Avant-propos

En tant que Médiateur européen, on me demande souvent «Dans quelle mesure les institutions de l’UE vous écoutent-elles?». Le présent rapport vise à apporter une réponse statistique à cette question en examinant la conformité des institutions avec les décisions du Médiateur. Il y a eu un taux de conformité de 83 % en 2015, le deuxième plus élevé à ce jour. Par conséquent, alors que nous avons obtenu un excellent résultat de 90 % en 2014, je suis toujours heureux de constater que, dans plus de quatre cas sur cinq, les institutions de l'UE agissent en fonction de ce que le Médiateur leur demande.

Plus précisément, dans les 130 cas où le Médiateur a formulé des propositions dans des affaires clôturées en 2015, les institutions ont donné 108 réponses positives. 135 autres cas ont été réglés par les institutions. 12 des 18 institutions examinées ont obtenu une note de 100 %, tandis que la Commission, qui représente la plupart des affaires portées devant le Médiateur, a obtenu une note de 82 %.

Je suis particulièrement satisfait des réponses des institutions aux enquêtes stratégiques que nous avons menées. 43 des 45 suggestions adressées aux institutions dans le cadre de ces enquêtes stratégiques ont été acceptées dans des domaines allant des négociations du partenariat transatlantique de commerce et d’investissement (PTCI) à la procédure d’initiative citoyenne européenne, en passant par les opérations conjointes de retour de Frontex et la politique de cohésion de l’UE. Plus généralement, l’annexe du présent rapport contient de nombreux exemples d’affaires dans lesquelles le Médiateur a convaincu l’administration de l’UE d’améliorer ses performances et donne un aperçu de l’éventail des améliorations de la fonction publique qui en ont résulté. Il s’agit notamment de la décision de l’Agence exécutive pour les petites et moyennes entreprises d’établir des procédures de contrôle de la recevabilité et d’évaluation lors de l’octroi de subventions, de la mise au point par la Commission de nouveaux outils de communication pour accroître la participation du public à son processus décisionnel et de l’amélioration des procédures de dénonciation au sein des missions civiles du Service européen pour l’action extérieure.

La baisse du taux de conformité entre 2014 et 2015 est toutefois manifestement regrettable. En ces temps de crises multiples au sein de l’UE, tout refus de se conformer à une constatation du Médiateur peut être considéré comme une occasion manquée de remédier à un véritable grief des citoyens ou à une lacune administrative. Je continuerai à travailler avec les institutions de l'UE pour fournir le niveau de service le plus élevé possible que le public est en droit d'attendre de nous.

Emily O'Reilly

16 décembre 2016

Rapport

1. Introduction

Le présent rapport décrit dans quelle mesure les institutions de l'UE[1] ont répondu de manière constructive aux propositions formulées par le Médiateur européen en 2015. Ces propositions prennent la forme de solutions, de recommandations, de remarques critiques et d'autres remarques.

Les sections 3, 4 et 5 ci-dessous expliquent en quoi consistent les solutions, les recommandations et les remarques critiques et complémentaires de l’Ombudsman. Les nouvelles «dispositions d’application» du Médiateur, qui sont entrées en vigueur le 1er septembre 2016, affectent dans une certaine mesure l’utilisation que nous faisons de ces termes. Même si les enquêtes couvertes dans le présent rapport ont été menées dans le cadre des périodes d’enquête précédentes, nous expliquons les changements, le cas échéant, ci-dessous.

2. Pouvoirs et procédures du Médiateur

Le Médiateur aide les particuliers, les entreprises et les associations qui ont un problème avec une institution de l'UE[2]. En même temps, elle sert l'intérêt public en aidant les institutions à améliorer la qualité du service qu'elles fournissent. En plus d'enquêter sur les plaintes, la Médiatrice peut également ouvrir des enquêtes de sa propre initiative.

Le Médiateur peut demander à l'institution concernée de fournir des informations, d'inspecter ses dossiers et de recueillir les témoignages de fonctionnaires. Ces pouvoirs figurent dans le statut du médiateur[3] (ci-après le «statut»). Lorsqu’elle estime qu’il convient de le faire dans un cas spécifique, la Médiatrice invite l’institution à revoir sa position, à apporter des réparations ou à apporter des modifications générales pour l’avenir. Si l'institution refuse de coopérer, elle peut attirer l'attention politique sur une affaire en présentant un rapport spécial au Parlement européen.

3. Solutions

Si le Médiateur estime qu’une plainte peut être résolue, il cherche une solution avec l’institution concernée, sur la base de l’article 3, paragraphe 5, du statut[4]. L’un des objectifs des modifications apportées en 2016 aux dispositions d’exécution du Médiateur était de faciliter et d’accélérer la recherche de solutions permettant d’éliminer la mauvaise administration.

4. Recommandations

Si la Médiatrice constate un cas de mauvaise administration, elle émet ce que l’article 3, paragraphe 6, du statut appelle un «projet de recommandation». Les recommandations adressées aux institutions sont publiées simultanément sur le site web du Médiateur. Les nouvelles procédures d’enquête de la Médiatrice exigent que des recommandations soient utilisées pour traiter toutes les constatations de mauvaise administration avant la clôture d’une enquête.

5. Remarques critiques et autres remarques

Dans le passé, le rejet par une institution d’une proposition ou d’une recommandation de solution a donné lieu à un certain nombre de résultats possibles, y compris la clôture de l’affaire par une «remarque critique». Une remarque critique a informé l'institution de ce qu'elle avait fait de mal dans le cas spécifique. Cette remarque identifiait la règle ou le principe violé et (à moins qu’il ne soit évident) expliquait comment l’institution aurait dû agir dans le contexte de l’affaire. L'institution a fait rapport dans un délai de six mois, à la demande du Médiateur. Dans 63 % des cas où une mauvaise administration a été constatée en 2015, l’affaire a été clôturée par une remarque critique.

Une « remarque complémentaire » visait à servir l’intérêt public en aidant l’institution concernée à améliorer la qualité de son administration à l’avenir. Contrairement à une recommandation ou à une remarque critique, une autre remarque n’était pas fondée sur une constatation de mauvaise administration et n’impliquait pas une censure de l’institution à laquelle elle était adressée.

Les nouvelles dispositions d’exécution remplacent la notion de remarques critiques par la notion de «constatations de mauvaise administration» et remplacent la notion de remarques supplémentaires par la notion de «suggestions d’amélioration».

6. Propositions de solutions et recommandations acceptées en 2015

En 2015, les institutions de l’UE ont accepté un total de 15 propositions de solutions, tandis que 14 recommandations ont été acceptées. Trois recommandations ont été rejetées par la Commission, bien qu'elle ait donné une suite positive aux remarques critiques formulées par la suite dans les trois cas.

Tableau 1 - Solutions et recommandations acceptées par institution en 2015

L'annexe au présent rapport résume les cas dans lesquels une proposition de solution ou une recommandation a été acceptée. L ' une de ces affaires mérite une mention spéciale en tant qu ' "affaire phare", qui devrait servir de modèle aux autres institutions quant à la meilleure façon de réagir aux propositions du Médiateur.

7. Suivi des remarques critiques et autres remarques formulées en 2015

En 2015, 22 remarques critiques ont été formulées dans 19 décisions, tandis que 76 autres remarques ont été formulées dans 30 décisions[5]. Une seule décision peut contenir plus d'une remarque, et les deux types de remarques peuvent être inclus dans la même décision.

Tableau 2 - Remarques critiques et autres formulées en 2015 par institution

Les institutions ont été invitées à répondre aux observations dans un délai de six mois. À une exception près[6], des réponses ont été reçues à toutes les observations formulées en 2015, mais avec un retard dans certains cas.

Si l’on considère l’ensemble des remarques critiques et complémentaires, le taux de suivi satisfaisant a été de 81 %, en baisse par rapport au niveau record de 94 % enregistré en 2014. Le suivi des autres remarques a été satisfaisant dans 92 % des cas, tandis que le taux de suivi satisfaisant des remarques critiques a été de 41 %, un niveau record. Les chiffres les plus élevés enregistrés à ce jour ont été de 100 % en 2008, en ce qui concerne le suivi positif des autres remarques, et de 88 % en 2014 en ce qui concerne le suivi positif des remarques critiques.

Un examen des réponses des institutions aux remarques critiques suggère que, même après la fin d’une enquête, certains continuent de contester les conclusions de la Médiatrice et de réitérer les arguments qu’ils ont avancés au cours de l’enquête. S'il est d'une certaine manière possible de comprendre qu'après avoir été critiquée publiquement par le Médiateur, une institution a du mal à assurer un suivi constructif, il est important que les institutions soient disposées à tirer des enseignements des enquêtes du Médiateur et à chercher à réduire le risque que des problèmes similaires se posent à l'avenir.

Tableau 3 - Réponses satisfaisantes aux observations formulées en 2015 par institution

L'annexe au présent rapport contient une analyse détaillée de chacun des cas dans lesquels une ou plusieurs remarques critiques et/ou autres remarques ont été formulées. Quatre des suivis méritent une mention spéciale en tant que "cas vedettes".

8. Taux de conformité globale par établissement

Le taux global de conformité aux propositions du Médiateur en 2015 est de 83 %. Le taux de conformité est basé sur le nombre de réponses positives aux propositions de solution, aux recommandations, aux remarques critiques et aux autres remarques formulées dans les affaires clôturées en 2015. Sur les 130 cas, les institutions ont fourni 108 réponses positives[7]. Les institutions ont réglé 135 autres enquêtes ouvertes par le Médiateur.

Ainsi qu’il ressort du tableau 4 ci-dessous, le taux de conformité varie considérablement d’un établissement à l’autre – de 100 % dans de nombreux cas à 33 % dans le pire des cas. Bien que ces statistiques soient souvent fondées sur très peu de cas, tout résultat inférieur à 100 % signifie que l’institution n’a pas respecté une proposition du Médiateur.

Tableau 4 - Taux de conformité globale par établissement en 2015

9. Conclusion

Dans la conclusion du rapport de l’année dernière, nous avons annoncé un certain nombre de modifications concernant l’utilisation des termes «solutions» et «observations complémentaires». Ces modifications ont été largement remplacées par l’examen plus approfondi des dispositions d’exécution par le Médiateur, qui est entré en vigueur le 1er septembre 2016. L’introduction des nouvelles dispositions d’application signifie que le rapport de l’année prochaine comprendra des cas relevant à la fois de l’ancienne et de la nouvelle procédure.

Nous espérons que l’année prochaine sera en mesure d’apporter une réponse encore meilleure à la question «Dans quelle mesure les institutions de l’UE écoutent-elles le Médiateur?». Nous espérons que l’administration de l’UE continuera de s’engager de manière constructive pour faire en sorte que ce chiffre soit le plus élevé possible.

[1] Par souci de brièveté, le présent rapport utilise le terme "institution" pour désigner l ' ensemble des institutions, organes et organismes de l ' UE.

[2] L’article 228 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne habilite le Médiateur à enquêter sur les cas de mauvaise administration dans l’action des institutions de l’Union, à l’exception de la Cour de justice de l’Union européenne dans l’exercice de ses fonctions juridictionnelles.

[3] Décision 2008/587 du Parlement européen du 18 juin 2008 modifiant la décision 94/262 concernant le statut et les conditions générales d’exercice des fonctions du Médiateur (JO 2008, L 189, p. 25).

[4] L’article 3, paragraphe 5, du statut dispose que «[l]e Médiateur recherche, dans la mesure du possible, une solution avec l’institution ou l’organe concerné afin d’éliminer le cas de mauvaise administration et de donner suite à la plainte».

[5] Aux fins du présent rapport, les lignes directrices pour les améliorations, propositions et suggestions adressées aux institutions dans les décisions de la Médiatrice clôturant ses enquêtes d’initiative OI/9/2013/TN, OI/7/2014/NF, OI/8/2014/AN, OI/9/2014/MHZ et OI/10/2014/RA sont traitées comme des remarques complémentaires.

[6] Lors de l’élaboration de ce rapport, la Commission n’avait pas encore envoyé de réponse complémentaire de suivi à la remarque complémentaire du Médiateur dans l’affaire 1832/2014/TN. L'affaire n'est donc pas incluse dans le présent rapport.

[7] Dans trois cas, les institutions ont rejeté une proposition de solution mais ont accepté une recommandation ou une remarque critique ultérieure. Afin d'éviter un double comptage, le chiffre de 130 ne comprend que les recommandations/remarques dans ces cas et non les propositions de solution. Dans sept autres cas, l'institution a rejeté une proposition de solution ou une recommandation et n'a pas donné suite de manière satisfaisante à la remarque critique. Encore une fois, pour éviter un double comptage, seul le suivi négatif de la remarque critique est inclus dans les statistiques ci-dessus.