Strasbourg, 2. lipnja 2004.

Poštovana gospođo S.,

Dana 2. siječnja 2004. podnijeli ste pritužbu Europskom ombudsmanu upućenu i Europskoj komisiji i Europskom uredu za borbu protiv prijevara (OLAF). Odlučio sam registrirati pritužbu protiv Komisije (101/2004/GG) i pritužbu protiv OLAF-a (220/2004/GG) pod zasebnim upućivanjima.

Vaša pritužba protiv OLAF-a odnosi se na postupanje OLAF-a sa zahtjevom za pristup dokumentima koji ste podnijeli 16. listopada 2003.

Pritužbu sam 26. siječnja 2004. proslijedio glavnom direktoru OLAF-a.

Dana 9. veljače 2004. dostavili ste mi dodatne informacije u vezi s Vašim predmetom koje sam 20. veljače 2004. proslijedio OLAF-u.

Dana 6. svibnja 2004. primio sam engleski izvornik OLAF-ova mišljenja. Prije nego što sam mogao pisati OLAF-u kako bih zatražio prijevod na njemački jezik, primio sam Vaš dopis od 7. svibnja 2004. u kojem ste me obavijestili da je na Vaš zahtjev odgovoreno.

Pišem vam sada kako bih vas obavijestio o rezultatima istraga koje su napravljene. Vašim se informacijama prilaže preslika OLAF-ova mišljenja.

COMPLAINT

Ova se pritužba odnosi na zahtjev za pristup dokumentima koji je podnio podnositelj pritužbe, dužnosnik Komisije, u okviru postupka koji je doveo do pritužbe protiv Europske komisije (101/2004/GG) koja je trenutačno u tijeku pred Ombudsmanom.

Podnositelj pritužbe je 20. rujna 2003. pisao Glavnom tajništvu Komisije kako bi zatražio pristup određenom broju dokumenata u posjedu Europskog ureda za borbu protiv prijevara (OLAF) i određenih službi Komisije. Budući da nije dostavljen odgovor, podnositelj pritužbe ponovno je 16. listopada 2003. poslao isti zahtjev, označivši ga kao ponovni zahtjev.

Dopisom od 22. listopada 2003. Glavno tajništvo Komisije obavijestilo je podnositelja pritužbe da se čini da njezin dopis od 20. rujna 2003. nije stigao do njega i da će stoga njezin ponovni zahtjev (registriran 22. listopada 2003.) smatrati zahtjevom za pristup koji treba obraditi u roku od 15 radnih dana.

Dopisom od 13. studenoga 2003. Glavna uprava Komisije za administraciju i osoblje odgovorila je na zahtjev za pristup u dijelu u kojem se odnosio na dokumente u posjedu Komisije. Komisija je u istom dopisu obavijestila podnositelja pritužbe da će od OLAF-a dobiti zaseban odgovor u pogledu pristupa dokumentima u OLAF-ovu posjedu.

U bilješci od 10. prosinca 2003. Glavno tajništvo Komisije obavijestilo je podnositelja pritužbe da je OLAF odgovorio na njezin zahtjev za pristup 17. studenoga 2003.

U svojoj pritužbi Ombudsmanu podnesenoj u siječnju 2004. podnositelj pritužbe iznio je sljedeće navode:

(1) OLAF pogrešno nije odobrio pristup dokumentima koje je ona zatražila

(2) OLAF nije pravodobno obradio prvotni zahtjev za pristup od 16. listopada 2003.

Podnijela je sljedeće zahtjeve:

(1) Zatražene dokumente trebalo bi objaviti ili bi OLAF trebao objasniti da neki od njih ne postoje.

(2) Ako to nije moguće, Europski ombudsman, njegovo osoblje ili zastupnici u Europskom parlamentu trebali bi pregledati dokumente.

INQUIRY

Mišljenje OLAF-a

OLAF je u svojem mišljenju istaknuo da je 17. studenoga 2003. odgovorio na zahtjev podnositelja pritužbe od 16. listopada 2003. OLAF je naveo da je podnositelju pritužbe dostavio preslike triju dokumenata koji odgovaraju četirima stavkama s popisa koji je podnijela (br. 1, 2, 6 i 7) i da je objasnio da zahtjev br. 10 nije jasan. Kad je riječ o ostalim zahtjevima (br. 3, 4, 5, 8 i 9), u odgovoru je navedeno da traženi dokumenti ne postoje.

OLAF je napomenuo da je na zahtjev podnositelja pritužbe (koji je zaprimljen 22. listopada 2003.) odgovorio 17. studenoga 2003., tj. tri radna dana nakon isteka roka. Objasnila je da je to neznatno kašnjenje posljedica činjenice da je osoba koja je bila zadužena za predmet u OLAF-u upravo imenovana na drugo radno mjesto i da je imala niz nepredviđenih pitanja za rješavanje. Međutim, OLAF je prihvatio da bi bilo bolje da je obavijestio podnositelja pritužbe da će biti potrebno produljenje roka.

OLAF je istaknuo da je u međuvremenu podnositelju pritužbe dostavio presliku svojeg odgovora od 17. studenoga 2003.

Dopis podnositelja pritužbe od 7. svibnja 2004.

Podnositelj pritužbe obavijestio je 7. svibnja 2004. Ombudsmana da mu je 20. travnja 2004. OLAF poslao presliku svojeg odgovora od 17. studenoga 2003. Izrazila je mišljenje da je na ovu pritužbu stoga odgovoreno na njezino zadovoljstvo te je zahvalila Ombudsmanu na tom rezultatu.

ODLUKA

1 Nedopuštanje pristupa dokumentima

1.1 Dopisom od 16. listopada 2003. podnositelj pritužbe, dužnosnik Komisije, zatražio je pristup određenim dokumentima u posjedu Europskog ureda za borbu protiv prijevara (OLAF). U svojoj pritužbi Ombudsmanu podnesenoj u siječnju 2004. tvrdila je da OLAF nije odobrio pristup i da nije pravodobno riješio njezin zahtjev.

1.2 U svojem mišljenju OLAF je obavijestio Ombudsmana da je postupio po zahtjevu podnositelja pritužbe dopisom od 17. studenoga 2003. i da je u međuvremenu podnositelju pritužbe poslan primjerak tog dopisa. OLAF je prihvatio da je došlo do malog kašnjenja u rješavanju tog zahtjeva i da bi bilo bolje da je obavijestio podnositelja pritužbe da će biti potrebno produljenje roka.

1.3 U dopisu poslanom 7. svibnja 2004. podnositelj pritužbe izrazio je mišljenje da je na ovu pritužbu odgovoreno na njezino zadovoljstvo te je zahvalio Ombudsmanu na tom rezultatu.

Zaključak

Iz OLAF-ovih primjedbi i dopisa podnositelja pritužbe od 7. svibnja 2004. proizlazi da je OLAF poduzeo korake za rješavanje tog pitanja i time zadovoljio podnositelja pritužbe. Ombudsman stoga zaključuje predmet.

Glavni direktor OLAF-a također će biti obaviješten o toj odluci.

Tvoje iskreno,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS