Okolnosti pritužbe

1. Podnositelj pritužbe, rezident Ujedinjene Kraljevine, sudjelovao je u otvorenom natječaju EPSO/AD/207/11 za administratore u području „Revizija”. Svoj je zahtjev potvrdio 13. travnja 2011. Sljedeći korak u ovom natječaju bio je rezervirati datum i mjesto za računalni test ("CBT"). Najprije valja istaknuti da se Ujedinjena Kraljevina nalazi u zoni Greenwich mean time (GMT), dok se Bruxelles, u kojem EPSO ima sjedište, nalazi u srednjoeuropskoj vremenskoj zoni (CET). CET je jedan sat ispred GMT-a.

2. Podnositelj pritužbe putem svojeg EPSO računa primio je sljedeće novosti: "Možete rezervirati svoj CBT test od 20/04/2011 do 26/04/2011 12:00. Za dodatne informacije o ovim računalnim testovima pažljivo pročitajte priloženu komunikaciju. ... Ako propustite rok za prijavu, smatrat će se da je vaša prijava povučena i da će vaše sudjelovanje u ovom natječaju/odabiru završiti. Tijekom natječajnog postupka ili postupka odabira dužni ste barem dvaput tjedno pregledati svoj EPSO račun kako biste provjerili informacije relevantne za vašu prijavu.”

3. Dana 26. travnja 2011. u 11:25 GMT podnositelj pritužbe prijavio se na svoj račun i pokušao rezervirati CBT. U obavijesti na EPSO računu naveo je da to više nije moguće.

4. Istog je dana podnositelj pritužbe pisao EPSO-u tražeći odobrenje za rezervaciju svojeg CBT-a. Objasnio je da se razdoblje rezervacije podudara s pauzom za Uskrs u uredu za koji je radio i da je ured zatvoren od 21. do 26. travnja 2011. Podnositelj pritužbe naglasio je da u informacijama koje je primio o razdoblju knjiženja nije navedena vremenska zona. Prema njegovu mišljenju, prema kandidatima iz zone GMT postupalo se nejednako. Naposljetku, istaknuo je da je kandidatima koji sudjeluju u svim drugim natječajima koje organizira EPSO poslan podsjetnik, ali ne i onima koji sudjeluju u natječaju EPSO/AD/207/11.

5. EPSO je odgovorio 3. svibnja 2011. Istaknuo je da je ubrzo nakon potvrđivanja obavijest na zaslonu upozorila podnositelja pritužbe na činjenicu da će veza koja će mu omogućiti rezervaciju CBT-a biti dodana na njegov račun u roku od 48 sati i da bi trebao brzo odgovoriti na tu vezu jer je razdoblje rezervacije vremenski ograničeno. Povijest prijave pokazala je da je podnositelj pritužbe pročitao dopis kojim ga je obavijestio o razdoblju knjiženja 26. travnja 2011. u 12:28 po srednjoeuropskom vremenu, odnosno nakon završetka razdoblja knjiženja. Prije tog datuma pristupio je svojem računu tek 14. travnja 2011., iako EPSO-ov Vodič za natječaje [1] upućuje kandidate da provjeravaju svoje račune najmanje dvaput tjedno. EPSO je nadalje naveo da je u dopisu kojim se podnositelja pritužbe obavješćuje o razdoblju rezervacije navedeno da je rok za rezervaciju 12 sati po srednjoeuropskom vremenu. Stoga je EPSO odbio zahtjev podnositelja pritužbe da mu se dopusti rezervacija CBT-a.

6. Podnositelj pritužbe obratio se 18. svibnja 2011. Europskom ombudsmanu.

Predmet istrage

7. Ombudsmanica je pokrenula istragu o sljedećim tvrdnjama i tvrdnjama:

Tvrdnja:

EPSO je pogrešno isključio podnositelja pritužbe iz natječaja EPSO/AD/207/11. U prilog svojoj tvrdnji podnositelj pritužbe istaknuo je sljedeće: (i) CBT se morao knjižiti tijekom uskršnje stanke (21. – 25. travnja), a razdoblje za to bilo je vrlo kratko; ii. nije mu poslan podsjetnik i iii. EPSO nije naveo da je primjenjiva vremenska zona za rok za rezervaciju bila SEV [2].

Zahtjev:

EPSO bi trebao navesti koja se vremenska zona primjenjuje u roku za rezervaciju CBT-a i omogućiti podnositelju pritužbe da rezervira CBT.

Istraga

8. Ombudsmanica je 28. lipnja 2011. pokrenula istragu i zatražila od EPSO-a mišljenje o pritužbi. Ombudsmanica je od EPSO-a zatražila i da dostavi dokaze o tome da je u dopisu kojim se podnositelja pritužbe obavješćuje o razdoblju knjiženja kao primjenjiva vremenska zona naveden CET.

9. EPSO je 14. rujna 2011. dostavio svoje mišljenje koje je proslijeđeno podnositelju pritužbe s pozivom na podnošenje očitovanja.

10. Podnositelj pritužbe nije dostavio primjedbe do relevantnog roka.

11. Službe Ombudsmana neuspješno su 14. prosinca 2011. pokušale stupiti u kontakt s podnositeljem pritužbe. Ostavili su poruku na njegovom uređaju za odgovaranje, pitajući se je li još uvijek namjeravao podnijeti očitovanja i nastaviti svoj slučaj. Međutim, podnositelj pritužbe nije reagirao na tu komunikaciju.

Analiza i zaključci Europskog ombudsmana

A. Navodno netočno isključenje podnositelja pritužbe iz relevantnog tržišnog natjecanja i povezane tvrdnje

Argumenti izneseni Europskom ombudsmanu

12. Podnositelj pritužbe tvrdio je da ga je EPSO pogrešno isključio iz natječaja. U prilog svojoj tvrdnji tvrdio je i. da je CBT trebao biti knjižen tijekom uskršnje stanke (21. – 25. travnja) i da je razdoblje za to bilo vrlo kratko; ii. nije mu poslan podsjetnik i iii. EPSO nije naveo da je primjenjiva vremenska zona za rezervaciju bila SEV. Tvrdio je da bi EPSO trebao navesti koja se vremenska zona primjenjuje na rok za rezervaciju CBT-a i omogućiti mu rezervaciju CBT-a.

13. EPSO je u svojem mišljenju naglasio da je nakon istrage na vlastitu inicijativu Europskog ombudsmana OI/9/2010/RT promijenio pristup natječajima i uveo „novi postupak”. Čim kandidati potvrde svoju prijavu, EPSO im šalje e-poruku u kojoj ih obavješćuje o razdoblju rezervacije. Kandidat koji vrlo rano potvrdi valjanost može stoga biti jedan od prvih koji rezervira datum testiranja. Stoga se rokovi razlikuju ovisno o datumu potvrđivanja. Iako su neki kandidati možda već sjedili na CBT-u, drugi kandidati možda su još uvijek u fazi registracije. U svakom slučaju, svaki kandidat ima točno isto vrijeme za rezervaciju testa. EPSO je dodao da je poboljšao komunikaciju s kandidatima tako što je ugovaratelju odgovornom za testove naložio da pošalje pisma s podsjetnikom 24 sata prije roka za rezervaciju. EPSO je naveo da je dopis kojim se podnositelja pritužbe obavještava da je njegova prijava potvrđena i kojim ga se poziva da rezervira datum za CBT između 20. travnja i 26. travnja 2011. (12:00 po srednjoeuropskom vremenu) objavljen na njegovu računu 13. travnja 2011. Relevantna vremenska zona navedena je u ovom dopisu.

14. Nadalje je naveo da je podnositelj pritužbe, iako se prijavio na svoj račun 14. travnja u 12:22, pročitao dopis od 13. travnja 2011. tek 26. travnja u 12:28 po srednjoeuropskom vremenu, odnosno nakon isteka roka za rezervaciju CBT-a. EPSO je predložio da se testovi mogu rezervirati 24 sata dnevno s bilo koje internetske veze. Stoga činjenica da je razdoblje rezervacije bilo obuhvaćeno uskrsnim praznicima nije utjecala na pristupačnost sustava rezervacija. EPSO je naglasio da je u Vodiču za natječaje jasno navedeno da su kandidati dužni provjeravati svoj EPSO račun najmanje dvaput tjedno. Osim toga, ponovio je da je na e-adresu koju je kandidat naveo u svojoj prijavi poslana poruka s podsjetnikom. Ta ga je poruka obavijestila da još nije rezervirao test. Budući da nije bilo problema s povezanošću, EPSO je ostao pri svojoj odluci da ne produlji rok za rezervaciju. EPSO je naglasio da je poštovao sve postupke i pravodobno obavijestio svakog kandidata o postupku rezervacije.

Procjena Europskog ombudsmana

15. Kad je riječ o prvom argumentu podnositelja pritužbe, prema kojem je razdoblje knjiženja za CBT bilo prekratko i podudaralo se s uskrsnim praznicima u njegovu uredu, ombudsmanica napominje da je EPSO objasnio da su kandidati obaviješteni o razdoblju knjiženja za CBT čim potvrde svoju prijavu. EPSO je dodao da, iako su se primjenjivala različita razdoblja rezervacije, svaki kandidat, ovisno o datumu potvrđivanja, ima na raspolaganju isti broj dana za rezervaciju CBT-a. Imajući na umu da bi se natječaji također trebali brzo obrađivati, Ombudsman smatra da razdoblje koje je podnositelj pritužbe imao na raspolaganju za rezervaciju svojeg CBT-a kao takvo nije bilo nerazumno. Također napominje da se podnositelj pritužbe u tom pogledu nalazio u istoj situaciji kao i drugi kandidati. S obzirom na to da se razdoblje knjiženja određuje na temelju datuma potvrđivanja, činjenica da se to razdoblje podudaralo s uskrsnim razdobljem u ovom slučaju bila je posljedica odluke podnositelja pritužbe o datumu potvrđivanja njegova zahtjeva. Iako je podnositelj pritužbe istaknuo da je njegov ured zatvoren tijekom uskršnjih praznika, ništa ne upućuje na to da nije mogao pristupiti internetu, a time ni svojem EPSO računu, s mjesta izvan svojeg ureda.

16. U odgovoru na drugi argument podnositelja pritužbe, prema kojem mu EPSO nije poslao podsjetnik, EPSO je naglasio da je poslao podsjetnik e-poštom na adresu e-pošte koju je podnositelj pritužbe naveo u obrascu za prijavu. Podnositelj pritužbe nije osporio tu izjavu.

17. Kad je riječ o trećem argumentu podnositelja pritužbe, prema kojem EPSO nije pojasnio da je primjenjiva vremenska zona bila CET, Ombudsman napominje da se u informativnom članku koji je primio podnositelj pritužbe doista nije spominjala primjenjiva vremenska zona za razdoblje knjiženja. Međutim, iz informacija koje su stavljene na raspolaganje Ombudsmanu proizlazi da je 13. travnja 2011., odnosno na dan kada je podnositelj pritužbe potvrdio svoju prijavu, EPSO na EPSO račun podnositelja pritužbe stavio na raspolaganje dopis u kojem je navedeno da je podnositelj pritužbe bio pozvan rezervirati svoj CBT između 20. travnja i 26. travnja 2011. (12:00 sati po srednjoeuropskom vremenu). Ombudsmanica napominje da je u tom pismu jasno navedena primjenjiva vremenska zona. Stoga je nesporno da je EPSO dostavio relevantne informacije na EPSO računu podnositelja pritužbe.

18. Ombudsmanica smatra da nije nerazumno da EPSO očekuje da će kandidat poduzeti potrebne korake kako bi provjerio informacije koje pruža u vezi s postupkom rezervacije, posebno s obzirom na to da su kandidati izričito upozoreni na činjenicu da bi nepravodobna rezervacija datuma za CBT dovela do toga da se prijava smatra povučenom.

19. S obzirom na navedeno, Ombudsman smatra da podnositelj pritužbe nije dokazao da je EPSO počinio nepravilnosti u postupanju u pogledu njegove tvrdnje.

20. U slučajevima u kojima nisu utvrđene nepravilnosti u postupanju Ombudsman ipak može utvrditi mogućnosti za povećanje ukupne kvalitete administrativnog ponašanja u institucijama, tijelima, uredima i agencijama EU-a.

21. U tom kontekstu Ombudsman podsjeća da je prva rečenica informativnog sažetka koji je podnositelj pritužbe primio glasila kako slijedi: "Možete rezervirati svoj CBT test od 20/04/2011 do 26/04/2011 12:00. Za dodatne informacije o ovim računalnim testovima pažljivo pročitajte priloženu komunikaciju". S obzirom na taj tekst, ne može se u potpunosti isključiti da je podnositelj pritužbe možda pogrešno razumio relevantnu poruku na način da je „priložena komunikacija” sadržavala informacije o samom CBT-u, a ne razdoblje tijekom kojeg je morao rezervirati svoj CBT. Stoga bi bilo bolje pojasniti da je ta komunikacija sadržavala i informacije o razdoblju knjiženja. Alternativno, činjenica da su se vremena navedena u informativnom članku temeljila na srednjoeuropskom vremenu mogla se korisno spomenuti u samom informativnom članku. Ombudsmanica će stoga iznijeti dodatnu primjedbu u tom pogledu.

B. Zaključak

Na temelju svoje istrage o toj pritužbi Ombudsman je zaključuje sljedećim zaključkom:

U ovom slučaju nisu pronađene nepravilnosti u postupanju.

Podnositelj pritužbe i EPSO bit će obaviješteni o toj odluci.

Daljnja primjedba

Kako bi se izbjegli mogući nesporazumi, bilo bi korisno da EPSO preispita način na koji obavještava kandidate o razdoblju u kojem moraju rezervirati datum testiranja na računalu.

P. Nikiforos Diamandouros

Sastavljeno u Strasbourgu 30. svibnja 2012.

[1] Točka 3.1. EPSO-ova Vodiča za otvorene natječaje (SL 2010., C 184 A, str. 1.) glasi kako slijedi: „Na vama je da redovito pregledavate svoj EPSO račun, najmanje dvaput tjedno, kako biste pratili napredak natječaja i provjerili informacije relevantne za vašu prijavu.”

[2] Čini se korisnim istaknuti da je podnositelj pritužbe, iako je u svojem dopisu EPSO-u od 26. travnja 2011. naveo da je njegov ured zatvoren od 21. do 26. travnja 2011., u svojoj pritužbi Ombudsmanu naveo da je uskrsni prekid na njegovu radnom mjestu trajao od 21. do 25. travnja 2011.