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La riforma della rete europea dei difensori civici

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Introduzione

La rete europea dei difensori civici (European Network of Ombudsmen, ENO) è stata creata nel 1996 per promuovere lo scambio di informazioni in materia di diritto e politiche dell'UE e per condividere le migliori prassi tra i difensori civici nazionali e regionali, e organi analoghi, degli Stati membri dell’Unione europea, dei paesi candidati ad entrare nell’Unione europea e di altri paesi dello Spazio economico europeo. Ne fanno parte anche il Mediatore europeo e la commissione per le petizioni del Parlamento europeo.

Il principale scopo di tutti i membri della rete è difendere i diritti dei cittadini e garantire che essi possano usufruire dei servizi di amministrazioni pubbliche attente ai bisogni dei cittadini, trasparenti, etiche e affidabili in tutta l'Europa.

Sin dall'epoca della sua entrata in servizio nell'ottobre 2013, l'attuale Mediatrice europea, Emily O'Reilly, ha iniziato a elaborare e attuare un ambizioso programma di riforme, incentrato su tre obiettivi che si rafforzano reciprocamente:

· impatto

· pertinenza

· visibilità

Una delle principali priorità dei prossimi anni è riformare la rete in linea con questi tre obiettivi, perché possa realizzare tutte le sue potenzialità a servizio dell'interesse pubblico europeo. Successivamente alle consultazioni con i membri della rete europea dei difensori civici tramite questionario nel 2014, alle discussioni scaturite nell'ambito dei trascorsi seminari della rete, ai contributi provenienti dal personale del Mediatore europeo e all'esame delle attività della rete effettuato dalla stessa Mediatrice europea è stata avanzata una serie di proposte per la riforma della rete.

Gli obiettivi principali della rete sono i seguenti: consentire ai suoi membri di ricevere informazioni complete sugli sviluppi in materia di diritto e politiche dell'UE, in particolare quando questi sviluppi sono di massima rilevanza per il loro operato a livello nazionale e regionale; facilitare l'accesso dei suoi membri agli esperti presenti all'interno delle istituzioni dell'UE; incoraggiare la cooperazione e il dialogo tra il Mediatore europeo e gli altri membri della rete attraverso indagini parallele, scambi di migliori prassi e altre iniziative su tematiche di interesse comune.

Grazie a un più efficace uso dei canali di comunicazione esistenti e all'individuazione di ambiti politici selezionati di interesse comune, la rete ha ottime possibilità di diventare un forum vivace e dinamico per lo scambio e la cooperazione.

La Mediatrice europea è desiderosa di rafforzare il proprio ruolo di coordinamento all'interno della rete proponendosi come una fonte innovativa e strategica di attività per la rete europea dei difensori civici negli ambiti di interesse comune. La Mediatrice prevede di ottimizzare la visibilità della rete e di offrire un apporto in termini di migliori prassi raccolte dalle amministrazioni nazionali e regionali a livello di UE e viceversa. I suoi regolari contatti con i responsabili delle decisioni a livello di UE e altre parti interessate dell'UE le consentono di promuovere la dimensione europea con ancora maggior vigore rispetto al passato all'interno dei dibattiti della rete.

Nell'ufficio del Mediatore europeo, il responsabile dell'unità Comunicazioni continuerà a occuparsi del coordinamento generale delle attività della rete. Inoltre, il responsabile dell'unità 1 Denunce e indagini coordinerà le indagini parallele oltre che la collaborazione con la rete in ambito legale.

Indagini parallele

L'eccellente collaborazione instauratasi tra i membri della rete e la Mediatrice europea ha ampiamente valorizzato le indagini di propria iniziativa della Mediatrice in relazione alle operazioni di rimpatrio congiunte di Frontex. Le indagini parallele condotte da alcuni uffici dei difensori civici e dalla Mediatrice europea al riguardo hanno dimostrato l'enorme potenziale di accresciuta cooperazione tra i membri della rete su questioni di interesse comune. È la prima volta che questa cooperazione viene raggiunta attraverso la rete; essa dimostra le potenzialità di ulteriori indagini di questo genere in futuro.

La Mediatrice europea pertanto propone di rafforzare la cooperazione della rete con la realizzazione di indagini parallele su questioni attinenti alle amministrazioni dell'UE e nazionali. Le indagini hanno la potenzialità di incrementare sostanzialmente la pertinenza e la visibilità delle attività della rete nell'interesse pubblico. Per garantire indagini efficaci, gli argomenti oggetto d'indagine dovranno essere attentamente selezionati. Nei limiti del possibile, le fasi di apertura e chiusura delle indagini e le attività di comunicazione dei rispettivi esiti potrebbero essere uniformate.

Seminari

I seminari della rete sono fondamentali per consentire ai membri della rete di discutere argomenti e sviluppi di interesse reciproco, di condividere esperienze, di promuovere la cooperazione con le istituzioni dell'UE e tra loro e di dimostrare il valore aggiunto della rete europea dei difensori civici al pubblico europeo.

Per accrescere la visibilità della rete agli occhi dell'opinione pubblica, dei responsabili delle decisioni e di altre parti interessate dell'UE, e per migliorare le opportunità di interazione tra i membri della rete e le istituzioni dell'UE, la Mediatrice europea propone di riformare e modernizzare i seminari della rete.

In sostituzione dei precedenti seminari nazionali, regionali e di collegamento biennali, a decorrere dal 2016 la Mediatrice europea organizzerà un seminario all'anno a Bruxelles. Il seminario sarà aperto a tutti i membri della rete interessati. I seminari saranno incentrati su tematiche pertinenti di interesse pubblico a livello dell'UE e nazionale, per esempio nel contesto delle indagini parallele. Le istituzioni dell'UE e altre parti interessate stanziate a Bruxelles, come le organizzazioni ombrello, saranno invitate a ricoprire un ruolo attivo nei seminari al fine di facilitare lo scambio di migliori prassi in tutta Europa.

I seminari saranno trasmessi in diretta via web per consentire al pubblico e ai membri del personale della rete di tutta Europa di assistere ai lavori. Gli argomenti saranno scelti in modo da attirare anche l'attenzione dei giornalisti e di altri moltiplicatori, così da garantire maggiore visibilità alla rete europea dei difensori civici.

Anziché pubblicare i lavori dei seminari su carta nei mesi successivi, al termine di ciascun evento saranno immediatamente pubblicati online video, interventi e presentazioni. La sezione "Eventi" dell'Extranet sarà resa accessibile al pubblico e conterrà un calendario, anch'esso aperto alla pubblica consultazione, di tutti gli eventi organizzati, non soltanto dalla rete europea dei difensori civici ma anche da altre reti e associazioni di difensori europei.

La riforma dei seminari ne accrescerà enormemente l'impatto sull'opinione pubblica, sui membri della rete e su un pubblico specializzato, grazie alla scelta più strategica degli argomenti trattati oltre che alle maggiori possibilità di interazione e discussione.

Riunioni mirate

Oltre agli eventi annuali della rete in programma a Bruxelles, potrebbero rivelarsi utili ulteriori interazioni tra gruppi di più piccole dimensioni di uffici dei difensori civici e commissioni per le petizioni, con la finalità di scambiarsi informazioni su indagini parallele o altre tematiche di interesse comune.

La Mediatrice europea pertanto propone di valutare la possibilità di organizzare periodiche videoconferenze, webinar o altre iniziative di questo genere per offrire ai membri della rete la possibilità di incontrarsi con maggiore regolarità. Queste riunioni mirate, per esempio, potrebbero interessare i responsabili delle indagini parallele, che così avrebbero modo di scambiarsi relazioni sui progressi compiuti e coordinare le attività di comunicazione. Una volta introdotta questa prassi, si potrebbe utilizzare l'Extranet in maniera più efficace per la condivisione di informazioni.

L'introduzione delle riunioni mirate potrebbe accrescere la pertinenza della rete agli occhi dei membri del personale in tutte le istituzioni associate e quindi favorire la cooperazione. Questo strumento potrebbe inoltre essere adattato e aggiornato in modo da rispondere alle esigenze mutevoli dei diretti interessati, con la creazione, lo sviluppo, il ridimensionamento o lo scioglimento dei gruppi, a seconda delle priorità.

Scambio di informazioni della rete

Lo scambio di informazioni della rete tramite Extranet, il notiziario Daily News, la newsletter della rete europea dei difensori civici oltre che le pubblicazioni dei seminari sono il fondamento di tutte le attività di comunicazione della rete. Tuttavia, le tecnologie stanno facendo progressi, le risorse scarseggiano e la condivisione di informazioni in formato elettronico sta gradualmente soppiantando il formato cartaceo.

La Mediatrice europea pertanto propone di riformare e modernizzare le modalità con cui i membri della rete interagiscono tra loro e condividono informazioni, se del caso mettendo le informazioni a disposizione del pubblico. La Mediatrice vorrebbe anche migliorare gli strumenti di comunicazione della rete europea dei difensori civici per consentire un dialogo più dinamico tra i suoi membri.

L'Extranet è lo strumento principale per lo scambio di informazioni della rete e sarà modernizzato per migliorare l'uso del "forum", per esempio nel contesto delle indagini parallele o per la preparazione dei seminari. Nel lungo termine, inoltre, l'Extranet dovrebbe diventare una fonte di informazioni più pertinente in materia di diritto dell'UE, migliori prassi negli uffici dei difensori civici e raccolta di informazioni su tematiche di interesse reciproco.

Nel medio termine, l'Extranet sarà trasformata in un autentico sito web della rete, con sezioni pubbliche e sezioni che continueranno a essere riservate ai membri della rete.

La sezione più letta dell'Extranet è quella delle "Notizie". La Mediatrice europea sta migliorando il sistema del notiziario Daily News automatizzandolo interamente: in pratica, tutte le notizie pervenute sotto forma di feed RSS dagli uffici della rete europea dei difensori civici in tutte le lingue disponibili, saranno automaticamente visualizzate nel notiziario. A loro volta, gli abbonati al notiziario Daily News saranno in grado di scegliere in quali lingue ricevere le notizie e da quali paesi e regioni.

Si prevede anche di aprire la sezione "Notizie" sull'Extranet e di permettere al grande pubblico di sottoscrivere l'abbonamento al notiziario. Anche queste iniziative concorreranno ad accrescere la visibilità delle attività della rete.

La Mediatrice europea propone altresì di riformare la newsletter della rete europea dei difensori civici. Poiché la nuova versione modernizzata del notiziario Daily News garantirà ai membri della rete europea dei difensori civici la possibilità di essere periodicamente aggiornati in merito a notizie tematiche della rete, la Mediatrice propone di sostituire la newsletter trimestrale della rete europea dei difensori civici con una newsletter annuale, a partire dal 2016. Questa newsletter conterrà relazioni sui principali sviluppi all'interno della rete, compresi gli esiti delle indagini parallele, gli aspetti più incisivi dei seminari della rete europea dei difensori civici e altre novità pertinenti. Sarà diffusa in formato elettronico e messa a disposizione del pubblico.

Quesiti sul diritto dell'UE

Dall'epoca in cui è stata creata la rete, decine di uffici dei difensori civici hanno trasmesso al Mediatore europeo quesiti concernenti l'interpretazione del diritto dell'UE in relazione ad aspetti emersi nel corso di un'indagine. Grazie alla procedura del quesito, nell'ambito della quale il Mediatore europeo assiste i membri della rete ottenendo risposte esperte dalle istituzioni dell'UE, è stato possibile portare a conclusione numerose indagini condotte dai difensori civici nazionali e regionali con modalità che altrimenti non sarebbe stato possibile applicare.

Questa procedura, tuttavia, è diventata scomoda e onerosa in termini di tempo. Pertanto, la Mediatrice europea riformerà la procedura internamente, accelerandola in modo da ottenere risultati più celermente. In sostanza, gli uffici della rete potranno presentare quesiti come in passato ed essere sicuri di ricevere una risposta in tempo utile per portare a termine i loro procedimenti. L'ufficio della Mediatrice europea si avvarrà quindi della sua periodica interazione con le istituzioni dell'UE in modo più efficiente, per ottenere risultati soddisfacenti e puntuali per la rete.

La sezione "Quesiti" dell'Extranet rimarrà accessibile soltanto ai membri della rete. Le risposte delle istituzioni dell'UE ai quesiti sul diritto dell'UE saranno accessibili a tutti i membri della rete. Nella newsletter della rete europea dei difensori civici potrebbero essere riportati esempi di quesiti particolarmente interessanti.

Dando maggiore visibilità alla procedura e offrendo maggiori informazioni sul suo impatto positivo sugli uffici della rete sarà possibile accrescerne enormemente la rilevanza per i difensori civici e le commissioni per le petizioni.

Partecipazione alle consultazioni pubbliche della Commissione europea sulle proposte legislative

La Commissione europea lancia periodiche consultazioni pubbliche sulle sue proposte legislative e sulle opzioni politiche. Se l'oggetto di tali consultazioni riguarda i diritti dei cittadini europei, tutti i membri interessati della rete potrebbero presentare un contributo congiunto, in base alla loro esperienza nella gestione delle denunce e delle preoccupazioni dei cittadini. Così facendo si potrebbe rafforzare ulteriormente l'impatto della rete e il suo ruolo nella definizione delle politiche dell'UE.

L'iniziativa Partenariato di Governo Aperto (Open Government Partnership, OGP)

La Mediatrice europea ha partecipato in misura sempre maggiore all'iniziativa Open Government Partnership (OGP) ed è lieta di sapere che anche vari membri della rete si sono interessati a questo importante progetto, cui hanno aderito finora venti Stati membri dell'UE. La Mediatrice europea invita i difensori civici di questi paesi a occuparsi dei processi OGP, in qualità di mediatori del dialogo tra la società civile e il governo, nell'ambito delle strutture che gestiscono l'iniziativa o integrando nei piani d'azione "inviti" concreti. Negli otto Stati membri dell'UE che non hanno aderito all'OGP (Austria, Belgio, Cipro, Germania, Lussemburgo, Polonia, Portogallo e Slovenia), i difensori civici o le commissioni per le petizioni potrebbero essere un importante fattore di stimolo alla partecipazione. La Mediatrice europea continuerà a fare pressioni sulle istituzioni dell'UE per ottimizzare l'apertura a livello di UE.

Auspica che tutti i membri della rete valuteranno l'opportunità di partecipare attivamente all'OGP. Questo sembra essere un argomento di discussione ideale per uno dei futuri eventi della rete.