1. An nuashonrú is déanaí ar an taifead seo: 23/02/2022

2. Uimhir thagartha: 1/2022

3. Ainm agus sonraí teagmhála an rialaitheora:

An tOmbudsman Eorpach,

1, avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Strasbourg Cedex

Teagmháil:

Stiúrthóir Fiosrúchán

EO@ombudsman.europa.eu  

4. Ainm agus sonraí teagmhála an Oifigigh Cosanta Sonraí:

Francesca Pavesi

Oifigeach Cosanta Sonraí (OCS)

Nicholas Hernanz

Leas-OCS

Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Ainm agus sonraí teagmhála an phróiseálaí:

Neamhbhainteach

6. Ainm agus sonraí teagmhála an rialaitheora chomhpháirtigh/na rialaitheoirí comhpháirteacha:

Neamhbhainteach

7. Cuspóir/Cuspóirí na próiseála:

I gcomhréir le hAirteagal 11 CAE, eagraíonn an tOmbudsman Eorpach comhairliúcháin le páirtithe leasmhara, arb é is cuspóir dóibh an tOmbudsman a chur ar an eolas faoi thuairimí na ndaoine a mbaineann ábhair fiosrúchán agus tionscnamh straitéiseach leo, a bhfuil tábhacht phoiblí ag baint leo.

Is iondúil go mbíonn na céimeanna seo a leanas i gcomhairliúchán poiblí i gcomhthéacs fiosrúcháin agus tionscnaimh straitéiseacha:

• foilsítear cuireadh chun aighneachtaí a dhéanamh ar shuíomh gréasáin an Ombudsman Eorpaigh,
• go n-iarrfar ar aon duine ranníocaíocht a dhéanamh go dtí sprioc-am áirithe,
• is féidir na haighneachtaí a sheoladh trí fhoirm theagmhála, ríomhphost nó post,
• foilsítear gach aighneacht ar shuíomh gréasáin an Ombudsman, agus
• dréachtaítear tuarascáil ina ndéantar achoimre ar na haighneachtaí.

Is gá an phróiseáil a dhéanamh chun cúram a chur i gcrích a dhéantar ar mhaithe le leas an phobail (Airteagal 5(1)(a) de Rialachán 2018/1725).

Úsáidtear na sonraí pearsanta freisin chun cumarsáid a dhéanamh le rannpháirtithe.

8. Tuairisc ar chatagóirí na n-ábhar sonraí agus ar chatagóirí na sonraí pearsanta:

Catagóirí na n-ábhar sonraí

Is féidir le haon duine nádúrtha nó dlítheanach páirt a ghlacadh i gcomhairliúchán leis an Ombudsman Eorpach.

Catagóirí sonraí pearsanta

Is iad na sonraí pearsanta a bhailítear agus a phróiseáiltear a thuilleadh na sonraí is gá chun páirt a ghlacadh sa chomhairliúchán, mar a leanas:

• céadainm,
• sloinne,
• teideal an phoist
• seoladh ríomhphoist,
• teanga amháin ar mhaith leat freagra a fháil inti,
• teanga eile a nglacfadh duine le freagra inti,
• ábhar (teideal an chomhairliúcháin) agus ábhar (tuairimí an duine aonair nó na heagraíochta ar an ábhar den chuid is mó).

D’fhéadfadh sonraí pearsanta tríú páirtithe a bheith i roinnt freagraí freisin, cé go n-iarrtar ar rannchuiditheoirí gan sonraí pearsanta neamhriachtanacha a áireamh ina bhfreagraí. I bprionsabal, níor cheart catagóirí speisialta sonraí ^[1] a chur san áireamh. Maidir le sonraí pearsanta tríú páirtí, cuireann an tOmbudsman Eorpach an beartas maidir le faisnéis a sholáthar don ábhar sonraí tríú páirtí i bhfeidhm i bhfiosrúchán (https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70851).

9. Teorainn ama chun na sonraí a choinneáil agus, i gcás inar féidir, chun iad a scriosadh:

Stóráiltear ranníocaíochtaí sa cháschomhad ábhartha i gcomhréir le beartas coinneála chóras bainistithe cásanna an Ombudsman ar feadh tréimhse deich mbliana tar éis dhúnadh an cháis ^[2]. Áirítear leis sin faisnéis bhunúsach phearsanta (céadainm, sloinne, seoladh ríomhphoist) agus sainroghanna teanga agus freagraí aonair. Déanfar iad a chartlannú ansin de réir bheartas an Ombudsman maidir le cartlannú ^[3].

Déantar sonraí pearsanta na rannchuiditheoirí a fholú ón leagan den aighneacht a chuirtear ar fáil go poiblí ar shuíomh gréasáin an Ombudsman Eorpaigh nuair a iarrtar sin.^[4] Déantar seoltaí ríomhphoist a fholú i gcónaí. Má chuirtear sonraí pearsanta tríú páirtí san áireamh in aighneacht, déantar folú freisin ar na rannchuiditheoirí a n-iarrtar orthu é sin a sheachaint.

Doiciméid a chuirtear isteach i gcomhthéacs comhairliúcháin, amhail páipéir sheasaimh nó doiciméid chúlra, cuirfear ar fáil don phobal iad de réir mar a fhaightear iad. Dá réir sin, i gcás ina n-áirítear sonraí pearsanta tríú páirtí sna haighneachtaí sin, déantar foluithe iomchuí.

I gcás ollphoist, rud a chiallaíonn nuair a chuireann grúpa rannchuiditheoirí aighneachtaí comhionanna isteach, sábhálfar freagraí ar an gcáschomhad ábhartha ar feadh tréimhse 10 mbliana, agus féadfar iad a chartlannú ina dhiaidh sin. Coinnítear iad i gcóras ríomhphoist an Ombudsman Eorpaigh ar feadh trí mhí agus scriostar iad ina dhiaidh sin. Cuirtear aighneacht amháin den sórt sin ar fáil go poiblí ar shuíomh gréasáin an Ombudsman, agus tugtar le fios go bhfuair an tOmbudsman roinnt aighneachtaí eile leis an ábhar céanna.

10. Faighteoirí na sonraí:

Tugtar rochtain ar na sonraí pearsanta do bhaill foirne an Ombudsman Eorpaigh atá freagrach as an oibríocht phróiseála sin a dhéanamh agus do bhaill foirne údaraithe ar bhonn ‘riachtanais eolais’, amhail baill foirne an aonaid TFC chun sonraí arna gcur isteach ar shuíomh gréasáin an Ombudsman a bhainistiú.

Mar chuid den nós imeachta fiosrúcháin, cuireann an tOmbudsman na haighneachtaí uile a fhaightear ar aghaidh chuig an institiúid, comhlacht, oifig nó gníomhaireacht ábhartha de chuid an Aontais.

Chun mí-úsáid a sheachaint, ceanglaítear ar rannchuiditheoirí iad féin nó an eagraíocht a bhfuil siad ag freagairt thar a ceann a shainaithint. Ní ghlactar le haighneachtaí gan ainm ó chomhairliúcháin.

Iarrtar ar rannchuiditheoirí gan sonraí pearsanta neamhriachtanacha a áireamh ina rannchuidithe, go háirithe sonraí pearsanta tríú páirtithe.

Ar mhaithe le trédhearcacht, déanann an tOmbudsman aighneachtaí poiblí a fhaightear i gcomhairliúcháin. Má chuirtear sonraí pearsanta rannchuiditheoirí nó sonraí eile san áireamh, déantar é sin a fholú (maidir le rannchuiditheoirí, arna iarraidh sin amháin).

11. An bhfuil aon aistriú sonraí pearsanta chuig tríú tíortha agus/nó chuig Eagraíochtaí Idirnáisiúnta ann?:

Neamhbhainteach ^[5]

12. Tuairisc ghinearálta ar bhearta slándála:

Cuirtear formhór na n-aighneachtaí chuig comhairliúcháin le páirtithe leasmhara an Ombudsman Eorpaigh go leictreonach chuig boscaí ríomhphoist comhairliúcháin tiomnaithe. Iarrtar ar rannchuiditheoirí foirm theagmhála a chomhlánú ar shuíomh gréasáin an Ombudsman, a threoraíonn freagraí ar an mbosca ríomhphoist comhairliúcháin tiomnaithe.

Déanann an t-oifigeach fiosrúcháin atá freagrach na haighneachtaí a chuirtear isteach tríd an bpost a scanadh agus a chur leis an gcomhad digiteach. Scriostar an chóip pháipéir den aighneacht ina dhiaidh sin.

Déantar aighneachtaí le haghaidh comhairliúcháin le páirtithe leasmhara a stóráil i ‘gcóras bainistithe cásanna’ an Ombudsman. Tugtar rochtain ar shonraí pearsanta na rannchuiditheoirí d’fhoireann an Ombudsman atá freagrach as an oibríocht phróiseála sin a chur i gcrích agus do bhaill foirne údaraithe ar bhonn ‘ar bhonn riachtanais eolais’.

Tá sé mar aidhm ag an Ombudsman Eorpach a chinntiú go bhfuil córais agus seirbhísí próiseála sonraí athléimneach agus go gcosnaítear rúndacht sonraí, i gcás inarb infheidhme.

13. Faisnéis maidir leis an gcaoi ar féidir le hábhair sonraí a gcearta rochtana agus ceartúcháin a fheidhmiú, agus i gcás inarb infheidhme, maidir le léirscriosadh, srianadh agus iniomparthacht sonraí:

Tar éis dóibh sonraí a chur isteach tríd an bhfoirm theagmhála, faigheann rannchuiditheoirí ríomhphost ina bhfuil cóip dá gcuid sonraí atá á bpróiseáil.

Tá sé de cheart ag ábhair sonraí rochtain a fháil ar a gcuid sonraí pearsanta féin agus ar fhaisnéis ábhartha maidir leis an gcaoi a n-úsáidimid iad. Tá sé de cheart acu freisin a iarraidh go gceartófaí aon sonraí neamhiomlána nó míchruinne a bhaineann leo. Tá sé de cheart ag ábhair sonraí agóid a dhéanamh i gcoinne úsáid a gcuid sonraí ag an Ombudsman Eorpach ar fhorais a bhaineann lena gcás ar leith, tráth ar bith. Faoi choinníollacha áirithe, tá sé de cheart acu a iarraidh orainn a gcuid sonraí pearsanta a scriosadh nó a n-úsáid a shrianadh.

Tráth ar bith, féadfaidh ábhair sonraí faisnéis a iarraidh orainn maidir leis an bpróiseáil a dhéanaimid ar a gcuid sonraí pearsanta trí ríomhphost ag EO@ombudsman.europa.eu (beidh seoladh ríomhphoist an oifigigh fiosrúcháin atá freagrach ar fáil freisin ar leathanach an chomhairliúcháin ar shuíomh gréasáin an Ombudsman). Freagraítear iarrataí ó ábhair sonraí chomh tapa agus is féidir, agus in aon chás laistigh de mhí amháin.

Féadfaidh ábhair sonraí teagmháil a dhéanamh freisin lenár nOifigeach Cosanta Sonraí ag: dpo-eo-ombudsman@ombudsman.europa.eu. Más mian leo gearán a dhéanamh faoin gcaoi ar láimhseáil an tOmbudsman a gcuid sonraí pearsanta, féadfaidh siad teagmháil a dhéanamh leis an Maoirseoir Eorpach ar Chosaint Sonraí (www.edps.europa.eu) ag an seoladh seo a leanas: EDPS@edps.europa.eu

Agus comhairliúchán le páirtithe leasmhara á eagrú aige, cuireann an tOmbudsman Eorpach an fhaisnéis seo a leanas ar fáil do rannchuiditheoirí maidir lena bpríobháideachas: https://www.ombudsman.europa.eu/document/61555

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Ráiteas Príobháideachais

Comhairliúchán leis an Ombudsman Eorpach i gcomhthéacs fiosrúcháin agus tionscnaimh straitéiseacha ^[6]

Déantar cur síos sa Ráiteas Príobháideachais seo ar an gcaoi a gcosnaíonn an tOmbudsman Eorpach do shonraí pearsanta nuair a thugann tú freagra ar chomhairliúchán Ombudsman, agus i gcás, dá réir sin, ina ngníomhaíonn an tOmbudsman mar rialaitheoir sonraí. Leagtar amach sa ráiteas seo freisin na cearta atá agat mar ábhar sonraí.

Go háirithe, mínítear ann an chúis atá leis na sonraí a bhailiú agus a phróiseáil; an chaoi a ndéanann an tOmbudsman na sonraí a chuirtear ar fáil a bhailiú, a láimhseáil agus a chosaint; agus cad iad na rannchuiditheoirí ceart is féidir a fheidhmiú i ndáil lena gcuid sonraí.

1. Cad iad na sonraí pearsanta a phróiseálfaidh an tOmbudsman Eorpach?

Comhlánaíonn rannchuiditheoirí an fhoirm theagmhála ar shuíomh gréasáin an Ombudsman Eorpaigh, lena dtreoraítear aighneachtaí chuig an mbosca ríomhphoist comhairliúcháin tiomnaithe. Is féidir aighneachtaí a sheoladh freisin trí litir nó ríomhphost. Déanann an fhoireann ábhartha in oifig an Ombudsman Eorpaigh na ranníocaíochtaí a phróiseáil.

Féadfaidh an tOmbudsman Eorpach teagmháil a dhéanamh le rannchuiditheoirí chun soiléirithe a iarraidh agus/nó chun torthaí an chomhairliúcháin/fhiosrúcháin a scaipeadh. Cuirtear sonraí teagmhála an duine atá freagrach as an bhfiosrúchán ar fáil sa chuireadh chun freagra a thabhairt ar an gcomhairliúchán.

Is iad na sonraí pearsanta a bhailítear agus a phróiseáiltear a thuilleadh na sonraí is gá chun páirt a ghlacadh sa chomhairliúchán, mar a leanas: céadainm, sloinne, ríomhphost, cur síos ar an bpost, agus an teanga is fearr le haghaidh tuilleadh comhfhreagrais, ghlacfadh teanga eile le freagra agus ábhar (tuairimí an duine aonair nó na heagraíochta ar an ábhar den chuid is mó).

2. Cén fáth a ndéanann an tOmbudsman Eorpach na sonraí pearsanta sin a phróiseáil?

Is mian leis an Ombudsman Eorpach deis a thabhairt don phobal agus do pháirtithe leasmhara a dtuairimí a chur in iúl i gcomhthéacs fiosrúcháin agus tionscnaimh straitéiseacha a bhainfeadh tairbhe as ionchur seachtrach agus a d’fhéadfadh, dá bhrí sin, comhairliúcháin phoiblí a sheoladh.

3. Cad é an bunús dlí agus an gá atá leis na sonraí seo a phróiseáil?

Is é Airteagal 11 CAE an bunús dlí don oibríocht phróiseála sin.

Déantar sonraí pearsanta a phróiseáil i gcomhréir le Rialachán 2018/1725 maidir le daoine nádúrtha a chosaint i ndáil le sonraí pearsanta a phróiseáil ag institiúidí, comhlachtaí, oifigí agus gníomhaireachtaí an Aontais. Is gá an phróiseáil a dhéanamh chun cúram a chur i gcrích a dhéantar ar mhaithe le leas an phobail (Airteagal 5(1)(a) de Rialachán 2018/1725).

4. Cé atá freagrach as na sonraí a phróiseáil?

Bainistíonn Earnáil Teicneolaíochtaí Faisnéise agus Cumarsáide (TFC) an Ombudsman Eorpaigh na sonraí a chuirtear isteach ar an suíomh gréasáin. Déanfaidh foireann an Ombudsman Eorpaigh atá freagrach as comhairliúcháin phoiblí agus foireann údaraithe a dhéanamh, ar bhonn ‘ar bhonn riachtanais eolais’, na sonraí arna gcur isteach ag rannchuiditheoirí a phróiseáil tuilleadh.

5. Cé a gheobhaidh na sonraí?

Tá rochtain ar do shonraí pearsanta ag foireann an Ombudsman Eorpaigh atá freagrach as an oibríocht phróiseála sin a chur i gcrích; chomh maith le foireann údaraithe eile de chuid an Ombudsman Eorpaigh ar bhonn ‘ar bhonn riachtanais eolais’.

Mar chuid den nós imeachta fiosrúcháin, cuireann an tOmbudsman Eorpach na haighneachtaí uile a fhaightear ar aghaidh chuig an institiúid, comhlacht, oifig nó gníomhaireacht ábhartha de chuid an Aontais. Ar mhaithe le trédhearcacht, déanann an tOmbudsman Eorpach aighneachtaí poiblí a fhaightear i gcomhairliúcháin.

Agus tú ag cur isteach ar chomhairliúchán, ní mór duit tú féin agus an eagraíocht a bhfuil tú ag cur isteach ar a son a shainaithint. Ní ghlactar le haighneachtaí gan ainm ó chomhairliúcháin. Tá sé seo chun mí-úsáid a sheachaint.

Ar mhaithe le trédhearcacht, déanann an tOmbudsman Eorpach aighneachtaí poiblí a fuair sí mar fhreagra ar chomhairliúchán poiblí. Ní chuirfear do shonraí pearsanta ar fáil don phobal. Ba cheart duit gan sonraí pearsanta neamhriachtanacha a áireamh i do chuid aighneachtaí, go háirithe sonraí pearsanta tríú páirtithe. Má chuirtear sonraí den sórt sin san áireamh, déanfar iad a fholú ón leagan a chuirtear ar fáil don phobal.

6. Cá fhad a choinneofar na sonraí?

Stóráiltear ranníocaíochtaí sa cháschomhad ábhartha i gcomhréir le beartas coinneála chóras bainistithe cásanna an Ombudsman ar feadh tréimhse deich mbliana tar éis dhúnadh an cháis ^[7]. Áirítear leis sin faisnéis bhunúsach phearsanta (céadainmneacha, sloinnte, seoladh ríomhphoist), sainroghanna teanga agus na freagraí. Déantar na haighneachtaí a chartlannú de réir bheartas an Ombudsman maidir le cartlannú ^[8].

7. Conas a chosnaímid do chuid sonraí?

Stóráiltear na sonraí leictreonacha ar fhreastalaithe an Ombudsman Eorpaigh. Tá na sonraí sin faoi chosaint ag go leor beart slándála arna mbunú ag earnáil Theicneolaíochtaí Faisnéise agus Cumarsáide an Ombudsman Eorpaigh chun sláine agus rúndacht mhaoin leictreonach na hInstitiúide a chosaint.

Déantar rochtain ar shonraí pearsanta a chosaint trí chearta rochtana a bhainistiú, ar cearta iad atá teoranta go docht agus atá bunaithe ar an bprionsabal ‘ar bhonn riachtanais eolais’.

Ní chuirtear seoltaí ríomhphoist ar fáil don phobal riamh, ach stóráiltear iad agus féadfaidh an tOmbudsman Eorpach iad a úsáid le haghaidh comhfhreagras a bhaineann leis an bhfreagra a thugtar.

8. Cad iad na cearta atá agat agus conas is féidir leat iad a fheidhmiú?

Agus tú ag cur le comhairliúchán, is féidir leat a roghnú ar cheart do shonraí pearsanta a fhoilsiú ar ár suíomh gréasáin nó nár cheart.

Tá cearta sonracha agat freisin mar ‘ábhar sonraí’ faoi Chaibidil III (Airteagail 14-25) de Rialachán (AE) 2018/1725, go háirithe an ceart rochtain a fháil ar do shonraí pearsanta agus iad a cheartú i gcás ina bhfuil do shonraí pearsanta míchruinn nó neamhiomlán. Faoi choinníollacha áirithe, tá sé de cheart agat do shonraí pearsanta a scriosadh, srian a chur le próiseáil do shonraí pearsanta agus tá sé de cheart agat agóid a dhéanamh i gcoinne phróiseáil do shonraí pearsanta.

Tabharfaidh an tOmbudsman Eorpach freagra ar d’iarrataí a luaithe is féidir agus laistigh de mhí amháin ar a dhéanaí.

Ar deireadh, tá sé de cheart agat dul ar iontaoibh an Mhaoirseora Eorpaigh ar Chosaint Sonraí tráth ar bith má mheasann tú gur sháraigh an tOmbudsman Eorpach do chearta faoi Rialachán 2018/1725 mar gheall ar phróiseáil do shonraí pearsanta.

9. Cé leis ar cheart teagmháil a dhéanamh i gcás ceisteanna nó gearáin a bhaineann le saincheisteanna cosanta sonraí?

Tráth ar bith, féadfaidh tú ceisteanna a bhaineann le cosaint sonraí a bhaineann le comhairliúcháin phoiblí an Ombudsman Eorpaigh a sheoladh chuig an seoladh seo a leanas: EO@ombudsman.europa.eu

Is féidir leat teagmháil a dhéanamh freisin le hOifigeach Cosanta Sonraí an Ombudsman Eorpaigh ag an seoladh seo a leanas: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Féadfaidh tú gearán a thaisceadh leis an Maoirseoir Eorpach ar Chosaint Sonraí tráth ar bith ag an seoladh seo a leanas: EDPS@edps.europa.eu

 

[1] Féach Airteagal 10 de Rialachán 2018/1725.

[2] Féach: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850

[3] Féach: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850

[4] Féach: https://www.ombudsman.europa.eu/en/strategic-issues/public-consultations.

[5] Tá sonraí pearsanta a fhoilsítear ar shuíomh gréasáin an Ombudsman Eorpaigh inrochtana ar fud an domhain. Chinn cúirteanna an Aontais nach ionann sonraí pearsanta a lódáil ar leathanach gréasáin agus aistriú sonraí pearsanta (féach breithiúnas na Cúirte an 6 Samhain 2003, Lindqvist, cás C-101/01).

[6] Ar fáil ar shuíomh gréasáin an Ombudsman Eorpaigh anseo: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/61555.

[7] Féach: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850.

[8] Féach: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850.