Antécédents de la plainte

1. Le 7 février 2017, le plaignant a présenté à la direction générale du marché intérieur, de l’industrie, de l’entrepreneuriat et des PME (DG GROW) de la Commission une demande d’accès à des documents, au titre du règlement (CE) no 1049/2001, au nom de Vredesactie, une organisation non gouvernementale belge.

2. La demande portait sur les documents suivants:

- une liste des réunions des fonctionnaires et/ou représentants de la DG Croissance (anciennement DG Entrepri se et Industrie) (y compris le commissaire et le cabinet) et des représentants d'entreprises individuelles, y compris des cabinets de conseil en lobbying et des cabinets d'avocats, et/ou des associations professionnelles, au cours desquelles l'action préparatoire (AP) à venir sur la recherche en défense et le programme européen de recherche en matière de défense (EDRP) ont été traités (depuis 2012);

les procès-verbaux et autres rapports de ces réunions; [et]

- toute la correspondance (y compris les courriels) entre des fonctionnaires et/ou des représentants de  la DG Croissance (y compris le  commissaire  et  le  cabinet)  et des représentants d’entreprises individuelles (y compris des cabinets de conseil et des cabinets d’avocats) et/ou d’associations professionnelles, dans laquelle l’AP sur la recherche en matière de défense et l’EDRP ont été traitées (entre janvier 2012 et aujourd’hui).

3. La Commission a envoyé un accusé de réception et a enregistré la demande le 14 février 2017, avec un délai de réponse du 7 mars 2017. Comme le plaignant n'avait pas précisé de date butoir pour la demande de documents, il a été considéré qu'elle couvrait les documents détenus jusqu'à la date à laquelle la demande a été présentée. Toutefois, en invoquant le fait que la demande concernait un grand nombre de documents, la Commission a d’abord prolongé le délai jusqu’au 28 mars 2017, puis a reporté sa réponse à trois reprises les 28 mars 2017, 11 avril 2017 et 28 avril 2017.

4. Le 2 mai 2017, la Commission a envoyé sa réponse initiale au plaignant. Elle n’a accordé qu’un accès partiel.

5. Le 12 mai 2017, le plaignant a demandé à la Commission de revoir sa réponse (au moyen d’une «demande confirmative»), en présentant des arguments détaillés contestant le recours aux exceptions à la divulgation. Le plaignant a fait valoir que tous les documents pertinents relevant du champ d’application de la demande n’avaient pas été divulgués et a demandé une prolongation du délai («champ d’application temporel») de la demande de réexamen jusqu’à la date de la réponse de la DG GROW.

6. Après avoir accusé réception de cette demande, la Commission n’a de nouveau pas respecté le délai initial du 7 avril 2017 et a retardé la réponse deux fois de plus. Le plaignant a demandé une mise à jour sur l’état d’avancement de sa demande le 31 août 2017, en vain.

7. N’ayant reçu aucune réponse de la Commission, le plaignant s’est adressé au Médiateur européen le 27 septembre 2017.

L'enquête

8. La Médiatrice a ouvert son enquête par une lettre à la Commission lui demandant de répondre à la plaignante.

9. Au cours de son enquête, la Médiatrice a reçu la décision de réexamen de la Commission, envoyée à la plaignante le 5 février 2018, ainsi que les observations de la plaignante sur cette décision de réexamen.

Évaluation du Médiateur

Sur le retard dans la réponse à la demande d’accès aux documents

10. La Médiatrice note que la Commission a mis trois mois pour répondre à la demande initiale d’accès aux documents du plaignant et dix mois supplémentaires pour répondre à la demande confirmative.

11. Dans ses communications avec le plaignant et dans sa correspondance avec le Médiateur, la Commission a souligné le grand nombre de documents liés à la demande, ainsi que la complexité et le caractère sensible de la demande, pour expliquer ce retard.

12. La Médiatrice estime toutefois que les délais tant pour la réponse initiale que pour la décision confirmative vont bien au-delà des délais imposés aux institutions de l’Union par le règlement (CE) no 1049/2001 pour répondre aux demandes d’accès aux documents, même dans des cas exceptionnels. En effet, si le règlement prévoit des délais supplémentaires pour le traitement d’une demande initiale ou d’un réexamen concernant un document très long ou un très grand nombre de documents, ceux-ci sont limités à 15 jours ouvrables supplémentaires. En outre, une motivation détaillée doit être fournie.

13. La Médiatrice estime donc que le retard flagrant dans la réponse de la Commission à la demande de documents du plaignant constitue un cas manifeste de mauvaise administration.

Sur l’accès fourni par la Commission aux documents demandés

I. Documents examinés dans le cadre de la demande

14. La décision de réexamen de la Commission exclut 32 des 45 documents initialement identifiés par la DG GROW du champ d’application de la demande, au motif qu’ils ne constituent ni une correspondance avec l’industrie ni des procès-verbaux ou autres rapports de réunions avec l’industrie. Les documents exclus comprennent 29 notes d’information, qui sont considérées comme des documents internes, un discours interne, une invitation adressée aux États membres uniquement et un courriel adressé aux États membres uniquement.

15. Le Médiateur accepte l’appréciation de la Commission sur cette question, étant donné que le plaignant n’a pas formulé sa demande en termes de documents liés à des réunions ou à des communications entre la Commission et l’industrie de la défense.

16. Dans sa décision de réexamen, la Commission a indiqué qu’elle n’avait identifié aucun document supplémentaire entrant dans le champ d’application de la demande. Dans sa demande de réexamen, le plaignant a fait référence à quatre réunions pour lesquelles aucun document n’était inscrit, que ce soit dans le registre des documents de la Commission ou dans la réponse initiale de la DG GROW. La Commission a confirmé que ces réunions avaient bien eu lieu, mais qu’aucun document n’existait pour ces réunions.

17. Le Médiateur admet que la Commission ne peut être tenue de divulguer des documents qui ne sont pas en sa possession et note qu’il existe une présomption de légalité en ce qui concerne l’inexistence d’un document [1], ce qui signifie qu’il existe une présomption de véracité pour une allégation des institutions selon laquelle un document n’existe pas.

18. Le plaignant a identifié trois autres réunions (dont deux n’avaient pas été incluses dans la liste de la Commission) dont le procès-verbal n’avait pas été divulgué par la Commission. Le Médiateur estime que cette question ne mérite pas une enquête plus approfondie, étant donné que le plaignant a déjà reçu les documents en question de l’Agence européenne de défense, en réponse à une demande distincte d’accès aux documents.

19. En ce qui concerne la demande du plaignant visant à ce que le délai de sa demande soit prolongé, aux fins du réexamen, jusqu’à la date de la réponse de la DG GROW, la Commission fait valoir qu’elle ne peut pas le faire, étant donné que le règlement (CE) no 1049/2001 ne permet qu’un réexamen de la position adoptée dans la réponse initiale.

20. Bien qu’il s’agisse peut-être de la situation juridique stricte, la Médiatrice estime que, compte tenu du retard inhabituellement long dans la réponse de la Commission, une certaine flexibilité à cet égard serait compatible avec les principes de bonne administration. Par exemple, la demande d’extension du champ d’application temporel aurait pu être traitée comme une nouvelle demande de documents couvrant la période supplémentaire.

II. Divulgation des noms des participants aux réunions entre la Commission et l’industrie de la défense

21. La Médiatrice se félicite de la décision de la Commission de réviser la position adoptée dans la décision initiale et de divulguer les noms des entreprises et de leurs PDG qui ont rencontré des membres de l’encadrement supérieur de la Commission.

22. La Commission a maintenu sa décision d’expurger des données à caractère personnel dans dix des documents toujours considérés comme relevant du champ d’application de la demande. La Commission considère que les conditions requises par l’affaire Bavarian Lager [2] pour qu’un transfert de données à caractère personnel soit justifié, à savoir que le demandeur démontre la nécessité de la divulgation et qu’il n’y ait aucune raison de croire qu’il pourrait être porté atteinte aux intérêts légitimes de la personne concernée, n’ont pas été remplies.

23. La Commission a précisé que cette jurisprudence éclaire sa politique de non-divulgation des données à caractère personnel des membres du personnel qui ne sont pas des membres de l’encadrement supérieur ou des personnes qui ne sont pas les principaux représentants d’entités externes. 

24. En ce qui concerne la condition de nécessité, la Commission considère que l’argument avancé par le plaignant, selon lequel les informations font partie de la recherche sur l’étendue de l’influence de l’industrie de la défense sur l’élaboration des politiques de l’Union et servent donc l’intérêt public en contribuant à un débat public éclairé sur cette question, est de nature trop générale.

25. En ce qui concerne le préjudice potentiel aux intérêts légitimes des personnes concernées, la Commission souligne que la divulgation des identités protégées, compte tenu de la nature sensible du dossier, entraînerait un risque réel et non hypothétique pour le personnel de la Commission concerné d’être soumis à des contacts externes non sollicités. 

26. Le Médiateur convient que le plaignant n’a pas satisfait au critère de nécessité requis pour obtenir la divulgation des noms expurgés. En effet, la divulgation des noms des entreprises représentées et de leurs PDG est suffisante et proportionnée pour atteindre l’objectif du plaignant de savoir quelle organisation industrielle fait pression sur la Commission.

Conclusion

Sur la base de l’enquête, le Médiateur clôt cette affaire en constatant ce qui suit:

Le retard important pris par la Commission pour répondre à la demande d’accès aux documents du plaignant, tant au stade initial qu’au stade du réexamen, constitue un cas de mauvaise administration.

Toutefois, comme la plaignante a finalement reçu une réponse appropriée, elle estime qu'il convient de ne pas faire de recommandation.

Le plaignant et la Commission européenne seront informés de cette décision.

Emily O'Reilly

Médiateur européen

Strasbourg, le 06/07/2018

[1] Arrêt dans l’affaire T-468/16, Verein Deutsche Sprache/Commission, ECLI:EU:T:2018:207, point 35.

[2] Arrêt dans l’affaire C-28/08 P, Commission européenne/Bavarian Lager, ECLI:EU:C:2010:378.