# Proposition de solution présentée par le Médiateur européen dans l’affaire 518/2014/JAS concernant le recouvrement partiel d’une subvention par l’Agence exécutive «Éducation, audiovisuel et culture»
- Auteur: Médiateur européen
- Date: 2015-08-23T00:00+02:00[Europe/Paris]
- [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/fr/solution/fr/87340)
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> L'affaire concernait une subvention octroyée au plaignant, une association autrichienne, et gérée par l'Agence exécutive \<\<Éducation, audiovisuel et culture\>\> (EACEA). Après la fin du projet, l'EACEA et le plaignant ont procédé à un long échange concernant les documents manquants et l'éligibilité des coûts. Dans un premier temps, l'EACEA prévoyait de récupérer la totalité du préfinancement versé au plaignant. L'EACEA a finalement abaissé la reprise à environ 45 %. Le plaignant n'étant pas d'accord avec le recouvrement, il s'est adressé au Médiateur.
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> Le Médiateur a enquêté sur la question et a constaté que l'EACEA avait fourni des explications cohérentes et raisonnables concernant son refus de rembourser la plupart des postes de coûts. Elle a toutefois relevé que l'EACEA avait refusé de rembourser d'autres éléments de coûts sans les identifier spécifiquement et sans expliquer les raisons du refus de remboursement. La Médiatrice a donc présenté une proposition de solution, demandant à l'EACEA de réexaminer celles-ci, ainsi que certains autres coûts pour lesquels le plaignant avait fourni des documents au cours de l'enquête de la Médiatrice.
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Fait conformément à l'article 3, paragraphe 5, du statut du Médiateur européen[^\[1\]^](#_ftn1){#_ftnref1}
Contexte de la plainte
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**1.** En 2005, le plaignant, une association autrichienne, s'est vu accorder une subvention de l'UE pour un projet dans le domaine de l'éducation non formelle[^^\[2\].^^](#_ftn2){#_ftnref2} Le plaignant a reçu deux versements de préfinancement d'un montant de 125 785,60 EUR.
**2.**L'Agence exécutive \<\<Éducation, audiovisuel et culture\>\> (EACEA, ci-après \<\<l'Agence\>\>) a rejeté les première et deuxième versions du rapport final du projet, présentées respectivement en octobre 2008 et février 2009. Elle a fait valoir que certains documents manquaient et que les rapports ne contenaient pas une ventilation correcte des coûts. En avril 2009, l'Agence a informé le plaignant qu'elle allait recouvrer la totalité du préfinancement.
**3.**Le plaignant s'est opposé au recouvrement et l'Agence lui a permis de présenter une troisième version du rapport. En août 2009, l'Agence a demandé des renseignements supplémentaires. En octobre 2009, l'Agence a informé le plaignant qu'elle recouvrerait 61 090,64 EUR et non la totalité du préfinancement.
**4.**À la suite d'une autre objection du plaignant, l'Agence a de nouveau demandé des renseignements supplémentaires, en décembre 2009. Parmi les documents que le plaignant a envoyés en réponse, l'Office a trouvé un relevé de coûts identique à celui qui avait déjà été soumis, mais portant une signature différente. En juin 2010, l'Agence a informé le plaignant qu'elle recouvrerait 56 225,34 EUR et a clôturé le dossier. L'Agence n'a pas répondu aux objections supplémentaires formulées par le plaignant.
**5.**En janvier 2014, la Commission a décidé de recouvrer 56 225,34 EUR auprès du plaignant.
**6.**En avril 2014, le plaignant s'est adressé au Médiateur.
L'enquête
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**7.**La Médiatrice a ouvert une enquête sur la plainte et a identifié les allégations et allégations suivantes:
Allégation :
L'EACEA a réclamé à tort 56 225,34 EUR, plus les intérêts du plaignant.
Revendication :
L'EACEA devrait réévaluer le rapport final soumis par le plaignant et accepter tous les coûts éligibles.
**8.**Au cours de l'enquête, le Médiateur a reçu l'avis de l'Agence sur la plainte et, par la suite, les commentaires du plaignant en réponse à l'avis de l'Agence. L'Ombudsman a également examiné le dossier de l'Agence sur le projet. La proposition de solution du Médiateur tient compte des arguments avancés par les parties.
Allégation selon laquelle l'EACEA a réclamé à tort 56 225,34 EUR, majorés des intérêts de la plaignante
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### Arguments présentés au Médiateur
**9.**Le plaignant a fait valoir qu'il ne comprenait pas pourquoi l'Agence considérait que les coûts qu'il avait engagés de bonne foi lors de la réalisation du projet ne pouvaient pas être couverts par la subvention de l'UE. Le plaignant était d'avis que ces coûts devraient être admissibles au financement.
**10.**Le plaignant a admis que certains coûts n'étaient pas admissibles, tout en considérant que les fonds correspondants avaient été utilisés pour le projet. Elle a toutefois soutenu que l'Agence avait eu tort de considérer qu'un certain nombre d'éléments de coûts individuels n'étaient pas admissibles au financement: 34, 35, 41, 42 (frais de personnel); 227 (pension et hébergement); 5, 22, 27, 35 (location de chambres); 1 (traduction); 5, 48, 83, 85, 86 (autres frais). Ces coûts s'élèvent à environ 45 000 euros.
**11.** Au cours de l'enquête, le plaignant a fourni au Médiateur un tableau qui, selon lui, montrait des écarts, dans la décision finale de l'Agence d'octobre 2009, entre le montant rejeté *par rubrique* et les *éléments individuels rejetés* additionnés. L'Office a donné ses explications à ce sujet.
### Évaluation préliminaire du Médiateur ayant abouti à la proposition de solution
#### Remarque introductive
**12.** Dans les affaires concernant l'interprétation de contrats signés par une institution de l'UE, le rôle du médiateur est nécessairement limité[\[3\]](#_ftn3){#_ftnref3}. Il n'appartient pas à l'Ombudsman de déterminer s'il y a eu rupture de contrat par l'une ou l'autre des parties. Cette question ne pourrait être traitée efficacement que par un tribunal, qui serait mieux placé, par exemple, pour évaluer les éléments de preuve contradictoires. Dans les affaires concernant des litiges contractuels, le Médiateur limite donc ses enquêtes à déterminer si l'institution a fourni une explication cohérente et raisonnable de ses actions et de sa compréhension de la situation contractuelle. Si l'institution peut fournir de telles explications, il n'y a pas eu de mauvaise administration. Cette conclusion n'affectera pas le droit des parties à ce que leur litige contractuel soit examiné et réglé par un tribunal.
#### Évaluation
**13.** Selon l'appel à propositions de projets correspondant, les coûts doivent, pour pouvoir bénéficier d'un financement de l'UE, être \<\<identifiables***et vérifiables*** *et être étayés par des pièces justificatives originales. Les procédures internes de comptabilité et d ' audit du bénéficiaire doivent permettre un rapprochement direct des coûts et recettes déclarés au titre du projet avec les états comptables et les pièces justificatives correspondants* \> \>. La convention de subvention[\[4\],](#_ftn4){#_ftnref4} signée par le plaignant en décembre 2005, a une formulation similaire.
**14.**Le Médiateur évaluera donc si l'Agence a donné une explication cohérente et raisonnable pour ne pas considérer certains coûts comme identifiables et vérifiables et étayés par des pièces justificatives.
#### Postes de coûts 34, 35, 227 et 85
**15.**Les postes de coûts 34, 35 (frais de personnel), 227 (frais de voyage) et 85 (autres coûts) figurent tous sur la même facture de l'un des partenaires du projet du plaignant.
**16.** En août 2009, l'Office a informé le plaignant que la facture n'était pas numérotée. L'Office a donc demandé au plaignant de démontrer qu'il y avait eu un virement bancaire lié à la facture. Le plaignant a fourni à l'Office une fiche de décaissement[\[5\]](#_ftn5){#_ftnref5} tirée de sa comptabilité de caisse. Elle a expliqué que le fournisseur mentionné dans la facture était une école qui, conformément aux règles de l'État membre concerné, a émis une facture unique contenant tous les éléments du projet. L'argent que le projet devait à l'école avait été payé en espèces par l'un des membres du personnel du plaignant.
**17.** En octobre 2009, l'Office a rejeté les articles 34, 35 et 227, faisant valoir que le bordereau de décaissement en espèces n'était pas numéroté (articles 34 et 35) et que le plaignant n'avait pas démontré qu'il y avait eu un virement bancaire connexe (article 227). L'Office n'a pas mentionné l'article 85 dans sa décision. En décembre 2009, l ' Agence a informé le plaignant qu ' elle avait "*exceptionnellement décidé de rouvrir* \[le\]*dossier en vue d ' une évaluation finale* ". L ' Office a demandé au plaignant de lui envoyer "*tous les documents, preuves de paiement et éclaircissements* ", c ' est-à-dire "*un dossier complet contenant tous les documents nécessaires*". L'Agence a également spécifiquement demandé une preuve de paiement pour le poste 227. Dans sa réponse, le plaignant a de nouveau présenté le bordereau de décaissement en espèces et a de nouveau expliqué que l'argent avait été payé en espèces.
**18.**En juin 2010, lorsqu'il a décidé de réduire le montant à recouvrer, l'Office a rejeté les postes de coûts 34, 35, 227 et 85. Elle a expliqué que la facture n'était pas numérotée. En outre, le plaignant n'avait fourni aucune preuve de paiement ni aucun détail sur les frais. Lors de l'inspection du dossier de projet de l'Agence par l'Ombudsman, l'Agence a expliqué que les factures devraient avoir des numéros séquentiels pour permettre une piste de vérification interne appropriée. La facture que le plaignant avait fournie n'avait pas ce numéro. Selon l'Agence, elle aurait pu accepter la facture si le plaignant avait démontré qu'il avait payé le montant correspondant en fournissant un relevé bancaire. Toutefois, le plaignant avait simplement présenté un bordereau de décaissement en espèces, qui n'était pas suffisamment précis.
**19.** Le Médiateur note qu'une facture formelle nécessite normalement un numéro séquentiel, doit clairement indiquer qui l'a écrite et doit indiquer à qui elle a été émise (le client)[\[6\].](#_ftn6){#_ftnref6}
**20.**L'Ombudsman estime raisonnable l'exigence de l'Agence selon laquelle une facture doit satisfaire aux critères formels de base pour être considérée comme une pièce justificative valide prouvant les coûts. Après avoir examiné la facture, le Médiateur constate qu'elle ne contient pas de numéro séquentiel et ne répond donc pas aux critères formels de base d'une facture. Comme expliqué au point 13 ci-dessus, les coûts doivent être identifiables et vérifiables.
**21.**Le montant mentionné dans le bordereau de décaissement en espèces, en appliquant un taux de change de base EUR-DKK, correspond bien au montant de la facture. Toutefois, le bordereau de décaissement en espèces ne contient pas de numéro ou de date le reliant à la facture et ne fait pas référence au plaignant. Par conséquent, l'Agence était en droit de considérer que le bordereau de décaissement en espèces n'était pas suffisamment précis et que les coûts n'étaient pas identifiables et vérifiables. L'Office a donc fourni une explication cohérente et raisonnable des raisons pour lesquelles il a rejeté ces coûts.
**22.**Le fait que l'article 85 n'ait pas été mentionné dans la décision de l'Office d'octobre 2009 ne change rien à la conclusion ci-dessus, puisque les préoccupations de l'Office s'appliquent à l'ensemble de la facture.
#### Poste de coût 41
**23.** L'Office n'a pas accepté certaines parties du poste de coûts 41 (frais de personnel), c'est-à-dire la partie appelée \<\< frais généraux \>\>. L ' Office a fait valoir que \< \< les frais*d ' assurance n ' étaient pas justifiés par une facture. Non éligible au titre des frais de personnel*". Une certaine confusion au sujet de ces coûts semble être fondée sur une conversation téléphonique entre le personnel de l'Office et les représentants du plaignant, ce qui a amené l'Office à croire que les \<\< frais généraux \>\> étaient des coûts engagés pour l'assurance des installations de bureau. Le plaignant a toutefois fait valoir que ces coûts constituaient des cotisations de sécurité sociale obligatoires pour son personnel et que cela figurait sur la facture. Le plaignant n'a pas été en mesure de fournir une preuve de paiement exacte, étant donné que les cotisations de sécurité sociale ont été versées sous la forme d'un montant forfaitaire pour l'ensemble du personnel, c'est-à-dire également pour les membres du personnel qui n'ont pas travaillé sur le projet.
**24.**Le Médiateur note que la facture en question mentionne simplement les \<\<frais généraux\>\>. Contrairement à ce que soutient le plaignant, la facture n'indique pas que les coûts sont liés aux cotisations de sécurité sociale. De l'avis de l'Ombudsman, les frais généraux peuvent signifier tous les types de dépenses de fonctionnement différentes, des coûts qui ne sont même pas nécessairement liés au personnel.
**25.**Compte tenu de ce qui précède, l'Office a fourni une explication cohérente et raisonnable des raisons pour lesquelles il n'a pas accepté ces coûts en tant que coûts de personnel identifiables et vérifiables.
#### Poste de coût 42
**26.** L ' Office n ' a pas accepté le poste de coût 42 (frais de personnel), faisant valoir que la "*facture* \[n ' était\]*pas admissible* " et précisant par la suite que la "*facture n ' a pas de numéro et ne prévoit pas l ' exigence obligatoire d ' une facture*". L'Office a demandé au plaignant de démontrer qu'un virement bancaire avait été effectué pour ces frais. Le plaignant n'a fourni à l'Agence aucune preuve d'un virement bancaire.
**27.**Le plaignant n'était pas d'accord avec l'avis de l'Office selon lequel la facture ne répondait pas aux critères formels de base d'une facture en bonne et due forme. Selon le plaignant, la facture indiquait à la fois le nom du vendeur et celui de l'acheteur.
**28.** Le Médiateur constate, après avoir examiné la facture, qu'il semble que c'est le plaignant qui a rédigé la facture, sans indiquer à qui elle était adressée. Le plaignant aurait même pu se facturer lui-même. Pour que les coûts soient couverts par la subvention de l'UE, ils doivent être *supportés* par le plaignant. Le plaignant n'a pas démontré qu'il avait effectué un paiement sur la base de la facture. Par conséquent, l'Agence a fourni une explication cohérente et raisonnable des raisons pour lesquelles ces coûts ne pouvaient pas être couverts par la subvention de l'UE, en indiquant que \<\<les*factures émises par* \[le plaignant\]*sans aucune justification des coûts ne sont pas éligibles\>\>.*
#### Postes de coûts 5 et 22
**29.** L ' Agence n ' a pas accepté le poste de coût 5 (location de chambres), indiquant qu ' "*il manque*une facture*" et que " les pièces justificatives des coûts déclarés n ' ont pas été fournies*". L'Office a demandé au plaignant de fournir une preuve de paiement. Le plaignant a répondu que la totalité du montant correspondant à la partie du projet réalisée en Italie, soit 8 425 EUR, avait été versée en deux tranches, y compris le poste de coût 5. Il est difficile de savoir si le plaignant a présenté une preuve de paiement.
**30.**Dans ses observations, la plaignante a soutenu que les postes de coûts 5 et 6 avaient été transférés ensemble, mais elle a admis que l'Office considérait que la moitié du montant du poste de coûts 5 n'était pas admissible.
**31.** De même, l ' Office n ' a pas accepté le poste de coût 22 (location de chambres), indiquant que "*la facture est manquante* " et que "*la preuve et le détail des coûts n ' ont pas été fournis*". L'Office a demandé au plaignant de fournir une preuve de paiement. Le plaignant a répondu que la totalité du montant correspondant à la partie du projet réalisée en Pologne avait également été versée en deux tranches. Le plaignant ne semble pas avoir fourni de documents supplémentaires à l'Agence à ce moment-là.
**32.**Dans ses observations, le plaignant a fait valoir que le partenaire polonais du projet avait fourni toutes les factures et que tous les coûts avaient été payés.
**33.**Le Médiateur ne trouve aucun élément de preuve suggérant que le plaignant a fourni à l'Agence les documents justificatifs nécessaires pour identifier et vérifier les coûts des postes de coûts 5 et 22. L'Agence a donc fourni une explication cohérente et raisonnable des raisons pour lesquelles ces coûts ne pouvaient pas être couverts par la subvention de l'UE.
#### Postes de coûts 27 et 35
**34.** L ' Office n ' a pas accepté les postes de dépenses 27 et 35 (location de chambres), indiquant "*factures non admissibles* " et "*la preuve et le détail des coûts n ' ont pas été fournis*". L'Office a demandé au plaignant de fournir la preuve d'un virement bancaire pour ces coûts.
**35.**Le plaignant a soutenu qu'il y avait une facture détaillée pour l'élément de coût 27 et que l'Office avait finalement accepté l'élément de coût 35. Le plaignant a envoyé au Médiateur une vaste collection de reçus individuels qui, selon lui, prouvaient le paiement des postes de coûts 27 et 35.
**36.**Comme pour le poste de coût 42, le Médiateur estime que c'est apparemment le plaignant qui a rédigé les factures présentées pour les postes de coût 27 et 35. Il n'apparaît pas clairement à qui les factures sont adressées. Le plaignant n'a fourni aucune preuve que des virements bancaires ont été effectués pour ces postes de coûts. Les factures ne sont pas détaillées; dans les deux cas, ils ne contiennent qu'un seul montant pour les \<\<coûts matériels\>\> non définis.
**37.**Le Médiateur note que l'Agence n'a pas mentionné les postes de coûts 27 et 35 lorsqu'elle a demandé des informations supplémentaires au plaignant en décembre 2009. Toutefois, le plaignant n'aurait pas pu présumer que l'Office avait ainsi accepté ces postes de coûts, puisqu'il avait clairement indiqué, dans sa décision d'octobre 2009, que ces coûts n'avaient pas été acceptés. Le plaignant a eu l'occasion de fournir des éléments de preuve supplémentaires lorsque l'Office l'a interrogé sur ces postes de coûts en août 2009.
**38.**Le plaignant n'a pas expliqué pourquoi il n'avait pas soumis à l'Agence les reçus qu'il a ensuite soumis au Médiateur. Cette omission ne peut être imputée à l'Agence. Toutefois, comme expliqué ci-dessous au point 62, le Médiateur suggérera à l'Agence de réévaluer ces postes de coûts en tenant compte de ces recettes.
#### Poste de coût 1
**39.** L ' Office n ' a pas accepté le poste de coût 1 (frais de traduction), indiquant " \[fiche de décaissement\]*sans numéro - le relevé bancaire n ' a pas été fourni* " et "*le document fourni ne peut être considéré comme une preuve de paiement*". L'Office avait demandé au plaignant de fournir la preuve d'un virement bancaire effectué pour ces frais.
**40.**Le plaignant a fourni au Médiateur un relevé bancaire qui, selon lui, prouvait le paiement du poste de coût 1.
**41.**L'équipe d'enquête du Médiateur a demandé au plaignant une copie de sa réponse à la lettre de l'Agence demandant une telle preuve. Les documents fournis par le plaignant ne contenaient pas ce relevé bancaire. Par conséquent, le Médiateur ne peut pas déterminer si le plaignant a fourni à l'Agence le relevé bancaire demandé. L'Agence a donc fourni une explication cohérente et raisonnable des raisons pour lesquelles ces coûts ne pouvaient pas être couverts par la subvention de l'UE. Toutefois, comme expliqué ci-dessous au point 62, le Médiateur suggérera à l'Agence de réévaluer ce poste de coût, en tenant compte du relevé bancaire. Dans ce contexte, la Médiatrice note que la facture correspondante semble contenir toutes les exigences obligatoires, y compris un numéro séquentiel.
#### Poste de coût 5
**42.** L ' Agence a accepté le poste de coût 5 (autres coûts) en octobre 2009, mais l '*a partiellement rejeté en juin 2010, déclarant que " le taux officiel de la CE (0,22 €/km) pour le transport en voiture particulière a été appliqué*".
**43.**Le plaignant a admis que l'Office s'était fié au taux officiel lorsqu'il n'avait pas entièrement accepté la demande de remboursement. Il a toutefois soutenu qu'il n'était pas possible de savoir, d'après la décision de l'Office, quelle partie des coûts n'avait pas été acceptée. À la suite de l'inspection, l'Agence a expliqué à l'équipe d'enquête de la Médiatrice qu'elle avait rejeté 135,69 EUR de ce poste de coût. Le plaignant n'a pas remis en question ce montant.
**44.**L'Ombudsman conclut que l'Office a réglé cet aspect de la plainte.
#### Poste de coût 48
**45.** L'Agence n'a pas accepté le poste de coûts 48 (autres coûts), affirmant que les documents justificatifs manquaient. Avant sa décision d'octobre 2009, l'Office avait déjà demandé au plaignant de fournir une facture pour cet élément de coût. Le plaignant a répondu que la facture manquait.
**46.**Dans le cadre de l'enquête du Médiateur, le plaignant a déclaré qu'il était en possession des pièces justificatives pertinentes, sans les fournir.
**47.**L'Ombudsman note que lorsque l'Agence a demandé au plaignant de fournir une facture à l'appui de cet élément de coût, le plaignant a répondu que la facture manquait. Étant donné que le plaignant n'a présenté aucun document justificatif pour ce poste de coût, l'Agence a fourni une explication cohérente et raisonnable des raisons pour lesquelles ces coûts ne pouvaient pas être couverts par la subvention de l'UE.
#### Poste de coût 83
**48.** L'Office semble d'abord avoir accepté le poste de coûts 83 (autres coûts) et l'avoir ensuite rejeté, déclarant que \<\<*la facture n'a pas de numéro et ne fournit pas l'exigence obligatoire d'une facture. La preuve de paiement et le détail des frais n ' ont pas été fournis*\> \>.
**49.**L'Ombudsman note que l'Agence a décidé de ne pas accepter ce poste de coût dans sa toute dernière décision seulement. Il était donc impossible pour le plaignant de fournir des pièces justificatives supplémentaires avant que l'Agence ne prenne sa décision finale. Comme expliqué au point 62, le Médiateur proposera à l'Agence d'envisager de demander au plaignant des documents supplémentaires pour réévaluer ce poste de coût.
#### Poste de coût 86
**50.** L ' Office semble d ' abord avoir accepté le poste de coûts 86 (autres coûts) et l ' avoir ensuite rejeté en indiquant qu ' il*manquait des pièces justificatives.* Avant sa décision d'octobre 2009, l'Agence avait déjà indiqué qu'il manquait des pièces justificatives. Le plaignant a confirmé que la facture était manquante. Il est probable que l'Office ait d'abord accepté le poste de coût 86 par erreur, malgré le fait que la facture manquait.
**51.**Dans le cadre de l'enquête de la Médiatrice, le plaignant a déclaré que le partenaire polonais du projet avait fourni des reçus pour toutes les factures et que toutes les factures avaient été payées. Le plaignant a envoyé au Médiateur une vaste collection de reçus individuels qui, selon lui, prouvaient le paiement du poste de coût.
**52.**Le plaignant n'a pas démontré qu'il avait fourni à l'Agence les documents nécessaires pour identifier et vérifier l'élément de coût. Le plaignant lui-même a expliqué à l'Agence que la facture correspondante manquait. La raison pour laquelle le plaignant n'a pas envoyé à l'Agence les reçus qu'il a ensuite soumis au Médiateur n'est pas claire. Cette omission ne peut être imputée à l'Agence. Toutefois, comme expliqué au point 62, le Médiateur proposera à l'Agence de réévaluer ce poste de coût en tenant compte de ces recettes.
#### Différences alléguées dans les coûts rejetés
**53.**Selon le plaignant, le montant global des coûts rejetés par rubrique (c'est-à-dire les frais de personnel, les frais de voyage, les autres coûts, etc.) était, sous certaines rubriques, supérieur aux différents postes de coûts rejetés additionnés.
**54.**L'Office a expliqué que la différence concernant les \<\< coûts de personnel \>\> était due au fait qu'il n'avait accepté qu'une partie du poste de coût 32. Elle avait rejeté 100 EUR. Le Médiateur estime que cela explique de manière satisfaisante la différence.
**55.**L'Agence a expliqué que la différence concernant les \<\<autres coûts\>\> était due au fait que le plaignant avait ajouté par erreur 3 715 EUR au lieu de 3 715 DKK pour le poste de coût 85. Le Médiateur estime que cela explique la différence de manière satisfaisante.
**56.**L'Agence a expliqué que la différence concernant les \<\<frais de voyage et de séjour et d'hébergement\>\> -- 439,20 EUR -- était due au fait qu'elle avait rejeté les postes de coûts 116, 224, 225 et 226. Elle a déclaré que ces postes de coûts n'avaient pas été clairement mentionnés dans ses lettres. Cela s'explique par les difficultés rencontrées pour obtenir les pièces justificatives manquantes et les corrections de la part du plaignant lors de l'évaluation du rapport final.
**57.**Pour autant que le Médiateur puisse le constater, l'Agence n'a jamais informé le plaignant qu'elle n'acceptait pas les postes de coûts 116, 224, 225 et 226. Il était donc impossible pour le plaignant de savoir qu'il devrait fournir des pièces justificatives supplémentaires pour prouver ces coûts. Le Médiateur présentera donc ci-après une proposition de solution à ce problème.
#### Observations finales
**58.**Cette affaire illustre les difficultés qui peuvent survenir dans le cas de projets financés par des fonds publics. S'il est dans l'intérêt des institutions de l'UE de permettre aux petites associations et aux entreprises de participer à de tels projets, il est parfois difficile pour ces petites associations de respecter des normes comptables strictes, malgré tous leurs efforts. Dans le même temps, des normes comptables strictes sont nécessaires pour garantir qu'aucun argent public n'est utilisé à d'autres fins que les projets. Le Médiateur est d'avis qu'en l'espèce, l'Office a soutenu à juste titre que ces normes n'avaient pas été respectées dans plusieurs cas.
**59.**Si l'Agence n'avait pas omis d'informer le plaignant qu'elle avait rejeté les postes de coûts 116, 224, 225 et 226 (frais de pension et d'hébergement) et si elle n'avait pas informé le plaignant très tard de son rejet du poste de coûts 83 (autres coûts), le Médiateur n'aurait pas jugé nécessaire de mener d'autres enquêtes.
**60.** Toutefois, il est de bonne administration pour les autorités publiques de motiver les décisions qui portent atteinte aux droits des citoyens et de leur permettre d'être entendues avant que de telles décisions ne soient prises[\[7\].](#_ftn7){#_ftnref7} En n'informant pas le plaignant que certains postes de coûts avaient été rejetés et en ne lui permettant pas de commenter les conclusions de l'Agence ou de fournir des documents à l'appui à cet égard, l'Ombudsman estime que l'Agence n'a pas respecté ces principes de bonne administration.
**61.**Par conséquent, le Médiateur propose que l'Agence reconsidère sa décision de rejeter les postes de coûts 116, 224, 225 et 226 (frais de pension et d'hébergement) et 83 (autres coûts) après avoir demandé au plaignant de présenter ses observations et éventuellement des pièces justificatives supplémentaires. Le Médiateur ne prend pas position sur l'éligibilité de ces postes de coûts.
**62.**Bien que l'Agence n'ait pas informé le plaignant de l'inéligibilité de certains coûts, le Médiateur reconnaît les efforts répétés de l'Agence pour tenter de clarifier l'éligibilité d'un grand nombre des autres coûts déclarés par le plaignant. Le fait que le plaignant n'ait parfois pas réussi à fournir des documents à l'appui lorsqu'on lui en a donné la possibilité n'est certainement pas la faute de l'Agence. Avant que le plaignant ne s'adresse au Médiateur, l'Agence lui avait déjà demandé de fournir des pièces justificatives pour les postes de coûts 27 et 35 (location de chambres), 1 (traductions) et 86 (autres coûts). Toutefois, ces pièces justificatives ne sont apparues qu'au cours de l'enquête du Médiateur. Bien que le plaignant ait ainsi eu amplement le temps de fournir ces documents à l'Agence déjà à un stade plus précoce, il serait clairement approprié que l'Agence couvre les coûts réellement encourus, même si ces coûts sont prouvés à un stade tardif. La Médiatrice suggère donc que l'Agence profite également de l'occasion pour réexaminer l'éligibilité de ces postes de coûts, en tenant compte des pièces justificatives fournies par le plaignant dans le cadre de l'enquête de la Médiatrice. Une telle approche serait en effet un comportement louable et favorable aux citoyens de la part de l'Agence.
La proposition de solution
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**Le Médiateur propose** **que l'EACEA reconsidère sa décision de rejeter les postes de coûts 116, 224, 225 et 226 (frais de voyage et d'hébergement) et 83 (autres frais) après avoir demandé au plaignant de présenter ses observations et éventuellement des pièces justificatives supplémentaires.**
**L'EACEA pourrait également** **profiter de l'occasion pour réexaminer l'éligibilité des **postes de coûts 27 et 35 (location de salles), 1 (traductions) et 86 (autres coûts)** en tenant compte des pièces justificatives fournies par le plaignant dans le cadre de l'enquête du Médiateur.**
Strasbourg, le 23/08/2015,
Emily O'Reilly Médiateur
européen
[\[1\]](#_ftnref1){#_ftn1} Décision du Parlement européen du 9 mars 1994 concernant le statut et les conditions générales d'exercice des fonctions du Médiateur (94/262/CECA, CE, Euratom), JO L 113, p. 15.
[\[2\]](#_ftnref2){#_ftn2} Appel à propositions DG EAC 85/04, [publié](http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:C2005/030/12) au Journal officiel de l'Union européenne C 30, p. 23, le 5 février 2005.
[\[3\]](#_ftnref3){#_ftn3} Voir, par exemple, la décision du Médiateur européen clôturant son enquête sur la plainte 53/2010/OV contre la Commission européenne et les affaires citées.
[\[4\]](#_ftnref4){#_ftn4} Article II.14.1 de la convention de subvention.
[\[5\]](#_ftnref5){#_ftn5} Un "Kassa-Ausgang".
[\[6\]](#_ftnref6){#_ftn6} Voir, par exemple, article 226 de la directive 2006/112/CE du Conseil, du 28 novembre 2006, relative au système commun de taxe sur la valeur ajoutée (JO 2006, L 347, p. 1).
[\[7\]](#_ftnref7){#_ftn7} Article 41 de la charte des droits fondamentaux de l'Union européenne et articles 16 et 18 du code européen de bonne conduite administrative.