pod naslovom „Prijam na predodabirne testove” u svojem EPSO profilu. S druge strane, podnositelj pritužbe ni u jednom trenutku u svojoj korespondenciji s EPSO-om ni u svojoj pritužbi Ombudsmanu nije spomenuo da je kliknuo na navedeni naslov kako bi provjerio njegov sadržaj ili da je otkrio da je prazan.

1.8 Osim toga, Ombudsman napominje da je EPSO istaknuo, a da mu podnositelj pritužbe nije proturječio, da je podnositelj pritužbe gotovo istodobno uspješno dovršio paralelni i sličan postupak registracije za drugi natječaj (2) te je stoga bio upoznat s tehničkim značajkama postupka registracije i potrebom da u svojem EPSO profilu klikne na rubriku "Pristup na predodabirne testove" (3).

1.9 Točno je da je u EPSO-ovu dopisu od 6. siječnja 2005. navedeno da "činjenicu da je spominjanje "prijave na predselekcijske testove" zamijenjeno s "zahtjevom za potvrdu" EPSO treba smatrati prešutnim priznanjem valjanosti vaših argumenata". Međutim, iz komentara koje je EPSO iznio u svojem mišljenju u pogledu razloga promjene teksta naslova proizlazi da je EPSO želio reći da se navedeni tekst, iako je kao takav prihvatljiv, još uvijek može poboljšati.

1.10 Na temelju prethodno navedenih razmatranja ombudsmanica zaključuje da nije bilo moguće utvrditi nepravilnosti u postupanju EPSO-a.

1.11 Kao posljedica tih nalaza, ne može se održati tvrdnja podnositelja pritužbe da bi trebao biti primljen na predselekcijske testove.

Zaključak

Na temelju istraga Europskog ombudsmana u vezi s tom pritužbom čini se da nije bilo nepravilnosti u postupanju EPSO-a. Ombudsman stoga zaključuje predmet.

Direktor EPSO-a bit će obaviješten i o toj odluci.

Tvoje iskreno,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) SL 2004., C 96 A, str. 1.

(2) Podnositelj pritužbe uspješno je dovršio postupak registracije za otvoreni natječaj EPSO/A/17/04 za koji je trebalo dovršiti usporednu registraciju 20 dana ranije i za koji je u EPSO profilu podnositelja pritužbe (ispis od 25. listopada 2004.), koji istodobno sadržava informacije o natječaju EPSO/A/18/04 i natječaju EPSO/A/17/04, navedeno „01/06/2004 Prijave na predselekcijske testove” – „Potvrda je zabilježena”.

(3) U pojedinačnom EPSO-ovu profilu navodi se „Kliknite na naslov komunikacije kako biste prikazali tekst komunikacije”.