Kontekst pritužbe

1. Jedna je od zadaća Europskog ureda za borbu protiv prijevara (OLAF) provođenje neovisnih administrativnih istraga o teškim povredama dužnosti osoblja i članova institucija EU-a. Nakon svojih istraga OLAF može dati preporuke za mjere koje dotična institucija EU-a treba poduzeti, uključujući „disciplinske preporuke” čiji je cilj sankcioniranje svih prijestupa osoblja i članova institucija EU-a.[1] OLAF u svojem godišnjem izvješću obavješćuje javnost o broju disciplinskih preporuka koje je dao dotičnim institucijama EU-a u određenom razdoblju te o tome jesu li institucije poduzele daljnje mjere u vezi s tim.[2]

2. Podnositelj pritužbe, novinar, želio je saznati više o nalazima OLAF-a i naknadnim odlukama institucija EU-a u razdoblju od 2015. do 2023. U tu je svrhu podnio nekoliko zahtjeva [3] za javni pristup dokumentima relevantnim institucijama EU-a, uključujući, u lipnju 2024., Agenciju Europske unije za kibersigurnost (ENISA), tražeći

· Završna izvješća i preporuke OLAF-a (i povezani dokumenti) i

završna izvješća ENISA-e o disciplinskim daljnjim mjerama koje je poduzela.

3. OLAF je od 2015. do 2023. proveo jednu istragu o članu osoblja ENISA-e na temelju koje je ENISA-i dao dvije preporuke.

4. ENISA je odbila dati javni pristup izvješću OLAF-a „i povezanim informacijama”, oslanjajući se na potrebu za zaštitom osobnih podataka osobe na koju se odnosi istraga OLAF-a i drugih pojedinaca.[4] ENISA nije navela dokumente za koje je utvrdila da su obuhvaćeni područjem primjene zahtjeva za pristup podnositelja pritužbe.

5. Podnositelj pritužbe osporio je odluku ENISA-e o odbijanju pristupa (podnošenjem „potvrdnog zahtjeva”). Nije osporavao redigiranje osobnih podataka pojedinaca različitih od osobe na koju se odnosi OLAF-ova istraga.

6. ENISA je u replici ostala pri svojem stajalištu da se spornim dokumentima ne može odobriti javni pristup jer bi otkrivanje dokumenata, čak i djelomično, ugrozilo zaštitu osobnih podataka.

7. Nezadovoljni tim ishodom, podnositelj pritužbe obratio se Ombudsmanu.

Istraga

8. Ombudsman je pokrenuo istragu o ENISA-inoj odluci da odbije dati javni pristup spornim dokumentima u mjeri u kojoj oni nisu osobni podaci pojedinaca koji nisu osoba na koju se odnosi OLAF-ova istraga.

9. Tijekom istrage Ombudsman je primio odgovor ENISA-e na pritužbu, uključujući povjerljive informacije. Istražni tim Ombudsmana također je održao sastanak s predstavnikom ENISA-e i pregledao predmetne dokumente, odnosno

1) završno izvješće OLAF-a i njegove priloge,

2) dvije preporuke OLAF-a i

3) tri dokumenta povezana s daljnjim postupanjem ENISA-e,

kao i povezane dokumente.

Prijedlog Europskog ombudsmana za rješenje

10. S obzirom na široko područje primjene pojma „osobni podaci”, Ombudsman je utvrdio da je razumno da ENISA smatra da su tim pojmom obuhvaćeni „identifikatori kao što je ime” dotične osobe u istrazi OLAF-a, kao i određene operativne informacije povezane s tom osobom.

11. Ombudsmanica je utvrdila i da podnositelj pritužbe nije utvrdio potrebu za otkrivanjem predmetnih osobnih podataka, kako je propisano zakonodavstvom EU-a o zaštiti podataka (Uredba 2018/1725 [5]). Ombudsmanica je stoga zaključila da je ENISA opravdano uskratila sve osobne podatke sadržane u spornim dokumentima.

12. Međutim, na temelju pregleda dokumenata koji je proveo istražni tim Europskog ombudsmana i informacija koje je dostavila ENISA, Europski ombudsman nije bio uvjeren da dokumenti čine osobne podatke u cijelosti. Ombudsmanica je, na primjer, postavila pitanje o tome mogu li se informacije povezane s vrstom povrede dužnosti koju je utvrdio OLAF, kao i vrste daljnjih mjera koje je ENISA poduzela kao takve, smatrati osobnim podacima. Na temelju dostupnih informacija ombudsmanica je smatrala da te informacije same po sebi vjerojatno neće omogućiti identifikaciju dotične osobe.

13. S obzirom na to Ombudsman je iznio sljedeći prijedlog rješenja [6]:

ENISA bi trebala ponovno razmotriti svoju odluku o odbijanju javnog pristupa s ciljem pružanja smislenog djelomičnog pristupa traženim dokumentima, uz istodobnu zaštitu privatnosti i integriteta dotičnih pojedinaca.

14. Kao odgovor na Ombudsmanov prijedlog rješenja, ENISA je provela novu ocjenu spornih dokumenata. Na temelju toga ENISA je zaključila da, ako bi odobrila djelomičan pristup, ne bi mogla pružiti razinu anonimizacije koja bi dokumente učinila korisnima podnositelju pritužbe, a istodobno osigurala zaštitu osobnih podataka.

15. Točnije, ENISA je tvrdila da je u pogledu rizika za identifikaciju pojedinaca potrebno uzeti u obzir sva razumna sredstva koja mogu biti na raspolaganju bilo kojoj trećoj strani, kao što su javno dostupne informacije ili informacije dostupne trećoj strani, među ostalim zbog profesionalnih ili osobnih odnosa treće strane.[7] Stoga je ENISA, uzimajući u obzir kontekst i osjetljivost informacija u dokumentima, malu veličinu Agencije u pogledu osoblja i dodatne povjerljive elemente, zaključila da se dokumenti moraju smatrati osobnim podacima u cijelosti.

16. Nakon ponovne ocjene ENISA je tako tvrdila da se spornim dokumentima ne može odobriti javni pristup. Međutim, ENISA je objavila da je poduzela mjere na temelju spornih preporuka OLAF-a.

17. Nakon primitka odgovora ENISA-e na njezin prijedlog rješenja ombudsmanica je podnositelju pritužbe dala priliku da se očituje o svojim razmjenama mišljenja s ENISA-om.

18. Podnositelj pritužbe u odgovoru je tvrdio da je ENISA-ino tumačenje pojma „osobni podaci” preširoko, tvrdeći da bi takvo razumijevanje pravila o zaštiti podataka učinkovito spriječilo otkrivanje OLAF-ovih dokumenata. Kad je riječ o spornim dokumentima, podnositelj pritužbe osporio je stajalište ENISA-e da je identifikacija pojedinaca vjerojatna ako se javnosti otkriju informacije o prirodi povrede dužnosti ili o daljnjem postupanju ENISA-e.

Procjena Europskog ombudsmana nakon prijedloga rješenja

19. Ombudsmanica prima na znanje spremnost ENISA-e da ponovno razmotri svoje ranije stajalište o zahtjevu za pristup i time prihvati njezin prijedlog rješenja.

20. Iako je ENISA tvrdila da se javni pristup dokumentima mora odbiti u cijelosti, Ombudsman to stajalište smatra razumnim na temelju dodatnih informacija koje je dostavila ENISA, uključujući povjerljive elemente. Međutim, žali zbog toga što te informacije nisu dostavljene podnositelju pritužbe u ranijoj fazi.

21. Ombudsmanica uviđa da je procjena toga predstavljaju li informacije povezane s istragom OLAF-a o povredama dužnosti osoblja osobne podatke u smislu Uredbe 2018/1725 osjetljiva zadaća koja ovisi o posebnim okolnostima svakog slučaja. Kako bi se omogućio javni nadzor i osigurala odgovornost, oni bi uvijek trebali nastojati omogućiti najširi mogući pristup dokumentima koji sadržavaju osobne podatke kao odgovor na zahtjev za javni pristup dokumentima.

22. Ako dotična institucija utvrdi da se ne može odobriti javni pristup ili da je pristup javnosti vrlo ograničen, Ombudsman smatra da je dobra administrativna praksa pokušati riješiti zahtjev za pristup pružanjem informacija umjesto toga.

23. Ombudsmanica stoga pozdravlja činjenicu da je ENISA objavila da je poduzela daljnje mjere u vezi s OLAF-ovim preporukama u ovom slučaju. Na temelju pregleda dokumenata koji je obavio istražni tim Europskog ombudsmana, Europski ombudsman može potvrditi da je to doista bio slučaj.

24. Naposljetku, Ombudsman napominje da ENISA nije navela predmetne dokumente u svojim odgovorima na zahtjev podnositelja pritužbe za pristup. Ombudsmanica dosljedno smatra da je pružanje popisa utvrđenih dokumenata pitanje dobre uprave jer podnositelju zahtjeva olakšava razumijevanje odluke institucije i, prema potrebi, sastavljanje zahtjeva za preispitivanje.[8] Iako se ENISA tijekom istrage Ombudsmana složila da se popis utvrđenih dokumenata uključi u izvješće o sastanku u ovom predmetu, koje je podijeljeno s podnositeljem pritužbe, Ombudsman će dati prijedlog u pogledu postupanja ENISA-e s budućim zahtjevima za javni pristup dokumentima.

Zaključak

Na temelju istrage Ombudsman zaključuje ovaj predmet sljedećim zaključkom:

Agencija Europske unije za kibersigurnost prihvatila je prijedlog Ombudsmana za rješenje.

Podnositelj pritužbe i ENISA bit će obaviješteni o toj odluci.

Prijedlog za poboljšanje

Radi dobrog upravljanja Agencija Europske unije za kibersigurnost trebala bi dostaviti popis dokumenata koje utvrdi pri odgovaranju na zahtjev za javni pristup dokumentima na temelju Uredbe 1049/2001, osim ako se samim otkrivanjem popisa ugrožavaju interesi koje treba zaštititi.

Teresa Anjinho

Europski ombudsman

Strasbourg, 27.8.2025.

[1] Za više informacija posjetite: https://anti-fraud.ec.europa.eu/about-us/what-we-do_en ili https://anti-fraud.ec.europa.eu/investigations/internal-administrative-investigations_en.

[2] Vidjeti, na primjer, izvješće OLAF-a za 2021., str. 52.: https://anti-fraud.ec.europa.eu/document/download/8d92a187-fae8-449f-8600-e84af9b2dabf_en?filename=olaf-report-2021_en.pdf.

[3] U skladu s Uredbom 1049/2001 o javnom pristupu dokumentima Europskog parlamenta, Vijeća i Komisije: http://data.europa.eu/eli/reg/2001/1049/oj, primjenjivo na dokumente u posjedu ENISA-e u skladu s člankom 28. stavkom 1. Uredbe 2019/881 o ENISA-i i kibersigurnosnoj certifikaciji u području informacijske i komunikacijske tehnologije: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2019/881/oj.

[4] U skladu s člankom 4. stavkom 1. točkom (b) Uredbe 1049/2001.

[5] Članak 9. stavak 1. točka (b) Uredbe 2018/1725 o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije i o slobodnom kretanju takvih podataka: http://data.europa.eu/eli/reg/2018/1725/oj.

[6] Redigirana verzija prijedloga Europskog ombudsmana za rješenje dostupna je na: https://www.ombudsman.europa.eu/solution/209060.

[7] ENISA se pozvala na presudu Suda od 7. ožujka 2024., OC/Komisija , C-479/22 P: https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=283526&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=7294278.

[8] Vidjeti, na primjer, prijedlog Ombudsmana za rješenje u predmetu 1259/2024/NH o tome kako je Agencija za europsku graničnu i obalnu stražu (Frontex) postupila sa zahtjevom za javni pristup dokumentima povezanima sa smjernicama o vraćanju upućenima djeci: https://www.ombudsman.europa.eu/en/solution/en/201607.