(arna dhéanamh i gcomhréir le hAirteagal 3 (6) de Reacht an Ombudsman Eorpaigh (1))

An Gearán

Cúlra

In 1998, chuir beirt ionadaithe ó ghníomhairí áitiúla an Choimisiúin san Ostair gearán faoi bhráid an Ombudsman maidir le mainneachtain an Choimisiúin cumhdach árachais forlíontach a sholáthar dá fhoireann áitiúil atá ag obair san ionadaíocht i Vín (367/98/(VK)/GG). Dúnadh an cás tar éis don Choimisiún glacadh le dréachtmholadh a rinne an tOmbudsman. Bhí an gearánach sa chás seo ar dhuine de na gearánaigh sa chás sin.

An 10 Bealtaine 2001, chinn an Coimisiún an gearánach a chur ar fionraí mar thoradh ar líomhaintí tromchúiseacha a rinneadh ina coinne. Ag an am céanna, thug an Coimisiún an deis di éisteacht a fháil maidir leis na líomhaintí sin. Bhí an éisteacht sin ar siúl an 12 Deireadh Fómhair 2001.

Le cinneadh an 31 Eanáir 2002, dhiúltaigh an Coimisiún don ghearánach gan fógra a thabhairt. Rinne an gearánach achomharc i gcoinne an chinnidh sin chuig cúirt Ostarach ina bhfuil an cás ar feitheamh faoi láthair. Ós rud é gur áitigh an gearánach nach bhféadfadh an Coimisiún í a dhífhostú go hachomair mar ionadaí foirne, scríobh an Coimisiún chuici an 14 Meitheamh 2002 chun an conradh a fhoirceannadh (i gcás inar cheart go mbeadh an dífhostú roimhe sin neamhdhleathach).

Ina dhiaidh sin, d’éiligh an gearánach rochtain ar dhoiciméid áirithe ar ar bhunaigh an Coimisiún a chinneadh. D’eascair gearán 242/2003/GG as an iarraidh sin, gearán a dúnadh tar éis don Choimisiún rochtain a thabhairt don ghearánach ar chodanna de na doiciméid ábhartha. Le linn an fhiosrúcháin seo, rinne seirbhísí an Ombudsman iniúchadh ar chomhad an Choimisiúin a bhí lonnaithe sa Bhruiséil.

An gearán seo

Le linn fhiosrúchán an Ombudsman ar ghearán 242/2003/GG, thairg an Coimisiún an deis don ghearánach iniúchadh a dhéanamh ar a comhad pearsanta i Vín. Bhain an gearánach úsáid as an bhféidearthacht sin.

An 11 Márta 2004, chuir an gearánach gearán inmheánach faoi bhráid Ard-Stiúrthóireacht ("AS") Preasa agus Cumarsáide an Choimisiúin inar líomhnaigh sí gur sáraíodh "Airteagal 26 agus Airteagal 24 de na Rialacháin Foirne do státseirbhísigh agus do sheirbhísigh eile na gComhphobal Eorpach".

Foráiltear le hAirteagal 24 de na Rialacháin Foirne go gcuideoidh na Comhphobail le haon oifigeach, go háirithe in imeachtaí i gcoinne aon duine a dhéanann bagairtí, gníomhartha nó ráitis mhaslacha nó chlúmhillteacha, nó aon ionsaí ar dhuine nó ar mhaoin a bhfuil sé féin nó duine dá theaghlach faoina réir mar gheall ar a phost nó a dhualgais.

Foráiltear an méid seo a leanas in Airteagal 26 de na Rialacháin Foirne d’oifigigh an Aontais:

“Beidh an méid seo a leanas i gcomhad pearsanta oifigigh:

(a) na doiciméid uile a bhaineann lena stádas riaracháin agus na tuarascálacha uile a bhaineann lena chumas, lena éifeachtúlacht agus lena iompar;

(b) aon bharúlacha ón oifigeach maidir leis na doiciméid sin.

Déanfar doiciméid a chlárú, a uimhriú agus a chomhdú in ord srathach; ní fhéadfaidh an institiúid na doiciméid dá dtagraítear i bhfomhír (a) a úsáid ná a lua i gcoinne oifigigh murar cuireadh in iúl dó iad sular comhdaíodh iad. (…)

Ní bheidh ach comhad pearsanta amháin ann do gach oifigeach.

Beidh sé de cheart ag oifigeach, fiú tar éis dó an tseirbhís a fhágáil, eolas a chur ar na doiciméid go léir atá ina chomhad agus cóipeanna a dhéanamh díobh.”

Ina gearán le AS an Phreasa agus na Cumarsáide, d’áitigh an gearánach gur cuireadh roinnt doiciméad lena comhad pearsanta gan í a bheith ar an eolas faoi. Ar an taobh eile, níor cuireadh an chuid is mó dá barúlacha maidir le doiciméid a cuireadh ar an gcomhad (lena n-áirítear iad siúd a bhí marcáilte aici leis na focail ‘cóip chuig comhad pearsanta’) san áireamh sa chomhad. Luaigh an gearánach dhá dhoiciméad ar a comhad pearsanta (marcáilte mar "IV/18" agus "IV/19") mar shamplaí. Dar leis an ngearánach, thug na doiciméid ar a comhad pearsanta mar thoradh air sin dearcadh saofa maidir leis na fíorais oibiachtúla. D’áitigh an gearánach freisin go raibh comhad pearsanta ‘comhthreomhar’ sa Bhruiséil, nach raibh an chuid is mó dá inneachar sa chomhad pearsanta i Vín. Ar deireadh, chuir an gearánach in iúl nach raibh aon eilimintí ina comhad pearsanta chun údar a thabhairt lena dífhostú, is é sin le rá nach raibh aon doiciméad ann tar éis an dáta i mí na Bealtaine 2001 nuair a cuireadh ar fionraí óna dualgais í.

Ina theannta sin, d’áitigh an gearánach gur cheart don Choimisiún rochtain a thabhairt di ar inneachar iomlán an chomhaid sa Bhruiséil. Dúirt sí freisin go ndearna sí achomharc i gcoinne an chinnidh í a dhíbhe, ag forchoimeád gach ceart breise.

Ina gearán leis an Ombudsman a taisceadh i mí an Mheithimh 2004, tharchuir an gearánach a gearán chuig an gCoimisiún an 11 Márta 2004, ag cur in iúl nár thug an Coimisiún aon fhreagra ar an ngearán sin. Dá bhrí sin, líomhain an gearánach go bunúsach nár chomhlíon an Coimisiún a dhualgais maidir lena chomhad pearsanta.

An Fiosrúchán

Cur chuige an Ombudsman

Seoladh an gearán chuig an gCoimisiún chun a thuairim a fháil. Chun mearbhall a sheachaint, chuir an tOmbudsman in iúl don Choimisiún agus don ghearánach nár bhain a fhiosrúchán ach leis na saincheisteanna a bhain le comhad pearsanta an ghearánaigh agus, dá bhrí sin, nach gcumhdódh sé na pointí eile a luaigh an gearánach ina litir chuig an gCoimisiún an 11 Márta 2004 (amhail an tsaincheist maidir le rochtain ar an gcomhad sa Bhruiséil agus cinneadh an Choimisiúin an gearánach a dhíbhe).

Tuairim an Choimisiúin

Ina thuairim, thagair an Coimisiún do chinneadh an 21 Meitheamh 2004 lenar thug sé freagra ar litir an ghearánaigh an 11 Márta 2004. Ba chúis aiféala don Choimisiún gur cuireadh moill ar an bhfreagra sin.

Ina litir dar dáta an 21 Meitheamh 2004, dhiúltaigh an Coimisiún do ghearán an ghearánaigh an 11 Márta 2004. D’áitigh an Coimisiún nach raibh Airteagail 24 agus 26 de na Rialacháin Foirne infheidhme maidir le gníomhairí áitiúla agus, dá bhrí sin, nach comhad den chineál a luaitear in Airteagal 26 de na Rialacháin Foirne é an ‘comhad pearsanta’, mar a thugtar air, san Ionadaíocht i Vín.

Dúirt an Coimisiún freisin, fiú dá mbeadh na hAirteagail sin infheidhme sa chás seo, nach mbeadh sé ceart an comhad a taispeánadh do sheirbhísí an Ombudsman a chur i gcomparáid leis an "gcomhad pearsanta" a bhaineann le hoifigeach. Ní raibh sa chomhad a taispeánadh do sheirbhísí an Ombudsman ach comhad oibre a bhain go heisiach leis an éisteacht araíonachta a tionscnaíodh i gcoinne an ghearánaigh. Thairis sin, sna himeachtaí sin, bheadh rochtain ag an ngearánach, de réir an Choimisiúin, ar na doiciméid uile a luaitear i "bhfógra maidir le casaoidí" an 8 Bealtaine 2001 ar a raibh an Coimisiún ag brath. Bhí an Coimisiún den tuairim gurbh é sin go díreach a bhí i gceist le hAirteagal 26 de na Rialacháin Foirne a áirithiú i gcás oifigeach (i.e., nach ndearnadh cinntí ar bhonn faisnéis nach raibh ar eolas acu).

Barúlacha an ghearánaigh

Ina cuid barúlacha, choinnigh an gearánach a gearán. Thug sí barúlacha breise freisin maidir le hAirteagal 24 de na Rialacháin Foirne. De réir an ghearánaigh, rinne an Coimisiún í a cháineadh go poiblí i bhfad sular tharla an éisteacht. D’áitigh an gearánach freisin gur cuireadh ceisteanna uirthi ag an éisteacht nach raibh baint ar bith acu leis na casaoidí a bhí cothromaithe aici.

Tuilleadh fiosrúchán

Tar éis breithniú cúramach a dhéanamh ar thuairim an Choimisiúin agus ar bharúlacha an ghearánaigh, ba chosúil go raibh gá le tuilleadh fiosrúchán.

Tuilleadh eolais a iarraidh

Dá bhrí sin, an 12 Deireadh Fómhair 2004, d’iarr an tOmbudsman ar an gCoimisiún (1) míniú a thabhairt ar a thuairim nach comhad den chineál a luaitear in Airteagal 26 de na Rialacháin Foirne é an ‘comhad pearsanta’ mar a thugtar air san Ionadaíocht i Vín, ós rud é (a) gur chuir an Coimisiún in iúl ina fhreagra an 25 Meán Fómhair 2003 ar iarraidh ar fhaisnéis bhreise a rinne an tOmbudsman faoi chuimsiú fhiosrúchán an Ombudsman maidir le gearán 242/2003/GG, go bhféadfadh an gearánach úsáid a bhaint as a ceart chun iniúchadh a dhéanamh ar a comhad pearsanta ag suíomh na hIonadaíochta i Vín agus (b) gur luaigh doiciméid an Choimisiúin a chuir an gearánach isteach (marcáilte mar ‘IV/18’ agus ‘IV/19’) go soiléir go raibh sé i gceist iad a áireamh i ‘gcomhad pearsanta’ an ghearánaigh, (2) chun míniú a thabhairt ar chineál agus ar chuspóir ‘chomhad pearsanta’ an ghearánaigh ina Ionadaíocht i Vín agus chun a shonrú cén bunús dlí a coinníodh an comhad sin, (3) chun a mhíniú ar mheas sé nach raibh gá le ‘comhad pearsanta’ an ghearánaigh ina Ionadaíocht i Vín (a) gach doiciméad a bhaineann le stádas riaracháin an ghearánaigh, agus le gach tuairisc a bhaineann lena cumas riaracháin éifeachtúlacht agus iompar agus (b) aon bharúlacha ón ngearánach maidir le doiciméid den sórt sin agus (4) chun a mhíniú cén fáth nach raibh i "gcomhad pearsanta" an ghearánaigh ina Ionadaíocht i Vín barúlacha an ghearánaigh maidir leis na doiciméid a marcáladh mar "IV/18" agus "IV/19" agus gan aon doiciméid a tarraingíodh suas tar éis an dáta i mí na Bealtaine 2001 nuair a cuireadh an gearánach ar fionraí.

Freagra an Choimisiúin

Ina fhreagra, thug an Coimisiún na barúlacha seo a leanas:

Ní raibh feidhm ag Airteagal 26 de na Rialacháin Foirne ach amháin maidir le hoifigigh agus ní raibh feidhm aige maidir le gníomhairí áitiúla amhail an gearánach. Níor thagair na rialacha ábhartha do ghníomhairí áitiúla don fhoráil seo. Bhí Airteagal 11 de Choinníollacha Fostaíochta Sheirbhísigh Eile na gComhphobal Eorpach ina leagan nua (is é sin tar éis na modhnuithe a tháinig i bhfeidhm an 1 Bealtaine 2004), lenar foráladh go raibh Airteagal 26 de na Rialacháin Foirne infheidhme de réir analaí maidir le foireann shealadach, infheidhme anois maidir le foireann ar conradh de réir analaí de bhun Airteagal 81 de na Coinníollacha. Mar sin féin, níor rialaigh na rialacha nua cásanna a tharla san am a chuaigh thart.

Ba é an comhad pearsanta ag Ionadaíocht an Choimisiúin san Ostair an t-aon chomhad pearsanta a d'oscail an Coimisiún mar fhostóir an ghearánaigh chun críocha bainistíochta pearsanra. Is le dlí na hOstaire a rialaíodh ceart an Choimisiúin é sin a dhéanamh sa chás seo. Leagadh síos na rialacha lena rialaítear conas a choinneofaí comhaid phearsanta maidir le foireann áitiúil an Choimisiúin i "Nóta riaracháin uimh. 119" an 13 Feabhra 1985 (2). Cuireadh i gcuimhne d'Ionadaíochtaí an Choimisiúin freisin gur gá comhaid phearsanta a choinneáil, mar shampla trí litir a sheol Ard-Stiúrthóireacht an Phreasa agus na Cumarsáide an 26 Deireadh Fómhair 2000 (3).

Níor ceanglaíodh le dlí na hOstaire ar fhostóirí comhaid phearsanta a choinneáil. Dá bhrí sin, níor ceanglaíodh go dlíthiúil ar an gCoimisiún na doiciméid uile a bhaineann le stádas an ghearánaigh agus lena cumas, lena feidhmíocht agus lena hiompar a áireamh sa chomhad pearsanta. Níor ceanglaíodh le dlí na hOstaire ach an oiread ar an gCoimisiún ráitis ón ngearánach maidir le himeachtaí aonair a áireamh sa chomhad pearsanta.

Níor ghá an nóta a chuir an gearánach isteach maidir le doiciméad "IV/19" a choinneáil i gcomhad an ghearánaigh. Cuireadh Doiciméad "IV/19" ar an gcomhad mar gheall ar an treoir a tugadh don ghearánach neamhláithreachtaí a chur in iúl ó bhéal an lá roimhe sin. Mar sin féin, níor bhain na doiciméid a chuir an gearánach isteach ach leis na cúiseanna leighis a bhí lena neamhláithreacht pháirteach an 3 Deireadh Fómhair 2000. Dá bhrí sin, b'éigean na doiciméid sin a chomhdú i gcomhad leighis an ghearánaigh, agus ní ina comhad pearsanta.

D’admhaigh an Coimisiún nár comhdaíodh an nóta a ndearna an gearánach tagairt dó i ndáil le doiciméad "IV/18" in éineacht leis an doiciméad sin ina comhad pearsanta. Ós rud é gur tharla an t-easnamh seo breis agus ceithre bliana ó shin, níorbh fhéidir a thuilleadh a fháil amach conas a tháinig sé chun cinn. Mar sin féin, murab ionann agus an méid a dhearbhaigh an gearánach ina litir an 11 Márta 2004, ní raibh tromlach de thuairimí agus de fhreagraí an ghearánaigh in easnamh óna comhad pearsanta. Nuair a chuir an gearánach tuairimí agus freagraí isteach maidir le himeachtaí a bhí taifeadta ina comhad pearsanta, bhí siad ceangailte leis an gcomhad. Ní raibh an gearánach in ann tacú lena héilimh ach in dhá chás, agus is léir nach raibh ceann acu ábhartha anseo.

Tháinig deireadh le comhad pearsanta an ghearánaí i mí na Bealtaine 2001 toisc gur scaoileadh as a cuid dualgas í an 10 Bealtaine 2001. Rinne Ard-Stiúrthóireacht an Phreasa agus na Cumarsáide na himeachtaí araíonachta. Ós rud é go raibh an dara ceann lonnaithe sa Bhruiséil, choinnigh sé comhad sa Bhruiséil maidir leis na himeachtaí araíonachta i gceart.

Barúlacha an ghearánaigh

Ina barúlacha, choinnigh an gearánach a gearán agus thug sé na barúlacha breise seo a leanas:

De réir nóta inmheánach maidir le cuairt an rialaitheora airgeadais ar an Ionadaíocht dar dáta an 2 Iúil 1999 agus a dhréachtaigh an tUasal P., iarradh ar an mbainistíocht treoirlínte áirithe a chomhlíonadh maidir le comhaid phearsanta a choinneáil, mar shampla an prionsabal gur ghá don ghníomhaire áitiúil lena mbaineann aon doiciméad a bhí le háireamh i gcomhad pearsanta a chomhshíniú.

Léiríodh go soiléir i ndoiciméid an 13 Samhain 1985 agus an 26 Deireadh Fómhair 2000 ar thagair an Coimisiún dóibh gur ghá comhaid phearsanta na ngníomhairí áitiúla a láimhseáil de réir analaí le comhaid phearsanta na n-oifigeach. Tháinig sé chun solais ón nóta dar dáta an 26 Deireadh Fómhair 2000 go raibh an comhad pearsanta le coinneáil go heisiach san Ionadaíocht.

Bhí réasúnaíocht an Choimisiúin maidir le doiciméad "IV/19" dothuigthe. Sa doiciméad ábhartha, cúisíodh í (an gearánach) as a bheith as láthair ón obair gan chead. Ina freagra, chosain sí í féin i gcoinne an chúisimh seo. Dá bhrí sin, ní hamháin go raibh baint ag an bhfreagra sin leis na cúiseanna leighis a bhí lena neamhláithreacht, ach bhí sí ina freagairt ar chúiseamh go hiomlán gan bhunús. Thug an teagmhas seo sampla an-mhaith den chaoi a ndearna bainistíocht na hIonadaíochta ag an am, trí dhoiciméid roghnaithe amháin a áireamh sa chomhad, iarracht a thabhairt le tuiscint gur mhainnigh sí a dualgais a chomhlíonadh nó go raibh sí ciontach as éagóir.

Mar a chuir sí i bhfios go láidir ina litir an 11 Márta 2004, ní raibh sna tagairtí do dhoiciméid "IV/18" agus "IV/19" ach samplaí léiritheacha.

Chuir an gearánach liosta mionsonraithe san áireamh de na doiciméid a bhí san áireamh sa chomhad pearsanta gan a fhios aici agus de na barúlacha nár cuireadh san áireamh cé gur mharcáil sí iad lena n-áireamh ina comhad pearsanta. De réir an ghearánaigh, níor áiríodh 12 nóta ar a laghad dá cuid a bhí marcáilte aici lena n-áireamh ina comhad pearsanta, ach áiríodh beagnach 30 litir ón riarachán gan í a bheith ar an eolas. Chuir an gearánach isteach freisin cóip de ríomhphost an 29 Meán Fómhair 2000 inar chuir sí in iúl do bhainistíocht na hIonadaíochta go raibh sí le dochtúir a fheiceáil maidin an 3 Deireadh Fómhair 2000.

An Cinneadh

1 Ráitis tosaigh

1.1 Bhain an gearán bunaidh a taisceadh i mí an Mheithimh 2004 leis an gcaoi ar láimhseáil an Coimisiún comhad pearsanta an ghearánaigh ach luadh roinnt saincheisteanna eile ann freisin. Ina litreacha lenar osclaíodh an fiosrúchán, agus chun mearbhall a sheachaint, chuir an tOmbudsman in iúl don Choimisiún agus don ghearánach nár bhain a fhiosrúchán ach leis na saincheisteanna a bhain le comhad pearsanta an ghearánaigh agus, dá bhrí sin, nach gclúdódh sé na pointí eile a luaigh an gearánach ina litir chuig an gCoimisiún an 11 Márta 2004 (amhail an tsaincheist maidir le rochtain ar an gcomhad sa Bhruiséil agus cinneadh an Choimisiúin an gearánach a dhíbhe).

1.2 Ina barúlacha ar thuairim an Choimisiúin, thug an gearánach barúlacha breise maidir le hAirteagal 24 de na Rialacháin Foirne a ndearna sí tagairt dóibh cheana féin ina gearán. De réir an ghearánaigh, rinne an Coimisiún í a cháineadh go poiblí i bhfad sular tharla an éisteacht. D’áitigh an gearánach freisin gur cuireadh ceisteanna uirthi ag an éisteacht nach raibh baint ar bith acu leis na casaoidí a bhí cothromaithe aici. Measann an tOmbudsman nach mbeadh sé cuí an fiosrúchán reatha a leathnú chun na saincheisteanna breise seo a chlúdach. Dá ndéanfaí amhlaidh, is cinnte go gcuirfí moill ar fhiosrúchán an Ombudsman maidir le líomhain bhunaidh an ghearánaigh. Measann an tOmbudsman nach mbeadh sé sin chun leasa an ghearánaigh. Mar sin féin, tá an gearánach fós saor chun gearán nua a chur isteach maidir leis na saincheisteanna sin.

2 Mainneachtain líomhnaithe ag an gCoimisiún déileáil lena dhualgais maidir le comhad pearsanta an ghearánaigh

2.1 D'oibrigh an gearánach mar ghníomhaire áitiúil d'Ionadaíocht an Choimisiúin i Vín. An 10 Bealtaine 2001, chinn an Coimisiún an gearánach a chur ar fionraí mar thoradh ar líomhaintí tromchúiseacha a rinneadh ina coinne. Le cinneadh an 31 Eanáir 2002, dhiúltaigh an Coimisiún don ghearánach gan fógra a thabhairt. Rinne an gearánach achomharc i gcoinne an chinnidh sin chuig cúirt Ostarach ina bhfuil an cás ar feitheamh faoi láthair. Ina dhiaidh sin, d’éiligh an gearánach rochtain ar dhoiciméid áirithe ar ar bhunaigh an Coimisiún a chinneadh. D’eascair gearán 242/2003/GG as an iarraidh sin, gearán a dúnadh tar éis don Choimisiún rochtain a thabhairt don ghearánach ar chodanna de na doiciméid ábhartha. Le linn an fhiosrúcháin seo, rinne seirbhísí an Ombudsman iniúchadh ar chomhad an Choimisiúin a bhí lonnaithe sa Bhruiséil.

Le linn fhiosrúchán an Ombudsman ar ghearán 242/2003/GG, thairg an Coimisiún an deis don ghearánach iniúchadh a dhéanamh ar a comhad pearsanta i Vín. Bhain an gearánach úsáid as an bhféidearthacht sin. Rinne sí gearán ansin le hArd-Stiúrthóireacht an Choimisiúin (‘AS’) Preas agus Cumarsáid, agus d’áitigh sí gur cuireadh roinnt doiciméad lena comhad pearsanta gan í a bheith ar an eolas fúthu agus nár cuireadh an chuid is mó dá barúlacha maidir le doiciméid a cuireadh ar an gcomhad (lena n-áirítear na doiciméid sin a mharcáil sí leis na focail ‘cóip chuig comhad pearsanta’) san áireamh sa chomhad. Luaigh an gearánach dhá dhoiciméad ar a comhad pearsanta (marcáilte mar "IV/18" agus "IV/19") mar shamplaí. Dar leis an ngearánach, thug na doiciméid ar a comhad pearsanta mar thoradh air sin dearcadh saofa maidir leis na fíorais oibiachtúla. D’áitigh an gearánach freisin go raibh comhad pearsanta ‘comhthreomhar’ sa Bhruiséil, nach raibh an chuid is mó dá inneachar sa chomhad pearsanta i Vín. Ar deireadh, chuir an gearánach in iúl nach raibh aon eilimintí ina comhad pearsanta chun údar a thabhairt lena dífhostú, is é sin le rá nach raibh aon doiciméad ann tar éis an dáta i mí na Bealtaine 2001 nuair a cuireadh ar fionraí óna dualgais í.

Ina gearán leis an Ombudsman a taisceadh i mí an Mheithimh 2004, tharchuir an gearánach a gearán chuig an gCoimisiún an 11 Márta 2004, ag cur in iúl nár thug an Coimisiún aon fhreagra ar an ngearán sin. Dá bhrí sin, líomhain an gearánach go bunúsach nár chomhlíon an Coimisiún a dhualgais maidir lena chomhad pearsanta.

Ina gearán, thagair an gearánach d’Airteagal 26 de na Rialacháin Foirne d’oifigigh an Aontais ina ndéantar foráil maidir leis an méid seo a leanas:

“Beidh an méid seo a leanas i gcomhad pearsanta oifigigh:

(a) na doiciméid uile a bhaineann lena stádas riaracháin agus na tuarascálacha uile a bhaineann lena chumas, lena éifeachtúlacht agus lena iompar;

(b) aon bharúlacha ón oifigeach maidir leis na doiciméid sin.

Déanfar doiciméid a chlárú, a uimhriú agus a chomhdú in ord srathach; ní fhéadfaidh an institiúid na doiciméid dá dtagraítear i bhfomhír (a) a úsáid ná a lua i gcoinne oifigigh murar cuireadh in iúl dó iad sular comhdaíodh iad. (…)

Ní bheidh ach comhad pearsanta amháin ann do gach oifigeach.

Beidh sé de cheart ag oifigeach, fiú tar éis dó an tseirbhís a fhágáil, eolas a chur ar na doiciméid go léir atá ina chomhad agus cóipeanna a dhéanamh díobh.”

2.2 Sa tuairim uaidh, d'áitigh an Coimisiún nach raibh feidhm ag Airteagal 26 de na Rialacháin Foirne maidir le gníomhairí áitiúla agus, dá bhrí sin, nach comhad den chineál a luaitear in Airteagal 26 de na Rialacháin Foirne é an "comhad pearsanta" mar a thugtar air san Ionadaíocht i Vín. D’áitigh an Coimisiún freisin go mbeadh rochtain ag an ngearánach, le linn na n-imeachtaí araíonachta a tionscnaíodh i gcoinne an ghearánaigh, ar na doiciméid uile ar ar bhraith an Coimisiún ina coinne. De réir an Choimisiúin, ba é sin go díreach a bhí i gceist le hAirteagal 26 de na Rialacháin Foirne a áirithiú i gcás oifigeach (i.e., nach ndearnadh cinntí ar bhonn faisnéis nach raibh ar eolas acu).

Ina fhreagra ar iarraidh ar fhaisnéis bhreise a rinne an tOmbudsman, d’áitigh an Coimisiún gurbh é an comhad pearsanta a coinníodh ag a Ionadaíocht i Vín an t-aon chomhad pearsanta a d’oscail sé mar fhostóir an ghearánaigh chun críocha bainistíochta pearsanra. Bhí an Coimisiún den tuairim go raibh a cheart chun é sin a dhéanamh á rialú sa chás seo ag dlí na hOstaire. Leagadh síos na rialacha lena rialaítear conas a choinneofaí comhaid phearsanta maidir le foireann áitiúil an Choimisiúin in "Nóta riaracháin uimh. 119" an 13 Feabhra 1985. Cuireadh i gcuimhne d’Ionadaíochtaí an Choimisiúin freisin gur gá comhaid phearsanta a choinneáil, mar shampla trí litir a sheol Ard-Stiúrthóireacht an Phreasa agus na Cumarsáide an 26 Deireadh Fómhair 2000. D’áitigh an Coimisiún nár ceanglaíodh le dlí na hOstaire ar fhostóirí comhaid phearsanta a choinneáil agus, dá bhrí sin, nár ceanglaíodh go dlíthiúil air na doiciméid uile a bhaineann le stádas an ghearánaigh agus lena cumas, lena feidhmíocht agus lena hiompar a áireamh sa chomhad pearsanta. D’áitigh sé freisin nár ceanglaíodh le dlí na hOstaire ar an gCoimisiún ráitis ón ngearánach maidir le himeachtaí aonair a áireamh sa chomhad pearsanta ach oiread.

De réir an Choimisiúin, níor ghá an nóta a chuir an gearánach isteach maidir le doiciméad "IV/19" a choinneáil i gcomhad pearsanta an ghearánaigh, ach ina comhad leighis. D’admhaigh an Coimisiún nár comhdaíodh an nóta a ndearna an gearánach tagairt dó i ndáil le doiciméad "IV/18" in éineacht leis an doiciméad sin ina comhad pearsanta. De réir an Choimisiúin, áfach, ní raibh formhór thuairimí agus fhreagraí an ghearánaigh in easnamh óna comhad pearsanta. D’áitigh an Coimisiún nach raibh an gearánach in ann tacú lena maímh ach in dhá chás, agus is léir nach raibh ceann amháin acu ábhartha anseo.

Dúirt an Coimisiún freisin gur tháinig deireadh le comhad pearsanta an ghearánaí i mí na Bealtaine 2001 toisc gur scaoileadh saor óna cuid dualgas í an 10 Bealtaine 2001. Rinne Ard-Stiúrthóireacht an Phreasa agus na Cumarsáide na himeachtaí araíonachta. Ós rud é go raibh an dara ceann lonnaithe sa Bhruiséil, d’áitigh an Coimisiún gur choinnigh sé comhad sa Bhruiséil maidir leis na himeachtaí araíonachta i gceart.

2.3 Sula ndéileáiltear le líomhain an ghearánaí, dealraíonn sé go bhfuil sé úsáideach réamh-shaincheist a scrúdú. Sa tuairim uaidh, d’áitigh an Coimisiún go raibh a cheart chun comhaid phearsanta a choinneáil maidir le baill a fhoirne san Ionadaíocht i Vín á rialú ag dlí na hOstaire agus nár chuir an dlí sin de cheangal ar fhostóirí na comhaid sin a choinneáil. Tugann an tOmbudsman dá aire, áfach, nár áitigh an Coimisiún go gcuirfeadh dlí na hOstaire cosc air comhaid phearsanta den sórt sin a choinneáil. Ina theannta sin, is léir ón bhfianaise atá ar fáil don Ombudsman gur chinn an Coimisiún comhaid phearsanta a choinneáil i ndáil lena ghníomhairí áitiúla agus gur eisigh sé treoracha inmheánacha maidir leis an gcaoi ar cheart é sin a dhéanamh ina "Nóta Riaracháin Uimh. 119" an 13 Feabhra 1985. Sna himthosca sin, níl aon rud ann chun cosc a chur ar an Ombudsman scrúdú a dhéanamh ar an gcaoi ar láimhseáil an Coimisiún an comhad pearsanta a bhaineann leis an ngearánach.

2.4 Is dea-chleachtas riaracháin é a áirithiú go mbeidh i gcomhad pearsanta a bhaineann le ball foirne institiúide nó comhlachta Comhphobail (1) na doiciméid go léir a bhaineann lena stádas riaracháin agus na tuarascálacha go léir a bhaineann lena chumas, lena éifeachtúlacht agus lena iompar chomh maith le (2) aon tuairimí ón oifigeach maidir leis na doiciméid sin. Tá an oibleagáid sin leagtha síos in Airteagal 26 de na Rialacháin Foirne a mhéid a bhaineann le hoifigigh. Is fíor nár foráladh go sainráite leis na Coinníollacha a bhaineann le gníomhairí áitiúla a fhostú, sular glacadh na modhnuithe a tháinig i bhfeidhm an 1 Bealtaine 2004, gur cheart Airteagal 26 de na Rialacháin Foirne d’oifigigh na gComhphobal Eorpach a bheith infheidhme maidir le gníomhairí áitiúla freisin. Ba cheart a thabhairt faoi deara, áfach, go bhforáiltear go sainráite le "Nóta Riaracháin Uimh. 119" an 13 Feabhra 1985 nár cheart ach na doiciméid a luaitear i liosta atá i gceangal leis na treoracha seo a bheith i gcomhaid phearsanta na ngníomhairí áitiúla "de réir analaí le tuarascálacha foirne na n-oifigeach". Ina nóta an 26 Deireadh Fómhair 2000 inar meabhraíodh do na daoine a bhí i gceannas ar na rialacha lena rialaítear comhaid phearsanta gníomhairí áitiúla, rinne AS an Phreasa agus na Faisnéise an fhoirmle chéanna arís agus arís eile ("[p]ar analogie avec les dossiers personnels des fonctionnaires"). * Ba cheart a thabhairt faoi deara freisin go dtagraíonn an liosta atá i gceangal leis na treoracha a eisíodh i 1985 go sainráite (i bpointe G de) don ghá atá le haon tuairimí a d'fhéadfadh a bheith ag an ngníomhaire maidir le tuarascálacha ar a chumas, a fheidhmíocht agus a iompar a chur leis an gcomhad pearsanta ("breathnuithe ar na litreacha éventuelles de l'agent à leur sujet"). Ar deireadh, ghlac an Coimisiún féin leis gur cheart barúlacha an ghearánaigh maidir le doiciméad "IV/18" a chur san áireamh ina comhad pearsanta sa chás seo. I bhfianaise na n-imthosca sin, measann an tOmbudsman gurb ionann Airteagal 26 de na Rialacháin Foirne agus códú na n-oibleagáidí a eascraíonn as prionsabal an dea-riaracháin agus, dá bhrí sin, go raibh na hoibleagáidí sin ar an gCoimisiún maidir le gníomhairí áitiúla fiú roimh theacht i bhfeidhm rialach lena bhforáiltear go sainráite d’Airteagal 26 de na Rialacháin Foirne a chur i bhfeidhm maidir le gníomhairí áitiúla de réir analaí.

2.5 Ní fhaca an tOmbudsman féin comhad pearsanta an ghearánaigh a choimeádtar i Vín. Mar sin féin, is léir ón bhfaisnéis a chuir an gearánach agus an Coimisiún ar fáil nach bhfuil aon doiciméid sa chomhad seo a bhaineann leis na himeachtaí araíonachta a rinneadh i gcoinne an ghearánaigh tar éis an dáta i mí na Bealtaine 2001 nuair a cuireadh ar fionraí óna cuid dualgas í. Ina fhreagra ar iarraidh an Ombudsman ar fhaisnéis bhreise, d’áitigh an Coimisiún gur coimeádadh na doiciméid a bhaineann leis na himeachtaí araíonachta i gcomhad sa Bhruiséil, ós rud é go ndearna Ard-Stiúrthóireacht an Phreasa agus na Cumarsáide atá lonnaithe sa Bhruiséil na himeachtaí sin. Measann an tOmbudsman nach bhfuil an míniú sin inghlactha. Cuimsíonn an liosta atá i gceangal le treoracha inmheánacha an Choimisiúin an 13 Feabhra 1985 maidir le conas comhaid phearsanta gníomhairí áitiúla a choinneáil roinn H dar teideal "Cúrsaí araíonachta" ("Ceisteanna disciplinaires"). Dá bhrí sin, is léir nach mór doiciméid a bhaineann le himeachtaí araíonachta a áireamh i gcomhad pearsanta gníomhaire áitiúil. Ba cheart a thabhairt faoi deara freisin go bhforáiltear le hAirteagal 26 de na Rialacháin Foirne (na hoibleagáidí a eascraíonn astu, mar a luaitear thuas, a mhéid a bhaineann le gníomhairí áitiúla) nach gcoinneofar ach comhad pearsanta amháin do gach ball foirne. Is cosúil go n-aisghairfí an prionsabal céanna i bpointe 3 den nóta ón gCoimisiún an 26 Deireadh Fómhair 2000, ar dá réir a choinneofar an comhad pearsanta ‘go heisiach’ ag an Ionadaíocht. Glacann an tOmbudsman leis go bhféadfadh sé a bheith ciallmhar, sna coinníollacha a thuairiscíonn an Coimisiún, cóip oibre a choinneáil de na doiciméid a bhaineann leis na himeachtaí araíonachta laistigh den tseirbhís a dhéileálann leis na himeachtaí seo (4). Mar sin féin, ní dhéanann sé sin difear don ghá atá leis na doiciméid féin a chur le comhad pearsanta an ghearánaigh atá á choinneáil i Vín. Dá bhrí sin, is ionann mainneachtain an Choimisiúin déanamh amhlaidh sa chás seo agus cás drochriaracháin.

2.6 Maidir le doiciméad "IV/19", tugann an tOmbudsman dá aire gur ríomhphost é an doiciméad seo a sheol an tUasal K., oifigeach uachtarach an ghearánaigh, chuig an ngearánach an 3 Deireadh Fómhair 2000 agus a cóipeáladh chuig roinnt daoine eile, ceann na hIonadaíochta san áireamh. Sa ríomhphost seo, líomhain an tUasal K. gur chuir an gearánach in iúl go mbeadh sí as láthair go dtí 9.30 am ach nach raibh sí i bhfeidhm ach an lá sin timpeall meán lae gan a hoifigeach uachtarach, an deasc fáiltithe nó an riarachán a chur ar an eolas roimh ré. De réir an Uasail K., ní raibh a fhios aige aon mhíniú ina dhiaidh sin ach an oiread. Chinn an tUasal K. dá bhrí sin go raibh an gearánach as láthair ón obair gan chead. Ina freagra an lá céanna, chuir an gearánach in iúl gur chuir sí in iúl don Uasal K. trí ríomhphost an 29 Meán Fómhair 2000 go mbeadh uirthi dochtúir a fheiceáil san ospidéal ar "Maidin Dé Máirt" (i.e. maidin an 3 Deireadh Fómhair 2000) agus nach raibh sí in ann a chur in iúl go díreach cá fhad a thógfadh sé sin. Mhínigh an gearánach freisin gur chuir sí fianú faoi bhráid an riaracháin. De réir an doiciméid seo, bhí an gearánach san ospidéal go dtí 11 am an lá sin. Measann an tOmbudsman nár ghá doiciméad eile a chuir an gearánach isteach (fianú ó dhochtúir dar dáta an 27 Meán Fómhair 2000) a choinneáil i gcomhad pearsanta an ghearánaí, ach ina comhad leighis. Tá an tOmbudsman den tuairim, áfach, gur gá teacht ar chonclúid eile maidir le ríomhphost an ghearánaigh chuig an Uasal K. an 3 Deireadh Fómhair 2000 agus maidir le fianú an ama a chaith sí san ospidéal. Ina ríomhphost, thug an gearánach freagra ar chúiseamh an Uasail K. go raibh sí as láthair ón obair gan chead. Measann an tOmbudsman, i bhfianaise gur cuireadh ríomhphost an Uasail K. an 3 Deireadh Fómhair 2000 san áireamh i gcomhad pearsanta an ghearánaí, gur ghá ar a laghad freagra an ghearánaí ar an dáta céanna a chur san áireamh freisin. Mar thoradh ar mhainneachtain an Choimisiúin é sin a dhéanamh, is cosúil go dtugann comhad pearsanta an ghearánaigh dearcadh saofa maidir leis na fíorais oibiachtúla (5). Measann an tOmbudsman, dá bhrí sin, gurb ionann mainneachtain an Choimisiúin ríomhphost an ghearánaigh an 3 Deireadh Fómhair 2000 a áireamh (ar a laghad) ina chomhad pearsanta agus cás drochriaracháin freisin.

2.7 Is léir ón méid thuas nár chuir an Coimisiún barúlacha an ghearánaigh maidir le doiciméid "IV/18" agus "IV/19" san áireamh ina chomhad pearsanta. Tugann an tOmbudsman dá haire gur luaigh an gearánach na doiciméid sin mar shamplaí léiritheacha de dhoiciméid ba cheart a bheith curtha san áireamh ina comhad pearsanta. Ina barúlacha maidir le freagra an Choimisiúin ar an iarraidh ar thuilleadh faisnéise, chuir an gearánach liosta mionsonraithe isteach de na doiciméid a cuireadh san áireamh sa chomhad pearsanta gan a fhios aici agus de na barúlacha nár cuireadh san áireamh cé gur mharcáil sí iad lena gcur san áireamh ina comhad pearsanta. Murab ionann agus an méid a ghlacann an Coimisiún leis, níl aon rud le tabhairt le fios, dá bhrí sin, nach bhfuil an gearánach in ann tacú lena maímh ach in dhá chás. Mar sin féin, fiú más rud é, tar éis scrúdú níos dlúithe a dhéanamh, gur cheart dó a chruthú nár ghá aon cheann de na barúlacha breise dá dtagraíonn an gearánach a áireamh ina comhad pearsanta, ní dhéanfadh sé sin difear don chonclúid nár mhór a barúlacha maidir le doiciméid "IV/18" agus "IV/19" a áireamh ina comhad pearsanta. Sa chomhthéacs sin, tugann an tOmbudsman dá aire gur admhaigh an Coimisiún gur cheart na barúlacha ar dhoiciméad "IV/18" a chur san áireamh, gan a chur in iúl, áfach, an ndearnadh é sin idir an dá linn.

2.8 Maidir le líomhain an ghearánaí gur cuireadh doiciméid san áireamh gan é sin a chur in iúl di, tugann an tOmbudsman dá aire gur cosúil go n-áitíonn an Coimisiún nach raibh sé in ann brath ar aon cheann de na doiciméid in aon chás gan deis a thabhairt don ghearánach trácht a dhéanamh orthu. Tugann an tOmbudsman dá haire go bhforáiltear le hAirteagal 26 de na Rialacháin Foirne "nach bhféadfaidh an institiúid na doiciméid dá dtagraítear i bhfomhír (a) a úsáid ná a lua i gcoinne oifigigh murar cuireadh in iúl dó iad sular comhdaíodh iad." Dá bhrí sin, cosnaíonn an fhoráil seo na hoifigigh (nó, i gcás ina gcuirtear na hoibleagáidí a eascraíonn as i bhfeidhm maidir le gníomhairí áitiúla, an gníomhaire) i gcoinne doiciméid a cuireadh ar an gcomhad pearsanta a úsáid gan an t-oifigeach (nó an gníomhaire) a chur ar an eolas. Measann an tOmbudsman, áfach, go n-éilíonn dea-chleachtas riaracháin go gcomhlánaítear an chosaint dhiúltach sin le hoibleagáid dhearfach chun deis a thabhairt don duine lena mbaineann trácht a dhéanamh ar dhoiciméad sula n-áirítear é sa chomhad pearsanta (6). Is léir nach féidir le hoifigeach ná le gníomhaire barúlacha a thabhairt (agus a iarraidh go gcuirfí na barúlacha sin san áireamh ina chomhad pearsanta) maidir le doiciméid nár cuireadh in iúl dó. Tugann an tOmbudsman dá haire, áfach, go ndeachaigh an gearánach i gcomhairle lena comhad pearsanta idir an dá linn agus, dá bhrí sin, gur aimsigh sé na doiciméid go léir a bhí san áireamh ann. Tugann sé dá aire freisin gur leag an gearánach amach go mion ina gearán, ina barúlacha ar thuairim an Choimisiúin agus go háirithe ina barúlacha ar fhreagra an Choimisiúin ar an iarraidh ar fhaisnéis bhreise, na doiciméid agus na barúlacha ba cheart a chur san áireamh fós ina comhad pearsanta. Ós rud é go ndéanann an tOmbudsman dréachtmholadh lena n-iarrtar ar an gCoimisiún athmhachnamh a dhéanamh ar na doiciméid agus ar na tuairimí sin d'fhonn iad a áireamh i gcomhad pearsanta an ghearánaigh (féach thíos), ní cosúil gur gá tuilleadh fiosrúchán a dhéanamh maidir le mainneachtain an Choimisiúin dul i gcomhairle leis an ngearánach maidir le doiciméid a chuir sé san áireamh ina comhad pearsanta.

2.9 Sna himthosca sin, measann an tOmbudsman gur theip ar an gCoimisiún a dhualgais maidir le comhad pearsanta an ghearánaí a chomhlíonadh trí gan na doiciméid ábhartha go léir a áireamh ann.

3 Conclúid

I bhfianaise an mhéid thuas, cuireann an tOmbudsman an dréachtmholadh seo a leanas faoi bhráid an Choimisiúin, i gcomhréir le hAirteagal 3(6) de Reacht an Ombudsman:

An dréachtmholadh

Ba cheart don Choimisiún athbhreithniú a dhéanamh ar na doiciméid dá dtagraíonn an gearánach d’fhonn iad a áireamh ina comhad pearsanta agus rochtain a thabhairt di ar an gcomhad a athbhunaíodh i gceart.

Cuirfear an Coimisiún agus an gearánach ar an eolas faoin dréachtmholadh sin. I gcomhréir le hAirteagal 3 (6) de Reacht an Ombudsman, seolfaidh an Coimisiún tuairim mhionsonraithe faoin 31 Bealtaine 2005. D'fhéadfadh sé gurb é a bheadh sa tuairim mhionsonraithe glacadh le cinneadh an Ombudsman agus cur síos ar na bearta a rinneadh chun an dréachtmholadh a chur chun feidhme.

Strasbourg, 28 Feabhra 2005

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Cinneadh 94/262 ó Pharlaimint na hEorpa an 9 Márta 1994 maidir leis na Rialacháin agus na Coinníollacha Ginearálta lena Rialaítear Feidhmiú Dualgais an Ombudsman, IO 1994 L 113, lch. 15.

(2) Chuir an Coimisiún cóip den nóta seo isteach.

(3) Chuir an Coimisiún cóip den doiciméad sin ar fáil freisin.

(4) Foráiltear le pointe 3 den nóta ón gCoimisiún an 26 Deireadh Fómhair 2000 gur féidir cóipeanna de na doiciméid atá sa chomhad pearsanta a chur ar aghaidh chuig an mBruiséil arna iarraidh sin.

(5) Ba cheart a thabhairt faoi deara gur cosúil go gcruthaíonn an fianú a chuir an gearánach isteach nár fhág an gearánach an t-ospidéal ach ag 11 am an 3 Deireadh Fómhair 2000. Tugann an tOmbudsman dá haire freisin gur chuir an gearánach cóip dá ríomhphost an 29 Meán Fómhair 2000 isteach, in éineacht lena barúlacha ar fhreagra an Choimisiúin ar an iarraidh ar fhaisnéis bhreise, inar cuireadh in iúl don Uasal K. go raibh sí as láthair ar an 3 Deireadh Fómhair 2000.

(6) Más amhlaidh go bhfuil an méid atá á mhaíomh ag an ngearánach i nóta an Uasail P. ar thagair an gearánach dó ina barúlacha maidir le freagra an Choimisiúin ar an iarraidh ar fhaisnéis bhreise, is cosúil go bhfuil an tuairim sin ag an gCoimisiún féin.