L’affaire concernait une demande d’accès du public à des documents relatifs à une procédure disciplinaire à la suite d’une enquête et d’une recommandation de l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) à la Commission. La Commission a identifié 23 documents comme relevant du champ d’application de la demande et a refusé l’accès à tous les documents dans leur intégralité. Ce faisant, la Commission s’est fondée sur la nécessité de protéger les données à caractère personnel.

Lorsque le plaignant a demandé à la Commission de réexaminer sa décision, la Commission a confirmé le refus d’accès, invoquant une présomption générale de confidentialité découlant de la protection des objectifs des enquêtes. La Commission a également fait valoir que l’accès du public ne pouvait pas être accordé pour protéger les données à caractère personnel contenues dans les documents.

La Médiatrice a estimé que l’application par la Commission d’une présomption générale de confidentialité, après la clôture de la procédure disciplinaire en question, n’était pas raisonnable. Sur la base d’une inspection des documents en cause, le Médiateur a estimé que, si certaines parties des documents pourraient devoir être expurgées pour empêcher l’identification des personnes ou pour protéger les objectifs des futures enquêtes, les documents ne contiennent pas d’informations sensibles tout au long de la procédure. La Médiatrice a donc proposé comme solution que la Commission réexamine sa position sur la demande d’accès en vue de fournir un accès partiel significatif aux documents demandés.

En réponse, la Commission a confirmé qu’elle s’appuyait sur une présomption générale de confidentialité et a considéré que, en tout état de cause, un accès partiel significatif n’était pas possible sans divulguer des données à caractère personnel et sans mettre en péril la protection des objectifs des enquêtes disciplinaires de la Commission.

La Médiatrice a regretté que la Commission n'ait pas accordé un accès partiel à la suite de sa proposition de solution. La Médiatrice a estimé que le traitement par la Commission de cette demande d’accès constituait un cas de mauvaise administration.

Étant donné que la Commission avait réévalué sa position sur la demande d’accès du plaignant à la suite de la proposition de solution du Médiateur et était parvenue à la même conclusion que dans sa décision confirmative, le Médiateur n’a pas jugé utile de poursuivre cette enquête par une recommandation formelle à ce sujet. Elle a donc classé l'affaire.

L’affaire concernait la décision de la Commission européenne de refuser l’accès du public aux décisions de sanction définitives clôturant les procédures disciplinaires à l’encontre des membres du personnel de la Commission. La Commission a appliqué une présomption générale de confidentialité à tous les documents en cause fondée sur la nécessité de protéger les objectifs des enquêtes. La Commission a également fait valoir que, en tout état de cause, aucun accès public ne pouvait être accordé aux décisions sans révéler des données à caractère personnel.

La Médiatrice a estimé que la Commission n’était pas fondée à se fonder sur une présomption générale de confidentialité fondée sur la nécessité de protéger les objectifs des enquêtes pour refuser l’accès aux décisions de sanction finales. L’équipe d’enquête du Médiateur a donc inspecté les documents en question. Sur la base de l’inspection, la Médiatrice a estimé que, si certaines des décisions de sanction finales pouvaient nécessiter des occultations plus étendues que d’autres pour empêcher l’identification des personnes et protéger ainsi leur vie privée et leur intégrité, la position de la Commission selon laquelle aucun accès ne pouvait être accordé était déraisonnable. Le Médiateur a également estimé que les documents ne contenaient que des informations limitées qui devraient être retenues pour protéger les objectifs des enquêtes.

Compte tenu de ce qui précède, la Médiatrice a estimé que le refus de la Commission d’accorder l’accès du public aux documents demandés dans leur intégralité constituait un cas de mauvaise administration.

La Médiatrice a déjà exposé son point de vue ci-dessus dans une proposition de solution dans le cadre d’une enquête parallèle concernant l’accès du public à des documents similaires. La Commission ayant réévalué sa position à la suite de cette proposition de solution et étant parvenue à la même conclusion que dans sa décision confirmative, le Médiateur n'a pas jugé utile de poursuivre cette enquête en formulant une recommandation formelle à ce sujet. Elle a donc classé l'affaire.

L’affaire concernait le refus du Parlement européen de donner accès au public à des documents liés à une enquête de l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) sur des fautes commises par le personnel. En refusant l’accès, le Parlement s’est appuyé sur deux exceptions prévues par la législation de l’Union relative à l’accès du public aux documents, faisant valoir que la divulgation porterait atteinte à la vie privée et à l’intégrité des personnes concernées par l’enquête de l’OLAF et son processus décisionnel.

La Médiatrice a estimé que le plaignant n’avait pas établi la nécessité de divulguer les données à caractère personnel dans l’intérêt public, comme l’exige la législation de l’UE sur la protection des données. Le Parlement avait donc été fondé à refuser de divulguer des données à caractère personnel contenues dans les documents litigieux. Toutefois, l’examen des documents a également montré qu’ils ne contenaient pas de données à caractère personnel tout au long de la procédure et que certaines parties des documents pouvaient être divulguées tout en protégeant la vie privée et l’intégrité des personnes concernées. Par conséquent, le Médiateur a proposé au Parlement de réexaminer sa position selon laquelle l’accès aux documents devait être refusé dans leur intégralité.

En réponse, le Parlement a maintenu sa position selon laquelle aucun accès public ne pouvait être accordé, estimant qu’il n’était pas possible d’expurger toutes les données à caractère personnel tout en laissant un contenu significatif. La Médiatrice a regretté que le Parlement continue de refuser toute forme d’accès aux documents demandés. Étant donné que le Parlement a confirmé sa position en réponse à sa proposition de solution, la Médiatrice a estimé qu’il ne servirait à rien de poursuivre l’affaire dans le cadre de la présente affaire. La Médiatrice s’attend toutefois à ce que le Parlement tienne compte de son évaluation lorsqu’il traitera de futures demandes d’accès du public à des documents similaires.

L’affaire concernait le refus de l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) de donner au public un accès suffisamment large aux rapports finaux et aux recommandations de l’OLAF relatifs à deux enquêtes sur des fautes commises par des membres du personnel de l’UE. En refusant l’accès à certaines parties de ces documents, l’OLAF s’est fondé sur deux exceptions prévues par la réglementation de l’Union relative à l’accès du public aux documents, en faisant valoir que la divulgation porterait atteinte à la nécessité de protéger la vie privée et l’intégrité des personnes mentionnées dans les documents, y compris les personnes concernées par les enquêtes de l’OLAF, ainsi qu’à la nécessité de protéger les intérêts commerciaux des sociétés et des personnes morales citées dans les documents.

La Médiatrice a estimé que le plaignant n’avait pas établi la nécessité de divulguer les données à caractère personnel en cause dans l’intérêt public, comme l’exige la législation de l’Union sur la protection des données. À la suite d’une inspection des documents en cause, le Médiateur a également considéré que les occultations d’informations commerciales étaient raisonnables et qu’il n’existait pas d’intérêt public supérieur justifiant la divulgation à cet égard. La Médiatrice a donc conclu que la décision de l’OLAF de refuser l’accès du public à certaines parties des documents en cause était justifiée. Se félicitant de la décision de l’OLAF de divulguer des détails importants sur les deux enquêtes concernées, la Médiatrice a clôturé l’enquête en concluant à l’absence de mauvaise administration.

L’affaire concernait la décision de l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) de refuser l’accès du public aux rapports finaux et aux recommandations connexes dans 44 enquêtes, ainsi qu’à un dossier dans une affaire disciplinaire spécifique clôturée. L’OLAF a appliqué une présomption générale de non-divulgation à tous les documents en cause, ce qui signifie qu’il a refusé d’accorder l’accès du public à tous les documents sans avoir procédé à une évaluation individuelle.

La Médiatrice a estimé que l’OLAF n’était pas fondé à se fonder sur une présomption générale de non-divulgation fondée sur la nécessité de protéger l’objectif de ses enquêtes, de refuser l’accès aux 37 rapports finaux et recommandations pour lesquels les enquêtes et les activités de suivi avaient été clôturées. En ce qui concerne les rapports finaux et les recommandations dans lesquels l’OLAF estimait que les activités de suivi étaient toujours en cours, la Médiatrice a estimé qu’il n’était pas clair si et, dans l’affirmative, comment l’OLAF estimait que ce délai de suivi était toujours raisonnable avant d’appliquer la présomption générale de non-divulgation.

Par conséquent, la Médiatrice a proposé comme solution que l’OLAF i) procède à une évaluation individuelle des rapports finaux et des recommandations relatives aux enquêtes pour lesquelles les activités de suivi ont été clôturées, en occultant, le cas échéant, les données à caractère personnel, en vue d’accorder le plus large accès possible au public; et ii) fournir des explications sur les raisons pour lesquelles elle estime que le délai raisonnable pour mener à bien les activités de suivi ne s’est pas encore écoulé, le cas échéant.

En réponse, l’OLAF a procédé à une évaluation individuelle de 41 rapports finaux et recommandations concernant toutes les enquêtes pour lesquelles il a été confirmé que le suivi avait été clôturé. L’OLAF a accordé un accès partiel à tous ces documents. L’OLAF a également décrit la manière dont il évalue, en général, si un délai raisonnable s’est écoulé pour que l’autorité compétente décide du suivi approprié de ses recommandations.

La Médiatrice a conclu que l’OLAF avait accepté sa proposition de solution accordant un large accès partiel du public à 41 rapports finaux et recommandations connexes. Elle se félicite également des éclaircissements apportés concernant les procédures de suivi en cours. Cela étant, elle a relevé que, dans le cadre des enquêtes en cause, les activités de suivi étaient en cours depuis beaucoup plus longtemps que ce que les juridictions de l’Union ont reconnu comme étant raisonnable. Elle formule donc des suggestions d’amélioration à l’OLAF en la matière.

En ce qui concerne le refus d’accès aux autres documents du dossier d’enquête de l’OLAF en cause, le Médiateur n’était pas non plus convaincu que l’OLAF était en droit de se fonder sur une présomption générale de non-divulgation, étant donné que son enquête et sa procédure de suivi étaient toutes deux closes. Après avoir examiné les documents, la Médiatrice a également estimé qu’un accès partiel semblait possible tout en occultant notamment des données à caractère personnel. Cela étant, la Médiatrice a noté que le nombre de documents inclus dans le dossier de l’affaire est important, que le plaignant a désormais obtenu un accès partiel significatif au rapport final relatif à cette enquête et qu’il n’est pas clair si les autres documents auxquels un accès partiel peut être possible contiennent des informations supplémentaires présentant un intérêt pour le plaignant. Par conséquent, le Médiateur a estimé qu'aucune enquête supplémentaire sur cet aspect de la plainte n'était justifiée. Elle évoque à cet égard la suggestion d’amélioration faite à l’OLAF dans une enquête récente concernant son traitement des demandes d’accès du public à des dossiers entiers.

L’affaire concernait le refus du Service européen pour l’action extérieure (SEAE) de donner pleinement accès au public aux documents relatifs aux enquêtes menées par l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) sur des fautes commises par des membres du personnel de l’UE. En refusant l’accès, le SEAE s’est fondé sur une exception prévue par la législation de l’Union relative à l’accès du public aux documents, faisant valoir que la divulgation porterait atteinte à la nécessité de protéger la vie privée et l’intégrité des personnes mentionnées dans les documents, y compris les personnes concernées par les enquêtes de l’OLAF. En outre, le SEAE a occulté les noms des personnes morales mentionnées dans les documents afin de protéger leur réputation.

La Médiatrice a estimé que le plaignant n’avait pas établi la nécessité de divulguer les données à caractère personnel dans l’intérêt public, comme l’exige la législation de l’UE sur la protection des données. À la suite d’une inspection des documents en cause, le Médiateur a également considéré que les occultations limitées d’informations commerciales étaient raisonnables et n’a pas pu identifier d’intérêt public supérieur à cet égard. La Médiatrice a donc conclu que la décision du SEAE de refuser la divulgation intégrale des documents en cause était justifiée. La Médiatrice a donc clôturé l’enquête en concluant à l’absence de mauvaise administration.

L’affaire concernait une société de conseil qui faisait l’objet d’une enquête de l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) pour des irrégularités présumées dans des projets financés par l’UE. L’OLAF a informé l’entreprise qu’il avait clôturé l’enquête et a présenté des recommandations financières et administratives à la Commission. Bien que l’OLAF ait informé l’entreprise qu’il pouvait s’adresser au contrôleur des garanties de procédure de l’OLAF, l’OLAF n’a pas fourni d’informations claires sur le délai applicable pour déposer une plainte. Cela signifie que l'entreprise a déposé sa plainte après la date limite et que le contrôleur l'a rejetée.

La Médiatrice a constaté qu’en ne fournissant pas d’informations claires au plaignant, notamment en ce qui concerne la date de clôture de l’enquête, l’OLAF avait agi avec mauvaise administration. Toutefois, le Médiateur a estimé qu'il n'y avait pas de recommandation appropriée à formuler à ce sujet à l'intention du plaignant. Elle a néanmoins fait une suggestion visant à éviter que de tels problèmes ne se reproduisent dans de futurs cas similaires.

The case concerned the European Anti-Fraud Office's (OLAF) decision to refuse public access to the contents of its investigation file concerning a closed case and to grant only partial access to the final report from this investigation. OLAF argued that full disclosure of the investigation file and final report would undermine the protection of personal data, the commercial interests of the companies concerned by the investigation, and the effectiveness of OLAF’s future investigations by revealing its methods and strategies. As regards the investigation file, OLAF applied a general presumption of non-disclosure, meaning that it refused to grant public access to the file without having conducted an individual assessment of the documents contained in it.

The Ombudsman took the preliminary view that, according to case law, once OLAF’s investigation and related follow-up activities are closed, the general presumption of non-disclosure can only be applied to OLAF’s internal and preliminary analyses, as opposed to the entire investigation file. OLAF disagreed, arguing that all documents in the investigation file contain sensitive information and, as such, should be covered by the general presumption of non-disclosure.

The Ombudsman therefore proceeded to an inspection of a sample of different categories of documents from the investigation file. Based on the inspection, the Ombudsman found that not all documents from the investigation file appear to be equally sensitive and thus deserving of the application of the general presumption of non-disclosure.

Nonetheless, the Ombudsman found that, based on an individual assessment of the documents in this particular case, OLAF could reasonably argue that the majority of documents from the investigation file could not be disclosed based on the need to protect personal data and sensitive commercial information. Since OLAF had already provided the complainant with meaningful access to its final report, the Ombudsman closed the case finding that no further inquiries were justified.

However, the Ombudsman suggested that OLAF should, in the future, carry out an individual assessment of documents from its the investigation files when applicants request public access to documents contained therein that are clearly not covered by the general presumption of non-disclosure as recognised in the case law. In case of broad requests for public access to the entire investigation file, OLAF should consider asking applicants to specify which documents they seek access to.