Strasbourg, 3. prosinca 2003.

Poštovani gđice G. i g. P.,

Dana 24. listopada 2002. podnijeli ste pritužbu Europskom ombudsmanu u ime Interdisciplinarnog centra za komparativna istraživanja u društvenim znanostima (ICCR). Ta pritužba protiv Europske komisije i Revizorskog suda zaprimljena je 7. studenoga 2002. Pritužba se odnosi na nepodmireno završno plaćanje u iznosu od 80 671,61 EUR za ugovor o tematskoj mreži br. 1999-TN.10869 „TRANS-TALK” u okviru Petog okvirnog programa i reviziju koju je proveo Revizorski sud.

Želio bih Vas obavijestiti da je g. Jacob Söderman, s kojim ste prethodno razgovarali u vezi s Vašom pritužbom, otišao u mirovinu i da sam od 1. travnja 2003. njegov nasljednik kao Europski ombudsman.

Ombudsmanica je 31. prosinca 2002. proslijedila pritužbu predsjedniku Europske komisije i predsjedniku Revizorskog suda. Revizorski sud poslao je svoje mišljenje 7. travnja 2003., a ja sam vam ga proslijedio s pozivom na očitovanje koji ste poslali 27. svibnja 2003. Komisija je svoje mišljenje poslala 27. svibnja 2003. i proslijeđeno Vam je s pozivom na očitovanje, koji ste poslali 22. rujna 2003. Tajništvo Europskog ombudsmana obratilo vam se 14. listopada i 5. studenoga 2003. telefonom u vezi s vašim primjedbama.

Pišem vam sada kako bih vas obavijestio o rezultatima istraga koje su napravljene.

COMPLAINT

Europska komisija i Interdisciplinarni centar za komparativna istraživanja u društvenim znanostima (dalje u tekstu „ICCR”) kao jedan od glavnih ugovaratelja, potpisao je ugovor 22. prosinca 1999. Ugovor je nazvan Ugovorom o tematskoj mreži br. 1999-TN.10869 "TRANS-TALK" u sklopu Petog okvirnog programa. Tim je ugovorom obuhvaćeno razdoblje od 18 mjeseci, od siječnja 2000. do kraja lipnja 2001. Ukupni procijenjeni troškovi projekta iznosili su 601 015 EUR, a početni predujam utvrđen je na 180 305 EUR koji će se raspodijeliti na pet glavnih ugovaratelja. ICCR je podnosio troškovnike u redovitim šestomjesečnim intervalima.

ICCR je 31. listopada 2001. obaviješten da će Revizorski sud provesti reviziju projekta. Revizija je provedena od 16. do 18. siječnja 2002. Prema navodima podnositelja pritužbe, revizori su izjavili da će podnijeti svoje izvješće Komisiji do kraja siječnja 2002.

ICCR je Komisiji dostavio konačni troškovnik u kolovozu 2001. Komisija ga je 11. prosinca 2001. odobrila GU TREN. Budući da ICCR nije saslušao Komisiju, koordinator projekta obratio se 26. veljače 2002. financijskom službeniku Komisije e-poštom kako bi se raspitao o statusu završnog plaćanja. Porukom elektroničke pošte od 28. veljače 2002. obaviještena je da se konačna isplata ne može izvršiti prije primitka izvješća Revizorskog suda.

Financijski službenik Komisije je 13. lipnja 2002. elektroničkom poštom proslijedio izvješće revizora sa zahtjevom za pojašnjenja. Izvješće revizora datirano je 15. travnja 2002. ICCR je 14. lipnja 2002. elektroničkom poštom Komisiji dostavio zatražene informacije. ICCR je 8. srpnja 2002. na vlastitu inicijativu financijskom službeniku Komisije poslao potpuno mišljenje o izvješću Revizorskog suda.

U dopisu upućenom Komisiji od 12. srpnja 2002. ICCR je zatražio službeno pojašnjenje u vezi sa statusom konačne isplate ugovora. Komisija je u kolovozu 2002. poslala nedatirani odgovor u kojem je navela da će plaćanje biti obustavljeno s obzirom na članak 3. stavak 2. Priloga II. ugovoru. ICCR je 29. kolovoza 2002. obavijestio Komisiju da ne može prihvatiti članak 3. stavak 2. kao razlog za suspenziju konačnog plaćanja. Podnositelji pritužbe smatraju da Komisija nije odgovorila na taj dopis.

Podnositelji pritužbe podnijeli su 24. listopada 2002. u ime ICCR-a pritužbu Ombudsmanu protiv Europske komisije i Revizorskog suda. Pritužba se odnosi na nepodmireno završno plaćanje u iznosu od 80 671,61 EUR za ugovor o tematskoj mreži br. 1999-TN.10869 „TRANS-TALK” i reviziju koju je proveo Sud.

Kad je riječ o Europskoj komisiji, podnositelji pritužbe iznijeli su sljedeće navode:

1) nedostatak informacija o statusu revizije i završnog plaćanja, i

2) Neplaćanje nepodmirenog završnog plaćanja u iznosu od 80 671,61 EUR.

Podnositelji pritužbe traže namiru konačnog plaćanja s kamatama i službeno stajalište Europske komisije o reviziji koju je proveo Revizorski sud i o postupcima koje primjenjuju obje institucije.

Kad je riječ o Revizorskom sudu, podnositelji pritužbe tvrde da su u izvješću doneseni lažni zaključci i da je u njemu zanemaren doprinos Centra te da je došlo do nepotrebnog kašnjenja u podnošenju izvješća Komisiji.

INQUIRY

Mišljenje Komisije

Komisija je u svojem mišljenju iznijela sljedeće točke:

U kontekstu upravljanja neizravnim djelovanjima u području istraživanja i tehnološkog razvoja u okviru Petog okvirnog programa Revizorski sud proveo je reviziju ugovora o tematskoj mreži br. 1999- TN.10869 „TRANS-TALK” u ICCR-u u Beču. U revizorskom izvješću istaknuta su određena složena i ozbiljna pitanja koja su financijske službe Komisije morale pažljivo razmotriti.

Revizorski sud zaključio je da neki prijavljeni troškovi nisu prihvatljivi i da nemaju popratne dokaze. To je osobito uključivalo: previsoke naknade korisnika za troškovnike; korisnikovo nepoštovanje ugovora u pogledu korištenja proračunskih stopa; Podugovaratelj konzultant prijavio se kao stalni zaposlenik.

Na temelju izvješća Revizorskog suda Komisija je odlučila obustaviti plaćanja korisniku do konačnog ispitivanja dodatnih dokumenata koje je dostavio korisnik.

Komisija je 28. veljače 2002. obavijestila ICCR o stanju u vezi s konačnim plaćanjem i njegovom ispitivanju u kontekstu ove revizije. Tekuće rasprave s ICCR-om započele su u ljeto 2002. U međuvremenu su rasprave između Komisije i Revizorskog suda završene u jesen 2002. Tijekom provođenja tih dodatnih ispitnih postupaka Komisija je u kolovozu 2002. potvrdila ICCR-u da su sva plaćanja obustavljena. Komisija je dopisom od 5. prosinca 2002. zatražila dodatne informacije. Primljen je odgovor ICCR-a od 24. siječnja 2003. i Komisija je obavijestila ICCR da se taj odgovor razmatra s ciljem ranog rješavanja konačnog plaćanja.

Komisija je 13. svibnja 2003. obavijestila ICCR da je završno plaćanje 50 821 EUR. Napravljeno je 03. Komisija smatra da se iznos od 29.799,63 EUR nije mogao uzeti u obzir jer bi to uključivalo prijenos među kategorijama troškova za koje je potrebno prethodno odobrenje.

Primjedbe podnositelja pritužbe na mišljenje Komisije

Podnositelji pritužbe ukratko su iznijeli sljedeće točke:

Ovaj predmet otvara opća pitanja u vezi s kašnjenjima institucija Zajednice u odgovaranju na opetovane zahtjeve za informacijama i duljinom postupka. Podnositelji pritužbe smatraju da načelo transparentnosti zahtijeva rješavanje tih općih pitanja.

Nakon odgovora podnositelja pritužbe Komisiji od 27. svibnja 2003. Komisija je platila preostali iznos od 20 447,79 EUR.

Mišljenje Revizorskog suda

Revizorski sud ukratko je iznio sljedeće točke:

Dokument koji je u središtu ove pritužbe nije izvješće koje je usvojio Revizorski sud, nego sektorsko pismo. Cilj je sektorskog dopisa subjektu revizije, koji je u području unutarnjih politika Komisija, predstaviti preliminarne nalaze dobivene tijekom revizije. Nakon daljnje analize reakcije Komisije na činjenične informacije i povezane primjedbe navedene u sektorskom dopisu, ti nalazi mogu biti temelj za opažanja iznesena u izvješćima Revizorskog suda. U nekim slučajevima može zahtijevati i korektivne mjere Komisije. Budući da su nalazi i očitovanja pripremni u fazi sektorskog dopisa i da u načelu podliježu daljnjim provjerama, oni ostaju povjerljivi između Suda i Komisije.

U ovom je slučaju sektorski dopis br. 740/02 u kojem se navode nalazi revizije koji proizlaze iz revizije ugovora „TRANS-TALK” upućen povjereniku zaduženom za GU za energetiku i industriju, promet (TREN). U skladu s uobičajenom praksom elektronička verzija tog sektorskog dopisa zatim je poslana časniku za vezu u DG TREN-u. Međutim, čini se da je dužnosnik Komisije zatim ICCR-u proslijedio elektronički primjerak povjerljivog sektorskog dopisa.

Kad je riječ o navodima o lažnim zaključcima, revizori Suda slijede revizijske politike i standarde Suda (CAPS) i međunarodno priznate revizijske standarde, kao što su standardi Međunarodne organizacije vrhovnih revizijskih institucija (INTOSAI). Osim toga, postupcima Suda predviđena je opsežna unutarnja kontrola kvalitete prije nego što se revizijski nalazi i opažanja dostave revidiranom subjektu. Ti standardi i postupci primijenjeni su u ovom slučaju.

Kad je riječ o tvrdnji da su informacije koje je dostavio ICCR zanemarene, revizorski tim uzeo je u obzir sve informacije koje su dostavili podnositelji pritužbe u mjeri u kojoj se to smatralo relevantnim za reviziju. Svi nalazi u sektorskom dopisu upućenom Komisiji potkrijepljeni su dostatnim i primjerenim revizijskim dokazima koji se temelje na informacijama prikupljenima i primljenima tijekom i nakon revizije u prostorijama ICCR-a te od Komisije.

Kad je riječ o navodima o neopravdanom kašnjenju, u revizijskom priručniku Suda navodi se da bi sektorski dopis trebalo poslati u roku od dva mjeseca od završetka misije. Međutim, to interno pravilo nije obvezujuće za Sud u pogledu podnositelja pritužbe. Nadalje, činjenica da je sektorski dopis u ovom slučaju poslan s malim kašnjenjem, koje se ni u kojem slučaju ne može smatrati neopravdanim, ni na koji način ne utječe na interese podnositelja pritužbe.

Primjedbe podnositelja pritužbe na mišljenje Revizorskog suda

Podnositelji pritužbe ukratko su iznijeli sljedeće primjedbe:

Prema navodima podnositelja pritužbe, revizor Revizorskog suda rekao je Međunarodnom odboru Crvenog križa da je na Komisiji da odluči hoće li se izvješće (1) proslijediti Međunarodnom odboru Crvenog križa.

Podnositelji pritužbe tvrde da revizori nisu uzeli u obzir stajališta ICCR-a.

Podnositelji pritužbe naglašavaju da ICCR nikada nije tvrdio da je kašnjenje u rješavanju njihovih predmeta bila samo krivnja Revizorskog suda, već kombinirani učinak netransparentnih postupaka Komisije i Revizorskog suda i njihovih sučelja. Podnositelji pritužbe tvrde da su kašnjenja utjecala na interese ICCR-a jer ovaj predmet nije riješen više od godinu dana nakon revizije.

Daljnje istrage

Tajništvo Europskog ombudsmana 14. listopada i 5. studenoga 2003. telefonom je stupilo u kontakt s jednim od podnositelja pritužbe koji su u ime obaju podnositelja pritužbe govorili o primjedbama zaprimljenima 29. rujna 2003. Podnositelji pritužbe potvrdili su da je Komisija platila nepodmireno završno plaćanje. Podnositelji pritužbe prihvatili su Komisijino tumačenje prijenosa između kategorija troškova za koje je potrebno prethodno odobrenje u skladu s člankom 17. stavkom 4. Općih uvjeta (2). Stoga se iznos od oko 9 000 EUR nije mogao uključiti u završno plaćanje. Podnositelji pritužbe obavijestili su tajništvo Ombudsmana da ICCR nije poslao nikakve primjedbe na dopis Komisije od 14. srpnja 2003., u kojem je Komisija ponudila nagodbu i obavijestila da će, ako ne primi primjedbe podnositelja pritužbe u roku od mjesec dana, projekt biti službeno zaključen i da se neće moći tražiti dodatni troškovi. Podnositelji pritužbe potvrdili su da je ICCR, time što nije iznio primjedbe na Komisijinu ponudu za nagodbu, de facto prihvatio da se za suspendirano konačno plaćanje neće platiti kamate. Podnositelj pritužbe bio je zadovoljan nagodbom o konačnom plaćanju.

ODLUKA

1 Uvodna napomena

1.1 U svojim očitovanjima podnositelji pritužbe tvrde da ovaj predmet otvara opća pitanja u vezi s kašnjenjima dviju institucija Zajednice u odgovaranju na ponovljene zahtjeve za informacije i duljinom postupka.

1.2 Ombudsman razumije da su podnositelji pritužbe zabrinuti zbog općeg pitanja postupaka u kojima dvije ili više institucija Zajednice provode istodobne istrage ili postupke koji utječu na rješavanje predmeta. Ombudsmanica smatra da se to opće pitanje ne može učinkovito riješiti u okviru ove istrage. Podnositelji pritužbi imaju mogućnost podnijeti novu pritužbu Europskom ombudsmanu ako to žele.

2 Navodni nedostatak informacija Komisije o statusu revizije i završnog plaćanja

2.1 Podnositelji pritužbe navode nedostatak informacija Komisije o statusu revizije i završnom plaćanju.

2.2 Prema Komisijinu mišljenju, ona je 28. veljače 2002. obavijestila podnositelje pritužbe o stanju u vezi s konačnim plaćanjem i o svojem ispitivanju u okviru ove revizije nakon što su podnositelji pritužbe 26. veljače 2002. poslali poruku elektroničke pošte. Tekuće rasprave s ICCR-om pokrenute su u ljeto 2002. Podnositelji pritužbe zatražili su 12. srpnja 2002. informacije o statusu konačne isplate. U kolovozu 2002. Komisija je potvrdila podnositeljima pritužbe da su sva plaćanja obustavljena zbog revizije koju je proveo Revizorski sud. Podnositelji pritužbe podnijeli su 29. kolovoza 2002. Komisiji zahtjev za ponovno razmatranje svojeg predmeta. Komisija je 5. prosinca 2002. od podnositelja pritužbe zatražila dodatne informacije. Nakon što je primila zatražene dodatne informacije, Komisija je 11. veljače 2003. poslala potvrdu o primitku koja je sadržavala dopis o posjedovanju. Komisija je 13. svibnja 2003. obavijestila podnositelje pritužbe da je pokrenula postupak konačnog plaćanja.

2.3 Ombudsmanica smatra da je Komisija podnositeljima pritužbe pružila informacije o statusu revizije u mjeri u kojoj je revizija utjecala na postupak Komisije za izvršenje preostalog završnog plaćanja. Nadalje, čini se da je Komisija na odgovarajući način obavijestila podnositelje pritužbe o suspenziji konačnog plaćanja. Stoga se čini da ne postoji slučaj nepravilnosti u postupanju Komisije u pogledu te tvrdnje.

3 Navodno neplaćanje nepodmirenog završnog plaćanja s kamatama i zahtjev za nagodbu

3.1 Podnositelji pritužbe tvrdili su da Komisija nije izvršila nepodmireno završno plaćanje u iznosu od 80 671,61 EUR za ugovor o tematskoj mreži br. 1999-TN.10869 "TRANS-TALK" u okviru Petog okvirnog programa.

3.2 Komisija navodi da je završno plaćanje 50 821 eura. 03 je izrađen 13. svibnja 2003. Komisija smatra da se iznos od 29.799,63 EUR nije mogao uzeti u obzir jer bi to uključivalo prijenos među kategorijama troškova, za što je potrebno prethodno odobrenje.

3.3 U očitovanjima podnositelji pritužbe obavještavaju Ombudsmana da je Komisija, nakon njihova odgovora Komisiji od 27. svibnja 2003., platila iznos od 20.447,79 eura.

3.4 Tajništvo Europskog ombudsmana telefonom je kontaktiralo jednog od podnositelja pritužbe koji je u ime obaju podnositelja pritužbe govorio o primjedbama. Podnositelji pritužbe prihvatili su Komisijino tumačenje prijenosa između kategorija troškova za koje je potrebno prethodno odobrenje u skladu s člankom 17. stavkom 4. Općih uvjeta. Stoga se iznos od oko 9 000 EUR nije mogao uključiti u završno plaćanje. Podnositelji pritužbe obavijestili su Ombudsmana da je ICCR, time što Komisiji nije poslao nikakve primjedbe u pogledu ponude za nagodbu, de facto prihvatio da neće biti plaćene kamate na suspendirano završno plaćanje. Podnositelji pritužbe bili su zadovoljni nagodbom.

3.5 Na temelju informacija koje su dostavili Europska komisija i podnositelji pritužbe, Ombudsmanica smatra da je Komisija riješila to pitanje i time zadovoljila pritužbu.

Zahtjev za službeno stajalište Komisije o reviziji i primijenjenim postupcima

4.1 Podnositelji pritužbe tvrde da bi Komisija trebala zauzeti službeno stajalište o reviziji i primijenjenim postupcima.

4.2 Europski ombudsman smatra da je taj aspekt slučaja obuhvaćen nagodbom navedenom u dijelu 3. odluke.

5 Navodi protiv izvješća (3) Revizorskog suda

5.1 Podnositelji pritužbe tvrde da su u izvješću Revizorskog suda doneseni pogrešni zaključci i da su zanemarene informacije koje je dostavio ICCR.

5.2 Revizorski sud tvrdi da je uzeo u obzir sve informacije koje su dostavili podnositelji pritužbe u mjeri koja se smatra relevantnom za reviziju te da su svi nalazi iz sektorskog dopisa potkrijepljeni dostatnim i primjerenim revizijskim dokazima. Revizorski sud također tvrdi da nije donio pogrešne zaključke.

5.3 Ombudsmanica smatra da ne postoje dokazi koji bi upućivali na to da je Revizorski sud zanemario mišljenje podnositelja pritužbe. Osim toga, ništa ne upućuje na to da su zaključci Suda bili pogrešni ili nerazumni. Stoga se čini da ne postoje nepravilnosti u postupanju u vezi s tim aspektima predmeta.

6 Navodno nepotrebno kašnjenje Revizorskog suda

6.1 Podnositelji pritužbe navode neopravdano kašnjenje u podnošenju izvješća Revizorskog suda (4) Komisiji. Prema podnositelju pritužbe, revizijska misija dovršena je 18. siječnja 2002., a revizorsko izvješće datirano je 15. travnja 2002.

6.2 Revizorski sud u svojem mišljenju navodi da je u njegovu Priručniku za reviziju predviđeno da se sektorski dopis šalje u roku od dva mjeseca od završetka misije. Sud priznaje da je sektorski dopis u ovom predmetu poslan s malim kašnjenjem, ali da se kašnjenje nije moglo smatrati prekomjernim.

6.3 Ombudsmanica napominje da je Priručnik Revizorskog suda za reviziju neobjavljeni interni vodič čija svrha nije utvrđivanje prava trećih strana. U tim okolnostima Ombudsman ne smatra da je neznatno kašnjenje koje je priznao Revizorski sud nepravilnost u postupanju.

6.4 Ombudsman stoga ne utvrđuje nepravilnosti u postupanju u vezi s tim aspektom predmeta.

7 Zaključaka

Ombudsmanica ne utvrđuje nepravilnosti u postupanju u vezi s prvim navodima podnositelja pritužbe protiv Europske komisije. Kad je riječ o drugoj tvrdnji podnositelja pritužbe i njihovoj tvrdnji, iz informacija koje su dostavili Europska komisija i podnositelji pritužbe proizlazi da je Komisija riješila to pitanje i time ispunila pritužbu. Nadalje, Ombudsman ne utvrđuje nepravilnosti u postupanju Revizorskog suda. Ombudsman stoga zaključuje predmet.

O toj će odluci biti obaviješteni i predsjednici Europske komisije i Revizorskog suda.

Tvoje iskreno,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Europski ombudsman napominje da podnositelji pritužbe upotrebljavaju izraz „izvješće” koji Revizorski sud naziva sektorskim pismom.

(2) U skladu s člankom 17. stavkom 4. Općih uvjeta glavni ugovaratelji mogu između sebe i među kategorijama troškova prenijeti do 20 % svojeg ukupnog iznosa bez prethodnog odobrenja Europske komisije.

(3) Revizorski sud u svojem je mišljenju istaknuo da je predmetni dokument sektorski dopis.

(4) Revizorski sud u svojem je mišljenju istaknuo da je predmetni dokument sektorski dopis.