Strasbourg, 14. listopada 2004.

Poštovani gospodine D.,

Dana 9. studenoga 2002. podnijeli ste pritužbu Europskom ombudsmanu u ime Međunarodnog instituta za urbani okoliš u vezi s odbijanjem Europske komisije da snosi troškove Instituta za pružanje tajničke pomoći Europskoj mreži urbanih foruma za održivi razvoj (UFSD).

Pritužbu sam 9. prosinca 2002. proslijedio predsjedniku Komisije. Komisija je svoje mišljenje poslala 4. travnja 2003. Dana 2. lipnja 2003. zatražio sam od Komisije da pošalje revidirano mišljenje, što je Komisija učinila 4. srpnja 2003. Mišljenje i revidirano mišljenje proslijedio sam Vam s pozivom na očitovanje, koji ste poslali 29. kolovoza 2003.

Dana 28. studenoga 2003. pisao sam Komisiji i predložio prijateljsko rješenje Vaše pritužbe. Komisija je svoje mišljenje poslala 23. prosinca 2003., a ja sam Vam ga proslijedio s pozivom na očitovanje, koji ste poslali 26. veljače 2004.

Dana 31. ožujka 2004. Komisiji sam dao nacrt preporuke. Komisija je svoje detaljno mišljenje poslala 22. lipnja 2004., a ja sam Vam ga proslijedio s pozivom na očitovanje, koji ste poslali 30. kolovoza 2004.

Pišem vam sada kako bih vas obavijestio o rezultatima istraga koje su napravljene.

COMPLAINT

Podnositelj pritužbe smatra da su relevantne činjenice bile sljedeće:

Podnositelj pritužbe direktor je „Međunarodnog instituta za urbani okoliš” („IIUE”, dalje u tekstu „Institut”) sa sjedištem u Delftu u Nizozemskoj i žali se na odbijanje Komisije da nadoknadi određene troškove tajništva Instituta.

Institut od 1995. provodi tajničke aktivnosti u ime Europske mreže urbanih foruma za održivi razvoj, kojom upravlja Glavna uprava za obrazovanje i kulturu (bivša Glavna uprava X) Europske komisije. Podnositelj pritužbe, koji je djelovao kao forum „Delft”, bio je jedan od triju članova osnivača te mreže i organizirao je te usluge na temelju jamstava Europske komisije da će im se nadoknaditi troškovi. Godine 1997., kada plaćanje troškova nije bilo moguće, podnositelj pritužbe obratio se nadležnom dužnosniku Komisije koji je pružio jamstva da će plaćanje biti izvršeno. Dužnosnik je naveo da je godišnji doprinos od 42 000 EUR koji je zatražio podnositelj pritužbe realističan i moguć.

Unatoč tim jamstvima, plaćanje nije primljeno. Kada je podnositelj pritužbe u dopisima i na godišnjim sastancima Mreže ponovio svoju zabrinutost, Komisija je od podnositelja pritužbe zatražila da nastavi s radom i obećala da će se pitanje plaćanja brzo riješiti.

Zbog izostanka odgovora Glavne uprave X Komisije podnositelj pritužbe obratio se u prosincu 1998. zastupniku u Europskom parlamentu koji je intervenirao u njegovo ime postavljanjem pitanja Komisiji. Podnositelj pritužbe nije se složio s odgovorima povjerenice OREJA. Podnositelj pritužbe nije primio nikakvu daljnju reakciju zbog izbora za Europski parlament i unutarnje reorganizacije Komisije.

Podnositelj pritužbe nastavio je svoje napore 2000., ali mu je na sastanku s Glavnom upravom za obrazovanje i kulturu 21. studenoga 2000. postalo jasno da Komisija neće nadoknaditi troškove koje je Institut imao. Komisija je dopisom od 30. studenoga 2000. obavijestila podnositelja pritužbe da neće prihvatiti povrat troškova za tajničke poslove i da je predmet zaključen.

Odgovornost za Mrežu zatim je prenesena na Glavnu upravu za okoliš, a podnositelj pritužbe očekivao je da će se to pitanje konačno riješiti. U ljeto 2002. činilo se da ta očekivanja neće biti ostvarena.

Podnositelj pritužbe stoga je 8. studenoga 2002. podnio ovu pritužbu Ombudsmanu, zahtijevajući da Komisija plati troškove koje je Institut imao zbog pružanja tajništva Europskoj mreži urbanih foruma za održivi razvoj u ukupnom iznosu od 171 789 EUR.

INQUIRY

Mišljenje Komisije

Mreža urbanih foruma za održivi razvoj („UFSD”) osnovana je 1991. pod nadzorom bivše Glavne uprave X, a povezivala je osam (kasnije 19) gradova, uključujući Delft. Dio je strategije za širenje informacija o EU-u, uključujući i „Info-Points Europe” i informacijske centre za ruralna područja („Carrefours”). Kada su službe Komisije reorganizirane u siječnju 2000., odgovornost za informacijske mreže koje je uspostavila Glavna uprava X prenijela se na Glavnu upravu za obrazovanje i kulturu. Nakon daljnjih prilagodbi 1. siječnja 2001. ta je odgovornost zatim prenesena na Glavnu upravu za medije i komunikaciju.

Komisija je primijetila da se, nakon što je preispitala cijeli skup dokumenata koje je dostavio podnositelj pritužbe, njezino stajalište nije razlikovalo od odgovora povjerenika OREJA-e na pisano pitanje E-0230/99. U završnom izvješću Glavne uprave za medije navodi se da je „u nedostatku jasnih uputa Komisije jedan od foruma, DELFT, počeo preuzimati nadzornu ulogu. Komisija je to primijetila, ali to nikad nije službeno priznato i zasigurno nikad nije uključeno u projekt u cjelini. DELFT se žalio da nikad nisu bili plaćeni za tu nadzornu ulogu, ali s obzirom na to da Komisija od njih nikad nije zatražila da to učine, ne mogu očekivati da će biti plaćeni.”

Podnositelj pritužbe bio je vrlo aktivan član mreže UFSD. Međutim, Komisija nije imala (pravnu) osnovu platiti podnositelju pritužbe za tajnički rad. Sporazumom koji je potpisao podnositelj pritužbe utvrđena je godišnja fiksna subvencija, zadaće i uvjeti koje treba ispuniti te je procijenjena potrebna radna snaga. Kad je riječ o tvrdnji podnositelja pritužbe da je posao obavljen na temelju jamstava Komisije, Komisija je primijetila da se ne čini mogućim da podnositelj pritužbe nije svjestan činjenice da Komisija uvijek rješava ugovorna pitanja u pisanom obliku uz potpis odgovornog službenika.

U odgovoru povjerenice OREJA navodi se da je podnositelj pritužbe upravnom odjelu GU-a X podnio financijski prijedlog za upravljanje Mrežom. Taj se prijedlog nije mogao uzeti u obzir jer aktivnosti mora poduzeti sama Komisija. Podnositelj pritužbe o tome je usmeno obaviješten, a ne u pisanom obliku, jer su se često održavali usmeni kontakti sa svim mrežama.

Iz rekonstrukcije povijesti financijske potpore Komisije podnositelju pritužbe čini se da je od 1996. do 2001. podnositelj pritužbe primio godišnju fiksnu subvenciju u iznosu od 10 000 EUR, što je bila jedina obveza koju je preuzela Komisija. Ne postoje utvrđena prava koja podnositelju pritužbe omogućuju da opravda svoj zahtjev za 171 689 EUR, koji je prvi put podnesen 4. srpnja 1997. Ta bi potražnja u svakom slučaju bila pretjerana za koordinacijske zadaće za eksperimentalnu i malu mrežu.

Komisija je zaključila da, nakon detaljnog preispitivanja spisa, nije imala razloga promijeniti svoje stajalište zbog sljedećih razloga:

- posebna zadaća osiguravanja tajništva za mreže nije bila dio ugovora i ugovor nije izmijenjen;

- to je zapravo bila zadaća Komisije koja nije mogla biti i nije bila delegirana. Isto vrijedi i za ruralne informacijske centre („Carrefours”) i mreže „Info-Points Europe”;

- nije bilo prilike da podnositelj pritužbe pogrešno shvati stajalište koje je Komisija zauzela usmeno;

- iznos predviđen ugovorom u svakom je slučaju bio fiksno, uključivo plaćanje.

Primjedbe podnositelja pritužbe

Podnositelj pritužbe poslao je tri priloga, od kojih svaki sadržava detaljne primjedbe na stajalište Komisije. Primjedbe podnositelja pritužbe mogu se sažeti kako slijedi:

Mišljenje Komisije potvrđuje da je Institut podijelio tajništvo s Komisijom. Osim toga, podnositelj pritužbe osporava Komisijin argument da zadaća nije (barem djelomično) delegirana. Podnositelj pritužbe ne može razumjeti kako Komisija može tvrditi da je Institut dobrovoljno obavljao tajničke poslove kada se o prijedlogu za povrat troškova raspravljalo sa službenicima Komisije na bilateralnim sastancima i na godišnjim sastancima mreže Forum. Podnositelj pritužbe o tome je redovito slao korespondenciju uključenim službenicima. Podnositelj pritužbe ne tvrdi da bi se tajnički rad trebao nadoknaditi na temelju postojećeg ugovora. Stoga je podnositelj pritužbe započeo pregovore s Komisijom kako bi postigao dogovor o zasebnom ugovoru za tajničke poslove te je podnio prijedlog s pojedinostima o aktivnostima i povezanim troškovima.

Nakon što je od Komisije primio poticaj i posebne zahtjeve za nastavak rada do dovršetka ugovora, podnositelj pritužbe pristao je to učiniti. Podnositelj pritužbe stoga ne može razumjeti zašto Komisija od početka nije navela da se taj posao ne može nadoknaditi.

Podnositelj pritužbe stoga se snažno ne slaže sa zaključkom Komisije da „zainteresirana strana nije imala priliku pogrešno razumjeti usmena i pisana stajališta Komisije”. Naprotiv, Komisija nije imala priliku pogrešno razumjeti stajalište podnositelja pritužbe.

Činjenica da Komisija nije poduzela mjere tijekom razdoblja od nekoliko godina, bilo sklapanjem ugovora s podnositeljem pritužbe ili obavješćivanjem podnositelja pritužbe da je takav ugovor nemoguć, nažalost znači da je Komisija kriva za nepravilnosti u postupanju. Podnositelj pritužbe stoga nije vidio razlog za povlačenje zahtjeva za naknadu nastalih troškova.

OMBUDSMAN-ovi uspjesi da dođu do prijateljskog rješenja

Nakon pažljivog razmatranja mišljenja i zapažanja ombudsmanica je smatrala da bi moglo doći do nepravilnosti u postupanju Komisije. U skladu s člankom 3. stavkom 5. Statuta (1), 28. studenoga 2003. pisao je predsjedniku Komisije da predloži prijateljsko rješenje na temelju sljedeće analize spornih pitanja između podnositelja pritužbe i Komisije:

1.1 Podnositelj pritužbe tvrdi da bi Komisija trebala nadoknaditi troškove Instituta nastale pružanjem tajničke pomoći Europskoj mreži urbanih foruma za održivi razvoj (UFSD), u ukupnom iznosu od 171 689 EUR. Nakon što je od Komisije primio poticaj i posebne zahtjeve za nastavak rada do dovršetka ugovora, podnositelj pritužbe pristao je to učiniti. Podnositelj pritužbe ne razumije zašto Komisija na početku nije navela da se taj posao ne može nadoknaditi.

1.2 Komisija je primijetila da tajnička i koordinacijska zadaća nije bila dio standardnog ugovora, kojim se predviđa samo plaćanje godišnje paušalne subvencije. To je zapravo bila zadaća Komisije koja se nije mogla delegirati. Početni ugovor nije izmijenjen ni na koji način kojim bi se omogućilo plaćanje dodatnih usluga. Osim toga, podnositelj pritužbe nije imao priliku pogrešno razumjeti usmena i pisana stajališta Komisije.

1.3 Ombudsmanica smatra da je opseg nadzora koji može provesti u ugovornim predmetima nužno ograničen. Europski ombudsman ne nastoji utvrditi je li bilo koja od stranaka prekršila ugovor ako je to sporno. To bi pitanje mogao učinkovito riješiti samo nadležni sud, koji bi imao mogućnost saslušati argumente stranaka u vezi s relevantnim nacionalnim pravom i ocijeniti proturječne dokaze o svim spornim činjeničnim pitanjima. Ombudsman stoga smatra da je u predmetima koji se odnose na ugovorne sporove opravdano ograničiti njegovu istragu na ispitivanje je li mu institucija ili tijelo Zajednice pružilo dosljedan i razuman prikaz pravne osnove za svoje djelovanje i zašto smatra da je njegovo stajalište o ugovornom položaju opravdano.

1.4 Na temelju pažljive analize dokumenata u spisu Europski ombudsman donosi sljedeće zaključke: Prvo, podnositelj pritužbe i Komisija slažu se da troškovi tajništva nisu obuhvaćeni izvornim ugovorom koji su potpisale stranke.

1.5 U dokumentu naslovljenom "Urbani forumi za održivi razvoj - Glavno tajništvo" (Besançon, 1997.) podnositelj pritužbe opisuje svoju ulogu na sljedeći način: „Od početka mreže Foruma Međunarodni institut za urbani okoliš (Forum Delft) uključen je u svakodnevno upravljanje mrežom, djelujući kao neslužbena veza između Europske komisije i sadašnjih dvadeset centara. Kako mreža raste i uloga tajništva postaje važnija, ali i zahtjevnija, i Europska komisija i Forum Delft žele sklopiti formalniji sporazum za taj rad tajništva (…)”.

1.6 Čini se da takav službeni sporazum s Komisijom nikada nije potpisan. Međutim, korespondencija u spisu pokazuje da je podnositelj pritužbe poduzeo korake kako bi osigurao potpisivanje takvog ugovora. Podnositelj pritužbe pisao je 4. srpnja 1997. g. G.-u u GU-u X Komisije izričito tražeći sklapanje takvog službenog sporazuma. U drugom pismu od 7. listopada 1997. upućenom istom dužnosniku u GU-u X podnositelj pritužbe ponovno je zatražio da se njegova koordinacijska uloga u mreži formalizira „jer tu ulogu obavljamo na neslužbenoj i neplaćenoj osnovi koja nije u najboljem interesu Europske komisije, drugih foruma ili nas samih”.

1.7 Nadalje, čini se da su u vezi s tim pitanjem postojale različite usmene rasprave. U memorandumu sastavljenom 16. rujna 1998. podnositelj pritužbe primjećuje da usmena obveza GU-a X nikad nije bila dovršena ugovorom o tehničkoj pomoći s Komisijom. U memorandumu od 13. travnja 2000. podnositelj pritužbe ponovno navodi da su „dužnosnici GU-a X iznijeli očekivanja da će funkcija tajništva (…) biti obuhvaćena posebnim ugovorom. Unatoč brojnim sastancima ugovor nikad nije dovršen. Međutim, unatoč nepostojanju službenog dokumenta, u interesu svih strana, IIUE je pristao upravljati mrežom, koordinirati je i predstavljati je kao njezino de facto tajništvo do potpisivanja službenog ugovora.”

1.8 Ombudsmanica u spisu nije pronašla dokument u kojem je Komisija izričito odbila zahtjev podnositelja pritužbe iz dopisa od 4. srpnja i 7. listopada 1997. U svojem mišljenju od 4. travnja 2003. Komisija je navela da uvijek rješava ugovorna pitanja u pisanom obliku. Međutim, čini se da u ovom slučaju nedostaje pisani odgovor na zahtjeve podnositelja pritužbe iz srpnja i listopada 1997. Čini se da Komisija implicitno to prihvaća navodeći, kasnije u istom mišljenju, da je podnositelj pritužbe obaviješten usmeno, a ne u pisanom obliku jer su se često održavali usmeni kontakti sa svim mrežama.

1.9 Iz prethodno navedenog proizlazi da Komisija nije reagirala na način koji bi podnositelju pritužbe od početka jasno dao do znanja da je nadoknada troškova tajništva isključena. Čini se da se nedostatak jasnog odgovora Komisije temelji na uvjerenju podnositelja pritužbe da bi Komisija mogla nadoknaditi troškove tajništva ili barem dio tih troškova.

1.10 Načela dobre uprave zahtijevaju da Komisija pruži odgovarajuće i jasne informacije i donese odluke u razumnom roku o zahtjevima javnosti (2). U ovom se slučaju čini da, na temelju zahtjeva podnositelja pritužbe iz srpnja i listopada 1997., Komisija nije u razumnom roku obavijestila podnositelja pritužbe o svojoj odluci. Nadalje, čini se da Komisija nije na odgovarajući i nedvosmislen način obavijestila podnositelja pritužbe o svojoj odluci.

1.11 U tim je okolnostima privremeni zaključak Ombudsmana da se Komisijino odbijanje tvrdnje podnositelja pritužbe, za koju se čini da se temelji na nejasnim informacijama koje je dostavila Komisija, čini nepoštenim. To je primjer nepravilnosti u postupanju.

Prijedlog prijateljskog rješenja

Prikladno rješenje koje je predložio Ombudsman sastojalo se od toga da Komisija ponovno razmotri tvrdnju podnositelja pritužbe na temelju prethodno navedenih elemenata. Takvo preispitivanje moglo bi dovesti do razumne ponude koja bi mogla biti manja od iznosa koji je zatražio podnositelj pritužbe.

Odgovor Komisije

Službe Komisije ponovno su razmotrile predmet. Međutim, informacije sadržane u spisu ne pružaju osnovu za pravnu zaštitu.

Iako Komisija žali zbog izostanka pisanog odgovora na zahtjeve podnositelja pritužbe iz srpnja i listopada 1997., ne čini se mogućim da je on doveden u zabludu. Njegova dugotrajna suradnja s Komisijom i poznavanje uobičajenih postupaka ne bi mu omogućili da u dobroj vjeri tumači situaciju na način da su Komisija i njezine službe preuzele obveze prema njemu.

Dodatne primjedbe podnositelja pritužbe

Podnositelj pritužbe zadržao je svoju pritužbu i istaknuo da je njegov zahtjev za pravnu zaštitu u potpunosti opravdan. Naglasio je da je Institut djelovao u dobroj vjeri. Uzimajući u obzir popratnu dokumentaciju, usmena ohrabrenja i jamstva koja je dala Komisija, nepravedno je tvrditi da se podnositelja pritužbe nije moglo dovesti u zabludu. Kako bi podnositelj pritužbe mogao donijeti drukčiji zaključak ako nije dobio odgovarajući ili pravodoban odgovor?

Podnositelj pritužbe nadalje primjećuje da dugom suradnjom s Komisijom zna da ne postoje „uobičajeni postupci”.

Nacrt preporuke

Ombudsman je 31. ožujka 2004. Komisiji uputio nacrt preporuke u skladu s člankom 3. stavkom 6. Statuta Europskog ombudsmana. Nacrt preporuke temeljio se na sljedećim razmatranjima:

1 Zahtjev za naknadu troškova tajništva koji je podnio Institut

1.1 Podnositelj pritužbe tvrdi da bi Komisija trebala nadoknaditi troškove Instituta nastale pružanjem tajničke pomoći Europskoj mreži urbanih foruma za održivi razvoj (UFSD), u ukupnom iznosu od 171 689 EUR. Prema podnositelju pritužbe, nakon što je od Komisije primio poticaj i posebne zahtjeve za nastavak rada do dovršetka ugovora, podnositelj pritužbe pristao je to učiniti. Podnositelj pritužbe ne razumije zašto Komisija na početku nije navela da se taj posao ne može nadoknaditi.

1.2 Komisija je primijetila da tajnička i koordinacijska zadaća nije bila dio standardnog ugovora, kojim se predviđa samo plaćanje godišnje paušalne subvencije. To je zapravo bila zadaća Komisije koja se nije mogla delegirati. Početni ugovor nije izmijenjen ni na koji način kojim bi se omogućilo plaćanje dodatnih usluga. Osim toga, podnositelj pritužbe nije imao priliku pogrešno razumjeti usmena i pisana stajališta Komisije.

1.3 Nakon pažljivog razmatranja mišljenja i zapažanja, Ombudsman je utvrdio da, na temelju zahtjeva podnositelja pritužbe iz srpnja i listopada 1997., Komisija nije obavijestila podnositelja pritužbe o svojoj odluci u razumnom roku te na odgovarajući i nedvosmislen način. Privremeni zaključak Ombudsmana bio je da se Komisijino odbijanje tvrdnje podnositelja pritužbe, za koju se čini da se temelji na nejasnim informacijama koje je dostavila Komisija, čini nepoštenim. Ombudsmanica je Komisiji predložila prijateljsko rješenje koje se sastoji od toga da Komisija ponovno razmotri tvrdnju podnositelja pritužbe. Ombudsmanica je istaknula da bi takvo preispitivanje moglo dovesti do razumne ponude koja bi mogla biti manja od iznosa koji traži podnositelj pritužbe.

1.4 U svojem kratkom odgovoru na prijedlog Ombudsmana o prijateljskom rješenju Komisija je izrazila žaljenje zbog izostanka pisanog odgovora na zahtjeve podnositelja pritužbe. Međutim, Komisija je navela da podnositelju pritužbe poznavanje uobičajenih postupaka ne bi omogućilo da u dobroj vjeri tumači situaciju na način da je Komisija preuzela obveze prema njemu. U očitovanjima na odgovor Komisije podnositelj pritužbe zadržao je svoju pritužbu i naglasio da je Institut postupao u dobroj vjeri.

1.5 Ombudsman u odgovoru Komisije na prijedlog prijateljskog rješenja nije pronašao nove argumente koji bi ga mogli navesti da revidira svoj privremeni nalaz o nepravilnostima u postupanju. Naprotiv, Komisija je potvrdila izostanak pisanog odgovora podnositelju pritužbe. Osim toga, Komisijin argument o navodnom saznanju podnositelja pritužbe o Komisijinim uobičajenim postupcima nije uvjerljiv, s obzirom na to da se privremeni zaključak Ombudsmana o nepravilnostima u postupanju nije temeljio na postojanju ugovorne obveze, nego na činjenici da Komisija nije izričito obavijestila podnositelja pritužbe, u razumnom roku te na odgovarajući i nedvosmislen način, o svojoj odluci da ne preuzme takvu obvezu.

Zaključak

S obzirom na navedeno, Europski ombudsman zadržao je svoj privremeni zaključak o nepravilnostima u postupanju te je u skladu s člankom 3. stavkom 6. Statuta Europskog ombudsmana Komisiji dostavio sljedeći nacrt preporuke:

Nacrt preporuke

Komisija bi trebala ponovno razmotriti tvrdnju podnositelja pritužbe na temelju prethodno navedenih elemenata. Takvo preispitivanje moglo bi dovesti do razumne ponude koja bi mogla biti manja od iznosa koji je zatražio podnositelj pritužbe.

Detaljno mišljenje Komisije

Službe Komisije nastavile su s detaljnim ispitivanjem spisa kako bi provjerile postoji li izričit ili prešutn angažman prema podnositelju pritužbe u pogledu nadoknade troškova tajništva za „UFSD”. Međutim, Komisija svoje prethodno stajalište može potvrditi samo u odgovorima Ombudsmanu od 4. travnja 2003. i 23. prosinca 2003. Komisija stoga ne može prihvatiti nacrt preporuke Europskog ombudsmana.

Dodatne primjedbe podnositelja pritužbe

Podnositelj pritužbe izrazio je žaljenje zbog toga što je Komisija odbila prihvatiti nacrt preporuke Europskog ombudsmana i priznati svoju odgovornost u tom predmetu. Podnositelj pritužbe dostavio je dodatne dokaze o obavljenim tajničkim aktivnostima, kao i novu presliku dopisa od 4. srpnja 1997. u kojem je od Komisije zatražio sklapanje službenog sporazuma. Podnositelj pritužbe uvjeren je da je zahtjev za pravnu zaštitu u potpunosti opravdan.

ODLUKA

1 Zahtjev za naknadu troškova tajništva koji je podnio Institut

1.1 Podnositelj pritužbe tvrdi da bi Komisija trebala nadoknaditi troškove Instituta nastale pružanjem tajničke pomoći Europskoj mreži urbanih foruma za održivi razvoj (UFSD), u ukupnom iznosu od 171 689 EUR. Prema podnositelju pritužbe, nakon što je od Komisije primio poticaj i posebne zahtjeve za nastavak rada do dovršetka ugovora, podnositelj pritužbe pristao je to učiniti. Podnositelj pritužbe ne razumije zašto Komisija na početku nije navela da se taj posao ne može nadoknaditi.

1.2 Komisija je primijetila da tajnička i koordinacijska zadaća nije bila dio standardnog ugovora, kojim se predviđa samo plaćanje godišnje paušalne subvencije. To je zapravo bila zadaća Komisije koja se nije mogla delegirati. Početni ugovor nije izmijenjen ni na koji način kojim bi se omogućilo plaćanje dodatnih usluga. Osim toga, podnositelj pritužbe nije imao priliku pogrešno razumjeti usmena i pisana stajališta Komisije.

1.3 Nakon pažljivog razmatranja mišljenja i zapažanja, Ombudsman je utvrdio da, na temelju zahtjeva podnositelja pritužbe iz srpnja i listopada 1997., Komisija nije obavijestila podnositelja pritužbe o svojoj odluci u razumnom roku te na odgovarajući i nedvosmislen način. Privremeni zaključak Ombudsmana bio je da se Komisijino odbijanje tvrdnje podnositelja pritužbe, za koju se čini da se temelji na nejasnim informacijama koje je dostavila Komisija, čini nepoštenim. Ombudsmanica je Komisiji predložila prijateljsko rješenje koje se sastoji od toga da Komisija ponovno razmotri tvrdnju podnositelja pritužbe. Ombudsmanica je istaknula da bi takvo preispitivanje moglo dovesti do razumne ponude koja bi mogla biti manja od iznosa koji traži podnositelj pritužbe.

1.4 U svojem kratkom odgovoru na prijedlog Ombudsmana o prijateljskom rješenju Komisija je izrazila žaljenje zbog izostanka pisanog odgovora na zahtjeve podnositelja pritužbe. Međutim, Komisija je navela da podnositelju pritužbe poznavanje uobičajenih postupaka ne bi omogućilo da u dobroj vjeri tumači situaciju na način da je Komisija preuzela obveze prema njemu. U očitovanjima na odgovor Komisije podnositelj pritužbe zadržao je svoju pritužbu i naglasio da je Institut postupao u dobroj vjeri.

1.5 Ombudsman u odgovoru Komisije na prijedlog prijateljskog rješenja nije pronašao nove argumente koji bi ga mogli navesti da revidira svoj privremeni nalaz o nepravilnostima u postupanju. Naprotiv, Komisija je potvrdila izostanak pisanog odgovora podnositelju pritužbe. Osim toga, Komisijin argument o navodnom saznanju podnositelja pritužbe o Komisijinim uobičajenim postupcima nije bio uvjerljiv jer se privremeno utvrđenje Ombudsmana o nepravilnostima u postupanju nije temeljilo na postojanju ugovorne obveze, nego na činjenici da Komisija nije izričito obavijestila podnositelja pritužbe, u razumnom roku te na odgovarajući i nedvosmislen način, o svojoj odluci da ne preuzme takvu obvezu.

1.6 Ombudsmanica je stoga Komisiji dala nacrt preporuke prema kojem bi Komisija trebala ponovno razmotriti tvrdnju podnositelja pritužbe na temelju gore navedenih elemenata. Komisija je odbacila nacrt preporuke i potvrdila svoje prethodno stajalište.

1.7 Kao što je već objašnjeno u točki 1.5. pod naslovom „Nacrt preporuke”, Ombudsman nije pronašao nove argumente u detaljnom mišljenju Komisije o nacrtu preporuke koji bi ga mogli navesti da revidira svoj privremeni nalaz o nepravilnostima u postupanju iz točaka 1.10. i 1.11. pod naslovom „Napori Ombudsmana da postigne prijateljsko rješenje”. Ombudsmanica stoga iznosi kritičku primjedbu u nastavku.

Zaključak

2.1 Na temelju istraga Europskog ombudsmana u vezi s ovom pritužbom potrebno je iznijeti sljedeću kritičku napomenu:

Načelima dobre uprave zahtijeva se da Komisija pruži odgovarajuće i jasne informacije i donese odluke u razumnom roku o zahtjevima javnosti (3). U ovom se slučaju čini da, na temelju zahtjeva podnositelja pritužbe iz srpnja i listopada 1997., Komisija nije obavijestila podnositelja pritužbe u razumnom roku te na odgovarajući i nedvosmislen način o svojoj odluci. Naime, iako je Komisija u svojem mišljenju navela da uvijek rješava ugovorna pitanja u pisanom obliku, u svojem je odgovoru na prijedlog prijateljskog rješenja potvrdila nepostojanje pisanog odgovora na dopise podnositelja pritužbe od 4. srpnja i 7. listopada 1997. Argument Komisije o navodnom znanju podnositelja pritužbe o uobičajenim postupcima Komisije stoga nije bio ni zakonit ni uvjerljiv. U tim se okolnostima Komisijino odbijanje tvrdnje podnositelja pritužbe, za koju se čini da se temelji na nejasnim informacijama koje je dostavila Komisija, čini nepoštenim. To je primjer nepravilnosti u postupanju.

2.2 Člankom 3. stavkom 7. Statuta Europskog ombudsmana predviđa se da nakon što je izradio nacrt preporuke i nakon što je primio detaljno mišljenje dotične institucije ili tijela, Europski ombudsman šalje izvješće Europskom parlamentu i dotičnoj instituciji ili tijelu.

2.3 Ombudsman je u svojem godišnjem izvješću za 1998. istaknuo da je mogućnost da predstavi tematsko izvješće Europskom parlamentu neprocjenjiva za njegov rad. Dodao je da se tematska izvješća stoga ne bi trebala predstavljati prečesto, već samo u vezi s važnim pitanjima u kojima je Parlament mogao poduzeti mjere kako bi pomogao Ombudsmanu (4). Godišnje izvješće za 1998. dostavljeno je Europskom parlamentu i on ga je odobrio.

2.4 Ombudsmanica napominje da se ovaj predmet odnosi na dužnosti Europske komisije u vezi sa zahtjevom podnositelja pritužbe za sklapanje ugovora koji se nije ostvario. Nadalje napominje da nije jasno koje bi mjere Europski parlament mogao poduzeti kako bi pomogao Ombudsmanu i podnositelju pritužbe u ovom predmetu. S obzirom na te okolnosti Ombudsman zaključuje da nije primjereno podnijeti tematsko izvješće Europskom parlamentu.

2.5 Ombudsman će stoga poslati presliku ove odluke predsjedniku Komisije i uključiti kratak sažetak u godišnje izvješće za 2004. koje će biti podneseno Europskom parlamentu. Ombudsman stoga zaključuje predmet.

Tvoje iskreno,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) "U mjeri u kojoj je to moguće, Europski ombudsman traži rješenje s dotičnom institucijom ili tijelom kako bi se uklonio slučaj nepravilnosti u postupanju i riješila pritužba".

(2) Vidjeti članak 17. stavak 1. Europskog kodeksa dobrog administrativnog postupanja.

(3) Vidjeti članak 17. stavak 1. Europskog kodeksa dobrog administrativnog postupanja.

(4) Godišnje izvješće za 1998., str. 27.–28.