Fait conformément à l'article 3, paragraphe 6, du statut du Médiateur européen [1]

Contexte de la plainte

1. Le plaignant, la Foundation for a Free Information Infrastructure [2], s’est plaint auprès du Médiateur de la manière dont le Parlement a traité sa demande d’accès du public aux procès-verbaux des réunions des coordinateurs des commissions [3].

2. Le 8 juillet 2011, le plaignant a demandé les procès-verbaux des réunions de la commission du commerce international (INTA), de la commission des affaires juridiques (JURI) et de la commission des affaires constitutionnelles (AFCO) du Parlement relatives à la négociation de l'accord commercial anti-contrefaçon (ACTA)[4]. Elle demande également les procès-verbaux de toutes les réunions connexes des coordinateurs des commissions.

3. Le 28 juillet 2011, l'unité Transparence - Accès du public aux documents du Parlement a répondu que les procès-verbaux de toutes les réunions des commissions du Parlement étaient disponibles sur le site web du Parlement [5]. Il précise ensuite que ce procès-verbal contient un point intitulé "Décisions des coordinateurs "ou "Communications de la présidence ", ainsi que les décisions pertinentes des coordinateurs. Elle ajoute toutefois qu’elle ne dispose pas de procès-verbaux distincts pour les réunions des coordinateurs de la commission.

4. Le 29 juillet 2011, le plaignant a présenté une demande confirmative d'accès du public aux procès-verbaux des réunions des coordinateurs des commissions. Le plaignant a souligné qu'une recherche sur Google des "réunions des coordinateurs du Parlement européen" a permis d'identifier des procès-verbaux distincts des réunions des coordinateurs de la commission de l'environnement, de la santé publique et de la sécurité alimentaire (commission ENVI).

5. Le 5 août 2011, le Parlement a insisté sur le fait qu'il n'existait normalement pas de procès-verbal distinct des réunions des coordinateurs des commissions. Elle ajoute que certaines commissions, comme la commission ENVI, ont décidé de publier les résultats de leurs réunions.

6. Le 5 octobre 2011, le plaignant a écrit au secrétariat de la commission INTA. Il renvoie aux réponses précédentes du Parlement selon lesquelles "il n'existe pas de procès-verbaux séparés pour les réunions des coordinateurs" et fait valoir que ces déclarations se sont révélées erronées étant donné que, dans une lettre de M. Carl Schlyter, député au Parlement européen, à la commission INTA, il a été fait référence au procès-verbal des coordinateurs. Le plaignant déclare que le secrétariat de la commission INTA a nié ou dissimulé l’existence de documents et demande instamment au secrétariat d’enregistrer tous les documents existants dans l’un des registres de documents du Parlement, afin que le public puisse former un recours contre les décisions de refus d’accès.

7. Le 25 octobre 2011, le Parlement, se référant à la demande du plaignant du 5 octobre 2011 adressée au secrétariat de la commission INTA, a autorisé l’accès aux procès-verbaux des réunions des coordinateurs de la commission INTA traitant de l’ACAC, c’est-à-dire au procès-verbal de la réunion des coordinateurs de la commission INTA qui a eu lieu le 21 juin 2011 [6].

8. Le 20 novembre 2011, le plaignant a écrit au Parlement pour le remercier de lui avoir envoyé une copie du procès-verbal de la réunion des coordinateurs de la commission INTA consacrée à l'ACAC. Elle souligne toutefois que, dans sa demande du 8 juillet 2011, elle a également demandé le procès-verbal de la réunion des coordinateurs de la commission JURI, mais que le Parlement a nié l'existence de ces réunions à trois reprises. Elle a de nouveau demandé l'accès du public à ce procès-verbal.

9. Le 28 novembre 2011, le Parlement a répondu au plaignant que "suite aux informations obtenues du secrétariat de la commission JURI, nous confirmons notre réponse fournie en juillet dernier: le secrétariat de la commission JURI n’élabore pas de procès-verbal distinct pour les coordinateurs. Les procès-verbaux de la commission JURI sont disponibles sur la page web du PE, à l’adresse suivante: [référence]. Les décisions prises par les coordinateurs sont consignées dans le procès-verbal de la commission (point "Communications du président") ...".

L’objet de l’enquête

10. Le Médiateur a demandé au Parlement de présenter un avis sur les allégations et allégations suivantes:

Allégation :

Le Parlement n’enregistre pas tous les documents existants du Parlement dans son registre électronique des documents, en particulier les procès-verbaux des réunions des coordinateurs des commissions parlementaires.

Revendication :

Le Parlement devrait enregistrer tous les documents existants du Parlement dans son registre électronique des documents, en particulier les procès-verbaux des réunions des coordinateurs des commissions parlementaires.

L'enquête

11. La plainte a été transmise au Parlement pour avis. Le Parlement a transmis son avis le 31 mai 2012. L’avis a ensuite été transmis au plaignant, qui a envoyé ses observations le 25 juillet 2012.

Analyse et conclusions du Médiateur

A. Absence alléguée d’enregistrement de tous les documents existants du Parlement dans le registre

Arguments présentés au Médiateur

12. Le plaignant a fait valoir que le Parlement enfreint le règlement (CE) no 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2001 relatif à l’accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission (règlement 1049/2001)[7] en n’enregistrant pas tous les documents du Parlement (tels que les procès-verbaux des réunions des coordinateurs des commissions INTA, JURI et AFCO) dans un registre public des documents. Il a également fait valoir que ce manquement donne également lieu à une violation de l'article 103 du règlement du Parlement ("Transparence des activités du Parlement"), qui dispose: "Le Parlement veille à ce que ses activités soient menées dans la plus grande transparence, conformément à l'article 1er, deuxième alinéa, du traité sur l'Union européenne, à l'article 15 du traité sur le fonctionnement de l'Union européenne et à l'article 42 de la charte des droits fondamentaux de l'Union européenne."

13. Dans son avis, le Parlement a noté que le considérant 14 du règlement (CE) n° 1049/2001 dispose que "[a]fin de faciliter l'exercice des droits des citoyens, chaque institution devrait donner accès à un registre de documents". Elle a également relevé que le considérant 6 indique que "[l]'accès aux documents devrait être accordé dans les cas où les institutions agissent en leur qualité de législateur". Elle a également cité l’article 12 du règlement (CE) n° 1049/2001, qui est libellé comme suit:

«1. Dans la mesure du possible, les institutions rendent les documents directement accessibles au public sous forme électronique ou par l'intermédiaire d'un registre, conformément aux règles de l'institution concernée.

2. En particulier, les documents législatifs, c'est-à-dire les documents établis ou reçus dans le cadre de procédures d'adoption d'actes juridiquement contraignants dans ou pour les États membres, devraient, sous réserve des articles 4 et 9, être rendus directement accessibles.

3. Dans la mesure du possible, d'autres documents, notamment ceux relatifs à l'élaboration d'une politique ou d'une stratégie, devraient être rendus directement accessibles.

4. Lorsque l’accès direct n’est pas accordé par l’intermédiaire du registre, celui-ci indique, dans la mesure du possible, où se trouve le document.»

14. Le Parlement explique ensuite la structure de son registre électronique. Elle a indiqué que, pour se conformer à l’article 11 du règlement n° 1049/2001, elle avait dressé un inventaire des catégories de documents produits par le Parlement ou reçus par celui-ci dans le cadre de procédures interinstitutionnelles. Une fois cette liste de documents établie, le Parlement a mis au point les outils informatiques nécessaires pour permettre l’alimentation automatique des documents (produits/reçus) dans un registre public électronique. Les différentes catégories de documents sont répertoriées dans le registre public, ce qui permet des recherches en ligne par catégorie. Le téléchargement direct de documents est possible dans la plupart des cas (95 %). Lorsque le téléchargement direct n'est pas possible, la référence du document concerné apparaît dans le registre. Le document peut ensuite être demandé au Parlement.

15. Le Parlement a déclaré que, lors de la création du registre public, il a appliqué les critères selon lesquels les documents énumérés devaient être des documents "formels", c'est-à-dire des documents ayant un certain degré de finalisation et qui ont été enregistrés dans un système interne de gestion des documents. Le Parlement déclare que les documents éphémères ou transitoires (par exemple, notes personnelles, projets préparatoires internes, courriers électroniques, etc.) ne sont enregistrés dans aucun système, sauf s’ils sont nécessaires au suivi adéquat d’un dossier spécifique. En conséquence, ils ne figurent pas dans le registre public. En revanche, les projets formels ou les documents préparatoires pertinents pour les discussions concernant les dossiers (principalement législatifs) devant être adoptés par les commissions parlementaires ou par la plénière du Parlement sont inscrits au registre public.

16. Le Parlement a fait valoir que, lors de l’élaboration du système d’alimentation automatique, il avait donné la priorité aux documents produits et reçus dans le cadre de la procédure législative, afin de se conformer à l’article 12 et au considérant 6 du règlement et de contribuer de manière proactive à la transparence de la procédure législative. Le Parlement a en outre déclaré que le champ d'application du registre s'élargissait progressivement à mesure que de nouvelles typologies de documents étaient identifiées et produites, parallèlement aux compétences accrues du Parlement.

17. En réponse à l'affirmation du plaignant selon laquelle le Parlement devrait enregistrer tous les documents existants du Parlement dans son registre public électronique, le Parlement a déclaré que, selon lui, l'article 11 du règlement n'impose pas aux institutions l'obligation d'inscrire dans leurs registres tous les documents en leur possession. En outre, il n'est ni faisable ni souhaitable, du point de vue de la bonne administration, d'enregistrer tous les documents existants, indépendamment de leur statut formel et de leur degré d'achèvement. Cela serait également contraire à une transparence effective.

18. Le Parlement a fait valoir que, d'un point de vue technique et compte tenu de la définition très large du terme "document"figurant à l'article 3, point a), du règlement, la création d'un registre entièrement exhaustif est impossible. En effet, en pratique, la définition large implique que tout document préparatoire contenant les premières idées (même manuscrites) sur un futur rapport pourrait être considéré comme un document. Il en va de même pour toutes les versions préliminaires d'un projet de rapport. Ces documents (notes personnelles, e-mails, post-its, avant-projets) existent bien sûr. Cependant, en raison de leur caractère éphémère, ils ne sont normalement pas enregistrés.

19. Le Parlement a fait valoir que l'allégation du plaignant découlait d'une confusion entre le principe de large accès (considérant 11 du règlement) et l'obligation pour les institutions d'établir un registre. Il a déclaré qu'un registre public est un outil pour faciliter l'accès du public. Le Parlement a déclaré que le règlement n’établissait pas de parallèle entre le champ d’application du principe d’accès du public et le champ d’application du registre. Si un tel parallèle était établi, sa mise en œuvre serait irréaliste. Cela imposerait une lourde charge administrative aux institutions en raison de la quantité considérable de documents préliminaires et informels de différents types qui sont détenus par les institutions. Exiger des institutions qu'elles enregistrent tous ces documents entraverait leur bon fonctionnement.

20. Une telle distinction (entre le droit d’accès et le champ d’application du registre) ne signifie toutefois pas, a insisté le Parlement, qu’il existe une restriction au droit d’accès. Au contraire, cela signifie que, lorsqu’une demande est présentée, l’institution concernée a l’obligation d’identifier le document pertinent et d’examiner son contenu en vue de fournir un accès public au titre du règlement. Cette tâche est indépendante de la question de savoir si le registre public fait référence ou non aux documents demandés.

21. Le Parlement a donc conclu que son registre public des documents était conforme aux exigences des articles 11 et 12 du règlement (CE) no 1049/2001.

22. Dans ses observations, le plaignant a déclaré qu'il avait compris de l'avis du Parlement que celui-ci n'enregistrait pas de documents éphémères ou transitoires. Toutefois, selon elle, il existe de nombreux documents qui ne sont pas éphémères ou transitoires et qui devraient être inclus dans le registre, tels que i) les procès-verbaux des réunions des coordinateurs des commissions et ii) les documents de négociation.

23. Le plaignant soutient que les procès-verbaux des réunions des coordonnateurs ne sont pas des documents éphémères ou transitoires. Il indique que les secrétariats des commissions établissent des procès-verbaux détaillés distincts des coordinateurs et les transmettent à tous les membres de la commission. Ces documents jouent un rôle essentiel, car ils informent les membres du comité et peuvent enregistrer les décisions. Le plaignant fait valoir que le registre n'indique pas quels secrétariats des commissions établissent les procès-verbaux des coordinateurs. Le plaignant souligne qu’il n’a toujours pas reçu le procès-verbal demandé des coordinateurs de la commission JURI. Selon le plaignant, ce procès-verbal existe bel et bien. Le plaignant a fait valoir qu'il semblait que les comités ne partageaient pas leurs documents avec le registre. Il a ajouté que les secrétariats des Comités fonctionnent comme des «petits royaumes» au sein du Parlement, en dehors de la portée du Registre. Le Parlement devrait donc, selon lui, préciser quelles commissions produisent des procès-verbaux distincts des coordinateurs et mettre à jour son registre en conséquence. De même, les secrétariats des Comités devraient fournir des informations correctes au Registre, qui devrait avoir accès à tous les systèmes de gestion des documents (pour le moment, selon le plaignant, ce n'est pas le cas).

24. Le plaignant a fait valoir que les réponses du Parlement du 28 juillet et du 5 août 2011, dans lesquelles il indiquait qu'aucun procès-verbal des réunions à huis clos (AFFO, JURI et INTA) des commissions n'était rédigé, pourraient être correctes en ce qui concerne les réunions plénières des commissions qui se tiennent à huis clos. Toutefois, il n’en va pas de même pour les réunions à huis clos des coordinateurs des commissions, étant donné qu’au moins deux des trois secrétariats (des commissions INTA et JURI) produisent des procès-verbaux détaillés (séparés) des réunions à huis clos des coordinateurs. La plaignante indique que la preuve en est qu’elle a obtenu une copie du procès-verbal du coordinateur de la commission INTA.

Évaluation du Médiateur

25. La Médiatrice note que la présente enquête ne porte pas sur un refus de donner au public accès à des documents. En effet, dès que l'existence d'un document demandé a été confirmée par les services du Parlement, le plaignant s'est vu accorder un accès public complet au document. Le présent grief porte uniquement sur le fait que le Parlement aurait omis à tort d’inscrire les procès-verbaux des réunions des coordinateurs des commissions dans son registre public des documents. Le plaignant fait valoir que l’absence d’inscription de ces documents dans le registre public des documents entrave l’exercice du droit d’accès du public aux documents.

26. Le considérant 14 du règlement (CE) n° 1049/2001 est libellé comme suit:

"Chaque institution devrait prendre les mesures nécessaires pour informer le public des nouvelles dispositions en vigueur et pour former son personnel afin d'aider les citoyens à exercer leurs droits au titre du présent règlement. Afin de faciliter l’exercice des droits des citoyens, chaque institution devrait donner accès à un registre de documents»(soulignement ajouté).

27. L’article 11 du règlement (CE) no 1049/2001 est libellé comme suit:

«1. Pour que les droits des citoyens au titre du présent règlement soient effectifs, chaque institution donne au public accès à un registre de documents. L’accès au registre devrait être fourni sous forme électronique. Les références aux documents sont consignées dans le registre sans délai.

2. Pour chaque document, le registre contient un numéro de référence (y compris, le cas échéant, la référence interinstitutionnelle), l’objet et/ou une brève description du contenu du document et la date à laquelle il a été reçu ou établi et enregistré dans le registre. Les références sont faites d'une manière qui ne porte pas atteinte à la protection des intérêts visés à l'article 4.

3. Les institutions prennent immédiatement les mesures nécessaires pour établir un registre qui sera opérationnel au plus tard le 3 juin 2002."

28. L’article 12 du règlement (CE) no 1049/2001 est libellé comme suit:

«1. Dans la mesure du possible, les institutions rendent les documents directement accessibles au public sous forme électronique ou par l'intermédiaire d'un registre, conformément aux règles de l'institution concernée.

2. En particulier, les documents législatifs, c'est-à-dire les documents établis ou reçus dans le cadre de procédures d'adoption d'actes juridiquement contraignants dans ou pour les États membres, devraient, sous réserve des articles 4 et 9, être rendus directement accessibles.

3. Dans la mesure du possible, d'autres documents, notamment ceux relatifs à l'élaboration d'une politique ou d'une stratégie, devraient être rendus directement accessibles.

4. Lorsque l’accès direct n’est pas accordé par l’intermédiaire du registre, celui-ci indique, dans la mesure du possible, où se trouve le document.»

29. Il est établi que les services du Parlement n'incluent pas systématiquement les procès-verbaux distincts des réunions des coordinateurs des commissions dans le registre public des documents du Parlement, même si ces procès-verbaux existent certainement [8]. Par exemple, il n'y a actuellement aucune référence au document INTA(2011)0621_2 dans le registre public des documents du Parlement, même si ce document existe certainement et que le plaignant a finalement eu accès à celui-ci (voir point 9 ci-dessus).

30. Le fait que les services du Parlement n’aient pas inscrit ce document dans le registre public des documents du Parlement signifie non seulement que l’exercice par le plaignant de son droit d’accès à ce document a été retardé [9], mais également que d’autres membres du public ne sont pas, encore aujourd’hui, informés de l’existence de ce document.

31. Le Médiateur convient que le libellé et la finalité des articles 11 et 12 du règlement (CE) no 1049/2001 n’impliquent pas l’obligation pour le Parlement d’avoir, dans son registre public des documents, une référence à chaque document qu’il détient. Par exemple, pour informer le public de l’existence de la myriade de documents administratifs ordinaires créés par le Parlement dans le cadre de la gestion de son personnel et de son infrastructure, il serait approprié que le Parlement décrive ces catégories de documents dans le registre public (même si chaque document individuel de ces catégories n’est pas répertorié séparément dans le registre)[10]. Si les membres du public ont besoin d'un accès public à ces documents, ils peuvent en faire la demande au Parlement, ce qui devrait les aider à identifier des documents spécifiques.

32. Toutefois, le Parlement devrait certainement interpréter les articles 11 et 12 du règlement (CE) no 1049/2001 d’une manière qui permette au public d’obtenir une image aussi complète que possible de la manière dont le Parlement s’acquitte de ses missions essentielles. Les documents qui se rapportent à ces tâches essentielles devraient, dans la mesure du possible, être inscrits au registre public des documents du Parlement.

33. Le travail des députés au sein des commissions constitue certainement une tâche essentielle du Parlement. Ces travaux englobent les réunions des coordinateurs des commissions. Si des procès-verbaux distincts sont rédigés pour les réunions des coordinateurs des commissions [11], l'existence de ces procès-verbaux devrait être consignée dans le registre public des documents du Parlement.

34. Les règles internes du Parlement qui visent à mettre en œuvre le droit d'accès du public aux documents du Parlement européen [12] sont conformes aux principes susmentionnés. L’article 4, paragraphe 3, de ce règlement énonce : "Les documents établis dans le cadre de la procédure législative ou à des fins parlementaires sont inscrits au [registre public] dès qu ' ils ont été déposés ou rendus publics" (soulignement ajouté).

35. Or, en l’espèce, le Parlement n’aurait pas respecté ses propres règles internes. Même s'il existe des procès-verbaux d'au moins une réunion des coordinateurs de commission relative à la négociation de l'ACAC (voir point 9 ci-dessus) et même si ces procès-verbaux relèvent certainement de la catégorie des "d documents établis ... aux fins des travaux parlementaires", aucune référence à ce document ne figure dans le registre public du Parlement.

36. Le Médiateur croit comprendre que, d'une manière générale, le Parlement n'inclut pas de références aux procès-verbaux des réunions des coordinateurs des commissions dans le registre public des documents du Parlement. Par conséquent, plutôt que d’être un manquement isolé du Parlement à rendre publique l’existence d’un document unique relatif au travail des députés, le Parlement omet systématiquement de mentionner, dans le registre public des documents, l’existence de toute une série de documents relatifs au travail des députés.

37. À la lumière de ce qui précède, le Médiateur estime que le fait que le Parlement n'ait pas inclus de références aux procès-verbaux des réunions des coordinateurs des commissions dans son registre des documents constitue un cas de mauvaise administration. Elle présente donc un projet de recommandation correspondant ci-dessous, conformément à l’article 3, paragraphe 6, du statut du Médiateur européen.

38. La Médiatrice souligne que la présente plainte a été déclenchée par un manque de transparence en ce qui concerne l’accès aux documents relatifs à la négociation d’un accord commercial international, en l’espèce l’ACAC. Dans sa récente réponse du 10 janvier 2014 au Médiateur [13], le Président du Parlement a pris position en faveur d'une plus grande transparence dans les négociations commerciales internationales. C'est également avec cet engagement à l'esprit que le Médiateur formule le présent projet de recommandation.

B. Le projet de recommandation

Lors de l’établissement des procès-verbaux des réunions des coordinateurs des commissions, le Parlement devrait les inclure dans son registre public des documents et les rendre, en principe, directement accessibles, conformément à l’article 12 du règlement (CE) no 1049/2001.

 

Emily O'Reilly

Fait à Strasbourg, le 31 mars 2014

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[1] Décision du Parlement européen du 9 mars 1994 concernant le statut et les conditions générales d'exercice des fonctions du Médiateur (94/262/CECA, CE, Euratom), JO L 113, p. 15.

[2] La Fondation affirme qu'il s'agit d'une association à but non lucratif dédiée au développement de biens d'information dans l'intérêt public, fondée sur le droit d'auteur, la libre concurrence et des normes ouvertes.

[3] Le Parlement européen compte 20 commissions parlementaires composées de 24 à 76 députés. Les commissions parlementaires se réunissent en public une ou deux fois par mois à Bruxelles. Ils produisent des rapports sur les propositions législatives, qui sont ensuite présentés à l'assemblée plénière du Parlement. L’article 192 du règlement intérieur du Parlement dispose que les groupes politiques du Parlement peuvent désigner un de leurs membres comme «coordinateur» dans chaque commission. Les réunions des "coordinateurs de commission" sont ensuite convoquées, normalement le même jour que les réunions de commission, pour préparer les décisions à prendre par cette commission, en particulier les décisions relatives à la procédure et à la désignation des rapporteurs. Une commission peut également déléguer aux coordinateurs le pouvoir de prendre certaines décisions, à l'exception des décisions concernant l'adoption de rapports, d'avis ou d'amendements.

[4] ACTA est un traité multinational visant à établir des normes internationales pour l'application des droits de propriété intellectuelle. ACTA a été signé en octobre 2011 par l'Australie, le Canada, le Japon, le Maroc, la Nouvelle-Zélande, Singapour, la Corée du Sud et les États-Unis. Le 26 janvier 2012, le Mexique, l'Union européenne et 22 pays membres de l'Union européenne ont également signé l'ACAC. Après ratification par six pays, l'ACAC entrera en vigueur dans les pays qui l'ont ratifié. Étant donné que l’Union européenne et ses États membres partagent des compétences sur le sujet de cette convention, l’entrée en vigueur de l’ACAC a nécessité sa ratification tant par les États membres que par l’Union européenne. La ratification par l’Union européenne nécessite l’approbation du Parlement européen (conformément à l’article 218 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne). Toutefois, lors de son vote du 4 juillet 2012, le Parlement européen a rejeté la ratification de l'ACAC.

[5] http://www.europarl.europa.eu/committees/fr/minutes.html

[6] La Fondation pour une infrastructure d'information gratuite a mis le présent procès-verbal (numéro de référence INTA(2011)0621_2) à disposition sur son site web à l'adresse suivante: http://people.ffii.org/~ante/acta/INTA-minutes/Coordinateurs%27s%20minutes%202011%200621.pdf.

[7] JO 2001, L 145, p. 43.

[8] La question de savoir si une réunion particulière des coordinateurs de commission fait l’objet d’un procès-verbal est laissée à l’entière discrétion des participants à cette réunion (c’est-à-dire que les coordinateurs de commission décident eux-mêmes si un procès-verbal sera pris ou non lors d’une réunion donnée). (L'article 192 du règlement du Parlement, qui concerne le rôle des coordinateurs des commissions, n'impose pas l'obligation de rédiger un procès-verbal.)

Étant donné que le droit d’accès du public aux documents (et la nécessité d’inclure des références aux documents dans un registre public des documents afin de faciliter l’exercice de ce droit) ne s’applique qu’aux documents existants et n’implique aucune obligation de créer un document, la question de l’accès du public aux procès-verbaux distincts d’une réunion donnée des coordinateurs de commission ne se pose tout simplement pas si les participants à cette réunion n’ont pas choisi de créer des procès-verbaux distincts de la réunion.

Lorsque les coordinateurs de commission décident qu’une réunion des coordinateurs de commission doit faire l’objet d’un procès-verbal, deux options sont ouvertes au service du Parlement chargé de rédiger ce procès-verbal (à savoir le secrétariat de la commission concerné). Premièrement, le procès-verbal de la réunion des coordinateurs de la commission peut être directement intégré dans le procès-verbal de la réunion de la commission concernée. Par exemple, le secrétariat de la commission JURI a expressément déclaré qu’il n’établissait jamais de procès-verbaux distincts des coordinateurs de commission et que les décisions prises par les coordinateurs figuraient dans le procès-verbal de la commission sous la section «Communications du président». Les coordinateurs des commissions peuvent également choisir d’avoir un procès-verbal distinct d’une réunion. Par exemple, le procès-verbal de la commission INTA du 21 juin 2011 ne comprend pas le procès-verbal de la réunion des coordinateurs de la commission du même jour (voir référence du document INTA_PV(2011)0621_1). Au lieu de cela (voir point 9 ci-dessus), un procès-verbal distinct de cette réunion des coordinateurs a été rédigé et un numéro d’enregistrement formel a été attribué [INTA(2011)0621_2].

Rien n'oblige un comité à suivre systématiquement l'une ou l'autre option. En effet, la même commission, la commission INTA, a adopté une approche pour sa réunion du 21 juin 2011 et une autre approche pour sa réunion des 25 et 26 avril 2012 (le procès-verbal de la réunion des coordinateurs de la commission liée à la réunion de la commission INTA du 25 avril 2012 figure aux pages 4 à 9 du procès-verbal de la réunion de la commission INTA des 25 et 26 avril 2012 (INTA_PV(2012)0425_1)).

[9] Le plaignant a demandé l’accès du public au procès-verbal le 8 juillet 2011. Il a fallu attendre le 25 octobre 2011 pour que le Parlement reconnaisse l'existence du procès-verbal et en fournisse une copie au plaignant.

[10] Bien sûr, les documents qui sont enregistrés dans le registre peuvent eux-mêmes être organisés en catégories, pour faciliter leur utilisation.

[11] Voir la note de bas de page 8 ci-dessus.

[12] Décision du Bureau du 28 novembre 2001, JO 2011 C 216, p. 19, voir également http://www.europarl.europa.eu/RegistreWeb/information/publicInfo.htm?language=FR.

[13] http://www.ombudsman.europa.eu/fr/press/release.faces/fr/53287/html.bookmark