Javna evidencija aktivnosti obrade: Prikupljanje osobnih podataka u kontekstu svečanosti dodjele Nagrade Europskog ombudsmana za dobru upravu od strane Odjela za komunikaciju Ureda Europskog ombudsmana

1. Posljednje ažuriranje ovog zapisa: 26/10/2022

2. Referentni broj: 8/2022

3. Ime i podaci za kontakt voditelja obrade: Europski ombudsman, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex.

Kontakt: Odjel za komunikacije, e-pošta: eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

4. Ime i podaci za kontakt službenika za zaštitu podataka: gđa Francesca Pavesi – zamjenica službenika za zaštitu podataka: g. Nicholas Hernanz, dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Ime i podaci za kontakt izvršitelja obrade:

Odjel za komunikaciju može angažirati vanjske stručnjake za fotografiranje i snimanje audio i video zapisa svečanosti dodjele nagrada Ombudsmanu.

6. Ime i podaci za kontakt zajedničkog voditelja obrade: Nije primjenjivo

7. Svrha/svrhe obrade:

Nagradom Europskog ombudsmana za dobru upravu, koja je uvedena 2017., priznaju se mjere javne službe EU-a koje imaju vidljiv i pozitivan učinak na živote građana te se nastoji potaknuti razmjena dobrih ideja i praksi.

Glavni je cilj Europskog ombudsmana osigurati da uprava EU-a djeluje u skladu s najvišim mogućim standardima i da služi javnom interesu. Nagrada je način da se široj publici predstave primjeri izvrsnog rada namjenskih javnih službenika EU-a kako bi se širila dobra praksa unutar institucija i pomoglo u premošćivanju jaza između građana i uprave EU-a.

Europski ombudsman mora obrađivati osobne podatke kako bi procijenio imenovanja, organizirao svečanost, proveo javno glasovanje i dodijelio nagradu Europskog ombudsmana za dobru upravu.

8. Opis kategorija ispitanika i kategorija osobnih podataka:

	Kategorije ispitanika:	Kategorije osobnih podataka
1	Nominatori: osobe koje su prijavile projekte za nagradu, kao što su članovi osoblja, timovi ili jedinice institucija, tijela ili agencija EU-a; predstavnici organizacija civilnog društva, udruga i nevladinih organizacija; ili pojedinaca izvan institucionalnog okvira EU-a.	Ime, prezime, adresa e-pošte, ime poslodavca. U nekim slučajevima, slike kao što su fotografije i video snimke, kao i audio snimke snimljene tijekom svečanosti ili isporučene od strane samih kandidata.
2	Kandidati: osobe koje su nominirane za nagradu (koje su članovi osoblja uprave EU-a). Odjel za komunikaciju u roku od 10 radnih dana od primitka osobnih podataka osobe koju je predložila druga osoba obavješćuje kandidate o njihovim pravima i traži njihovo prihvaćanje pravila tržišnog natjecanja i odobrenje za upotrebu njihovih osobnih podataka.	Ime, prezime, adresa e-pošte, naziv radnog mjesta i njihova uloga u nominiranom projektu, ime poslodavca, profesionalna postignuća. U nekim slučajevima, slike kao što su fotografije i video snimke, kao i audio snimke snimljene tijekom svečanosti ili isporučene od strane samih kandidata.
3	Članovi vanjskog savjetodavnog odbora koji pomaže Odjelu za komunikaciju u odabiru projekata za Nagradu.	Ime, prezime, adresa e-pošte, naziv radnog mjesta, profesionalna postignuća.
4	Osobe koje sudjeluju u javnom glasanju za odabir najpopularnijeg projekta.	Ime, prezime, adresa e-pošte (samo kako bi se osiguralo da nema više glasova iste osobe).
5	Članovi osoblja Odjela za komunikaciju Europskog ombudsmana koji rade za Nagradu	Ime, prezime, adresa e-pošte

9. Rok za čuvanje podataka i, ako je moguće, za brisanje:

Svi osobni podaci navedeni u točki 8. pohranjuju se na pogonu Odjela za komunikaciju pet godina, nakon čega se brišu, uz neke iznimke navedene u sljedećim stavcima.

Slike te video i audio snimke svečanosti dodjele ugovora koje su dostavili vanjski izvođači pohranjuju se na zajedničkom pogonu pet godina, nakon čega se brišu.

Određene slike i videozapisi svečanosti dodjele nagrada mogu se pojaviti na internetskim stranicama Europskog ombudsmana ili njegovim kanalima društvenih medija bez vremenskog ograničenja za brisanje.

Ime pobjedničkih projekata (bez osobnih podataka) objavljuje se na internetskim stranicama Europskog ombudsmana bez vremenskog ograničenja za brisanje.

Ti podaci koji se smatraju relevantnima za aktivnosti ureda arhiviraju se u povijesne svrhe.

Osobni podaci osoba koje glasuju za svoj omiljeni projekt koriste se isključivo kako bi se osiguralo da nitko ne može glasovati više od jednom. Podaci će biti izbrisani u roku od dva mjeseca nakon svečanosti dodjele nagrada.

10. Primatelji podataka:

Odjel za komunikaciju, koji koordinira, organizira i upravlja javnim događanjima u skladu sa strategijom Europskog ombudsmana.

Uprava za administraciju, koja se bavi financijskim i ugovornim aspektima javnih događanja.

Kabinet ombudsmana, u kojem se navode imena i podaci za kontakt govornika ili sudionika.

Vanjski savjetodavni odbor, koji pomaže Odjelu za komunikaciju u odabiru projekata za Nagradu.

Videozapisi svečanosti dodjele nagrada objavljuju se na internetskoj stranici Europskog ombudsmana i kanalu YouTube te se emitiraju uživo na objema internetskim stranicama. Podaci se mogu pojaviti i na drugim kanalima Europskog ombudsmana na društvenim mrežama, koji su javno dostupni. Slike pobjednika objavljuju se i na internetskoj stranici Europskog ombudsmana.

Popisi kandidata za Nagradu dijele se svim sudionicima svečanosti dodjele nagrada.

Imena, naslovi i slike kandidata za nagradu i pobjednika mogu se objaviti u internom biltenu Ureda ombudsmana.

11. Postoje li prijenosi osobnih podataka trećim zemljama i/ili međunarodnim organizacijama?: Nije primjenjivo

12. Opći opis sigurnosnih mjera: Osobni podaci osoblja Ombudsmana i vanjskih ispitanika, prikupljeni u kontekstu organizacije Nagrade, zaštićeni su sigurnosnim mjerama koje je uspostavio sektor informacijskih i komunikacijskih tehnologija kako bi se očuvali integritet i povjerljivost elektroničke imovine institucije.

13. Informacije o tome kako ispitanici mogu ostvariti svoja prava na pristup i ispravak te, ako je primjenjivo, na brisanje, ograničavanje i prenosivost podataka:

• Ispitanik može ostvariti svoja prava, primjerice traženjem pristupa, ratifikacije ili brisanja osobnih podataka, slanjem e-poruke na eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Zahtjev se obrađuje bez nepotrebne odgode, a u svakom slučaju u roku od mjesec dana.
• Pri potvrđivanju sudjelovanja na svečanosti dodjele nagrada, na internetu ili izvan njega, potencijalni sudionici obavješćuju se da bi se njihove slike mogle snimiti tijekom događanja i da bi ih Ured ombudsmana mogao upotrebljavati u komunikacijske svrhe. Ako imaju razloga za zabrinutost, mogu se obratiti Odjelu za komunikacije na eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Odjel će pokušati odgovoriti na njihove zabrinutosti u mjeri u kojoj je to moguće (na primjer, ovisno o konfiguraciji prostorije ili potamnjivanjem/pokrivanjem njihove slike na zajedničkim zaslonima za ispis snimljenima tijekom digitalnih svečanosti).

Izjava o zaštiti osobnih podataka

o prikupljanju osobnih podataka u kontekstu svečanosti dodjele nagrade Europskog ombudsmana za dobru upravu od strane Odjela za komunikaciju Ureda Europskog ombudsmana

U ovoj izjavi o zaštiti osobnih podataka objašnjava se koje osobne podatke Ured Europskog ombudsmana prikuplja, zašto i kako ih prikuplja, obrađuje, upotrebljava i pohranjuje. U izjavi se opisuje i kako ispitanici mogu ostvariti svoja prava.

Voditelj obrade podataka je Europski ombudsman.

1. Koje osobne podatke obrađuje Europski ombudsman?

Prikupljamo osobne podatke kao što su ime, prezime, adresa e-pošte, ime poslodavca i, u nekim slučajevima, slike kao što su fotografije i video snimke, kao i audio snimke snimljene tijekom ceremonije ili isporučene od strane samih kandidata.

2. Zašto Europski ombudsman obrađuje te osobne podatke?

Isključivo u svrhu koordinacije, organizacije i upravljanja nagradom Europskog ombudsmana za dobru upravu.

3. Koje su pravne osnove i potrebe za obradom tih podataka?

Podatke obrađujemo pri obavljanju dužnosti Europskog ombudsmana u javnom interesu u skladu sa Statutom Europskog ombudsmana te člankom 5. stavkom 1. točkom (a) i člankom 5. stavkom 1. točkom (d) Uredbe 2018/1725.

4. Tko je odgovoran za obradu podataka?

Europski ombudsman odgovoran je za obradu podataka koju provode odjeli za komunikaciju uz pomoć vanjskog savjetodavnog odbora pri odabiru projekata za dodjelu.

Odjel za komunikaciju može angažirati vanjske stručnjake za fotografiranje i snimanje audio i video zapisa svečanosti dodjele nagrada.

5. Tko prima podatke?

Članovi tima Odjela za komunikaciju, Glavnog tajništva, Uprave za administraciju i Ureda ombudsmana, čiji rad zahtijeva od njih da obrađuju osobne podatke povezane s organizacijom javnih događanja.

Videozapisi svečanosti dodjele nagrada objavljuju se na internetskoj stranici Europskog ombudsmana i kanalu YouTube te se emitiraju uživo na objema internetskim stranicama. Podaci se mogu pojaviti i na drugim kanalima Europskog ombudsmana na društvenim mrežama, koji su javno dostupni. Slike pobjednika objavljuju se i na internetskim stranicama i/ili društvenim medijima Europskog ombudsmana.

Popisi kandidata za dodjelu nagrada objavljuju se na internetskoj stranici Europskog ombudsmana i dijele se svim sudionicima svečanosti dodjele nagrada.

Imena, naslovi i slike kandidata za nagradu i pobjednika mogu se objaviti u internom biltenu Ureda ombudsmana.

6. Koliko dugo će se podaci čuvati?

Sljedeća podatkovna polja pohranjuju se na pogonu komunikacijske jedinice pet godina, nakon čega se brišu:

• imena kandidata i nominatora, članova vanjskog savjetodavnog odbora, poslodavaca nominatora i nominatora;
• e-adrese i telefonski brojevi kandidata i nominatora te članova vanjskog savjetodavnog odbora;
• nazive radnih mjesta kandidata i njihove uloge u nominiranim projektima;
• nazive radnih mjesta članova vanjskog ocjenjivačkog suda; i
• profesionalna postignuća kandidata i članova vanjskog savjetodavnog odbora.

Za potrebe javnog glasovanja zadržat ćemo ime, prezime i adresu e-pošte birača najviše dva mjeseca nakon svečanosti dodjele nagrada, samo kako bismo osigurali da nema višestrukih glasova iste osobe.

Ti podaci koji se smatraju relevantnima za aktivnosti ureda arhiviraju se u povijesne svrhe.

Slike te video i audio snimke svečanosti dodjele ugovora koje su dostavili vanjski izvođači pohranjuju se na zajedničkom pogonu pet godina, nakon čega se brišu. Ti podaci koji se smatraju relevantnima za aktivnosti ureda naknadno se arhiviraju u povijesne svrhe.

Imena dobitnika i njihovih nagrada arhiviraju se na neodređeno vrijeme u povijesne svrhe.

7. Kako štitimo vaše podatke?

Osobni podaci zaštićeni su sigurnosnim mjerama koje je u Uredu ombudsmana uspostavio sektor informacijskih i komunikacijskih tehnologija kako bi se očuvali integritet i povjerljivost elektroničke imovine institucije.

8. Koja su vaša prava i kako ih možete ostvariti?

Ispitanik može ostvariti svoja prava, primjerice traženjem pristupa, ratifikacije ili brisanja osobnih podataka, slanjem e-poruke na
eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Zahtjev se obrađuje bez nepotrebne odgode, a u svakom slučaju u roku od mjesec dana.

9. Kome se obratiti u slučaju upita ili pritužbi u vezi s pitanjima zaštite podataka?

Ispitanik u bilo kojem trenutku može poslati pitanja povezana sa zaštitom podataka na:
eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

Odjel za komunikaciju
Europski ombudsman
1 avenue du Président Robert Schuman CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Možete se obratiti i službeniku za zaštitu podataka Europskog ombudsmana:
dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu ili

Podnijeti pritužbu Europskom nadzorniku za zaštitu podataka: edps@edps.europa.eu

Strasbourg, 26. listopada 2022.