Poštovani gospodine R.,

Dana 3. kolovoza 2000. podnijeli ste pritužbu Europskom ombudsmanu zajedno s profesorima Comellom Carnicé i Costom Lejom iz Centra za transfere (CTT) Sveučilišta u Léridi (Španjolska) protiv Europske komisije. Pritužba se odnosila na financijski gubitak koji ste pretrpjeli zbog navodnog nedostatka dužne pažnje Komisije pri plaćanju projekta koji je proveo CTT (projekt LIFE97/ENV/E/260) i koji se financira iz programa LIFE Europske komisije.

Pritužbu sam 30. kolovoza 2000. proslijedio predsjedniku Europske komisije. Mišljenje Komisije zaprimio sam 11. prosinca 2000., koje sam Vam proslijedio s pozivom na očitovanje. Poslali ste mi dodatne informacije 4. listopada 2000. Dana 25. siječnja i 12. veljače 2001. poslali ste mi svoja zapažanja. Dana 14. ožujka 2001. pisao sam predsjedniku Europske komisije kako bih zatražio dodatne informacije. Komisija je 27. travnja 2001. poslala svoje drugo mišljenje, koje sam Vam proslijedila. Vaše primjedbe na drugo mišljenje Komisije zaprimio sam 3. rujna 2001.

Pišem vam sada kako bih vas obavijestio o rezultatima istraga koje su napravljene.

COMPLAINT

Podnositelji pritužbe, u ime CTT-a, zatražili su financijsku pomoć iz programa LIFE Europske komisije za razvoj projekta koji uključuje rast ljekovitog bilja u ruralnim područjima u blizini Pireneja. Komisija je pristala financirati najviše 132 479 € ukupnih troškova projekta [Odluka Komisije od 17. srpnja 1997. (projekt LIFE 97-ENV/E/000260)].

Prvo plaćanje 40 % doprinosa EZ-a izvršeno je u studenome 1997. U skladu s odredbama Priloga 2. (Administrativni, tehnički i financijski uvjeti) Odluci Komisije, podnositelji pritužbe podnijeli su 25. rujna 1998. srednjoročno izvješće sa zahtjevom za međuplaćanje u iznosu od 40 % doprinosa Zajednice (52 991 €).

Iako je Ured za tehničku pomoć zadužen za program LIFE u Španjolskoj (Proymasa) obavijestio podnositelje pritužbe da će druga isplata biti izvršena krajem ožujka 1999., na taj datum nije izvršen nikakav prijenos. Podnositelji pritužbe obratili su se nadležnim službama Komisije u svibnju 1999. i neslužbeno im je rečeno da je plaćanje već izvršeno. U telefaksu od 17. svibnja 1999. iste su službe obavijestile podnositelje pritužbe da je plaćanje još uvijek u tijeku zbog „evaluacije projekata Life iz 1999. koja je započela u siječnju”, iako bi se trebala izvršiti u roku od nekoliko tjedana.

U trenutku dovršetka projekta u srpnju 1999. nije primljen nikakav prijenos za međuplaćanje. Podnositelji pritužbe 1. srpnja 1999. pisali su g. Currieu, glavnom direktoru GU-a ENV, kao i gđi Adinolfi, direktorici zaduženoj za program LIFE. Na nijedan od tih dopisa nije primljen odgovor.

Nadležne službe Komisije obavile su 9. srpnja 1999. tehnički pregled projekta koji je, prema navodima podnositelja pritužbe, zaključen na zadovoljavajući način, kako su izvijestili lokalni mediji.

Budući da nisu primili odgovor na svoje zahtjeve, podnositelji pritužbe obratili su se povjereniku za okoliš Margotu Wallströmu dopisom od 19. listopada 1999. Objasnili su joj da je, nakon što su prije više od godinu dana podnijeli zahtjev za međuplaćanje, jedini odgovor koji su primili bila ravnodušnost, verbalna zlouporaba i prijetnje Komisije. Odgovor člana njezina kabineta od 25. siječnja 2000. uvjerio je podnositelje pritužbi da će GU ENV uskoro poduzeti potrebne mjere.

CTT je podnio konačni projekt 28. listopada 1999. godine. Komisija je odgovorila dopisom od 2. prosinca 1999. u kojem je zatražila širok raspon informacija i dokumenata o provedbi projekta kako bi se mogla provjeriti usklađenost s financijskim i administrativnim odredbama ugovora. Podnositelji pritužbe proslijedili su tražene informacije 22. ožujka 2000.

Budući da Komisija nije dostavila nikakvu dodatnu obavijest, podnositelji pritužbe podnijeli su 3. kolovoza 2000. pritužbu Europskom ombudsmanu. U svojoj pritužbi tvrdili su da Komisija nije,

1) postupili u skladu s uvjetima ugovora,

2) pravodobno isplaćene iznose koji odgovaraju međuplaćanjima i završnim plaćanjima

za projekt;

3) odgovorio na zahtjeve za informacije podnositelja pritužbe,

4) osigurao odgovarajuće ponašanje svojih službi prema podnositeljima pritužbi.

INQUIRY

Mišljenje Komisije

Komisija je u svojem mišljenju objasnila da je korisnik krajem rujna 1998. poslao privremeno izvješće i zahtjev za plaćanje. Službe Komisije analizirale su izvješće s popratnom dokumentacijom i zaključile da su informacije nepotpune. Od korisnika je zatim zatraženo da dostavi potvrdu koja nedostaje kao uvjet za drugo plaćanje. Službe Komisije zaprimile su tu potvrdu pet mjeseci kasnije. U međuvremenu su se ljudski resursi odgovorni za upravljanje programom uključili u evaluaciju projekata u okviru programa LIFE podnesenih 1999. Komisija je istaknula da je korisnik bio u potpunosti svjestan te radne situacije i putem službi Komisije i putem tehničke pomoći za program LIFE u Španjolskoj (PROYMASA).

Dana 14. srpnja 1999. nadležne službe Komisije, zajedno sa skupinom za tehničku pomoć, pregledale su projekt. Nakon posjeta radi praćenja službe Komisije utvrdile su mogući rizik od dvostrukog financiranja te je stoga odluka o privremenom izvješću obustavljena.

Korisnik je podnio završno izvješće u studenom 1999. godine, kao i zahtjev za završna i međuplaćanja. Komisija je 2. prosinca 1999. zatražila dodatne informacije kako bi provjerila neke aspekte projekta. Zatražena dokumentacija poslana je Komisiji 22. ožujka 2000., odnosno četiri mjeseca od datuma zahtjeva.

Komisija je prepoznala da je u ovom slučaju došlo do kašnjenja zbog postupka evaluacije programa LIFE iz 1999., kao i dugog vremena reakcije koje je korisniku bilo potrebno da odgovori na zahtjeve Komisije. Institucija je navela da njezine službe rade na pojednostavnjenju svojih postupaka kako bi poboljšale obradu predmeta te da bi se poboljšanja trebala očekivati nakon predloženih financijskih reformi („Smjernice o rokovima plaćanja Komisije”).

Komisija je zaključila ističući sljedeće:

1) Odgovornost za kašnjenje međuplaćanja i završnih plaćanja dijelila je i Komisija i korisnik.

2) Komisija je na sve zahtjeve koje su poslali podnositelji pritužbe pravilno odgovorila službenim dopisima, telefonskim pozivima ili osobnim razmjenama.

3) Završna isplata za projekt izvršena je 19. rujna 2000.

Dodatne informacije od podnositelja pritužbe

4. listopada 2000. podnositelji pritužbe pisali su Ombudsmanu objašnjavajući da su 21. rujna 2000. od Komisije primili iznos od 79 487 € koji odgovara međuplaćanjima i završnim plaćanjima (60 % doprinosa EZ-a projektu). Budući da taj iznos nije uključivao kamate na zakašnjelo plaćanje međuplaćanja, podnositelji pritužbe službeno su zatražili plaćanje tih kamata 3. listopada 2000.

Primjedbe podnositelja pritužbe

Podnositelji pritužbe poslali su 25. siječnja i 12. veljače 2001. svoja očitovanja na mišljenje Komisije. U svojem prvom dopisu podnositelji pritužbe izrazili su neslaganje s obrazloženjem institucije. Zatražili su od Komisije da i. plati kamate za zakašnjela plaćanja međuplaćanja i završnih obroka jer se samo njihove usluge trebaju smatrati odgovornima za kašnjenja; i ii. službeno se ispričava zbog nepravilnog ponašanja njezinih službi jer institucija nije mogla dostaviti nikakve dokaze kojima bi se mogla dovesti u pitanje pažnja podnositelja pritužbe.

Podnositelji pritužbe detaljno su objasnili svoje prethodne navode u drugom dopisu, koji uključuje niz popratnih materijala. Navele su da Komisija nikada nije podnijela nikakav službeni prigovor na njihov zahtjev za međuplaćanje od 25. rujna 1998. Svjesni su potrebe za dodatnim dokumentima tek nakon telefonskog razgovora s nadležnim službama Komisije početkom 1999. Podnositelji pritužbe 3. veljače 1999. proslijedili su traženu potvrdu koja je, kako su naglasili, već bila uključena u njihov izvorni podnesak.

Kad je riječ o zabrinutosti Komisije zbog mogućeg dvostrukog izvora financiranja nakon inspekcije projekta, podnositelji pritužbe izrazili su iznenađenje zbog toga što nadležne službe nisu dostavile nikakve dokaze u prilog tim nalazima, o čemu nisu bile obaviještene. Na temelju tih razmatranja smatrali su da je samo Komisija odgovorna za kašnjenje njihovih plaćanja.

Podnositelji pritužbe u svoja su očitovanja uključili dopis službi Komisije od 31. siječnja 2001. u kojem je institucija pristala platiti kamate, ali samo one koje se odnose na završno plaćanje. Budući da je to posljednje plaćanje odobreno 19. lipnja 2000., ali je izvršeno tek 19. rujna 2000., Komisija je smatrala da se kamate trebaju platiti samo na temelju kašnjenja od 47 dana (623 EUR). U dopisu od 12. veljače 2001. podnositelji pritužbe osporavali su obrazloženje Komisije i tvrdili da bi institucija trebala platiti i kamate koje odgovaraju kašnjenju od 371 dana koje odgovara međuplaćanju (3 280 EUR).

OSTALI MJERILA

Ombudsmanica smatra da su podnositelji pritužbe u svojim primjedbama iznijeli dva dodatna zahtjeva: (i) povrat svih kamata za kašnjenje u međuplaćanjima i završnim plaćanjima; ii. ispriku Komisije zbog nepravilnog ponašanja njezinih službi. Budući da su ta pitanja bila usko povezana s navodima iz izvorne pritužbe, Ombudsman je 14. ožujka 2001. pisao Komisiji tražeći dodatne informacije o zahtjevima podnositelja pritužbe.

Drugo mišljenje Komisije

U svojem drugom mišljenju Komisija je najprije opravdala kašnjenja u međuplaćanju zbog toga što podnositelj pritužbe nije uključio potvrdu u priložene dokumente, velikog radnog opterećenja povezanog s evaluacijom projekata Life iz 1999. i potrebe za provjerom mogućeg dvostrukog financiranja projekta.

Komisija je ustrajala na činjenici da zahtjev za međuplaćanje koji su poslali podnositelji pritužbe nije sadržavao potvrdu. Taj je dokument proslijeđen tek nekoliko mjeseci kasnije, 4. ožujka 1999. Naglasio je da su službe Komisije od korisnika zatražile da dostavi potvrdu koja nedostaje i telefonom i e-poštom. Ured za tehničku pomoć u okviru programa LIFE u Španjolskoj također je nekoliko puta telefonski zatražio potvrdu.

Komisija je istaknula i da je nakon inspekcije koju su njezine službe provele u srpnju 1999. utvrđen mogući rizik od dvostrukog financiranja korisnika. Taj rizik proizlazi iz činjenice da je projekt zajednički razvijen s javnom organizacijom „Centro Tecnológico Forestal de Catalunya”, koja se financirala i sredstvima Europske komisije (FEOGA). Stoga su službe Komisije započele unutarnju provjeru. U skladu s člankom 10. stavkom 2. Uredbe o životu korisniku nisu prenesene nikakve informacije jer je za postupak bio potreban određeni stupanj diskrecije.

Još nisu doneseni konačni zaključci jer je za tu provjeru potrebno mnogo vremena. Službe Komisije navele su i da su s obzirom na to da su znale koliko je vremena potrebno za provedbu tog postupka, odlučile izvršiti međuplaćanja i završna plaćanja kako bi se izbjeglo nanošenje poteškoća korisniku. Čim rezultati provjere budu spremni, Komisija bi trebala moći razmotriti hoće li primijeniti odredbe predviđene člankom 11. Uredbe (smanjenje, povrat ili suspenzija financijske pomoći od strane Komisije).

Komisija je objasnila da je već platila zatezne kamate u iznosu od 623,33 € na temelju ukupnih rashoda projekta (uključujući privremeni zahtjev). Kao odgovor na zahtjev podnositelja pritužbe za kamate u vezi s kašnjenjima u međuplaćanju Komisija je podnijela prijedlog za dodatno plaćanje u iznosu od 1 144 EUR. Nakon što se diskontiraju već plaćene kamate, taj bi iznos odgovarao kašnjenju od 197 dana od datuma na koji je Komisija zaprimila sve dokumente koji se odnose na privremeno izvješće (4. ožujka 1999.) do datuma plaćanja (19. rujna 2000.).

Kad je riječ o zahtjevu podnositelja pritužbe za ispriku, Komisija je inzistirala na ispravnosti svojih postupaka. Naglasila je da je stav njezinih službi prema podnositeljima pritužbi bio primjeren jer je objasnila svoje postupke. Budući da je institucija smatrala da su njezine službe dostavile potpune dokaze o situaciji, zaključila je da tvrdnje podnositelja pritužbe nisu opravdane. Međutim, Komisija je u tom kontekstu dodala da podnositelji pritužbe možda nisu poštovali neke odredbe Uredbe o životnom osiguranju te da bi stoga institucija mogla primijeniti članak 11. Uredbe (smanjenje, povrat ili suspenzija financijske pomoći od strane Komisije).

Primjedbe podnositelja pritužbe na drugo mišljenje Komisije

Podnositelji pritužbe osporavali su argumente koje je iznijela Komisija i ponovili neke od navoda iz pritužbe.

Ustrajali su na tome da je potvrda na koju se Komisija poziva kako bi djelomično opravdala njezino kašnjenje zapravo bila uključena u njihov prvotni zahtjev. Priložili su presliku pisma LISU-a („Sveučilišta Logística Serveis”), neovisne tvrtke koju je zaposlilo Sveučilište u Lleidi, koje je potvrdilo tu tvrdnju. Nadalje, objasnili su da ih Komisija nikada nije službeno obavijestila o potrebi za bilo kakvom potvrdom koja nedostaje. U siječnju 1999. institucija je samo telefonski obavijestila LISU o situaciji. Podnositelji pritužbe poslali su potvrdu telefaksom 3. veljače 1999. te su je istog dana poslali žurnom poštom.

Kad je riječ o riziku od dvostrukog financiranja, podnositelji pritužbe istaknuli su da su to pitanje već istaknule službe Komisije (pismo g. Rouama, načelnika odjela DG ENV.B.4 od 2. prosinca 1999.). Objasnili su da su sva potrebna objašnjenja i potrebni dokumenti već poslani kao odgovor 22. ožujka 2000.

Podnositelji pritužbe zaključili su isticanjem da interesi koje je predložila Komisija nisu izračunani na temelju odgovarajućih datuma. Međutim, naveli su da moraju prihvatiti ponudu Komisije zbog prekomjernog trajanja tog postupka.

ODLUKA

1. Usklađenost s ugovorom: kašnjenja i kamate koji odgovaraju međuplaćanju

1.1 Podnositelji pritužbe tvrde da Komisija nije poštovala uvjete ugovora jer međuplaćanja i završna plaćanja za projekt nisu izvršena na vrijeme. Stoga zahtijevaju plaćanje kamata za to kašnjenje.

1.2 Komisija je objasnila da je već platila zatezne kamate u iznosu od 623,33 € na temelju ukupnih rashoda projekta. Kao odgovor na zahtjev podnositelja pritužbe za kamate na međuplaćanje Komisija je pristala izvršiti dodatno plaćanje u iznosu od 1 144 EUR. Nakon što se diskontiraju već plaćene kamate, taj bi iznos odgovarao kašnjenju od 197 dana.

1.3 Ombudsmanica napominje da su podnositelji pritužbe prihvatili prijedlog Komisije za plaćanje dodatnih kamata. Ombudsmanica stoga zaključuje da je Komisija poduzela korake kako bi zadovoljila podnositelje pritužbi u pogledu tog aspekta predmeta.

2. Zahtjev Komisije za službenu ispriku

2.1 Podnositelji pritužbe tvrde da Komisija nije odgovorila na sve njihove zahtjeve za informacije (pisma službama Komisije od 1. srpnja 1999.) te su se žalili na ponašanje njezinih službi. Istaknuli su da su službe Komisije dovele u pitanje njihovu dužnu pažnju, a da pritom nisu iznijele dokaze kojima bi potkrijepile te tvrdnje. Podnositelji pritužbe stoga su od Komisije zatražili službenu ispriku.

2.2 Komisija se nije službeno ispričala podnositeljima pritužbe te je inzistirala na ispravnosti svojih postupaka. Naglasilo je da je stav njegovih službi prema podnositeljima pritužbi uvijek bio primjeren tako što je objasnilo svoje postupke i pružilo potpune dokaze o situaciji.

Institucija je prepoznala da je došlo do kašnjenja u provedbi tog projekta, ali je predložila da podnositelji pritužbe snose i određeni stupanj odgovornosti. Navela je i mogućnost nepravilnog dvostrukog financiranja podnositelja pritužbe, što bi moglo dovesti do primjene članka 11. Uredbe o životu na projekt (smanjenje, povrat ili suspenzija financijske pomoći od strane Komisije).

2.3 Ombudsmanica napominje da nije odgovoreno na neke od dopisa koje su podnositelji pritužbe uputili Komisiji kako bi provjerili fazu njihova zahtjeva za međuplaćanje, odnosno na njihove dopise od 1. srpnja 1999. upućene g. Currieju, glavnom direktoru GU-a ENV, kao i gđi Adinolfi, direktorici zaduženoj za program LIFE. Komisija tu točku uopće nije spomenula ni u jednom od svojih odgovora niti joj se ispričala.

Dobro je administrativno ponašanje odgovoriti na dopise građana u roku, kako je navedeno u točki 4. Kodeksa dobrog administrativnog postupanja Komisije. U ovom slučaju Komisija nije u pisanom obliku odgovorila na dopise o pritužbama od 1. srpnja 1999. upućene g. Currieju, glavnom direktoru GU-a ENV, i gđi Adinolfi, direktorici zaduženoj za program LIFE. Ombudsmanica će stoga Komisiji uputiti kritičku primjedbu u vezi s tim aspektom predmeta.

2.4 Kad je riječ o postupanju s projektom i informacijama koje se pružaju podnositeljima pritužbe, važno je najprije podsjetiti na relevantna pravna pravila.

Pravna je osnova i Odluka Komisije od 17. srpnja 1997. kojom su dodijeljena sredstva programa LIFE za projekt CTT. U Prilogu II. Odluci utvrđeni su primjenjivi administrativni, tehnički i financijski uvjeti. U točki 3.4. Priloga II. opisan je postupak koji treba slijediti za plaćanja:

„Plaćanja će se izvršiti u roku od 60 dana od datuma primitka zahtjeva [ ]. Međutim, Komisija, nakon što je prethodno obavijestila korisnika, može odgoditi plaćanje ako ima neki prigovor u pogledu aktivnosti povezanih s tim zahtjevom za plaćanje [ ] U tim slučajevima korisnik neće imati pravo na kamate ili odštetu Komisije.”

2.5 Iz dokaza podnesenih tijekom istrage Ombudsmanica primjećuje da se čini da Komisija nije poštovala zahtjeve navedene u gore navedenim odredbama:

(i) u pogledu neuvrštavanja potvrde u zahtjev podnositelja pritužbe za međuplaćanje od 15. rujna 1998., Komisija nije mogla dostaviti nikakve dokaze koji bi mogli pokazati da je podnositeljima pritužbe uputila službenu opomenu o svojim prigovorima;

ii. kad je riječ o potrebi za provjerom mogućeg dvostrukog financiranja projekta, Komisija je priznala da podnositeljima pritužbe nikad nisu dostavljene nikakve informacije, čime su prekršene obveze utvrđene u točki 3.4. Priloga II. Odluci. Svoje je postupke opravdala time da je za taj postupak potreban određeni stupanj diskrecije, kako je utvrđeno u članku 10. stavku 2. Uredbe o životu (1). Međutim, ta se odredba primjenjuje samo na provjere na licu mjesta, a ne na opće istrage kao što je potreba za provjerom mogućeg dvostrukog financiranja.

2.6 Budući da nije poštovala mjerodavna pravila, Komisija nije postupala s dužnom pažnjom. U skladu s tim, bilo bi dobro da se uprava ispriča. Ombudsmanica će stoga Komisiji uputiti kritičku primjedbu u vezi s tim aspektom predmeta.

3. Zaključak

Na temelju istraga Europskog ombudsmana u vezi s ovom pritužbom, čini se da je potrebno iznijeti sljedeće kritične napomene:

Dobro je administrativno ponašanje odgovoriti na dopise građana u roku, kako je navedeno u točki 4. Kodeksa dobrog administrativnog postupanja Komisije. U ovom slučaju Komisija nije u pisanom obliku odgovorila na dopise o pritužbama od 1. srpnja 1999. upućene g. Currieju, glavnom direktoru GU-a ENV, i gđi Adinolfi, direktorici zaduženoj za program LIFE.

Iz dokaza podnesenih tijekom istrage ombudsmanica napominje da se čini da Komisija nije poštovala zahtjeve utvrđene u Odluci Komisije od 17. srpnja 1997. (točka 3.4. njezina Priloga II.). Budući da se nije pridržavala tih pravila, Komisija nije postupala s dužnom pažnjom. U skladu s tim, bilo bi dobro da se uprava ispriča.

S obzirom na to da se ti aspekti predmeta odnose na postupke povezane s određenim događajima u prošlosti, nije primjereno postići prijateljsko rješenje tog pitanja. Ombudsman stoga zaključuje predmet.

O toj će odluci biti obaviješten i predsjednik Europske komisije.

Tvoje iskreno,

 

Jacob SÖDERMAN

---

(1) Članak 10. stavak 2. Uredbe Vijeća (EZ) br. 1404/96 od 15. srpnja 1996. o izmjeni Uredbe (EEZ) br. 1973/92 o uspostavljanju financijskog instrumenta za okoliš (život) [SL L 181, 20.7.1996., str. 1.]: „Komisija obavješćuje korisnika o provjeri na licu mjesta, osim ako postoje opravdani razlozi za sumnju na prijevaru i/ili nepravilnu uporabu”.