# Première lettre du Médiateur européen concernant sa visite à l'Observatoire européen des drogues et des toxicomanies - OI/12/2011/(JSA)JF - Auteur: Médiateur européen - Date: 2011-10-18T00:00+02:00[Europe/Paris] - [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/fr/visit-document/fr/10974) - [PDF](https://www.ombudsman.europa.eu/pdf/fr/10974) --- |-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | M. Wolfgang Götz Directeur exécutif Observatoire européen des drogues et des toxicomanies (OEDT) Cais do Sodré 1249-289 Lisbonne Portugal | Strasbourg, 18-10-2011 Visite de l'Agence OI/12/2011/JSA - Visite à l'Observatoire européen des drogues et des toxicomanies. ----------------------------------------------------------------------------------------------------- Monsieur, En mai 2011, j'ai lancé un programme de visites dans les agences de l'UE, dans le but d'identifier et de diffuser les meilleures pratiques utilisées par les agences dans leurs relations avec les citoyens. J'ai initialement effectué trois visites \<\< pilotes \>\> auprès des agences de l'UE au Royaume-Uni, à savoir l'Autorité bancaire européenne, l'Agence européenne des médicaments et le Collège européen de police. Par la suite, le 1er juin, j'ai rencontré les responsables de toutes les agences de l'UE et j'ai eu l'occasion de les familiariser plus en détail avec cette initiative. Le 20 octobre prochain, je me rendrai à l'Agence européenne pour l'environnement à Copenhague, où se tiendra la prochaine réunion du Réseau européen des médiateurs des États membres de l'UE et des pays candidats. Des informations sur mes visites précédentes auprès des agences de l'UE sont disponibles sur la page suivante de mon site web: [www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces](/activities/visits.faces) À ce jour, le Médiateur européen a mené très peu d'enquêtes concernant l'Observatoire européen des drogues et des toxicomanies (OEDT). En fait, au cours des quinze dernières années, seules quatre plaintes ont été déposées contre l'OEDT. Deux d'entre elles étaient irrecevables. Dans les deux enquêtes que j'ai ouvertes, la première a été réglée par l'Office à la satisfaction du plaignant. Dans la deuxième enquête, je n'ai constaté aucun cas de mauvaise administration de la part de l'Agence. Compte tenu de l'importance de l'OEDT et de l'intérêt évident du public pour les questions qu'il traite, je ne peux pas interpréter ce très faible nombre de plaintes comme le résultat d'un manque de sensibilisation du public à l'existence ou aux activités de l'Observatoire. Au contraire, je considère cela comme un signe que votre agence parvient avec succès à intégrer la bonne administration dans ses procédures et ses méthodes de travail. Je suis donc particulièrement intéressé à me familiariser avec les meilleures pratiques de l'OEDT à ce stade précoce de mes visites dans les agences de l'UE et à en tirer des enseignements que je pourrais éventuellement utiliser à l'avenir. Je serai à Lisbonne en novembre 2011 pour une visite officielle au médiateur national du Portugal et à diverses autres autorités portugaises. Je serais heureux de vous rencontrer, ainsi que les membres concernés de votre équipe, le lundi 21 novembre, de préférence de 9 h 30 à 11 h 30. Veuillez trouver en annexe à la présente lettre un projet de programme de notre réunion pendant la visite à l'OEDT, ainsi que des informations supplémentaires concernant les aspects procéduraux de ce type de visites. Lors de ma visite à l'Agence, je serai accompagné de M. João Sant'Anna, directeur de mon bureau, qui agira en tant que personne de contact pour les aspects organisationnels de notre réunion. Ses coordonnées sont: 00 33 3 88 17 5346. Je vous saurais gré de bien vouloir m'informer d'une personne de contact compétente de votre personnel qui pourrait assurer la liaison avec lui pour tous les préparatifs nécessaires. Veuillez noter qu'à la suite de la visite et de notre réunion portant sur les points de fond exposés dans la note en annexe, je rencontrerai également le comité du personnel de l'OEDT. Ma décision fait suite à une demande de l'Assemblée des comités du personnel des agences (AASC) de rencontrer systématiquement les comités du personnel des agences qui font l'objet de mes visites d'initiative. Je tiens à vous remercier une nouvelle fois d'avoir accepté d'organiser cette visite et je me réjouis à la perspective d'échanges fructueux sur les différents thèmes recensés dans la note jointe en annexe à la présente lettre. Je tiens en outre à remercier d'avance la direction de l'OEDT d'avoir organisé les aspects pratiques de ma réunion avec le comité du personnel de l'OEDT, qui devrait avoir lieu entre 11 h 30 et 12 h 30 le même jour, le lundi 21 novembre. Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de ma considération distingué P. Nikiforos Diamandouros Pièce jointe: 1 **ANNEXE : **Aspects procéduraux**et projet d'ordre du jour de la visite.** --------------------------------------------------------------------------- *Sur les aspects procéduraux* Les visites du Médiateur européen sont formellement effectuées sur la base de sa compétence pour mener des enquêtes de sa propre initiative. La correspondance relative à cette visite portera donc un numéro de référence d'enregistrement pour ces enquêtes d'initiative (OI/12/2011/JSA). Le Médiateur serait reconnaissant à l'OEDT de bien vouloir mentionner ce numéro de référence dans sa correspondance relative à la visite. Une enquête d'initiative implique, entre autres, que les garanties procédurales habituelles concernant ces enquêtes s'appliquent. Il s'agit notamment du droit de l'agence de demander au Médiateur européen de traiter les informations et les documents de manière confidentielle - voir les articles 5.1, 5.2 et 14.2 des modalités d'exécution du Médiateur: [www.ombudsman.europa.eu/resources/provisions.faces](/resources/provisions.faces) En plus d'informer l'agence à visiter des questions qu'il a l'intention de soulever, le Médiateur peut également lui demander de fournir à l'avance certaines informations et/ou certains documents pertinents. Après chaque visite, le Médiateur informera l'agence par écrit de ses conclusions. S'il fait des suggestions spécifiques, il demandera normalement à l'agence de l'informer de toute action de suivi qu'elle se propose d'entreprendre. En fonction de la réponse de l'agence, l'Ombudsman envisagera soit de clore l'enquête, soit de prendre d'autres mesures, par exemple en émettant des recommandations formelles. Veuillez noter que la lettre préparatoire à cette visite ainsi que la présente annexe seront publiées sur le site web du Médiateur européen. Si le Médiateur décide de faire des suggestions à l'Agence à la suite de sa visite, la communication contenant ces suggestions sera également publiée sur cette page, de même que la réponse de l'Agence, toute correspondance ultérieure et les conclusions écrites finales du Médiateur. Ces échanges apparaîtront sur la page suivante du site web du Médiateur: [http://www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces](/activities/visits.faces) *Concernant les questions inscrites à l'ordre du jour* En ce qui concerne le contenu de la visite du 20 octobre 2011, le Médiateur européen souhaite aborder les thèmes suivants: * Premiers contacts de l'OEDT avec le public * Transparence, dialogue et responsabilité * Recrutement * Appels d'offres et marchés * Conflits d'intérêts Les questions spécifiques que le Médiateur souhaiterait examiner sous chaque thème sont les suivantes: 1. Premiers contacts avec le public L'une des tâches fondamentales du Médiateur est de veiller à ce que l'administration de l'UE soit ouverte, soucieuse du service et efficace dans la gestion des contacts avec les citoyens. Les principes de base pertinents sont énoncés dans le code européen de bonne conduite administrative (CGAB). La question reste importante dans notre travail quotidien, ce qui donne à penser que l'administration de l'UE reste confrontée à certains défis dans ce domaine. Le cas échéant, le Médiateur européen s'efforce de trouver rapidement une solution aux plaintes qui concernent des griefs relatifs aux premiers contacts d'un citoyen avec l'administration. Habituellement, cela implique que mes services contactent la personne concernée par téléphone. Bien que je comprenne que toutes les agences de l'UE aient accepté d'adopter le code européen de bonne conduite administrative lors d'une réunion des chefs des agences qui s'est tenue à Lisbonne en octobre 2008, je ne suis pas au courant de la manière dont l'OEDT a mis en œuvre cette décision, ni de la manière dont il veille à ce que son personnel respecte les principes énoncés dans le code susmentionné. Je n'ai pas pu trouver de références à cette question sur le site web de l'OEDT et je vous serais donc reconnaissant de bien vouloir faire une présentation à ce sujet. Transparence, dialogue et responsabilité La Médiatrice européenne accorde également une grande importance à la promotion de la transparence et au renforcement de la responsabilité au sein de l'administration de l'UE. Cette exigence se reflète, entre autres, dans la législation de l'UE relative à l'accès du public aux documents, qui mentionne expressément le Médiateur en tant qu'organe de recours. Cela se reflète également dans les vastes pouvoirs d'enquête de l'Ombudsman, qui nous permettent de clarifier en profondeur les faits et les questions soulevés dans nos enquêtes. Je vous saurais donc gré d'en savoir plus sur les questions suivantes: (1) Comment l'OEDT traite-t-il dans la pratique les demandes d'accès du public aux documents? Quelles sont les lignes directrices et/ou les modalités pratiques de l'OEDT pour le traitement de ces demandes? Veuillez fournir des exemples, tels que la correspondance principale dans le traitement par l'Agence des trois dernières demandes d'accès du public aux documents traitées au titre du règlement (CE) no 1049/2001. (Le *fond* de la décision de l'OEDT dans ces exemples ne sera pas examiné, car ce n'est pas le but de cette visite.) (2) L'OEDT traite une grande quantité d'informations et de données. À proprement parler, le règlement (CE) no 1049/2001 ne s'applique qu'aux \<\<documents\>\>. Quelle est l'approche de l'OEDT à l'égard des demandes d'accès à des informations par opposition aux documents ou par comparaison avec ceux-ci au sens du règlement (CE) no 1049/2001? (3) L'OEDT produit-il un rapport annuel (interne ou externe) sur son traitement de l'accès du public aux documents? (4) L'OEDT gère-t-il ou a-t-il l'intention de gérer un registre public au sens de l'article 11 du règlement (CE) no 1049/2001? 2. Sélection et recrutement En ce qui concerne le fond des décisions de sélection et de recrutement, le Médiateur adopte une approche similaire à celle des juridictions de l'Union. Cela signifie, entre autres, qu'il reconnaît les très larges pouvoirs discrétionnaires de l'administration dans la sélection de son personnel. En ce qui concerne les aspects procéduraux de la sélection et du recrutement, le Médiateur s'est employé très activement à accroître la transparence du recrutement dans l'UE. Cela a, par exemple, conduit à une transparence accrue en ce qui concerne les noms des membres des jurys de sélection et à des fiches d'évaluation plus détaillées qui donnent aux candidats un meilleur aperçu de la façon dont ils ont été évalués. L'OEDT a adopté et publié sur son site internet des lignes directrices très complètes et détaillées pour les procédures de sélection qu'il organise. Je vous saurais gré de bien vouloir me fournir des précisions supplémentaires sur les points suivants: (1) Les noms des membres du jury de sélection sont-ils connus des candidats? Dans quelle mesure l'OEDT permet-il aux candidats à un emploi d'accéder aux évaluations de leurs candidatures? (2) Dans quelle mesure l'OEDT cherche-t-il des moyens plus rapides et moins formels pour résoudre les litiges relatifs aux décisions de sélection et de recrutement que ceux prévus à l'article 90 du statut? (3) L'OEDT informe-t-il systématiquement les candidats qu'ils peuvent déposer une plainte auprès du Médiateur, comme le prévoit l'article 19 du code de bonne conduite administrative susmentionné? 3. Appels d'offres et marchés Au niveau de l'examen, les litiges relatifs aux décisions d'appel d'offres et aux relations contractuelles sont le plus souvent traités par les tribunaux. Toutefois, au fil des ans, une proportion importante des affaires portées devant le Médiateur concernaient également ces domaines. En ce qui concerne les appels d'offres, le Médiateur s'inspire de l'approche de la Cour, qui consiste à reconnaître à l'administration un large pouvoir discrétionnaire pour évaluer les aspects matériels des propositions d'appels d'offres, mais à vérifier soigneusement si elle a motivé ses décisions de manière valable et adéquate et si elle a respecté de manière adéquate les procédures applicables et les droits à l'information. En ce qui concerne les litiges contractuels, le Médiateur n'évalue pas en soi l'existence d'une rupture de contrat. Il examine toutefois de manière approfondie si l'administration a fourni de bonnes raisons pour justifier sa position et examine également l'équité des actions ou omissions administratives. *Questions :* (1) Comment l'OEDT traite-t-il les litiges relatifs à ces domaines? (2) Les soumissionnaires et les contractants sont-ils informés qu'ils peuvent déposer une plainte auprès du Médiateur? 4. Conflits d'intérêts Des conflits d'intérêts surviennent lorsque des personnes qui travaillent pour l'administration publique peuvent être perçues comme ayant un intérêt personnel inapproprié dans une affaire qu'elles traitent. Ces conflits doivent être traités de manière appropriée afin d'assurer une prise de décision objective et de renforcer la confiance du public dans l'administration. Les événements et les affaires récents montrent que l'administration de l'UE ne jouit pas clairement de la pleine confiance du public en ce qui concerne cette question. À la lumière de ces considérations, je souhaiterais savoir quelles mesures concrètes l'OEDT applique afin d'éviter les conflits d'intérêts dans les domaines suivants: (1) Recrutement du personnel, y compris des cadres supérieurs et du personnel scientifique (2) Membres actuels et anciens du personnel, notamment en ce qui concerne les activités extérieures pendant et après leur service à l'OEDT (voir, par exemple, les articles 11, 11 bis, 12 ter et 16 du statut).