1. Posljednje ažuriranje ovog zapisa: 05/06/23

2. Referentni broj: 05/2023

3. Ime i podaci za kontakt voditelja obrade: Europski ombudsman, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex - EO@ombudsman.europa.eu

Nadležni odjel:

Uprava za administraciju (članovi osoblja IKT-a) i projektni tim (jedan član glavnog tajnika i voditelj tima za ljudske resurse)

4. Ime i podaci za kontakt službenika za zaštitu podataka: gđa Francesca Pavesi, zamjenica službenika za zaštitu podataka: g. Nicholas Hernanz

E-pošta: mailto:DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Ime i podaci za kontakt izvršitelja obrade: vanjsko poduzeće zaduženo za sastavljanje odgovora na anketu i sastavljanje sažetog izvješća:

INCIDENCE SPRL

Chaussée de Bruxelles 11/15,

1300 Wavre

Belgija

E-pošta: gcomhaire@incidence.be ili info@incidence.be

6. Ime i podaci za kontakt zajedničkog voditelja obrade: Nije primjenjivo

7. Svrha/svrhe obrade:  Izvršni direktor putem alata za internu anketu LimeSurvey namjerava provesti anketu među osobljem kako bi od osoblja prikupio povratne informacije o organizaciji ureda, radnim uvjetima, radnom okruženju te etičkim pitanjima i pitanjima dobrobiti. Svrha je utvrditi područja za koja se smatra da funkcioniraju na zadovoljavajući način, kao i područja za koja bi mogle biti potrebne daljnje mjere te, u mjeri u kojoj je to moguće, usporediti rezultate tijekom vremena i rezultate drugih institucija.

Pravna je osnova postupka članak 1.e stavci 2. i 3. Pravilnika o osoblju ^[1].

8. Opis kategorija ispitanika i kategorija osobnih podataka:

kategorije ispitanika: članovi osoblja iz Ureda izvršnog direktora (dužnosnici, privremeno ili ugovorno osoblje). Stažisti Ureda EO-a ne sudjeluju u anketi o osoblju.

kategorije osobnih podataka:

Anketa je anonimna. Evidencija odgovora na anketu ne sadržava nikakve identifikacijske informacije o ispitanicima. Pri iznošenju komentara u okviru za slobodan unos teksta ispitanici mogu dodati informacije. U tim slučajevima postoji mogućnost da se određeni ispitanici identificiraju ili da otkriju osobne podatke trećih strana, ovisno o sadržaju informacija koje odluče pružiti.

Izvršni direktor obrađuje profesionalne adrese e-pošte osoblja kako bi mogao poslati poveznicu na anketu. Gospodarski subjekt obrađuje i odgovore na anketu. Te osobne podatke mogu obrađivati vanjsko poduzeće i Ured gospodarskog subjekta.

Vanjsko poduzeće zaduženo za izvješće obrađuje mišljenja osoblja prikupljena na temelju anketnog upitnika.

9. Rok za čuvanje podataka i, ako je moguće, za brisanje:

Izvršni direktor čuvat će adrese e-pošte ispitanika u anketi onoliko dugo koliko je potrebno za slanje ankete o osoblju za 2023. predmetnim članovima osoblja.

Gospodarski subjekt čuvat će odgovore na anketu, uključujući sve potencijalne osobne podatke koje su ispitanici dostavili u okvirima za slobodan unos teksta, najviše pet godina. Nakon toga će se podaci izbrisati.

Vanjsko društvo čuvat će odgovore koje su dostavili ispitanici onoliko dugo koliko je potrebno za sastavljanje izvješća o anketi i najviše pet godina ^[2]. Nakon toga će se podaci izbrisati. Smatra se da su svi odgovori anonimni, osim polja za slobodan unos teksta ako ispitanici u njima navode osobne podatke.

10. Primatelji podataka:

Primatelj je vanjsko poduzeće odgovorno za sastavljanje izvješća o anketi.

Ukupni rezultati (anonimizirani podaci) podijelit će se i s osobljem.

11. Postoje li prijenosi osobnih podataka trećim zemljama i/ili međunarodnim organizacijama? Nije primjenjivo

12. Opći opis sigurnosnih mjera:

Gospodarski subjekt upotrebljava „LimeSurvey” za slanje ankete ispitanicima i prikupljanje odgovora. LimeSurvey interni je alat za istraživanje kojim se osigurava da svi obrađeni podaci ostanu na sigurnom poslužitelju Europskog ombudsmana i da su podaci zaštićeni strogim sigurnosnim pravilima.

Odgovori na pitanja ankete onemogućuju identifikaciju ispitanika, osim u određenim slučajevima u kojima ispitanici mogu dodati informacije u okvir za slobodan unos teksta.

Anketa uključuje sljedeću izjavu o ograničenju odgovornosti: „Kako bi se održala anonimnost sudionika, osiguravamo da su odgovori strukturirani na način kojim se sprečava identifikacija pojedinaca. Međutim, imajte na umu da neka polja za slobodan unos teksta omogućuju pojedincima slobodu unosa svih informacija koje odaberu, uključujući osobne podatke sebe ili drugih. Snažno potičemo sudionike da se suzdrže od otkrivanja bilo kakvih osobnih podataka u tim područjima.”

13. Informacije o tome kako ispitanici mogu ostvariti svoja prava na pristup i ispravak te, ako je primjenjivo, na brisanje, ograničavanje i prenosivost podataka:

Kad je riječ o e-adresama članova osoblja gospodarskog subjekta:

Članovi osoblja mogu zatražiti pristup vlastitim osobnim podacima i relevantnim informacijama o tome kako ih gospodarski subjekt upotrebljava. Također mogu zatražiti ispravak svih nepotpunih ili netočnih podataka koji se na njih odnose. Pod određenim uvjetima imaju pravo u bilo kojem trenutku uložiti prigovor na upotrebu svojih podataka od strane EO-a iz razloga koji se odnose na njihovu posebnu situaciju, kao i pravo zatražiti da EO izbriše njihove osobne podatke ili ograniči njihovu upotrebu.

Izvršni direktor odgovorit će na zahtjeve što je prije moguće, a najkasnije u roku od mjesec dana.

Kad je riječ o odgovorima na anketu:

Nakon što ispitanici dostave svoje odgovore na anketu, odgovori postaju anonimni. Stoga se prava ispitanika na temelju Uredbe (EU) 2018/1725 ne primjenjuju kad je riječ o odgovorima na anketu. U izjavi o ograničenju odgovornosti iznad okvira za slobodan unos teksta ispitanicima se pruža dovoljno informacija o rizicima pružanja osobnih podataka u njihovim odgovorima. Budući da se anketa provodi anonimno, tehnički nije moguće utvrditi „tko je što odgovorio” niti ispitanicima dati pravo na pristup, ispravak, prigovor, brisanje ili ograničavanje njihova odgovora.

Međutim, svaka osoba čiji se podaci obrađuju ima pravo pristupiti, ispraviti, uložiti prigovor, izbrisati ili zatražiti ograničenje osobnih podataka uključenih u jedan od okvira za slobodan unos teksta ako se to odnosi na nju, pod određenim uvjetima utvrđenima u Uredbi. Te bi zahtjeve trebalo uputiti vanjskom poduzeću koje obrađuje odgovore na anketu (info@incidence.be) ili gospodarskom subjektu.

Članovi osoblja u svakom trenutku mogu od ureda zatražiti informacije o obradi svojih osobnih podataka e-poštom (EO@ombudsman.europa.eu) ili se obratiti Upravi za administraciju. Službe će odgovoriti na njihove zahtjeve što je prije moguće, a najkasnije u roku od mjesec dana. Mogu se obratiti i službeniku za zaštitu podataka u uredu na:

DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Ako se žele žaliti na postupanje izvršnog direktora s njihovim osobnim podacima, mogu se obratiti Europskom nadzorniku za zaštitu podataka (www.edps.europa.eu) na sljedeću adresu: EDPS@edps.europa.eu

Izjava o zaštiti osobnih podataka u vezi s Anketom o osoblju za 2023. u Uredu Europskog ombudsmana

U ovoj izjavi o zaštiti osobnih podataka objašnjava se razlog obrade, način na koji Europski ombudsman (EO) prikuplja, obrađuje i osigurava zaštitu svih dostavljenih osobnih podataka, način na koji se te informacije upotrebljavaju i koja prava ispitanici mogu ostvariti u vezi sa svojim podacima.

Voditelj obrade je izvršni direktor. Izvršitelj obrade je vanjsko poduzeće zaduženo za sastavljanje odgovora na anketu i sastavljanje sažetog izvješća.

1. Koje će osobne podatke obrađivati Europski ombudsman?

Anketa je anonimna. Evidencija odgovora na anketu ne sadržava nikakve identifikacijske informacije o ispitanicima.

Izvršni direktor obrađuje profesionalne adrese e-pošte osoblja kako bi mogao primiti poveznicu na anketu.

Stažisti Ureda EO-a ne sudjeluju u anketi o osoblju.

U određenim slučajevima ispitanici mogu dodati informacije u okvir za slobodan unos teksta. 

Uputa o anketi sadržavat će posebnu izjavu o ograničenju odgovornosti u skladu s tim: kako bismo održali anonimnost sudionika, osiguravamo da su odgovori strukturirani na način koji sprječava identifikaciju pojedinaca. Međutim, imajte na umu da neka polja za slobodan unos teksta omogućuju pojedincima slobodu unosa svih informacija koje odaberu, uključujući osobne podatke sebe ili drugih. Snažno potičemo sudionike da se suzdrže od otkrivanja bilo kakvih osobnih podataka u tim područjima.

Pri iznošenju komentara u okviru za slobodan unos teksta ispitanici mogu dodati informacije. U tim slučajevima postoji mogućnost da se određeni ispitanici identificiraju ili da otkriju osobne podatke trećih strana, ovisno o sadržaju informacija koje odluče pružiti.

Te osobne podatke mogu obrađivati vanjsko poduzeće i Ured gospodarskog subjekta.

Vanjsko poduzeće sastavit će izvješće o anketi koje će se proslijediti osoblju i upravljačkom timu.

2. Zašto Europski ombudsman obrađuje te osobne podatke?

Kako je navedeno u prethodnom odlomku, anketa ostaje anonimna. Međutim, članovi osoblja imaju mogućnost dobrovoljno otkriti svoje osobne podatke ili osobne podatke trećih strana u okvirima za slobodan unos teksta. Samo u takvim slučajevima Europski ombudsman može uzgredno obrađivati osobne podatke.

Ured Europskog ombudsmana namjerava provesti anketu među osobljem kako bi od osoblja prikupio povratne informacije o organizaciji ureda, radnim uvjetima, radnom okruženju te etičkim pitanjima i pitanjima dobrobiti. Svrha je utvrditi područja za koja se smatra da funkcioniraju na zadovoljavajući način, kao i područja za koja bi mogle biti potrebne daljnje mjere te, u mjeri u kojoj je to moguće, usporediti rezultate tijekom vremena i rezultate drugih institucija.

3. Koje su pravne osnove i nužnost obrade tih podataka?

Obrada je nužna na temelju članka 5. stavka 1. točke (a) (izvršavanje zadaće od javnog interesa).

Pravna osnova je članak 1.e stavci 2. i 3. Pravilnika o osoblju .

4. Tko je odgovoran za obradu podataka?

Prvu kategoriju osobnih podataka, odnosno adrese e-pošte svih članova osoblja, obrađuju Uprava za administraciju (članovi osoblja IKT-a) i projektni tim (jedan član glavnog tajnika i voditelj tima za ljudske resurse).

Drugu kategoriju osobnih podataka, odnosno one koje osoblje može unijeti u komentare u slobodnom tekstu ankete, mogu obrađivati vanjsko poduzeće odgovorno za sastavljanje izvješća o anketi, Uprava za administraciju (članovi osoblja IKT-a) i projektni tim (jedan član glavnog tajnika i voditelj tima za ljudske resurse). Pretpostavlja se da ova vanjska tvrtka obrađuje samo anonimne podatke, osim u slučaju okvira za slobodan unos teksta, ako ispitanici daju osobne podatke o sebi ili drugima.

5. Tko će biti primatelj podataka?

Primatelj je vanjsko poduzeće odgovorno za sastavljanje izvješća o anketi. Ukupni rezultati (anonimizirani podaci) podijelit će se i s osobljem.

6. Koliko dugo će se podaci čuvati?

Ombudsman će čuvati osobne podatke navedene u točki 1. (adrese e-pošte ispitanika u anketi) sve dok je to potrebno za slanje ankete o osoblju za 2023. dotičnim članovima osoblja.

Vanjsko poduzeće čuvat će odgovore koje su dostavili ispitanici onoliko dugo koliko je potrebno za sastavljanje izvješća o anketi i najviše pet godina . Nakon toga će se podaci izbrisati. Smatra se da su svi odgovori anonimni, osim polja za slobodan unos teksta ako ispitanici u njima navode osobne podatke.

7. Kako štitimo vaše podatke?

Gospodarski subjekt upotrebljava „LimeSurvey” za slanje ankete ispitanicima i prikupljanje odgovora. LimeSurvey interni je alat za istraživanje kojim se osigurava da svi obrađeni podaci ostanu na sigurnom poslužitelju Europskog ombudsmana i da su podaci zaštićeni strogim sigurnosnim pravilima.

Odgovori na pitanja ankete onemogućuju identifikaciju ispitanika, osim u određenim slučajevima navedenima u dijelu 1. u kojem ispitanici mogu dodati informacije u okvir za slobodan unos teksta.

Dodaje se sljedeća izjava o ograničenju odgovornosti: „Kako bismo održali anonimnost sudionika, osiguravamo da su odgovori strukturirani na način kojim se sprečava identifikacija pojedinaca. Međutim, imajte na umu da neka polja za slobodan unos teksta omogućuju pojedincima slobodu unosa svih informacija koje odaberu, uključujući osobne podatke sebe ili drugih. Snažno potičemo sudionike da se suzdrže od otkrivanja bilo kakvih osobnih podataka u tim područjima.”

8. Koja su vaša prava i kako ih možete ostvariti?

Kad je riječ o prvoj kategoriji osobnih podataka, odnosno e-adresama svih članova osoblja:

Imate pravo na pristup vlastitim osobnim podacima i relevantnim informacijama o tome kako ih gospodarski subjekt upotrebljava.

Pod određenim uvjetima također imate pravo zatražiti ispravak svih nepotpunih ili netočnih podataka koji se odnose na vas. Identifikacijski podaci mogu se ispraviti u bilo kojem trenutku. Imate pravo u bilo kojem trenutku prigovoriti EO-u na korištenje vaših podataka iz razloga koji se odnose na vašu konkretnu situaciju.

Pod određenim uvjetima imate pravo zatražiti da EO izbriše vaše osobne podatke ili ograniči njihovu upotrebu.

Izvršni direktor odgovorit će na zahtjeve što je prije moguće, a najkasnije u roku od mjesec dana.

Kad je riječ o drugoj kategoriji osobnih podataka, odnosno odgovorima na anketu:

Nakon što ispitanici dostave svoje odgovore na anketu, odgovori postaju anonimni. Stoga se prava ispitanika na temelju Uredbe (EU) 2018/1725 ne primjenjuju kad je riječ o odgovorima na anketu. U izjavi o ograničenju odgovornosti iznad okvira za slobodan unos teksta ispitanicima se pruža dovoljno informacija o rizicima pružanja osobnih podataka u njihovim odgovorima. Budući da se anketa provodi anonimno, tehnički nije moguće utvrditi „tko je što odgovorio” niti ispitanicima dati pravo na pristup, ispravak, prigovor, brisanje ili ograničavanje njihova odgovora.

Međutim, svaka osoba čiji se podaci obrađuju ima pravo pristupiti, ispraviti, uložiti prigovor, izbrisati ili zatražiti ograničenje osobnih podataka uključenih u jedan od okvira za slobodan unos teksta ako se to odnosi na nju, pod određenim uvjetima utvrđenima u Uredbi. Te bi zahtjeve trebalo uputiti vanjskom poduzeću koje obrađuje odgovore na anketu.

9. Kome se obratiti u slučaju upita ili pritužbi u vezi s pitanjima zaštite podataka?

U svakom trenutku možete poslati EO-u pitanja povezana sa zaštitom podataka koja se odnose na organizaciju ankete o osoblju za 2023. na sljedeću adresu:

Europski ombudsman

1 avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Strasbourg Cedex

EO@ombudsman.europa.eu

Možete se obratiti vanjskom poduzeću koje obrađuje odgovore na anketu na:

g. Geoffroy Comhaire

INCIDENCE SPRL

Chaussée de Bruxelles 11/15,

1300 Wavre

Belgija

gcomhaire@incidence.be

Važno je napomenuti da, u načelu, vanjsko poduzeće obrađuje samo anonimne informacije, odnosno informacije koje se ne odnose na fizičku osobu čiji je identitet utvrđen ili se može utvrditi ili na osobne podatke koji su anonimni na način da se ispitanik ne može ili više ne može utvrditi.

Možete se obratiti i službeniku za zaštitu podataka u uredu izvršnog direktora na sljedeću adresu: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Pritužbu možete podnijeti Europskom nadzorniku za zaštitu podataka u bilo kojem trenutku na sljedeću adresu: EDPS@edps.europa.eu

 

[1] Članak 1.e stavci 2. i 3. Dužnosnicima u aktivnoj službi osiguravaju se radni uvjeti koji su u skladu s odgovarajućim zdravstvenim i sigurnosnim standardima koji su barem istovjetni minimalnim zahtjevima koji se primjenjuju na temelju mjera donesenih u tim područjima u skladu s Ugovorima. 3. Mjere socijalne prirode donesene u skladu s ovim člankom svaka institucija provodi u bliskoj suradnji s Odborom osoblja na temelju višegodišnjih predloženih mjera. Te se predložene mjere svake godine prosljeđuju proračunskom tijelu u okviru proračunskog postupka”.

[2] Vidjeti članak 21.2.13. Općih uvjeta ugovora: https://www.ombudsman.europa.eu/en/office/publicprocurements/generalconditions/en