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Le Réseau européen des Médiateurs - Déclaration

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Déclaration adoptée lors du Sixième séminaire des Médiateurs nationaux des Etats membres de l'UE et des pays candidats qui s'est tenu à Strasbourg, du 14 au 16 octobre 2007

Le réseau européen des Médiateurs a rédigé cette déclaration afin de mieux faire connaître la dimension communautaire du travail des Médiateurs et de préciser les services qu'ils offrent aux personnes qui leur adressent des plaintes concernant des questions relevant du droit de l'Union européenne.

Les Médiateurs nationaux et régionaux jouent un rôle essentiel pour permettre aux citoyens et résidents de l'Union européenne de connaître et d'exercer leurs droits. Avec le Médiateur européen, ils forment le Réseau européen des Médiateurs.

Le réseau européen des Médiateurs rassemble, sur la base du volontariat, les Médiateurs et organismes similaires à l'échelon national et régional des États membres de l'Union européenne, les Médiateurs nationaux des pays candidats, de l'Islande et de la Norvège ainsi que le Médiateur européen et la commission des pétitions du Parlement européen. En Allemagne, les commissions des pétitions au niveau national et régional remplissent le même rôle que les médiateurs. Elles font partie du réseau.

Le droit et les politiques de l'Union européenne ont des répercussions de plus en plus importantes sur la vie quotidienne des citoyens et résidents des États membres. La plupart sont mis en application par les autorités publiques dans les Etats Membres. Les Médiateurs nationaux et régionaux traitent les plaintes contre les autorités publiques des États membres, y compris celles ayant trait aux activités relevant du droit de l'Union européenne. Le Médiateur européen supervise les institutions de l'Union européenne, comme la Commission européenne.

Le Médiateur national ou régional compétent est chargé de traiter les plaintes dirigées contre les autorités publiques d'un État membre, y compris les plaintes concernant une question relevant du droit de l'Union européenne. Le Médiateur européen enquête sur des plaintes dirigées contre les institutions et organes de l'Union européenne.

Bien que les attributions et les responsabilités des différents Médiateurs du réseau varient énormément, tous ont à cœur de rendre un service qui soit impartial, efficace et juste. Dans les limites de leurs mandats, ils défendent les principes sur lesquels se fonde l'Union européenne.

"L'Union est fondée sur les principes de la liberté, de la démocratie, du respect des droits de l'homme et des libertés fondamentales, ainsi que de l'État de droit, principes qui sont communs aux États membres" (article 6, paragraphe 1, du traité sur l'Union européenne).

L'une des principales activités du réseau est le partage d'informations sur le droit de l'Union et les meilleures pratiques, de manière à offrir un service optimal au public. Les Médiateurs nationaux et régionaux du réseau peuvent demander au Médiateur européen des réponses écrites à des questions relatives au droit de l'Union européenne et à son interprétation, y compris des questions soulevées lors du traitement de certains cas particuliers.

Le rôle et la fonction des Médiateurs

Les Médiateurs du réseau sont des personnes indépendantes et impartiales, dont la fonction est établie par la constitution ou par la loi, et qui traitent des plaintes dirigées contre les autorités publiques.

Ils tentent d'obtenir un résultat adapté pour chaque plainte. Après avoir examiné une plainte et avoir conclu qu'elle est fondée, un Médiateur peut critiquer ce qui s'est passé et déclarer comment, selon lui ou elle, l'affaire aurait dû être traitée correctement. Dans de nombreux pays, le Médiateur peut également proposer des solutions, qui peuvent être, par exemple, la révision d'une décision, des excuses ou la fourniture d'une compensation financière. Certains Médiateurs peuvent tenter de rechercher une solution à l'amiable pour le plaignant.

Dans certains cas, le plaignant peut avoir le choix entre la saisine du Médiateur ou d'un tribunal. Toutefois, un Médiateur ne peut généralement pas examiner une plainte si un tribunal a déjà traité ou traite de la question. Contrairement à celles d'un tribunal, les décisions du Médiateur ne sont pas juridiquement contraignantes mais les autorités publiques se plient généralement aux recommandations du Médiateur. Si elles ne le font pas, le Médiateur peut, par exemple en notifiant le Parlement, attirer l'attention des pouvoirs politiques et du public sur l'affaire.

Outre le traitement des plaintes, les Médiateurs travaillent également en amont, pour améliorer la qualité de l'administration et des services publics. Ils encouragent la bonne administration et le respect des droits, suggèrent des solutions pertinentes pour résoudre des problèmes structurels, diffusent les bonnes pratiques et encouragent une culture du service.

Les Médiateurs incitent les autorités publiques à considérer les plaintes comme une occasion de communiquer véritablement avec le plaignant et de remédier aux éventuelles carences de leurs services. En conséquence, la plupart des Médiateurs n'enquêtent pas sur les plaintes avant que l'organe concerné par la plainte n'ait eu la possibilité raisonnable d'y répondre lui-même.

Les raisons précises justifiant l'intervention d'un Médiateur peuvent varier grandement au sein du réseau mais il s'agit généralement d'une violation des droits, y compris des droits de l'homme et des droits fondamentaux ; de tout autre comportement illégal, y compris le non-respect des principes généraux du droit ; et de toute action qui n'est pas conforme aux principes de bonne administration. Parmi les exemples de mauvaise administration qu'un Médiateur peut contribuer à corriger, citons : des délais déraisonnables, le non-respect des procédures ou des politiques établies, l'absence d'impartialité, l'injustice, la communication d'informations ou de conseils erronés, l'incohérence et le manque de politesse.

Service au public

Les Médiateurs du réseau s'engagent à traiter tous les membres du public avec courtoisie et respect. Ils s'emploient à être accessibles et à avoir le sens du service, à être justes, impartiaux, cohérents et efficaces.

Dans les limites fixées par la loi et dans le respect de la vie privée et des raisons légitimes justifiant la confidentialité, les Médiateurs du réseau s'engagent à la transparence de leurs actions et de leurs décisions. Ils rendent publics les critères appliqués dans le traitement des plaintes, motivent leurs décisions et informent le public de leurs activités.

Les Médiateurs du réseau cherchent à maintenir un équilibre entre l'examen détaillé des plaintes et la rapidité de traitement des plaintes, en tenant compte des intérêts du plaignant et de la nécessité d'utiliser efficacement les ressources dont ils disposent.

Accessibilité

Les Médiateurs du réseau cherchent à faciliter un accès libre et égal pour chaque personne autorisée à faire appel à leurs services.

En règle générale, les plaintes peuvent être adressées directement à un Médiateur.

Les services d'un Médiateur sont généralement gratuits pour le plaignant.

Lorsque la loi impose des dérogations aux principes susmentionnés, le Médiateur cherche, autant que faire se peut, à en limiter les effets négatifs pour les plaignants.

Traitement des plaintes

Les membres du réseau se fixent comme objectif de traiter rapidement et avec efficacité les plaintes. Ils tiennent compte des dispositions du droit communautaire applicables en la matière, y compris des principes généraux du droit, comme le respect des droits fondamentaux. La Charte des droits fondamentaux de l'Union européenne pourrait constituer à cet égard une précieuse référence.

Chaque plainte reçue est analysée avec soin en vue d'y apporter la solution adéquate.

Si une plainte n'est pas recevable, le Médiateur en informe rapidement le plaignant, en lui en expliquant clairement la ou les raisons. Si possible, le Médiateur suggère au plaignant de contacter un autre organisme susceptible de l'aider.

Certains Médiateurs ont recours à une procédure simplifiée, si une analyse préliminaire montre que le problème du plaignant peut être résolu rapidement, par un appel téléphonique, par exemple.

Si la plainte donne lieu à une enquête approfondie, le Médiateur fournit des informations au plaignant concernant l'enquête, ou s'assure que le plaignant peut facilement obtenir ces informations qui pourraient, par exemple, concerner :

  • la procédure appliquée ;
  • la portée de l'enquête, y compris l'aspect/les aspects examiné(s) ; et
  • l'avancement de l'enquête.

À la fin de son enquête, le Médiateur rédige un rapport ou une décision qui comporte normalement les éléments suivants :

  • les résultats de l'enquête du Médiateur ;
  • si le Médiateur estime la plainte en partie ou totalement justifiée et les raisons motivant cette opinion ; et
  • le cas échéant, les recommandations du Médiateur aux autorités publiques concernées.

Publication de l'information

Les Médiateurs appartenant au réseau publient des informations faciles à comprendre sous une forme largement accessible. Ces informations portent, par exemple, sur :

  • qui est autorisé à adresser une plainte ;
  • contre quelles autorités publiques une plainte peut être introduite ;
  • les types d'activités susceptibles de faire l'objet d'une plainte, y compris les activités relevant du droit de l'Union européenne ;
  • les conditions présidant à la recevabilité des plaintes ;
  • la manière de se plaindre ;
  • la/les langue(s) à utiliser pour se plaindre ;
  • (le cas échéant) les conditions dans lesquelles le Médiateur a recours à une procédure simplifiée ;
  • comment obtenir un conseil personnalisé sur la possibilité d'adresser une plainte (service d'assistance téléphonique, par exemple) ; et
  • les résultats et solutions envisageables si la plainte s'avère justifiée.

Le Médiateur européen s'est engagé à faciliter un large accès aux informations publiées par les membres nationaux et régionaux du réseau.

Des informations sur le réseau et les liens vers les sites web de ses membres sont disponibles sur le site web du Médiateur européen (http://www.ombudsman.europa.eu). Le site Internet contient également un guide interactif qui peut être utilisé pour identifier quel médiateur ou autre organe est le mieux à même de traiter une plainte, ou de répondre à une demande d'information. Ces informations sont également disponibles sur demande auprès de ses services (tél. +33 3 88 17 23 13).


Une amélioration constante du service offert au public

Les Médiateurs appartenant au réseau s'engagent à améliorer de façon constante le service offert au public. À cet effet, la présente déclaration sera mise à jour si nécessaire, afin de refléter l'évolution des meilleures pratiques.