Monsieur le Président,

Je vous écris, ainsi qu’à d’autres institutions, organes et agences de l’UE, pour solliciter votre coopération sur une question importante, mais potentiellement négligée: l'enregistrement de textes et de messages instantanés.

L’administration de l’UE, comme toute autre administration publique, utilise de plus en plus les moyens de communication électronique modernes dans son travail quotidien. La crise de la COVID-19 et les modalités de télétravail qui y sont liées ont encore accru leur utilisation.

L’administration de l’UE devrait tout mettre en œuvre pour refléter la réalité de la communication moderne dans ses règles et pratiques en matière de gestion des documents. S’il n’est ni faisable ni souhaitable pour les membres du personnel d’enregistrer tous les messages textuels et instantanés envoyés ou reçus à titre professionnel, l’administration de l’Union est tenue, en vertu du droit de l’Union, d’établir et de conserver la documentation relative à ses activités, dans la mesure du possible et de manière non arbitraire et prévisible [1]. ^La décision d’enregistrer une certaine information dans le système de gestion des documents de l’administration ne devrait pas dépendre du support – qu’il s’agisse d’une lettre, d’un courriel, d’un texte ou d’un message instantané – mais de son contenu ^[2].

En tant que Médiateur européen, je m’engage à promouvoir les normes d’administration les plus élevées possibles dans l’ensemble de la fonction publique de l’UE. L’enregistrement des informations remplit la fonction importante de faciliter leur échange, de fournir des preuves des mesures prises, de respecter les obligations légales des institutions et de préserver leur mémoire. Il s’agit également d’une condition préalable au respect par l’administration de l’UE de ses obligations en matière de transparence, notamment en facilitant l’accès du public aux documents et en mettant en œuvre le principe de responsabilité des actions publiques.

L'enregistrement de textes et de messages instantanés, ainsi que leur divulgation, a récemment fait l'objet de débats dans plusieurs États membres de l'UE ^[3]. La question a également été portée à mon attention, en octobre 2020,^[4] lorsque le Conseil européen a déclaré qu'il ne détenait aucun message sur téléphone mobile envoyé par son président d'alors aux chefs d'État et de gouvernement en 2018, en réponse à une demande d'accès du public.

Je considère donc qu’il est opportun d’entamer une discussion sur des règles et des pratiques adéquates en matière de tenue de registres, en ce qui concerne les communications électroniques telles que les messages texte et instantanés, au niveau de l’administration de l’UE.

Dans un premier temps, je souhaiterais recueillir des informations sur les règles et pratiques relatives à l’enregistrement de messages texte et instantanés dans l’ensemble de l’administration de l’UE. À cette fin, je vous saurais gré de bien vouloir répondre aux questions figurant à l’annexe de la présente lettre. En rassemblant ces informations, j'espère être en mesure d'identifier les bonnes pratiques qui pourraient guider l'administration de l'UE dans le traitement de cette question importante à l'avenir.

Je vous saurais gré de bien vouloir recevoir la réponse de la Commission à mes questions pour le 15 novembre 2021 au plus tard. Si la Commission souhaite obtenir de plus amples informations ou des éclaircissements sur cette initiative, veuillez contacter la responsable des enquêtes, Mme Tanja Ehnert.

Je vous remercie d'avance pour votre coopération sur cette question importante.

Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mes sincères

Emily O'Reilly

Médiateur européen

Strasbourg, le 30/06/2021

annexe

1) Sur les règles applicables:

• La décision de la Commission relative à la gestion des dossiers couvre-t-elle les messages texte et instantanés envoyés ou reçus au moyen d’appareils professionnels et/ou personnels?

• La décision de la Commission relative à la gestion des enregistrements définit-elle des critères/principes pour l’enregistrement de textes et de messages instantanés?

• La décision de la Commission relative à la gestion des enregistrements indique-t-elle comment les messages texte et instantanés doivent être enregistrés par les membres du personnel?

Veuillez nous fournir les dispositions pertinentes de votre décision de gestion des dossiers.

2) Sur la mise en œuvre des règles applicables:

• Comment la décision de gestion des enregistrements, en ce qui concerne le texte et la messagerie instantanée, est-elle mise en œuvre? Par exemple, la Commission a-t-elle publié des lignes directrices pertinentes à l'intention du personnel ou dispense-t-elle une formation à ce sujet au personnel?

• Dans la pratique, la Commission a-t-elle enregistré du texte et des messages instantanés? Dans l'affirmative, la Commission pourrait-elle fournir des exemples?

• La Commission a-t-elle déjà reçu des demandes d’accès du public à des textes et/ou à des messages instantanés, au titre du règlement (CE) no 1049/2001, ou a-t-elle identifié des textes et/ou des messages instantanés comme relevant du champ d’application d’une demande d’accès à des documents? Dans l'affirmative, la Commission pourrait-elle donner des exemples?

• Lorsqu’elle reçoit des demandes d’accès du public qui couvrent, explicitement ou implicitement, des messages texte et/ou instantanés, comment la Commission recherche-t-elle les «documents» pertinents? La Commission a-t-elle mis en place des mécanismes (par exemple, des lignes directrices ou des instructions) pour aider le personnel à rechercher de tels «documents»?

Veuillez nous fournir les documents pertinents.

La même lettre a été envoyée aux institutions et agences suivantes:

• le Conseil
• le Parlement européen
• l' Agence européenne des produits chimiques
• l' Autorité européenne sécurité alimentaire
• l' Agence européenne des médicaments
• Agence européenne de garde-frontières et de garde-côtes
• la Banque centrale européenne

[1] Arrêt du Tribunal de première instance du 26 avril 2007 dans l'affaire T-264/04, WWF European Policy Programme/Conseil, point 61: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/HR/TXT/?uri=CELEX:62004TJ0264

[2] Conformément à la définition de «document» figurant à l’article 3, point a), du règlement (CE) no 1049/2001 relatif à l’accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/fr/ALL/?uri=CELEX%3A32001R1049.

[3] Par exemple, aux Pays-Bas [Raad van Staat Uitspraak 201800258/1/A3, 20 mars 2019], en Allemagne [Berlin Administrative Court (VG) 2 K 163/18, 26 août 2020] et en Irlande [Irish Information Commissioner, numéro d’affaire: 180450, 15 mai 2019).

[4] Décision dans l’affaire 1219/2020/MIG sur la manière dont le Conseil européen a traité une demande d’accès du public aux messages fondés sur la téléphonie mobile prétendument envoyés par son président de l’époque aux chefs d’État et de gouvernement, 26 octobre 2020: https://www.ombudsman.europa.eu/fr/decision/fr/134237.