Contexte de la plainte

1. Le plaignant a posé sa candidature à l’Agence exécutive pour les petites et moyennes entreprises (EASME) pour un poste d’agent contractuel [1]. À la suite d’un contrôle de l’éligibilité [2] et de l’évaluation des candidatures [3], le plaignant a été invité à un entretien le 19 mars 2015.

2. Lorsque la plaignante a été informée qu’elle n’avait pas été inscrite sur la liste de réserve des lauréats, elle a introduit une demande de réexamen (le 24 avril 2015). L’EASME a confirmé avoir reçu la demande de la plaignante, mais n’y a pas répondu par la suite. En février 2016, le plaignant a contacté le Médiateur.

L'enquête

3. La Médiatrice a ouvert une enquête sur la plainte et a identifié les allégations et allégations suivantes:

L’EASME n’a pas répondu à la demande de réexamen du plaignant.

L’EASME devrait répondre à la plaignante et répondre à ses préoccupations concernant son exclusion de la liste de réserve.

4. La Médiatrice a contacté l’EASME le 16 mars 2016. Compte tenu de ce retard, la Médiatrice a demandé à l’EASME de traiter la plainte en priorité. Le 11 avril 2016, l’EASME a transmis au Médiateur sa réponse à la demande de réexamen du plaignant. Le 25 avril 2016, la Médiatrice a invité la plaignante à présenter ses observations, ce qu’elle a fait le 24 mai 2016. Au cours de l’enquête, le Médiateur a dûment examiné les informations fournies dans la plainte.

Allégation selon laquelle l’EASME n’a pas répondu à la demande de réexamen et à la demande connexe du plaignant

Arguments du plaignant et de l'institution

5. La principale allégation et réclamation de la plaignante à l’encontre de l’EASME concernait l’absence de réponse de l’agence à sa demande de réexamen dans le délai de 45 jours, qui était indiqué dans l’«appel à manifestation d’intérêt» (ci-après l’«appel»).

6. Dans sa réponse, l’EASME s’est excusée pour le retard considérable, notant qu’il s’agissait « d’un événement involontaire et malheureux qui n’aurait pas dû se produire».

7. Dans ses observations, la plaignante a fait valoir que l’absence de réponse de l’EASME aurait pu être un moyen de l’empêcher intentionnellement d’engager une procédure administrative ou judiciaire contre la décision de ne pas l’inscrire sur la liste de réserve.

Évaluation du Médiateur

8. La Médiatrice regrette qu’il ait fallu un an à l’EASME pour répondre à la demande de réexamen de la plaignante, et qu’elle ne l’ait fait qu’après l’intervention de la Médiatrice. Cela est contraire aux dispositions du code de bonne conduite administrative de l’UE [4]. Elle encourage vivement l’EASME à prendre les mesures nécessaires pour veiller à ce que des incidents similaires ne se reproduisent pas à l’avenir.

9. En ce qui concerne l’allégation de la plaignante selon laquelle le retard de l’EASME aurait pu être intentionnel, afin de l’empêcher d’engager une procédure administrative ou judiciaire, la Médiatrice note qu’il n’existe aucun élément de preuve à l’appui de cette affirmation. En outre, dans les concours EPSO et sur le site interne de la Commission (myintracomm), il est clair que la décision faisant suite à une demande de réexamen est considérée comme l’acte faisant grief à un candidat et que, par conséquent, le plaignant, qui travaille pour l’UE, aurait toujours pu faire usage des possibilités de recours administratif et judiciaire prévues par le «statut des fonctionnaires» de l’UE.

10. À la lumière de l’analyse qui précède, il n’est pas nécessaire de poursuivre l’enquête à la suite de l’intervention du Médiateur.

Demander à l’EASME de répondre aux préoccupations de la plaignante concernant son exclusion de la liste de réserve

Arguments du plaignant et de l'institution

11. Dans sa demande de réexamen, la plaignante a soutenu qu’elle remplissait tous les critères d’éligibilité et de «sélection essentielle» énoncés dans l’appel. Elle a noté qu’elle remplissait également les «critères de sélection avantageux» [5], en faisant référence à son expérience professionnelle, à sa connaissance de l’agence et des institutions de l’Union en général, à sa connaissance des langues, ainsi qu’à ses talents et capacités personnels. Elle a également déclaré qu’elle considérait que sa performance lors de l’entretien était «excellente».

12. Dans sa réponse, l’EASME a expliqué les étapes de la procédure de sélection et a informé la plaignante de ses performances dans chacune d’entre elles. Elle a déclaré qu’à la suite d’un examen minutieux des candidatures en fonction des critères d’éligibilité (section 4.A de l’appel) et, par la suite, des critères essentiels et avantageux (section 4.B de l’appel), le plaignant a été présélectionné et invité à un entretien. Le plaignant avait obtenu 12 points, alors que le seuil pour être invité à une entrevue était de 10,5 points.

13. L’EASME explique qu’au cours de l’entretien, la plaignante a été invitée à présenter son CV et à répondre à sept questions: une sur sa connaissance de l’EASME et de ses relations avec la Commission européenne; trois questions techniques sur ses connaissances et compétences en rapport avec les tâches décrites dans la description de poste; et trois questions sur ses compétences génériques. La connaissance de l’anglais par la plaignante, sa motivation et son aptitude globale à occuper le poste ont également été évaluées. Le «comité de sélection» a attribué 22 points à la plaignante pour ses prestations lors de l’entretien. Étant donné que le seuil d’inscription sur la «liste de réserve» des lauréats était de 27 points, le plaignant n’a pas été inscrit sur la liste. L’EASME a inclus une grille d’évaluation détaillée dans sa réponse.

14. En ce qui concerne le réexamen de la décision par le comité de sélection, l’EASME a indiqué que, à la suite du réexamen de l’évaluation du plaignant, le comité a confirmé les notes qu’il avait initialement attribuées au plaignant.

15. Le plaignant a jugé la réponse de l’agence insatisfaisante. Elle souligne que: i) la réponse n’indiquait pas les trois «questions relatives aux compétences génériques» et les trois «questions techniques» qui lui avaient été posées lors de l’entretien; ii) la réponse ne faisait pas référence à ses réponses; iii) la réponse ne faisait pas référence aux critères spécifiques utilisés pour évaluer ses réponses; et iv) elle n’a pas reçu d’évaluation qualitative de ses réponses en dehors des notes qu’elle avait obtenues. En outre, le plaignant a souligné qu’étant donné que les entretiens ne sont pas enregistrés, il est difficile pour les personnes interrogées de contester ou de vérifier de manière substantielle la validité de la décision du comité de sélection.

Évaluation du Médiateur

16. L’EASME a informé la plaignante de son évaluation globale lors de l’entretien (22 points), de la note limite pour un candidat à inscrire sur la liste de réserve (27 points) et de la note maximale possible (44 points). Elle a également informé la plaignante de la manière dont son rendement avait été évalué dans chacune des questions/sujets abordés au cours de l’entretien [6].

17. La Médiatrice note que les critères d’évaluation utilisés lors de l’entretien correspondaient à la description figurant dans l’appel [7]. À cet égard, une jurisprudence constante admet que, nonobstant ses larges pouvoirs d'appréciation, le jury est lié par le libellé de l'«avis de concours» tel que publié [8], étant donné que la durée de l'avis constitue à la fois le cadre juridique des travaux du jury et le cadre d'évaluation de son évaluation des candidats [9]. La jurisprudence applicable précise également que les comités de sélection disposent d’un large pouvoir discrétionnaire pour définir les critères d’évaluation des qualifications liées aux diplômes et à l’expérience professionnelle sur la base de l’importance de ces qualifications par rapport aux exigences du poste à pourvoir, pour autant qu’elles restent dans les limites fixées par l’avis [10].

18. En ce qui concerne l’observation de la plaignante selon laquelle la réponse de l’agence ne faisait pas référence à ses réponses et ne contenait pas non plus d’évaluation qualitative de celles-ci, la jurisprudence pertinente dispose que le principe de secret qui régit les procédures de sélection des institutions, organes et agences de l’Union s’oppose à la divulgation à la fois des avis de membres individuels des comités et de tout élément relatif à l’évaluation individuelle ou comparative des candidats [11]. En outre, la jurisprudence indique clairement que, dans ces circonstances, la communication des notes obtenues par le candidat pour chacun des critères évalués constitue une motivation adéquate de la décision du comité de sélection [12]. Enfin, il convient de souligner que l'agence, dans sa réponse, a précisé la nature des questions posées au plaignant lors de l'entrevue.

19. À la lumière de l’analyse qui précède, la réponse de l’agence semble correcte et, par conséquent, aucune enquête supplémentaire n’est justifiée.

Conclusion

Sur la base de l’enquête sur cette plainte, l’affaire est clôturée par la conclusion suivante [13]:

Il n'y a aucune raison de justifier un complément d'enquête.

Le plaignant et l'Agence exécutive pour les petites et moyennes entreprises seront informés de cette décision.

Marta Hirsch- Ziembinska

Unité 1 - Enquêtes et TIC

Strasbourg, le 22/12/2016

[1] Appel à manifestation d'intérêt pour le fonctionnaire d'administration, GF III - Numéro de référence EASME/III/2014/077 (ci-après «l'appel»). http://ec.europa.eu/easme/en/system/files/vacancies/VN%20_EASME_III_2014_0077%20%282%29.pdf

[2] La section 4.A de l’appel énumère les critères formels que les candidats doivent remplir avant la date limite de dépôt des candidatures.

[3] La section 4.B de l’appel a identifié les critères de sélection qui ont été divisés en deux catégories: i) essentiels et ii) avantageux.

[4] L ' article 17.1 du Code de bonne conduite administrative dispose que "le fonctionnaire veille à ce qu ' une décision soit prise sur toute demande ou réclamation adressée à l ' institution dans un délai raisonnable, sans délai et, en tout état de cause, au plus tard deux mois à compter de la date de réception". En outre, l ' article 17.2 dispose que < <si une requête ou une plainte ne peut, en raison de la complexité des questions qu ' elle soulève, être tranchée dans le délai susmentionné, le fonctionnaire en informe l ' auteur dans les meilleurs délais. Dans ce cas, une décision définitive devrait être communiquée à l ' auteur dans les plus brefs délais> >.

[5] Selon l’appel, les critères de sélection comprenaient deux critères essentiels et huit critères «avantageux». Ces dernières étaient les suivantes: «études universitaires dans un domaine lié au profil du poste; certification, études et/ou formations supplémentaires pertinentes; une bonne connaissance de l’organisation, de la structure, des procédures de travail et des politiques des services/agences de la Commission et/ou d’autres institutions de l’UE; bonne maîtrise orale ou écrite du français ou de l'allemand; capacité à travailler de manière autonome, ainsi qu’en équipe; flexibilité et capacité à travailler sous pression et à gérer ses responsabilités dans des délais serrés; bonnes capacités d’analyse, de résolution de problèmes et d’ampli; compétences en matière d’apprentissage et de développement; et une bonne connaissance des politiques et/ou programmes de l’Union européenne en rapport avec le poste.»

[6] Le plaignant a obtenu: 3 points sur 4 pour la présentation de son CV; 2,5 points sur 4 pour la présentation de sa motivation; 2,5 points sur 4 en ce qui concerne sa connaissance de l’EASME et de ses relations avec la Commission européenne; 4 points sur 12 pour ses réponses à trois questions techniques sur ses connaissances et compétences en rapport avec les fonctions décrites dans la description de poste; 5,5 points sur 12 pour ses réponses aux trois questions sur ses compétences génériques; 3 points sur 4 pour sa connaissance de l’anglais; et 1,5 point en ce qui concerne son aptitude globale à occuper le poste.

[7] L’appel décrivait les aptitudes et compétences à tester au cours de l’entretien comme suit: connaissances et compétences pertinentes pour les tâches décrites dans la description de poste, connaissance de l’organisation, de la structure, des procédures de travail et des politiques des services/agences de la Commission et/ou d’autres institutions de l’UE; une forte motivation, une forte aptitude au travail d’équipe et la capacité à travailler de manière autonome; et, enfin, la capacité de travailler sous pression et de gérer ses responsabilités dans des délais serrés.

[8] Arrêt du Tribunal de première instance du 13 mars 2002, Bal/Commission, T-139/00, ECLI:EU:T:2002:65, point 35; Arrêt du Tribunal de la fonction publique du 11 juillet 2006, Tas/Commission, F-12/05, ECLI:EU:F:2006:68, point 43.

[9] Arrêt du Tribunal de première instance du 16 avril 1997, Fernandes Leite Mateus/Conseil, T-80/96, ECLI:EU:T:1997:57, point 27; Arrêt du Tribunal de première instance du 5 mars 2003, Staelen/Parlement, T-24/01, ECLI:EU:T:2003:52, point 47.

[10] Arrêt de la Cour du 6 février 1986, Vlachou/Cour des comptes, C-143/84, ECLI:EU:C:1986:55, point 16; Arrêt du Tribunal de première instance du 28 novembre 2002, Pujals Gomis/Commission, T-332/01, points 39 à 41; Arrêt du Tribunal de première instance du 11 février 1999, Mertens/Commission, T-244/97, ECLI:EU:T:1999:27, point 44; Arrêt du Tribunal de première instance du 11 mai 2005, de Stefano/Commission, T-25/03, ECLI:EU:T:2005:168, point 34.

[11] Arrêt du Tribunal du 12 mai 2010, Commission/Meierhofer, T-560/08 P, ECLI:EU:T:2010:192, point 16.

[12] Arrêt du Tribunal de première instance du 5 avril 2005, Christensen/Commission, T-336/02, ECLI:EU:T:2005:115, point 89; Arrêt de la Cour du 28 février 2008, Neirinck/Commission, C-17/07 P, ECLI:EU:C:2008:134, point 52.

[13] Des informations sur la procédure de réexamen sont disponibles sur le site web du Médiateur: http://www.ombudsman.europa.eu/en/resources/otherdocument.faces/en/70669/html.bookmark