(Fait conformément à l'article 3, paragraphe 6, du statut du Médiateur européen (1))

RÉSUMÉ

La plainte en l'espèce concerne le refus de la Commission de verser à un bénéficiaire d'un régime d'aide à l'entreprise commune (Joint Venture Programme Phare - «JOP Phare») les fonds convenus. Le 13 juin 2000, les services de la Commission ont procédé à un audit de la société du plaignant. L'audit n'est pas encore achevé. Soit dit en passant, la plainte concerne le refus de la Commission de restituer au plaignant un grand livre pris lors de l'audit. Au cours de la présente enquête, le plaignant a également allégué que sa société était inscrite sur une liste noire.

La Commission fait valoir que l'audit n'a pas pu être finalisé en raison du fait que le plaignant n'a pas fourni les documents nécessaires. En outre, le grand livre pris lors de l'audit n'était pas un livre original. Enfin, le plaignant n'a pas été inscrit sur une liste noire, mais sur le système interne d'alerte précoce (SAP) de la Commission.

Sur la base des éléments de preuve disponibles, le Médiateur estime que la Commission n’a pas suffisamment informé le plaignant des documents qu’il devait fournir pour permettre à la Commission de finaliser l’audit et de prendre une décision en temps utile en ce qui concerne le paiement des fonds. En outre, le Médiateur estime que la Commission ne lui a pas fourni d'explication raisonnable quant à son refus de restituer le grand livre. Enfin, le Médiateur espère que la Commission réexaminera l'enregistrement de la société du plaignant dans le SAP à la lumière des résultats de l'audit.

Dans ces circonstances, le Médiateur formule un projet de recommandation. Il demande à la Commission d'informer le plaignant des documents qu'il est censé fournir pour l'audit et de lui restituer le grand livre.

LA PLAINTE

Le plaignant est le directeur exécutif du GERE; une société enregistrée au Luxembourg. GERE a demandé des fonds de l'UE dans le cadre du programme JOP Facility 2. Selon la procédure de demande, la demande devait être présentée par l’intermédiaire d’un intermédiaire financier (IF). Selon le plaignant, la Commission a accepté le projet en octobre 1998. En août 1999, les pièces justificatives ont été transmises au Conseil par l'intermédiaire de l'IF, et la Compagnie s'attendait à être payée dans les 60 jours. La Commission, par l’intermédiaire de l’IF à nouveau, a demandé des informations complémentaires à plusieurs reprises. Il semble qu'aucune des informations fournies n'ait satisfait la Commission et celle-ci a donc décidé de procéder à un audit de la société. Cela a été fait le 13 juin 2000. À la fin du mois d'octobre 2000, la société n'avait pas été payée et, malgré plusieurs contacts avec la Commission, elle n'a pas été informée des résultats de l'audit et n'a pas non plus reçu certains documents originaux que la Commission lui avait retirés au cours de l'audit.

Le plaignant a donc décidé de déposer une plainte contre la Commission européenne et a formulé les allégations suivantes:

1. La situation contractuelle des entreprises demandant des fonds JOP vis-à-vis de la Commission n’est pas claire. Bien que GERE n'ait jamais signé de contrat avec la Commission, celle-ci lui impose des obligations.

2. La façon dont l'information circule est contre-productive. Les relations entre le GERE et la Commission ont été principalement menées par l’intermédiaire de l’IF. Il est donc difficile de savoir si le plaignant a été invité à fournir les informations dont la Commission avait réellement besoin.

3. Lors de ses contrôles, la Commission aurait dû limiter ses enquêtes aux éléments liés au projet financé sans contrôler l'ensemble de la comptabilité commerciale de l'entreprise.

4. Le GERE n'a jamais été informé des résultats de l'audit effectué le 13 juin 2000.

5. La Commission a refusé de restituer les documents originaux qui lui avaient été remis aux fins de l’audit susmentionné.

Le plaignant a réclamé le paiement des fonds et la restitution des documents originaux confiés à la Commission.

L'ENQUÊTE

Avis de la Commission européenne

L’avis de la Commission européenne sur la plainte était résumé comme suit:

1. La Commission et l'IF ont signé un accord-cadre (AC) le 18 janvier 1996. Pour chaque projet, une convention spécifique est signée entre la Commission et l'IF. Ce dernier, à son tour, signe une convention de financement (FinA) avec le bénéficiaire des fonds. Dans le cas de GERE, la SA et la FinA ont été signées le 26 octobre 1998. La FinA s’est spécifiquement référée à l’accord de financement et à l’accord de stabilisation et d’association. Ces deux textes contiennent des dispositions créant des obligations pour le bénéficiaire vis-à-vis de la Commission. Le plaignant ne pouvait donc prétendre ignorer la situation et ses obligations envers la Commission.

2. En principe, tous les contacts avec les bénéficiaires passent par l’intermédiaire de l’IF, ce que la Commission ne considère pas comme contre-productif. Au contraire, cela offre aux bénéficiaires potentiels dans toute l'Europe la possibilité de bénéficier de l'assistance de professionnels expérimentés. En l'espèce, les problèmes semblent provenir des relations entre l'IF et le plaignant.

3. La loi de finances fait référence aux dispositions de l'accord-cadre et de l'accord de stabilisation et d'association habilitant la Commission à effectuer «…toute et tous les contrôles…». Les contrôles effectués visaient à vérifier que GERE était éligible au financement et à contrôler l’action financée elle-même. Cela nécessitait d'avoir accès à tous les dossiers de l'entreprise.

4. Le 13 juin 2000, les auditeurs de la Commission ont informé le GERE de conclusions provisoires. Toutefois, le bénéficiaire a été invité à fournir des pièces justificatives supplémentaires avant la finalisation de l’audit. L'une des déclarations envoyées par l'avocat du requérant le 16 août 2000 n'était pas satisfaisante. Depuis lors, la Commission s'efforce d'obtenir un document adéquat de la part de la personne qui a émis la déclaration. Le plaignant n’a jamais respecté ses obligations, les pièces justificatives adéquates n’ont jamais été fournies, elles n’ont donc pas pu être approuvées et, par conséquent, les fonds n’ont pas été versés.

5. Le grand livre en possession de la Commission est daté du 13 juin 2000, jour de l'audit, et a été imprimé par le comptable de GERE à la demande des commissaires aux comptes. Les comptes de l'exercice 1999 ont été transmis à GERE par son comptable le 13 avril 2000; par conséquent, le grand livre original avait nécessairement été préparé avant cette date. Enfin, la Commission a offert à l'avocat du plaignant la possibilité d'examiner les documents qu'elle détient. Cette opportunité n'a jamais été utilisée.

Observations du plaignant

Le Médiateur européen a transmis l'avis de la Commission européenne au plaignant en l'invitant à formuler des observations. Dans sa réponse, le plaignant a déclaré en résumé ce qui suit:

1. Malgré ses demandes, GERE n’a jamais été divulguée ni autorisée à consulter la FA et l’AS par la FI. Bien que ces documents soient mentionnés en tant qu’annexes de la FinA, GERE ne les a jamais vus. La Commission avait été informée de cette situation. Cependant, GERE accepte sa propre responsabilité sur ce point.

2. Ce type de contrat avec des références à d'autres contrats impliquant des tiers prête à confusion. Contrairement aux attentes de la Commission, le plaignant ne considère pas l'IF en question comme un professionnel hautement qualifié. Le GERE aurait pu espérer un meilleur suivi du dossier et estime que la Commission devrait suivre les activités des intermédiaires financiers.

3. GERE ne s'est jamais opposé à un audit. Toutefois, les rapports techniques et financiers ont été fournis le 5 août 1999. Depuis lors, GERE n’a jamais reçu d’observations écrites ni de paiement de la part de la Commission. Bien que, selon les bonnes pratiques administratives, toutes les informations complémentaires aient pu être demandées par écrit, soit directement par la Commission, soit par la FI, le GERE a été invité à fournir des informations oralement et à plusieurs reprises isolées. En outre, ces demandes n’ont été formulées que lorsque GERE s’est interrogée sur l’état d’avancement du dossier.

4. Le GERE n'a pas reçu de conclusions écrites ni de conclusions provisoires sur l'audit. Les demandes de renseignements écrites de la Commission faisaient suite aux demandes écrites de GERE concernant la restitution de son grand livre. Bien que le GERE ait demandé à plusieurs reprises à la Commission les résultats de l'audit et le paiement des fonds, le plaignant ignore toujours les raisons pour lesquelles la Commission n'a pas finalisé l'audit.

5. Le plaignant estime qu'il n'appartient pas à la Commission de décider si le document fourni est un original ou non. En effet, chaque fois que le grand livre est imprimé, il est facturé à GERE. Pourtant, chaque entreprise établie au Luxembourg doit tenir un grand livre dans ses locaux. Le refus de la Commission de restituer le grand livre coûte au moins 100 € à GERE.

Enfin, le plaignant regrette que toutes les conséquences des défauts de ce projet soient supportées par la partie la plus faible, à savoir GERE. Bien que GERE n'ait pas été informée de toutes les conditions du contrat, elle n'a jamais refusé de collaborer. Le requérant regrette que, pour GERE, le verdict ait été rendu avant le jugement et qu'il ait été inscrit sur une liste noire.

Autres demandes
de renseignements

Le 2 mai 2001, le plaignant a fourni au Médiateur des éléments de preuve concernant l'inscription du GERE sur une liste noire de la Commission. Le plaignant avait reçu une télécopie envoyée par le Centre commun de recherche (CCR) de la Commission européenne à Ispra l'informant qu'un paiement à effectuer pour un autre projet était bloqué parce que GERE figurait sur la "liste noire de l'UE".

Après un examen attentif de ce nouvel élément, il est apparu que d'autres enquêtes étaient nécessaires. Le Médiateur a donc demandé à la Commission de l'informer si elle bloquait les paiements à effectuer à GERE dans le cadre de contrats incontestés. En outre, le Médiateur s'est interrogé sur le fonctionnement de la liste noire mentionnée par un fonctionnaire de la Commission.

La Commission regrette la formulation utilisée par l'un de ses fonctionnaires pour mentionner son système interne d'alerte précoce (SAP) mis en place à la suite de la demande du Parlement européen. Le SAP vise à identifier les bénéficiaires de fonds communautaires qui ont commis des erreurs administratives ou des fraudes. Le SAP n'arrête pas un paiement; elle ne fait que compliquer les choses et demande un contrôle plus approfondi de la part des services compétents. Dans le cas du GERE, des retards regrettables sont survenus. En juillet, la Commission s’est excusée et a payé les montants dus au titre du projet incontesté ainsi que les intérêts de retard.

Le plaignant a estimé que le GERE n'avait jamais été informé d'une fraude ou d'une erreur administrative qui aurait motivé son enregistrement dans le SAP. Le plaignant soutient que les fonctionnaires de la Commission désignent généralement le SAP comme une liste noire et que son effet est de bloquer les paiements. En outre, si le SAP n'est pas une liste noire, il ne devrait pas être traité en tant que tel et les sociétés enregistrées devraient en être informées par écrit.

LA DÉCISION

1 Prétendu manque de clarté de la situation contractuelle vis-à-vis de la Commission

1.1 Le plaignant a estimé que la situation contractuelle des entreprises demandant des fonds JOP vis-à-vis de la Commission n'était pas claire. GERE n'a jamais signé de contrat avec la Commission et se voit imposer des obligations par celle-ci.

1.2 La Commission a fait valoir que le plaignant ne pouvait ignorer ses obligations contractuelles envers la Commission. Toutes les dispositions étaient clairement énoncées dans la convention de financement et dans les conventions-cadres et spécifiques qui y étaient jointes.

1.3 La Médiatrice note que le plaignant estime que l'IF n'a pas correctement informé GERE de toutes les dispositions contractuelles applicables à la convention de financement. Le plaignant a également reconnu sa propre responsabilité sur cet aspect de l'affaire. GERE semble avoir conclu un contrat sans avoir pris connaissance des annexes de ce contrat, qui contenaient des dispositions créant des obligations vis-à-vis de la Commission. La Médiatrice estime donc qu’il n’existe aucune preuve de mauvaise administration de la part de la Commission en ce qui concerne cet aspect de l’affaire.

2 Diffusion d'informations entre le GERE et la Commission

2.1 Le requérant a estimé que la façon dont les informations étaient diffusées était contre-productive. Les relations entre le GERE et la Commission ont été principalement menées par l’intermédiaire de l’IF. Il est donc difficile de savoir si le plaignant a été invité à fournir les informations dont la Commission avait réellement besoin.

2.2 La Commission a fait valoir que l'utilisation d'un FI garantit que le dossier est traité par un professionnel expérimenté.

2.3 Le Médiateur constate que rien dans le dossier ne prouve que le système d'utilisation des intermédiaires financiers en tant que tel soit responsable des difficultés dans les relations entre GERE et la Commission. Tant la Commission que le plaignant semblent attribuer à l’IF une partie de la responsabilité des lacunes dans la circulation des informations. La Médiatrice conclut donc qu’il n’existe aucune preuve de mauvaise administration de la part de la Commission en ce qui concerne cet aspect de l’affaire.

3 Étendue de l'audit

3.1 Le plaignant a estimé que, lors de l'audit, la Commission aurait dû limiter ses enquêtes aux éléments liés au projet financé sans contrôler l'ensemble de la comptabilité commerciale de l'entreprise.

3.2 La Commission a fait valoir que l'étendue de l'audit était conforme aux obligations contractuelles de GERE.

3.3 Compte tenu des dispositions contractuelles, et notamment de l'accord-cadre correspondant, la Commission ne semble pas avoir outrepassé ses compétences lors de l'audit du GERE. Le Médiateur conclut donc qu’il n’y a pas de cas de mauvaise administration en ce qui concerne cet aspect de l’affaire.

4 Manquement à l'obligation d'informer le GERE des résultats de l'audit

4.1 Selon le plaignant, le GERE n'a jamais été informé des résultats de l'audit effectué le 13 juin 2000.

4.2 La Commission a estimé que les auditeurs de la Commission avaient informé le GERE de conclusions provisoires le 13 juin 2000. Toutefois, le bénéficiaire a été invité à fournir des pièces justificatives supplémentaires avant la finalisation de l’audit. Malgré des demandes répétées, le plaignant n'a jamais respecté ses obligations, ces documents n'ont jamais été fournis, ils n'ont donc pas pu être approuvés et, par conséquent, les fonds n'ont pas été versés.

4.3 Le Médiateur note que, d'après les documents en cause, la Commission ne semble pas avoir informé le plaignant des documents qu'il est censé fournir afin de ne pas retarder la décision de la Commission en ce qui concerne le paiement des fonds. Cela pourrait constituer un cas de mauvaise administration et le Médiateur formulera donc un projet de recommandation conformément à l’article 3, paragraphe 6, de son statut.

5 Refus de restituer les documents originaux pris lors de l'audit

5.1 Le plaignant a allégué que la Commission avait refusé de restituer les documents originaux qui lui avaient été remis aux fins de l'audit susmentionné.

5.2 La Commission a fait valoir que le grand livre, qui a été remis par GERE aux auditeurs et qui est conservé par les services de la Commission, n'est pas un document original. Il a été imprimé le jour de l'audit.

5.3 Le Médiateur croit savoir que la Commission utilise, depuis le 13 juin 2000, et à jour, le grand livre de GERE pour l'année 1999 à des fins de contrôle. Bien que le document ait été imprimé spécialement pour la vérification, le plaignant allègue que sa société s'est vu facturer des frais importants pour la réédition de ce document. Le plaignant a donc demandé que lui soit restitué le grand livre qu'il considère comme la propriété de GERE.

5.4 La Commission n'a pas fourni au Médiateur d'explication raisonnable quant à son refus de poursuivre ses travaux sur une photocopie du grand livre et de restituer à GERE le document imprimé le 13 juin 2000. Le Médiateur présentera donc un projet de recommandation conformément à l’article 3, paragraphe 6, de son statut.

6 Prétendue inscription du GERE sur une liste noire et ses conséquences

6.1 Le plaignant a allégué que GERE figurait sur une liste noire de la Commission. Cela a bloqué tous les paiements que la Commission devait effectuer à GERE, même dans le cadre de contrats incontestés.

6.2 La Commission a expliqué que les paiements avaient été retardés en raison de son système interne d'alerte précoce. Ce système nécessite un contrôle plus approfondi avant d’effectuer des paiements aux bénéficiaires qui sont enregistrés dans le SAP en raison d’erreurs administratives ou de fraudes. En l’espèce, GERE a été enregistrée dans le SAP en raison des difficultés liées au contrat signé dans le cadre du projet JOP.

6.3 Le Médiateur note qu'au cours de la présente enquête, les paiements à effectuer à GERE dans le cadre de contrats incontestés pourraient être effectués. La Commission a fourni au Médiateur une explication raisonnable concernant les raisons de l'enregistrement de GERE dans le SAP. Le Médiateur a donc conclu qu’il n’existait aucune preuve de mauvaise administration en ce qui concerne cet aspect de l’affaire.

6.4 Le Médiateur note que certains fonctionnaires de la Commission semblent considérer le SAP comme une liste noire, bien que la Commission ait déclaré que ce n'était pas le cas. Le Médiateur peut donc envisager à une date ultérieure d'enquêter sur le fonctionnement général du SAP dans le cadre d'une enquête d'initiative.

7 Conclusion

Le Médiateur estime que l'approche adoptée par la Commission dans la présente affaire a donné lieu à des cas de mauvaise administration. Le Médiateur adresse donc à la Commission le projet de recommandation suivant, conformément à l'article 3, paragraphe 6, de son statut:

Le projet de recommandation

La Commission devrait informer le plaignant par écrit des documents qu'il est censé fournir pour permettre à la Commission de prendre une décision sur le paiement dans un délai raisonnable. En outre, la Commission devrait restituer le grand livre du plaignant GERE pour 1999 imprimé le 13 juin 2000.

La Commission et le plaignant seront informés de ce projet de recommandation. Conformément à l'article 3, paragraphe 6, du statut du Médiateur, la Commission transmet un avis circonstancié avant le 28 février 2002. L'avis circonstancié pourrait consister en l'acceptation du projet de recommandation du Médiateur et en une description de la manière dont il a été mis en œuvre.

 

Jacob SÖDERMAN

Strasbourg, le 4 décembre 2001

---

(1) Décision 94/262 du Parlement européen du 9 mars 1994 concernant le statut et les conditions générales d'exercice des fonctions du Médiateur, JO L 113 du 21.3.1994, p. 15.