Vous souhaitez déposer une plainte contre une institution ou un organe de l’Union européenne ?

Decyzja w sprawie odpowiedzi Europejskiego Banku Inwestycyjnego dotyczącej obaw związanych z przechowywaniem niektórych danych osobowych osób ubiegających się o pracę przed podjęciem decyzji o zatrudnieniu (sprawa OI/5/2021/PB)

Sprawa dotyczyła praktyki stosowanej przez Europejski Bank Inwestycyjny (EBI), polegającej na proszeniu kandydatów o podanie pewnych danych osobowych, w szczególności dotyczących ich sytuacji rodzinnej, przed podjęciem przez EBI decyzji o ich ewentualnym zatrudnieniu.

Europejska Rzecznik Praw Obywatelskich uznała, że EBI wprowadził tę praktykę w celu zapewnienia jak największej efektywności swoich procedur. Rzecznik wyraziła jednak obawę, że gromadzenie danych osobowych jest nieproporcjonalne i może negatywnie wpłynąć na zaufanie do procedur rekrutacyjnych EBI. Nie wszyscy kandydaci mogą być pewni, że dane osobowe w żadnym wypadku nie będą miały wpływu na ich szanse na otrzymanie stanowiska.

EBI odpowiedział, że zmienił swoje praktyki w celu uwzględnienia zastrzeżeń zgłoszonych przez Europejską Rzecznik Praw Obywatelskich.

Europejska Rzecznik Praw Obywatelskich z zadowoleniem przyjęła konstruktywną decyzję EIB i zamknęła dochodzenie.

The inquiry

1. The Ombudsman set out the issue in her letter opening the inquiry: the EIB had established a practice whereby it requests certain personal information (such as on household composition and dependants) from job applicants. This practice was related to efficiency concerns. She noted that the EIB had in the meantime changed this practice to make the provision of such information voluntary. This may nonetheless be problematic in practice. If candidates are asked to provide information in the context of a recruitment procedure, they may consider that failing to do so could negatively prejudice their prospects[1].

2. The EIB replied that it had reconsidered its practice and decided not to ask candidates for any information regarding their family situation, including information on dependents - not even on a voluntary basis - before the final candidate is determined. This new procedure is in place since 1 April 2021. As a consequence, applicants are no longer asked to provide information on their family situation during the selection process. Only the selected candidate (i.e. for whom a signed selection note has been sent to Personnel) is asked to provide the personal details regarding their family situation to determine their benefits package. The changes have been formalized in the internal procedures of the EIB[2].

3. The Ombudsman very much welcomes the EIB’s response in this case.

Conclusion

The Ombudsman closes the inquiry with the conclusion that the EIB has given a most constructive response and that the matter is now settled.

Emily O'Reilly
European Ombudsman


Strasbourg, 01/12/2021

 

[1] The Ombudsman’s full letter is here: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/143366

[2] The EIB’s full reply is here: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/149856