▪ A. Cas Star

OI/9/2014/MHZ: Améliorer le respect des droits fondamentaux des rapatriés dans le cadre des opérations conjointes de retour coordonnées par Frontex

La politique migratoire de l’UE comprend le retour volontaire ou forcé de migrants en situation irrégulière issus de pays tiers (demandeurs d’asile rejetés et personnes sans titre de séjour en cours de validité) dans leur pays d’origine. De par leur nature même, les opérations de retour forcé peuvent entraîner de graves violations des droits fondamentaux. Cette enquête d’initiative visait à clarifier la manière dont Frontex, en tant que coordinateur des opérations conjointes de retour, garantit le respect des droits fondamentaux et de la dignité humaine des personnes renvoyées.

La Médiatrice a recueilli l’avis de Frontex et de son officier aux droits fondamentaux, a inspecté les dossiers de Frontex et a reçu des contributions de membres du réseau européen des médiateurs, de l’Agence des droits fondamentaux de l’Union européenne, de l’Agence des Nations unies pour les réfugiés et d’un certain nombre d’ONG. Elle a constaté que, bien que des progrès considérables aient été accomplis, Frontex devait apporter de nouvelles améliorations: améliorer la transparence de ses travaux relatifs aux ORC; modifier son code de conduite dans des domaines tels que les examens médicaux et le recours à la force; et de dialoguer davantage avec les États membres. Frontex doit également faire tout ce qui est en son pouvoir pour promouvoir un suivi indépendant et efficace des ORC.

La Médiatrice a clôturé son enquête par une série de propositions à Frontex sur la manière dont elle pourrait améliorer encore ses opérations dans ce domaine. Dans sa réponse, Frontex a pleinement accepté la grande majorité des propositions du Médiateur.

En ce qui concerne les propositions impliquant des chevauchements de compétences entre Frontex et les États membres, Frontex a fait preuve d’une grande initiative en consultant déjà les États membres sur ces questions. L'élaboration d'un formulaire de plainte en est un bon exemple. Il est louable que Frontex ait adopté une approche proactive pour encourager les États membres à adopter des procédures plus solidement ancrées dans un cadre relatif aux droits fondamentaux.

Frontex s'est montrée proactive dans d'autres domaines. Il a inclus, dans son plan de mise en œuvre révisé pour les ORC et ses pratiques exemplaires révisées pour les ORC, une exigence selon laquelle les familles ayant des femmes enceintes et/ou des enfants doivent monter à bord de l'aéronef séparément et être assises séparément des autres rapatriés. Frontex a également fait part de son intention de vérifier que des organes de contrôle indépendants contrôlent le respect, par les escortes nationales, des obligations légales applicables dans le contexte des retours forcés. Le Médiateur se félicite vivement de cette initiative.

La volonté de Frontex de dialoguer avec les États membres a également conduit à des améliorations en ce qui concerne la présence d’observateurs sur les vols JRO, qui est passée de 60 % en 2014 à 78 % en 2015. La Médiatrice se félicite de cette augmentation et encourage Frontex à continuer de souligner aux États membres l’importance des contrôleurs à bord de toutes les ORC.

Un autre exemple de l’engagement de Frontex avec les États membres est sa décision d’accueillir un séminaire à l’intention des contrôleurs au cours du premier semestre 2016, au cours duquel les questions liées à l’établissement de rapports ont été discutées avec les contrôleurs. Un autre exemple est la collecte par Frontex de données auprès des États membres concernant les moyens de contrainte approuvés. La Médiatrice félicite Frontex pour tous ces efforts.

Pour répondre aux préoccupations liées au manque de transparence, Frontex a déclaré qu’elle envisageait de publier davantage d’informations sur les ORC, soit sur son site web, soit sur son portail d’information en ligne pour les utilisateurs enregistrés (FOSS). Elle a ensuite annoncé qu’elle révisait son site web pour tenir compte du nouveau règlement relatif au corps européen de garde-frontières et de garde-côtes [1]. Le texte révisé décrivant le nouveau mandat élargi de Frontex dans le domaine des retours forcés sera bientôt disponible sur le site web de Frontex. Frontex a également indiqué que, depuis janvier 2016, le FOSS comprend une compilation des réglementations nationales des États membres relatives à l’utilisation de restrictions et de mesures coercitives applicables lors des opérations de retour ainsi qu’une liste des restrictions autorisées dans les États membres. La Médiatrice salue les efforts déployés par Frontex pour accroître la transparence de ses travaux dans ce domaine.

En ce qui concerne le recours aux opérations conjointes de retour de collecte, Frontex a déclaré qu’elle prenait grand soin de conclure des accords de travail avec des pays tiers et de décider quels pays convenaient à ce type d’opérations. Frontex a également modifié le texte relatif aux opérations conjointes de retour sur son site internet afin d’y inclure des informations sur les vols dans le cadre de la collecte d’opérations conjointes de retour. La Médiatrice salue les efforts déployés par Frontex pour clarifier et expliquer davantage le cadre juridique de la collecte des ORC et encourage Frontex à aller plus loin dans l’examen des droits fondamentaux dans le contexte de la collecte des ORC.

En ce qui concerne les amendements au code de conduite des ORC, Frontex a accepté la plupart des propositions du Médiateur. Frontex a notamment amélioré le traitement des données médicales: les informations recueillies par le médecin qui effectue l’examen de la personne de retour sont désormais fournies au médecin à bord du vol. Frontex a déclaré qu’elle fournirait des lignes directrices quant au matériel médical qui devrait se trouver à bord d’un vol en FOSS. Frontex a également déclaré qu’elle indiquerait clairement que les informations médicales d’un rapatrié ne pourraient être consultées par une personne autre que le personnel médical qu’en cas d’urgence ou lorsque le rapatrié y a consenti. Depuis juin 2016, le guide des opérations conjointes de retour coordonnées par Frontex est publié sur le FOSS et sur le site internet de Frontex et comprend, en annexe, une liste des équipements médicaux et des médicaments recommandés pour les médecins qui participent aux opérations conjointes de retour. La Médiatrice salue les efforts déployés par Frontex pour améliorer le traitement des données médicales des rapatriés.

En ce qui concerne le calendrier des examens médicaux, Frontex a déclaré qu’elle n’était pas opposée à ce que cela se produise plus près de la date du vol de retour. En fin de compte, cependant, le calendrier de ces examens est entre les mains des États membres. Frontex a mené une enquête auprès des États membres et la plupart d’entre eux ont répondu que tous les rapatriés entrant dans des centres de rétention faisaient l’objet d’un examen médical. Dans quelques cas seulement, les contrôles médicaux ne sont pas obligatoires, mais des médecins sont toujours disponibles dans le cas où les migrants demandent des soins médicaux. Lorsque l'examen médical est effectué avant le retrait, il est normalement effectué 24 heures avant le départ. La Médiatrice se félicite des mesures prises par Frontex en ce qui concerne le calendrier des examens médicaux et l’encourage à consulter davantage les États membres sur cette question.

En ce qui concerne les modifications apportées au code de conduite en matière de recours à la force, Frontex a déclaré qu’elle insisterait sur le fait que le recours à la force doit tenir compte de la situation individuelle de chaque personne, telle que sa vulnérabilité. Elle a rédigé une telle modification dans le plan de mise en œuvre des ORC ainsi que dans les meilleures pratiques révisées pour les ORC peu après avoir reçu les propositions du Médiateur. La Médiatrice félicite Frontex pour son action rapide sur ce point. La Médiatrice se félicite également de l’engagement pris par Frontex de faire clairement référence, dans le code de conduite des ORC, à l’article 19 du code de conduite général de Frontex, qui définit le recours à la force et les circonstances dans lesquelles cette force peut être utilisée. Le Médiateur se félicite de la clarté de cette action.

Enfin, la Médiatrice salue l’approche positive et proactive de Frontex dans sa réponse et sa déclaration finale selon laquelle elle s’est engagée à maintenir des normes élevées dans les ORC et à améliorer ces normes dans la mesure du possible.

OI/8/2014/AN: Respect de la charte des droits fondamentaux dans la mise en œuvre de la politique de cohésion de l’UE

Cette enquête d’initiative portait sur la manière dont la Commission veille à ce que les droits consacrés par la charte des droits fondamentaux de l’Union européenne soient respectés dans la mise en œuvre de la politique de cohésion de l’Union par les États membres. L’enquête a été lancée alors que l’Union entamait une nouvelle période de financement de sept ans, couvrant la période 2014-2020, dans le cadre d’un nouveau cadre juridique.

La politique de cohésion de l'UE vise à réduire les disparités de niveau de développement entre les différentes régions de l'UE. Compte tenu de la visibilité de l’Union dans les projets financés au titre de la politique de cohésion – de l’amélioration des services d’urgence en Roumanie au déminage en Croatie –, la Médiatrice estime que la Commission devrait faire tout ce qui est en son pouvoir pour garantir le respect des droits fondamentaux au fur et à mesure que l’argent est dépensé. Le fait que la Commission ne soit pas directement responsable de la gestion des fonds ne devrait pas être utilisé comme une raison pour ne pas agir si les droits fondamentaux ont été ou risquent d'être violés. Le Médiateur a formulé des propositions concrètes sur la manière dont la Commission devrait garantir le respect des droits fondamentaux lors de l’attribution et de la mise en œuvre des programmes bénéficiant des Fonds sociaux et d’investissement européens (Fonds ESI).

Dans sa réponse, la Commission a souligné qu'elle avait pris plusieurs mesures. Elle a écrit aux États membres pour leur rappeler leurs obligations en ce qui concerne la charte et la mise en œuvre du droit de l’Union. Elle a également élaboré des notes d’orientation à l’intention de tous les acteurs concernés, tels que les autorités locales et ceux qui participent à la mise en œuvre du Fonds de cohésion, ainsi que des sessions de formation sur l’application de la charte dans ce domaine du droit. La Commission a également expliqué que le règlement (UE) no 1303/2013 [2] (ci-après le «règlement»), qui fixe les modalités et conditions applicables aux différents fonds de l’UE, exige que les programmes bénéficiant de ces fonds soient conformes aux règles de l’UE en matière de droits fondamentaux.

La Commission a également exposé les conséquences pour un État membre qui ne respecte pas les droits fondamentaux dans la mise en œuvre du droit de l’Union dans le domaine de la politique de cohésion. Celles-ci vont de la suspension des paiements à d'éventuelles procédures d'infraction. La Commission a également informé le Médiateur qu'elle avait lancé un exercice de collecte de données pour vérifier les systèmes dont dispose chaque État membre pour traiter les plaintes, en vue de promouvoir les meilleures pratiques parmi les États membres.

Enfin, la Commission a indiqué que la société civile disposait de plusieurs méthodes pour signaler les violations dans le cadre de la mise en œuvre du Fonds de cohésion. Il s’agissait notamment de signaler directement à la Commission les infractions commises par un État membre, ainsi que d’éventuelles plaintes par l’intermédiaire des systèmes de traitement des plaintes SOLVIT et FIN-NET. En outre, le rapport annuel sur la mise en œuvre de la charte contient également des informations pertinentes pour les ONG et les citoyens de l’Union qui souhaitent déposer une plainte s’ils estiment qu’il y a eu violation du droit de l’Union. La Commission a également indiqué qu'elle avait mis en place des groupes d'experts "dialogue structuré" - composés d'autorités régionales, locales, urbaines et autres autorités publiques, de partenaires socio-économiques et d'organisations de la société civile - afin de permettre un "dialogue ouvert sur les questions relatives à la mise en œuvre des Fonds ESI".

La Médiatrice salue les efforts déployés par la Commission pour garantir le respect des droits fondamentaux dans le contexte difficile de la gestion partagée des Fonds ESI.

OI/10/2014/RA: Transparence et participation du public dans le cadre des négociations du partenariat transatlantique de commerce et d'investissement (PTCI)

La Commission négocie actuellement, au nom de l'Union européenne, un vaste accord de partenariat en matière de commerce et d'investissement avec les États-Unis (le partenariat transatlantique de commerce et d'investissement - PTCI). Les négociations ont suscité un intérêt public sans précédent, compte tenu de l'impact économique, social et politique potentiel du TTIP.

La Médiatrice a ouvert une enquête d’initiative visant à faire en sorte que le public puisse suivre l’avancement de ces discussions et contribuer à façonner leurs résultats. Dans sa lettre d'ouverture à la Commission, la Médiatrice a présenté une première série de suggestions visant à rendre les négociations plus transparentes et plus accessibles. La Médiatrice a également recueilli des idées auprès du public au cours de son enquête. En réponse aux préoccupations exprimées par le Parlement et la société civile, entre autres, la Commission a présenté une série de mesures ambitieuses en matière de transparence au cours de l’enquête.

Dans sa décision, la Médiatrice a présenté dix autres suggestions à la Commission concernant une divulgation plus proactive des documents du TTIP, des textes de négociation communs et une transparence accrue des réunions du TTIP. La Médiatrice a estimé qu'en suivant ces suggestions, la Commission veillerait à ce que le processus de négociation du TTIP puisse jouir d'une plus grande légitimité et d'une plus grande confiance du public. Dans sa réponse de suivi, la Commission a confirmé qu'elle s'appuyait sur son approche plus proactive de la publication des documents du TTIP et a présenté l'ensemble des mesures qu'elle a prises pour accroître la transparence des négociations.

La Médiatrice se félicite que la Commission ait noué un dialogue positif avec elle dans ce domaine d’une importance capitale pour les citoyens. Elle se félicite que la Commission montre l'exemple et est convaincue que l'ambitieux programme de transparence qu'elle a fixé pour le TTIP augure bien de la transparence des futures négociations sur le commerce et l'investissement.

Dès le début de cette enquête, la Médiatrice a souligné l'importance d'une publication proactive des documents du TTIP en particulier. Dans l'intervalle, la Commission a renforcé sa politique volontariste en matière de transparence, notamment à la suite de sa communication du 25 novembre 2014 sur la transparence dans les négociations du TTIP. Pour la première fois, la Commission a publié des propositions juridiques spécifiques lors des négociations sur un accord commercial bilatéral. Selon les propres termes de la Commission, "en termes pratiques, la plupart des documents de négociation importants sur le TTIP seront rendus publics peu de temps après leur présentation dans le cadre des négociations".

S'il est possible de faire davantage pour sensibiliser davantage le public au contenu et aux implications du PTCI, en particulier lorsque les textes consolidés des positions de l'UE et des États-Unis sont sur le point d'être finalisés, la Médiatrice se félicite de la manière dont la Commission a continué à s'appuyer sur les mesures de transparence déjà mises en place. Le Médiateur félicite en outre le Parlement et les groupes de la société civile qui ont plaidé en faveur d’une plus grande transparence. Elle souligne que la responsabilité démocratique incombe désormais aux représentants élus de contrôler les négociations au nom de leurs électeurs et de dialoguer avec les citoyens européens.

Dans le cadre de cette enquête, le Médiateur a également fait un certain nombre de suggestions à la Commission en ce qui concerne la transparence des réunions et des contacts avec les représentants d'intérêts. Bien que des progrès significatifs aient été accomplis au cours de l'enquête, notamment dans le cadre de deux décisions de la Commission adoptées le 25 novembre 2014, des améliorations restent possibles. Le Médiateur continuera de suivre de près l'évolution de la situation. Elle se félicite en particulier, par exemple, des progrès récents en ce qui concerne la publication des noms des personnes qui rencontrent les représentants de la Commission, à la suite des réticences antérieures de la Commission à cet égard.

La Médiatrice s’est félicitée de l’engagement constructif de la Commission tout au long de l’enquête et est satisfaite des résultats.

OI/8/2013/OV: Établir des procédures de contrôle de l’admissibilité et de l’évaluation lors de l’octroi de subventions par l’Agence exécutive pour les petites et moyennes entreprises (EASME)

Cette enquête d’initiative portait sur le fait que l’EASME n’a pas prévu de procédure de réexamen pour les demandeurs de subventions aux programmes dont l’EASME est responsable: le programme-cadre pour la recherche et l’innovation «Horizon 2020», COSME (le programme de l’UE pour les petites et moyennes entreprises), LIFE (le programme de l’UE pour l’environnement et l’action pour le climat) et le FEAMP (le Fonds européen pour les affaires maritimes et la pêche). La Médiatrice a formulé deux recommandations, demandant à l’EASME: 1) établir une procédure de réexamen de l'évaluation pour les candidats qui répondent à des appels à propositions dans le cadre du programme Horizon 2020; et 2) établir une procédure de réexamen similaire en ce qui concerne les autres programmes de l’UE. La Médiatrice a recommandé que la procédure de réexamen couvre les cas dans lesquels les demandeurs invoquent i) des erreurs de procédure, ii) des erreurs factuelles ou iii) une erreur manifeste d’appréciation.

L’EASME a accepté et mis en œuvre les deux recommandations. La Médiatrice a félicité l’agence pour sa réponse rapide et utile et a formulé deux remarques supplémentaires, suggérant que l’EASME pourrait: 1) mettre en place un «comité d'examen de l'admissibilité et de l'éligibilité» pour les programmes COSME, LIFE et FEP; et 2) indiquer clairement aux requérantes que l’examen des prétendues «insuffisances procédurales» peut également porter sur des erreurs manifestes d’appréciation.

Dans sa réponse, l’EASME a accepté les observations complémentaires de la Médiatrice et l’a informée qu’elle avait: 1) mettre en place un comité d'examen de la recevabilité et de l'éligibilité pour les programmes COSME, LIFE et FEAMP, similaire au comité déjà établi pour le programme Horizon 2020; et 2) a modifié son manuel de procédure et la documentation destinée aux demandeurs afin de préciser que les aspects procéduraux du réexamen de l’évaluation peuvent également couvrir les erreurs manifestes d’appréciation.

La Médiatrice se félicite du suivi constructif donné par l’EASME à ces deux remarques.

▪ B. Solutions acceptées

▪ 1. Commission européenne

Affaires 2527/2011/PMC et 17/2012/PMC: Résiliation d’une convention de subvention par la Commission

Ces affaires concernaient la prétendue décision illégale et injuste de la délégation de l'UE en Arménie de résilier un contrat de subvention relatif à un projet mis en œuvre en Arménie et en Jordanie. La résiliation s'est faite au détriment du plaignant, une ONG italienne active dans le domaine de la coopération au développement. Après une évaluation minutieuse de tous les faits et arguments, le Médiateur a conclu que l'explication fournie par la délégation pour la résiliation du contrat était incomplète. La Médiatrice a donc proposé que la Commission, dans le cadre de son rôle de surveillance des délégations de l'UE, fournisse au plaignant une explication plus complète des motifs de la résiliation du projet.

En réponse à la proposition du Médiateur, la Commission a déclaré que la délégation avait pris en considération tous les facteurs pertinents lorsqu'elle a décidé de résilier le contrat. Toutefois, elle a reconnu que l’explication de la résiliation de la subvention n’était peut-être pas suffisamment complète. La Commission a donc envoyé une lettre au plaignant expliquant tous les facteurs dont elle a tenu compte dans son évaluation.

Bien que la plaignante ait exprimé son mécontentement à l'égard de la réponse de la Commission à sa proposition de solution, le Médiateur a estimé que la Commission avait pris des mesures pour résoudre le problème et a clôturé les deux affaires.

Affaire 1731/2012/PL: Récupération de sommes par la Commission dans le cadre d'une convention de fonctionnement

L'affaire concernait la décision de la Commission de récupérer les fonds de l'UE qu'elle avait accordés à une organisation à but non lucratif entre 2005 et 2009. La Commission a estimé que l’objectif pour lequel les fonds ont été utilisés, à savoir l’investissement dans la réserve sociale de l’organisation [3], était inéligible. La réserve ayant été initialement mise en place avec le soutien et la coopération de la Commission, l’organisation s’est plainte auprès du Médiateur. Après avoir enquêté sur la plainte, le Médiateur a présenté une proposition de solution à la Commission, l'invitant à reconsidérer sa décision de recouvrer les fonds. Dans sa réponse, la Commission a exposé un certain nombre de mesures qu’elle avait prises afin de contribuer à assurer l’avenir de l’organisation et d’aborder la question du recouvrement des fonds de la réserve sociale. Le Médiateur a jugé ces mesures satisfaisantes et a classé l'affaire.

Affaire 181/2013/AN: Refus de la Commission d’accorder l’accès à des documents contenant des informations environnementales

L'affaire concernait le refus de la Commission d'accorder au plaignant, une ONG irlandaise, un accès complet aux questionnaires soumis dans le cadre d'une consultation publique concernant les projets énergétiques. Le Médiateur a enquêté sur la question, notamment en examinant les documents pertinents. Elle a estimé que la Commission n’avait pas démontré en quoi la divulgation des points occultés dans ces documents aurait pu mettre en danger les secrets d’affaires des sociétés concernées. La Médiatrice a proposé une solution par laquelle la Commission accorderait un accès complet aux questionnaires en divulguant les paragraphes expurgés. En réponse, la Commission a divulgué la plupart des informations occultées et a expliqué pourquoi elle ne pouvait pas divulguer le reste. Le Médiateur a été satisfait de la réponse de la Commission. À la lumière de ce résultat favorable et de la coopération de la Commission, le Médiateur a clôturé l'affaire.

Affaire 1109/2013/DR: Exclusion d'un réseau d'experts de la Commission [4]

L’affaire concernait le traitement par la Commission d’une plainte contre un expert qui a ensuite été exclu d’un réseau d’experts de la Commission en raison de son comportement prétendument inapproprié. La Médiatrice a enquêté sur la question et a conclu que la réponse globale de la Commission aux allégations formulées à l’encontre de l’expert était inadéquate. Le Médiateur a proposé à la Commission: (1) présenter des excuses au plaignant pour le traitement de la plainte déposée contre lui et revoir sa décision; et 2) fournir aux experts en question des orientations appropriées et introduire des mesures visant à sensibiliser le réseau en question aux questions de harcèlement.

Dans sa réponse, la Commission a rejeté le premier point de la proposition de solution de la Médiatrice et a réitéré son point de vue précédemment exprimé. Toutefois, la Commission a accepté le deuxième point de la proposition de solution du Médiateur. Le Médiateur a classé l’affaire, reprochant à la Commission de ne pas avoir dûment entendu le plaignant et de ne pas avoir procédé à une évaluation suffisamment approfondie de l’affaire avant de décider de cesser de travailler avec lui.

▪ 2. Service européen pour l'action extérieure (SEAE)

Affaires 26 /2 01 1/DK et 1 3 07/2012/D K: Licenciement d'un membre du personnel d'une mission du SEAE

L'affaire concernait le licenciement du requérant en tant qu'agent d'une mission de police de l'Union européenne et sa demande ultérieure d'accès aux documents contenus dans son dossier personnel.

Le Médiateur a enquêté sur la question et a conclu que le licenciement du plaignant était légal. Toutefois, elle a également conclu que la mission aurait dû attendre l'achèvement du processus d'examen interne, qui traitait en fait de la situation du plaignant, avant de le licencier. La Médiatrice a donc suggéré que le SEAE offre au plaignant une indemnisation en reconnaissance des erreurs commises par la mission. Le SEAE a accepté la proposition et a offert 2 000 EUR d’indemnisation au plaignant, qui n’a pas accepté l’offre. La Médiatrice a estimé que le montant proposé par le SEAE était approprié et qu’il n’y avait donc pas lieu de poursuivre l’enquête sur cet aspect de l’affaire. En ce qui concerne l'accès du plaignant à son dossier personnel, le Médiateur a constaté qu'il n'y avait pas eu de mauvaise administration de la part du SEAE.

La Médiatrice a noté, au cours de cette enquête, que le SEAE ne disposait d'aucune règle sur la protection des lanceurs d'alerte en ce qui concerne la possibilité pour le plaignant d'être relevé de ses fonctions en tant que membre du personnel de la mission politique de l'Union européenne en Bosnie-et-Herzégovine. Elle a donc clos l'affaire en formulant une autre remarque à cet effet.

▪ 3. Comité économique et social européen (CESE)

Affaire 1770/2013/JF: Non-reconnaissance par le CESE d’actes répréhensibles liés à la réaffectation d’un membre du personnel [5]

L’affaire concernait la réaffectation d’un fonctionnaire du CESE de son poste de chef d’unité à celui d’administrateur. Après que le fonctionnaire se soit plaint, le Médiateur a enquêté sur l'affaire et a conclu que la réaffectation était une sanction disciplinaire secrète. Étant donné qu'aucune procédure disciplinaire n'avait eu lieu, la réaffectation constituait un abus de pouvoir. Le fonctionnaire n’ayant pas eu la possibilité de se défendre, ce recours était également contraire à la charte des droits fondamentaux de l’Union européenne. Le Médiateur a présenté un certain nombre de propositions en vue d'une solution à la plainte.

Le CESE a accepté de réaffecter le fonctionnaire à un poste similaire à son ancien poste une fois, et si, il devient apte au travail (le fonctionnaire avait ensuite pris un congé pour raisons médicales). Elle a également accepté de l'indemniser pour l'indemnité de gestion qu'il avait perdue en raison de sa réaffectation. Le Médiateur s'en est félicité. Toutefois, le CESE a refusé d’admettre que sa décision de réaffecter le plaignant était erronée. Elle a également refusé d’annuler la décision de réaffectation et de présenter des excuses au plaignant. Le Médiateur n'a pas trouvé les explications du CESE convaincantes et a formulé une remarque critique sur cet aspect de l'affaire.

▪ 4. Comité des régions

Affaire 122/2014/PMC: Le Comité accepte de divulguer des documents

L'affaire concernait le traitement par le Comité d'une demande d'accès à des documents. Le Médiateur a estimé qu’il était probable qu’il existait davantage de documents entrant dans le champ d’application de la demande. Elle propose au Comité de vérifier si d'autres documents peuvent être divulgués. Le Comité a accepté la proposition du Médiateur et a divulgué des documents supplémentaires, réglant ainsi l'affaire.

▪ 5. Office européen de sélection du personnel (EPSO)

Affaire 1719/2013/CK: Irrégularités alléguées relatives à l’«évaluateur de talent» utilisé dans une procédure de sélection

L’affaire concernait de prétendues irrégularités relatives au formulaire de questions-réponses «Talent Screener» dans le cadre d’une procédure de sélection organisée par EPSO. Le Médiateur a enquêté sur cette question. Compte tenu de la jurisprudence du Tribunal de la fonction publique et de deux décisions récentes du Médiateur qui contestaient l’utilisation de l’«évaluateur de talent» par l’EPSO, elle a invité l’EPSO à demander au jury d’examiner les réponses du plaignant. Si le plaignant obtient la note de passage, il doit être admis à la phase suivante de la procédure de sélection. L'EPSO a accepté la proposition de solution du Médiateur, ce qui était également à la satisfaction du plaignant. Le Médiateur a donc clôturé l’affaire.

▪ 6. Agence européenne de la sécurité aérienne (AESA)

Affaire 2114/2011/KM: L'AESA ʹ aurait licencié injustement un membre du personnel à la fin de sa période probatoire [6]

Le plaignant est un ancien employé de l’AESA dont le contrat a été résilié à l’issue d’une période probatoire de six mois en raison, selon l’AESA, d’une mauvaise capacité de travail en équipe. Le plaignant a affirmé que des conflits au sujet d'une entente antérieure sur sa participation à des activités de cours magistraux en dehors de son travail avaient mené à la décision. Il s'est opposé à une déclaration dans le rapport sur la période probatoire selon laquelle il avait adopté «une approche mégalomane» au travail. En outre, il s’est plaint d’avoir été traité de manière injuste, l’AESA ne lui ayant donné aucun avertissement quant à ses performances.

À la suite de ses enquêtes préliminaires, la Médiatrice a proposé à l’AESA de présenter ses excuses pour l’utilisation du terme «mégalomane» et a remis en question l’utilisation par l’AESA du terme «entêté et inaccommodant» pour décrire la plaignante. Le Médiateur s'est également demandé si l'AESA avait donné au plaignant la possibilité d'améliorer ses performances pendant la période probatoire.

L’AESA a accepté de supprimer le terme «approche mégamaniaque» du rapport sur la période d’essai et s’est excusée de l’avoir utilisé. Toutefois, il a défendu l'emploi des termes « têtu et inaccommodant » et a insisté sur le fait que le plaignant savait, pendant sa période probatoire, que ses collègues et ses supérieurs étaient mécontents de son rendement. Elle a également soutenu qu'elle avait agi correctement en ce qui concerne l'insistance du plaignant pour qu'il soit autorisé à donner des conférences en dehors de l'AESA.

La Médiatrice a estimé que, d’une manière générale, la réponse de l’AESA était raisonnable. Toutefois, elle n’était pas convaincue par l’argument de l’AESA selon lequel elle avait agi correctement en ce qui concerne l’insistance du plaignant pour qu’il soit autorisé à donner des conférences en dehors de l’AESA. Elle clôt l’affaire en formulant une remarque critique sur cette question et une autre remarque selon laquelle l’AESA devrait envisager de revoir ses procédures de recrutement afin de s’assurer que tout engagement pris à l’égard du personnel entrant repose sur une évaluation claire de l’incidence potentielle de ces promesses sur le fonctionnement de l’AESA.

▪ Affaire 272/2014/OV: Publication de rapports d'audit sur les organismes de maintenance d'aéronefs

Le plaignant a introduit une demande d’accès du public aux «rapports de recommandation d’agrément» de l’AESA concernant des organismes étrangers de maintenance d’aéronefs dans lesquels le non-respect de certaines exigences en matière de personnel a été constaté. L’AESA a refusé l’accès sur la base de la nécessité de protéger la poursuite de son activité de surveillance et les intérêts commerciaux des organisations concernées.

Le plaignant s’est adressé au Médiateur, alléguant que l’AESA avait refusé l’accès à tort. La Médiatrice a estimé que l’AESA devrait, en principe, accorder l’accès aux versions expurgées des «rapports de recommandation d’approbation». Étant donné que la demande d’accès du plaignant ne précisait pas un certain délai, la Médiatrice a proposé que l’AESA puisse s’entretenir avec le plaignant pour trouver une solution équitable afin d’accorder un accès partiel à au moins certains des rapports de recommandation d’approbation. L'AESA a accepté la proposition de solution de la Médiatrice et l'a informée qu'à la suite de son entretien avec la plaignante, elle avait accepté d'évaluer la période de trois ans précédant la demande de la plaignante en vue d'accorder un accès partiel aux documents pertinents. Le plaignant était satisfait de ce résultat et le Médiateur a classé l'affaire.

▪ 7. Agence européenne des produits chimiques (ECHA)

Affaire 1606/2013/AN: L'Agence européenne des produits chimiques (ECHA) prend des mesures pour limiter l'expérimentation animale, dans la mesure du possible

La plainte a été déposée par la Coalition européenne pour mettre fin aux expériences sur les animaux et était centrée sur la position de l’ECHA concernant la limitation de l’expérimentation animale. Le plaignant n’était pas d’accord avec l’avis de l’ECHA selon lequel elle ne pouvait pas rejeter les propositions d’essais de substances impliquant des animaux en faisant valoir que les données pouvaient être générées par une méthode alternative n’impliquant pas d’essais sur des animaux. Ces propositions sont soumises à l'ECHA, conformément au règlement REACH.

L’enquête de la Médiatrice a conclu que l’interprétation par l’ECHA de son rôle était trop stricte et ne tenait pas compte du fait que l’évitement de l’expérimentation animale est l’un des principes directeurs du règlement, au même titre que la protection de la santé humaine et de l’environnement. La Médiatrice a donc proposé à l’ECHA i) d’exiger de tous les déclarants qu’ils démontrent qu’ils ont tenté d’éviter l’expérimentation animale et ii) de fournir aux déclarants toutes les informations à sa disposition qui pourraient leur permettre d’éviter l’expérimentation animale.

L’ECHA a accepté les deux propositions. Toutefois, elle a également indiqué qu'elle devait poursuivre les discussions avec la Commission et les autorités compétentes des États membres en ce qui concerne les conséquences pratiques de son acceptation de la première proposition. Bien que la plaignante ait exprimé des doutes, la Médiatrice a estimé que l’ECHA avait réglé la question, mais lui a demandé de rendre compte de la manière dont elle avait mis en œuvre sa première proposition dans un délai de six mois à compter de la date de la décision. Le Médiateur a également invité le plaignant à suivre l’issue de cette affaire.

L’ECHA a dûment informé la Médiatrice de la mise en œuvre de sa proposition. Elle a déclaré que, depuis la clôture de l'enquête de l'Ombudsman, elle avait écrit à 12 déclarants qui avaient suggéré l'expérimentation animale dans leurs propositions. L’ECHA leur a fourni un formulaire à remplir leur demandant de fournir des justifications sur l’utilisation de l’expérimentation animale et d’expliquer s’ils avaient envisagé des solutions de remplacement appropriées. Sur ces 12 substances, l’une avait décidé de retirer la proposition d’essai, de sorte que l’ECHA avait mis fin au processus de proposition d’essai pour cette substance.

L’ECHA a déclaré qu’elle travaillait sur d’autres orientations à l’intention des déclarants afin d’améliorer la qualité des explications qu’ils fournissent en ce qui concerne la manière dont ils ont envisagé des solutions de substitution à l’expérimentation animale. Il a également déclaré qu'il travaillait sur un nouveau formulaire qui exigerait qu'un déclarant, lorsqu'il soumettrait ou mettrait à jour un dossier contenant une proposition d'essai sur des animaux vertébrés, inclue des considérations sur les solutions de rechange. Si les déclarants ne le font pas initialement, ils auront une autre possibilité de mettre à jour les informations. À défaut, leur demande sera refusée.

L’ECHA a également indiqué qu’elle rejetterait une proposition d’essai s’il ressortait clairement des informations en sa possession que l’expérimentation animale n’est pas nécessaire pour le point final en question. Toutefois, elle a également déclaré que si elle ne dispose pas d’informations suffisantes sur les solutions de remplacement pour conclure qu’il est possible d’éviter les expérimentations animales, elle exigera que les expérimentations animales soient effectuées. Cela permettra à l’ECHA de garantir le respect de l’objectif principal du règlement REACH, qui est d’assurer un niveau élevé de protection de la santé humaine et de l’environnement, ainsi que l’objectif d’éviter les essais sur les animaux.

Afin d’accroître la transparence du processus de soumission d’une proposition, l’ECHA publiera désormais les réponses des déclarants en ligne. Cela permettra à des tiers de formuler des observations sur les informations fournies par les déclarants en ce qui concerne l’utilisation de l’expérimentation animale dans leurs propositions. L’ECHA a également déclaré qu’elle tiendrait compte de ces observations lorsqu’elle évaluera s’il y a lieu ou non de rejeter les propositions d’expérimentation animale. L’ECHA a pris des mesures pour informer les déclarants potentiels et le public des nouvelles procédures. Il a également rencontré la Commission, les États membres et les parties prenantes pour les informer des nouvelles procédures. La Commission a confirmé que les mesures adoptées par l’ECHA pour mettre en œuvre la proposition du Médiateur pouvaient être mises en œuvre sans modifier le règlement REACH. Enfin, l’ECHA a rencontré le plaignant dans cette affaire pour discuter de son rôle dans la prévention des essais inutiles sur les animaux.

La Médiatrice se félicite de la réponse détaillée fournie par l’ECHA, mais continue de suivre la mise en œuvre de ses propositions.

▪ 8. Autorité européenne de sécurité des aliments (EFSA)

Affaire 684/2012/JF: Versement d'allocations pour enfant à charge à un ancien salarié

Le Médiateur a enquêté sur une plainte concernant le refus de l'EFSA d'accorder une allocation pour enfant à charge à un ancien employé. La Médiatrice a proposé que l’EFSA explique au plaignant quels documents manquaient et qu’après avoir reçu ces documents, elle réexamine sa décision. L'EFSA a accepté la proposition du Médiateur.

À la suite de la réception d’autres documents de la plaignante, l’EFSA a rétroactivement accordé à son ancien employé plus de 11 000 EUR d’allocations pour enfants à charge. Elle s’est également engagée à poursuivre les discussions avec le plaignant en vue d’identifier d’autres documents susceptibles de justifier des paiements supplémentaires.

▪ 9. Agence exécutive «Éducation, audiovisuel et culture» (EACEA)

Affaire 1462/2014/ANA: Traitement des demandes de financement de projets de jumelage de villes

L’affaire concernait le financement d’un projet de jumelage de villes dans le cadre du programme «L’Europe pour les citoyens». La plainte a été déposée auprès du Médiateur par une organisation irlandaise à but non lucratif, qui mène des projets de jumelage avec un partenaire français depuis 25 ans. L’organisation n’a pas respecté la date limite de dépôt des demandes de financement en 2015 en raison des modifications apportées par l’EACEA à la date limite de dépôt des demandes de financement au titre du programme. Elle a allégué que l’EACEA avait agi de manière erronée en procédant à ces modifications.

La Médiatrice a enquêté sur la question et a présenté une proposition de solution à l’EACEA, ainsi que des suggestions supplémentaires d’amélioration de la manière dont elle gérait le régime. En conséquence, l’EACEA a fourni des éclaircissements supplémentaires au plaignant pour les raisons qui ont motivé les modifications des délais et a convenu que le projet de jumelage recevrait un financement pour 2016. Le Médiateur a conclu que l'EACEA avait pris les mesures appropriées pour régler l'affaire à la satisfaction du plaignant.

▪ C. Recommandations acceptées

▪ 1. Parlement européen

Affaire 2132/2012/OV: Licenciement par le Parlement d’un assistant d’un député

L’affaire concernait le licenciement par le Parlement d’un assistant d’un député, à la suite d’une demande du député pour lequel l’assistant travaillait. Le Médiateur a conclu que le fait que le Parlement n'ait pas inclus la demande du député dans le dossier personnel du plaignant, en plus de ne pas avoir entendu le plaignant avant le licenciement, constituait un cas de mauvaise administration. Elle recommande que le Parlement verse une indemnité. La Médiatrice a également recommandé au Parlement d’inclure systématiquement des copies des demandes de résiliation de contrats des députés dans les dossiers personnels des assistants parlementaires. Le Parlement a accepté les deux recommandations et a proposé de verser une indemnité de 1 500 EUR au plaignant. L'Ombudsman a considéré que la plainte avait été résolue et a clos l'enquête.

Affaire 118/2013/AN: Mobilité professionnelle d'un fonctionnaire

L'affaire concernait la décision du Parlement de ne pas tenir compte d'une dérogation à sa politique de mobilité (par laquelle les fonctionnaires sont réaffectés à de nouveaux postes après un maximum de 7 ans), qu'il avait accordée à un fonctionnaire. La fonctionnaire avait obtenu la dérogation en raison du handicap grave et irréversible de sa fille. Le Médiateur a enquêté sur la question et a conclu que le Parlement ne pouvait légalement révoquer sa dérogation. Elle a fait une proposition au Parlement à cet égard, que le Parlement a rejetée. Le Médiateur a donc formulé une recommandation, demandant au Parlement d'autoriser la dérogation à continuer de s'appliquer à la plaignante aussi longtemps que la situation de sa fille nécessite la présence de la mère, même si cela signifie indéfiniment. Tout en maintenant que sa position était justifiée, le Parlement a accepté la recommandation du Médiateur et l'affaire a été classée.

▪ 2. Commission européenne

Affaire 995/2011/KM: Traitement par la Commission d’une  infraction concernant l’impl e me e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e

L’affaire concernait une plainte pour infraction déposée auprès de la Commission concernant le prétendu défaut de mise en œuvre correcte par l’Allemagne de certaines dispositions de la directive «vie privée et communications électroniques». Le plaignant s'est adressé au Médiateur en alléguant que la Commission n'avait pas correctement expliqué les raisons pour lesquelles elle n'avait pas ouvert d'enquête. Après avoir enquêté sur la question, l'Ombudsman a formulé une recommandation. La Commission a ensuite fourni une explication adéquate concernant certaines des questions soulevées par le plaignant. En ce qui concerne les questions pour lesquelles la Commission n’a pas fourni d’explication adéquate, le Médiateur a clôturé l’affaire par une remarque critique.

Affaire 2093/2012/EIS: Traitement par la Commission d'une plainte pour infraction relative aux droits des passagers aériens [8]

L'affaire concernait le traitement par la Commission d'une plainte pour infraction relative aux droits des passagers aériens. Le vol du plaignant de Londres à Sofia a été annulé en raison de fortes chutes de neige et il a été réacheminé via Munich. Cependant, son vol arrivait tard à Munich et il a raté son vol de correspondance. Le plaignant a donc dû y passer la nuit, mais son transporteur n'a pas offert d'hébergement pour la nuit. À la suite de contacts avec les autorités du Royaume-Uni et de l’Allemagne, il a déposé une plainte pour infraction auprès de la Commission, alléguant que les autorités britanniques agissaient en violation des règles pertinentes de l’Union en matière de droits des passagers aériens. La Commission a fait valoir que les problèmes étaient causés par des «circonstances extraordinaires», ce qui signifiait que le plaignant n’avait pas droit à une indemnisation en vertu du règlement de l’UE applicable. Il a par la suite interrompu la correspondance avec le plaignant.

Le Médiateur a accepté la position de la Commission selon laquelle le plaignant n'avait pas droit à une indemnisation en raison de l'existence de «circonstances extraordinaires». Toutefois, la Médiatrice a estimé que les règles applicables ne laissent aucun doute sur le fait qu’il appartient au transporteur de prendre l’initiative d’offrir un hébergement à l’hôtel et des services connexes aux passagers en cas de retards importants. Le Médiateur a recommandé à la Commission de tenir dûment compte du devoir de sollicitude du transporteur à l'égard des passagers aériens lorsqu'elle traitera à l'avenir de telles plaintes pour infraction. En ce qui concerne sa décision d'interrompre la correspondance avec le plaignant, le Médiateur n'était pas d'accord avec l'avis de la Commission selon lequel sa correspondance était "inappropriée" et a adressé une autre recommandation à la Commission à cet égard.

La Commission a accepté, en principe, la deuxième recommandation du Médiateur. Bien que la Commission n'ait pas rejeté la première recommandation du Médiateur, il ressort clairement de sa réponse qu'elle ne partage pas le point de vue du Médiateur quant à l'étendue du devoir de sollicitude d'un transporteur à l'égard d'un passager. En clôturant son enquête, la Médiatrice a abordé cette question sous la forme d’une remarque critique. Elle a également transmis sa décision aux commissions compétentes du Parlement, ainsi qu'aux médiateurs nationaux, pour information.

Affaire OI/1/2013/FOR: Recrutement du personnel dans le domaine de la coopération au développement

Cette enquête portait sur la sélection du personnel qui travaillerait pour la Commission dans le domaine de la coopération au développement. Plus précisément, il s'agissait de l'exigence selon laquelle les recrues devaient avoir acquis au moins quatre ans d'expérience professionnelle dans le cadre d'un projet ou d'un programme dans un pays en développement. La Médiatrice a enquêté sur la question et a conclu que le libellé de l’avis de concours rédigé par la Commission était peu clair et ambigu. Elle fait une recommandation à la Commission, qui est acceptée.

Affaire 298/2013/CK: Procédure de sélection du Centre commun de recherche (JRC) pour le recrutement de boursiers

L’affaire concernait un certain nombre d’irrégularités présumées concernant une procédure de sélection pour un poste de titulaire d’une subvention au Centre commun de recherche (JRC). Le Médiateur a enquêté sur la question et a constaté des irrégularités i) dans l’établissement et l’application des différents critères de sélection et ii) dans les tâches entreprises par l’unité Recrutement et formation. Elle a adressé une recommandation au CCR et lui a demandé de reconnaître ces irrégularités, de s'en excuser et de prendre des mesures pour améliorer la situation. Dans sa réponse, le CCR a reconnu les lacunes de la procédure de sélection en ce qui concerne les critères de sélection et s’est excusé auprès du plaignant. Elle a également informé le Médiateur qu'elle avait pris un certain nombre d'initiatives pour améliorer ses procédures de sélection et éviter des problèmes similaires à l'avenir. La Médiatrice a conclu que la Commission avait accepté sa recommandation et a clôturé l’affaire.

Affaire 1848/2013/PL: Prétendue discrimination dans une procédure de recrutement pour un projet cofinancé par la Commission

Cette affaire concernait la procédure de recrutement pour un projet cofinancé par la Commission, qui aurait violé le principe de non-discrimination en raison de la nationalité. La Médiatrice a enquêté sur la question et a adressé une recommandation à la Commission, lui demandant de veiller à ce que les procédures de sélection concernant les projets qu’elle cofinance respectent le principe de non-discrimination en raison de la nationalité. La Commission a accepté la recommandation et a pris diverses mesures pour en assurer la mise en œuvre. Le Médiateur a clôturé l’affaire.

Affaire 2004/2013/PMC: Traitement par la Commission d’une demande d’accès à des documents relatifs à la surveillance de l’internet [9]

L'affaire concernait le refus de la Commission d'accorder au public l'accès à des documents concernant la surveillance de l'internet par les services de renseignement britanniques. La Médiatrice a recommandé i) à la Commission d’accorder l’accès à un document spécifique (une lettre du ministre britannique des affaires étrangères au vice-président de la Commission de l’époque) et ii) dans le cas des autres documents demandés, à la Commission de les divulguer ou de justifier dûment les raisons pour lesquelles, selon elle, la divulgation devait être refusée.

La Commission a décidé de divulguer la lettre du ministre britannique des affaires étrangères, acceptant ainsi la première partie de la recommandation du Médiateur. Toutefois, elle a maintenu sa position de ne pas divulguer les autres documents. Elle a justifié cette position par le fait qu'elle enquêtait toujours sur la question de savoir si les programmes de surveillance de masse du Royaume-Uni violaient le droit de l'UE, en particulier en ce qui concerne le droit de l'individu à la protection des données. La Commission a fait valoir que, jusqu’à la clôture définitive de son enquête, la divulgation anticipée du reste des documents concernés aurait une incidence négative sur le dialogue entre les autorités britanniques et la Commission. Plus généralement, elle a fait valoir que sa capacité à mener son enquête efficacement et à décider de la réponse appropriée devrait être protégée contre le risque de pression extérieure. Enfin, la Commission n’a pas considéré qu’il existait un intérêt public supérieur justifiant la divulgation.

Le Médiateur n'était pas convaincu que la Commission avait dûment justifié sa décision de refuser l'accès du public aux autres documents non divulgués. Étant donné qu'elle n'a ni divulgué ces documents ni fourni de raisons suffisantes pour refuser l'accès du public à ceux-ci, il est clair que la Commission a rejeté la recommandation du Médiateur concernant ces documents. En outre, la Médiatrice a noté que la Commission ne semble pas avoir pris de mesures en ce qui concerne son enquête depuis 2013. La Médiatrice a donc conclu que les actions de la Commission dans cette affaire constituaient une mauvaise administration et, en fait, une mauvaise administration grave compte tenu de l'importance de cette question particulière pour les citoyens de l'UE.

Affaire 1021/2014/PD: Le comportement de la Commission dans le cadre d’une enquête antitrust sur une entente présumée

En 2012 et 2014, le commissaire chargé de la concurrence de l’époque a fait des déclarations publiques concernant une enquête en cours sur une éventuelle entente. L’une des sociétés faisant l’objet de l’enquête s’est plainte auprès du Médiateur que les déclarations violaient le principe d’impartialité, car elles donnaient l’impression que le commissaire avait déjà décidé du résultat final de l’enquête. Le Médiateur a déclaré que certaines des déclarations publiques faites par le commissaire pouvaient raisonnablement être perçues comme suggérant que la Commission ou le commissaire avait déjà décidé du résultat de l’enquête et que cela constituait un cas de mauvaise administration. Le Médiateur a formulé une recommandation, que la Commission a largement acceptée. La Médiatrice a donc clos l’affaire en concluant à un cas de mauvaise administration découlant des déclarations publiques de l’ancien commissaire de 2012 et 2014.

▪ 3. Agence européenne de la sécurité aérienne (AESA)

Affaire 1171/2013/TN: Accroître la transparence en ce qui concerne les membres des «groupes de réglementation» de l’AESA

La plainte, déposée par la British Airline Pilots' Association, portait sur les règles de l'UE relatives aux limitations des temps de vol et de service et aux exigences en matière de repos pour les compagnies aériennes commerciales. Plus précisément, elle portait sur la manière dont l’AESA a mené son processus de mise à jour de ces règles. Le plaignant a soutenu i) que les avis scientifiques auraient dû jouer un rôle plus important dans le processus d’élaboration de la réglementation; ii) que l’AESA n’avait pas apporté la preuve des qualifications des membres du «groupe de réglementation» (un groupe d’experts assistant l’AESA dans l’élaboration des règles); et iii) que l’AESA n’a pas traité de manière adéquate les questions de conflit d’intérêts.

La Médiatrice n’a constaté aucun cas de mauvaise administration de la part de l’AESA en ce qui concerne le rôle des avis scientifiques dans le processus d’élaboration de la réglementation. En ce qui concerne la manière dont l’AESA gère d’éventuels conflits d’intérêts au sein des groupes de réglementation, la Médiatrice a constaté qu’elle avait révisé sa politique d’atténuation de ces conflits conformément à une révision similaire de la politique applicable à son personnel. En conséquence, le Médiateur a conclu qu'il n'était pas nécessaire d'approfondir la question. Enfin, l'AESA a accepté la recommandation du Médiateur de fournir au plaignant des informations anonymisées sur les membres du groupe de réglementation. La Médiatrice a donc clôturé l’affaire, encourageant l’AESA à adopter une approche plus proactive pour divulguer les informations dont elle disposait sur les qualifications et l’expertise des membres du «groupe de réglementation». Elle indique également qu’elle envisage d’examiner des questions liées au travail effectué par des experts externes pour certaines agences de l’Union.

▪ 4. Agence européenne des produits chimiques (ECHA)

Affaire 2186/2012/FOR: Refus de l’ECHA de donner au public accès aux documents

La législation de l’UE impose aux entreprises qui produisent ou importent des produits chimiques de collecter des informations sur les propriétés et les utilisations de ces produits chimiques et d’évaluer s’ils constituent un risque pour l’homme ou l’environnement. Les entreprises doivent soumettre ces informations à l'ECHA, qui les évalue. L’ECHA peut exiger des informations supplémentaires de la part de ces entreprises, ce qui peut impliquer la réalisation d’essais supplémentaires, y compris des essais sur des animaux.

Le plaignant, un militant en faveur du bien-être animal, a demandé à l’ECHA de lui donner accès au public à certains documents relatifs à la prise de décision de l’ECHA sur la question de savoir si certains essais utilisant des animaux étaient effectivement nécessaires. L’ECHA a refusé. Elle a fondé son refus d’accès aux documents sur le fait que la publication des documents entraverait le débat scientifique au sein de l’ECHA. Le Médiateur a enquêté sur la question et a constaté que le processus décisionnel en question était déjà achevé. L’argument selon lequel le processus pourrait être entravé par la publication des documents semblait donc déraisonnable. L'Ombudsman a recommandé que les documents soient divulgués. L’ECHA a accepté de divulguer les documents demandés et, par conséquent, la Médiatrice a clôturé son enquête.

▪ 5. Agence exécutive pour les petites et moyennes entreprises (EASME)

Voir l’affaire OI/8/2013/OV ci-dessus, sous «Affaires Star».

▪ D. Suivi des remarques critiques et autres par institution

▪ 1. Commission européenne

Cas 9 95/2 011/KM: Traitement par la Commission d’une  infraction concernant l’impl e me e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e e

Comme indiqué dans la section ci-dessus intitulée «Recommandations acceptées», la présente affaire concernait une plainte pour infraction déposée auprès de la Commission au sujet de la prétendue non-application par l’Allemagne de certaines dispositions de la directive «vie privée et communications électroniques» de l’EUʹs. La Médiatrice a estimé que le fait que la Commission n’ait pas fourni d’explication complète et approfondie sur les raisons pour lesquelles elle n’avait pas donné suite à certains aspects de la plainte pour infraction constituait un cas de mauvaise administration.

Dans sa réponse à la remarque critique de la Médiatrice, la Commission a accepté, dans le cadre de ses activités de suivi et de réexamen en cours, d’examiner l’arrêt de la Cour de justice dans l’affaire Digital Ri ghts Ireland a nd Seitlin ger a nd Othe rs, ainsi que l’incidence générale des règles de marquage du courrier électronique sur la directive «vie privée et communications électroniques» et son application dans les systèmes juridiques nationaux.

Le Médiateur estime que cet engagement constitue une réponse raisonnable.

Affaire 1661/2011/LP: La Commission n’a pas le pouvoir juridique de recouvrer unilatéralement des fonds auprès des écoles européennes

Une association de parents d'élèves des écoles européennes s'est plainte de la décision de la Commission d'ordonner le recouvrement de fonds auprès de l'une des écoles.

La Médiatrice a enquêté sur la question et a conclu que le statut des écoles européennes n’habilitait pas la Commission à agir unilatéralement. Le Médiateur a présenté une proposition de solution, que la Commission a refusée. Le Médiateur a formulé une recommandation ultérieure, que la Commission n'a pas non plus acceptée. La Médiatrice a clôturé l’affaire en faisant remarquer que l’action unilatérale de la Commission visant à recouvrer des fonds auprès des écoles européennes constituait un cas de mauvaise administration.

La Commission a rejeté la remarque critique du Médiateur. Il a réaffirmé que son recouvrement unilatéral de fonds auprès de l'une des écoles européennes découlait de ses obligations au titre du règlement financier ^[10] et de sa responsabilité en ce qui concerne la contribution de l'UE au budget des écoles européennes. Elle a également estimé qu'aucune disposition de la convention portant statut des écoles européennes ^[11] n'interdit un tel recouvrement unilatéral. Elle a également fait valoir qu’elle avait fait tous les efforts raisonnables pour résoudre la question dans le cadre du système de gouvernance des écoles européennes et qu’il n’existait aucun moyen procédural de porter l’affaire devant la Cour. Enfin, la Commission a réaffirmé son engagement à informer à l’avance le conseil des gouverneurs lorsque, en cas de désaccord, elle a l’intention de prendre des mesures unilatérales pour recouvrer les fonds.

La Médiatrice regrette que la Commission se soit contentée de réitérer les mêmes arguments peu convaincants qu’elle avait présentés au cours de son enquête.

Affaire 503/2012/DK: Prétendue erreur dans la clôture d’une plainte pour infraction

L’affaire concernait le traitement par la Commission d’une plainte concernant une loi irlandaise régissant le droit de travailler en tant qu’architecte. La Médiatrice a clôturé l’affaire par une remarque critique, affirmant que la Commission avait commis une erreur en clôturant la plainte pour infraction du plaignant sans examiner pleinement si les articles 21 à 22 de l’Irish Building Control Act 2007 étaient discriminatoires.

Dans sa réponse, la Commission s’est contentée d’indiquer qu’elle n’était pas d’accord avec l’analyse juridique de la situation du plaignant par le Médiateur et qu’elle avait donc maintenu sa position selon laquelle i) elle avait pleinement examiné la plainte pour infraction du plaignant et ii) les sections pertinentes de l’acte irlandais en question ne sont pas discriminatoires.

La Médiatrice prend acte du désaccord de la Commission avec elle dans cette affaire.

Cas 8 09/2 012/JF: Recouvrement des montants versés par erreur à un ancien  fonctionnaire de l'UE qui n'était pas en mesure de le faire

En raison d’un problème de logiciel, la Commission a versé à un ancien fonctionnaire de l’UE des allocations familiales à charge qu’il n’avait plus le droit de recevoir. Une fois que la Commission a découvert son erreur, elle a commencé à recouvrer le trop-perçu.

L’épouse de l’ancien fonctionnaire a contesté le recouvrement, faisant valoir que ni elle ni son mari n’auraient pu remarquer l’erreur. Elle n’aurait pas pu le remarquer parce qu’elle n’avait jamais été fonctionnaire de l’Union et qu’elle ne connaissait donc pas le système. Son mari n'aurait pas pu le remarquer parce qu'il avait subi un grave accident vasculaire cérébral, ce qui l'a empêché de gérer ses affaires. La Commission a soutenu que, conformément au statut, elle était tenue de récupérer les indemnités versées par erreur.

Au cours de son enquête, le Médiateur a souligné à plusieurs reprises à la Commission que l’état de santé de l’ancien fonctionnaire l’empêchait de remarquer l’erreur et qu’il était injuste d’exiger de son épouse qu’elle ait le même niveau de connaissance du trop-perçu que celui qui peut être exigé, en vertu du statut, d’un ancien fonctionnaire de l’Union. L’épouse de l’ancien fonctionnaire n’était pas le représentant légal de son mari et n’avait jamais travaillé pour l’UE.

En outre, elle a informé les institutions de l’Union de tout changement dans la situation familiale, par exemple si les enfants allaient à l’école ou non. Le Médiateur a donc recommandé à la Commission d'annuler sa décision de recouvrer le trop-perçu.

La Commission a rejeté la recommandation du Médiateur, insistant sur le fait que le recouvrement était fondé sur une interprétation correcte du statut et de la jurisprudence pertinente. Le Médiateur n’était pas d’accord sur le fait que le statut et la jurisprudence y afférente s’appliquaient à l’épouse de l’ancien fonctionnaire. La Médiatrice a été déçue de constater que, bien qu'elle ait reconnu que la récupération avait créé une situation difficile pour la famille, la Commission n'avait pas profité de l'occasion pour minimiser l'impact négatif de son erreur. La Médiatrice a estimé que la récupération était inéquitable et disproportionnée et que la Commission avait commis un cas de mauvaise administration. Elle clôt l'affaire par une remarque critique.

Dans sa réponse à la remarque critique, la Commission a maintenu son point de vue selon lequel les conditions de récupération étaient remplies en l’espèce.

La Médiatrice regrette que non seulement la Commission conteste la constatation de mauvaise administration, mais aussi que rien dans sa réponse ne suggère que le risque qu'une affaire similaire se produise à l'avenir ait été réduit.

Affaire 2093/2012 EIS: La Commission formule d’autres suggestions à la suite de la remarque critique formulée dans une affaire concernant les droits des passagers aériens

Comme indiqué dans la section ci-dessus intitulée «Recommandations acceptées», cette affaire concernait le traitement par la Commission d’une plainte pour infraction relative aux droits des passagers aériens. La Commission a fait valoir que les problèmes subis par le plaignant en l’espèce étaient causés par des «circonstances extraordinaires», ce qui signifiait que le plaignant n’avait pas droit à une indemnisation en espèces en vertu du règlement de l’UE applicable. Par la suite, il a également interrompu la correspondance avec le plaignant. Le plaignant s'est adressé au Médiateur.

Le Médiateur a accepté la position de la Commission en ce qui concerne l'existence de «circonstances extraordinaires» (qui étaient liées aux chutes de neige), de sorte que le plaignant n'avait pas droit à une indemnisation. Toutefois, la Médiatrice a estimé que les règles applicables ne laissent aucun doute sur le fait qu’il appartient au transporteur de prendre l’initiative d’offrir un hébergement à l’hôtel et des services connexes aux passagers en cas de retards importants.

Le Médiateur a recommandé à la Commission de tenir dûment compte du devoir de sollicitude du transporteur à l'égard des passagers aériens lorsqu'elle traitera à l'avenir de telles plaintes pour infraction. En ce qui concerne sa décision d'interrompre la correspondance avec le plaignant, le Médiateur n'était pas d'accord avec l'avis de la Commission selon lequel sa correspondance était "inappropriée" et a adressé une autre recommandation à la Commission à cet égard.

La Commission a accepté, en principe, la deuxième recommandation du Médiateur. Bien que la Commission n'ait pas rejeté la première recommandation du Médiateur, il ressortait clairement de sa réponse qu'elle ne partageait pas le point de vue du Médiateur quant à l'étendue du devoir de sollicitude d'un transporteur à l'égard d'un passager. En clôturant son enquête, la Médiatrice a abordé cette question sous la forme d’une remarque critique. Elle a également transmis sa décision aux commissions compétentes du Parlement, ainsi qu'aux médiateurs nationaux, pour information.

Dans sa réponse à la remarque critique de la Médiatrice, la Commission a estimé que le règlement de l’UE en la matière ne contenait pas d’explication sur la manière ou le cas échéant sur la question de savoir si une indemnisation devait être accordée lorsque différents passagers se trouvaient dans des situations différentes. De l’avis de la Commission, il existe une distinction entre le droit à une compensation financière au titre de l’article 7 du règlement et le droit aux soins au titre de l’article 9. La Commission a déclaré qu'en dehors de l'article 7, le règlement ne fournit aucune base pour toute autre forme de compensation financière. Toutefois, la Commission a suggéré que le plaignant pourrait avoir droit à une indemnisation en vertu du droit national au moyen d’une action en dommages et intérêts pour violation de l’article 9 par le transporteur aérien. Elle a également déclaré que la Convention de Montréal pourrait s'avérer utile pour fournir une base juridique à une telle action.

La Commission a suggéré qu’une solution à la situation dans laquelle les passagers aériens peuvent être contraints de passer la nuit dans un aéroport en raison de «circonstances extraordinaires» pourrait consister à améliorer l’application du règlement par les organismes nationaux chargés de l’application. Elle s’est engagée à traiter cette question avec les ONA.

Bien que la Médiatrice regrette que la Commission continue d’adopter une approche restrictive quant à son interprétation du règlement, elle se félicite que la Commission se soit engagée à traiter cette question avec les ONA.

Affaire 2400/2012/ANA: Traitement par la Commission d'une procédure de passation de marché

L’affaire concernait une procédure d’appel d’offres de la Commission pour la fourniture de services de gestion informatique et de services connexes.

Le plaignant, un consortium dont l'offre pour le marché en question n'a pas été retenue, a fait valoir que la Commission avait attribué le marché à un soumissionnaire qui offrait une solution inférieure à ce qui était exigé par le marché.

Le Médiateur a constaté que, en considérant que l'offre retenue était conforme au cahier des charges, la Commission avait commis un cas de mauvaise administration. Elle a recommandé à la Commission a) de reconnaître la mauvaise administration commise et b) d'examiner la demande d'indemnisation du plaignant.

Compte tenu du refus de la Commission d'accepter les recommandations du Médiateur et de fournir des raisons convaincantes de ce refus, le Médiateur a clôturé l'affaire en adressant deux remarques critiques à la Commission. Dans la première remarque critique, la Médiatrice a souligné que les pouvoirs adjudicateurs devraient veiller à ce que les offres soumises dans le cadre de procédures de passation de marchés publics financées par le budget de l’Union ne soient acceptées et évaluées que si elles respectent tous les critères d’attribution énoncés dans le cahier des charges. En l’espèce, en considérant que l’offre retenue était conforme au cahier des charges, bien qu’elle ait proposé une solution différente de celle spécifiée, la Commission n’a pas satisfait à cette exigence.

Dans la deuxième remarque critique, le Médiateur a rappelé à la Commission que l’obligation de réparer tout préjudice causé fait partie du droit à une bonne administration. Par conséquent, elle a reproché à la Commission d'avoir refusé d'examiner et, par la suite, de réparer les pertes subies par le plaignant en raison du non-respect par la Commission du cahier des charges défini dans sa procédure d'appel d'offres.

En réponse à la première remarque critique, la Commission a soutenu qu’elle n’avait pas commis d’erreur manifeste d’appréciation et qu’elle n’avait donc pas commis de mauvaise administration.

Dans sa réponse à la deuxième remarque critique, la Commission a fait valoir qu'elle avait examiné la demande d'indemnisation du plaignant. Toutefois, étant donné qu'elle maintenait son point de vue selon lequel elle n'avait pas commis de mauvaise administration, elle a estimé que l'allégation du plaignant était infondée et disproportionnée.

Le Médiateur regrette que, dans le cadre d'une procédure d'appel d'offres impliquant d'importantes sommes d'argent public, la Commission maintienne une position contraire aux spécifications de l'appel d'offres et à ses réponses aux questions des soumissionnaires.

Affaire OI/9/2013/TN: La Commission convient d'améliorer encore la procédure de l'initiative citoyenne européenne ʹ (ICE)

Depuis son introduction en avril 2012, l'ICE permet à un groupe d'au moins un million de citoyens de l'UE d'inviter la Commission à proposer une nouvelle législation de l'UE. Après avoir reçu un certain nombre de plaintes, le Médiateur a décidé d'enquêter sur le bon fonctionnement de la procédure d'ICE, ainsi que sur le rôle et la responsabilité de la Commission à cet égard.

À la suite de l’enquête de la Médiatrice, qui comprenait des contributions d’organisateurs d’ICE, d’organisations de la société civile et d’autres personnes intéressées, la Médiatrice a adressé 11 lignes directrices à la Commission en vue de nouvelles améliorations. Tout en notant que la Commission a beaucoup fait pour mettre en œuvre l’ICE de manière conviviale pour les citoyens, la Médiatrice estime qu’il est possible d’en faire davantage. Les lignes directrices de la Médiatrice concernaient des questions telles que: les conseils donnés aux organisateurs en ce qui concerne les compétences de l’UE; les motifs invoqués lors du rejet d’une ICE; le débat public issu d’une ICE, y compris l’audition publique au Parlement européen; et des améliorations du système en ligne de collecte des signatures et de soumission des ICE, en tenant compte des besoins des personnes handicapées et des exigences en matière de données sur les déclarations de soutien.

En réponse aux lignes directrices, la Commission a reconnu les problèmes auxquels les organisateurs d’ICE sont confrontés, tout en faisant valoir que la procédure ICE, dans son ensemble, fonctionne. La Commission s’est engagée à apporter de nouvelles améliorations, dans les limites du cadre juridique existant, et à tenir compte d’autres préoccupations lors de l’examen d’une éventuelle révision du règlement ICE.

La Médiatrice se félicite de la volonté de la Commission d’améliorer le fonctionnement de la procédure d’ICE, ainsi que de ses propositions d’amélioration très concrètes dans certains domaines. Toutefois, elle n’a fait que des déclarations vagues en ce qui concerne les déficiences dans d’autres domaines. Le Médiateur encourage la Commission à respecter ses engagements. Elle encourage également tout citoyen qui continue de rencontrer des problèmes avec la procédure d’ICE, sur des questions pour lesquelles la Commission s’est engagée à apporter des améliorations, à s’adresser à elle. Elle s'efforcera d'apporter son aide dans les limites de son mandat.

Affaire 44/2013/ANA: Traitement par la Commission des modalités de voyage des représentants d’ONG chypriotes turques

L’affaire concernait le traitement par la Commission d’une visite officielle à Bruxelles de membres d’ONG chypriotes turques et faisait suite à une plainte déposée par un ancien député chypriote. Dans sa décision, la Médiatrice a constaté que la Commission n'avait pas présenté avec exactitude les faits en l'espèce. Elle souligne l’importance de fournir des informations précises au Médiateur et invite la Commission à en tirer des enseignements pour l’avenir.

Dans sa réponse, la Commission a informé le Médiateur qu'elle avait amélioré ses procédures en veillant à ce que les participants aux visites à Bruxelles en provenance de Chypre puissent exprimer clairement leurs préférences en matière d'organisation de leur voyage. La Commission a fourni en annexe une preuve de sa nouvelle pratique et a déclaré qu’elle veillerait à ce que la même pratique s’applique à toutes les futures visites officielles de citoyens chypriotes à Bruxelles.

La Médiatrice se félicite de l’engagement pris par la Commission d’améliorer sa procédure et de présenter ses excuses au plaignant. Elle souligne l’importance de sa «remarque complémentaire» en ce qui concerne la fourniture d’informations précises à la Médiatrice.

Affaire 1109/2013/DR: Exclusion d'un réseau d'experts de la Commission

Comme indiqué dans la section ci-dessus intitulée «Solutions acceptées», cette affaire concernait le traitement par la Commission d’une plainte contre un expert qui a ensuite été exclu d’un réseau d’experts de la Commission en raison de son comportement prétendument inapproprié. Le Médiateur a classé l'affaire, reprochant à la Commission de ne pas avoir dûment entendu le plaignant et de ne pas avoir procédé à une évaluation suffisamment approfondie de l'affaire avant de décider de cesser de travailler avec lui.

Dans sa réponse à la remarque critique, la Commission a reconnu qu’elle avait agi rapidement à la suite de la plainte formulée concernant le comportement de l’expert, mais a maintenu son point de vue selon lequel elle l’avait fait pour protéger la réputation de la Commission. Selon elle, elle a agi selon les règles applicables à l'adhésion à ce réseau d'experts. La Commission a également déclaré que sa décision de cesser de travailler avec l’expert ne portait pas atteinte à sa réputation et n’avait pas d’incidence financière négative sur lui.

La réponse de suivi de la Commission est décevante.

Affaire 1205/2013/JF: Audit d'un projet financé par l'UE

La plaignante, une société suédoise, n'était pas d'accord avec les conclusions tirées par la Commission à la suite d'un audit d'un projet pour lequel elle recevait des fonds de l'UE et s'est adressée au Médiateur pour obtenir de l'aide. La Médiatrice a ouvert une enquête sur le prétendu manque d’objectivité de la Commission et le prétendu non-respect des règles applicables.

Le Médiateur n'a constaté aucun cas de mauvaise administration de la part de la Commission, celle-ci ayant fondé ses conclusions sur les informations dont elle disposait à l'époque. Elle a toutefois noté que la plaignante était en possession d'éléments de preuve dont la Commission n'avait pas connaissance. Elle suggère à la Commission d’envisager d’évaluer la déclaration fiscale et les relevés bancaires pertinents que le plaignant lui soumettrait en temps utile.

La Commission a accepté d’évaluer la déclaration fiscale et les relevés bancaires à condition que le plaignant fournisse également les pièces justificatives pertinentes.

La Commission a accepté de donner suite à la suggestion du Médiateur.

Affaire 1756/2013/ZA: Reconnaissance des diplômes nationaux

L’affaire concernait le refus de la Commission d’employer un candidat figurant sur une liste de réserve pour agents contractuels dans les délégations de l’Union parce qu’elle considérait que le diplôme spécifique qu’il détenait (d’un institut de formation continue et d’éducation au développement social de la Fédération Wallonie-Bruxelles en Belgique) n’équivalait pas à un diplôme d’études postsecondaires.

La Médiatrice a souligné que, conformément au droit de l’Union, la Commission doit respecter la nature des diplômes telle que décidée par les autorités nationales qui les délivrent. Elle devrait donc éviter de comparer les heures, les matières et les examens d’un type d’établissement national à un autre, car cela remettrait en cause la décision de l’autorité nationale sur la nature du diplôme.

Le Médiateur a également souligné que la seule exigence prévue dans l’appel à manifestation d’intérêt était que le diplôme d’un candidat soit un diplôme d’études postsecondaires, ce que les autorités belges avaient confirmé en l’espèce. En outre, l’appel à manifestation d’intérêt ne contenait aucune disposition ou description spécifique quant au type de diplôme d’études postsecondaires requis.

La Commission a maintenu sa position initiale. Elle a fait valoir que sa pratique, consistant à ne pas considérer un diplôme d’un institut de formation continue et d’éducation au développement social comme un diplôme d’études postsecondaires, avait été appliquée à toutes les affaires antérieures similaires. Elle a également relevé que, bien que cette pratique ait été contestée dans le cadre de réclamations au titre de l’article 90, paragraphe 2, du statut, elle n’a jamais été contestée devant la Cour de justice. Enfin, elle a relevé qu’une analyse et une évaluation comparatives des diplômes ʹ des candidats garantissent l’égalité de traitement de tous les candidats, ce qui est important compte tenu de la grande diversité des systèmes éducatifs des 28 États membres.

Le Médiateur regrette que la Commission se soit contentée de faire référence à ses pratiques existantes plutôt que de saisir l'occasion de les réexaminer à la lumière de l'analyse du Médiateurʹs.

Affaire 2004/2013/PMC: Traitement par la Commission d’une demande d’accès à des documents relatifs à la surveillance de l’internet par les services de renseignement britanniques

Comme indiqué dans la section ci-dessus intitulée «Recommandations acceptées», la présente affaire concernait le refus de la Commission d’accorder au public l’accès à des documents concernant la surveillance de l’internet par les services de renseignement britanniques. La Médiatrice a recommandé à la Commission d’accorder l’accès à une lettre du ministre britannique des affaires étrangères au vice-président de la Commission de l’époque. Elle a en outre recommandé à la Commission de divulguer deux lettres aux autorités britanniques, ainsi que les plaintes des citoyens y afférentes, ou de justifier correctement les raisons pour lesquelles, selon elle, la divulgation devait être refusée.

La Commission a décidé de divulguer la lettre du ministre britannique des affaires étrangères, acceptant ainsi la première partie de la recommandation du Médiateur. Cependant, elle a maintenu sa position de ne pas divulguer les autres documents, faisant valoir qu'elle enquêtait toujours sur la question de savoir si les programmes de surveillance de masse du Royaume-Uni violaient le droit de l'UE, en particulier en ce qui concerne le droit de l'individu à la protection des données. La Commission a fait valoir que, jusqu’à la clôture définitive de son enquête, la divulgation anticipée du reste des documents aurait une incidence négative sur le dialogue entre les autorités britanniques et la Commission. Plus généralement, elle a fait valoir que sa capacité à mener son enquête efficacement et à décider de la réponse appropriée devrait être protégée contre le risque de pression extérieure. La Commission n’a pas considéré qu’il existait un intérêt public supérieur justifiant la divulgation.

Le Médiateur n'était pas convaincu que la Commission avait dûment justifié sa décision de maintenir son refus d'accorder l'accès du public aux documents restants. Étant donné que la Commission ne semblait pas avoir pris de mesures en ce qui concerne son enquête depuis 2013, la Médiatrice a conclu que le refus de la Commission d’accorder l’accès constituait une mauvaise administration grave, compte tenu de l’importance de la question pour les citoyens de l’Union. Elle clôt son dossier par une remarque critique.

La Commission a répondu qu’elle avait, entre-temps et à la lumière des circonstances factuelles et juridiques prévalant, réévalué les documents en question et décidé d’accorder l’accès aux deux lettres de la Commission, ainsi qu’aux plaintes des citoyens, sous réserve de l’expurgation de données à caractère personnel.

La Médiatrice se félicite de la décision de la Commission de donner accès aux documents pertinents, ce qui devrait contribuer à informer le public de ses actions en matière de surveillance de l’internet par les services de renseignement britanniques.

Affaire 2266/2013/JN: Tenir un registre écrit adéquat des réunions de la Commission tenues dans le cadre de consultations publiques

L'enquête portait sur une demande d'accès à des documents relatifs à des projets de réforme du secteur de l'eau financés par l'UE en Égypte. Le Médiateur a suggéré que la Commission tienne un compte rendu écrit de ses réunions tenues dans le cadre de consultations publiques afin d'accroître la transparence.

La Commission a informé la Médiatrice qu’elle avait identifié des documents d’orientation internes qu’elle modifierait afin de mettre en œuvre sa suggestion. Plus précisément, les instructions de programmation de l’instrument d’aide de préadhésion (IAP) II contiennent désormais des orientations sur la manière d’enregistrer correctement le processus de consultation. En outre, le manuel commun des procédures de la direction générale, qui entrera en vigueur en janvier 2017, indiquera également au personnel comment enregistrer correctement les consultations avec les parties prenantes.

La réponse de la Commission est satisfaisante.

Affaire 2432/2013/NF: Meilleure communication d’informations par la Commission lors de l’émission de notes de débit dans le cadre des contrats de fourniture du Groupe des États d’Afrique, des Caraïbes et du Pacifique

L’affaire concernait l’émission par la Commission de notes de débit dans le cadre d’un certain nombre de contrats de fourniture, que le plaignant avait conclus avec le secrétariat du groupe des États d’Afrique, des Caraïbes et du Pacifique (ʹACP Secretariatʹ) pour mettre en œuvre un programme financé par l’UE. Le plaignant n'a pas respecté un certain nombre de délais de livraison et le Secrétariat ACP, en tant qu'autorité contractante, a imposé des pénalités. Le plaignant s'est adressé au Médiateur au sujet de l'émission par la Commission de notes de débit pour les sanctions. Le Médiateur a constaté que, lors de l'émission des notes de débit, la Commission agissait en sa qualité d'autorité de paiement ʹ au nom du secrétariat ACP et que la Commission ne disposait d'aucune marge d'appréciation à cet égard. Le Médiateur n’a donc constaté aucun cas de mauvaise administration de la part de la Commission. Toutefois, la Médiatrice a émis une autre remarque demandant à la Commission, à l’avenir, d’expliquer aux contractants tiers qu’elle agit au nom du pouvoir adjudicateur tiers lorsqu’elle émet des notes de débit au titre d’une convention de financement dans le cadre d’un accord de coopération de l’UE.

En réponse, la Commission a informé le Médiateur qu'elle avait pris des mesures concrètes pour éviter des malentendus à l'avenir. La «lettre d’information préalable» de la Commission, qui est envoyée à un débiteur avant l’établissement de l’ordre de recouvrement, fournira désormais de meilleures informations. Dans des situations similaires à la présente affaire, la Commission informera explicitement le débiteur des rôles respectifs de l’autorité de paiement et du pouvoir adjudicateur en ce qui concerne l’émission des notes de débit. La Commission a également inclus des instructions pertinentes dans son document d’orientation interne sur les procédures financières et contractuelles, publié par sa direction générale de la coopération internationale et du développement (DG DEVCO).

La Médiatrice se félicite de la suite positive et constructive donnée par la Commission à sa remarque complémentaire.

OI/5/2014/MDC: Résiliation d'une convention de subvention

Cette affaire concernait la décision de la Commission de résilier un contrat de subvention avec une ONG islandaise, au motif que l'Islande avait suspendu ses négociations d'adhésion avec l'UE et qu'aucune aide financière supplémentaire à ce pays n'était donc justifiée. L'Islande a depuis retiré sa candidature.

Le Médiateur a enquêté sur la question et a exprimé son désaccord avec la position de la Commission. Elle a proposé une solution à la Commission, qu'elle a rejetée. Étant donné que la Commission n’a avancé aucun nouvel argument susceptible de modifier l’évaluation du Médiateur et qu’une recommandation n’était pas réaliste à la lumière de la décision claire de la Commission de ne pas reconsidérer sa position, le Médiateur a clôturé cette enquête par une remarque critique. Le Médiateur a particulièrement critiqué le fait que la Commission, dans ses relations avec une ONG d'un pays tiers, n'ait pas donné l'exemple de ces normes que l'UE attend des pays en voie d'adhésion. En l’espèce, les agissements de la Commission ont eu pour effet de porter atteinte non seulement à sa propre réputation, mais aussi à celle de l’Union de manière plus générale.

Dans sa réponse, la Commission a indiqué qu'elle avait pris note des conclusions du Médiateur et que, après avoir examiné l'affaire, elle avait décidé de maintenir sa position antérieure selon laquelle les conditions de résiliation du contrat étaient légalement remplies. La Commission a conclu en déclarant qu’elle ne présenterait pas d’autres observations sur cette affaire, étant donné qu’en novembre 2015, elle a été informée que le bénéficiaire avait engagé une procédure judiciaire contre la Commission en Belgique.

La Médiatrice note que la question est désormais soumise à une juridiction compétente et qu’elle ne peut donc prendre aucune autre mesure en rapport avec l’affaire, conformément au statut de la Médiatrice.

OI/7/2014/NF: La composition des groupes de dialogue civil réunis par la direction générale de l’agriculture de la Commission

La direction générale de l’agriculture de la Commission s’appuie sur les groupes consultatifs pour l’expertise en matière de politique agricole commune (ʹCAPʹ) depuis les années 1960. En 2013, à la suite de la dernière réforme de la PAC menée par l'EUʹ, la Commission a révisé son système de groupes consultatifs et mis en place un nouveau cadre juridique pour ce que l'on appelle désormais ses ʹCivil Dialogue Groups (CDG)ʹ. Les DGC permettent à la Commission de recevoir des conseils et de maintenir un dialogue régulier avec les associations représentatives et la société civile. Le cadre juridique, la décision 2013/767/UE de la Commission, exige désormais une représentation équilibrée des intérêts dans les groupes.

En 2014, la Commission a pris une décision formelle sur la composition et la composition globale des 13 DGC. La Médiatrice a ouvert une enquête d’initiative visant à réexaminer le processus de sélection et la composition finale des groupes. L'examen visait à renforcer la confiance des citoyensʹ dans le processus de sélection et dans le travail général des groupes, qui sont impliqués dans un domaine politique très sensible qui représente une part importante du budget de l'UE. À la lumière de la capacité des groupes ʹ à influencer les questions relatives à la PAC, le Médiateur a souligné que la Commission devrait tout mettre en œuvre pour assurer une représentation équilibrée des intérêts lors de la décision sur la composition des groupes.

L'enquête a montré que la Commission était confrontée à une tâche complexe et difficile. Dans sa décision, la Médiatrice a constaté que la Commission avait élaboré et appliqué une procédure claire de sélection des membres du CDG. Il a également fait des efforts considérables pour améliorer l'équilibre dans les groupes par rapport au passé. Les groupes ont été repensés pour refléter la PAC actuelle: leur taille globale a été réduite; plus de 40 des 68 organisations membres désignées sont nouvelles dans le système; la force des acteurs économiques les plus puissants a été réduite; et la proportion globale d’intérêts non économiques dans les groupes s’est améliorée, quoique de manière marginale.

Toutefois, le Médiateur a constaté un manque de clarté en ce qui concerne ce qui constitue une «représentation équilibrée» des différents intérêts. La Médiatrice a constaté que les documents de la Commission, qui auraient dû préciser l’objectif et la nature de la composition des DGC, manquaient de détails quant à ce que la Commission souhaitait réaliser en termes de représentation équilibrée au sein des groupes et à la manière dont elle entendait y parvenir. En outre, la Médiatrice a estimé qu’il était impossible pour le public de comprendre le processus de sélection des CDG en raison d’un manque d’informations accessibles au public, ce qui limitait la possibilité d’un examen externe de la composition de CDGsʹ.

Le Médiateur a présenté à la Commission dix propositions visant à améliorer le processus global de la DGC. Six de ces propositions concernaient le processus de création des 13 groupes. Ces propositions visaient à assurer une plus grande transparence des processus de sélection et des décisions finales concernant l'appartenance à un groupe. Les quatre autres propositions concernaient la mise en place de CDG à l'avenir. Ces propositions ont mis l'accent sur la nécessité d'une meilleure description préalable de ce qui constituerait une représentation équilibrée des intérêts et de la composition souhaitée des groupes.

Dans sa réponse de suivi, la Commission a largement accepté les propositions de la Médiatrice concernant les groupes existants ou a fourni des explications adéquates quant aux raisons pour lesquelles aucune autre action ne serait nécessaire ou appropriée. En réponse aux propositions concernant les futurs GDC (qui devraient être établis après 2020), la Commission a exprimé sa volonté de tenir compte des propositions de la Médiatrice. Deux propositions concernant la représentation équilibrée des groupes ont ensuite été intégrées dans l’enquête d’initiative plus générale OI/6/2014/NF de la Médiatrice sur la transparence et la composition des groupes d’experts de la Commission.

La Médiatrice estime que le suivi de la Commission est satisfaisant [12].

Voir l’affaire OI/8/2014/AN ci-dessus, sous «Affaires Star».

Voir l’affaire OI/10/2014/RA ci-dessus, sous «Affaires Star».

Affaire 240/2014/FOR: Prétendue absence de consultation publique de la Commission concernant une liste de projets d’infrastructures énergétiques

En l’espèce, la Médiatrice a estimé que les règles applicables nécessitaient une vaste consultation publique sur l’incidence des différents projets à mener par les autorités nationales. Elle souligne que la consultation publique implique la fourniture d’informations détaillées au public sur des projets individuels et l’organisation de réunions publiques sur des projets individuels au niveau local. La Médiatrice a estimé que la consultation publique de la Commission sur la création d'une liste de projets d'infrastructures énergétiques à financer en priorité par la Commission ne devrait pas reproduire ce processus de consultation au niveau national. La Médiatrice a donc conclu que la Commission avait raison d'appliquer une approche paneuropéenne à la consultation qu'elle a menée.

Toutefois, le Médiateur a formulé une remarque critique concernant le fait que la Commission n’a pas mis un document pertinent (la liste des projets) à la disposition du public pendant la période de consultation dans des langues autres que l’anglais. Elle ajoute que la Commission devrait s'efforcer d'utiliser des moyens plus dynamiques pour faire connaître ses consultations publiques au public.

Dans sa réponse de suivi, la Commission a indiqué qu'elle consacrait des ressources importantes à ses consultations publiques, en vue d'élargir la participation des citoyens, des associations et d'autres parties prenantes au processus décisionnel de l'UE. La Commission a reconnu que le multilinguisme est essentiel pour permettre aux citoyens d’exercer leur droit de participer à la vie démocratique de l’UE, même si l’adhésion au multilinguisme est parfois soumise à des contraintes de temps et à des ressources disponibles. La Commission a indiqué que, pour les projets relevant du programme des réseaux transeuropéens d'énergie (RTE-E), elle suit déjà la suggestion contenue dans les conclusions du Médiateur et que le processus de consultation publique a été mis à jour et renforcé à cet égard.

La Commission a fait remarquer qu'elle avait récemment mené une consultation publique sur la deuxième liste de projets d'intérêt commun (PIC) proposée. L’avis de consultation publique correspondant a été publié dans 23 langues officielles de l’UE sur les sites web «Votre point de vue sur l’Europe» et «DG Énergie». La Commission a spécifiquement demandé aux promoteurs de projets de fournir des informations dans leurs réponses, tant en anglais que dans les langues nationales, afin de permettre aux citoyens de participer pleinement à la consultation publique. Plus de 600 réponses ont été soumises à la consultation dans différentes langues officielles ^{de l’UE [13].}

En ce qui concerne la remarque complémentaire du Médiateur, la Commission a indiqué qu'elle avait déjà mis au point trois outils de communication dans le but d'accroître la transparence et la participation du public au processus décisionnel de l'UE.

Le premier outil, «PCI Map Viewer»[14], est une carte interactive qui fournit des informations sur les projets d’intérêt commun, telles que les plans de mise en œuvre, les fonds alloués et les spécifications spécifiques aux projets.

Le deuxième outil est un service en ligne fourni par la Commission pour créer des espaces de travail collaboratifs [15]. Il est divisé en catégories et groupes d'intérêt, ce qui permet aux membres du groupe de partager des informations et des ressources.

Le troisième outil est un Grid Infrastructure Toolkit ^[16], qui a été élaboré à la suite de discussions avec différentes parties prenantes et de recherches ciblées [17]. La boîte à outils fournit aux utilisateurs des composants essentiels pour une communication de projet réussie et inclusive et l'intégration des parties prenantes.

La Médiatrice estime que la Commission a répondu de manière adéquate à ses conclusions.

Affaire 400/2014/DK: Communication de la Commission en matière d'aides d'État

L’affaire concernait le fait que la Commission n’avait prétendument pas informé le plaignant du «statut prioritaire» d’une plainte en matière d’aides d’État qu’il avait déposée en août 2013. Au cours de son enquête, le Médiateur a constaté que, entre-temps, la Commission avait informé le plaignant que sa plainte ne serait pas traitée en priorité. Toutefois, elle a également constaté que la Commission n’avait pas expliqué les motifs de sa décision.

Le Médiateur a clôturé l'affaire par la remarque critique selon laquelle le fait que la Commission n'ait pas informé le plaignant, dans un délai raisonnable, si sa plainte en matière d'aides d'État était une affaire prioritaire ou non constituait un cas de mauvaise administration.

Dans sa réponse, la Commission a accepté les conclusions du Médiateur et déclaré qu'elle s'efforce d'assurer une communication régulière et efficace avec les citoyens qui soumettent des informations sur le marché ou des plaintes formelles dans le cadre des procédures en matière d'aides d'État. La Commission s’est engagée à continuer de renforcer ce principe au moyen d’une formation interne, afin de veiller à ce que tous les membres du personnel concernés connaissent les exigences énoncées dans le «code de bonnes pratiques».

La réponse de la Commission est satisfaisante.

Affaire 402/2014/PMC: Délai de collecte des signatures pour une initiative citoyenne européenne

Conformément aux règles régissant les initiatives citoyennes européennes (ICE)[18], les organisateurs disposent d’un délai de douze mois pour recueillir des signatures et des déclarations de soutien. Un groupe de citoyens à l’origine d’une initiative citoyenne européenne (ICE) particulière s’est dit préoccupé par le fait que le système en ligne de collecte des signatures et des déclarations donne aux organisateurs moins de douze mois complets, en particulier s’ils choisissent d’utiliser leur propre logiciel, plutôt que celui fourni par la Commission. Le délai de douze mois commence à courir à compter de la date d’enregistrement, qui est une condition préalable à l’accès complet au système de collecte en ligne de la Commission. Toutefois, la collecte en ligne de signatures et de déclarations ne peut commencer que lorsque le système de collecte en ligne a été certifié par l’autorité nationale compétente, ce qui peut prendre jusqu’à un mois.

La Commission a estimé que le règlement ICE ne garantissait pas aux organisateurs douze mois complets pour recueillir des signatures en ligne. Toutefois, il a informé le Médiateur qu'il s'efforçait de faciliter le processus.

Le Médiateur a estimé que, sur la base de la législation en vigueur, la position de la Commission était raisonnable et a conclu qu'il n'y avait pas eu de mauvaise administration. Elle suggère toutefois que la Commission informe les organisateurs d’ICE, qui ont l’intention d’utiliser un logiciel autre que celui fourni par la Commission pour leur système de collecte en ligne, de son évaluation préliminaire de la recevabilité de leurs propositions d’initiatives. Les organisateurs d’ICE qui utilisent les logiciels et les services d’hébergement fournis par la Commission sont informés de la conclusion préliminaire de la Commission selon laquelle une ICE remplit les critères d’enregistrement lorsqu’ils reçoivent une convention d’hébergement. Il importe de veiller à ce que les organisateurs d’ICE qui souhaitent utiliser leurs propres services d’hébergement soient traités de la même manière que ceux qui souhaitent utiliser le logiciel fourni par la Commission. Leur fournir une évaluation préliminaire permettrait de s'assurer qu'ils ne gaspillent pas inutilement leurs efforts financiers et organisationnels.

La Commission a répondu qu’elle ne pouvait pas informer les organisateurs avant de prendre une décision formelle quant à la recevabilité des initiatives, étant donné que, jusqu’à ce moment-là, la décision pouvait être sujette à modification. Toutefois, la Commission a également indiqué qu’elle était consciente que le processus d’ICE posait des problèmes de calendrier et qu’elle avait l’intention d’approfondir la question.

La Médiatrice regrette que la Commission ne soit pas disposée à mettre en œuvre sa remarque complémentaire, qui visait à garantir l'égalité de traitement entre ceux qui utilisent leurs propres logiciels et ceux qui utilisent les logiciels et les services d'hébergement fournis par la Commission. Elle espère toutefois que la Commission saisira cette occasion pour aborder les questions de calendrier dans le contexte de la révision du règlement ICE.

Affaire 659/2014/JF: Communiquer clairement avec les entrepreneurs

Le plaignant a été remplacé de son poste d’expert au sein d’un consortium, dans le cadre de la candidature du consortium à un «contrat de services» financé par l’UE, à la suite d’une demande de la Commission. La Médiatrice a relevé des lacunes dans la manière dont la Commission avait communiqué avec le consortium et a formulé une remarque critique.

Dans sa réponse, la Commission a regretté que le plaignant ait reçu des informations imprécises et trompeuses et a assuré le Médiateur qu'elle donnerait instruction à son personnel de veiller tout particulièrement à communiquer de manière claire et non ambiguë lorsqu'il traite avec des contractants.

La Commission a pris des mesures pour éviter à l'avenir une communication peu claire avec les contractants.

Affaire 685/2014/MHZ: La Commission refuse d'accorder l'accès aux documents

Le plaignant a présenté une demande d’accès du public à des documents en vue d’obtenir une correspondance entre la Commission et les autorités polonaises concernant les coûts liés au dépôt de demandes en justice dans le cadre de procédures de passation de marchés publics en Pologne. La Commission a invoqué une exception au droit d’accès du public et a retenu les documents demandés, affirmant qu’elle devait protéger une enquête en cours sur l’affaire. Elle n'a pas accepté l'argument du plaignant selon lequel la divulgation présentait un intérêt public supérieur, étant donné que de nombreuses plaintes à ce sujet avaient été soumises au Tribunal constitutionnel polonais (ci-après le «PCT»).

Sur la base de son enquête, la Médiatrice a conclu que la Commission n'avait pas dûment justifié sa décision. Étant donné que le PCT avait entre-temps annulé la législation nationale pertinente et que l'enquête de la Commission était donc devenue redondante, le Médiateur a suggéré que la Commission puisse envoyer de manière proactive au plaignant les documents demandés sans avoir besoin d'une nouvelle demande d'accès aux documents, mais la Commission a insisté pour que la procédure administrative correcte soit respectée dans chaque cas. Le plaignant s'est par la suite vu accorder l'accès après avoir présenté une nouvelle demande. Le Médiateur a décidé de clore l’affaire en formulant deux remarques critiques.

Dans sa réponse, la Commission a rejeté les conclusions de mauvaise administration du Médiateur. En ce qui concerne la remarque du Médiateur selon laquelle la Commission n’avait pas démontré qu’elle avait correctement apprécié l’existence éventuelle d’un intérêt public supérieur, la Commission a réitéré sa position antérieure, notamment le raisonnement juridique exposé dans sa réponse à la «demande confirmative». Elle a conclu que son appréciation d’un intérêt public supérieur avait été effectuée avec exactitude et que l’exception de non-divulgation des documents avait été correctement appliquée.

En ce qui concerne son insistance sur la nécessité pour le plaignant de présenter une nouvelle demande d’accès aux documents, la Commission a expliqué qu’il s’agit de la procédure administrative la plus équitable et la plus efficace, ce qui garantit également la sécurité juridique.

La Médiatrice note que la Commission n’a pas adopté une approche proactive pour rendre les documents publics dans cette affaire importante, même après la fin de son enquête. La Médiatrice regrette que rien dans la réponse de la Commission n'indique que le risque d'une mauvaise administration similaire à l'avenir ait été réduit.

Affaire 904/2014/OV: Plus de transparence sur les règles régissant les consultations publiques de la Commission

La plainte portait sur le fait que la Commission n'aurait pas procédé à une consultation publique adéquate avant d'élaborer sa proposition de règlement concernant le marché unique européen des communications électroniques et un continent connecté. Cette proposition portait, entre autres, sur la suppression progressive des frais d'itinérance.

Le plaignant a allégué que la Commission avait eu tort d'utiliser l'appel à l'urgence figurant dans les conclusions du Conseil européen du printemps 2013 pour justifier la précipitation du processus de consultation. En outre, elle a fait valoir que la Commission n’avait pas i) identifié les différents types de parties prenantes à consulter, ii) répondu aux points soulevés par le comité d’analyse d’impact, iii) procédé à une consultation interservices appropriée et iv) tenté délibérément de dissimuler l’absence de consultation publique.

Le Médiateur n’a constaté aucun cas de mauvaise administration en ce qui concerne l’une ou l’autre des questions soulevées. En ce qui concerne la consultation publique limitée de la Commission, la Médiatrice a estimé que le fait que la Commission se fonde sur son propre droit de fixer des priorités politiques et de faire des choix politiques était raisonnable dans le contexte particulier de la proposition législative. Elle ajoute toutefois que la Commission devrait modifier sa communication de 2002 [19], qui fixe les règles relatives à la consultation publique en ce qui concerne les propositions législatives. De l’avis de la Médiatrice, ces règles devraient fournir des orientations plus spécifiques sur les circonstances limitées dans lesquelles, exceptionnellement, le niveau minimal standard de consultation publique n’a pas besoin d’être entrepris.

La Commission a accepté la remarque complémentaire de la Médiatrice et l'a informée qu'elle avait publié de nouvelles lignes directrices sur la consultation des parties prenantes [20] stipulant que, pour chaque nouvelle initiative législative, évaluation ou bilan de qualité et livre vert, une stratégie de consultation devrait être établie. Cette stratégie de consultation devrait contenir les objectifs de la consultation, les parties prenantes ciblées, les outils et instruments envisagés et, si nécessaire, une explication des raisons pour lesquelles, exceptionnellement, aucune consultation publique, ou seulement une consultation publique limitée, ne serait envisagée. Cette stratégie de consultation devrait être exposée dans la feuille de route ou «analyse d’impact initiale», qui décrit les initiatives prévues par la Commission et est publiée sur le site web de la Commission. La stratégie de consultation devrait également être publiée sur le site web de la consultation lié à l’initiative spécifique, ainsi que le rapport de synthèse décrivant les résultats globaux des travaux de consultation et les retours d’information, à la fin du processus.

La Médiatrice se félicite de la suite constructive donnée par la Commission à sa nouvelle remarque.

Affaire 943/2014/MHZ: La Commission prend des mesures pour améliorer la procédure de traitement des demandes d'accès du public aux documents

Le plaignant, un agriculteur polonais, a présenté à la Commission une demande d'accès du public aux documents concernant deux affaires EU Pilot contre la Pologne. À la suite d’une réponse insatisfaisante de la Commission, il s’est adressé au Médiateur, qui a estimé que le traitement de la demande par la Commission ne répondait pas aux exigences d’une bonne administration. La Commission a ensuite accordé l’accès aux documents en question et a promis d’apporter des modifications à ses procédures afin de minimiser le risque que des erreurs similaires se reproduisent à l’avenir.

La Médiatrice a clôturé l’affaire, mais a noté, dans une autre remarque, que des améliorations étaient nécessaires pour faire en sorte que la procédure de traitement des demandes d’accès aux documents soit plus axée sur les citoyens et plus conviviale.

Dans sa réponse, la Commission a expliqué que les mesures nécessaires avaient été prises pour réviser ses modèles standard de lettres et de projets. La Commission a également précisé que le délai pour présenter une demande confirmative court à compter de la date à laquelle le demandeur reçoit la réponse à la demande initiale dans la langue de sa demande.

La Commission a également clarifié la procédure d’approbation interne en ce qui concerne le traitement des demandes d’accès aux documents. En ce qui concerne l’application uniforme des délais, la Commission explique que les modalités internes au sein de la direction générale concernée (DG Agriculture et développement rural) ont été améliorées afin de garantir une livraison harmonieuse et en temps utile des documents demandés. À cet égard également, son vade-mecum interne, qui définit des lignes directrices sur les demandes d’accès aux documents, contient une disposition qui permet une prolongation de 15 jours des délais dans des cas exceptionnels uniquement, par exemple lorsqu’il s’agit de dossiers volumineux, en raison d’un grand nombre de documents demandés ou s’il est nécessaire de consulter un tiers. Le vade-mecum interne a été distribué à l’ensemble du personnel, à qui il a été rappelé la nécessité d’une coopération rapide dans le traitement des demandes.

Bien que la Médiatrice ne soit pas d’accord avec la référence faite par la Commission à la consultation d’un tiers en tant que circonstance exceptionnelle, elle apprécie la réponse globalement constructive de la Commission à sa remarque complémentaire et se félicite de l’engagement de la Commission à améliorer les procédures pertinentes.

Affaire 1381/2014/PL: Assurer une communication fluide et régulière avec les plaignants dans les plaintes en matière d’aides d’État

Le plaignant, un député espagnol, a déposé une plainte auprès du Médiateur, alléguant que la Commission n'avait pas décidé dans un délai raisonnable s'il convenait d'ouvrir une procédure formelle d'examen à l'égard d'une plainte en matière d'aides d'État. La plainte, déposée en décembre 2012, concernait une aide d’État présumée accordée par les Pays-Bas dans le secteur de la construction navale.

La Médiatrice a enquêté sur la question et n’a constaté aucun cas de mauvaise administration de la part de la Commission. En particulier, la Médiatrice a noté que les plaignants avaient soumis des informations complémentaires à la Commission en décembre 2013. En conséquence, des éclaircissements supplémentaires ont été nécessaires de la part des autorités néerlandaises pour compléter l'évaluation de la Commission. La Commission a précisé qu’elle n’ouvrirait une procédure formelle d’examen en matière d’aides d’État que si elle avait des doutes sérieux quant à la compatibilité des mesures avec le marché intérieur, sur la base des informations et des éléments de preuve dont elle disposait. Cette évaluation ne peut être effectuée que lorsque les informations sont complètes.

À la suite de la communication des nouvelles informations, la Commission a obtenu le point de vue des autorités néerlandaises le 29 avril 2014. En février 2015, la Commission a conclu qu’il n’y avait pas lieu d’ouvrir une enquête formelle en matière d’aides d’État. Dans sa décision, la Médiatrice a noté que la Commission avait ainsi traité la plainte dans un délai de douze mois à compter de la réception de toutes les informations pertinentes.

Le Médiateur a donc décidé de clore l’affaire en concluant à l’absence de mauvaise administration. Toutefois, elle a noté que la Commission n’avait pas toujours informé le plaignant en temps utile des mesures prises dans le cadre de son enquête préliminaire en cours. Elle a également fait la remarque suivante à la Commission: "La Commission devrait garder à l'esprit l'importance d'une communication fluide et régulière avec les plaignants dans les plaintes en matière d'aides d'État."

Dans sa réponse, la Commission est tout à fait d’accord avec le Médiateur sur l’importance d’une communication fluide et régulière avec les plaignants dans les plaintes relatives aux aides d’État et a déclaré qu’elle continuerait à mettre en évidence ce principe lors des sessions de formation internes.

La Médiatrice se félicite de la suite positive donnée par la Commission à sa nouvelle remarque.

Affaire 121/2015/NF: Un litige contractuel

Bien que la Commission ait donné suite de manière positive aux remarques critiques et complémentaires du Médiateur dans cette affaire, il n’a pas été possible de publier des détails par crainte d’aggraver le différend contractuel entre le plaignant et la Commission.

Affaire 174/2015/FOR: Prétendus intérêts d'un membre d'un comité scientifique évaluant les risques liés à l'élimination des implants mammaires PIP

Le Médiateur a enquêté sur la question d’un prétendu conflit d’intérêts et a constaté que l’expert concerné n’avait pas initialement déclaré tous ses intérêts. Toutefois, lorsque la Commission lui a demandé de produire les informations pertinentes montrant qu’il n’était pas en conflit d’intérêts, il l’a fait. La Médiatrice a conclu que la Commission avait eu raison de conclure, après avoir examiné ces nouvelles informations, que l’expert ne se trouvait pas dans une situation de conflit d’intérêts.

Le Médiateur a toutefois estimé que le plaignant était à juste titre préoccupé lorsqu’il a découvert que la Commission ne disposait pas initialement des informations nécessaires pour prendre position sur l’indépendance de l’expert. Le Médiateur a donc formulé des suggestions d'amélioration en ce qui concerne la manière dont la Commission recueille et analyse ces informations. La réponse de la Commission montre qu’elle est consciente de la nécessité d’une grande vigilance dans ce domaine et qu’elle est disposée à prendre les mesures nécessaires pour traiter cette question.

La Médiatrice se félicite des mesures prises par la Commission pour renforcer la manière dont elle surveille les éventuels conflits d’intérêts en élaborant des lignes directrices qui s’appliqueront à tous les services de la Commission, y compris en ce qui concerne les déclarations d’intérêts.

Affaire 258/2015/EIS: la Commission convient d’améliorer les procédures de traitement des demandes d’interprétation en langue des signes lors d’événements

Le plaignant est sourd et utilise la langue des signes. Elle s’est inscrite à la «journée d’information sur le sport Erasmus+» organisée par la Commission et l’Agence exécutive «Éducation, audiovisuel et culture» (EACEA). Lorsqu'elle a présenté sa demande de participation à l'événement, la plaignante a demandé qu'une interprétation internationale en langue des signes soit assurée. Elle souhaite participer à l’événement avec un représentant de l’Organisation européenne du sport des sourds (EDSO).

Les organisateurs ont ensuite informé le plaignant qu’il n’y avait pas d’interprètes internationaux en langue des signes disponibles. Le plaignant a répondu que le représentant de l'EDSO avait déjà acheté son billet d'avion car il avait été amené à croire qu'il y aurait des interprètes disponibles. En l'absence de confirmation d'une autre forme d'interprétation, le plaignant n'a pas assisté à l'événement.

Le plaignant a déposé une plainte auprès du Médiateur. En particulier, elle s'est plainte du fait que la Commission n'avait pas fourni d'interprétation internationale en langue des signes pour lui permettre de participer à l'événement en question. Elle indique également qu’elle souhaiterait que les organisateurs de l’événement trouvent une solution au problème, par exemple en fournissant les informations qu’elle a manquées par d’autres moyens, tels que la transcription de la journée et/ou la fourniture d’une vidéo de l’événement avec interprétation en langue des signes. Elle indique également que le représentant de l’EDSO s’est rendu à Bruxelles en vain et devrait donc recevoir une compensation pour ses frais de voyage.

Dans ses réponses au Médiateur, l’EACEA s’est excusée auprès du plaignant et a déclaré que si le plaignant avait eu une expérience similaire dans le passé, c’était parce qu’aucune demande officielle d’interprétation en langue des signes n’avait été formulée au cours de la phase d’enregistrement. L’EACEA a indiqué qu’elle avait été en contact avec le représentant de l’EDSO afin de rembourser ses frais de voyage. En ce qui concerne les événements futurs, l’EACEA continuera d’accorder une attention particulière à ces demandes afin de pouvoir offrir ce service sur demande.

La Médiatrice a clôturé l’affaire, suggérant qu’il serait approprié que l’EACEA réexamine ses dispositions existantes en matière d’interprétation en langue des signes. S'il estime que ces dispositions ne sont pas suffisamment développées pour assurer l'interprétation en langue des signes (de sa propre initiative ou, dans le cas de besoins particuliers de soutien, moyennant un préavis raisonnable), il devrait alors prendre des mesures pour réviser ses dispositions afin d'améliorer sa capacité à répondre aux besoins de soutien des personnes handicapées.

Dans le cas de manifestations publiques qui ne s'adressent pas spécifiquement aux personnes handicapées, il serait également important de veiller à ce que les personnes handicapées souhaitant assister à de telles manifestations puissent facilement le faire. Ces observations s’appliquent non seulement à l’EACEA, mais aussi à la Commission et à toutes les institutions et agences de l’UE.

La Commission a répondu qu’elle améliorerait les canaux de communication entre les services lors de l’organisation de la prestation d’interprétation en langue des signes et qu’elle continuerait à tenir une liste d’interprètes possibles. Elle a également indiqué que l’EACEA avait mis en ligne des vidéos de l’événement et les avait communiquées au plaignant. Le représentant de l’EDSO a été contacté au sujet du remboursement de ses frais de voyage. Enfin, la Commission a déclaré que les participants à une manifestation similaire à venir qui avaient demandé une interprétation en langue des signes avaient été priés de ne pas prendre d'engagements financiers tant qu'ils n'avaient pas reçu confirmation de la présence d'interprètes.

Le Médiateur est heureux de constater que la Commission a accordé toute l'attention voulue à cette question et a mis en œuvre des procédures pour s'assurer qu'elle est mieux à même de traiter ces demandes à l'avenir.

▪ 2. Cour des comptes européenne (CCE)

Affaire 1043/2015/PMC: Absence de réponse correcte en allemand

Le plaignant s'est plaint de la qualité linguistique de la réponse de la Cour à sa demande d'informations. Alors que sa demande était rédigée en allemand, la Cour avait répondu en anglais, en joignant ce que le plaignant prétendait être une traduction en allemand erroné. De l'avis du plaignant, cette action était contraire à son droit fondamental d'écrire aux institutions de l'UE dans l'une des langues officielles de l'UE et de recevoir une réponse dans la même langue.

Au cours de l'enquête du Médiateur, la Cour (i) a reconnu qu'il y avait des problèmes avec sa traduction et, plus important encore, (ii) a rapidement fourni une traduction correcte en allemand de sa réponse à la demande d'information du plaignant. Le plaignant était satisfait de la qualité de la traduction fournie. Étant donné qu’il n’était pas tout à fait clair si l’action de la Cour se limitait à l’affaire en cause ou constituait une lacune systémique, la Médiatrice a demandé à la Cour de s’assurer que le problème identifié n’était pas de nature systémique.

Dans sa réponse, la Cour a indiqué que les réponses rédigées dans une langue différente de celle de la demande seront désormais systématiquement envoyées à son service interne de traduction afin de vérifier la qualité des traductions.

La Médiatrice estime qu’en vérifiant catégoriquement la qualité des réponses qui doivent être traduites, la Cour a répondu de manière satisfaisante (et avec une rapidité louable) à sa remarque complémentaire.

▪ 3. Service européen pour l'action extérieure (SEAE)

Affaires 26 /2 01 1/DK et 1 3 07/2012/D K: Protection des lanceurs d'alerte dans un État membre ou dont le SEAE est responsable

Comme indiqué dans la section ci-dessus intitulée «Solutions acceptées», la Médiatrice a constaté en l’espèce que le SEAE ne disposait d’aucune règle en matière de protection des lanceurs d’alerte sur laquelle le plaignant aurait pu s’appuyer en tant que membre du personnel de la mission de police de l’Union européenne en Bosnie-Herzégovine. Elle a donc formulé, dans sa décision de clôture de la plainte, une autre remarque selon laquelle les services de l’AEE devraient mettre en place des procédures et une formation du personnel afin de s’assurer que les erreurs commises dans l’affaire ne se reproduisent pas. La Médiatrice a également suggéré que le SEAE élabore des règles appropriées pour la protection des lanceurs d’alerte.

Dans sa réponse, le SEAE a indiqué qu’il avait déjà décidé d’organiser une formation du personnel afin de veiller à ce que les erreurs commises dans le cas du plaignant ne se reproduisent pas et qu’il avait chargé toutes les missions civiles relevant de la politique de sécurité commune et de la politique de clôture de mettre en œuvre des procédures opérationnelles standard sur la protection des lanceurs d’alerte.

La Médiatrice note avec satisfaction que le SEAE a pleinement répondu à ses suggestions formulées dans la remarque complémentaire. Les mesures de suivi prises par le SEAE sont donc appropriées et satisfaisantes.

▪ 4. Comité économique et social européen (CESE)

Affaire 1770/2013/JF: Non-reconnaissance par le CESE d’actes répréhensibles liés à la réaffectation d’un membre du personnel

Comme indiqué dans la section ci-dessus intitulée «Solutions acceptées», le Médiateur a enquêté sur une affaire concernant la réaffectation d’un membre du personnel du CESE de son poste de chef d’unité à celui d’administrateur. Le Médiateur a estimé que la réaffectation constituait une sanction disciplinaire secrète, sans aucune procédure disciplinaire. Étant donné que le membre du personnel n’avait pas eu la possibilité de se défendre, la sanction était un abus de pouvoir et une violation de la charte des droits fondamentaux de l’Union européenne. Le Médiateur a formulé un certain nombre de propositions pour régler l’affaire à l’amiable, notamment pour que le CESE annule sa décision de réaffecter le membre du personnel.

Le CESE a refusé d’annuler sa décision de réaffectation, sans donner de motifs convaincants. La Médiatrice a donc clôturé l’affaire en critiquant le fait que le CESE n’ait pas reconnu ses propres actes répréhensibles.

Dans sa réponse à la remarque critique du Médiateur, le CESE a maintenu sa décision de réaffectation, sans fournir d’explications supplémentaires.

Le Médiateur regrette que le CESE refuse de reconnaître ses actes répréhensibles bien qu’il ait eu de nombreuses occasions de le faire. Les membres du personnel du CESE ont une confiance légitime dans le fait que le CESE agit conformément aux règles applicables aux relations de travail entre les institutions de l’UE et leur personnel, telles qu’interprétées par la Cour de justice de l’UE. Le comportement du CESEʹ dans cette affaire sape la confiance que son personnel a le droit d'avoir dans le respect de ses droits individuels. L’affaire est d’autant plus grave que le CESE a violé la charte des droits fondamentaux.

▪ 5. Banque européenne d'investissement (BEI)

Affaire 349/2014/OV: Accès du public à un rapport d'enquête de la BEI sur des allégations d'évasion fiscale dans le cadre d'un projet minier en Zambie

La plainte concernait le refus de la BEI d'accorder au plaignant, une ONG qui milite contre l'évasion fiscale dans les pays en développement, l'accès à un rapport d'enquête de l'Inspection générale de la BEI sur des allégations d'évasion fiscale par une société à laquelle la BEI avait accordé un prêt pour un projet minier en Zambie.

Considérant que l'enquête en question avait été clôturée en 2011, le Médiateur a recommandé à la BEI de reconsidérer son refus et soit d'accorder l'accès à une version expurgée du rapport, soit, si cela n'était pas possible, de fournir au plaignant un résumé significatif des principales conclusions du rapport. Dans sa réponse, la BEI a communiqué un résumé au plaignant et l'a publié sur son site Internet.

Étant donné que le résumé ne contenait pas d’informations supplémentaires sur les principales conclusions, la Médiatrice a conclu que le résumé ne pouvait pas être considéré comme un ajout significatif aux informations déjà disponibles. En outre, la Médiatrice a constaté que la BEI n’avait pas respecté les règles de sa propre «politique de transparence» dans sa décision sur cette affaire. Elle a clos son enquête par deux remarques critiques.

Dans sa réponse, la BEI a indiqué qu’elle avait revu sa politique de transparence, qui prévoit désormais expressément une présomption de confidentialité pour les documents et informations relatifs à ses enquêtes (clôturées), mais prévoit également la possibilité de divulguer un résumé des enquêtes clôturées. La BEI a considéré qu'elle avait ainsi trouvé une solution équilibrée, en tenant compte de tous les intérêts en jeu. Il a en outre maintenu son point de vue selon lequel le résumé qu'il avait communiqué au plaignant et publié sur son site Web était conforme à la recommandation du Médiateur.

La Médiatrice regrette que la BEI conteste sa conclusion dans cette affaire en ce qui concerne le résumé qui a été mis à disposition.

En outre, la Médiatrice note que la BEI a, entre-temps, publié sa politique de transparence modifiée du Groupe BEI. En prévoyant une présomption de confidentialité même après la clôture des enquêtes, la BEI rend difficile l'accès du public à ses rapports d'enquête. Le Médiateur examine actuellement une plainte relative à la politique de transparence [21].

▪ 6. Office européen de sélection du personnel (EPSO)

Affaire 827/2014/PL: Communication par l'EPSO d'informations aux candidats

L'affaire concernait une procédure de sélection CAST/S/1/2011 pour les traducteurs. L’EPSO a refusé de fournir au plaignant i) les noms des membres du jury de sélection et ii) une copie du texte qui devait être traduit au cours de l’épreuve. La Médiatrice a ouvert une enquête, à la suite de laquelle l’EPSO a décidé de divulguer à l’avenir les noms des membres du jury de sélection dans le cadre des procédures CAST. EPSO a également fourni au plaignant une copie du document demandé.

Le Médiateur a également fait observer que l’EPSO devrait envisager, lors des futurs concours de traduction, de fournir de manière proactive le texte original lorsque le texte non marqué est fourni. Compte tenu de la remarque complémentaire du Médiateur, l’EPSO a établi de nouvelles règles générales applicables aux concours généraux, selon lesquelles l’EPSO publiera automatiquement sur son site internet la source des textes utilisés lors des concours une fois que les résultats auront été établis et communiqués aux candidats.

En acceptant de divulguer aux candidats les textes originaux utilisés dans les concours, ainsi que les noms des membres du comité de sélection, EPSO a amélioré ses pratiques administratives. Le Médiateur conclut que l'EPSO a ainsi accru la transparence, l'objectivité et l'équité des concours qu'il organise.

Affaire 1881/2014/NF: Publication d’informations complètes et exactes sur les points minimaux requis pour que les candidats puissent se qualifier pour le tour suivant des concours de recrutement

L'affaire concernait l'exclusion du plaignant d'un concours général de recrutement organisé par l'EPSO, qui couvrait deux grades salariaux. Le plaignant a passé les tests d'accès pour le grade supérieur du concours et a obtenu la note de passage nécessaire. Lorsque le jury a constaté que le plaignant n'avait pas une expérience professionnelle suffisante pour participer au grade supérieur du concours, il a réaffecté le plaignant au grade inférieur du concours. Par rapport aux candidats qui avaient passé les tests d'accès au grade inférieur du concours, le plaignant ne se classait pas parmi les candidats ayant obtenu les meilleures notes. Selon l'avis de concours, le plaignant ne pouvait donc pas être invité au centre d'évaluation. Le jury a donc exclu la plaignante de toute participation ultérieure au concours.

Le Médiateur n'a constaté aucun cas de mauvaise administration en ce qui concerne l'exclusion du plaignant. Toutefois, l'EPSO avait initialement indiqué sur son blog que tous les candidats ayant obtenu les notes minimales requises aux tests d'accès étaient admis au centre d'évaluation pour le grade inférieur du concours. Bien que ces informations n’aient pas été, en soi, inexactes, elles n’ont pas tenu compte de la situation de réaffectation du grade supérieur au grade inférieur du concours. Le Médiateur a donc adressé une autre remarque à l’EPSO et lui a demandé de veiller à ce que les informations fournies sur son blog, concernant les points minimaux nécessaires pour que les candidats soient invités au centre d’évaluation, soient complètes et exactes, y compris dans le cas des candidats bénéficiant d’une réaffectation entre différents grades.

En réponse, EPSO a reconnu l’importance de fournir à tous les candidats des informations précises sur les concours généraux. L’EPSO a indiqué qu’il avait déjà pris des mesures pour veiller à ce que toutes les communications en ligne aux candidats concernant l’avancement des concours soient complètes et exactes.

La suite donnée par l'EPSO à la remarque complémentaire du Médiateur est satisfaisante.

▪ 7. Office européen de lutte antifraude (OLAF)

Affaire 1229/2014/ZA: L’OLAF devrait informer le plaignant des résultats de son enquête.

Le plaignant a informé l’OLAF d’une prétendue mauvaise gestion des fonds de l’UE en Grèce. L’OLAF n’a pas reconnu la correspondance du plaignant et n’a pas non plus informé le plaignant des mesures qu’il avait prises. Le Médiateur a ouvert une enquête et a examiné le dossier des ʹ de l'OLAF concernant la plainte. À la suite de son intervention, l’OLAF a reconnu les lacunes procédurales dans le traitement de l’affaire et s’est excusé. Il a également informé le requérant des mesures qu'il avait prises sur le fond de l'affaire. L’OLAF a également pris des mesures pour éviter des situations similaires à l’avenir. La Médiatrice a constaté que l’OLAF avait pris des mesures adéquates pour remédier aux lacunes procédurales qui s’étaient produites dans cette affaire.

Afin d’éviter des problèmes similaires à l’avenir, en particulier en ce qui concerne les «cas de coordination»[22], le Médiateur a invité l’OLAF à améliorer ses procédures afin d’assurer i) un suivi cohérent des cas de coordination, qui sont transmis aux autorités compétentes sans recommandations, et ii) une évaluation et un transfert en temps utile aux autorités compétentes des informations reçues.

L’OLAF a informé la Médiatrice de son intention de tenir dûment compte de ses observations dans le contexte des instructions révisées, qu’il avait l’intention de publier, afin de clarifier certains aspects procéduraux liés aux cas de coordination.

Le Médiateur prend note de la déclaration de l'OLAFʹs. Elle examinera attentivement les instructions une fois qu’elles auront été finalisées par l’OLAF.

Affaire 45/2015/PMC: Actions de l’OLAF à la suite de la réception d’un rapport de lancement d’alerte

L'affaire concernait des actions de l'OLAFʹs après avoir reçu un rapport de dénonciation concernant l'Autorité européenne de la sécurité aérienne (AESA), qui aurait manipulé un rapport d'inspection de sûreté aérienne. À la suite d’une évaluation préliminaire, la Médiatrice s’est inquiétée de la décision apparente de l’OLAFʹ de classer l’affaire et de renvoyer le lanceur d’alerte à l’AESA, en dépit du fait que le lanceur d’alerte avait délibérément choisi de s’adresser à l’OLAF plutôt qu’à l’AESA. La Médiatrice a estimé à titre préliminaire qu’une telle décision pourrait avoir une incidence négative sur l’efficacité des dispositions relatives à la dénonciation des dysfonctionnements applicables au personnel de l’UE. Elle a donc décidé d'ouvrir une enquête à ce sujet.

Après avoir examiné les dossiers de l'OLAF ʹs, le Médiateur a constaté que l'OLAF avait en fait examiné s'il convenait d'ouvrir une enquête. En outre, l’OLAF n’avait pas rejeté l’affaire, mais avait demandé à l’AESA d’examiner la question et de rendre compte des résultats de son enquête. En outre, l’OLAF s’était réservé le droit d’ouvrir une enquête formelle à un stade ultérieur. La Médiatrice a donc estimé que l’OLAF avait traité de manière appropriée le rapport de dénonciation.

Toutefois, la Médiatrice a estimé que l’OLAF aurait pu fournir de meilleures informations au lanceur d’alerte. Elle a fait une autre remarque à l’OLAF, l’invitant à envisager d’informer les lanceurs d’alerte de manière plus explicite qu’une décision de ne pas prendre de mesures immédiates, mais de transmettre d’abord un dossier à une autre institution ou organe de l’Union aux fins de leur évaluation, n’implique pas que l’OLAF a rejeté le dossier. Au lieu de cela, il devrait être considéré comme constituant une première étape appropriée dans l'évaluation du grief signalé par le dénonciateur. En réponse, l'OLAF a informé le Médiateur qu'il tiendrait dûment compte de sa suggestion.

L’objectif de la remarque complémentaire du Médiateur était d’éviter que les lanceurs d’alerte aient à s’adresser au Médiateur pour obtenir des informations sur la manière dont l’OLAF a traité leur affaire. La réponse de l'OLAFʹ à la remarque complémentaire n'est pas d'engagement; bien qu’à proprement parler, il ait accepté de donner suite à cette remarque supplémentaire, dans la mesure où il la prendra dûment en considération, il n’y a pas d’engagement à agir dans l’esprit de la remarque supplémentaire dans des cas individuels à l’avenir. C'est décevant.

▪ 8. Agence européenne de la sécurité aérienne (AESA)

Affaire 2114/2011/KM: L'AESA ʹs allègue le licenciement abusif d'un membre du personnel sur la base d'un rapport de stage négatif

Comme indiqué dans la section ci-dessus intitulée «Solutions acceptées», l’affaire concernait le licenciement d’un employé de l’AESA sur la base d’une évaluation globalement négative figurant dans son rapport de stage. Le plaignant avait fait valoir que cela était dû, en partie, à un différend concernant le souhait du plaignantʹs de poursuivre ses activités de cours magistraux externes, ce qui a également été mentionné dans le rapport. Le Médiateur n’était pas d’accord avec l’AESA sur le fait qu’elle avait agi correctement en refusant d’autoriser le plaignant à poursuivre ses activités de cours magistraux et a émis une remarque critique. La Médiatrice a également adressé une autre remarque à l’AESA, dans laquelle elle lui a suggéré d’envisager de revoir ses procédures de recrutement afin de veiller à ce que toute promesse faite au personnel entrant repose sur une évaluation claire de l’incidence potentielle de ces promesses sur le fonctionnement de l’AESA.

Dans sa réponse, l’AESA a déclaré qu’il n’y avait aucune preuve que le plaignant avait demandé officiellement à l’AESA d’être autorisé à effectuer des conférences externes. Elle a estimé que la référence faite dans le rapport aux activités extérieures du plaignant était factuellement correcte et équitable. L’AESA a également estimé que ses procédures de recrutement actuelles étaient adéquates pour prévenir une situation dans laquelle un candidat serait amené à croire qu’il existe un engagement oral à déroger aux règles applicables, par exemple en ce qui concerne les activités extérieures. Toutefois, l’AESA s’est déclarée disposée à rappeler aux jurys de sélection de ne pas s’écarter des règles applicables. L’AESA a également souligné que la formation initiale pour les nouveaux arrivants couvre les droits et obligations du personnel liés aux activités extérieures.

Le Médiateur regrette que l'AESAʹ ne soit pas disposée à reconnaître que le plaignantʹs souhaite poursuivre ses activités de cours magistraux était légitime. Elle se félicite toutefois de la déclaration de l'AESA ʹ selon laquelle elle rappellera aux jurys de sélection de ne pas prendre d'engagements allant au-delà des règles applicables.

Affaire 1171/2013/TN: Accroître la transparence en ce qui concerne les membres des groupes de réglementation de l’AESA

Comme indiqué dans la section ci-dessus intitulée «Recommandations acceptées», la Médiatrice s’est enquise de certains aspects des travaux de l’AESA sur les règles de l’UE relatives aux limitations des temps de vol et de service et aux exigences en matière de repos pour le transport aérien commercial. Elle ajoute que l’AESA devrait envisager d’adopter une décision de publier les informations dont elle dispose sur les qualifications et l’expertise des membres de ses «groupes de réglementation» (un groupe d’experts assistant l’AESA dans l’élaboration des règles), après avoir informé les personnes désignées en tant que membres de son intention de le faire.

La suggestion de la Médiatrice reposait sur son point de vue selon lequel, en rendant publiques les informations sur l’expertise des membres du groupe de réglementation, l’AESA peut rassurer le public sur le fait que le processus de réglementation tient compte des contributions d’experts possédant les qualifications, les connaissances et l’expérience nécessaires. Cette transparence devrait garantir une plus grande confiance dans les résultats du processus d’élaboration des règles. Elle devrait également renforcer la légitimité démocratique de l’éventuelle législation en permettant aux citoyens d’être mieux informés sur le processus d’élaboration de la réglementation qui précède le processus législatif.

En réponse à la remarque complémentaire de la Médiatrice, l’AESA a déclaré qu’elle s’engageait pleinement à garantir un niveau élevé de transparence afin de garantir la confiance et la crédibilité, mais qu’elle ne publierait pas d’informations sur les qualifications et l’expertise des membres de ses groupes de réglementation. Selon l’AESA, les groupes de réglementation ne font pas de propositions au nom de l’AESA, mais la soutiennent simplement dans l’élaboration de projets de documents réglementaires. La crédibilité de ses propositions ne repose pas sur les antécédents des membres des groupes de réglementation, mais sur le processus entièrement transparent, factuel et consultatif qui conduit à la publication d'un avis ou d'une décision. En outre, l’AESA estime que la publication d’informations générales sur tous les membres de son processus réglementaire compromettrait la simplification administrative et ne serait pas proportionnée dans le cadre de ses activités de réglementation.

La Médiatrice regrette la réticence de l’AESA à publier des informations sur les qualifications et l’expertise des membres de ses groupes de réglementation, qui, ajoute-t-elle, ne devraient pas nécessairement être les CV des membres, comme le suggère l’AESA. Le Médiateur reste convaincu qu'une solution aurait pu être trouvée, ce qui n'aurait pas entraîné une charge administrative disproportionnée. Il est difficile de voir comment un processus peut être «entièrement transparent» lorsque certaines informations relatives au processus ne le sont pas.

▪ 9. Autorité bancaire européenne (ABE)

Affaire 1561/2014/MHZ: Enquête sur les procédures de traitement des demandes de l’ABE

L’affaire concernait un retard pris par l’ABE dans le traitement de la demande du plaignant d’enquêter sur une violation présumée du droit de l’Union par l’autorité estonienne de surveillance financière. La Médiatrice a enquêté sur la question et a constaté que l’ABE était en mesure de justifier son retard pour la plupart. Pour cette raison, et aussi parce que l’ABE s’est excusée pour le retard et s’est engagée à améliorer sa procédure, le Médiateur n’a pas constaté de mauvaise administration. Étant donné qu’au cours de l’enquête, l’ABE a fixé des délais internes pour traiter des demandes similaires, la Médiatrice l’a encouragée à formaliser ces délais en modifiant son règlement intérieur. Elle a donc clôturé l’affaire par une autre remarque demandant à l’ABE d’envisager de formaliser les délais initiaux fixés par son outil de gestion de projet en modifiant en conséquence sa décision de 2014 adoptant le règlement intérieur de l’ABE relatif aux enquêtes sur les violations du droit de l’Union.

L’ABE a répondu à la remarque complémentaire du Médiateur en indiquant que les délais internes fixés pour la gestion des projets avaient permis d’analyser pleinement une plainte déposée en 2015 dans un délai de quatre mois. Un mois supplémentaire était alors nécessaire pour le communiquer au demandeur.

Toutefois, l’ABE a expliqué qu’elle ne souhaitait pas modifier davantage son règlement de procédure pour les enquêtes sur les violations du droit de l’Union, étant donné qu’elle avait été impliquée dans un litige devant la commission de recours des autorités européennes de surveillance et le Tribunal en 2015. Ce litige portait sur l’interprétation de l’article 17 du règlement (UE) no 1093/2010 en ce qui concerne le «pouvoir discrétionnaire de l’ABE de rejeter les demandes d’enquête émanant d’informations soumises par le public». À la suite de ces actions, et compte tenu des résultats positifs découlant du nouvel outil de gestion de projet, l’ABE a souhaité attendre avant d’apporter des modifications au règlement intérieur relatif aux enquêtes sur les violations du droit de l’Union. Toutefois, l’ABE a indiqué qu’elle s’était engagée à informer les demandeurs du moment où elle traiterait leurs demandes.

La Médiatrice se félicite de l’engagement pris par l’ABE d’informer les demandeurs du délai de traitement des plaintes et comprend la nécessité d’attendre avant d’envisager des modifications du règlement de procédure pour les enquêtes sur les violations du droit de l’Union.

▪ 10. Autorité européenne de sécurité des aliments (EFSA)

Affaire 346/2013/SID: Conflit d'intérêts présumé au sein du Groupe de travail sur les insectes génétiquement modifiés

Le plaignant, une ONG britannique qui suit l’évolution de la situation dans le domaine des technologies génétiques, s’est plaint auprès de la Médiatrice du traitement par l’EFSA d’allégations de conflits d’intérêts impliquant un membre d’un groupe de travail de l’EFSA sur les insectes génétiquement modifiés. L'expert en question était employé par l'Université d'Oxford, qui a un intérêt financier direct dans une société de biotechnologie qui développe et promeut des insectes génétiquement modifiés.

Dans sa décision, la Médiatrice a estimé que, avant la nomination, l’EFSA aurait dû demander à l’expert concerné de lui fournir des détails sur la relation entre l’université et la société de biotechnologie, ainsi que sur les mécanismes mis en place pour garantir que cette relation ne compromette pas l’indépendance de l’expert. Elle aurait alors dû étudier ces détails en vue de déterminer s’ils étaient suffisants pour écarter même l’apparence d’un conflit d’intérêts. En omettant de le faire, l’EFSA n’a pas vérifié que les mécanismes nécessaires étaient en place pour garantir l’indépendance de l’expert. La Médiatrice a estimé qu’il s’agissait d’une mauvaise administration et a fait une remarque critique selon laquelle l’EFSA n’avait pas veillé à ce que les experts travaillant dans le monde universitaire déclarent toutes les informations pertinentes à l’EFSA. En outre, la Médiatrice a noté que l’EFSA n’avait pas suffisamment tenu compte de l’évolution de la nature des universités dans ses règles en matière de conflits d’intérêts et dans ses formulaires de déclaration d’intérêts. Elle ajoute donc que l’EFSA devrait réviser ses règles en matière de conflits d’intérêts, ainsi que les instructions et formulaires correspondants qu’elle utilise pour les déclarations d’intérêts.

Dans sa réponse, l'EFSA a indiqué qu'elle avait soigneusement examiné la décision du Médiateur et a estimé que sa mise en œuvre poserait problème pour plusieurs raisons. L’EFSA a fait valoir que: il n'existe pas de base juridique claire lui permettant d'obtenir des informations sur les intérêts des employeurs des experts nommés aux groupes de travail; qu'il n'y a pas de capacité ou de compétence pour assurer l'application appropriée de la procédure à la fois vis-à-vis des experts concernés et des organismes qui ne sont pas directement soumis à l'autorité de l'EFSA; et qu’elle risquerait d’avoir une incidence sur la disponibilité des experts scientifiques et, à son tour, sur la capacité de l’EFSA à remplir sa mission.

Toutefois, l’EFSA a également indiqué qu’elle avait lancé en mai 2015 un projet visant à reconsidérer sa «politique d’indépendance» et à examiner en détail l’équilibre à trouver entre les impératifs contradictoires d’indépendance et de disponibilité de l’expertise des experts. L’EFSA s’est engagée à informer la Médiatrice des résultats de son processus d’examen.

La Médiatrice est déçue que l’EFSA ait explicitement rejeté ses remarques. Les remarques de la Médiatrice n’impliquent pas que l’EFSA ne peut pas faire appel à des experts du monde universitaire, mais simplement qu’elle doit vérifier si ces experts ont des conflits d’intérêts. Ceci est tout à fait raisonnable et faisable, et ne rendrait clairement pas impossible l'obtention d'experts.

À titre d’atténuation, l’EFSA a expliqué les autres moyens qu’elle étudie actuellement pour renforcer son régime en matière de conflits d’intérêts. Le Médiateur examinera les résultats de ce processus avant d'examiner les mesures supplémentaires à prendre sur cette question importante.

▪ 11. Institut européen pour l’égalité entre les hommes et les femmes (EIGE)

OI/7/2013/MHZ: Améliorer le fonctionnement interne de l’EIGE

La Médiatrice a visité l’EIGE dans le cadre de son programme de visites auprès des agences de l’UE visant à diffuser les bonnes pratiques parmi les agences dans leurs relations avec les citoyens. La visite a porté sur i) les premiers contacts de l’Institut avec le public, ii) la transparence, le dialogue et la responsabilité, iii) le recrutement, iv) les appels d’offres et les contrats, v) les conflits d’intérêts et vi) la dénonciation des dysfonctionnements. D’autres enquêtes ont été jugées nécessaires en ce qui concerne le traitement par l’EIGE des plaintes pour harcèlement. La Médiatrice a rendu une décision traitant des points soulevés au cours de son enquête et a formulé d’autres observations relatives à la prévention du harcèlement, aux stages à durée déterminée et à la clarification des relations entre l’encadrement supérieur et le comité du personnel. L’EIGE a pris des mesures pour améliorer ses performances sur tous ces aspects.

La Médiatrice félicite l’EIGE d’avoir respecté les suggestions formulées dans sa décision. La Médiatrice se félicite également de la réponse de l’Institut à ses autres remarques concernant la prévention du harcèlement, les stages à durée déterminée et la clarification de la relation entre l’encadrement supérieur et le comité du personnel.

▪ 12. Agence européenne pour la gestion de la coopération opérationnelle aux frontières extérieures (Frontex)

Voir l’affaire OI/9/2014/MHZ ci-dessus, sous «Affaires Star».

▪ 13. Europol

Affaire 1329/2014/EIS: EUROPOL introduit un nouveau module de recrutement électronique à la suite de l'enquête de la Médiatrice

L'affaire concernait les procédures de recrutement d'EUROPOLʹs et le rôle joué par les comités de sélection dans ce contexte. Le plaignant avait présenté deux demandes d'emploi différentes. Il n'a pas été invité à une entrevue dans les deux cas. Il remet en question les procédures au motif que, dans l’une des procédures de sélection, il a obtenu des points plus élevés pour la même expérience professionnelle que dans l’autre.

Le Médiateur a enquêté sur la question et a conclu qu’il n’y avait pas eu de mauvaise administration. Toutefois, elle fait une autre remarque à EUROPOL, en suggérant que celle-ci fournisse aux candidats des informations utiles sur la manière dont ils peuvent demander un réexamen auprès du jury avant de recourir aux voies de recours qui leur sont ouvertes en vertu du statut.

Dans sa réponse à la remarque complémentaire de la Médiatrice, Europol a expliqué que, bien qu’elle n’ait pas l’intention d’introduire une étape supplémentaire dans le processus de recrutement, elle a introduit un nouveau module de recrutement électronique en novembre 2016. Ce nouveau module garantit qu'une notification automatisée est envoyée aux candidats pour les informer s'ils ont été présélectionnés ou non. Il fournit ainsi à tous les candidats des informations sur le résultat du processus de présélection, leur permettant de contacter EUROPOL à ce stade, conformément aux lignes directrices de l’agence en matière de recrutement. En outre, les lignes directrices de l’agence en matière de recrutement prévoient une phase de retour d’information, avant la procédure formelle de recours par les demandeurs. Par conséquent, les candidats peuvent demander un retour d’information sur leur candidature après la date de la réunion convoquée pour établir la liste restreinte.

La Médiatrice est heureuse d’en apprendre davantage sur le nouveau module de recrutement électronique d’Europol, qui devrait contribuer à remédier aux lacunes constatées dans cette affaire.

▪ 14. Agence exécutive pour les petites et moyennes entreprises (EASME)

Voir l’affaire OI/8/2013/OV ci-dessus, sous «Affaires Star».

 

[1] Règlement (UE) 2016/1624 du Parlement européen et du Conseil du 14 septembre 2016 relatif au corps européen de garde-frontières et de garde-côtes, modifiant le règlement (UE) 2016/399 du Parlement européen et du Conseil et abrogeant le règlement (CE) no 863/2007 du Parlement européen et du Conseil, le règlement (CE) no 2007/2004 du Conseil et la décision 2005/267/CE du Conseil (JO L 251 du 16.9.2016, p. 1).

[2] Règlement (UE) no 1303/2013 du Parlement européen et du Conseil du 17 décembre 2013 portant dispositions communes relatives au Fonds européen de développement régional, au Fonds social européen, au Fonds de cohésion, au Fonds européen agricole pour le développement rural et au Fonds européen pour les affaires maritimes et la pêche, portant dispositions générales applicables au Fonds européen de développement régional, au Fonds social européen, au Fonds de cohésion et au Fonds européen pour les affaires maritimes et la pêche, et abrogeant le règlement (CE) no 1083/2006 du Conseil (JO L 347 du 20.12.2013, p. 320).

[3] Une réserve sociale est un montant réservé aux paiements qu'une organisation devrait verser à ses employés en cas de faillite et de licenciement de ses employés.

[4] Le Médiateur a également formulé une remarque critique dans cette affaire, qui est donc mentionnée plus d’une fois dans la présente annexe.

[5] Le Médiateur a également formulé une remarque critique dans cette affaire, qui est donc mentionnée plus d’une fois dans la présente annexe.

[6] Le Médiateur a également formulé une remarque critique et supplémentaire dans cette affaire, qui est donc mentionnée plus d’une fois dans la présente annexe.

[7] Le Médiateur a également formulé une remarque critique dans cette affaire, qui est donc mentionnée plus d’une fois dans la présente annexe.

[8] Le Médiateur a également formulé une remarque critique dans cette affaire, qui est donc mentionnée plus d’une fois dans la présente annexe.

[9] Le Médiateur a également formulé une remarque critique dans cette affaire, qui est donc mentionnée plus d’une fois dans la présente annexe.

[10] Règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002 du Conseil portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes

budget des Communautés européennes, JO L 248, p. 1 (ci-après le «règlement financier»). Le présent règlement

a été remplacé par le règlement (UE, Euratom) n° 966/2012 du Parlement européen et du

Conseil relatif aux règles financières applicables au budget général de l'Union et abrogeant le Conseil

Règlement (CE, Euratom) no 1605/2002, JO 2012, L 298, p. 1.

[11] Convention portant statut des écoles européennes, JO 1994, L 212, p. 3.

[12] Étant donné que deux des propositions relatives à la représentation équilibrée des groupes ont été largement intégrées dans l’enquête d’initiative plus générale OI/6/2014/NF de la Médiatrice sur la transparence et la composition des groupes d’experts de la Commission, elles ne sont pas incluses dans les statistiques du présent rapport.

[13] Les résultats ont été publiés sur le site web de la DG Énergie: https://energy.ec.europa.eu/consultations/consultation-list-proposed-projects-common-interest_en

[14] Disponible à l'adresse suivante: http://ec.europa.eu/energy/infrastructure/transparency_platform/map-viewer

[15] https://circabc.europa.eu

[16] http://grid-communicationstoolkit.eu

[17] Une étude commandée par la Commission: «Développement des infrastructures de réseau: Stratégie européenne visant à susciter l ' adhésion du public> >. 

[18] Règlement (UE) no 211/2011 du Parlement européen et du Conseil du 16 février 2011 relatif à l’initiative citoyenne (JO L 65 du 11.3.2011, p. 1).

[19] Communication de la Commission COM(2002) 704 final du 11 décembre 2002 intitulée "Vers une culture renforcée de consultation et de dialogue - Principes généraux et normes minimales applicables à la consultation des parties intéressées par la Commission".

[20] https://commission.europa.eu/law/law-making-process/planning-and-proposing-law/better-regulation/better-regulation-guidelines-and-toolbox/better-regulation-toolbox_en.

[21] À ce titre, une seule des remarques critiques en l'espèce est réputée avoir reçu une réponse insatisfaisante.

[22] Parmi les trois catégories d'affaires de l'OLAF, les affaires de coordination sont des affaires que l'OLAF transmet aux autorités nationales, lorsqu'il estime qu'elles sont mieux placées pour mener les enquêtes requises, l'OLAF coordonnant ensuite l'enquête nationale.