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Decision on how the European Food Safety Authority (EFSA) dealt with a request for public access to documents related to a proposal to restrict lead in ammunition (case 2124/2021/MIG)

Lundi | 14 novembre 2022

The case concerned a request for public access to documents held by the European Food Safety Authority (EFSA) concerning lead in ammunition. EFSA took more than seven months to deal with the request, extending the deadline on various occasions, which prevented the complainant from using the documents in preparing a contribution to a public consultation organised by another EU agency.

The Ombudsman opened an inquiry and found maladministration in how EFSA had dealt with the complainant’s access request and, specifically, its failure to comply with the time limits set out in the EU legislation on public access to documents. She recommended that EFSA should cease its practice of extending the prescribed time limits beyond 30 working days when proposing a ‘fair solution’. She also recommended that EFSA should provide applicants at an early stage with a list of the documents it identifies where an access request is formulated in broad terms. 

EFSA replied positively to the Ombudsman’s recommendations, committing itself to changing its rules and practices to ensure that requests for public access to documents are processed swiftly. The Ombudsman closed the inquiry, welcoming EFSA’s positive response and the steps it has already taken and intends to take to implement her recommendations.

Décision concernant le traitement par la Commission européenne d’une demande d’accès du public à des documents concernant les négociations pour l’achat de vaccins contre la COVID-19 (affaire 2206/2021/MIG)

Lundi | 18 juillet 2022

L’affaire portait sur une demande d’accès du public à des documents liés aux négociations de la Commission européenne avec des entreprises pharmaceutiques sur l’achat de vaccins contre la COVID-19. À la suite d’une précédente enquête de la Médiatrice, la Commission a commencé à examiner davantage de documents faisant l’objet de la demande et a accordé au plaignant l’accès à certaines parties des documents qu’elle avait examinés. Elle s’est engagée à continuer de traiter cette demande en temps utile.

Le plaignant a estimé que la Commission n’avait pas tenu ses engagements. La Médiatrice a ouvert une enquête et a demandé à la Commission d’expliquer comment elle traitait la demande du plaignant, en tenant compte de sa précédente enquête. Au cours de l’enquête, la Commission a rendu une décision sur les autres documents auxquels le plaignant demandait l’accès. Elle a également réexaminé des documents (des contrats d’achat anticipé) qu’elle avait déjà partiellement divulgués et a accordé un accès plus large à ces derniers, y compris sur son site web.

Dans ce contexte, la Médiatrice a estimé qu’aucun complément d’enquête n’était justifié à ce stade et a clôturé l’affaire, invitant la Commission à poursuivre ses efforts en faveur d’une plus grande transparence des négociations sur les vaccins.

Décision concernant le refus de la Commission européenne d’accorder un accès public aux SMS échangés entre la présidente de la Commission et le PDG d’une entreprise pharmaceutique concernant l’achat d’un vaccin contre la COVID-19 (affaire 1316/2021/MIG)

Mardi | 12 juillet 2022

L’affaire portait sur une demande d’accès public à des SMS échangés entre la présidente de la Commission et le PDG d’une entreprise pharmaceutique concernant l’achat de vaccins contre la COVID-19. Le plaignant se référait à un article du New York Times qui mentionnait lesdits messages. La Commission a indiqué qu’elle ne détenait pas les messages en question.

L’enquête de la Médiatrice a révélé que la Commission avait demandé au cabinet de sa présidente de rechercher uniquement les documents qui satisfont aux critères d’enregistrement de la Commission. Étant donné que la Commission n’enregistre pas de SMS, la recherche n’avait donné aucun résultat. Ainsi, la Commission n’avait tenté d’identifier aucun SMS autre que ceux qui avaient été enregistrés dans son système de gestion des dossiers, et elle n’avait donc même pas examiné si de tels SMS devaient être divulgués.

La Médiatrice a estimé qu’il s’agissait là d’un cas de mauvaise administration. Elle a recommandé à la Commission d’inviter le cabinet de sa présidente à renouveler sa recherche de SMS, en précisant que la recherche ne devrait pas se limiter aux documents qui répondent à ses critères en matière d’enregistrement. Si des SMS étaient identifiés, la Commission devrait alors évaluer si le plaignant peut se voir accorder un accès public à ces messages, conformément au droit de l’Union.

En réponse, la Commission n’a pas indiqué à la Médiatrice si elle avait procédé à cette recherche de SMS non enregistrés. La Commission n’a pas motivé sa décision de ne pas procéder à une telle recherche.

Dès lors, la Médiatrice a confirmé son constat de mauvaise administration.