Strasbourg, 20. siječnja 2005.

Poštovani gospodine X.,

Dana 25. listopada 2003. podnijeli ste pritužbu Europskom ombudsmanu protiv Europske komisije u vezi s odlukom delegacije Komisije da ne preporuči vaše ime za savjetodavno radno mjesto kod prodekana sveučilišta Y u okviru programa koji financira EU.

Dana 15. prosinca 2003. proslijedio sam Vašu pritužbu predsjedniku Komisije. Mišljenje Komisije zaprimio sam 11. ožujka 2004. i proslijedio Vam ga s pozivom na očitovanje. Dana 17. svibnja 2004. poslali ste mi svoje primjedbe na mišljenje Komisije. Dana 22. listopada 2004. zatražili ste informacije o statusu pritužbe.

Vaša je pritužba na vaš zahtjev riješena povjerljivo.

Pišem vam sada kako bih vas obavijestio o rezultatima istraga koje su napravljene. Ispričavam se na vremenu koje je bilo potrebno za rješavanje Vaše pritužbe.

COMPLAINT

Podnositelj pritužbe navodi sljedeće činjenice u predmetu:

Podnositelj pritužbe radi kao neovisni savjetnik za obrazovanje. Nakon što je svoj životopis stavio na internet u agenciji za zapošljavanje, od konzultantske tvrtke Z u Bruxellesu primio je poziv da se prijavi za radno mjesto savjetnika prodekana sveučilišta za zajedničke pothvate (sveučilište Y). Sveučilišni projekt Y financirao je EU. Z je potpisao ugovor s Komisijom za razvoj ove inicijative te je stoga djelovao kao izvođač projekta. Jedna od glavnih mjera koje treba poduzeti u okviru projekta Y bila je razvoj programa izvršnog MBA-a koji je trebao biti pokrenut u siječnju 2004. Postojao je rizik od kašnjenja ove inicijative jer niz ključnih zadaća nije dovršen, posebno uspostava baze resursa i potrebna područja potpore.

Podnositelj pritužbe imao je početni razgovor koji je proveden na temelju informacija iz njegova životopisa. Osoblje Z-a izjavilo mu je da konačnu odluku o imenovanju treba donijeti nadležna delegacija EU-a zajedno s lokalnim upravljanjem projektom Y. Kako bi se što prije postigao konačni ishod, Z je odlučio poslati samo životopise dvaju potencijalnih kandidata na odobrenje Delegaciji EU-a.

Prema mišljenju podnositelja pritužbe, osoba Z bila je sigurna u njegovu prikladnost za to radno mjesto. Čak je potpisao izjavu sa Z-om u kojoj je pristao biti dostupan za razdoblje od 1. listopada 2003. do 30. rujna 2007.

S obzirom na kratko razdoblje prije predviđenog datuma početka, podnositelj pritužbe odmah se počeo pripremati za posao. Istaknuo je da je upravi Y-a ponudio svoje trenutačne internetske baze podataka o programima i tečajevima bez ikakvih troškova kako bi se potrebne izmjene mogle brzo provesti. Rad je uključivao okvirni akcijski plan sastavljen nakon intervjua.

Sastanak s delegacijom EU-a i dekanom Y-a zakazan je za 25. rujna 2003. i sastojao se od razgovora u trajanju od petnaest minuta. Nakon toga osoba Z obavijestila ga je 20. listopada 2003. da njegov zahtjev nije zadržan te je objasnila da je povjerenstvo zabrinuto zbog nedostatka iskustva u radu i boravku u inozemstvu. Podnositelj pritužbe napomenuo je da se taj kriterij ne nalazi među kvalifikacijama utvrđenima u opisu posla projekta.

Prema mišljenju podnositelja pritužbe, da je povjerenstvo preispitalo njegov životopis, napomenulo bi da je većina njegova radnog vijeka provedena u inozemstvu, često izvan kuće, u mjestima kao što su Indija ili Malezija. Podnositelj pritužbe neformalno je obaviješten da delegacija EU-a namjerava ponovno ispitati prethodno odbijenog kandidata za kojeg se čini da ne ispunjava kriterije odabira za to radno mjesto.

Podnositelj pritužbe iznio je niz razmatranja o kriterijima koje je kandidat trebao odabrati. Izrazio je neslaganje sa stajalištem delegacije EU-a.

Podnositelj pritužbe izjavio je da je u potpunosti spreman prihvatiti razumnu odluku ako je institucija može opravdati. Istaknuo je da nije dobio odgovor ni na jedan njegov upit.

Uzimajući u obzir informacije koje je dostavio podnositelj pritužbe, ombudsmanica je od Komisije zatražila da dostavi mišljenje o sljedećim navodima:

1. obrazloženje preporuke koju je donijela delegacija Komisije da se podnositelja pritužbe ne zaposli, odnosno njegov navodni nedostatak radnog iskustva u inozemstvu, nije bilo predviđeno opisom poslova projekta; i

2. Komisija nije odgovorila na dopise koje je podnositelj pritužbe uputio svojoj delegaciji tražeći dodatno pojašnjenje.

INQUIRY

Mišljenje Komisije

Komisija je u svojem mišljenju najprije opisala činjeničnu pozadinu predmeta. Objasnila je da se pritužba Ombudsmanu odnosila na odbijanje zahtjeva podnositelja pritužbe za radno mjesto u programu koji financira EU. Cilj tog programa bio je poduprijeti gospodarske reforme koje je poduzela zemlja u razvoju osnivanjem nacionalnih i regionalnih centara za obrazovanje u području upravljanja. Jedna od inicijativa koja će se razviti u kontekstu programa bila je uspostava nacionalnog programa kojim se poduzećima mogu pružati usluge upravljanja i savjetovanja. Tijekom petogodišnjeg razdoblja do studenoga 2007. Komisija je pristala dati financijsku potporu projektu u iznosu od 14 milijuna EUR.

U okviru programa Y Europska komisija potpisala je ugovor s konzorcijem na čelu s konzultantskom tvrtkom Z, koji je uključivao zapošljavanje i pružanje usluga četiriju dugoročnih ključnih stručnjaka i pomoćnog osoblja.

U okviru programa 20. studenoga 2002. u zemlju primateljicu stigao je tim od četiri stručnjaka koje je zaposlila osoba Z. Komisija je naglasila da su njihovi ugovori potpisani sa Z-om te stoga nisu bili ugovorno povezani s Komisijom.

Ugovor sa zamjenikom voditelja tima i savjetnikom vicedekana istekao je 15. lipnja 2003. Kako bi pronašla zamjenu za to radno mjesto, osoba Z održala je 6. srpnja 2003. razgovore s dva kandidata, od kojih je jedan bio g. XX. Komisija je objasnila da je, u skladu s ugovorom o uslugama, osoba Z bila odgovorna za zapošljavanje dugoročnih i kratkoročnih stručnjaka u okviru programa Y i da su u tom svojstvu sve informacije koje se odnose na taj postupak bile pod njezinom kontrolom. Budući da se činilo da nijedan od dvaju kandidata ne ispunjava zahtjeve iz opisa poslova projekta, oni nisu zadržani.

Zbog čestih promjena u stručnom timu delegacija EU-a odlučila je sudjelovati u odabiru dugoročnih stručnjaka kako bi se mogla provesti ex ante kontrola kvalitete.

Z je 25. rujna 2003. održao dodatne razgovore, među kojima je bio i podnositelj pritužbe. Međutim, čini se da kandidati ne ispunjavaju zahtjeve navedene u opisu posla. Budući da je projektu hitno potreban savjetnik prodekana, ocjenjivački tim odlučio je pozvati g. XX-a, jednog od prva dva kandidata isključena iz intervjua održanog 6. srpnja 2003., uzimajući u obzir da je održao doktorat i stekao relevantno iskustvo u sličnom projektu. Nakon što su ga ponovno intervjuirali 2. listopada 2003., tim Y i Delegacija EK-a zajednički su odlučili ponuditi mu ugovor kao kratkoročnom stručnjaku za popunjavanje položaja zamjenika voditelja tima i savjetnika zamjenika dekana. Komisija je istaknula da se čini da je on najprikladniji kandidat. Međutim, od osobe Z zatraženo je da nastavi potragu za kandidatom koji bi mogao dugoročno popuniti radno mjesto.

Komisija je objasnila da kvalifikacije podnositelja pritužbe ne ispunjavaju kriterije utvrđene u opisu poslova programa. Ustanova je napomenula da njezine kvalifikacije, među ostalim, ne uključuju: (i) potreban stupanj doktorata; ii. desetogodišnje iskustvo u području razvoja ljudskih potencijala; iii. najmanje pet godina iskustva u provedbi sličnih međunarodnih projekata EU-a ili druge bilateralne i/ili multilateralne razvojne suradnje, po mogućnosti u mediteranskim zemljama; iv. potrebno međunarodno iskustvo ili međukulturne komunikacijske vještine, v. vještine povezane s postupcima upravljanja projektnim ciklusom Europske komisije; i vi. dokazana sposobnost rada u multikulturnom timu. Institucija je svojem mišljenju priložila tablicu za ocjenjivanje u kojoj su ocijenjene kvalifikacije svakog kandidata.

Komisija je uputila i na niz primjedbi koje je podnositelj pritužbe iznio u svojoj pritužbi. Napomenula je da njezine službe nikada nisu iznijele primjedbe o prikladnosti podnositelja pritužbe za to radno mjesto i da ih se ne može smatrati odgovornima za navodne izjave koje je u tom pogledu dala osoba Z.

Kad je riječ o intervjuu podnositelja pritužbe, institucija je objasnila da se on održao 25. rujna 2003. i da je trajao od 14:15 do 14:40. To je razdoblje omogućilo panelu da postavi sva potrebna pitanja, nakon čega je rasprava prirodno završila. Iako je drugi kandidat za to radno mjesto u to vrijeme bio intervjuiran deset minuta dulje od podnositelja pritužbe, povjerenstvo je jednoglasno odbilo oba kandidata.

U odgovoru na tvrdnju podnositelja pritužbe da nije primio nikakav odgovor na njegove upite, Komisija je napomenula da je 20. listopada 2003. poslao samo jednu poruku elektroničke pošte svojoj delegaciji na koju nažalost nije dobio nikakav odgovor. Institucija se ispričala što nije odgovorila na korespondenciju podnositelja pritužbe, iako je istaknula da su svi zahtjevi povezani s razgovorom trebali biti upućeni osobi Z, kao tijelu odgovornom za zapošljavanje na temelju ugovora o uslugama.

Komisija je naglasila da je evaluacija podnositelja pritužbe i preostalih kandidata provedena u skladu s opisom posla projekta. Stoga je smatrao da su njegove službe pravilno djelovale, poštovale pravila i načela koja su za njih obvezujuća te da stoga nije došlo do nepravilnosti u postupanju.

Primjedbe podnositelja pritužbe

U svojim očitovanjima o mišljenju Komisije podnositelj pritužbe ponovio je navode iz svoje pritužbe. Smatrao je da Komisija nije dala relevantne ili zadovoljavajuće odgovore na njegovu pritužbu, već je umjesto toga njezino mišljenje izazvalo dodatnu ozbiljnu zabrinutost u pogledu pravednosti politika institucije za odabir osoblja i načina na koji su one primijenjene u njegovu konkretnom slučaju.

Podnositelj pritužbe ponovio je da je njegov razgovor za to radno mjesto bio prekratak i u velikoj mjeri nevažan kako bi mu se omogućilo da razjasni sve nesigurnosti u pogledu svojih kvalifikacija.

Napomenuo je da je, iako nema doktorat, njegov poslijediplomski magisterij relevantniji za radno mjesto koje treba popuniti jer se može dodijeliti samo u područjima povezanima s obrazovanjem, obično traje najmanje godinu dana dulje za stjecanje te zahtijeva akademske kvalifikacije za institucionalno upravljanje. Podnositelj pritužbe iznio je i niz primjedbi u pogledu doktorskog studija g. XX.

Podnositelj pritužbe osporio je tvrdnju Komisije da mu nedostaje međunarodno iskustvo. Naglasio je da, osim više od 10 godina iskustva u vođenju vlastitog poslovanja kao neovisni savjetnik za upravljanje, ima industrijsku pozadinu na razini odbora koja uključuje iskustvo upravljanja ljudskim resursima i osobljem. Detaljnije je opisao svoje poslovno iskustvo posljednjih godina.

Također se nije složio s ocjenom Komisije o njegovim kvalifikacijama, posebno u pogledu otvorenosti prema novim izazovima i praktičnog iskustva u međukulturnim pregovorima i komunikaciji, međukulturnih komunikacijskih vještina i razumijevanja rodnih pitanja. Podnositelj pritužbe naveo je da su njegove kvalifikacije i iskustvo ilustrirani rezultatima i stvarnim uzorcima rada koji su prikazani na njegovim internetskim stranicama.

Podnositelj pritužbe smatrao je da osoba Z nije imala nikakvu ulogu u odluci o zapošljavanju na slobodno radno mjesto, nego da je Komisija bila isključivo odgovorna za ishod postupka odabira.

ODLUKA

1 Obrazloženje preporuke Komisije o zapošljavanju podnositelja pritužbe

1.1 Podnositelj pritužbe podnio je zahtjev za radno mjesto savjetnika prodekana sveučilišta Y u zemlji u razvoju. Podnositelj pritužbe tvrdi da obrazloženje preporuke koju je donijela delegacija Komisije u toj zemlji da se podnositelja pritužbe ne zaposli, odnosno njegov navodni nedostatak radnog iskustva u inozemstvu, nije bilo predviđeno opisom poslova projekta.

1.2 Komisija objašnjava da su u okviru programa Y njezine usluge potpisale ugovor s konzorcijem na čelu s konzultantskim društvom Z koji je uključivao zapošljavanje i pružanje usluga četiriju dugoročnih ključnih stručnjaka. Institucija tvrdi da je, u skladu s ugovorom o pružanju usluga, osoba Z bila odgovorna za zapošljavanje dugoročnih i kratkoročnih stručnjaka.

Institucija objašnjava i da kvalifikacije podnositelja pritužbe nisu ispunjavale kriterije utvrđene u opisu poslova programa te ističe da njegove kvalifikacije, među ostalim, nisu uključivale: (i) potreban stupanj doktorata; ii. desetogodišnje iskustvo u području razvoja ljudskih potencijala; iii. najmanje pet godina iskustva u provedbi sličnih međunarodnih projekata EU-a ili druge bilateralne i/ili multilateralne razvojne suradnje, po mogućnosti u mediteranskim zemljama; iv. potrebno međunarodno iskustvo ili međukulturne komunikacijske vještine, v. vještine povezane s postupcima upravljanja projektnim ciklusom Europske komisije; i vi. dokazana sposobnost rada u multikulturnom timu.

1.3 U okviru dokaza podnesenih tijekom istrage Ombudsman je pažljivo ispitao pravnu osnovu za djelovanje Komisije u ovom predmetu, odnosno ugovor potpisan između Komisije [javnog naručitelja] i društva Z [savjetnika], osobito njegov Prilog I., uključujući Opće uvjete za ugovore o uslugama koje financira Europska zajednica, i njegov Prilog II., koji sadržava opis poslova.

Ombudsmanica napominje da je predmet ugovora, kako je definiran u članku 1., bio pružanje tehničke pomoći projektu. Kako je utvrđeno u članku 15. Priloga I., ako ugovor uključuje tehničku pomoć, konzultant je odgovoran za pružanje potrebnih stručnjaka. Međutim, u članku 16. stavku 1. Priloga I. navodi se sljedeće:

„Osoblje koje konzultant koristi za provedbu ugovora odobrava javni naručitelj. U opisu poslova navodi se minimalna razina osposobljenosti i iskustva osoblja savjetnika i, prema potrebi, potrebna specijalizacija.”

Ombudsmanica također napominje da su posebne tehničke kvalifikacije za radno mjesto savjetnika prodekana navedene u točki 3.2.B Priloga II. Navedeni kriteriji uključuju, među ostalim, poslijediplomsko iskustvo u poslovnoj administraciji, uspješno poučavanje, iskustvo u razvoju ljudskih resursa, priznato međunarodno iskustvo, komunikacijske i analitičke vještine, računalnu pismenost i razumijevanje postupaka „upravljanja projektnim ciklusom”(1).

Stoga se čini da je Komisija imala pravnu ovlast preispitati prijedloge savjetnika za zapošljavanje novog osoblja kako bi osigurala da kandidati ispunjavaju kriterije navedene u Prilogu II. ugovoru.

1.4 Što se tiče procjene iskustva podnositelja pritužbe koju je provela Komisija, Ombudsman je svjestan činjenice da je ta institucija uspjela izraditi evaluacijsku tablicu u kojoj su kvalifikacije svih kandidata procijenjene na temelju svakog od kriterija utvrđenih u opisu projekta, uključujući međunarodno iskustvo. Iako se podnositelj pritužbe ne slaže s mnogim aspektima te evaluacije, tijekom istrage nisu stavljene na raspolaganje nikakve informacije na temelju kojih bi Ombudsman mogao smatrati da je ta ocjena zahvaćena očitom pogreškom ili da je došlo do zlouporabe ovlasti.

Ombudsmanica napominje da je podnositelj pritužbe u svojoj pritužbi naveo i činjenicu da je Komisija odlučila popuniti slobodno radno mjesto kandidatom koji je prvotno odbijen nakon prvog kruga razgovora. Međutim, prema mišljenju Ombudsmana, Komisija je detaljno objasnila razloge zbog kojih je, s obzirom na radno iskustvo tog kandidata, došla do zaključka da je on najprikladniji kandidat.

Na temelju informacija koje su podnositelj pritužbe i Komisija dostavili tijekom istrage Ombudsman je zaključio da istraga nije otkrila slučaj nepravilnosti u postupanju u pogledu tog aspekta predmeta.

2 Navodni propust Komisije da odgovori na dopise podnositelja pritužbe

2.1 Podnositelj pritužbe tvrdi da Komisija nije odgovorila na dopise koje je podnositelj pritužbe uputio svojoj delegaciji tražeći dodatna pojašnjenja.

2.2 Komisija se ispričala što nije odgovorila na korespondenciju podnositelja pritužbe, iako je istaknula da su svi zahtjevi povezani s razgovorom trebali biti upućeni Transtecu, kao tijelu odgovornom za zapošljavanje na temelju ugovora o uslugama.

2.3 U skladu s Komisijinim Kodeksom dobrog administrativnog postupanja (2), odgovor na dopis upućen Komisiji šalje se u roku od petnaest radnih dana od datuma primitka dopisa nadležne službe Komisije. U ovom slučaju Komisija nije postupila u skladu sa svojim pravilima. Ombudsmanica, međutim, napominje da je institucija u svojem mišljenju uputila upite podnositelja pritužbe Ombudsmanu te da se također ispričala što nije prethodno odgovorila.

2.4 U tim okolnostima Ombudsman smatra da nije potrebno dalje rješavati taj aspekt predmeta.

Zaključak

Na temelju istraga Europskog ombudsmana u vezi s tom pritužbom čini se da nije bilo nepravilnosti u postupanju Europske komisije. Ombudsman stoga zaključuje predmet.

O toj će odluci biti obaviješten i predsjednik Komisije.

Tvoje iskreno,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Popis kriterija, kako su navedeni u točki 3.2.B Priloga II., bio je sljedeći:

„• Kvalifikacija na poslijediplomskoj razini iz poslovnog upravljanja ili drugih srodnih područja i doktorat je imovina.
• 10 godina iskustva u razvoju ljudskih potencijala, od čega najmanje 5 godina u savjetodavnim aktivnostima, upravljanju poslovnom školom ili programom osposobljavanja za upravljanje.
• Nedavna i uspješna nastava na diplomskim i poslijediplomskim studijima.
• Priznato međunarodno iskustvo, otvorenost prema novim izazovima i praktična iskustva u međukulturnim pregovorima i komunikaciji, znanje zemlje W je prednost.
• Uspješno iskustvo (najmanje pet godina) u provedbi sličnih međunarodnih projekata EU-a ili druge bilateralne i/ili multilateralne razvojne suradnje, po mogućnosti u mediteranskim zemljama.
• Iskustvo u razvoju ljudskih potencijala za poduzeća privatnog sektora u području poslovne administracije.
• Izvrsne komunikacijske i analitičke vještine, međuljudske i upravljačke vještine.
• Visoko razvijene vještine usmene i pisane komunikacije na engleskom jeziku [...].
• Računalna pismenost i dobro poznavanje softvera za upravljanje projektima, baza podataka i softvera informacijske tehnologije je prednost.
• Potpuno razumijevanje postupaka Europske komisije za upravljanje projektnim ciklusom, praćenje i nadzor analize.
• Sposobnost rada u interkulturalnom timu te u složenom institucionalnom i organizacijskom okruženju.
• Potpuno razumijevanje rodnih pitanja u kontekstu programa.”

(2) SL L 308 od 8. prosinca 2000., str. 26.–34.