1. Posljednje ažuriranje ovog zapisa: 23/02/2022

2. Referentni broj: 1/2022

3. Ime i podaci za kontakt voditelja obrade:

Europski ombudsman,

1, avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Strasbourg Cedex

Kontakt:

Ravnatelj istrage

EO@ombudsman.europa.eu  

4. Ime i podaci za kontakt službenika za zaštitu podataka:

gđa Francesca Pavesi

Službenik za zaštitu podataka (DPO)

g. Nicholas Hernanz

Zamjenik službenika za zaštitu podataka

Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Ime i podaci za kontakt izvršitelja obrade:

Nije primjenjivo

6. Ime i podaci za kontakt zajedničkog voditelja obrade:

Nije primjenjivo

7. Svrha/svrhe obrade:

U skladu s člankom 11. UEU-a Europski ombudsman organizira savjetovanja s dionicima čija je svrha obavijestiti Europskog ombudsmana o stajalištima onih na koje se odnose teme strateških istraga i inicijativa koje su od javnog značaja.

Javno savjetovanje u kontekstu strateških istraga i inicijativa općenito se sastoji od sljedećih koraka:

• poziv na sudjelovanje objavljen je na internetskim stranicama Izvršnog odbora,
• svatko je pozvan na sudjelovanje do određenog roka,
• odgovori se mogu poslati putem obrasca za kontakt, e-pošte ili pošte,
• svi doprinosi objavljuju se na internetskoj stranici Europskog ombudsmana i
• sastavlja se izvješće u kojem su sažeti doprinosi.

Obrada je nužna za izvršavanje zadaće od javnog interesa (članak 5. stavak 1. točka (a) Uredbe 2018/1725).

Osobni podaci također se koriste za komunikaciju s suradnicima.

8. Opis kategorija ispitanika i kategorija osobnih podataka:

Kategorije ispitanika

Svaka fizička ili pravna osoba može sudjelovati u savjetovanju s Europskim ombudsmanom.

Kategorije osobnih podataka

Prikupljeni i dalje obrađeni osobni podaci potrebni su za sudjelovanje u savjetovanju, kako slijedi:

• ime,
• prezime,
• naziv radnog mjesta
• e-adresa,
• jezik na kojem biste željeli dobiti odgovor,
• drugi jezik na kojem bi se prihvatio odgovor,
• predmet (naziv savjetovanja) i sadržaj (većinom stajališta pojedinca ili organizacije o toj temi).

Neki odgovori mogu sadržavati i osobne podatke trećih strana, iako se od sudionika traži da izbjegavaju uključivanje nepotrebnih osobnih podataka u svoje odgovore. U načelu ne bi trebalo uključiti posebne kategorije podataka ^[1]. Kad je riječ o osobnim podacima treće strane, Europski ombudsman primjenjuje politiku pružanja informacija trećoj strani čiji se podaci obrađuju u istrazi (https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70851).

9. Rok za čuvanje podataka i, ako je moguće, za brisanje:

Doprinosi se pohranjuju u odgovarajućem spisu predmeta u skladu s politikom zadržavanja podataka u sustavu Europskog ombudsmana za upravljanje predmetima u razdoblju od deset godina nakon zaključenja predmeta ^[2]. To uključuje osnovne osobne podatke (ime, prezime, adresa e-pošte) i jezične postavke te pojedinačne odgovore. Zatim će se arhivirati u skladu s politikom Europskog ombudsmana o arhiviranju ^[3].

Osobni podaci doprinositelja redigiraju se iz verzije doprinosa koja se na zahtjev objavljuje na internetskim stranicama Europskog ombudsmana.^[4] E-adrese se uvijek redigiraju. Ako se osobni podaci trećih strana uključe u doprinos, od sudionika se traži da to izbjegnu.

Dokumenti podneseni u okviru savjetovanja, kao što su dokumenti o stajalištu ili popratni dokumenti, objavit će se u obliku u kojem su zaprimljeni. Ako takvi podnesci uključuju osobne podatke trećih strana, provode se odgovarajuća redigiranja.

U slučaju masovne pošte, što znači da skupina sudionika dostavlja identične doprinose, odgovori se pohranjuju u odgovarajući spis predmeta na razdoblje od 10 godina, nakon čega se mogu arhivirati. Čuvaju se u sustavu e-pošte Europskog ombudsmana tri mjeseca nakon čega se brišu. Jedan takav doprinos objavljuje se na internetskoj stranici Europskog ombudsmana, uz naznaku da je Europski ombudsman primio još nekoliko odgovora s istim sadržajem.

10. Primatelji podataka:

Pristup osobnim podacima imaju članovi osoblja Europskog ombudsmana koji su odgovorni za ovaj postupak obrade i ovlašteno osoblje koje je „nužno znati”, kao što su članovi osoblja Odjela za IKT za upravljanje podacima dostavljenima na internetskoj stranici Europskog ombudsmana.

U okviru istražnog postupka Europski ombudsman prosljeđuje sve primljene doprinose relevantnoj instituciji, tijelu, uredu ili agenciji EU-a.

Kako bi se izbjegla zlouporaba, sudionici moraju identificirati sebe ili organizaciju u čije ime odgovaraju. Ne prihvaćaju se anonimni doprinosi savjetovanjima.

Od sudionika se traži da izbjegavaju uključivanje nepotrebnih osobnih podataka u svoje doprinose, posebno osobnih podataka trećih strana.

U interesu transparentnosti Europski ombudsman daje javne doprinose primljene tijekom savjetovanja. Ako se uključe osobni podaci doprinositelja ili na drugi način, to se redigira (što se tiče doprinositelja, samo na zahtjev).

11. Postoje li prijenosi osobnih podataka trećim zemljama i/ili međunarodnim organizacijama?

Nije primjenjivo ^[5]

12. Opći opis sigurnosnih mjera:

Većina doprinosa savjetovanjima s dionicima Europskog ombudsmana dostavlja se elektroničkim putem u posebne poštanske sandučiće za savjetovanje. Sudionici i sudionice pozivaju se da ispune obrazac za kontakt na internetskoj stranici Europskog ombudsmana, koji usmjerava odgovore na posebnu e-adresu za savjetovanje.

Odgovorni istražni službenik skenira i dodaje odgovore dostavljene poštom u digitalnu datoteku. Papirnati primjerak doprinosa naknadno se uništava.

Doprinosi savjetovanjima s dionicima pohranjuju se u „sustavu upravljanja predmetima” Europskog ombudsmana. Pristup osobnim podacima doprinositelja omogućuje se osoblju Ombudsmana koje je odgovorno za ovaj postupak obrade i ovlaštenom osoblju na temelju načela nužnosti pristupa podacima.

Cilj je Europskog ombudsmana osigurati otpornost sustava i usluga za obradu podataka te, prema potrebi, zaštitu povjerljivosti podataka.

13. Informacije o tome kako ispitanici mogu ostvariti svoja prava na pristup i ispravak te, ako je primjenjivo, na brisanje, ograničavanje i prenosivost podataka:

Nakon što dostave podatke putem obrasca za kontakt, sudionici dobivaju e-poruku s kopijom svojih podataka koji se obrađuju.

Osobe čiji se podaci obrađuju imaju pravo pristupa vlastitim osobnim podacima i relevantnim informacijama o tome kako ih koristimo. Također imaju pravo zatražiti ispravak svih nepotpunih ili netočnih podataka koji se na njih odnose. Osobe čiji se podaci obrađuju imaju pravo u bilo kojem trenutku uložiti prigovor na to da Europski ombudsman upotrebljava njihove podatke na temelju njihove posebne situacije. Pod određenim uvjetima imaju pravo zatražiti da izbrišemo njihove osobne podatke ili ograničimo njihovu upotrebu.

Osobe čiji se podaci obrađuju u svakom trenutku mogu od nas zatražiti informacije o našoj obradi njihovih osobnih podataka e-poštom na e-adresu EO@ombudsman.europa.eu (adresa e-pošte nadležnog službenika za istrage bit će dostupna i na stranici za savjetovanje na internetskim stranicama Europskog ombudsmana). Na zahtjeve ispitanika odgovara se što je prije moguće, a u svakom slučaju u roku od mjesec dana.

Osobe čiji se podaci obrađuju također se mogu obratiti našem službeniku za zaštitu podataka na: dpo-eo-ombudsman@ombudsman.europa.eu. Ako se žele žaliti na način na koji Ombudsman obrađuje njihove osobne podatke, mogu se obratiti Europskom nadzorniku za zaštitu podataka (www.edps.europa.eu) na sljedeću adresu: EDPS@edps.europa.eu

Pri organizaciji savjetovanja s dionicima Europski ombudsman sudionicima pruža sljedeće informacije o njihovoj privatnosti: https://www.ombudsman.europa.eu/document/61555

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Izjava o zaštiti osobnih podataka

Savjetovanje s Europskim ombudsmanom u kontekstu strateških istraga i inicijativa ^[6]

U ovoj izjavi o zaštiti osobnih podataka opisuje se kako Europski ombudsman štiti vaše osobne podatke kada odgovarate na savjetovanje s Europskim ombudsmanom i gdje, kao takav, Europski ombudsman djeluje kao voditelj obrade podataka. U ovoj se izjavi također navode prava koja imate kao ispitanik.

Konkretno, u njemu se objašnjava razlog prikupljanja i obrade podataka; način na koji Europski ombudsman prikuplja pružene podatke, postupa s njima i osigurava njihovu zaštitu; i koja prava subjekti koji pridonose utvrđivanju mogu ostvariti u vezi sa svojim podacima.

1. Koje će osobne podatke obrađivati Europski ombudsman?

Sudionici ispunjavaju obrazac za kontakt na internetskim stranicama Europskog ombudsmana, koji usmjerava doprinose na posebnu e-adresu za savjetovanje. Odgovori se mogu poslati i pismom ili e-poštom. Relevantno osoblje u uredu Europskog ombudsmana obrađuje doprinose.

Europski ombudsman može stupiti u kontakt sa sudionicima kako bi zatražio pojašnjenja i/ili širio rezultate savjetovanja/istrage. Podaci za kontakt osobe odgovorne za istragu navedeni su u pozivu na savjetovanje.

Prikupljeni i dalje obrađeni osobni podaci potrebni su za sudjelovanje u savjetovanju, kako slijedi: ime, prezime, e-pošta, opis radnog mjesta i željeni jezik za daljnju korespondenciju, drugi jezik na kojem bi se prihvatio odgovor i sadržaj (većinom stajališta pojedinca ili organizacije o toj temi).

2. Zašto Europski ombudsman obrađuje te osobne podatke?

Europski ombudsman želi javnosti i zainteresiranim dionicima pružiti priliku da izraze svoja stajališta u kontekstu strateških istraga i inicijativa koje bi imale koristi od vanjskog doprinosa i stoga mogu pokrenuti javna savjetovanja.

3. Koja je pravna osnova i nužnost obrade tih podataka?

Pravna je osnova za taj postupak obrade članak 11. UEU-a.

Osobni podaci obrađuju se u skladu s Uredbom 2018/1725 o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama, tijelima, uredima i agencijama EU-a. Obrada je nužna za izvršavanje zadaće od javnog interesa (članak 5. stavak 1. točka (a) Uredbe 2018/1725).

4. Tko je odgovoran za obradu podataka?

Sektor za informacijske i komunikacijske tehnologije (IKT) Europskog ombudsmana upravlja podacima dostavljenima na internetskoj stranici. Osoblje Europskog ombudsmana odgovorno za provedbu javnih savjetovanja i ovlašteno osoblje, na temelju načela nužnosti pristupa podacima, dodatno će obrađivati podatke koje su dostavili doprinositelji.

5. Tko će biti primatelji podataka?

Osoblje Europskog ombudsmana odgovorno za ovaj postupak obrade ima pristup vašim osobnim podacima; kao i drugo ovlašteno osoblje Europskog ombudsmana na temelju nužnosti pristupa podacima.

U okviru istražnog postupka Europski ombudsman prosljeđuje sve primljene doprinose relevantnoj instituciji, tijelu, uredu ili agenciji EU-a. U interesu transparentnosti Europski ombudsman daje javne doprinose primljene tijekom savjetovanja.

Ako sudjelujete u savjetovanju, morate navesti sebe i organizaciju u čije ime sudjelujete. Ne prihvaćaju se anonimni doprinosi savjetovanjima. To je kako bi se izbjegla zlouporaba.

U interesu transparentnosti, Europski ombudsman daje javne doprinose koje je primio kao odgovor na javno savjetovanje. Vaši osobni podaci neće biti objavljeni. Trebali biste izbjegavati uključivanje nepotrebnih osobnih podataka u svoje doprinose, posebno osobnih podataka trećih strana. Ako su takvi podaci uključeni, bit će redigirani iz verzije koja je objavljena.

6. Koliko dugo će se podaci čuvati?

Doprinosi se pohranjuju u odgovarajućem spisu predmeta u skladu s politikom zadržavanja u sustavu upravljanja predmetima Europskog ombudsmana u razdoblju od deset godina nakon zatvaranja predmeta ^[7]. To uključuje osnovne osobne podatke (ime, prezime, adresa e-pošte), jezične preferencije i odgovore. Doprinosi se arhiviraju u skladu s politikom Europskog ombudsmana o arhiviranju ^[8].

7. Kako štitimo vaše podatke?

Elektronički podaci pohranjuju se na poslužiteljima Europskog ombudsmana. Ti su podaci zaštićeni brojnim sigurnosnim mjerama koje je uspostavio sektor informacijskih i komunikacijskih tehnologija Europskog ombudsmana radi zaštite cjelovitosti i povjerljivosti elektroničke imovine institucije.

Pristup osobnim podacima zaštićen je upravljanjem pravima pristupa, koja su strogo ograničena i temelje se na načelu nužnog pristupa.

E-adrese nikada se ne objavljuju, ali se pohranjuju i Europski ombudsman ih može upotrebljavati za korespondenciju povezanu s danim odgovorom.

8. Koja su vaša prava i kako ih možete ostvariti?

Kada sudjelujete u savjetovanju, možete odabrati hoće li vaši osobni podaci biti objavljeni ili ne na našoj internetskoj stranici.

Kao „ispitanik” imate i posebna prava na temelju poglavlja III. (članci od 14. do 25.) Uredbe (EU) 2018/1725, posebno pravo na pristup svojim osobnim podacima i njihov ispravak ako su netočni ili nepotpuni. Pod određenim uvjetima imate pravo izbrisati svoje osobne podatke, ograničiti obradu vaših osobnih podataka i pravo prigovora na obradu vaših osobnih podataka.

Europski ombudsman odgovorit će na vaše zahtjeve što je prije moguće, a najkasnije u roku od mjesec dana.

Naposljetku, imate se pravo u bilo kojem trenutku obratiti Europskom nadzorniku za zaštitu podataka ako smatrate da je Europski ombudsman povrijedio vaša prava iz Uredbe 2018/1725 zbog obrade vaših osobnih podataka.

9. Kome se obratiti u slučaju upita ili pritužbi u vezi s pitanjima zaštite podataka?

U svakom trenutku možete poslati pitanja povezana sa zaštitom podataka u vezi s javnim savjetovanjima Europskog ombudsmana na sljedeću adresu: EO@ombudsman.europa.eu

Možete se obratiti i službeniku za zaštitu podataka Europskog ombudsmana na sljedeću adresu: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Pritužbu možete podnijeti Europskom nadzorniku za zaštitu podataka u bilo kojem trenutku na sljedeću adresu: EDPS@edps.europa.eu

 

[1] Vidjeti članak 10. Uredbe 2018/1725.

[2] Vidjeti: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850

[3] Vidjeti: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850

[4] Vidjeti: https://www.ombudsman.europa.eu/en/strategic-issues/public-consultations.

[5] Osobni podaci objavljeni na internetskim stranicama Europskog ombudsmana dostupni su u cijelom svijetu. Sudovi EU-a utvrdili su da učitavanje osobnih podataka na internetsku stranicu ne predstavlja prijenos osobnih podataka (vidjeti presudu Suda od 6. studenoga 2003., Lindqvist, predmet C-101/01).

[6] Dostupno na internetskim stranicama Europskog ombudsmana: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/61555.

[7] Vidjeti: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850.

[8] Vidjeti: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850.