Poštovani gospodine E.,

Dana 21. listopada 2000. podnijeli ste pritužbu Europskom ombudsmanu u ime EeC Ab Educationa u vezi s postupanjem Europske komisije s programom Leonardo da Vinci PL/99/1004/I.1.2.b/FPC.

Pritužbu sam 28. studenoga 2000. proslijedio predsjedniku Europske komisije. Komisija je svoje mišljenje poslala 12. ožujka 2001. Proslijedila sam vam ga s pozivom na očitovanje, koji ste poslali 21. travnja 2001. Dana 30. svibnja 2001. od Komisije sam zatražio dodatne informacije. Dana 3. rujna 2001. podnijeli ste još jedan podnesak. Dana 26. rujna 2001. proslijedio sam Vam dodatne informacije Komisije s pozivom na očitovanje, ako to želite. Čini se da od vas nisu primljene nikakve primjedbe.

Pišem vam sada kako bih vas obavijestio o rezultatima istraga koje su napravljene.

COMPLAINT

Podnositelj pritužbe u svojoj pritužbi objašnjava da je EeC Ab Education partner u programu Leonardo da Vinci. Prema navodima podnositelja pritužbe EeC Ab Education nije primio uplatu od 200 000 SEK od svojeg partnera POPON-a u Poljskoj. Eec Ab Education stupio je u kontakt s poljskim partnerom POPON-om i Europskom komisijom. Komisija je objasnila da ima samo ograničene ovlasti za kontrolu djelovanja partnera i da može samo provesti reviziju. Zbog toga Komisija nije provela reviziju predmetnog poljskog partnera, nego Nacionalne jedinice za koordinaciju (NCU) u Varšavi. Podnositelj pritužbe smatra da je reviziju trebalo provesti u okviru poljskog partnera POPON-a.

Podnositelj pritužbe tvrdi da bi Komisija trebala kontrolirati pravilno upravljanje sredstvima programa i nadzirati plaćanje računa koji se duguju društvu Eec Ab Education.

INQUIRY

Komisija je u svojem mišljenju iznijela sljedeće napomene:

Pritužba se odnosi na projekt Leonardo da Vinci PL/99/10004/I.1.2.b/FPC, odabran u okviru prve faze programa Leonardo da Vinci.

Cilj je programa Leonardo da Vinci provedba politike strukovnog osposobljavanja Zajednice kojom se podupiru i dopunjuju nacionalne inicijative i djelovanja u području strukovnog osposobljavanja. Program je otvoren za države članice, zemlje EFTA-e, zemlje srednje i istočne Europe i Cipar. Projekti se mogu prijaviti u okviru niza različitih mjera, grupiranih u četiri potprograma. U svakoj zemlji nacionalna tijela uspostavljaju jednu ili više koordinacijskih struktura kako bi se osigurala provedba programa na nacionalnoj razini, uključujući upravljanje transnacionalnim angažmanima i razmjenama u okviru mobilnosti u okviru tematskog područja I. – takozvane „nacionalne jedinice za koordinaciju” (NCY).

U praktičnom smislu, provedba mobilnosti u okviru tematskog područja I. temelji se na globalnim bespovratnim sredstvima koja Komisija svake godine dodjeljuje svakoj zemlji na temelju „plana operativnog upravljanja”. Stoga se svake godine sklapa ugovor između Komisije i NCU-ova predmetne zemlje. NCU na taj način postaje u potpunosti odgovoran za upravljanje i upravljanje sredstvima za provedbu mjere; to uključuje evaluaciju podnesenih projektnih prijedloga, odabir, ugovaranje i stvarno upravljanje te praćenje projekata (uključujući plaćanja, izvješćivanje itd.).

Projekt Leonardo da Vinci PL/99/10004/I.1.2.b/FPC podnesen je Poljskoj nacionalnoj koordinacijskoj jedinici 1999. i ona ga je odabrala u okviru mobilnosti u okviru potprograma I. Projekt je bio usmjeren na organiziranje radnih angažmana u Švedskoj u trajanju od 30 dana za skupinu poljskih osoba s invaliditetom. Promotor projekta, a ugovaratelj poljskog NCU-a bila je poljska organizacija POPON (Polska Organizacja Proacodawcow Osob Niepelnosprawnych, Poljska organizacija poslodavaca osoba s invaliditetom). Organizacija domaćin u Švedskoj bila je Eec Ab Education. U skladu s postojećim pravilima NCU je sklopio ugovor s organizacijom promotora na temelju modela koji je dostavila Komisija. S druge strane, u skladu s uvjetima ovog ugovora POPON je bio obvezan poduzeti potrebne mjere u pogledu sporazuma koje treba sklopiti s partnerima i organizacijama domaćinima. POPON i Eec Ab Education sklopili su sporazum 17. svibnja 1999.

Odjel Glavne uprave za obrazovanje i kulturu (GU EAC) nadležan za provedbu programa Leonardo da Vinci primio je 4. siječnja 2000. obavijest podnositelja pritužbe u kojoj se žali na poteškoće na koje se naišlo u provedbi projekta.

U obavijesti je objašnjeno da je zbog niza problema i neslaganja do kojih je došlo tijekom provedbe angažmana suradnja između POPON-a i Eec Ab Educationa prekinuta prije dogovorenih ugovornih rokova te da je preuzela druga švedska organizacija, EET-consulting. Problemi koji su doveli do tog prijevremenog prekida uključivali su činjenicu da je POPON poslao u Švedsku osobe čiji se invaliditet i jezične vještine razlikuju od dogovorenih, čime je EeC Ab Educationu onemogućeno provođenje obrazovnog programa kako je prvotno planirano.

Podnositelj pritužbe tvrdi da bi se nakon prekida suradnje postigao sporazum između POPON-a i EeC Ab Educationa o nadoknadi troškova koje je EeC Ab Education imao tijekom angažmana. Podnositelj pritužbe tvrdio je da, unatoč toj činjenici, neki računi nisu vraćeni.

Službe GU-a EAC odmah su neslužbeno stupile u kontakt s podnositeljem pritužbe kako bi dobile dodatne informacije o predmetu. Budući da se predmetni projekt odnosio na potpuno decentraliziranu mjeru, podnositelj pritužbe podsjetio je da potpuni nadzor nad projektom može osigurati samo poljska NCU. Međutim, GU EAC obvezao se da će što je više moguće pratiti to pitanje kako bi se olakšalo pronalaženje rješenja.

Između siječnja i veljače 2000. službe GU-a EAC uspostavile su intenzivne kontakte s poljskom NCU-om. NCU je obavijestio službe GU-a EAC da su bez velikog uspjeha pokušavale djelovati kao posrednici između dviju strana. NCU je objasnio i da POPON nije namjeravao nadoknaditi neke račune jer su se oni navodno odnosili na usluge koje nisu isporučene ili na troškove nastale izvan ugovornog razdoblja te da je POPON bio odlučan braniti njihov predmet i prema potrebi ga uputiti sudu. Poljska nacionalna središnjica također je obavijestila službe GU-a EAC da je odlučila otpustiti zaposlenika jer su prikupljeni dokazi da je osoba surađivala s POPON-om. Međutim, ta je suradnja započela tek nakon što je projekt odabran.

Službeni odgovor podnositelju pritužbe poslan je 3. ožujka 2000. ponavljajući već dostavljena objašnjenja i obavještavajući ga o poduzetim koracima.

Početkom travnja 2000. GU EAC proveo je reviziju poljske nacionalne središnje jedinice: nisu utvrđene nepravilnosti u vezi s upravljanjem sredstvima Zajednice. Osim toga, prostorije POPON-a također su neslužbeno posjećene, ali nije provedena službena revizija projekta.

Službe Glavne uprave EAC primile su 22. srpnja 2000. novu obavijest podnositelja pritužbe u kojoj tvrdi da je njegov spor s društvom POPON još uvijek neriješen i poziva Komisiju da poduzme mjere. U odgovoru od 4. rujna 2000. istaknuto je da zbog decentralizacije predmetne mjere Komisija nije ovlaštena izravno intervenirati u taj spor u vezi s ugovorom. Skrenuta je pozornost na odredbe o rješavanju sporova utvrđene ugovorom.

Službe GU-a EAC ponovno su razmotrile potrebu za revizijom projekta.

Komisija smatra da je učinila ono što je bilo u njezinoj nadležnosti. Između Komisije i nositelja projekta ne postoji ugovorni odnos te ona ni na koji način ne može izravno intervenirati u sporove povezane s provedbom ugovora. Nadzor nad projektom u nadležnosti je poljskog NCU-a. Ako se ne može postići sporazumno rješenje, spor bi trebao riješiti nadležni sud u registriranom sjedištu promotora.

Komisija ima opću odgovornost za kontrolu načina provedbe Programa. To uključuje i mjere praćenja koje su više „povezane sa sadržajem” kako bi se utvrdilo jesu li aktivnosti i postupci koje NCU provodi na nacionalnoj razini u skladu s načelima i kriterijima Leonarda da Vincija te ovlast za kontrolu NCU-a i pojedinačnih projekata kako bi se provjerilo jesu li sredstva Zajednice upotrijebljena u skladu s pravilima. Te su odgovornosti u potpunosti izvršene u predmetu istaknutom u pritužbi. Glavna uprava EAC intervenirala je od početka s poljskom NCU-om kako bi zatražila pojašnjenje i olakšala ulogu NCU-a kao posrednika u sporu između EeC Ab Educationa i POPON-a. Čini se da su objašnjenja i informacije dobivene od poljskog NCU-a dosad bili zadovoljavajući.

Kad je riječ o mogućnosti provedbe revizijskih kontrola, revizijom poljskog NCU-a nisu utvrđene nepravilnosti. Neformalni posjet POPON-u nije pokazao nikakve posebne probleme. Međutim, službe GU-a EAC razmatraju službenu reviziju projekta.

Podnositelj pritužbe naveo je da je shvatio da se spor između poljskog partnera POPON-a i EeC Ab Educationa mora riješiti pred nadležnim sudom. Podnositelj pritužbe shvatio je da Ombudsman ne može intervenirati u sudskom predmetu u Poljskoj. Međutim, podnositelj pritužbe zatražio je da Komisija i GU EAC provedu reviziju poljskog partnera POPON-a.

Nakon pažljivog razmatranja mišljenja Komisije i primjedbi podnositelja pritužbe činilo se da su potrebne dodatne istrage. Ombudsmanica je zatražila dodatno mišljenje Komisije o tome jesu li službe GU-a EAC pokrenule reviziju predmetnog projekta, kako je navedeno u mišljenju Komisije.

U travnju 2001. financijske službe GU-a EAC pristale su pokrenuti ad hoc reviziju projekta. U nedostatku dostatnih unutarnjih resursa reviziju će provesti vanjsko društvo. Postupak odabira i ugovaranja vanjskog poduzeća započeo je u svibnju 2001. godine, a trebao bi biti zaključen tijekom ljeta 2001. godine. Revizija se očekuje u jesen 2001.

Cilj je revizije provjeriti jesu li se sredstva Zajednice koristila u projektu u skladu s primjenjivim pravilima. U skladu s opisom poslova, revizija će uključivati provjeru troškova prihvatljivosti, posebno u vezi s troškovima partnera i provjeru njihove usklađenosti s odredbama relevantnih sporazuma. Rad će uključivati reviziju poljskog projekta PL/99/10004/I.1.2.b/FPCat u prostorijama promotora u Poljskoj (POPON), a po potrebi i posjet prostorijama partnera u Švedskoj (EeC Ab Education).

Čini se da podnositelj pritužbe nije poslao svoja dodatna očitovanja.

ODLUKA

1.1 Prema navodima podnositelja pritužbe EeC Ab Education nije primio uplatu od 200 000 SEK od svojeg partnera POPON-a u Poljskoj. Eec Ab Education stupio je u kontakt s poljskim partnerom POPON-om i Europskom komisijom. Podnositelj pritužbe tvrdi da bi Komisija trebala kontrolirati pravilno upravljanje sredstvima programa i nadzirati plaćanje računa koji se duguju društvu Eec Ab Education. Podnositelj pritužbe smatra da je reviziju trebalo provesti u okviru poljskog partnera POPON-a.

1.2 Komisija je u svojem mišljenju navela da ima opću odgovornost nadzirati način provedbe Programa. To uključuje i mjere praćenja koje su više „povezane sa sadržajem” kako bi se utvrdilo jesu li aktivnosti i postupci koje NCU provodi na nacionalnoj razini u skladu s načelima i kriterijima Leonarda da Vincija te ovlast za kontrolu NCU-a i pojedinačnih projekata kako bi se provjerilo jesu li sredstva Zajednice upotrijebljena u skladu s pravilima. Komisija smatra da su te odgovornosti u potpunosti izvršene u predmetu istaknutom u pritužbi. Glavna uprava EAC intervenirala je od početka s poljskom NCU-om kako bi zatražila pojašnjenje i olakšala ulogu NCU-a kao posrednika u sporu između EeC Ab Educationa i POPON-a. Čini se da su objašnjenja i informacije dobivene od poljskog NCU-a dosad bili zadovoljavajući. Kad je riječ o mogućnosti provedbe revizijskih kontrola, revizijom poljskog NCU-a nisu utvrđene nepravilnosti. Neformalni posjet POPON-u nije pokazao nikakve posebne probleme. Međutim, službe GU-a EAC razmatraju službenu reviziju projekta.

1.3 Podnositelj pritužbe u svojim je očitovanjima naveo da razumije da spor između poljskog partnera POPON-a i EeC Ab Educationa treba riješiti pred nadležnim sudom. Međutim, podnositelj pritužbe zatražio je da GU EAC Komisije nastavi s revizijom poljskog partnera POPON-a.

1.4 Ombudsmanica je od Komisije zatražila dodatne informacije o tome jesu li službe Glavne uprave EAC pokrenule reviziju predmetnog projekta, kako je navedeno u mišljenju Komisije.

1.5 Komisija je u svojem dopunskom mišljenju navela da su u travnju 2001. financijske službe GU-a EAC pristale pokrenuti ad hoc reviziju projekta. Cilj je revizije provjeriti jesu li se sredstva Zajednice koristila u projektu u skladu s primjenjivim pravilima. Revizija se očekuje u jesen 2001. U skladu s opisom poslova, revizija će uključivati provjeru troškova prihvatljivosti, posebno u vezi s troškovima partnera i provjeru njihove usklađenosti s odredbama relevantnih sporazuma. Rad će uključivati reviziju poljskog projekta PL/99/10004/I.1.2.b/FPCat u prostorijama promotora u Poljskoj (POPON), a po potrebi i posjet prostorijama partnera u Švedskoj (EeC Ab Education).

1.6 Na temelju istraga Ombudsmana čini se da je Komisija izvršila svoje odgovornosti i provela reviziju u Nacionalnoj koordinacijskoj jedinici (NCU) u Varšavi. Komisija je stoga djelovala u granicama svojih pravnih ovlasti i čini se da nije bilo nepravilnosti u postupanju.

Na temelju istraga Europskog ombudsmana u vezi s tom pritužbom čini se da nije bilo nepravilnosti u postupanju Europske komisije. Ombudsman stoga zaključuje predmet.

Tvoje iskreno,

Jacob SÖDERMAN