Contexte de la plainte

1. La plaignante, députée au Parlement européen, souhaitait obtenir des informations sur les contacts que la Commission européenne a eus avec des entreprises informatiques privées dans le cadre de l’élaboration de sa proposition de directive de l’UE sur les dossiers passagers (PNR)^[1]. À cette fin, elle a demandé, en vertu du règlement de l’UE sur l’accès aux documents (règlement no 1049/2001)^[2], «tous les documents de la Commission correspondant à des réunions et à des contacts de lobbying de commissaires et de fonctionnaires de la Commission avec (...) des entreprises spécialisées dans la mise en place et la maintenance de systèmes de dossiers passagers (PNR) et/ou d’informations préalables sur les passagers (API) entre 2010 et aujourd’hui».

2. La Commission a accordé un accès partiel, après occultation de données à caractère personnel [3], à trois lettres échangées entre elle et une entreprise, ainsi qu’à deux rapports sur des réunions avec des parties prenantes du secteur organisées par la direction de la migration et des affaires intérieures (DG HOME) de la Commission.

3. Le plaignant a demandé un réexamen [4] de la décision de la Commission et a souligné que celle-ci n’avait identifié aucun courrier électronique comme relevant du champ d’application de la demande.

4. À la suite d’une nouvelle recherche ciblée de courriels, la Commission a recensé 19 autres documents relevant du champ d’application de la demande du plaignant, à savoir des courriels échangés entre la DG HOME et un certain nombre d’entreprises. Après consultation des auteurs de certains des courriels [5] et après avoir procédé à son propre examen, la Commission a accordé un large accès partiel aux documents nouvellement identifiés, sous réserve de la suppression de données personnelles et commercialement sensibles.

5. Pour un courriel particulier, daté du 9 février 2015, adressé par une société informatique à un membre du personnel de la DG HOME, la Commission a occulté une partie du contenu. La phrase expurgée dans le courriel publié se lit comme suit: «Nous avons récemment signé un accord pour fournir [expurgé]». La Commission a affirmé que l’occultation était justifiée au titre de l’exception relative à la protection des intérêts commerciaux prévue par le règlement (CE) no 1049/2001 [6].

6. La Commission a expliqué que «les parties expurgées se référaient aux clients » de cette société « et à ses contacts». Elle a considéré que «ces informations ont effectivement une valeur commerciale, en particulier dans le contexte concurrentiel dans lequel plusieurs entreprises se font concurrence pour un contrat» et que leur divulgation porterait atteinte aux « intérêts commerciaux de l’entreprise en ce qui concerne ses clients et sa stratégie commerciale, qui jouent un rôle déterminant dans ses opérations commerciales».

7. La Commission a indiqué qu’elle avait examiné s’il existait un intérêt public à la divulgation susceptible de l’emporter sur les intérêts commerciaux protégés par l’exception et de justifier la publication de l’intégralité du courrier électronique. La Commission a déclaré que la plaignante n’avait pas identifié un tel intérêt public dans sa demande de réexamen et qu’elle n’était pas non plus en mesure d’identifier un tel intérêt public. Ainsi, la Commission a conclu que, «en l’espèce, l’intérêt public est mieux servi si les parties des documents [...] ne sont pas divulguées conformément aux intérêts protégés par l’exception prévue à l’article 4, paragraphe 2, premier tiret, du règlement (CE) no 1049/2001».

8. Le 24 octobre 2016, le plaignant s’est adressé au Médiateur.

L'enquête

9. La Médiatrice a ouvert une enquête sur les questions suivantes:

i) C’est à tort que la Commission a refusé d’accorder au public un accès complet à un courriel qu’elle a reçu d’une société informatique lors de l’élaboration de sa proposition de directive PNR.

ii) La Commission, après avoir identifié d’autres documents pertinents en cours de réexamen, n’a pas donné au plaignant la possibilité de demander un réexamen de sa décision de refuser l’accès complet au courrier électronique en question.

10. L’équipe d’enquête de la Médiatrice a procédé à une inspection du dossier de la Commission et a tenu deux réunions de suivi avec la Commission. Le Médiateur a ensuite demandé à la Commission si elle envisageait de divulguer certaines des informations occultées. La Commission a répondu à cette demande et, par la suite, le plaignant a envoyé des observations sur la réponse de la Commission.

11. Dans un premier temps, la Commission a refusé de divulguer une plus grande partie de la peine en cause. Toutefois, après avoir reconsulté et obtenu l’accord de la société informatique concernée, la Commission a finalement accepté de divulguer certaines des informations expurgées. Cela concernait le partenaire contractuel de la société et l'objet de l'opération mentionnée dans les parties déjà divulguées . La Commission a réitéré que la partie non divulguée restante de cette phrase, qui concernait la stratégie commerciale de la société, ne pouvait pas être divulguée pour les raisons exposées dans sa décision.

12. La décision du Médiateur tient compte des arguments et des points de vue avancés par les parties à tous les stades de l'enquête.

Refus de la Commission de donner pleinement accès au public à un courrier électronique qu’elle a reçu lors de l’élaboration de la directive sur les dossiers passagers

13. La Médiatrice reconnaît que la Commission a divulgué, après son intervention, d'autres parties de la peine auxquelles la plaignante a demandé un accès complet. Après avoir consulté le document, le Médiateur peut confirmer que les autres informations non divulguées sont liées à la stratégie commerciale de l’entreprise. Elle accepte les raisons avancées par la Commission pour justifier son point de vue selon lequel la divulgation de ces informations porterait atteinte aux intérêts commerciaux de la société.

14. Par conséquent, le Médiateur estime que la Commission a pris des mesures adéquates pour régler la première question soulevée par le plaignant et a satisfait à cet aspect de la plainte, à savoir la non-divulgation d’une partie du courrier électronique.

Possibilité de demander un réexamen de la décision de refus d’accès aux documents

15. Le plaignant a fait valoir que, chaque fois que la Commission identifie de nouveaux documents à la suite d’une demande de réexamen et refuse l’accès total ou partiel à ces documents, elle devrait donner à la requérante la possibilité de réexaminer sa décision concernant ces documents.

Évaluation du Médiateur

16. Le règlement (CE) n° 1049/2001 prévoit une procédure en deux étapes. Lorsque la réponse initiale de l'institution à une demande d'accès à des documents n'aboutit pas à une divulgation complète, le demandeur a le droit de demander à l'institution de réexaminer sa position [7].  La position définitive adoptée peut alors faire l’objet d’un contrôle externe, par la Cour de justice de l’Union européenne ou par le Médiateur.

17. Il est possible, comme en l’espèce, que, lors du réexamen de sa réponse initiale, l’institution identifie davantage de documents entrant dans le champ d’application de la demande d’accès initiale. De l’avis du plaignant, dans de tels cas, les demandeurs devraient avoir la possibilité de procéder à un autre réexamen des documents ou parties de documents nouvellement retenus.

18. Le Médiateur note que le règlement (CE) n° 1049/2001 ne contient aucune disposition de ce type. Si le point de vue du plaignant est compréhensible et logique, il ne reflète pas les dispositions claires du règlement. La disponibilité d’un réexamen externe, telle que reprise par la plaignante dans son approche à l’égard du Médiateur, donne aux plaignants la possibilité de contester et de commenter le refus de l’institution. Le processus d'examen externe exige de l'établissement qu'il justifie sa position, ce qui l'incite implicitement à revoir sa décision de refuser le document pertinent ou une partie de celui-ci.

19. Dans ces circonstances, le Médiateur ne constate pas de mauvaise administration de la part de la Commission pour ne pas avoir proposé au plaignant un nouvel examen des parties non divulguées des documents nouvellement trouvés. Dans des circonstances différentes, le caractère adéquat de la recherche initiale de documents relevant du champ d’application de la demande initiale au titre du règlement (CE) no 1049/2001 pourrait potentiellement faire l’objet d’une plainte, mais en l’espèce, une enquête sur cet aspect n’est pas justifiée.

Conclusions

Sur la base de l’enquête sur cette plainte, le Médiateur clôt celle-ci en concluant ce qui suit:

La Commission a pris des mesures adéquates pour régler la première question soulevée par le plaignant, à la suite de l’intervention du Médiateur.

Il n’y a pas eu de mauvaise administration de la part de la Commission en ce qui concerne la deuxième question soulevée par le plaignant.

Le plaignant et la Commission seront informés de cette décision.

Emily OʹReilly Médiateur
européen

Strasbourg, le 19/12/2017

^[1] Directive (UE) 2016/681 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relative à l’utilisation des données des dossiers passagers (PNR) pour la prévention et la détection des infractions terroristes et des formes graves de criminalité, ainsi que pour les enquêtes et les poursuites en la matière (JO L 119 du 4.5.2016, p. 132).

[2] Règlement (CE) no 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2001 relatif à l’accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission (JO L 145 du 31.5.2001, p. 43).

[3] Conformément à l’article 4, paragraphe 1, point b), du règlement (CE) no 1049/2001.

^[4] En introduisant une «demande confirmative» au titre du règlement (CE) no 1049/2001.

[5] Comme l’exige l’article 4, paragraphe 4, du règlement (CE) no 1049/2001.

[6] Article 4, paragraphe 2, premier tiret.

[7] L’article 7, paragraphe 2, du règlement n° 1049/2001 confère au demandeur le droit de demander un réexamen de la décision de l’institution en introduisant une «demande confirmative».