Strasbourg, 15. prosinca 2005.

Poštovani gospodine G.,

Dana 3. svibnja 2004., djelujući u ime GFI Umwelt – Gesellschaft für Infrastruktur und Umwelt mbH, podnijeli ste pritužbu Europskom ombudsmanu u vezi sa zahtjevom za pristup dokumentima.

Pritužbu sam 19. svibnja 2004. proslijedio predsjedniku Europske komisije. Komisija je svoje mišljenje poslala 25. kolovoza 2004. Proslijedila sam vam ga 30. kolovoza 2004. s pozivom na očitovanje, koji ste poslali 27. rujna 2004. U tim ste očitovanjima iznijeli dodatne tvrdnje.

Dana 20. listopada 2004. zatražio sam od Komisije da mi dostavi dodatne informacije u vezi s Vašim predmetom i da se očituje o dodatnoj tvrdnji koju ste iznijeli. Komisija je svoj odgovor poslala 14. prosinca 2004. Proslijedila sam vam ga 14. prosinca 2004. s pozivom na očitovanje, koji ste poslali 30. prosinca 2004.

Dana 18. siječnja 2005. zatražio sam od Komisije uvid u njezin spis. Pregled relevantnih dokumenata obavile su moje službe 22. veljače 2005. Primjerak tog izvješća proslijeđen vam je 28. veljače 2005. s pozivom na očitovanje, koji ste poslali 9. ožujka 2005.

Dana 29. travnja 2005. Komisiji sam uputio nacrt preporuke, tražeći da se detaljno mišljenje Komisije dostavi do 31. srpnja 2005.

Dopisom od 5. kolovoza 2005. Glavno tajništvo Komisije obavijestilo me da će detaljno mišljenje biti odgođeno.

Dana 31. kolovoza 2005. pisali ste kako biste se raspitali je li odgovor Komisije zaprimljen. Dopis je stigao u moj ured 7. rujna 2005. U telefonskom razgovoru s g. Grillom iz mojih službi istog dana obaviješteni ste da detaljno mišljenje Komisije još nije zaprimljeno.

Detaljno mišljenje Komisije zaprimio sam 6. listopada 2005. (engleski izvornik) i 24. listopada 2005. (njemački prijevod). Proslijedila sam vam ga 13. listopada 2005. (izvornik na engleskom jeziku) i 25. listopada 2005. (prijevod na njemački jezik) s pozivom na očitovanje koji ste poslali 7. studenoga 2005.

Pišem vam sada kako bih vas obavijestio o rezultatima istraga koje su napravljene.

COMPLAINT

Uvod

Ova je pritužba povezana s drugom pritužbom (pritužba 402/2004/GG) koju je podnio isti podnositelj pritužbe, njemačko društvo.

Pritužba 402/2004/GG

Komisija je 3. kolovoza 1999. sklopila ugovor o uslugama s društvom Rhein-Ruhr Ingenieur-Gesellschaft mbH („RRI”, njemačko društvo) kao voditeljem konzorcija koji uključuje podnositelja pritužbe. Ugovor je bio namijenjen za angažiranje dvaju stručnjaka iz EU-a, sudirektora i financijskog/administrativnog upravitelja za tehničku pomoć u projektu „Liaoning Integrated Environment Project” (LIEP) između EU-a i Kine, i to: Upravljanje Programskim uredom i Projektom podizanja svijesti o okolišu. G. W., stručnjak zaposlen kod podnositelja pritužbe, postao je financijski/administrativni upravitelj u rujnu 2000. Nakon dopune ugovora potpisanog u rujnu 2001., W. je postao zamjenik sudirektora.

Delegacija Komisije u Pekingu 15. rujna 2003. preporučenim je pismom obavijestila RRI da je odlučila raskinuti ugovor na temelju njegova članka 15. i zbog toga što zamjenik sudirektora nije ispunio svoje zadaće kako su izmijenjene u Dopuni br. 2. Komisija je objasnila da je u dvama dopisima poslanima 6. lipnja 2002. i 30. siječnja 2003. istaknula da usluge koje je pružio podnositelj pritužbe nisu pružene na zadovoljstvo Komisije te je upozorila da će, ako zamjenik sudirektora ne ispuni svoje dužnosti, smatrati da konzorcij pod vodstvom RRI-ja krši ugovor.

U dopisu poslanom 22. rujna 2003. RRI je osporio tu odluku i zatražio od Komisije da pruži preciznije informacije o njezinim razlozima. Delegacija je u svojem odgovoru od 26. rujna 2003. istaknula da zamjenik sudirektora, među ostalim, ima „odgovornost za nabavu i ugovaranje”. Delegacija smatra da stručnjak podnositelja pritužbe nije ispunio tu dužnost.

RRI je 10. studenoga 2003. uputio dodatno pismo Delegaciji. Delegacija u svojem odgovoru od 18. studenoga 2003. nije dostavila dodatne pojedinosti o razlozima za svoju odluku o raskidu ugovora.

Nakon raskida ugovora o tehničkoj pomoći podnositelj pritužbe smatrao je potrebnim raskinuti ugovor o radu s W. Potonji je protiv te odluke podnio žalbu Arbeitsgerichtu (Radni sud) u Bonnu (Njemačka). Čini se da je tijekom ovog postupka podnositelj pritužbe morao dostaviti detaljne informacije o navodnom odbijanju W.-a da obavlja svoje dužnosti.

U pritužbi 402/2004/GG podnositelj pritužbe u biti je tvrdio da Komisija nije dostavila dovoljno precizne informacije o razlozima raskida ugovora o tehničkoj pomoći.

Ombudsmanica je odlučila da bi trebalo provesti istragu. Stoga je pritužbu proslijedio Komisiji kako bi ona dala svoje mišljenje. To je mišljenje zatim proslijeđeno podnositelju pritužbe na očitovanje. Na temelju rezultata tih istraga Ombudsmanica je smatrala da je Komisija pružila dovoljno precizne informacije o razlozima raskida ugovora i da stoga nije bilo nepravilnosti u postupanju u pogledu navoda podnositelja pritužbe. Predmet je stoga zaključen odlukom od 12. kolovoza 2004.(1).

Dopis podnositelja pritužbe od 19. ožujka 2004.

Podnositelj pritužbe u svojoj je pritužbi naveo da je na temelju Uredbe (EZ) br. 1049/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 30. svibnja 2001. o javnom pristupu dokumentima Europskog parlamenta, Vijeća i Komisije (2) (u daljnjem tekstu: Uredba 1049/2001) Komisiji podnio zahtjev za pristup dokumentima koji se odnose na raskid ugovora na dan kada je pisao Europskom ombudsmanu (5. veljače 2004.).

U dodatnom dopisu od 19. ožujka 2004. podnositelj pritužbe obavijestio je Ombudsmana da je taj zahtjev odbijen 26. veljače 2004., da je ponovni zahtjev podnesen 4. ožujka 2004. i da istragu Ombudsmana treba proširiti kako bi se obuhvatilo odbijanje Komisije da odobri pristup.

S obzirom na to da rok u kojem je Komisija morala obraditi ponovni zahtjev u skladu s Uredbom 1049/2001 (15 radnih dana nakon registracije) još nije istekao u trenutku kada je podnositelj pritužbe napisao ovaj dopis, Ombudsman je obavijestio podnositelja pritužbe da još nije u mogućnosti obraditi tu dodatnu tvrdnju, ali da podnositelj pritužbe može ponovno podnijeti to pitanje čim relevantni rok istekne ako Komisija još nije odgovorila.

Ovaj prigovor

U dopisu od 3. svibnja 2004. podnositelj pritužbe ponovio je svoju pritužbu u pogledu pitanja pristupa dokumentima ističući da je ponovni zahtjev odbijen 26. travnja 2004. Stoga je taj dopis evidentiran kao nova pritužba (pritužba 1368/2004/GG).

Komisija je u svojoj odluci razlikovala tri kategorije dokumenata. Dokumenti koji pripadaju prvim dvjema kategorijama (1: ugovorni dokumenti; 2: Navedena je korespondencija u vezi s provedbom ugovora, dok se na dokumente kategorije 3. upućivalo samo općenito („različita korespondencija, uglavnom e-poštom, između različitih osoba u vezi s provedbom ugovora”). Komisija je tvrdila da se pitanje pristupa ne može razmotriti u pogledu određenih podnositelja zahtjeva, s obzirom na to da otkriveni dokumenti pripadaju javnoj domeni i stoga su dostupni svima.

Nakon što je izrazila stajalište da bi podnositelj pritužbe već trebao posjedovati dokumente koji pripadaju prvim dvjema kategorijama, Komisija je iznijela sljedeće primjedbe u pogledu svih dokumenata.

Dokumenti su sadržavali informacije komercijalne prirode o trgovačkim društvima, stručnjacima i uključenim osobama. Odobravanje pristupa tim dokumentima stoga je spriječeno člankom 4. stavkom 2. Uredbe prema kojem se pristup odbija ako bi se otkrivanjem ugrozila zaštita komercijalnih interesa.

Otkrivanjem bi se ugrozila i zaštita privatnosti i integriteta pojedinaca. To je posebno vrijedilo za dokumente koji sadržavaju imena određenih osoba (u nekim slučajevima čak i njihove životopise). Stoga se primjenjivala i iznimka iz članka 4. stavka 1. točke (b) Uredbe.

Nije bilo moguće odobriti djelomičan pristup s obzirom na to da su sve informacije koje su ti dokumenti sadržavali u pogledu provedbe ugovora bile obuhvaćene potrebom zaštite komercijalnih interesa dotičnih osoba. Ništa nije upućivalo na to da postoji prevladavajući javni interes za otkrivanje.

U svojoj pritužbi Ombudsmanu podnositelj pritužbe priznao je da posjeduje dokumente koji pripadaju prvim dvjema kategorijama, ali ne i dokumente koji pripadaju trećoj kategoriji. Naglasio je da nije zainteresiran za dokumente koji se odnose na treće strane, već samo za one koji se odnose na raskid njegova „vlastitog” ugovora. Podnositelj pritužbe tvrdio je i da je obrazloženje Komisije u pogledu zaštite privatnosti i integriteta g. W.-a bilo „groteskno”. Naglasio je da je Komisija svoj raskid ugovora opravdala navodnim protupravnim postupanjem W.-a te je na taj način osporila integritet potonjeg na mnogo gori način nego što se to moglo učiniti bilo kakvim pristupom dokumentima.

Podnositelj pritužbe nadalje je tvrdio da bi pristup Komisije učinio Uredbu 1049/2001 bespredmetnom s obzirom na to da se većina dokumenata odnosi na osobne ili komercijalne interese trećih strana.

Podnositelj pritužbe stoga je u bitnome tvrdio da Komisija nije postupila u skladu s Uredbom 1049/2001 time što je odbila odobriti pristup dokumentima koje je zatražila dopisima od 5. veljače 2004. i 4. ožujka 2004. Tvrdio je da bi Komisija trebala odobriti pristup relevantnim dokumentima.

INQUIRY

Mišljenje Komisije

Komisija je u svojem mišljenju iznijela sljedeće primjedbe.

Izmijenjene odgovornosti osobe W. utvrđene su u dodatku ugovoru. Međutim, osoba W. nikada nije preuzela nove odgovornosti, možda zato što njezin ugovor o radu s konzorcijem nije izmijenjen kako bi odražavao novi mandat. Delegacija je pokušala razjasniti to pitanje, ali nikad nije dobila jasan odgovor. Ta je situacija dovela do pritužbi novozaposlenog sudirektora i kineskog direktora. Naposljetku, Komisija je odlučila raskinuti ugovor.

Zahtjev za pristup odnosio se na razmjene, uglavnom elektroničkom poštom, između drugih osoba uključenih u provedbu programa, ističući činjenicu da W. nije preuzeo nove odgovornosti koje proizlaze iz nadogradnje njegova radnog mjesta u izmijenjenom opisu poslova. Otkrivanje tih poruka bilo bi štetno za gospodina W.-a kao pojedinca. To bi utjecalo i na njegov osobni integritet i na njegove komercijalne interese u pogledu njegova položaja na tržištu rada. Komisija je smatrala da je dužna štititi komercijalne interese W.-a, a ne interese bilo koje druge stranke. Nije bilo razloga pretpostaviti da je osoba W. osobno odgovorna za činjenicu da se novi mandat nije poštovao. Njegovo odbijanje preuzimanja novih odgovornosti moglo je biti posljedica njegova ugovornog položaja s RRI-jem ili podnositeljem pritužbe.

Nakon što je dokument objavljen podnositelju zahtjeva, postao je javno dostupan i pristup bi trebao biti odobren svakom drugom podnositelju zahtjeva. Bilo je očito da se dokumenti kojima je podnositelj pritužbe zatražio pristup ne mogu staviti u javnu domenu. Svrha zahtjeva bila je upotreba dokumenata u sudskom postupku protiv osobe W. To nije imalo nikakve veze s otvorenošću i javnim interesom za otkrivanje dokumenata u posjedu institucija.

Na temelju prethodno navedenih razmatranja Komisija je zadržala svoju odluku o neotkrivanju dokumenata podnositelju pritužbe. Dodao je da se dokumenti mogu staviti na raspolaganje pravosudnom tijelu tek nakon sudskog naloga za njihovo podnošenje.

Primjedbe podnositelja pritužbe

Podnositelj pritužbe u svojim je očitovanjima zadržao svoju pritužbu i iznio sljedeće dodatne primjedbe.

Mišljenje Komisije da se ponašanje g. W.-a trebalo objasniti njegovim navodno nezadovoljavajućim ugovorom o radu s podnositeljem pritužbe bilo je isključivo špekulativno. Podnositelj pritužbe obavijestio je 11. travnja 2002. Komisiju, nakon što je stupio u kontakt s W.-om, da je potonji bio svjestan svojih odgovornosti. Međutim, odbijen je njegov zahtjev da mu se omogući pristup izvješćima o misiji koja se odnose na projekt ili barem njihovim izvadcima u vezi s navodno lošim rezultatima W.-a. Konzorcij je 5. veljače 2003. na zahtjev delegacije izjavio: „Imajte na umu da ugovorni sporazum između g. [W.-a] i [podnositelja pritužbe] ne može prouzročiti nikakve prepreke projektu.”

Podnositelj pritužbe istaknuo je da ga je stajalište koje je Komisija zauzela u pogledu pristupa dokumentima navelo na zaključak da raskid relevantnog ugovora zbog navodne neaktivnosti W.-a nije u skladu sa zakonom. Stoga je zatražio od Ombudsmana da to pitanje uključi u svoju istragu. U tom je kontekstu podnositelj pritužbe tvrdio da je čudno da je odluka o raskidu ugovora donesena nakon što su novi sudirektor i kineski direktor podnijeli pritužbu. Podnositelj pritužbe naglasio je da je novi sudirektor zaposlenik društva koje se natječe s konzorcijem.

Daljnje istrage

Nakon pažljivog razmatranja mišljenja Komisije i primjedbi podnositelja pritužbe činilo se da su potrebne dodatne istrage.

Zahtjev za dodatne informacije i dodatno mišljenje

Ombudsman je stoga zatražio od Komisije (1) da objasni zašto bi činjenica da podnositelj pritužbe namjerava upotrijebiti dokumente kojima je zatražio pristup u sudskim postupcima trebala biti relevantna za Komisijino postupanje sa zahtjevima podnesenima na temelju Uredbe 1049/2001 i (2) da mu dostavi popis dokumenata iz kategorije 3. zajedno s naznakom, za svaki dokument ili kategoriju dokumenata, izuzeća utvrđenih u Uredbi 1049/2001 na temelju kojih Komisija smatra da se podnositelju pritužbe ne može odobriti pristup.

Ombudsmanica je također zatražila od Komisije da dostavi mišljenje o dodatnoj tvrdnji podnositelja pritužbe prema kojoj raskid relevantnog ugovora zbog ponašanja g. W.-a nije bio u skladu sa zakonom.

Odgovor Komisije

Komisija je u svojem odgovoru iznijela sljedeće primjedbe.

U pogledu pitanja pristupa dokumentima

U skladu s člankom 6. stavkom 1. Uredbe 1049/2001 podnositelj zahtjeva nije morao obrazložiti zahtjev za pristup dokumentima. Interesi tužitelja stoga nisu bili relevantni u tom kontekstu. Komisija je mislila, pozivajući se na način na koji je podnositelj pritužbe namjeravao upotrijebiti relevantne dokumente, da se ta svrha ne može smatrati prevladavajućim javnim interesom koji bi prevladao nad potrebom zaštite komercijalnih interesa druge stranke u postupku.

Kategorija 3. dokumenata kojima je podnositelj pritužbe zatražio pristup obuhvaćala je 16 dokumenata (3). Otkrivanje tih dokumenata ugrozilo bi zaštitu „privatnosti i integriteta pojedinca, posebno u skladu sa zakonodavstvom Zajednice o zaštiti osobnih podataka” (članak 4. stavak 1. točka (b) Uredbe 1049/2001). Diskriminacija takvih podataka mogla bi se provesti samo ako su ispunjeni uvjeti za postupanje s osobnim podacima utvrđeni u Uredbi 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 18. prosinca 2000. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama i tijelima Zajednice i o slobodnom kretanju takvih podataka (4). Člankom 8. točkom (b) ove Uredbe od podnositelja zahtjeva zahtijevalo se da utvrdi potrebu za prijenosom osobnih podataka te se od institucije zahtijevalo da se uvjeri da prijenos ne dovodi u pitanje legitimne interese ispitanika.

Kad je riječ o dodatnoj tvrdnji podnositelja pritužbe

Ugovor o uslugama, koji se odnosio na pružanje usluga dvama stručnjacima iz EU-a (sudirektoru i financijskom/administrativnom upravitelju), potpisan je 3. kolovoza 1999. RRI je 8. rujna 2000. objavio da je financijski/administrativni stručnjak zbog obiteljskih razloga morao podnijeti ostavku krajem listopada 2000. te je predložio g. W.-a kao zamjenu. Komisija se s time složila.

Zbog zamjene sudirektora Komisija je dopisom od 10. kolovoza 2001. RRI-ju predložila da se status i odgovornosti g. W.-a unaprijede. RRI je to prihvatio. To je dovelo do dopune (addendum br. 2) ugovoru o uslugama koji je potpisan 3. rujna 2001. U ovoj dopuni odgovornosti financijskog/administrativnog upravitelja povećane su na vrlo detaljan način, uključujući odredbu (u članku 1.2.2. opisa poslova) da će „odgovornost za potpisivanje (u pogledu, primjerice, aspekata nabave, zahtjeva za prijenose, upravljanja računima i ugovorima) podijeliti s kineskim direktorom”. Među odgovornostima i funkcijama koje su mu povjerene bile su "odgovornost za nabavu i ugovaranje". Druga važna funkcija bila je „zamjena, ad interim, sudirektora Europske komisije, voditelja tima” (članak 4. stavak 1. opisa poslova). Financijski/administrativni upravitelj (g. W.) tako je zapravo postao zamjenik sudirektora te je povećana njegova stopa naknade.

Komisija je 2. travnja 2002. pisala RRI-ju kako bi mu prigovorila da W. ne ispunjava svoje nove dužnosti i dužnosti. RRI je, u skladu s člankom 6. ugovora, bio jedina kontaktna točka za komunikaciju o ugovoru. Ta je zabrinutost ponovno izražena 6. lipnja 2002. Međutim, situacija se nije promijenila.

Komisija je 30. siječnja 2003. ponovno upozorila RRI da će se smatrati da krši ugovor ako se ta situacija ne promijeni. U svojem odgovoru od 5. veljače 2003. RRI je obećao pojasniti to pitanje čim se W. vratio sa svojih praznika. Međutim, situacija se nije promijenila i W. je nastavio odgađati preuzimanje svih novih odgovornosti. Pritužbe na to stalno su dolazile u Delegaciju od svih uključenih strana (kineski sudirektor i sudirektor EU-a) koje su bile prisiljene preuzeti to dodatno radno opterećenje.

Delegacija je 15. rujna 2003. raskinula ugovor u skladu s njegovim člankom 15.

Komisija je zaključila navodeći da smatra da je postupila u skladu s odredbama ugovora koji je sklopila s konzorcijem pod vodstvom RRI-ja.

Primjedbe podnositelja pritužbe

Podnositelj pritužbe u svojim je očitovanjima naglasio da je šest od osam dokumenata iz kategorije 3 iz 2003. potječe od sudirektora iz EU-a, zaposlenika konkurentnog društva. Podnositelj pritužbe nadalje je istaknuo da, ako bi relevantni dokumenti doista trebali sadržavati privatne podatke, Komisija može izbrisati te dijelove dokumenata. Međutim, tvrdio je da osoba W. nije djelovala kao privatna osoba u okviru relevantnog ugovora, nego kao zaposlenik podnositelja pritužbe.

Pregled spisa Komisije

Službe Europskog ombudsmana pregledale su 22. veljače 2005. spis Komisije. Tom je prilikom osoblje Ombudsmana istaknulo da je Komisija utvrdila da su dokumenti u spisu povjerljivi i da stoga neće biti preslika. U odgovoru na pitanje koje im je u tu svrhu uputilo osoblje Ombudsmana, predstavnici Komisije prisutni tijekom pretrage objasnili su da Komisija ostaje pri svojem stajalištu da se pristup relevantnim dokumentima mora uskratiti i na temelju članka 4. stavka 1. točke (b) i na temelju članka 4. stavka 2. Uredbe 1049/2001, neovisno o činjenici da je samo prva od tih iznimaka navedena u dopisu Komisije od 2. prosinca 2004.

Primjedbe podnositelja pritužbe

Primjerak izvješća o inspekciji poslan je podnositelju pritužbe na očitovanje.

Podnositelj pritužbe u svojim je očitovanjima istaknuo da je njegovo stajalište ostalo nepromijenjeno. S obzirom na to da je Ombudsman sada vidio relevantne dokumente, podnositelj pritužbe pitao ga je 1. sadržavaju li ti dokumenti dostatne elemente kojima se opravdava raskid ugovora; 2. je li se na navode koji bi mogli biti sadržani u tim dokumentima moglo odgovoriti i opovrgnuti ih da je Komisija pravodobno odobrila pristup tim dokumentima; (3) sadržavaju li dokumenti osobne podatke o trećim osobama i je li Komisija u dovoljnoj mjeri smatrala da je osoba W. djelovala kao njezin zaposlenik (podnositelj pritužbe); 4. postoje li razlozi ili opravdanja za to da se dokumenti smatraju povjerljivima; 5. je li Komisija uzela u obzir da se smatranje dokumenata povjerljivima ograničava na odobravanje pristupa, u skladu s člankom 9. stavkom 1. Uredbe 1049/2001, samo ako se ti dokumenti odnose na javnu sigurnost, obranu ili vojna pitanja; i (6) postoje li naznake koje upućuju na to da je Komisija pokušala prikriti nepravilnosti u postupanju ili nepovoljan utjecaj konkurenata.

NACRT PREPORUKE OMBUDSMANA

Nacrt preporuke

Nakon što je ispitao sve dokaze koji su mu podneseni ili koje su prikupile njegove službe, Ombudsman je došao do zaključka da, iako nije bilo nepravilnosti u postupanju u pogledu raskida ugovora, Komisija nije pružila razumno objašnjenje za svoje odbijanje pristupa relevantnim dokumentima. Ombudsmanica smatra da je riječ o nepravilnostima u postupanju.

Taj se zaključak temeljio na sljedećim razmatranjima:

1 Ombudsman se ne može složiti sa stajalištem Komisije u pogledu članka 4. stavka 1. točke (b) Uredbe 1049/2001. Najprije treba napomenuti da se relevantni dokumenti odnose na provedbu projekta koji financira EU. Osoba W. bila je jedna od osoba koje su zaposlene u tu svrhu. Stoga je teško vidjeti kako bi otkrivanje dokumenata koji se odnose na provedbu ovog projekta moglo ugroziti zaštitu „privatnosti” ili „cjelovitosti” g. W. Ombudsman nadalje napominje da relevantni dokumenti samo potvrđuju argument Komisije da g. W. nije ispunio sve odgovornosti koje su mu povjerene ugovorom. S obzirom na to da je Komisija iznijela svoje argumente u svojem mišljenju, javno dostupnom dokumentu, teško je vidjeti što bi daljnje otkrivanje relevantnih dokumenata moglo naštetiti pravu W.-a na privatnost i integritet. Međutim, čak i pod pretpostavkom da bi otkrivanje dokumenata moglo utjecati na privatnost ili integritet osobe W., ombudsmanica smatra da Komisija nije na odgovarajući način razmotrila mogućnost odobravanja djelomičnog pristupa, primjerice odobravanjem pristupa verzijama dokumenata u kojima je ime osobe W. izbrisano.

2 Općenitije, stajalište koje je Komisija zauzela u ovom predmetu moglo bi se shvatiti na način da se, kad god se ime osobe (koja predstavlja osobne podatke) navodi u dokumentu koji posjeduje Komisija, taj dokument može otkriti samo ako osoba koja traži pristup dokaže da joj je potrebno prenijeti osobne podatke, u skladu s člankom 8. točkom (b) Uredbe 45/2001. S obzirom na to da većina dokumenata sadržava imena, tim bi se tumačenjem pravo na javni pristup dokumentima lišilo većine njegova značenja, iako je riječ o temeljnom pravu priznatom člankom 42. Povelje Europske unije o temeljnim pravima. U tom kontekstu posebno treba napomenuti da se člankom 6. stavkom 1. Uredbe 1049/2001 predviđa da podnositelj zahtjeva koji traži pristup dokumentima u posjedu institucije Zajednice ne mora dati nikakve razloge. Stajalište Komisije da osoba koja traži pristup dokumentu mora utvrditi potrebu za davanjem imena kad god relevantni dokument sadržava takvo ime teško je pomiriti s tom odredbom.

Kako bi se izbjegla svaka sumnja, Ombudsman želi naglasiti da je suglasan da potreba za zaštitom privatnosti osobe može zahtijevati da institucija Zajednice ne otkriva ime te osobe kada se od nje zatraži pristup dokumentu koji sadrži ime te osobe. Međutim, Ombudsman smatra da se takva odluka mora temeljiti na činjenicama pojedinačnog slučaja i da ju je potrebno donijeti uzimajući u obzir činjenicu da se iznimke od prava na pristup moraju usko tumačiti. Nadalje, smatra da je u takvim slučajevima potrebno posebno pažljivo razmotriti mogućnost odobravanja djelomičnog pristupa.

4 Komisija se također pozvala na članak 4. stavak 2. prvu alineju Uredbe 1049/2001, prema kojem se pristup može odbiti ako bi se otkrivanjem ugrozili komercijalni interesi fizičke ili pravne osobe. U tom kontekstu valja istaknuti da je Komisija naglasila da je na umu imala komercijalne interese osobe W. i nijedne druge osobe. Međutim, teško je utvrditi koji bi mogli biti komercijalni interesi osobe W. koje Komisija namjerava braniti. Kako je prethodno navedeno, relevantni dokumenti samo potkrepljuju Komisijin argument prema kojem osoba W. nije ispunila sve odgovornosti koje su joj povjerene ugovorom. S obzirom na to da je Komisija iznijela svoj argument u svojem mišljenju, koje je javno dostupan dokument, teško je utvrditi što bi daljnje otkrivanje relevantnih dokumenata moglo naštetiti pretpostavljenim komercijalnim interesima W.-a. Nadalje, valja istaknuti da je Komisija naglasila da nema razloga pretpostaviti da je osoba W. osobno odgovorna za činjenicu da se novi mandat nije poštovao. S obzirom na to, još je teže razumjeti kako bi otkrivanje dokumenata moglo ugroziti komercijalne interese W.-a.

Ombudsman je stoga 29. travnja 2005., u skladu s člankom 3. stavkom 6. svojeg Statuta, Komisiji uputio sljedeći nacrt preporuke (5):

Komisija bi trebala ponovno razmotriti zahtjev podnositelja pritužbe za pristup dokumentima.

Detaljno mišljenje

Komisija je u svojem detaljnom mišljenju o nacrtu preporuke iznijela sljedeće primjedbe.

Komisija je bila uvjerena da je na odgovarajući način postupila u skladu sa zahtjevom podnositelja pritužbe za pristup dokumentima i da je propisno obrazložila svoju odluku da neće objaviti 16 predmetnih dokumenata (popis koji je dostavila). Međutim, u duhu dobre suradnje ponovno je razmotrila zahtjev podnositelja pritužbe.

Komisija nije smatrala da se dokument ne bi smio otkriti kad god je sadržavao ime osobe. Smatrao je da se informacije koje se odnose na identificiranu osobu ili osobu koju se može identificirati moraju uskratiti u skladu s člankom 4. stavkom 1. točkom (b) Uredbe 1049/2001 ako bi njihovo otkrivanje utjecalo na privatnost ili integritet osobe ili bi na drugi način predstavljalo nezakonitu obradu osobnih podataka u skladu s Uredbom 45/2001. U skladu s člankom 4. stavkom 6. Uredbe 1049/2001 djelomičan pristup mogao bi se odobriti brisanjem osobnih podataka.

Ako se pristup osobnim podacima nije mogao odobriti na temelju Uredbe 1049/2001, mogućnost prijenosa podataka određenom primatelju za određenu svrhu trebalo bi razmotriti na temelju Uredbe 45/2001. U skladu s tom Uredbom morala se utvrditi potreba za prijenosom podataka.

Budući da zahtjev za pristup dokumentima nije trebao biti opravdan, dokument koji je bio priopćen jednom podnositelju zahtjeva morao je stoga biti priopćen bilo kojem drugom podnositelju zahtjeva. Stoga je Komisija pri procjeni štete koja bi mogla biti prouzročena odobravanjem zahtjeva za pristup morala uzeti u obzir posljedice javnog otkrivanja.

Komisija je smatrala da bi u ovom slučaju otkrivanje dokumenata naštetilo ugledu stručnjaka. Time bi se ugrozila zaštita njegova integriteta i njegovih komercijalnih interesa jer bi ga se moglo staviti u nepovoljan položaj na tržištu rada.

Uz iznimku dokumenta br. 13 s popisa, svi dokumenti sadržavali su dijelove koje su sastavile osobe izvan Komisije. Budući da je Komisija smatrala da nije jasno treba li dokumente objaviti ili ne, potrebno je savjetovati se s autorima u skladu s člankom 4. stavkom 4. Uredbe 1049/2001. Međutim, budući da Komisija nije mogla stupiti u kontakt s tim autorima, morala je uzeti u obzir njihove legitimne interese na temelju informacija kojima je raspolagala.

Nakon što je preispitala svaki od predmetnih dokumenata, Komisija je i dalje bila uvjerena da bi se potpunim otkrivanjem ugrozila zaštita integriteta stručnjaka podnositelja pritužbe i njegovih komercijalnih interesa. Međutim, pri preispitivanju dokumenata Komisija je razmotrila mogućnost odobravanja djelomičnog pristupa.

Komisija je u više navrata izjavila da stručnjak podnositelja pritužbe nije ispunio nove zadaće, koje su uključene u revidirani opis poslova. U mjeri u kojoj dokumenti odražavaju takvo stanje, njihov se sadržaj može objaviti. Međutim, otkrivanje dokumenata koji sadržavaju navode o stručnjaku podnositelja pritužbe, a koji nadilaze prethodno navedenu izjavu, očito bi naštetilo ugledu tog pojedinca.

Komisija je nadalje smatrala da bi otkrivanje identiteta sudirektora EU-a ugrozilo zaštitu njegova integriteta jer se njegovo ime pojavilo u vezi s navodima o neodgovarajućem izvršenju ugovornih obveza. Osim toga, kad je riječ o dokumentima br. 1, 2 i 6, Komisija je smatrala da su imena pojedinaca koji samo izvršavaju prijenos dokumenata u ime drugih ugrozila njihov ugled.

Zbog svih navedenih razloga Komisija je smatrala da ne može otkriti identitet sljedećih osoba: (1) stručnjak; (2) sudirektor EU-a; (3) osoba za kontakt u uredu sudirektora poslodavca; i 4. osoba koja je korespondirala sa stručnjakom u ime ugovaratelja.

Na temelju toga Komisija je zauzela sljedeće stajalište:

(1) Sadržaj dokumenata br. 1, 2, 3, 6, 9, 10, 11, 12 i 13 mogao se objaviti u izbačenoj verziji iz koje su izbrisana imena nekih pojedinaca.

(2) Dokumenti br. 4, 5, 7 i 8 sadržavali su odlomke koji nisu bili povezani sa zahtjevom podnositelja pritužbe za pristup. Ove poruke su izostavljene iz dokumenata. Sadržaj preostalih dijelova mogao se objaviti u izbačenoj verziji iz koje su izbrisana imena nekih pojedinaca.

(3) U dokumentima br. 3, 4 i 5 ime ugovornog društva izbrisano je kako bi se zaštitili njegovi komercijalni interesi, s obzirom na to da je to društvo navedeno u vezi s administrativnim problemom. Nadalje, iz istog su razloga isplaćeni i iznosi predujmova podnositelju pritužbe i drugom društvu.

(4) Trebalo je odbiti pristup dokumentima br. 14, 15 i 16 jer bi njihovo otkrivanje ugrozilo zaštitu identificiranog pojedinca, kao i njegove komercijalne interese. Budući da ta pisma nisu sadržavala nikakve druge elemente osim navoda koji se odnose na pojedinca čiji se identitet može utvrditi, nije se mogao odobriti djelomičan pristup.

Komisija je priložila izmijenjene verzije dokumenata kojima je odobren djelomičan pristup.

Primjedbe podnositelja pritužbe

Podnositelj pritužbe u svojim je očitovanjima istaknuo da je pozdravio ustupke koje je dala Komisija, ali je naglasio da oni ne idu dovoljno daleko.

Podnositelj pritužbe iznio je sljedeće posebne primjedbe na detaljno mišljenje.

Nije bilo moguće vidjeti kako bi otkrivanje imena sudirektora EU-a moglo ugroziti integritet sudirektora EU-a. Čini se da su prigovori te osobe imali važnu ulogu u Komisijinoj odluci o raskidu ugovora. Trebalo je pretpostaviti da je Komisija i dalje smatrala da su ti prigovori utemeljeni.

Što se tiče savjetovanja s trećim osobama, valja uzeti u obzir činjenicu da je zahtjev za pristup već podnesen u veljači 2004. Bilo je potpuno neuvjerljivo da Komisija nije mogla dobiti suglasnost tih trećih strana u pogledu otkrivanja relevantnih dokumenata, posebno s obzirom na to da je autor mnogih od tih dokumenata bio sudirektor EU-a koji je, čini se, radio na LIEP-u do kolovoza 2004. Međutim, ako bi Komisija barem osigurala da dokumenti koji potječu od sudirektora EU-a sadržavaju barem naslov sudirektora EU-a, podnositelj pritužbe ne bi inzistirao na otkrivanju naziva.

Nije bilo prigovora na brisanje imena osobe za kontakt u uredu poslodavca sudirektora i osobe koja je dopisivala sa stručnjakom u ime ugovaratelja ili na brisanje ugovornih podataka.

Međutim, nije bilo razloga da se opravda brisanje imena g. W.-a, stručnjaka podnositelja pritužbe. U relevantnim dokumentima opisane su isključivo činjenične okolnosti, odnosno činjenica da određene usluge nisu pružene. Međutim, na temelju toga Komisija je mogla prigovoriti svojem ugovornom partneru samo zbog neispunjenja ugovora. Komisija nije mogla odgovoriti na pitanje je li za taj propust kriv podnositelj pritužbe ili stručnjak podnositelja pritužbe. Njemački radni sudovi imali su isključivu nadležnost za odgovor na to pitanje, a postupci koji su bili u tijeku pred tim sudovima bili su jedini forum na kojem se mogao ponovno uspostaviti integritet stručnjaka podnositelja pritužbe, koji je doveden u pitanje odlukom Komisije o raskidu ugovora.

Kad je riječ o dokumentima br. 14-16, Komisija je tvrdila da bi otkrivanje dokumenata koji sadržavaju navode o stručnjaku, koji nadilaze tvrdnju da on ne ispunjava zadaće koje proizlaze iz novog mandata, očito naštetilo toj osobi. To je bilo iznenađujuće. Njegov zahtjev za pristup imao je isključivu svrhu dobivanja pristupa dokumentima na kojima se temeljila odluka o raskidu ugovora. Komisija je dokumente br. 1-16 smatrala relevantnima u tom kontekstu. Činjenica da je Komisija sada uputila na daljnje navode protiv stručnjaka podnositelja pritužbe upućivala je na to da je Komisija raskinula ugovor (i) iz razloga koji nisu navedeni u dopisu koji je Komisija tada poslala. Nije bilo osnove za uskraćivanje pristupa relevantnim dokumentima. Ombudsman bi stoga trebao pokušati omogućiti Komisiji pristup dokumentima br. 14-16.

ODLUKA

1 Uvodne napomene

1.1 Ovaj prigovor podnijelo je njemačko društvo. Komisija je 1999. sklopila ugovor o uslugama s društvom Rhein-Ruhr Ingenieur-Gesellschaft mbH („RRI”, njemačko društvo) kao voditeljem konzorcija koji uključuje podnositelja pritužbe. Ugovor je sklopljen za dva stručnjaka iz EU-a, sudirektora i financijskog/administrativnog voditelja projekta u Kini. G. W., stručnjak zaposlen kod podnositelja pritužbe, imenovan je financijskim/administrativnim upraviteljem u rujnu 2000. Nakon dopune (addendum br. 2) ugovoru potpisanom u rujnu 2001., W. je zapravo postao zamjenik sudirektora. Delegacija Komisije u Pekingu 15. rujna 2003. obavijestila je RRI da je odlučila raskinuti ugovor uz obrazloženje da zamjenik sudirektora nije ispunio svoje zadaće kako su izmijenjene u Dopuni br. 2. Podnositelj pritužbe zatim je od Komisije zatražio pristup dokumentima na kojima se temeljio taj raskid. Komisija je taj zahtjev odbila.

1.2 U svojoj pritužbi Ombudsmanu, podnesenoj u svibnju 2004., podnositelj pritužbe u biti je tvrdio da Komisija nije poštovala Uredbu (EZ) br. 1049/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 30. svibnja 2001. o javnom pristupu dokumentima Europskog parlamenta, Vijeća i Komisije (6) (u daljnjem tekstu: Uredba 1049/2001) time što je odbila odobriti pristup relevantnim dokumentima.

1.3 U svojim očitovanjima o mišljenju Komisije o toj pritužbi podnositelj pritužbe podnio je dodatnu tvrdnju prema kojoj raskid relevantnog ugovora zbog ponašanja g. W.-a nije bio u skladu sa zakonom. Ombudsman je odlučio tu tvrdnju uključiti u svoju istragu te je od Komisije zatražio dodatno mišljenje.

1.4 Ombudsmanica je nakon toga obavila uvid u spis Komisije. U svojim primjedbama na izvješće o toj inspekciji podnositelj pritužbe pitao je Ombudsmana (1) sadržavaju li ti dokumenti dostatne elemente kojima se opravdava raskid ugovora; 2. je li se na navode koji bi mogli biti sadržani u tim dokumentima moglo odgovoriti i opovrgnuti ih da je Komisija pravodobno odobrila pristup tim dokumentima; (3) sadržavaju li dokumenti osobne podatke o trećim osobama i je li Komisija u dovoljnoj mjeri smatrala da je osoba W. djelovala kao njezin zaposlenik (podnositelj pritužbe); 4. postoje li razlozi ili opravdanja za to da se dokumenti smatraju povjerljivima; 5. je li Komisija uzela u obzir da se smatranje dokumenata povjerljivima ograničava na odobravanje pristupa, u skladu s člankom 9. stavkom 1. Uredbe 1049/2001, samo ako se ti dokumenti odnose na javnu sigurnost, obranu ili vojna pitanja; i (6) postoje li naznake koje upućuju na to da je Komisija pokušala prikriti nepravilnosti u postupanju ili nepovoljan utjecaj konkurenata.

1.5 Treba napomenuti da je uloga Europskog ombudsmana ispitati navode o nepravilnostima u postupanju, a ne odgovoriti na konkretna pitanja koja su mu postavili podnositelji pritužbi. Ombudsman u svakom slučaju ne bi mogao odgovoriti na hipotetska pitanja kao što je drugo od pitanja koja je postavio podnositelj pritužbe. Međutim, čini se da je većina drugih pitanja povezana s navodima koji su predmet ove istrage. Stoga će na ta pitanja odgovoriti i Ombudsmanovo ispitivanje tih navoda.

1.6 Međutim, Ombudsman smatra prikladnim dodati pojašnjenje činjenica na kojima se čini da se temelje četvrto i peto pitanje podnositelja pritužbe. Upućivanje na „povjerljivu” prirodu predmetnih dokumenata u izvješću o inspekciji spisa imalo je za cilj ukazati na to da je Ombudsman primio na znanje stajalište Komisije da se relevantni dokumenti ne bi trebali otkriti podnositelju pritužbe. Upotreba tog izraza od strane Ombudsmana ne znači da je Komisija podnijela dodatne argumente kako bi potkrijepila svoje stajalište da se dokumenti ne bi trebali otkrivati. Kad je riječ o upućivanju podnositelja pritužbe na članak 9. stavak 1. Uredbe 1049/2001, treba napomenuti da ta odredba obuhvaća „osjetljive” dokumente (a ne „povjerljive” dokumente).

2 Navodno nezakonit raskid ugovora

2.1 U svojim očitovanjima o mišljenju Komisije podnositelj pritužbe tvrdio je da Komisijina odluka o raskidu ugovora zbog ponašanja W.-a nije bila u skladu sa zakonom.

2.2 Komisija je objasnila da je ugovorom o uslugama bilo predviđeno angažiranje dvaju stručnjaka iz EU-a, sudirektora i financijskog/administrativnog upravitelja, te da je 2000. g. Dopuna ugovoru potpisana je u rujnu 2001. Komisija smatra da su tom dopunom znatno povećane odgovornosti financijskog/administrativnog upravitelja, uključujući odredbu (u članku 1.2.2. opisa poslova) da će „odgovornost za potpisivanje (u pogledu, primjerice, aspekata nabave, zahtjeva za prijenose, upravljanja računima i ugovorima) podijeliti s kineskim direktorom”. Komisija je navela da su među odgovornostima i funkcijama povjerenima g. W.-u „odgovornost za nabavu i ugovaranje” i obveza „zamjene, ad interim, sudirektora Europske komisije, voditelja tima” (članak 4.1. opisa poslova).

Komisija je 2. travnja 2002. pisala RRI-ju kako bi mu prigovorila da W. ne ispunjava svoje nove dužnosti i dužnosti. Ta je zabrinutost ponovno izražena 6. lipnja 2002. Međutim, prema mišljenju Komisije, situacija se nije promijenila.

Komisija je 30. siječnja 2003. ponovno upozorila RRI da će se smatrati da krši ugovor ako se ta situacija ne promijeni. U svojem odgovoru od 5. veljače 2003. RRI je obećao pojasniti to pitanje čim se W. vratio sa svojih praznika. Međutim, prema Komisijinu mišljenju, situacija se nije promijenila i osoba W. nastavila je odgađati preuzimanje svih novih odgovornosti. Komisija je tvrdila da su pritužbe na to stalno dolazile u Delegaciju od svih uključenih strana (kineski sudirektor i sudirektor EU-a) koje su bile prisiljene preuzeti to dodatno radno opterećenje.

Komisija je stoga tvrdila da je njezina odluka o raskidu ugovora u skladu s njezinim člankom 15. bila ispravna.

2.3 Prije nego što se pozabavi ovom tvrdnjom, Ombudsman smatra korisnim naglasiti da nije ovlašten ispitivati ponašanje g. W. Njegova je istraga stoga ograničena na provjeru je li odluka Komisije o raskidu ugovora zbog ponašanja g. W.-a bila u skladu sa zakonom.

2.4 Ombudsmanica napominje da podnositelj pritužbe ne osporava da su odgovornosti g. W.-a povećane navedenom dopunom ugovora i da su te dužnosti uključivale odgovornost u području "nabave i ugovaranja".

2.5 Ombudsmanica je u ovom slučaju pregledala spis Komisije. Dokumenti pregledani tom prilikom pokazali su da je osoba W. doista pretpostavila da ne snosi nikakvu odgovornost u području „nabave i ugovaranja” te da je nekoliko predmeta koji spadaju u to područje stoga trebalo obraditi od strane drugih osoba uključenih u provedbu projekta. Točno je da je podnositelj pritužbe naglasio da neki relevantni dokumenti potječu od sudirektora EU-a, zaposlenika konkurentnog društva. Međutim, valja istaknuti da relevantni dokumenti sadržavaju i poruke samog W.-a te da sadržaj tih poruka također podupire Komisijino stajalište.

2.6 U svojim očitovanjima o detaljnom mišljenju Komisije podnositelj pritužbe tvrdio je da je Komisija možda imala dodatne razloge za raskid ugovora. Ombudsman, čije su službe pregledale spis Komisije, nije upoznat s takvim dodatnim razlozima. Osim toga, smatra da bi činjenica da osoba W. nije preuzela sve odgovornosti koje su joj dodijeljene izmijenjenim mandatom u svakom slučaju bila dovoljna da se Komisiji dodijeli pravo na raskid ugovora u ovom slučaju.

2.7 U tim okolnostima i uzimajući u obzir napore koje Komisija ulaže u rješavanje problema, stajalište Komisije čini se razumnim. Stoga se ne mogu utvrditi nepravilnosti u postupanju u pogledu odluke Komisije o raskidu ugovora.

3 Navodno uskraćivanje pristupa dokumentima

3.1 U veljači 2004. podnositelj pritužbe zatražio je od Komisije pristup dokumentima koji se odnose na raskid ugovora. Komisija je taj zahtjev odbila. U svojoj pritužbi Ombudsmanu podnositelj pritužbe tvrdio je da Komisija time nije postupila u skladu s Uredbom 1049/2001. Podnositelj pritužbe jasno je naveo da se njegova pritužba odnosi samo na treću od triju kategorija dokumenata koje je Komisija utvrdila u tom kontekstu. Komisija je tu kategoriju opisala kao „različita korespondencija, uglavnom e-poštom, između različitih osoba u vezi s provedbom ugovora”.

3.2 Komisija je u svojem mišljenju smatrala da bi otkrivanje tih poruka bilo štetno za W.-a kao pojedinca, s obzirom na to da bi to utjecalo i na njegov osobni integritet i na njegove komercijalne interese u pogledu njegova položaja na tržištu rada. Komisija je istaknula da ne postoji nijedan razlog na temelju kojeg bi se moglo pretpostaviti da je osoba W. osobno odgovorna za nepoštovanje novog mandata. Njegovo odbijanje preuzimanja novih odgovornosti moglo je biti posljedica njegova ugovornog položaja s RRI-jem ili podnositeljem pritužbe.

3.3 U svojem odgovoru na zahtjev Ombudsmana za dodatnim informacijama Komisija je istaknula da se relevantna kategorija dokumenata sastoji od 16 dokumenata. Komisija je tvrdila da bi otkrivanje tih dokumenata ugrozilo zaštitu „privatnosti i integriteta pojedinca, posebno u skladu sa zakonodavstvom Zajednice o zaštiti osobnih podataka” (članak 4. stavak 1. točka (b) Uredbe 1049/2001). Nadalje je naveo da se otkrivanje takvih podataka može provesti samo ako su ispunjeni uvjeti za postupanje s osobnim podacima predviđeni Uredbom 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 18. prosinca 2000. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama i tijelima Zajednice i o slobodnom kretanju takvih podataka (7). Komisija je napomenula da se člankom 8. točkom (b) ove Uredbe od podnositelja zahtjeva zahtijeva da utvrdi potrebu za prijenosom osobnih podataka i da se institucija uvjeri da prijenos ne dovodi u pitanje legitimne interese ispitanika. Prilikom uvida u spis Komisija je pojasnila da i dalje smatra da je njezina odluka opravdana i na temelju članka 4. stavka 2. Uredbe 1049/2001.

3.4 Ombudsman je 29. travnja 2005. Komisiji uputio nacrt preporuke u kojem joj je preporučio da ponovno razmotri zahtjev podnositelja pritužbe za pristup dokumentima. Taj se prijedlog temeljio na stajalištu da Komisija nije pružila razumno objašnjenje za odbijanje pristupa relevantnim dokumentima.

3.5 Komisija je u svojem detaljnom mišljenju objasnila da je, iako je bila uvjerena da je pravilno obradila zahtjev podnositelja pritužbe za pristup dokumentima i da je propisno obrazložila svoju odluku da neće objaviti 16 predmetnih dokumenata (popis koji je dostavila), ipak ponovno razmotrila zahtjev podnositelja pritužbe, u duhu dobre suradnje. Zbog toga je Komisija odlučila odobriti djelomičan pristup dokumentima br. 1-13.

Komisija je naglasila da je morala razmotriti posljedice javnog objavljivanja. Prema njegovu mišljenju, otkrivanje dokumenata o kojima je riječ u ovom predmetu naštetilo bi ugledu stručnjaka. Time bi se ugrozila zaštita njegova integriteta i njegovih komercijalnih interesa jer bi ga se moglo staviti u nepovoljan položaj na tržištu rada. Međutim, Komisija je razmotrila mogućnost odobravanja djelomičnog pristupa.

Komisija je u više navrata izjavila da stručnjak podnositelja pritužbe nije ispunio nove zadaće, koje su uključene u revidirani opis poslova. U mjeri u kojoj dokumenti odražavaju takvo stanje, njihov se sadržaj može objaviti. Međutim, otkrivanje dokumenata koji sadržavaju navode o stručnjaku podnositelja pritužbe, a koji nadilaze prethodno navedenu izjavu, očito bi naštetilo ugledu tog pojedinca.

Komisija je nadalje smatrala da bi otkrivanje identiteta sudirektora EU-a ugrozilo zaštitu njegova integriteta jer se njegovo ime pojavilo u vezi s navodima o neodgovarajućem izvršenju ugovornih obveza. Osim toga, kad je riječ o dokumentima br. 1, 2 i 6, Komisija je smatrala da su imena pojedinaca koji samo izvršavaju prijenos dokumenata u ime drugih ugrozila njihov ugled.

3.6 Zbog svih navedenih razloga Komisija je smatrala da ne može otkriti identitet sljedećih osoba: (1) stručnjak; (2) sudirektor EU-a; (3) osoba za kontakt u uredu sudirektora poslodavca; i 4. osoba koja je korespondirala sa stručnjakom u ime ugovaratelja.

Na temelju toga Komisija je zauzela sljedeće stajalište:

(1) Sadržaj dokumenata br. 1, 2, 3, 6, 9, 10, 11, 12 i 13 mogao se objaviti u izbačenoj verziji iz koje su izbrisana imena nekih pojedinaca.

(2) Dokumenti br. 4, 5, 7 i 8 sadržavali su odlomke koji nisu bili povezani sa zahtjevom podnositelja pritužbe za pristup. Ove poruke su izostavljene iz dokumenata. Sadržaj preostalih dijelova mogao se objaviti u izbačenoj verziji iz koje su izbrisana imena nekih pojedinaca.

(3) U dokumentima br. 3, 4 i 5 izbrisano je ime ugovornog društva kako bi se zaštitili njegovi komercijalni interesi, s obzirom na to da je to društvo spomenuto u vezi s administrativnim problemom. Nadalje, iz istog su razloga isplaćeni i iznosi predujmova podnositelju pritužbe i drugom društvu.

(4) Trebalo je odbiti pristup dokumentima br. 14, 15 i 16 jer bi njihovo otkrivanje ugrozilo zaštitu identificiranog pojedinca, kao i njegove komercijalne interese. Budući da ta pisma nisu sadržavala nikakve druge elemente osim navoda koji se odnose na pojedinca čiji se identitet može utvrditi, nije se mogao odobriti djelomičan pristup.

Komisija je priložila izmijenjene verzije dokumenata kojima je odobren djelomičan pristup.

3.7 Podnositelj pritužbe u svojim je očitovanjima istaknuo da je pozdravio ustupke koje je dala Komisija, ali je naglasio da oni nisu dovoljno daleko. Podnositelj pritužbe istaknuo je da nema prigovora na brisanje imena osobe za kontakt u uredu poslodavca sudirektora i osobe koja je korespondirala sa stručnjakom u ime ugovaratelja ili na brisanje ugovornih podataka.

Međutim, podnositelj pritužbe smatrao je da nije moguće vidjeti kako bi otkrivanje imena sudirektora EU-a moglo ugroziti integritet sudirektora EU-a. Prema mišljenju podnositelja pritužbe, nije bilo razloga da se opravda brisanje imena g. W.-a.

Kad je riječ o dokumentima br. 14-16, podnositelj pritužbe tvrdio je da je Komisija tvrdila da bi otkrivanje dokumenata koji sadržavaju tvrdnje o stručnjaku, koje nadilaze tvrdnju da nije ispunio zadaće koje proizlaze iz novog mandata, očito naštetilo toj osobi. Podnositelj pritužbe smatrao je da je to iznenađujuće. Naglasio je da je njegov zahtjev za pristup imao isključivu svrhu dobivanja pristupa dokumentima na kojima se temeljila odluka o raskidu ugovora. Komisija je dokumente br. 1-16 smatrala relevantnima u tom kontekstu. Podnositelj pritužbe smatra da je činjenica da je Komisija sada uputila na daljnje navode protiv g. W.-a upućivala na to da je Komisija raskinula ugovor (i) iz razloga koji nisu navedeni u dopisu koji je Komisija tada poslala. Nije bilo osnove za uskraćivanje pristupa relevantnim dokumentima. Ombudsman bi stoga trebao pokušati omogućiti Komisiji pristup dokumentima br. 14-16.

3.8 Ombudsman primjećuje da je Komisija ponovno razmotrila zahtjev podnositelja pritužbe za pristup dokumentima te je stoga postupila u skladu s njegovim nacrtom preporuke. Stoga tek treba ispitati jesu li mjere koje je Komisija poduzela u tom kontekstu zadovoljavajuće.

3.9 Iz Uredbe 1049/2001 proizlazi da se pristup dokumentima mora odobriti, osim ako se može dokazati da se primjenjuje jedno od izuzeća utvrđenih u Uredbi. Dobra upravna praksa stoga zahtijeva da uprava koja se želi pozvati na takvu iznimku dostavi razumno objašnjenje kako bi dokazala da je ta iznimka doista primjenjiva.

3.10 Ombudsmanica napominje da je Komisija u svojem detaljnom mišljenju dostavila detaljna objašnjenja kako bi opravdala svoje stajalište da bi potpuno otkrivanje relevantnih dokumenata ugrozilo zaštitu integriteta stručnjaka podnositelja pritužbe i njegovih komercijalnih interesa te bi stoga bilo u suprotnosti s člankom 4. stavkom 1. točkom (b) i člankom 4. stavkom 2. prvom alinejom Uredbe 1049/2001. Komisija je stoga smatrala da se može odobriti samo djelomičan pristup te je dostavila preslike isključenih verzija kojima se, prema njezinu mišljenju, može pristupiti. U svojim očitovanjima o detaljnom mišljenju Komisije podnositelj pritužbe istaknuo je da se ne protivi neotkrivanju imena osobe za kontakt u uredu poslodavca sudirektora i osobe koja je odgovarala stručnjaku u ime ugovaratelja ili neotkrivanju ugovornih pojedinosti. S obzirom na to, Ombudsman smatra da se njegovo ispitivanje mora ograničiti na procjenu je li Komisija ispravno postupila (1) tako što je izbrisala ime g. W.-a, stručnjaka podnositelja pritužbe, (2) time što je izbrisala ime europskog sudirektora i (3) odbijanjem pristupa dokumentima br. 14-16.

3.11 Što se tiče prvog od tih pitanja, Ombudsman napominje da se podnositelj pritužbe, kako bi opravdao svoje stajalište da ne postoji razlog za opravdanje brisanja imena vještaka, oslonio na činjenicu da relevantni dokumenti opisuju isključivo činjenične elemente, odnosno činjenicu da određene usluge nisu pružene u ovom slučaju. Podnositelj pritužbe smatra da Komisija na temelju toga nije mogla odgovoriti na pitanje je li za taj propust kriv podnositelj pritužbe ili stručnjak podnositelja pritužbe. Ombudsmanica se slaže da sadržaj relevantnih dokumenata ne odgovara na to pitanje. Međutim, trebalo bi uzeti u obzir činjenicu da iz tih dokumenata jasno proizlazi da stručnjak podnositelja pritužbe, iz kojeg god razloga, nije ispunio svoje dužnosti utvrđene u revidiranom opisu poslova. Ombudsman stoga smatra da se Komisijino stajalište da bi potpuno otkrivanje tih dokumenata ugrozilo zaštitu integriteta stručnjaka podnositelja pritužbe, kao i njegovih komercijalnih interesa, ne čini nerazumnim. Nadalje, valja uzeti u obzir činjenicu da se, kao što je to Komisija pravilno primijetila, dokument koji se podnositelju zahtjeva stavlja na raspolaganje na temelju Uredbe 1049/2001 mora naknadno staviti na raspolaganje bilo kojem drugom podnositelju zahtjeva. U tim okolnostima Ombudsmanica smatra da je Komisija pravilno postupila odlučivši odobriti samo djelomičan pristup, odnosno otkrivanjem relevantnih dokumenata uz brisanje imena stručnjaka podnositelja pritužbe.

3.12 Radi cjelovitosti, Ombudsman smatra korisnim dodati da je gore navedeno ocjenjivanje usmjereno na način na koji je Komisija postupala sa zahtjevom podnositelja pritužbe za pristup koji se temeljio na Uredbi 1049/2001. U svojim očitovanjima o detaljnom mišljenju Komisije podnositelj pritužbe uputio je na tužbu između sebe i svojeg stručnjaka za koju se čini da je još u tijeku pred njemačkim radnim sudovima. U tom kontekstu treba napomenuti da je Komisija u svojem prvotnom mišljenju o pritužbi navela da se relevantni dokumenti mogu staviti na raspolaganje pravosudnom tijelu nakon sudskog naloga za njihovo podnošenje.

3.13 Što se tiče drugog od gore navedenih pitanja, ombudsmanica napominje da je Komisija svoju odluku o brisanju imena sudirektora EU-a opravdala time što je smatrala da bi otkrivanje identiteta te osobe ugrozilo zaštitu njezina integriteta, s obzirom na to da se njezino ime pojavilo u vezi s navodima o neodgovarajućem izvršavanju ugovornih obveza. Međutim, vrlo je jasno da su ti navodi bili usmjereni na stručnjaka podnositelja pritužbe ili samog podnositelja pritužbe, ali ne i na sudirektora EU-a. Nadalje, i kako je podnositelj pritužbe ispravno primijetio, Komisija jasno smatra da su navodi koje je ta osoba iznijela ili prenijela točni. U tim okolnostima Ombudsman ne vidi kako bi potreba za zaštitom integriteta te osobe u skladu s člankom 4. stavkom 1. točkom (b) Uredbe 1049/2001 mogla ovlastiti Komisiju da iz predmetnih dokumenata izbriše ime sudirektora EU-a.

Nadalje, valja uzeti u obzir da je Komisija svoju odluku od 26. travnja 2004. o odbijanju pristupa obrazložila isključivo u pogledu stručnjaka podnositelja pritužbe na temelju članka 4. stavka 1. točke (b) i članka 4. stavka 2. prve alineje Uredbe 1049/2001. Prihvaćanje Komisijina argumenta prema kojem je trebalo razmotriti i potrebu zaštite interesa sudirektora EU-a bilo bi stoga jednako dopuštanju Komisiji da se osloni na razlog koji nije naveden u prvotnoj odluci. Ombudsmanica smatra da to ne bi bilo prihvatljivo.

3.14 Što se tiče trećeg od navedenih pitanja, najprije valja napomenuti da je u odgovoru na zahtjev Ombudsmana za dodatne informacije Komisija navela dokumente koji pripadaju trećoj kategoriji dokumenata kojima je pristup odbijen. Popis obuhvaća dokumente br. 14-16. U tim okolnostima ombudsmanica smatra da Komisija ne bi mogla tvrditi da ti dokumenti nisu obuhvaćeni zahtjevom za pristup. Ombudsmanica smatra da stajalište koje je Komisija stvarno zauzela u pogledu tih dokumenata u svojem detaljnom mišljenju nije u potpunosti jasno. U svojim očitovanjima o detaljnom mišljenju Komisije činilo se da podnositelj pritužbe pretpostavlja da je Komisija odbila odobriti pristup tim dokumentima na temelju toga što su sadržavali (prema Komisiji) tvrdnje protiv stručnjaka podnositelja pritužbe koje nadilaze onu koju je Komisija više puta iznijela (odnosno da nije ispunio nove zadaće koje su bile uključene u revidirani opis poslova). Ombudsmanica smatra da je to tumačenje detaljnog mišljenja razumno.

Što se tiče merituma Komisijina stajališta, točno je da je Ombudsman u svojem nacrtu preporuke istaknuo da je Komisija iznijela svoj argument prema kojem W. nije ispunio svoje dužnosti u svojem mišljenju, javno dostupnom dokumentu. Ombudsmanica je zaključila da je stoga teško utvrditi što bi daljnje otkrivanje relevantnih dokumenata moglo naštetiti pravu W.-a na privatnost i integritet ili njegovim komercijalnim interesima. To se rasuđivanje očito ne bi primjenjivalo u slučaju daljnjih optužbi protiv W.-a koje možda još nisu objavljene. Međutim, valja uzeti u obzir činjenicu da je Ombudsman u svojem nacrtu preporuke također smatrao da, čak i pod pretpostavkom da bi otkrivanje dokumenata moglo utjecati na privatnost, integritet ili komercijalne interese osobe W., Komisija nije na odgovarajući način razmotrila mogućnost odobravanja djelomičnog pristupa, primjerice odobravanjem pristupa verzijama dokumenata u kojima je ime osobe W. izbrisano. Ombudsmanica smatra da je taj argument i dalje valjan i da bi se primjenjivao i u situaciji za koju se čini da ju je Komisija imala na umu pri sastavljanju svojeg detaljnog mišljenja. Stoga je teško shvatiti zašto Komisija ne bi mogla odobriti djelomičan pristup dokumentima br. 14-16 na isti način kao što je odobrila pristup svim drugim dokumentima, odnosno nakon što je izbrisala ime W.-a.

3.15 U tim okolnostima i iako priznaje da je Komisija u svojem detaljnom mišljenju uvelike napredovala u rješavanju njegovih zabrinutosti, Ombudsman i dalje vjeruje da Komisija nije pružila razumno objašnjenje za svoje odbijanje pristupa relevantnim dokumentima u pogledu naziva sudirektora EU-a i dokumenata br. 14-16. To je primjer nepravilnosti u postupanju.

4 Zaključak

4.1 Na temelju istraga Europskog ombudsmana u vezi s ovom pritužbom potrebno je iznijeti sljedeću kritičku napomenu:

Iz Uredbe 1049/2001 proizlazi da se pristup dokumentima mora odobriti osim ako se može dokazati da se primjenjuje jedno od izuzeća utvrđenih u Uredbi. Dobra upravna praksa stoga zahtijeva da uprava koja se želi pozvati na takvu iznimku dostavi razumno objašnjenje kako bi dokazala da je ta iznimka doista primjenjiva. U ovom slučaju Komisija nije pružila razumno objašnjenje svojeg odbijanja pristupa relevantnim dokumentima u pogledu naziva sudirektora Unije i dokumenata br. 14-16. To je primjer nepravilnosti u postupanju.

4.2 U svojim primjedbama na detaljno mišljenje Komisije podnositelj pritužbe predložio je da bi Ombudsman trebao pokušati omogućiti Komisiji pristup dokumentima br. 14-16. Međutim, valja istaknuti da je Ombudsman već izradio nacrt preporuke u ovom predmetu. Treba napomenuti da se člankom 3. stavkom 7. Statuta Europskog ombudsmana predviđa da nakon izrade nacrta preporuke i nakon primitka detaljnog mišljenja dotične institucije ili tijela Europski ombudsman šalje izvješće Europskom parlamentu i dotičnoj instituciji ili tijelu. Stoga je jasno da Ombudsman nema mogućnost izdati daljnji nacrt preporuke ako smatra da nacrt preporuke koji je dao nije pravilno proveden.

4.3 Ombudsman je u svojem godišnjem izvješću za 1998. istaknuo da je mogućnost da predstavi tematsko izvješće Europskom parlamentu neprocjenjiva za njegov rad. Dodao je da se tematska izvješća stoga ne bi trebala predstavljati prečesto, već samo u vezi s posebno važnim pitanjima u kojima je Parlament mogao poduzeti mjere kako bi pomogao Ombudsmanu (8). Godišnje izvješće za 1998. dostavljeno je Europskom parlamentu i on ga je odobrio.

4.4 Ombudsmanica napominje da se ovaj predmet odnosi na Komisijino postupanje sa zahtjevom za pristup dokumentima koji se odnose na posebni ugovor. Nadalje napominje da nije jasno koje bi mjere Parlament mogao poduzeti kako bi pomogao Ombudsmanu i podnositelju pritužbe u ovom slučaju. S obzirom na te okolnosti Ombudsman zaključuje da nije primjereno podnijeti posebno izvješće Parlamentu.

4.5 Ombudsman će stoga poslati presliku ove odluke Komisiji i uključiti kratak sažetak u godišnje izvješće za 2005. koje će biti podneseno Parlamentu. Ombudsman stoga zaključuje predmet.

Tvoje iskreno,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Dostupno na internetskoj stranici Europskog ombudsmana (http://www.ombudsman.europa.eu).

(2) SL 2001., L 145, str. 43.

(3) Komisija je dostavila popis tih dokumenata.

(4) SL 2001., L 8, str. 1. (SL, posebno izdanje na hrvatskom jeziku, poglavlje 8., svezak 2., str.

(5) Nacrt preporuke dostupan je na internetskoj stranici Europskog ombudsmana (http://www.ombudsman.europa.eu).

(6) SL 2001., L 145, str. 43.

(7) SL 2001., L 8, str. 1. (SL, posebno izdanje na hrvatskom jeziku, poglavlje 8., svezak 2., str.

(8) Godišnje izvješće za 1998., str. 27.–28.