Avant-propos

J’ai le plaisir de présenter le rapport «Putting it Right» de cette année, qui examine la conformité des institutions avec mes décisions prises en 2016. Il y a eu un taux de conformité de 85 % en 2016, en légère hausse par rapport au résultat de 83 % obtenu en 2015.

Les institutions ont réagi positivement à 77 des 91 propositions que j'ai faites pour corriger ou améliorer leur comportement dans les affaires clôturées en 2016. Il y a eu 132 autres cas où j'ai considéré que les institutions avaient pris des mesures pour améliorer leur fonctionnement. Sur les 14 institutions examinées, 12 ont obtenu une note de 100 %, tandis que la Commission - qui représente la plupart des affaires dont mon Bureau est saisi - a obtenu une note de 77 %.

Cette année, il y a des changements dans la façon dont nous essayons de saisir l'impact de notre travail et dans la façon dont nous le présentons.

Il s’agit du premier rapport à inclure des dossiers clôturés au titre des nouvelles «dispositions d’exécution». Les nouvelles PI ont été révisées afin de nous permettre de traiter les dossiers de manière plus efficace et d'accélérer les choses. L'objectif principal est de s'assurer que les mesures d'enquête utilisées reflètent les besoins spécifiques de chaque enquête. En outre, elles offrent au Médiateur une plus grande flexibilité en ce qui concerne l’obtention d’informations ou de documents. Les nouvelles procédures d’enquête facilitent et accélèrent la recherche de solutions qui éliminent la mauvaise administration et visent à garantir que les recommandations sont normalement utilisées pour traiter toutes les constatations de mauvaise administration avant la clôture d’une enquête. Dans le contexte de la mesure de la conformité, les nouvelles PI ont apporté des changements dans la terminologie que nous utilisons.

En outre, il s'agit du premier rapport à ne pas être accompagné d'une annexe. Dans le passé, l’annexe comprenait des résumés de tous les dossiers clôturés au cours de l’année concernée. Nous avons maintenant décidé d’inclure dans le texte du présent rapport uniquement des résumés de certains «cas phares». 

Nous avons également introduit des sections qui illustrent l'impact de notre travail dans des domaines qui ne sont pas reflétés par le taux de conformité, tels que les initiatives stratégiques.

Bien que je sois heureux de constater que le taux de conformité reste élevé, je tiens à répéter que tout refus d’une institution de se conformer à une proposition du Médiateur devrait être considéré comme une occasion manquée de remédier à des lacunes administratives.

Emily O'Reilly

Décembre 2017

 

Rapport

1. Introduction

Le présent rapport décrit dans quelle mesure les institutions de l’UE [1] ont répondu aux propositions formulées par le Médiateur en 2016. Ces propositions prennent la forme de solutions, de recommandations, de suggestions/observations complémentaires et de remarques critiques.

La section 3 (ci-dessous) sur l’incidence des travaux de la Médiatrice explique ce qu’impliquent les solutions, recommandations, suggestions/observations complémentaires et remarques critiques/constatations de mauvaise administration de la Médiatrice. Les nouvelles PI [2], qui sont entrées en vigueur le 1er septembre 2016, affectent dans une certaine mesure l’utilisation que nous faisons de ces termes. À titre d’exemple, les termes «observations complémentaires» et «observations critiques» ne seront plus utilisés. Nous expliquons tous les changements ci-dessous dans les parties pertinentes de la section. Un certain nombre d'enquêtes contenues dans le présent rapport ont été clôturées après la date d'entrée en vigueur des nouveaux PE. La nouvelle terminologie a donc été utilisée dans ces cas.

La section 3 décrit également l’incidence des travaux du Médiateur dans d’autres affaires; lorsque l’affaire est réglée par l’institution ou lorsque le Médiateur décide de lancer une initiative stratégique.

Dans le passé, ce rapport a été publié avec une annexe résumant les cas dans lesquels des propositions de solution, des recommandations, des remarques critiques et d'autres remarques ont été acceptées. À partir de cette année, nous ne publierons plus d'annexe. Toutefois, vous trouverez dans le présent rapport des résumés des cas nécessitant une mention spéciale en tant que «cas phares» pour chaque catégorie de suivi.

2. Pouvoirs et procédures du Médiateur

Le Médiateur aide les particuliers, les entreprises et les associations qui ont un problème avec une institution de l'UE [3]. En même temps, elle sert l'intérêt public en aidant les institutions à améliorer la qualité du service qu'elles fournissent. En plus d'enquêter sur les plaintes, la Médiatrice peut également ouvrir des enquêtes de sa propre initiative.

Le Médiateur peut demander à l'institution concernée de fournir des informations, d'inspecter ses dossiers et de recueillir les témoignages de fonctionnaires. Ces pouvoirs figurent dans le statut du médiateur [4] (ci-après le «statut»). Lorsqu’elle estime qu’il convient de le faire dans un cas spécifique, la Médiatrice invite l’institution à revoir sa position, à apporter des réparations ou à apporter des modifications générales pour l’avenir. Si l'institution refuse de coopérer, elle peut attirer l'attention politique sur une affaire en présentant un rapport spécial au Parlement européen.

3. L’impact des travaux du Médiateur

a. Solutions

Si le Médiateur estime qu'une plainte peut être résolue rapidement, il peut présenter une proposition de solution à l'institution concernée, sur la base de l'article 3, paragraphe 5, du statut [5]. Les nouvelles PI du Médiateur permettent de trouver plus facilement et plus rapidement des solutions qui éliminent la mauvaise administration.

b. Recommandations

Les nouvelles recommandations peuvent être formulées chaque fois que le Médiateur constate un cas de mauvaise administration. Les recommandations adressées aux institutions sont publiées simultanément sur le site web du Médiateur.

Si la recommandation est rejetée par l’institution, le Médiateur clôt l’affaire en confirmant une constatation de mauvaise administration. Si la recommandation est acceptée, le Médiateur clôturera l'affaire telle qu'elle a été réglée par l'institution concernée.

c. Suggestions et observations complémentaires

Les nouveaux PI remplacent le concept d’«observations complémentaires» par le concept plus clair et plus utile de «suggestions d’amélioration», qui visent à garantir une amélioration systémique de l’administration de l’UE. Comme d’autres remarques, les suggestions d’amélioration ne reposent pas sur une constatation de mauvaise administration et n’impliquent pas une censure de l’institution à laquelle elles s’adressent.

d. Remarques critiques et constatations de mauvaise administration

Dans le passé, la Médiatrice utilisait l’expression «observation critique» chaque fois qu’elle clôturait une affaire en concluant à un cas de mauvaise administration. Une remarque critique a informé l'institution de ce qu'elle avait fait de mal dans le cas spécifique. Cette remarque identifiait la règle ou le principe violé et (à moins qu’il ne soit évident) expliquait comment l’institution aurait dû agir dans le contexte de l’affaire. L'institution a fait rapport dans un délai de six mois, à la demande du Médiateur.

Les nouveaux PI remplacent la notion de «remarques critiques» par la notion simple et claire de «constatations de mauvaise administration».  Si une recommandation est rejetée par l’institution, l’affaire est clôturée par une constatation de mauvaise administration.

e. Affaires réglées par les institutions

Le Médiateur peut clore une enquête à un stade précoce sans proposer de solution si l’institution règle spontanément l’affaire du plaignant au cours de l’enquête.

Affaire 253/2016/MDC: Refus de la Commission européenne d’accepter certains postes de dépenses en tant que coûts éligibles aux termes d’une convention de subvention

Le plaignant était le coordinateur d’un projet cofinancé par la Commission dans le cadre d’une convention de subvention. Toutefois, après avoir mené à bien le projet, la Commission a informé le plaignant que bon nombre des coûts encourus dans le cadre du projet concernant les frais de personnel, de voyage et de conseil étaient inéligibles.

Le plaignant a fait valoir que la décision de la Commission était inéquitable. La Médiatrice a ouvert une enquête et a demandé à la Commission de répondre aux allégations du plaignant. En ce qui concerne les frais de personnel, la Commission a noté que le plaignant aurait dû l'informer de l'augmentation significative de la charge de travail de certains de ses membres du personnel et qu'il avait amplement le temps de le faire. En ce qui concerne les frais de voyage et les indemnités journalières, la Commission a considéré que les pratiques, qui, selon le plaignant, étaient conformes à sa pratique habituelle, n’étaient pas documentées ou suffisamment prouvées.

Toutefois, en ce qui concerne les coûts de conseil rejetés, la Commission a déclaré qu’elle était prête à reconsidérer sa position en raison des explications du plaignant, qui indiquaient que la mauvaise classification de ces coûts était due à une erreur réelle. Le Médiateur se félicite que la Commission ait reconsidéré sa position.

f. Initiatives stratégiques

La Médiatrice peut également choisir de poursuivre des sujets d’importance stratégique sans ouvrir d’enquête, en ouvrant une «initiative stratégique». Le but de ces initiatives stratégiques est de partager des suggestions avec les institutions sur des sujets importants, d'attirer l'attention sur des questions d'intérêt public et d'en savoir plus sur une question particulière avant de décider s'il est nécessaire d'ouvrir une enquête. En 2016, la Médiatrice a lancé 10 initiatives stratégiques.

SI/5/2016/EA: Transparence de l'Eurogroupe

En mars 2016, le Médiateur a écrit au président de l'Eurogroupe pour saluer son initiative de présenter un certain nombre de mesures de transparence proactives, dont certaines avaient déjà été acceptées par les membres de l'Eurogroupe. Cette lettre a été suivie d'un nouvel échange de correspondance entre la Médiatrice et le président de l'Eurogroupe en 2016.

Dans cette correspondance, la Médiatrice a soulevé des questions, telles que le traitement des demandes d’accès aux documents de l’Eurogroupe, y compris les documents qui ne sont pas détenus par les institutions de l’UE, et la transparence des groupes participant à la préparation des réunions de l’Eurogroupe, notamment le groupe de travail Eurogroupe (GTE). L'Ombudsman a noté que son bureau n'était pas en mesure d'identifier un fonctionnaire.

document relatif au règlement intérieur du GTE, et que, si les «méthodes de travail de l’Eurogroupe» font vraisemblablement référence au GTE, ce document ne semblait pas non plus être public.

Le président de l'Eurogroupe précise que les demandes d'accès aux documents de l'Eurogroupe seront traitées par l'institution de l'UE détenant les documents pertinents ou seront redirigées vers l'institution nationale concernée et traitées conformément à la législation nationale en matière de transparence. En 2017, les «méthodes de travail de l’Eurogroupe» ont été publiées sur la page web de l’Eurogroupe.

4. Comment les institutions ont répondu à la Médiatrice en 2016

a. Propositions de solutions et recommandations acceptées en 2016

En 2016, les institutions de l’UE ont accepté un total de neuf propositions de solutions. Une proposition de solution a été rejetée par la Commission [6].

En 2016, les institutions de l’UE ont également accepté ou partiellement accepté un total de 14 recommandations [7]. Deux recommandations ont été rejetées par la Commission et deux ont été rejetées par l’Office européen de sélection du personnel (EPSO)[8], bien que les institutions aient assuré un suivi positif des remarques critiques formulées par la suite dans trois cas. L’autre affaire concernant la Commission a abouti à la constatation d’un cas de mauvaise administration.

Institution	Solutions Accepté	Recommandations acceptées
Parlement européen	1
Conseil de l'Union européenne	1
Commission européenne	6	6
Office européen de sélection du personnel (EPSO)		4
Office européen de lutte antifraude (OLAF)		3
Agence des droits fondamentaux (FRA)	1
Agence exécutive pour la recherche (REA)		1
Total	9	14

Affaire 946/2014/PL: La politique linguistique de l'Agence des droits fondamentaux (FRA) en ce qui concerne son site web et ses publications

Le plaignant, un citoyen espagnol, a demandé à la FRA des informations sur sa politique linguistique concernant l’utilisation des langues officielles sur son site web, en particulier en ce qui concerne les publications. Il note que la plupart des publications sont disponibles uniquement en anglais et en français et parfois en allemand et en italien. La FRA a expliqué que la différence de traitement des langues officielles était due à des restrictions budgétaires et en matière de ressources humaines, ainsi qu’au temps nécessaire pour achever le processus de traduction.

La Médiatrice a estimé que les ressources humaines et financières limitées ne justifiaient pas suffisamment les pratiques de la FRA en ce qui concerne la traduction de ses publications. La Médiatrice a constaté avec satisfaction que la FRA s’était engagée à fournir une page portail statique contenant des informations de base sur la FRA dans toutes les langues. Bien que, dans certaines circonstances, la traduction de tous les documents dans toutes les langues officielles de l'UE soit disproportionnée, le Médiateur a noté qu'il existait des moyens moins onéreux de garantir, dans la mesure du possible, l'accès des citoyens aux publications dans leur propre langue. Elle propose donc que la FRA définisse et publie une politique claire en ce qui concerne les langues de l’UE dans lesquelles ses publications doivent être mises à disposition.

La Médiatrice a constaté avec satisfaction que la FRA avait accepté sa solution. La FRA dispose actuellement d’une politique linguistique en ligne et d’une politique en matière de publications disponibles sur son site web. En outre, la FRA a également mis en place des mesures pour veiller à ce que les publications soient traduites dans autant de langues que possible.

Affaire 1398/2013/ANA: Le refus de la Commission européenne de donner accès à des documents relatifs à la loi américaine sur la conformité fiscale des comptes étrangers (Foreign Account Tax Compliance Act, ci-après la «FATCA»)

Un député au Parlement européen a demandé l'accès du public aux documents détenus par la Commission concernant les négociations entre certains États membres de l'UE et les États-Unis sur les conséquences de la FATCA, une législation américaine qui impose aux établissements financiers situés en dehors des États-Unis de signaler leurs clients à l'Internal Revenue Service.

La Commission a accordé un accès total ou partiel à plusieurs documents tout en refusant l’accès à d’autres. La Commission a considéré qu’une partie de la demande de la députée était très large et lui a demandé de restreindre la portée de la demande. Le député n’était pas satisfait de la position de la Commission et s’est adressé au Médiateur.

Le Médiateur a recommandé à la Commission de tenter une nouvelle fois de définir la portée des documents demandés et, à terme, de décider si ces documents devraient être fournis sans retard injustifié. À son tour, la Commission a identifié le nombre de documents couverts par la demande, a procédé à une évaluation et a divulgué bon nombre de ces documents. La Médiatrice reconnaît que la Commission a suivi sa suggestion et a déployé des efforts considérables pour mettre en œuvre cette recommandation.

Le Médiateur a également recommandé à la Commission de réexaminer la demande d'accès aux documents non divulgués en vue d'accorder

un accès plus large du public. La Commission a soit donné accès à des documents supplémentaires, soit fourni des explications plus détaillées et convaincantes pour justifier son refus de le faire. La Médiatrice a examiné la décision de la Commission et estime qu’elle est correcte.

Affaire 852/2014/LP: Le respect par la Commission européenne de la convention pour la lutte antitabac

Cette affaire concernait le non-respect par la Commission de l’obligation qui lui incombe en vertu de l’article 5, paragraphe 3, de la convention-cadre de l’Organisation mondiale de la santé (OMS) pour la lutte antitabac (ci-après la «convention»), à laquelle l’Union est partie. Le plaignant, l’ONG Corporate Europe Observatory, a fait valoir spécifiquement que la Commission, à l’exception de sa direction générale de la santé (DG Santé), ne rendait pas publiques de manière proactive toutes les informations relatives aux réunions avec l’industrie du tabac.

La Médiatrice a ouvert une enquête et a constaté que la pratique actuelle de la Commission (à l’exception de la DG Santé) était insatisfaisante et inadéquate. Le Médiateur a estimé que l’article 5, paragraphe 3, de la convention et les lignes directrices qui la mettent en œuvre exigent que les organismes publics adoptent une approche proactive, plutôt que réactive ou passive, afin de garantir la transparence lorsqu’ils interagissent avec l’industrie du tabac. Elle estime également que l’obligation de transparence couvre toute réunion entre le service juridique de la Commission et l’industrie du tabac. Elle ne voit pas non plus pourquoi les exigences de transparence ne devraient s’appliquer qu’aux plus hauts fonctionnaires de la Commission. La Médiatrice a donc recommandé à la Commission de publier en ligne de manière proactive toutes les réunions avec les lobbyistes du tabac ou leurs représentants légaux, ainsi que les procès-verbaux de ces réunions, et de veiller à ce que cette politique s’applique à tous les fonctionnaires de la Commission, quelle que soit leur ancienneté.

Dans sa réponse, la Commission a maintenu sa position initiale selon laquelle il n’était pas nécessaire d’étendre la pratique proactive de la DG Santé au reste de la Commission. À son avis, les règles générales actuelles en matière d'éthique et de transparence sont suffisantes pour empêcher toute influence indue de la part de l'industrie du tabac et garantir le respect de la Convention.

La Médiatrice regrette vivement que la Commission n’ait pas saisi l’occasion de fixer des normes conformes aux exigences de l’article 5, paragraphe 3, et de veiller à ce qu’une politique de transparence proactive concernant les réunions avec les lobbyistes du tabac s’applique à l’ensemble des services et du personnel de la Commission. Elle a donc clos l’affaire en constatant un cas de mauvaise administration, soulignant que la Commission n’avait fourni aucune raison valable de refuser de prendre les mesures proposées par son bureau.

b. Suivi des remarques critiques et suggestions/observations complémentaires formulées en 2016

En 2016, 16 remarques critiques ont été formulées dans 11 décisions, tandis que 47 suggestions/observations supplémentaires ont été formulées dans 26 décisions [9]. Une seule décision peut contenir plus d'une remarque, et tant les remarques critiques que les suggestions/observations supplémentaires peuvent être incluses dans la même décision.

Les suggestions d'amélioration ont été utilisées principalement par la Médiatrice dans ses décisions clôturant les enquêtes d'initiative.

Les institutions ont été invitées à répondre aux observations/suggestions dans un délai de six mois. Des réponses ont été reçues à toutes les remarques/suggestions formulées en 2016, mais avec un retard dans certains cas.

i) Suivi des remarques critiques formulées en 2016

Le suivi des remarques critiques a été de 63 %. C'est beaucoup plus élevé que le taux de 41 % de l'an dernier, qui était un niveau record. Le chiffre le plus élevé enregistré à ce jour, en ce qui concerne le suivi positif des remarques critiques, a été le taux de 88 % en 2014. Un examen des réponses des institutions aux remarques critiques suggère que, même après la fin d’une enquête, certains continuent de contester les conclusions de la Médiatrice et de réitérer les arguments qu’ils ont avancés au cours de l’enquête. S'il est d'une certaine manière possible de comprendre qu'après avoir été critiquée publiquement par le Médiateur, une institution a du mal à assurer un suivi constructif, il est important que les institutions soient disposées à tirer des enseignements des enquêtes du Médiateur et à chercher à réduire le risque que des problèmes similaires se posent à l'avenir.

Institution	Critique remarques	Réponses satisfaisantes	% de réponses satisfaisantes
Commission européenne	10	5	50%
Office européen de sélection du personnel (EPSO)	3	2	67%
Centre européen de prévention et de contrôle des maladies (ECDC)	2	2	100%
Eurojust	1	1	100%
Total	16	10	63%

Affaire 2063/2014/PMC: Transfert par la Commission européenne des données à caractère personnel du plaignant à un tiers sans son consentement

L'affaire portait sur la divulgation prétendument illégale par la Commission du nom du plaignant à son employeur sans son consentement. La Commission l'a fait afin de vérifier l'existence réelle du plaignant, aux fins du traitement de sa demande d'accès du public aux documents. Compte tenu du caractère particulièrement invasif de la mesure prise par la Commission, qui aurait pu porter atteinte à la réputation du plaignant vis-à-vis de l’organisation pour laquelle il travaillait, le Médiateur a constaté un cas grave de mauvaise administration et a clôturé l’affaire par une remarque critique.

À la suite de la remarque critique du Médiateur, la Commission a reconnu qu’il n’était peut-être pas approprié de contacter l’employeur du plaignant sans l’en informer au préalable. Il s'est excusé. La Commission a ajouté que la confirmation de l'identité d'une personne n'est pas une pratique appliquée régulièrement.

La Médiatrice note que la Commission a reconnu que son action dans cette affaire n’était pas appropriée.

Affaire 1409/2014/MHZ: La Commission européenne convient de réaliser une analyse d'impact approfondie sur les droits de l'homme dans le cadre des négociations commerciales en cours ou à venir avec les pays de l'Association des nations de l'Asie du Sud-Est (ASEAN)

L’affaire portait sur la question de savoir si la Commission aurait dû procéder à une analyse d’impact sur les droits de l’homme dans le cadre de ses négociations en vue de conclure un accord de libre-échange (ALE) avec le Viêt Nam. La Commission a estimé qu’une telle évaluation n’était pas nécessaire, notant qu’une analyse d’impact sur le développement durable (EID) avait déjà été réalisée en 2009 sur une proposition d’accord de libre-échange entre l’UE et l’ASEAN, qui incluait le Viêt Nam. La Médiatrice a estimé que le fait que la Commission n’ait pas procédé à une analyse d’impact spécifique sur les droits de l’homme constituait un cas de mauvaise administration. Elle recommande à la Commission de procéder à une telle évaluation sans plus tarder. La Commission a refusé et le Médiateur a clos l’affaire en formulant une remarque critique.

Dans sa réponse de suivi, la Commission a soutenu qu’il était justifié de ne pas procéder à une analyse d’impact ex ante sur les droits de l’homme en raison du calendrier spécifique des négociations. Dans le même temps, la Commission est convenue que l’analyse ex ante systématique de toutes les incidences probables sur les droits de l’homme «est un élément clé de l’amélioration de l’élaboration des politiques commerciales». La Commission a informé la Médiatrice qu’en avril 2016, la DG Commerce avait publié une version révisée du manuel sur les EID, qui met désormais particulièrement l’accent sur la réalisation d’une analyse approfondie des incidences sur les droits de l’homme. La Commission s’est également engagée, dans la communication «Le commerce pour tous», à améliorer encore l’analyse de l’incidence de la politique commerciale sur les droits de l’homme, tant dans les analyses d’impact que dans les évaluations ex post, sur la base des lignes directrices récemment élaborées par la DG Commerce.

La Commission a en outre expliqué que l'analyse visant à évaluer les incidences sur les droits de l'homme avait été élargie et renforcée. À cette fin, la Commission a attiré l’attention sur le projet de rapport final de l’EID à l’appui des négociations de l’accord de protection des investissements de l’UE au Myanmar/en Birmanie, qui a été publié pour observations le 18 mars 2016. Un EIDD comportant une évaluation de l ' impact sur les droits de l ' homme était également en cours d ' élaboration en vue de négociations avec les Philippines.

Indonésie. La Commission a rassuré le Médiateur sur le fait qu'il en irait de même si les négociations devaient reprendre avec la Malaisie et la Thaïlande, ainsi qu'avec l'Inde. Enfin, la Commission a déclaré qu'elle était convaincue que la promotion des droits de l'homme devait être entreprise principalement par l'engagement et le dialogue afin d'assurer le plus grand impact possible.

La Médiatrice partage l’avis de la Commission selon lequel les analyses d’impact ex ante sur les droits de l’homme sont un élément clé de l’amélioration de l’élaboration des politiques commerciales. Elle se félicite de la série de mesures annoncées dans la réponse de la Commission, qui devraient contribuer à réduire au minimum le risque de récidive de la mauvaise administration constatée dans cette affaire.

ii) Suivi des suggestions/observations formulées en 2016

Le suivi des suggestions/observations complémentaires a été satisfaisant dans 94 % des cas. Ce taux est supérieur au taux de 92 % enregistré l’année dernière. Le chiffre le plus élevé enregistré à ce jour, en ce qui concerne le suivi positif de nouvelles observations, a été le taux de 100 % en 2008.

Institution	Suggestions/ remarques complémentaires	Réponses satisfaisantes	% de réponses satisfaisantes
Commission européenne	22	19	86%
Cour de justice de l’Union européenne	3	3	100%
Service européen pour l'action extérieure (SEAE)	2	2	100%
Comité économique et social européen (CESE)	1	1	100%
Office européen de sélection du personnel (EPSO)	9	9	100%
Office européen de lutte antifraude (OLAF)	2	2	100%
Centre européen de prévention et de contrôle des maladies (ECDC)	1	1	100%
Agence européenne des médicaments (EMA)	5	5	100%
Réseau européen pour la sécurité de l'information (ENISA)	2	2	100%
Total	47	44	94%

Affaire OI/8/2015/JAS: Transparence des trilogues

Cette enquête stratégique portait sur la transparence des trilogues et des négociations informelles entre les représentants du Parlement européen (Parlement) et du Conseil de l’Union européenne (Conseil) et était assistée par la Commission en vue de parvenir à un accord sur la législation proposée.

La Médiatrice a examiné quelles informations pourraient être mises à disposition de manière proactive et à quel moment, afin d’accroître la responsabilité et la participation du public au processus législatif de l’UE. Dans sa décision de clôture, la Médiatrice a formulé huit propositions sur la manière de renforcer la transparence des négociations en trilogue.

Le Parlement, le Conseil et la Commission ont répondu qu’ils avaient entamé des discussions sur la mise à la disposition du public de davantage d’informations, y compris un calendrier des trilogues, les ordres du jour des trilogues, les décideurs politiques concernés et les mandats de négociation des institutions. Une base de données législative commune spécifique, à établir sur la base de l’accord interinstitutionnel «Mieux légiférer» de 2016, pourrait fournir ces informations de manière facilement accessible.

En ce qui concerne les propositions de la Médiatrice relatives à la publication de documents clés produits lors des trilogues, les institutions ont déclaré qu’elles devraient attendre l’arrêt de la Cour de justice dans l’affaire connexe en cours De Capitani/Parlement (T-540/15).

La Médiatrice se félicite de l'engagement pris par le Parlement, le Conseil et la Commission d'engager des discussions sur la mise en œuvre de ses propositions. Elle encourage spécifiquement leur initiative visant à créer une base de données législative commune et assurera le suivi de son développement.

Affaire OI/10/2015/NF: Procédure de l’EPSO pour le traitement des demandes de réexamen introduites par les candidats aux concours généraux

Cette enquête d’initiative concernait le traitement par l’EPSO des demandes de réexamen introduites par des candidats non retenus dans le cadre de concours de sélection. En particulier, l’enquête s’est concentrée sur les retards pris par l’EPSO pour répondre aux demandes d’examen des candidats. L’objectif de l’enquête était de déterminer s’il existait des problèmes systémiques à l’origine des retards et, dans l’affirmative, d’aider l’EPSO à apporter des améliorations à la procédure. La Médiatrice a clôturé son enquête par six suggestions d’amélioration.

En ce qui concerne la suggestion selon laquelle l’EPSO apporterait un meilleur soutien aux jurys de concours afin qu’ils puissent motiver plus en détail leurs décisions sur les demandes de réexamen, l’EPSO a introduit un nouveau modèle pour l’enregistrement des décisions des jurys de concours au stade de l’admission et a amélioré son programme de formation pour les membres des jurys de concours. L’EPSO poursuit sa réflexion sur la manière d’améliorer ses orientations en matière d’enregistrement des décisions des jurys de concours.

EPSO a mis en place un nouveau système informatique, qui a eu une incidence positive sur l’efficacité de son traitement des demandes de réexamen, et il utilise désormais la technologie des téléconférences pour organiser les réunions de réexamen du jury.

Comme l’a suggéré le Médiateur, l’EPSO estime désormais systématiquement le nombre de demandes de réexamen qu’il prévoit de recevoir dans le cadre des concours en cours, afin de pouvoir allouer des ressources suffisantes à leur traitement.

Les quatrième et cinquième suggestions visaient à faire en sorte que des informations claires et exactes sur la procédure de demande de réexamen soient fournies aux candidats. EPSO informe désormais les candidats des retards attendus et du fait qu'il accorde la priorité à l'envoi de réponses aux demandes acceptées. EPSO a également mis à jour

et a étendu sa page web FAQ en ligne avec davantage d’informations sur les procédures de plainte.

La Médiatrice se félicite de la série d’actions lancées par EPSO en vue de mettre en place ses suggestions d’amélioration.

Affaire OI/11/2015/EIS: Respect des délais de paiement par la Commission

Cette enquête portait sur la ponctualité des paiements effectués par la Commission dans le cadre de la gestion directe et indirecte, l’accent étant mis sur les paiements aux contractants privés et aux bénéficiaires. Elle faisait suite à quatre enquêtes sur le même sujet.

L’objectif était de recueillir des données statistiques concernant les retards de paiement de la Commission et d’évaluer à la fois les causes de ces retards et les mesures correctives prises par la Commission. La Médiatrice a clôturé son enquête par deux suggestions, encourageant la Commission à poursuivre ses efforts dans des domaines spécifiques et à publier des informations supplémentaires dans ses rapports annuels d’activité.

Dans sa réponse, la Commission a souligné qu’il y avait eu une amélioration globale de sa gestion du processus de paiement en 2016. Elle a indiqué que cela résultait notamment d’un suivi plus rigoureux des factures et des demandes de paiement, du développement d’outils de reporting en ligne et de l’analyse parallèle des rapports par les agents opérationnels et financiers avec des délais communs. La Commission a également indiqué qu’elle avait présenté une proposition de révision du règlement financier en 2016 et introduit des dispositions encourageant un recours plus large aux formulaires de subvention simplifiés.

En ce qui concerne la suggestion d’inclure des informations sur le délai de paiement brut de la Commission, c’est-à-dire le temps que les bénéficiaires doivent attendre avant de recevoir un paiement, la Commission a accepté de publier ces informations à partir de 2017.

Le Médiateur se félicite des mesures prises par la Commission en ce qui concerne son processus de paiement. Elle félicite la Commission pour ses efforts, qui ont permis d’améliorer ses statistiques sur la gestion des retards de paiement et des suspensions de paiement en 2016.

iii) Suivi des remarques/suggestions formulées en 2016

Si l'on tient compte des remarques critiques et des suggestions/observations complémentaires, le taux de suivi satisfaisant était de 86 %. Ce taux est supérieur au taux de 81 % enregistré l’année dernière, et en baisse par rapport au taux record de 94 % enregistré en 2014.

Institution	Observations critiques et suggestions/observations complémentaires	Réponses satisfaisantes	% de réponses satisfaisantes
Commission européenne	32	24	75%
Cour de justice de l’Union européenne	3	3	100%
Service européen pour l'action extérieure (SEAE)	2	2	100%
Comité économique et social européen (CESE)	1	1	100%
Office européen de sélection du personnel (EPSO)	12	11	92%
Office européen de lutte antifraude (OLAF)	2	2	100%
Centre européen de prévention et de contrôle des maladies (ECDC)	3	3	100%
Agence européenne des médicaments (EMA)	5	5	100%
Réseau européen pour la sécurité de l'information (ENISA)	2	2	100%
Eurojust	1	1	100%
Total	63	54	86%

c. Taux de conformité globale par établissement en 2016

Le taux global de conformité aux propositions du Médiateur en 2016 est de 85 %. Les institutions ont réagi positivement à 77 des 91 propositions faites par le Médiateur pour corriger ou améliorer leur comportement [11]. Le taux de conformité est basé sur le nombre de réponses positives aux propositions de solution, recommandations, remarques critiques, suggestions/observations supplémentaires formulées dans les affaires clôturées en 2016. Dans 132 autres cas, le Médiateur a estimé que les institutions avaient pris des mesures pour améliorer leur fonctionnement.

Ainsi qu’il ressort du tableau 5 ci-dessous, le taux de conformité varie d’un établissement à l’autre – de 100 % dans de nombreux cas à 77 % dans le pire des cas. Bien que ces statistiques soient souvent fondées sur très peu de cas, tout résultat inférieur à 100 % signifie que l’institution n’a pas respecté une proposition du Médiateur.

Institution	Solutions, recommandations, remarques et suggestions		Réponses satisfaisantes		% de Réponses satisfaisantes
Parlement européen		1		1 100%
Conseil de l'Union européenne		1		1 100%
Commission européenne		47		36 77%
Cour de justice de l’Union européenne		3		3 100%
Service européen pour l'action extérieure (SEAE)		2		2 100%
Comité économique et social européen (CESE)		1		1 100%
Office européen de sélection du personnel (EPSO)		18		15 83%
Office européen de lutte antifraude (OLAF)		5		5 100%
Centre européen de prévention et de contrôle des maladies (ECDC)		3		3 100%
Agence européenne des médicaments (EMA)		5		5 100%
Réseau européen pour la sécurité de l'information (ENISA)		2		2 100%
Agence des droits fondamentaux (FRA)		1		1 100%
Eurojust		1		1 100%
Agence exécutive pour la recherche (REA)		1		1 100%
Total		91		77 85%

5. Conclusion

Le présent rapport constitue un effort annuel visant à mesurer le respect des propositions du Médiateur d’un point de vue statistique. Toutefois, dans le cas de certains travaux du Médiateur, l’impact ne peut pas être mesuré de manière conventionnelle. C’est le cas, par exemple, des initiatives stratégiques de la Médiatrice, dans le cadre desquelles elle engage un dialogue constructif avec les institutions sur des sujets importants. Il pourrait également s’agir d’un certain nombre d’affaires réglées chaque année par les institutions, à la suite d’une intervention du Médiateur, qui ne prend pas la forme d’une solution, d’une recommandation, d’une remarque ou d’une suggestion. Cette année, nous avons ajouté de tels exemples dans le rapport, afin de mieux illustrer l’impact de la Médiatrice. En outre, dans certains cas, la mise en conformité avec les propositions du Médiateur peut intervenir un peu plus tard que l’année au cours de laquelle l’enquête a été clôturée.  

Nous devons garder à l'esprit que le changement essentiel est un changement de culture institutionnelle. Il est difficile de déterminer quand un changement significatif de culture s'incruste. Le Médiateur vise à réaliser ce changement culturel. Son impact continu sur la bonne administration ne se reflète pas nécessairement dans les taux de conformité.

 

[1] Par souci de brièveté, le présent rapport utilise le terme "institution" pour désigner l ' ensemble des institutions, organes et organismes de l ' UE.

[2] https://www.ombudsman.europa.eu/fr/resources/provisions.faces

[3] L’article 228 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne habilite le Médiateur à enquêter sur les cas de mauvaise administration dans l’action des institutions de l’Union, à l’exception de la Cour de justice de l’Union européenne dans l’exercice de ses fonctions juridictionnelles.

[4] Décision 2008/587 du Parlement européen du 18 juin 2008 modifiant la décision 94/262 concernant le statut et les conditions générales d’exercice des fonctions du Médiateur (JO 2008, L 189, p. 25).

[5] L’article 3, paragraphe 5, du statut dispose que «[l]e Médiateur recherche, dans la mesure du possible, une solution avec l’institution ou l’organe concerné afin d’éliminer le cas de mauvaise administration et de donner suite à la plainte».

[6] Dans un cas, l'institution a rejeté une proposition de solution mais a accepté la recommandation suivante. Afin d'éviter un double comptage, les statistiques ne comprennent que la recommandation dans ce cas et non la proposition de solution.

[7] Nous acceptons partiellement la recommandation lorsque l'institution a véritablement répondu de manière constructive aux points centraux de la recommandation.

[8] Dans un cas, l'institution a rejeté une recommandation et n'a pas donné suite de manière satisfaisante à la remarque critique. Encore une fois, pour éviter un double comptage, seul le suivi négatif de la remarque critique est inclus dans les statistiques.

[9] Les statistiques du présent rapport ne comprennent pas:

i) les quatre suggestions formulées dans la décision clôturant l’enquête conjointe sur les affaires 1853/2013/TN & 2077/2012/TN, qui seront examinées dans le cadre de l’enquête d’initiative en cours de la Médiatrice sur la gestion, par la Commission, des situations de «pantouflage» concernant le personnel de l’UE (OI/3/2017/AB),

ii) deux des suggestions concernant la transparence des trilogues (OI/8/2015/JAS), étant donné que les institutions concernées attendent un arrêt de la Cour de justice afin d'assurer un suivi.

[10] Aux fins des statistiques figurant dans le présent rapport, les suggestions concernant la transparence des trilogues (OI/8/2015/JAS) semblent n'être adressées qu'à la Commission. Toutefois, l'enquête concernait trois institutions; le Conseil de l'Union européenne, le Parlement européen et la Commission. 

[11] Voir les notes de bas de page 6-8, 9-10 ci-dessus.