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Decisione relativa alla risposta della Banca europea per gli investimenti a preoccupazioni in merito alla disponibilità di determinate informazioni personali sui candidati prima delle decisioni di assunzione (caso OI/5/2021/PB)

Il caso riguardava la prassi della Banca europea per gli investimenti (BEI) di chiedere ai candidati di fornire determinate informazioni personali, in particolare sulla loro situazione familiare, prima della decisione di assunzione della BEI.

La Mediatrice ha riconosciuto che la BEI aveva istituito tale prassi per rendere le proprie procedure quanto più efficienti possibile. Ha espresso tuttavia preoccupazione per il fatto che la raccolta di informazioni personali fosse sproporzionata e potesse incidere negativamente sulla fiducia nelle procedure di assunzione della BEI. Non tutti i candidati si sarebbero sentiti sicuri che le informazioni personali non influiscono in alcuna circostanza sulle loro possibilità di ottenere il posto.

La BEI ha risposto di avere modificato le proprie prassi per rispondere alle preoccupazioni sollevate dalla Mediatrice.

La Mediatrice ha accolto con favore la risposta costruttiva della BEI e ha proceduto all’archiviazione del caso.

The inquiry

1. The Ombudsman set out the issue in her letter opening the inquiry: the EIB had established a practice whereby it requests certain personal information (such as on household composition and dependants) from job applicants. This practice was related to efficiency concerns. She noted that the EIB had in the meantime changed this practice to make the provision of such information voluntary. This may nonetheless be problematic in practice. If candidates are asked to provide information in the context of a recruitment procedure, they may consider that failing to do so could negatively prejudice their prospects[1].

2. The EIB replied that it had reconsidered its practice and decided not to ask candidates for any information regarding their family situation, including information on dependents - not even on a voluntary basis - before the final candidate is determined. This new procedure is in place since 1 April 2021. As a consequence, applicants are no longer asked to provide information on their family situation during the selection process. Only the selected candidate (i.e. for whom a signed selection note has been sent to Personnel) is asked to provide the personal details regarding their family situation to determine their benefits package. The changes have been formalized in the internal procedures of the EIB[2].

3. The Ombudsman very much welcomes the EIB’s response in this case.

Conclusion

The Ombudsman closes the inquiry with the conclusion that the EIB has given a most constructive response and that the matter is now settled.

Emily O'Reilly
European Ombudsman


Strasbourg, 01/12/2021

 

[1] The Ombudsman’s full letter is here: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/143366

[2] The EIB’s full reply is here: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/149856