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Décision de la Médiatrice européenne clôturant son enquête sur la plainte 52/2014/EIS concernant la décision de l’Office européen de sélection du personnel (EPSO) de prendre dûment en considération le principe de force majeure dans le cadre des concours généraux

La plaignante, qui travaille pour la Cour de justice de l’Union européenne en vertu d’un contrat temporaire, s’est inscrite à un concours EPSO pour le recrutement d’interprètes de conférence. L’avis de concours prévoyait que les candidatures complétées devaient être transmises au plus tard le 6 août 2013 à midi. La plaignante laisse passer ce délai. Le 7 août 2013, elle informe l’EPSO qu’elle a été hospitalisée les 5 et 6 août 2013 et qu’elle n’a donc pas été en mesure de compléter sa candidature dans le délai imparti. Le 7 août 2013, elle demande à l’EPSO de prolonger ce délai. L’EPSO refuse d’accéder à sa demande, le motif principal de ce refus étant que tous les candidats doivent être traités sur un pied d’égalité.

La Médiatrice examine ce dossier et arrive à la conclusion provisoire que l’EPSO n’a pas cherché à déterminer si les circonstances exposées par la plaignante correspondaient à une situation de force majeure. Elle recommande donc à l’EPSO i) de reconnaître qu’il existe des situations où, pour des raisons de force majeure, il est juste et adéquat que des candidats se voient accorder un nouveau délai; ii) de clarifier les circonstances dans lesquelles un nouveau délai devrait être fixé; et iii) d’en informer les candidats. L’EPSO rejette tout d’abord les recommandations de la Médiatrice et fait valoir qu’il serait difficile d’évaluer le bien-fondé des différentes justifications avancées par les candidats et de déterminer la manière dont les candidats doivent démontrer le cas de force majeure. L’EPSO ajoute que le fait d’autoriser les candidats à invoquer la force majeure mettrait en péril à la fois le bon déroulement des concours généraux et l’égalité de traitement des candidats. Il fait également référence aux statistiques, qui, selon l’EPSO, montrent que le traitement de toutes les demandes de prolongation de délai envoyées après l’expiration du délai représenterait une charge administrative pour l’EPSO.

Toutefois, à la suite de réunions entre la Médiatrice et le personnel de l’EPSO, l’EPSO marque finalement son accord de principe sur les recommandations de la Médiatrice. En ce qui concerne le dossier de la plaignante en particulier, la Médiatrice constate néanmoins que le concours en question est terminé. Elle fait également observer que la plaignante a choisi de ne pas formuler d’observations au sujet de la réponse de l’EPSO à ses recommandations. Compte tenu de ce qui précède, la Médiatrice considère qu’il n’y a pas lieu de poursuivre l’enquête pour déterminer si le dossier de la plaignante remplit les conditions de force majeure que l’EPSO accepte désormais, en principe, d’appliquer.

Le contexte de la plainte

1. Le 4 juillet 2013, l’Office européen de sélection du personnel (EPSO) publie un avis de concours[1] visant à constituer une liste de réserve à partir de laquelle recruter des interprètes de conférence ayant le français comme langue principale. La plaignante souhaite participer à ce concours et remplit la candidature en ligne. Les candidatures remplies peuvent être validées du 4 juillet 2013 au 6 août 2013 à midi. La plaignante tombe malade le 5 août. Elle précise qu’elle a été hospitalisée du 5 au 6 août 2013 et que, par conséquent, elle n’a pas validé sa candidature dans le délai imparti.

2. Le 7 août 2013, la plaignante contacte l’EPSO pour l’informer qu’elle a attendu jusqu’au dernier moment pour compléter sa candidature. Elle demande également à l’EPSO d’accepter sa candidature tardive sur la base d’un certificat médical qui prouve, selon la plaignante, qu’elle a connu, à la date en question, une détérioration imprévisible de son état de santé. D’après le certificat daté du 5 août 2013, la plaignante a eu besoin de deux jours de « repos absolu au lit et de traitement intensif ».

3. Le 8 août 2013, l’EPSO répond que le délai ne peut être prolongé.

4. Le 30 août 2013, la plaignante introduit une réclamation contre l’EPSO au titre de l’article 90, paragraphe 2, du statut.

5. En janvier 2014, la plaignante dépose une plainte auprès du Médiateur européen[2].

L’allégation selon laquelle l’EPSO a eu tort de ne pas admettre la participation de la plaignante au concours et la plainte liée à ladite allégation

Les recommandations de la Médiatrice 

6. La Médiatrice examine ce dossier et conclut que l’EPSO n’a pas cherché à déterminer si les circonstances exposées par la plaignante correspondaient à une situation de force majeure[3]. L’EPSO estime que, sauf lorsqu’une candidature n’a pas pu être envoyée à temps en raison d’une erreur ou d’un manquement de sa part, il n’envisagera, en aucune circonstance, de prolonger un délai de dépôt des candidatures ou d’accepter une candidature tardive. En effet, l’EPSO ne reconnaît pas la nécessité de prendre en compte le principe de force majeure.

7. Par conséquent, en mars 2015, la Médiatrice a formulé les recommandations suivantes:

« 1) L’EPSO devrait reconnaître qu’il existe des cas dans lesquels il est juste et adéquat de fixer un nouveau délai pour la validation des candidatures de personnes qui n’ont pas respecté un délai dans des circonstances de force majeure, par exemple en raison d’une maladie ou d’un accident.

2) L’EPSO devrait clarifier, dans ses dispositions générales applicables aux concours généraux, les circonstances dans lesquelles ce nouveau délai pourrait être fixé.

3) L’EPSO devrait informer les candidats en conséquence dans son guide applicable aux concours généraux. »

8. Le 30 juin 2015, l’EPSO rejette les recommandations de la Médiatrice. L’EPSO maintient sa position selon laquelle, dans le dossier dont il est question, la plaignante a laissé passer un délai légal fixé dans l’avis de concours. En outre, il indique que, chaque année, environ 70 000 candidats au total valident leur candidature EPSO. L’EPSO reçoit plusieurs centaines de demandes de candidats qui n’ont pas complété leur candidature dans le délai requis. Il ajoute qu’environ 50 pour cent des candidatures sont validées au cours des 36 dernières heures de la période d’inscription[4]. Dans ce contexte, et en réponse aux recommandations de la Médiatrice, l’EPSO indique qu’il s’engage à adapter les dispositions générales applicables aux concours généraux uniquement « dans la mesure où il s’agit de fournir des informations encore plus explicites aux candidats concernant l’obligation de valider leur candidature dans le délai imparti, et de les encourager à clôturer leur inscription le plus rapidement possible ».

9. L’EPSO ajoute que, même s’il devait accepter que certaines situations constituent un cas de force majeure, il n’est pas en mesure de fixer une date butoir raisonnable pour les validations tardives car, en vertu des principes de proportionnalité et de non-discrimination, l’EPSO ne peut pas compromettre l’ensemble d’une procédure de sélection en permettant aux candidats qui ont laissé passer un délai de réintégrer un concours. À cet égard, il indique que si l’on permet à des personnes qui sont en situation d’incapacité pendant une plus longue période de réintégrer un concours, les concours, qui représentent un exercice logistique extrêmement complexe, ne se dérouleraient pas dans les délais. Cela risquerait également de pénaliser les candidats qui ont complété leur candidature à temps.

10. Enfin, l’EPSO indique qu’il aurait des difficultés à évaluer les différentes justifications de candidatures tardives de manière équitable et cohérente dans le monde entier, étant donné que les candidats pourraient invoquer des situations différentes, telles que l’hospitalisation, la maladie d’une personne à charge ou le décès d’un proche. Cela soulèverait, par ailleurs, d’autres questions concernant la nature de la preuve à apporter pour être jugée valable et le délai dans lequel elle doit être fournie. Enfin, l’EPSO estime qu’il risque de recevoir un nombre encore plus élevé de plaintes concernant des candidatures tardives.

Les réponses complémentaires apportées par l’EPSO à la suite de réunions entre la Médiatrice et le personnel de l’EPSO

Réunion de janvier 2016

11. En janvier 2016, le personnel de la Médiatrice tient sa première réunion avec l’EPSO afin de clarifier le point de vue de ce dernier. Au cours de cette réunion, l’EPSO indique que les candidats ont un mois entier pour compléter et valider leur candidature (en l’occurrence, la plaignante avait du 4 juillet au 6 août pour compléter et valider sa candidature). L’EPSO indique qu’il encourage fermement et à plusieurs reprises les candidats à soumettre leur candidature bien avant la date limite. Il ajoute que les problèmes qui surviennent concernent presque toujours des candidats qui attendent le dernier moment pour compléter et soumettre leur candidature. Il insiste, à cet égard, sur le fait que les dates de publication sont largement communiquées suffisamment à l’avance par rapport à la période d’un mois au cours de laquelle les candidatures peuvent être complétées et validées (les candidats peuvent donc préparer leur dossier bien avant la période de candidature d’une durée d’un mois). En outre, un candidat peut accéder à son compte EPSO à tout moment et à partir de n’importe quel endroit où il y a une connexion internet. Il fait également observer qu’il travaille, depuis 2010, avec un programme de cycles annuels. Des concours généraux sont donc organisés chaque année. Ainsi, si un candidat arrive trop tard une année pour soumettre sa candidature, il peut le faire l’année suivante.

12. EPSO indique ensuite qu’un cas de force majeure doit être examiné dans le contexte juridique et factuel suivant : conformément au principe du devoir de diligence, un candidat ne devrait pas attendre le dernier moment pour valider sa candidature.

13. Parallèlement aux quelque 70 000 candidats qui valident chaque année leur candidature EPSO dans les temps, l’EPSO reçoit plusieurs centaines de demandes de candidats qui ne complètent pas leur candidature dans le délai imparti – parfois en raison de facteurs qui échappent à leur contrôle, et parfois pas. L’EPSO indique qu’il a toujours géré ces demandes de manière rapide et professionnelle.

14. Au fil des concours qui ont lieu chaque année, l’EPSO constate qu’environ 50 pour cent des candidatures sont validées au cours des 36 dernières heures de la période d’inscription.

15. Si, pour quelque raison que ce soit, l’EPSO ou ses systèmes informatiques empêchent un candidat de valider son dossier avant la date limite, et si le candidat en informe l’EPSO en temps utile, l’EPSO peut soit prolonger le délai prévu pour tous les candidats soit accorder du temps supplémentaire à certains candidats pour leur permettre de valider leur candidature.

16. Même si l’on devait accepter que les cas de maladie ou d’accident méritent une prolongation ou une réouverture du délai, l’EPSO estime qu’il serait difficile de fixer une date butoir raisonnable pour les candidatures tardives, étant donné que les candidats potentiels pourraient être en situation d’incapacité pendant une très longue durée.

17. En outre, l’EPSO explique qu’il est également tenu de respecter les principes de proportionnalité et de non-discrimination. Il serait donc extrêmement difficile de trouver le juste équilibre entre les candidats, en souhaitant prendre en compte une variété de cas de force majeure, et la nécessité de ne pas compromettre l’ensemble de la procédure de sélection. En effet, si un candidat se trouve en situation d’incapacité pendant une assez longue durée après la date de validation, le concours ne se déroulerait pas dans les délais, ce qui rendrait un exercice logistique déjà extrêmement compliqué encore plus difficile. Cela pénaliserait les candidats qui ont validé leur dossier dans les temps et occasionnerait des désagréments aux institutions.

18. En outre, l’EPSO indique qu’il est difficile de comprendre comment il pourrait comparer et évaluer de manière équitable et cohérente les différentes justifications concernant des candidatures tardives. Il pose la question de savoir ce qui constitue une justification suffisante. Par exemple, l’hospitalisation du candidat, la maladie d’une personne à charge ou le décès d’un proche constituent-ils des justifications? Il pose également des questions concernant les pièces justificatives à fournir et le délai dans lequel ces documents doivent être transmis. L’EPSO estime qu’il aurait beaucoup de mal à faire un choix parmi les candidats. Par conséquent, il recevrait de nouvelles plaintes et un plus grand nombre de dossiers pourraient être renvoyés devant le Tribunal de la fonction publique et devant la Médiatrice.

Réunion de septembre 2016

19. La deuxième réunion entre la Médiatrice et le personnel de l’EPSO a eu lieu en septembre 2016. L’EPSO indique faire le plus grand cas des conclusions de la Médiatrice et convenir en principe qu’il ne peut y avoir qu’un nombre très restreint de cas dans lesquels des candidats (ou des candidats potentiels) sont empêchés de s’acquitter de leurs obligations ou de participer à un test lié à une procédure de sélection par des circonstances graves de force majeure.  L’EPSO souligne toutefois également l’importance primordiale de garantir le juste équilibre, dans le respect des principes de proportionnalité et de bonne administration, entre la protection des intérêts des candidats victimes de circonstances de force majeure, d’une part, et l’intérêt du service en temps utile et avec un bon rapport coût-efficacité, ainsi que les attentes légitimes des autres candidats demandant à être sélectionnés équitablement, rapidement et sans retard indu, d’autre part.

20. À la lumière de ce qui précède, l’EPSO indique qu’il évaluera toute demande individuelle arguant de la force majeure au cas par cas, en tenant compte des circonstances particulières de chaque cas et des facteurs suivants:

a) les candidats ont-ils été effectivement empêchés ou dans l’incapacité de s’acquitter de leurs obligations dans le délai fixé en raison de circonstances graves et imprévisibles totalement hors de leur contrôle, et auxquelles ils n’étaient pas en mesure de trouver une solution ?

b) les circonstances susmentionnées ont-elles persisté pendant une durée considérable précédant immédiatement le délai manqué, et persistaient-elles le jour ou pendant la période où une obligation particulière devait être remplie ?

c) les candidats ont-ils fourni une preuve officielle de telles circonstances (comme un certificat médical ou une attestation des autorités publiques compétentes) ?

d) les candidats ont-ils agi avec diligence et sans délai indu pour informer l’EPSO de leur incapacité à remplir leurs obligations dans le délai ? et

e) la demande peut-elle être acceptée sans retarder la procédure de concours et les autres candidats à ladite procédure ?

21. L’EPSO déclare que les circonstances qui pourraient en principe constituer des cas de force majeure incluent une maladie grave ou mortelle, ou un accouchement. Il précise qu’il n’acceptera pas les demandes présentées dans les cas où il est manifeste que le candidat a contribué à son incapacité à remplir la candidature dans le délai fixé, par manque de diligence ou par un comportement négligent. En ce qui concerne l’incapacité à remplir la candidature dans le délai fixé, l’EPSO relève également que les candidats disposent d’un mois au minimum pour déposer leur candidature, et qu’il leur est rappelé à plusieurs reprises qu’il est risqué de valider leur candidature à la fin de la période pour quelque raison que ce soit.

22. Il relève que si le problème relève de la responsabilité de l’EPSO (par exemple une défaillance de son système informatique), il continuera bien évidemment à faire preuve de souplesse, à condition qu’un candidat informe l’EPSO en temps utile.

23. À la lumière de toutes ces considérations, l’EPSO déclare être disposé à adapter les dispositions générales applicables aux concours généraux pour qu’elles reflètent la politique décrite plus haut.

L’analyse de la Médiatrice après les recommandations

24. La Médiatrice relève que le concours en question est terminé et que la plaignante a décidé de ne pas formuler d’observations au sujet de la réponse de l’EPSO à ses recommandations. Compte tenu de ces éléments, la Médiatrice estime qu’il n’y a pas lieu de poursuivre l’enquête au sujet de cette plainte.

25. La Médiatrice relève toutefois que les recommandations qu’elle a formulées dans cette affaire ont vocation à être d’application générale; elles visent à éclaircir un important élément de principe, qui est de savoir si le principe de force majeure peut s’appliquer dans le contexte des concours de l’EPSO. La Médiatrice observe que la question de la force majeure, dans le contexte d’une incapacité à remplir une candidature EPSO dans le délai fixé, a déjà été traitée par le Médiateur en novembre 2006, il y a exactement dix ans. Dans l’affaire en question[5], il apparaît que l’EPSO avait alors admis que le principe de force majeure s’appliquait aux concours de l’EPSO mais avait estimé que la force majeure ne s’appliquait pas dans le cas spécifique traité. Le Médiateur de l’époque avait estimé que le traitement réservé par l’EPSO à cette affaire n’était ni proportionné ni équitable et constituait en conséquence un cas de mauvaise administration.

26. Le droit de l’Union européenne reconnaît expressément que le principe de force majeure s’applique aux délais de procédure. Il est également vrai que ce principe est soumis à des exigences très strictes, y compris le fait que la personne concernée démontre avoir déployé la diligence et les efforts nécessaires. Toutefois, dans sa décision de novembre 2006, le Médiateur de l’époque déclare: « ... le Médiateur n’a connaissance d’aucune disposition qui pourrait interdire à l’EPSO de prolonger le délai de confirmation de l’inscription s’il s’avère que, pour des raisons de force majeure, ce délai n’a pu être respecté. Au contraire, le Médiateur relève par analogie, que, conformément à l’article 45 du statut de la Cour de justice (version de novembre 2005), "aucune déchéance tirée de l’expiration des délais ne peut être opposée lorsque l’intéressé établit l’existence d’un cas fortuit ou de force majeure". »

27. La Médiatrice se félicite qu’au cours de cette enquête, l’EPSO ait modifié sa position et ait désormais accepté toutes ses recommandations. Bien que les cas de force majeure soient rares, il existe des situations dans lesquelles il sera juste et approprié d’accepter une candidature tardive. La Médiatrice se réjouit que l’EPSO accepte désormais cet élément de principe.

Les conclusions

Sur la base de son enquête sur cette plainte, la Médiatrice a décidé de clôturer son enquête en énonçant la conclusion suivante :

La Médiatrice se félicite que l’EPSO ait désormais accepté toutes ses recommandations concernant l’application du principe de force majeure dans le contexte des concours de l’EPSO.

La plaignante et l’EPSO seront informés de cette décision.

Strasbourg, 17/11/2016

La Médiatrice

 

Emily O’Reilly

 

 

[1] http://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/ALL/?uri=OJ%3AC%3A2013%3A193A%3ATOC

[2] Pour de plus amples informations sur le contexte de la plainte, les arguments des parties et l’enquête du Médiateur, veuillez vous référer au texte intégral de la recommandation du Médiateur disponible à l’adresse suivante: http://www.ombudsman.europa.eu/fr/cases/recommendation.faces/fr/59332/html.bookmark

[3] La force majeure désigne normalement une situation dans laquelle une force considérable et irrésistible ou un événement imprévisible échappant au contrôle d’une personne rend matériellement impossible l'exécution d’une obligation.

[4] Lors du cycle de sélection des administrateurs de 2014, le pourcentage des candidats qui ont commencé à compléter leur dossier au cours des dernières 36 heures correspondait à un tiers du nombre final de candidats. En outre, plus de 7 000 candidats ont commencé à remplir leur candidature entre minuit et midi le dernier jour de l’inscription.

[5] Affaire 1085/2006/MHZ. Voir la décision à l’adresse suivante: http://www.ombudsman.europa.eu/cases/decision.faces/fr/3139/html.bookmark.