Kontekst pritužbe

1. Podnositelj pritužbe, djelujući u ime međunarodne mreže nevladinih organizacija, 26. listopada 2017. zatražio je od Europske agencije za sigurnost hrane (EFSA) da joj omogući javni pristup „izjavama o interesima operativnog upravljanja EFSA-om”.

2. EFSA je 20. studenoga 2017. odobrila javni pristup izjavama o financijskim interesima izvršnog direktora EFSA-e i četiriju voditelja odjela, koje su već objavljene na internetskoj stranici EFSA-e.

3. Podnositelj pritužbe odgovorio je 21. studenoga 2017. na odluku EFSA-e i pojasnio da se zahtjev odnosio na izjave o financijskim interesima cjelokupnog osoblja na razini operativnog upravljanja EFSA-e, što znači da se zahtjev odnosio i na izjave o financijskim interesima koje nisu objavljene na internetskoj stranici EFSA-e.

4. Nakon što je evidentirala pojašnjenje podnositelja pritužbe kao novi zahtjev za javni pristup dokumentima, EFSA je 15. prosinca 2017. uskratila pristup preostalim izjavama o financijskim interesima. EFSA je svoju odluku obrazložila činjenicom da dokumenti sadržavaju osobne podatke dotičnih pojedinaca i da se stoga primjenjuju pravila EU-a o zaštiti osobnih podataka.[1] Napomenula je da se dokumenti koji sadržavaju osobne podatke mogu otkriti samo ako je utvrđena opravdana potreba za njihovim otkrivanjem.[2] U tom je kontekstu EFSA pozvala podnositelja pritužbe da EFSA-i opiše potrebu za otkrivanjem osobnih podataka.

5. Podnositelj pritužbe 23. siječnja 2018. objasnio je EFSA-i svoje stajalište o legitimnoj nužnosti otkrivanja dokumenata koji sadržavaju osobne podatke.

6. Nakon što je produljila rok za odgovor, EFSA je 9. ožujka 2018. odbila javni pristup izjavama o financijskim interesima.

7. Podnositelj pritužbe podnio je 16. ožujka 2018. zahtjev za preispitivanje odbijanja, takozvani „potvrdni zahtjev”[3].

8. EFSA je 11. travnja 2018. potvrdila svoju prvotnu odluku o odbijanju pristupa.

9. Nezadovoljni tim ishodom, podnositelj pritužbe obratio se Ombudsmanu 9. svibnja 2018.

10. Ombudsmanica je pokrenula istragu o odbijanju EFSA-e da odobri javni pristup izjavama o financijskim interesima osoblja srednjeg rukovodstva te je EFSA-i predstavila prijedlog rješenja.[4] Također je zatražila od EFSA-e da odgovori na zabrinutosti u vezi s načinom na koji je općenito postupala sa zahtjevima za pristup.

11. Ombudsmanica je napomenula da je EFSA prvotno tvrdila da je na svojim internetskim stranicama objavila sve izjave za koje je javno objavljivanje obvezno u skladu s pravnim okvirom na kojem se temelji rad EFSA-e.[5] Prema EFSA-i, pravila koja se primjenjuju na neznanstvene članove osoblja EFSA-e su Pravilnik o osoblju EU-a [6], kojim se ne zahtijeva objavljivanje izjava o financijskim interesima. Prema mišljenju EFSA-e, podnositelj pritužbe nije iznio nijedan valjan argument kojim bi se utvrdila potreba za prijenosom osobnih podataka u skladu s Uredbom 1049/2001 radi poštovanja pravila Unije o zaštiti podataka.

12. Međutim, EFSA je tijekom istrage obavijestila Ombudsmana da je izmijenila svoju politiku objave izjava o financijskim interesima osoblja donošenjem nove odluke o upravljanju suprotstavljenim interesima.[7] EFSA je od srpnja 2018. objavila izjave o financijskim interesima svih članova svojeg operativnog upravljačkog tima. To ne obuhvaća samo izvršnog direktora EFSA-e, već i voditelje odjela i načelnike odjela.[8]

13. Ombudsmanica je u svojem prijedlogu rješenja pozdravila taj razvoj događaja i napomenula da je pri objavi izjava o financijskim interesima načelnika odjela i načelnika odjela EFSA poduzela važan korak u povećanju transparentnosti.

Prijedlog Europskog ombudsmana za rješenje

14. Na temelju svoje istrage i kako bi se pronašlo rješenje pritužbe, ombudsmanica je EFSA-i predstavila prijedlog rješenja.

15. Ombudsmanica je napomenula da je podnositelj pritužbe u svojem zahtjevu za javni pristup izjavama o financijskim interesima članova operativnog upravljačkog tima EFSA-e razumio da operativni upravljački tim uključuje glavnog znanstvenika, višeg koordinatora za znanost, višeg savjetnika za politiku, voditelja tima i službenika za angažman dionika.

16. U tom je pogledu Ombudsman smatrao da glavni znanstvenik EFSA-e, viši koordinator za znanost i viši savjetnik za politiku imaju utjecajnu ulogu u utvrđivanju politika EFSA-e jer djeluju kao savjetnici i pružaju izravnu potporu izvršnom direktoru.

17. Ombudsmanica je stoga predložila da EFSA objavi i izjave o financijskim interesima tih pojedinaca, na isti način kao i izjave načelnika odjela i načelnika odjela.

18. Kad je riječ o EFSA-inu postupanju sa zahtjevima za pristup dokumentima, podnositelj pritužbe tvrdio je da činjenica da se ponovni zahtjev mora poslati istoj osobi unutar EFSA-e kao i izvorni zahtjev čini postupak preispitivanja uzaludnim.

19. Tijekom istrage Ombudsman je utvrdio da početne i ponovne zahtjeve u EFSA-i obrađuje različito osoblje. Osim toga, EFSA je izmijenila svoj standardni operativni postupak [9] tako da se ponovni zahtjevi moraju izravno poslati izvršnom direktoru EFSA-e. Tom postupovnom izmjenom želi se odraziti važnost koju je EFSA dala postupku donošenja odluka u vezi s obradom ponovnih zahtjeva.

20. Budući da su ta pojašnjenja utvrđena tijekom istrage i nisu priopćena podnositelju pritužbe, Ombudsman je predložio da EFSA dostavi te informacije podnositelju pritužbe.

Procjena Europskog ombudsmana nakon prijedloga rješenja

21. Europska agencija za sigurnost hrane prihvatila je prijedlog Europskog ombudsmana za rješenje. EFSA je na svojoj internetskoj stranici objavila izjave o financijskim interesima glavnog znanstvenika i višeg savjetnika za politiku EFSA-e. EFSA je obavijestila Ombudsmana da u EFSA-i više ne postoji funkcija višeg koordinatora za znanost. Stoga nije objavljena nijedna izjava o financijskim interesima u vezi s tim stajalištem.

22. Nadalje, EFSA je provela prijedlog Ombudsmana da se podnositelju pritužbe pruži više informacija o sustavu koji je uspostavila za obradu početnih i ponovnih zahtjeva u skladu s Uredbom 1049/2001. EFSA je podnositelju pritužbe poslala dopis u kojem je objasnila nove postupke EFSA-e za obradu i obradu zahtjeva za pristup dokumentima u EFSA-i. Njima se predviđa da početne zahtjeve za javni pristup dokumentima obrađuju njezine službe za pravne poslove i osiguranje, dok odluke o ponovnim zahtjevima donosi sam izvršni direktor.

23. Ombudsmanica je od podnositelja pritužbe zatražila primjedbe u vezi s njezinim prijedlogom rješenja i odgovorom EFSA-e na njega.  Kad je riječ o revidiranoj politici EFSA-e za postupanje sa zahtjevima za pristup dokumentima, podnositelj pritužbe Ombudsmanu je iznio primjedbu da je, prema njegovu mišljenju, revidirani postupak i dalje nezadovoljavajući. Podnositelj pritužbe tvrdio je da se novim postupkom ne jamči da će ponovni zahtjev obraditi drugi član osoblja ili odjel iz izvorne pritužbe. Prema njegovu mišljenju, kako bi postupak bio učinkovit, ponovni zahtjev trebao bi rješavati „neutralni treći subjekt”.

24. Ombudsmanica smatra da je revidirani postupak koji je uvela EFSA, odnosno postupanje s ponovnim zahtjevima različito od postupanja s početnim zahtjevima, zadovoljavajući. Ombudsmanica vjeruje da će takav sustav pružiti dovoljnu razinu objektivnosti u postupku preispitivanja.

25. S obzirom na navedeno ombudsmanica pozdravlja pozitivan odgovor EFSA-e na njezin prijedlog i prijedlog rješenja. Smatra da je pritužba riješena i stoga zaključuje predmet.

Zaključak

Na temelju istrage Ombudsman zaključuje ovaj predmet sljedećim zaključkom:

Europski ombudsman zaključuje predmet kao riješen jer je Europska agencija za sigurnost hrane prihvatila i provela prijedlog Europskog ombudsmana za rješenje.

Podnositelj pritužbe i Europska agencija za sigurnost hrane bit će obaviješteni o toj odluci.

Emily O'Reilly
Europska ombudsmanica

Strasbourg, 18. lipnja 2019.

[1] U skladu s Uredbom 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 18. prosinca 2000. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u Zajednici

institucije i tijela te o slobodnom kretanju takvih podataka, dostupno na https://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2001:008:0001:0022:en:PDF i u skladu s Uredbom 1049/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 30. svibnja 2001. o javnom pristupu dokumentima Europskog parlamenta, Vijeća i Komisije, dostupno na http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32001R1049&rid=1

[2] Članak 8. točka (b) Uredbe 45/2001

[3] U skladu s člankom 8. Uredbe 1049/2001

[4] Cjeloviti tekst prijedloga rješenja dostupan je na:  https://www.ombudsman.europa.eu/en/solution/en/113726

[5] Vidjeti Uredbu (EZ) br. 178/2002 Europskog parlamenta i Vijeća od 28. siječnja 2002. o utvrđivanju općih načela i uvjeta zakona o hrani, osnivanju Europske agencije za sigurnost hrane te utvrđivanju postupaka u područjima sigurnosti hrane, dostupnu na: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32002R0178&from=EN

[6] Uredba br. 31 (EEZ), 11 (EZAE) o Pravilniku o osoblju za dužnosnike i Uvjetima zaposlenja ostalih službenika Europske ekonomske zajednice i Europske zajednice za atomsku energiju, dostupna na https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:01962R0031-20140501&from=EN

[7] Odluka izvršnog direktora Europske agencije za sigurnost hrane o upravljanju konkurentnim interesima, dostupna na: https://www.efsa.europa.eu/sites/default/files/corporate_publications/files/competing_interest_management_17.pdf

[8] Članak 24. stavak 1. točka (a) podtočka iv. Odluke izvršnog direktora Europske agencije za sigurnost hrane o upravljanju konkurentnim interesima

[9] Dostupno na: https://www.efsa.europa.eu/sites/default/files/corporate_publications/files/SOP-036_A.pdf