Fait conformément à l'article 3, paragraphe 6, du statut du Médiateur européen [1]

L’affaire concernait le rejet d’une candidature à un poste de boursier dans le cadre du septième programme-cadre de recherche et de développement. Après s'être vu initialement offrir le poste par le Projet en question, le plaignant a été informé que son ancien stage dans une entreprise privée rendait sa candidature « éthiquement inacceptable ». Le plaignant s’est plaint auprès de l’Agence exécutive pour la recherche que le processus de recrutement n’était ni transparent ni équitable. L’Agence a fait valoir que le recrutement des chercheurs relevait de la seule responsabilité des bénéficiaires des subventions et a nié avoir participé à la décision.

La Médiatrice a enquêté sur la question et a conclu que l’Agence n’avait pas veillé à la transparence et à l’équité de la procédure. Elle a donc fait une recommandation à l'Agence.

Contexte de la plainte

1. Le plaignant était candidat à un poste de boursier dans le cadre d’un projet financé dans le cadre du septième programme-cadre de recherche et de développement (7e PC), dans le cadre d’un appel à propositions pour les réseaux de formation initiale Marie Curie [2] (ci-après le «projet»).

2. Le plaignant a été initialement sélectionné par le comité de sélection des projets et a offert le poste de boursier en juin 2014. Quelques jours plus tard, le directeur de la bourse a informé le plaignant que le conseil scientifique du projet avait rejeté sa demande. Le conseil scientifique a conclu que, bien qu'il remplisse les conditions académiques requises pour le poste, «après consultation des conseillers Marie Curie à Bruxelles», son travail passé pour une entreprise privée (la «société») a été jugé «éthiquement inacceptable» pour trois raisons: i) il y avait un conflit juridique permanent entre les membres de l’équipe de projet et la société; ii) le régime Marie Curie n’autorisait aucun lien avec des entreprises privées susceptibles de faire l’objet d’un litige avec d’autres entreprises ou le personnel scientifique des projets Marie Curie; et iii) la société était internationalement connue pour être une société «discutable».

3. Le plaignant a interjeté appel de la décision auprès du coordonnateur du projet, expliquant qu'il avait été traité à tort comme un employé de ladite société alors qu'il n'avait été qu'un stagiaire. Il a souligné qu'il n'avait plus aucun lien avec l'entreprise, que le stage avait été financé à l'époque par l'Union européenne [3] et que ses tâches se limitaient à la recherche archivistique et documentaire. Toutefois, après avoir contacté un responsable de projet à Bruxelles, le coordinateur du projet a confirmé le rejet de la candidature du plaignant.

4. En août 2014, le plaignant s’est plaint auprès de l’Agence exécutive pour la recherche (ci-après l’«Agence»), faisant valoir qu’il avait été injustement traité comme un employé de ladite société privée. Dans sa réponse, l’Agence a expliqué qu’elle n’était pas impliquée dans le recrutement de boursiers ITN, qui relevait de la seule responsabilité des bénéficiaires. En outre, l’Agence n’a pas pu intervenir en raison de l’absence de relation contractuelle entre le plaignant et le projet.

5. Le 26 août 2014, le plaignant s'est adressé au Médiateur.

L’enquête

6. La Médiatrice a ouvert une enquête sur la plainte et a recensé les allégations suivantes et les allégations connexes:

Allégations

1) L'Agence n'a pas expliqué clairement sa participation à la procédure de recrutement des boursiers dans le cadre du projet.

2) L'Agence n'a pas vérifié que les entités responsables du projet avaient mené une procédure de sélection équitable et transparente.

Créances

1) L'Agence devrait bien préciser qui a participé à la procédure de sélection du projet.

2) L'Agence devrait encourager les entités responsables à réexaminer la demande du plaignant.

7. Au cours de l'enquête, le Médiateur a reçu l'avis de l'Agence sur la plainte et, par la suite, les commentaires du plaignant en réponse à l'avis de l'Agence. Lors de l’enquête, le Médiateur a tenu compte des arguments et des avis avancés par les parties.

Allégation selon laquelle l’Agence n’a pas clairement expliqué sa participation à la procédure de recrutement et la réclamation y afférente

Arguments présentés au Médiateur

8. Le plaignant a fait valoir qu’il n’était pas clair quelle entité avait été chargée d’évaluer sa demande. Il rappelle que le coordinateur du projet a confirmé la décision négative, après consultation du « chargé de projet à Bruxelles ».

9. Dans son avis, l'Agence a déclaré qu'elle n'avait jamais participé au recrutement du plaignant ni fourni de conseils à ce sujet. Elle a en outre expliqué que, après le rejet de la demande du plaignant, le coordinateur du projet avait demandé conseil à ce sujet et qu'une réunion avait eu lieu entre l'un des scientifiques responsables du projet et l'un des agents de projet de l'Agence. L'Agence a indiqué à l'Ombudsman qu'elle n'avait fourni aucun conseil sur la décision de ne pas recruter le plaignant et qu'elle avait simplement déclaré que la responsabilité incombait au consortium du projet et à ses membres. À l’appui de cette affirmation, l’Agence a fourni des copies de la correspondance qu’elle avait échangée avec le coordinateur du projet concernant la procédure de sélection.

10. Dans ses observations, le plaignant a souligné qu’il ne connaissait toujours pas la composition du conseil scientifique ni qui avait participé au processus de recrutement.

L'évaluation du Médiateur

11. La Médiatrice note que, dans ses réponses au plaignant, le coordinateur du projet a fait référence à plusieurs reprises à des consultations avec des agents à Bruxelles. Le coordinateur a déclaré, par exemple, que la candidature avait été jugée éthiquement inacceptable par le conseil scientifique, «après consultation des conseillers Marie Curie à Bruxelles». Dans son avis, l’Agence a toutefois indiqué qu’elle ne conseillait pas la procédure de recrutement et qu’elle n’y participait pas.

12. Dans la correspondance échangée entre l’Agence et le coordinateur du projet, le Médiateur n’a trouvé aucune preuve que l’Agence était effectivement impliquée dans la procédure de recrutement. Elle note également qu’après avoir informé le plaignant de ce fait, l’Agence l’a invité à adresser sa question concernant l’entité responsable de la procédure au coordinateur du projet.

13. Le Médiateur note que l'obligation de fournir aux membres du public les informations qu'ils demandent est un principe général de bonne conduite administrative [4]. En l'espèce et à la lumière des informations fournies par l'Agence, le Médiateur estime que l'Agence s'est acquittée de cette obligation et a dûment informé le plaignant qu'elle n'avait pas participé au recrutement de chercheurs et qu'elle n'avait pas influencé la décision de rejeter la demande du plaignant. Elle considère également que, en ce qui concerne l’identité des membres du conseil scientifique, c’est à juste titre que l’Agence a renvoyé le plaignant au coordinateur du projet en tant que personne appropriée pour lui fournir de telles informations. Le Médiateur ne constate donc aucun cas de mauvaise administration de la part de l'Agence en ce qui concerne cet aspect de la plainte.

Allégation selon laquelle l’Agence n’a pas vérifié que les entités responsables avaient mené une procédure de sélection équitable et transparente et allégation connexe

Arguments présentés au Médiateur

14. Le plaignant a soutenu que le rejet de sa demande était le résultat d'un processus injuste et non transparent et que la décision n'était pas fondée sur ses mérites, mais plutôt sur ses liens présumés avec la Société.

15. Dans son avis, l’Agence s’est référée au cadre juridique Marie Curie, selon lequel les bénéficiaires sélectionnent les chercheurs selon des procédures de sélection ouvertes, transparentes, impartiales et équitables [5]. Elle a expliqué que, pour garantir que les processus de recrutement sont menés conformément à ces valeurs, elle fournit aux bénéficiaires des orientations et une formation et contrôle les processus de recrutement en assurant un suivi et en établissant des rapports annuels. Elle a souligné qu'elle avait procédé à un tel examen de ce processus de recrutement en novembre 2014 et qu'elle avait conclu que la procédure de sélection avait satisfait aux exigences des règles et règlements pertinents. L’Agence a toutefois précisé que, contrairement à ce qu’affirme le coordinateur, les règles pertinentes «n’interdisent ni le recrutement de chercheurs ayant ou ayant eu des liens avec des entreprises qui sont en litige avec les bénéficiaires de projets Marie Curie, ni ne déclarent ces liens contraires à l’éthique».

L'évaluation du Médiateur

16. Le règlement régissant le septième programme-cadre [6] prévoit que le recrutement dans le cadre de projets financés au titre de ce programme doit respecter les principes de transparence, d'équité et d'impartialité [7]. Ces principes de base sont également inscrits dans la convention de subvention, qui dispose que les bénéficiaires doivent sélectionner les chercheurs selon les critères d'éligibilité, selon des procédures de recrutement ouvertes, transparentes, impartiales et équitables.

17. Dans son avis, l’Agence a reconnu ces obligations et a expliqué que, pour garantir le respect de ces valeurs, elle organise des sessions de formation et effectue un suivi annuel. L’Agence a également fait référence à ses droits de surveillance, en vertu de la convention de subvention, en particulier à ses activités de suivi et à son pouvoir discrétionnaire d’effectuer des contrôles ad hoc de la mise en œuvre et de l’exécution des projets.

18. Par conséquent, l'Office ne conteste pas qu'il a une obligation générale de contrôler l'utilisation des fonds qu'il accorde. Le Médiateur croit comprendre que cette obligation comprend l’adoption de mesures appropriées lorsque, sur la base d’informations ou de préoccupations suffisamment étayées qui lui sont soumises par des tiers, il a connaissance d’un éventuel manquement d’un bénéficiaire aux obligations qui lui incombent en vertu de la convention de subvention.

19. En l’espèce, la convention de subvention prévoyait que le recrutement devait être effectué sur la base d’une série d’exigences telles que les compétences scientifiques des candidats et la pertinence de leur expérience de recherche [8]. Le plaignant a toutefois été informé que sa candidature avait été rejetée pour des «raisons éthiques». L’Agence a clairement indiqué à cet égard que, contrairement à ce qu’affirme le coordinateur, il n’existe pas de contraintes juridiques ou de règles interdisant le recrutement de chercheurs ayant ou ayant eu des liens avec certaines entreprises privées. Malgré cela, l’Agence est parvenue à la conclusion que le recrutement avait été effectué conformément aux règles applicables et a insisté sur le fait que, en tout état de cause, la responsabilité incombait au consortium du projet et à ses membres.

20. Le Médiateur doit convenir avec le plaignant que la réponse de l’Agence semble reconnaître que les motifs fournis au plaignant pour le rejet de sa demande n’étaient pas conformes aux règles applicables. La Médiatrice ne comprend donc pas comment l’Agence a pu conclure que la procédure de recrutement était néanmoins conforme aux exigences de la convention de subvention. La Médiatrice note également que l’examen du processus de recrutement par l’Agence n’a été effectué qu’en novembre 2014, plusieurs mois après la plainte du plaignant.

21. Enfin, le Médiateur note que l’Agence a déclaré à plusieurs reprises dans sa correspondance avec le coordinateur et le plaignant, ainsi que dans sa réponse au Médiateur, qu’elle n’avait aucune responsabilité en ce qui concerne la procédure de recrutement. Avec cette déclaration, l’Agence semble nier avoir la responsabilité de traiter un éventuel manquement d’un bénéficiaire à la convention de subvention.

22. À la lumière de ce qui précède, le Médiateur estime que l’Agence a manqué en l’espèce à son obligation générale de superviser un projet qu’elle finance, d’une part, en ne menant pas d’enquête en bonne et due forme sur la question (bien qu’elle ait déjà identifié une éventuelle lacune dans la procédure de recrutement) et, d’autre part, en renonçant à sa responsabilité de superviser le bénéficiaire. Cela constituait un cas de mauvaise administration.

23. En temps normal, lorsque le Médiateur constate un cas de mauvaise administration, il s'efforce de trouver une solution qui remette le plaignant dans la situation dans laquelle il se serait trouvé s'il n'y avait pas eu de mauvaise administration. En l'espèce, le plaignant l'a informée que sa situation avait changé entre-temps et qu'il ne souhaitait plus que sa demande soit réexaminée. Par conséquent, le Médiateur estime qu'il n'y a pas de solution possible dans ce cas particulier.

24. Toutefois, ayant constaté que l’Agence avait commis un cas de mauvaise administration, le Médiateur souligne que, conformément aux principes de bonnes pratiques administratives, l’Agence devrait prendre les mesures nécessaires pour veiller à ce que les mauvaises pratiques, telles que celles constatées en l’espèce, n’aient pas d’incidence négative sur les futures conventions de subvention. Elle formulera donc une recommandation à cet égard.

La recommandation

Lorsque l’Agence reçoit des informations fiables de tiers et détecte d’éventuelles irrégularités ou incohérences dans la procédure de recrutement au titre des conventions de subvention qu’elle finance, l’Agence devrait mener une enquête appropriée et en temps utile sur la question afin de veiller à ce que le recrutement de chercheurs par le bénéficiaire de la subvention soit effectué de manière équitable et transparente.

Le plaignant et l’Agence exécutive pour la recherche seront informés de cette recommandation. Conformément à l'article 3, paragraphe 6, du statut du Médiateur européen, l'Agence transmet un avis circonstancié au plus tard le 31 janvier 2016. L’avis circonstancié pourrait consister en l’acceptation de la recommandation et en une description de la manière dont elle a été mise en œuvre.

Emily O'Reilly

Strasbourg, le 26 octobre 2015

[1] Décision du Parlement européen du 9 mars 1994 concernant le statut et les conditions générales d'exercice des fonctions du Médiateur (94/262/CECA, CE, Euratom), JO L 113, p. 15.

[2] FP7-PEOPLE-2013-ITN (JO C 202 du 10 juillet 2012).

[3] Programme pour l'éducation et la formation tout au long de la vie Leonardo da Vinci, http://ec.europa.eu/education/tools/llp_fr.htm

[4] Article 22 du code européen de bonne conduite administrative.

[5] Convention de subvention Marie Curie du 7e PC – Annexe III, articles III.2.2 a) et III.3.4 b)

[6] Règlement (CE) n° 1906/2006 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2006 définissant les règles de participation des entreprises, des centres de recherche et des universités pour la mise en œuvre du septième programme-cadre de la Communauté européenne et fixant les règles de diffusion des résultats de la recherche (2007-2013), JO L 391, p. 1.

[7] Voir son article 19, paragraphe 6.

[8] Article III.3.4, point b), de la convention de subvention