Strasbourg, le 17.9.2012

Visite de l'Agence OI/12/2012/EIS – Visite à l'Agence européenne des produits chimiques (ECHA)

Monsieur,

En mai 2011, j'ai lancé un programme de visites dans les agences de l'UE, dans le but de recenser et de diffuser les meilleures pratiques dans leurs relations avec les citoyens. J'ai d'abord effectué trois visites «pilotes» dans les agences de l'UE au Royaume-Uni, à savoir l'Autorité bancaire européenne, l'Agence européenne des médicaments et le Collège européen de police. Par la suite, le 1er juin 2011, j'ai rencontré les chefs de toutes les agences de l'UE à Bruxelles et j'ai eu l'occasion de les familiariser plus en détail avec cette initiative. En octobre et novembre 2011, j'ai visité respectivement l'Agence européenne pour l'environnement à Copenhague, l'Observatoire européen des drogues et des toxicomanies et l'Agence européenne pour la sécurité maritime à Lisbonne. En février 2012, j'ai visité le Centre européen pour le développement de la formation professionnelle à Thessalonique et, en mai, j'ai visité la Fondation européenne pour l'amélioration des conditions de vie et de travail à Dublin. En juin 2012, j'ai visité EUROJUST et EUROPOL à La Haye et le Comité européen du risque systémique à Francfort. Enfin, en juillet 2012, j'ai visité l'Agence européenne chargée de la sécurité des réseaux et de l'information, l'ENISA, à Iraklion, en Crète. Des informations sur mes précédentes visites dans les agences de l’UE sont disponibles sur la page suivante de mon site web:

www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Je serai à Helsinki le 5 octobre 2012 et je voudrais profiter de cette occasion pour visiter l'ECHA et je serais heureux de rencontrer les membres concernés de l'équipe de direction de l'Agence. Compte tenu de la nature d’une telle visite, il me semble approprié de m’adresser à vous en tant que directeur exécutif de l’ECHA. Pour vous aider à préparer ce qui, j'en suis certain, s'avérera être un échange de vues utile et constructif, je joins à la présente lettre une annexe contenant a) le projet de programme de notre réunion et b) des informations concernant les aspects procéduraux de ce type de visite.

Je note qu'à la suite de contacts informels entre nos bureaux, le vendredi 5 octobre 2012 (9 h 30 - 12 h 30) a été convenu comme date mutuellement appropriée pour notre réunion, au cours de laquelle, je crois comprendre, votre directeur adjoint, M. Jukka Malm, représentera, en votre absence, la direction de l'ECHA.

Au cours de ma visite à l’ECHA, je serai accompagnée de Mme Eija Salonen, conseillère juridique, qui agira en tant que personne de contact pour les aspects organisationnels de notre réunion. Ses coordonnées sont: [courriel], tél.: + 33 3 88 17 24 29. D’après les contacts informels entre nos bureaux, je comprends également que Mme Minna Heikkilä, de votre agence, servira de personne de contact au sein de l’ECHA, qui assurera la liaison avec Mme Salonen pour toutes les préparations nécessaires.

Veuillez noter qu'à la suite de notre réunion, je souhaiterais également rencontrer le comité du personnel de l'ECHA. Cette démarche fait suite à une demande de l’Assemblée des comités du personnel des agences (AASC) de rencontrer systématiquement les comités du personnel des agences de l’UE que je visite dans le cadre d’enquêtes d’initiative.

Je tiens à vous remercier encore une fois d'avoir accepté d'organiser cette visite, et je me réjouis à la perspective de rencontrer (en votre absence) votre directeur adjoint et vos collègues et de dialoguer avec vous tous dans ce qui, j'en suis sûr, sera un échange fructueux sur les différentes questions figurant dans le projet d'ordre du jour de notre réunion. Je remercie en outre la direction de l’ECHA d’avoir organisé les aspects pratiques de ma réunion avec le comité du personnel de l’Agence.

Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mes sincères

P. Nikiforos Diamandouros

Pièce jointe: 1

ANNEXE : Aspects procéduraux et projet d'ordre du jour de la visite

Concernant les aspects procéduraux

Les visites du Médiateur européen sont formellement effectuées sur la base de sa compétence pour mener des enquêtes d'initiative. La correspondance relative à cette visite portera donc un numéro de référence d'enregistrement pour ces enquêtes d'initiative (OI/12/2012/EIS). La Médiatrice souhaiterait que l’ECHA cite ce numéro de référence dans sa correspondance relative à la visite.

Une enquête d'initiative implique, entre autres, que les garanties procédurales habituelles concernant ces enquêtes s'appliquent. Il s'agit notamment du droit de l'agence de demander au Médiateur européen de traiter les informations et les documents de manière confidentielle - voir les articles 5.1, 5.2 et 14.2 des dispositions d'exécution du Médiateur:  www.ombudsman.europa.eu/resources/provisions.faces

En plus d’informer l’agence à visiter des questions qu’il a l’intention de soulever, le Médiateur peut également lui demander de fournir à l’avance certaines informations et/ou documents pertinents.

À la suite de chaque visite, le Médiateur informera l'agence par écrit de ses conclusions. S'il fait des suggestions spécifiques, il demandera normalement à l'agence de l'informer de toute action de suivi qu'elle se propose d'entreprendre. En fonction de la réponse de l'agence, le Médiateur envisagera soit de clore l'enquête, soit de prendre d'autres mesures, par exemple en émettant des recommandations formelles.

Veuillez noter que la lettre préparatoire à cette visite, ainsi que la présente annexe, seront publiées sur le site web du Médiateur européen. Si le Médiateur décide de faire des suggestions à l'Agence à la suite de sa visite, la communication contenant ces suggestions sera également publiée sur cette page, de même que la réponse de l'Agence, toute correspondance ultérieure et les conclusions écrites finales du Médiateur. Ces échanges apparaîtront sur la page suivante du site web du Médiateur: http://www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Concernant les questions à l'ordre du jour

 En ce qui concerne le contenu de la visite du 5 octobre 2012, le Médiateur européen souhaite aborder les thèmes suivants:

• Les principes de la fonction publique;
• les premiers contacts de l’ECHA avec le public;
• Transparence, dialogue et responsabilité;
• Recrutement;
• Appels d'offres et marchés;
• Conflits d'intérêts; et
• Dénonciation des dysfonctionnements.

Les questions spécifiques que le Médiateur souhaite examiner dans le cadre de chaque thème sont les suivantes:

1.Les Principes de la fonction publique

Le 10 juillet 2012, j'ai informé l'ECHA de la publication de cinq principes de service public qui devraient guider la conduite des fonctionnaires de l'UE. Je serais intéressé de savoir si l'Agence a pris ou envisage de prendre des mesures pour s'assurer (a) que tous les membres de son personnel sont informés des principes et (b) pour rendre les principes disponibles sur son site Web, afin que le public soit informé que l'Agence y souscrit.

2. Premiers contacts avec le public

L'une des tâches fondamentales du Médiateur est de veiller à ce que l'administration de l'UE soit ouverte, soucieuse du service et efficace dans le traitement des contacts avec les citoyens. Les principes de base pertinents sont énoncés dans le Code européen de bonne conduite administrative (ECGAB). La question reste importante dans notre travail quotidien, ce qui donne à penser que l’administration de l’UE est toujours confrontée à certains défis dans ce domaine. Le cas échéant, le Médiateur européen s'efforce de trouver une solution rapide aux plaintes qui concernent les griefs relatifs aux premiers contacts d'un citoyen avec l'administration. Habituellement, cela implique que mes services contactent la personne concernée par téléphone.

Je comprends que toutes les agences de l'UE ont accepté d'adopter le code européen de bonne conduite administrative lors d'une réunion des chefs des agences qui s'est tenue à Lisbonne en octobre 2008. J'ai trouvé sur le site web de l'ECHA un lien vers son propre code de bonne conduite administrative [1] (ci-après le «code de l'ECHA»). À première vue, il apparaît que le code de l’ECHA reflète principalement les principes contenus dans le code européen de bonne conduite administrative (ECGAB). Toutefois, par exemple, une référence au Médiateur fait défaut dans le code de l’ECHA en ce qui concerne la disposition correspondant à l’article 19 de l’ECGAB (indication des possibilités de recours). À cet égard, je serais reconnaissant à l’ECHA de bien vouloir préciser comment elle perçoit la relation entre les deux codes et si elle a l’intention de publier également l’ECGAB sur son site web. Je serais également reconnaissant d’en savoir plus sur la manière dont l’ECHA s’assure que son personnel respecte les principes énoncés dans le code. Je n’ai pas été en mesure de trouver de références à cette question sur le site web de l’ECHA et je vous serais donc reconnaissant de bien vouloir faire une présentation à ce sujet.

3. Transparence, dialogue et responsabilité

Le Médiateur européen accorde également une grande importance à la promotion de la transparence et au renforcement de la responsabilité au sein de l’administration de l’UE. Cette exigence se reflète, entre autres, dans la législation de l’UE sur l’accès du public aux documents, qui mentionne expressément le Médiateur en tant qu’organe de contrôle. Cela se reflète également dans les vastes pouvoirs d'enquête de l'Ombudsman, qui nous permettent de clarifier en profondeur les faits et les questions soulevés dans nos enquêtes.

Je vous serais donc reconnaissant d'en savoir plus sur les questions suivantes:

a) Je note que le site web de l'ECHA contient une section sur l'accès aux documents détenus par l'agence. Toutefois, je serais reconnaissant de savoir comment l’ECHA traite dans la pratique les demandes d’accès du public aux documents. Quelles sont ses règles, lignes directrices et/ou modalités pratiques pour le traitement de ces demandes? Veuillez fournir des exemples, tels que la principale correspondance dans le traitement par l’Agence des trois dernières demandes d’accès du public aux documents traitées en vertu des règles pertinentes de l’ECHA et/ou du règlement (CE) no 1049/2001. (La substance des décisions de l'ECHA dans ces exemples ne sera pas examinée, car ce n'est pas le but de cette visite.)

b) L'ECHA produit-elle un rapport annuel (interne ou externe) sur son traitement de l'accès du public aux documents?

c) L'ECHA exploite-t-elle ou a-t-elle l'intention d'exploiter un registre public au sens de l'article 11 du règlement (CE) n° 1049/2001?

d) L'ECHA traite une grande quantité d'informations et de données. Son site web est convivial et contient un grand volume de données, de publications et d'informations relatives aux principales activités de l'ECHA. À proprement parler, le règlement (CE) n° 1049/2001 ne s'applique qu'aux «documents». Comment l'ECHA traite-t-elle les demandes d'informations? Veuillez nous fournir des informations concernant les retours d’information que les services de l’ECHA reçoivent des utilisateurs et des parties prenantes en ce qui concerne l’accès à l’information.

4. Sélection et recrutement

En ce qui concerne le fond des décisions de sélection et de recrutement, le Médiateur adopte une approche similaire à celle des juridictions de l’UE. Cela signifie, entre autres, qu’il reconnaît les très larges pouvoirs discrétionnaires de l’administration dans la sélection de son personnel.

En ce qui concerne les aspects procéduraux de la sélection et du recrutement, le Médiateur s'est employé très activement à accroître la transparence du recrutement dans l'UE. Cela a, par exemple, conduit à une transparence accrue en ce qui concerne les noms des membres des jurys de sélection et à des fiches d’évaluation plus détaillées qui donnent aux candidats une meilleure idée de la manière dont ils ont été évalués.

L ' ECHA a publié sur son site Web, sous la rubrique "Emplois", des informations sur sa politique de recrutement et ses procédures de recrutement d ' agents temporaires et d ' agents contractuels (l ' ECHA n ' a actuellement pas de fonctionnaires permanents). Je vous serais reconnaissant de bien vouloir apporter des éclaircissements supplémentaires sur les points suivants:

a) Comment l'ECHA assure-t-elle une communication efficace avec les candidats aux procédures de sélection en ce qui concerne le statut de leur candidature et/ou le résultat de la procédure de sélection?

b) Les noms des membres du jury de sélection sont-ils connus des candidats?  Dans quelle mesure l’ECHA permet-elle aux candidats d’accéder aux évaluations de leurs demandes?

c) Dans quelle mesure l'ECHA recherche-t-elle des moyens plus rapides et moins formels de résoudre les litiges relatifs aux décisions de sélection et de recrutement que ceux prévus à l'article 90 du statut?

d) L'ECHA informe-t-elle systématiquement les candidats dans sa correspondance qu'ils peuvent déposer une plainte auprès du Médiateur, comme le prévoient l'article 19 du code européen de bonne conduite administrative susmentionné et le code de bonne conduite administrative de l'ECHA?

5. Appels d'offres et contrats

Au niveau de l'examen, les litiges relatifs aux décisions d'appel d'offres et aux relations contractuelles sont le plus souvent traités par les tribunaux. Toutefois, une proportion importante des affaires du Médiateur a également concerné ces domaines au fil des ans. En ce qui concerne les appels d'offres, le Médiateur s'inspire de l'approche de la Cour, qui consiste à reconnaître à l'administration un large pouvoir discrétionnaire dans l'évaluation des aspects de fond des propositions d'appels d'offres, tout en vérifiant soigneusement si elle a motivé ses décisions de manière valable et adéquate et si elle a respecté de manière adéquate les procédures applicables et les droits à l'information. En ce qui concerne les litiges contractuels, le Médiateur n’évalue pas en tant que tel s’il y a rupture de contrat. Il examine toutefois minutieusement si l'administration a fourni de bonnes raisons pour justifier sa position et examine également l'équité des actions ou omissions administratives.

Je note que le site Web de l ' ECHA contient une section sur les marchés publics. À cet égard, mes questions sont les suivantes:

a) Comment l'ECHA traite-t-elle les litiges relatifs à ces domaines?

b) Les soumissionnaires et les contractants sont-ils informés qu'ils peuvent déposer une plainte auprès du Médiateur?

6. Conflits d'intérêts

La prévention des conflits d’intérêts est un aspect important du deuxième principe de service public: intégrité. Des conflits d'intérêts surviennent lorsque des personnes qui travaillent pour l'administration publique peuvent être perçues comme ayant un intérêt personnel inapproprié dans une affaire dont elles sont saisies. Ces conflits doivent être traités de manière appropriée afin d'assurer une prise de décision objective et de renforcer la confiance du public dans l'administration. Les événements et les cas récents montrent que l'administration de l'UE ne jouit pas clairement de la pleine confiance du public à l'égard de cette question.

Je note que l’ECHA a publié sur son site web, dans la section «Procédures et politiques», sa politique de gestion des conflits d’intérêts potentiels [2], ainsi que les déclarations d’intérêts annuelles des directeurs, cadres et autres membres du personnel de haut niveau de l’ECHA.

À la lumière de ces considérations, je souhaiterais savoir quelles autres mesures concrètes l’ECHA applique afin d’éviter les conflits d’intérêts dans les domaines suivants:

a) Recrutement du personnel, y compris des cadres supérieurs

b) les membres actuels et anciens du personnel, notamment en ce qui concerne les activités extérieures pendant et après leur service à l'ECHA (voir, par exemple, les articles 11, 11 bis, 12 ter et 16 du statut).

7. Dénonciation des dysfonctionnements

Les articles 22 bis et 22 ter du statut sont communément appelés «dispositions relatives aux lanceurs d'alerte». Ces dispositions ont une double structure: a) l'obligation de signaler les actes répréhensibles graves à l'institution du lanceur d'alerte ou, sous certaines conditions, à l'OLAF, et b) le droit de signaler également l'affaire aux responsables de certaines autres institutions de l'UE, pour autant que des exigences spécifiques soient respectées [3]. Les articles 22 bis et 22 ter définissent les circonstances dans lesquelles les lanceurs d’alerte sont protégés contre les représailles de la part de l’institution pour laquelle ils travaillent. Selon l’article 22 bis, l’institution concernée n’est pas autorisée à agir au détriment du fonctionnaire qui a divulgué les informations, si celui-ci a agi de manière raisonnable et honnête. L'article 22 ter étend cette protection au fonctionnaire qui divulgue des informations à un ou plusieurs des cinq titulaires de fonctions qui y sont mentionnés, c'est-à-dire aux présidents du Parlement européen, de la Commission, du Conseil, de la Cour des comptes ou du Médiateur européen.

Je vous saurais gré de bien vouloir fournir à l’ECHA des informations sur les dispositions qu’elle a mises en place pour la dénonciation interne des dysfonctionnements et sur toute expérience acquise avec les lanceurs d’alerte.