Monsieur le Président,

Le système de groupes d’experts de la Commission européenne joue un rôle très important pour éclairer les décisions prises par la Commission. Il existe plus de 1 100 groupes d'experts dont le rôle est de fournir des conseils spécialisés à la Commission ^[1].

En mai 2016, la Commission a révisé ses règles généralement applicables relatives à la création et au fonctionnement de groupes d’experts de la Commission [2], à la suite d’une enquête de la Médiatrice [3].

Des préoccupations concernant la manière dont ces règles sont appliquées ont été soulevées par la société civile [4] et les universitaires [5], ainsi que dans le cadre de la consultation publique de la Médiatrice sur la transparence et la participation au processus décisionnel de l’UE en matière d’environnement [6].

C’est pourquoi j’ai décidé d’ouvrir cette enquête stratégique dans le prolongement de ma précédente enquête et d’évaluer la manière dont la Commission applique ses règles aux groupes d’experts.

Je me concentrerai en particulier sur la manière dont la Commission veille à ce que les mesures de transparence prévues dans ses règles soient respectées de manière significative [7]. Dans ce contexte, je note que la Commission s’est engagée à améliorer la disponibilité et la fiabilité des données figurant dans le registre des groupes d’experts, entre autres mesures de transparence.

Je vous saurais donc gré de bien vouloir répondre aux questions figurant en annexe au plus tard le 15 octobre 2024. Nous rendrons votre réponse publique.

En cas de questions, votre personnel peut contacter les agents chargés des enquêtes, M. Koen Roovers et Mme Alice Bernard.

Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mes sincères

Emily O'Reilly Médiateur
européen

Strasbourg, le 1er juillet 2024

Annexe - questions à la Commission

1) Pour permettre au public de suivre l'évolution de la situation au sein des groupes d'experts, de participer à la prise de décisions ou de comprendre si un groupe d'experts donné est toujours actif, il est essentiel de disposer d'informations actualisées sur les activités des groupes d'experts.

a. La Commission propose-t-elle des orientations aux membres de son personnel chargés des groupes d’experts en ce qui concerne les documents que les groupes d’experts sont tenus de rendre publics? Dans l'affirmative, veuillez fournir les documents pertinents aux fins d'inspection.

b. Que fait la Commission pour veiller à ce que les procès-verbaux des réunions des groupes d’experts soient significatifs? Par exemple, les personnes chargées de rédiger les procès-verbaux des réunions des groupes d’experts reçoivent-elles des orientations à cet égard? Dans l'affirmative, veuillez fournir les documents pertinents aux fins d'inspection.

c. Comment la Commission veille-t-elle à ce que tous les documents pertinents, y compris les ordres du jour, soient publiés en temps utile avant la réunion?

d. Dans le cas de groupes d’experts établis de longue date, les procès-verbaux de réunions tenues dans le passé peuvent ne plus être accessibles. La Commission supprime-t-elle les anciennes minutes? Si oui, quels sont les critères pour le faire?

2) En accord avec les services compétents de la Commission, un groupe d'experts peut, à la majorité simple de ses membres, décider que ses délibérations sont publiques.

a. Combien de groupes d’experts ont diffusé leurs réunions en ligne?

b. Quelles mesures d’incitation la Commission a-t-elle mises en place pour encourager davantage l’ouverture et l’accessibilité des activités des groupes d’experts pour le public?

En revanche, certains groupes d'experts avec des observateurs peuvent avoir des sessions à huis clos, ce qui signifie que ces sessions sont fermées aux observateurs accrédités.

c. Sur quelle base un groupe d’experts décide-t-il de tenir des sessions à huis clos pour les observateurs accrédités des parties prenantes, et à quel moment ces réunions à huis clos sont-elles jugées appropriées?

d. Combien de groupes d’experts ont tenu des sessions fermées aux observateurs accrédités des parties prenantes?

3) Les documents relatifs aux travaux des groupes d'experts peuvent être consultés sur différents sites en ligne, notamment le registre des groupes d'experts, un site web consacré aux groupes d'experts, une plateforme de la DG ou la plateforme CIRCABC, ou dans le registre des actes délégués et des actes d'exécution ^[8]. Du point de vue des citoyens, la navigation dans ces registres peut être difficile et compliquer leur contribution en temps utile et de manière significative aux travaux des groupes d’experts.

a. La Commission peut-elle expliquer pourquoi elle utilise diverses plateformes pour stocker et rendre publics des documents relatifs aux travaux des groupes d’experts?

b. La Commission envisage-t-elle de rationaliser son environnement d’information, par exemple en créant un portail unique consultable pour tous les documents pertinents relatifs aux groupes d’experts?  Quels seraient les défis techniques à relever pour créer un tel portail?

En outre, pour trouver un document sur le registre des groupes d’experts ou le registre des actes délégués, il faut savoir: i) l’existence d’un document, ii) le titre exact et (éventuellement) iii) la réunion et le groupe d’experts au cours desquels il a été examiné, ce qui complique la recherche de documents.

c. Comment la Commission peut-elle améliorer les options de recherche de documents liés aux groupes d’experts à court terme? Par exemple, la Commission fournit-elle des orientations à son personnel sur la production de mots clés liés à des documents, ainsi que sur l’attribution de titres à des documents, afin d’optimiser les recherches documentaires?

4) Lorsque les observateurs des parties prenantes sont invités à présenter des observations par écrit, il se peut que la manière dont les observations sont ensuite prises en compte par le groupe d'experts et la Commission ne soit pas toujours claire.

a. Comment la Commission veille-t-elle à ce que les parties prenantes sachent clairement comment leurs points de vue (et ceux des autres parties prenantes) exprimés par écrit ont été pris en compte? Par exemple, à quelle fréquence et dans quelles circonstances la Commission publie-t-elle un tableau des «réponses aux observations»? Si la Commission a publié des orientations à ce sujet, veuillez fournir les documents pertinents.

b. Les points de vue des parties prenantes sont-ils anonymisés dans ces documents et, dans l’affirmative, pourquoi?

[1] Voir: https://ec.europa.eu/transparency/expert-groups-register/screen/expert-groups-explained?lang=fr.

[2] La Commission appelle ces règles les règles horizontales relatives à la création et au fonctionnement des groupes d’experts de la Commission, disponibles à l’adresse suivante: https://ec.europa.eu/transparency/documents-register/detail?ref=C(2016)3301&lang=fr.

[3] Voir la décision de la Médiatrice européenne dans son enquête stratégique OI/6/2014/NF concernant la composition et la transparence des groupes d’experts de la Commission européenne: https://www.ombudsman.europa.eu/fr/decision/en/86030.

[4] Voir par exemple: https://corporateeurope.org/fr/expert-groups/2017/02/corporate-interests-continue-dominate-key-expert-groups et https://eeb.org/wp-content/uploads/2023/06/NGO-Letter-on-the-functioning-of-the-Expert-Group-on-Carbon-Removals-and-its-meetings-June-2023.pdf.

[5] Voir par exemple: Radulova et al. (2021) «Les groupes d’experts de la Commission européenne: Adapting to the Contestation of Expertise», dans The Contestation of Expertise in the EU, p. 91 à 121.

[6] Consultation publique sur la transparence et la participation au processus décisionnel de l’UE en matière d’environnement (SI/5/2022/KR). Voir: https://www.ombudsman.europa.eu/fr/document/en/168767.

[7] D’autres domaines d’intérêt du Médiateur concernent la manière dont la Commission applique les dispositions de ses règles pour prévenir les conflits d’intérêts, voir par exemple la décision du Médiateur sur la manière dont la Commission européenne a traité les préoccupations concernant la composition du forum de haut niveau sur l’union des marchés des capitaux et les conflits d’intérêts présumés de certains de ses membres (affaire 1777/2020/KR).

[8] Le registre des actes délégués et des actes d’exécution est constitué de deux registres, à savoir le registre des actes délégués et le registre des actes d’exécution. Ce dernier est distinct du registre de comitologie, qui comprend également des actes d’exécution et d’autres projets d’actes pertinents de la Commission sur lesquels des groupes d’experts peuvent également être consultés.