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Décision dans l'affaire 139/2015/PMC concernant le traitement de données à caractère personnel par l'Office européen de lutte antifraude (OLAF)
Décision
Affaire 139/2015/PMC - Ouvert le Lundi | 09 février 2015 - Décision le Lundi | 11 juillet 2016 - Institution concernée L'Office européen de lutte antifraude ( Pas d’acte de mauvaise administration constaté , Affaire réglée par l'institution , Poursuite de l'enquête non justifiée ) - Pays Allemagne
La plainte concernait le traitement prétendument illégal par l'OLAF des données à caractère personnel du plaignant.
La Médiatrice a constaté que l’OLAF avait pris des mesures pour corriger une erreur concernant les données à caractère personnel du plaignant. Elle a également constaté qu’elle n’avait pas commis de mauvaise administration en ce qui concerne le transfert des données à caractère personnel du plaignant, ce qui avait été fait par la Commission européenne et non par l’OLAF.
Étant donné que le Contrôleur européen de la protection des données a rendu une décision en avril 2015 concernant la politique de l’OLAF en matière de conservation des données à caractère personnel des demandeurs d’accès aux documents et considère qu’elle n’est pas appropriée, le Médiateur n’a pas jugé approprié d’enquêter davantage sur la politique de conservation des données de l’OLAF.
Contexte de la plainte
1. La plainte concerne l’allégation selon laquelle l’OLAF aurait contacté ce qu’il pensait être l’employeur du plaignant, une université allemande. Elle l’a fait parce qu’elle souhaitait vérifier son identité et quelle était sa profession[1].
2. Le plaignant n'était pas satisfait que l'OLAF ait contacté une université à laquelle il n'avait aucun lien. Il s'est donc plaint au Médiateur à ce sujet. Il a déposé une plainte, mais contre deux organismes (l’OLAF et la Commission européenne). Aux fins de ses enquêtes, la Médiatrice a enregistré deux plaintes - la présente plainte contre l'OLAF et une plainte similaire contre la Commission[2].
L'enquête
3. Le Médiateur a ouvert une enquête sur l'allégation selon laquelle l'OLAF aurait illégalement traité les données à caractère personnel du plaignant.
4. Au cours de l'enquête, le Médiateur a reçu l'avis de l'OLAF sur la plainte et, par la suite, les commentaires du plaignant en réponse à l'avis de l'OLAF.
Allégation de traitement illicite des données à caractère personnel du plaignant
Arguments présentés au Médiateur
5. Le plaignant a fait valoir que l’OLAF avait a) enregistré de manière incorrecte des informations sur son activité professionnelle, b) transféré ses données à caractère personnel à un tiers sans son consentement et c) conservé des données à caractère personnel dans sa base de données pendant une période disproportionnée.
6. Dans son avis, l’OLAF a indiqué qu’il avait introduit dans sa base de données des informations sur le plaignant ayant des liens professionnels avec une université allemande. Cela a probablement été fait en raison d'une erreur d'écriture. L’OLAF a regretté tout inconvénient causé au plaignant et a déclaré qu’il avait supprimé les informations.
7. L’OLAF a nié avoir transféré les données à caractère personnel du plaignant à l’université.
8. En ce qui concerne la période de conservation des données prétendument disproportionnée, l’OLAF a expliqué que les demandes d’accès aux documents liés aux enquêtes de l’OLAF sont conservées pendant 15 ans dans le dossier pertinent de sa base de données. L’OLAF a déclaré que le plaignant avait introduit une réclamation auprès du Contrôleur européen de la protection des données (CEPD) concernant cette question particulière. Une décision était encore pendante à ce stade[3].
9. Dans ses observations, le plaignant a fait valoir qu’en ne vérifiant pas si ses dossiers étaient exacts et corrects, l’OLAF avait violé son devoir de sollicitude. Il a également transmis au Médiateur une lettre de la Commission, datée du 4 février 2014, dans laquelle celle-ci indiquait qu’elle avait révélé son nom à l’université[4].
10. Le plaignant a soutenu que la période de conservation maximale de 15 ans de l'OLAF était disproportionnée. Il a fourni une copie de la décision du CEPD relative à sa réclamation concernant la période de conservation, qui était devenue disponible entre-temps.
Évaluation du Médiateur
11. Il est probable que les informations erronées concernant le plaignant travaillant pour une université allemande aient été introduites dans la base de données à la suite d’une erreur d’écriture commise par l’OLAF. Étant donné que l'OLAF a regretté l'erreur et corrigé les données, le Médiateur estime que cet aspect de l'allégation du plaignant a été résolu.
12. L'OLAF a déclaré qu'il n'avait pas transféré les données à caractère personnel du plaignant, c'est-à-dire son nom, à l'université allemande où il pensait travailler. La lettre de la Commission du 4 février 2014 au plaignant[5] montre que c'est la Commission, et non l'OLAF, qui avait divulgué le nom du plaignant à l'université[6]. Par conséquent, rien n’indique que l’OLAF ait commis un cas de mauvaise administration concernant cet aspect de la plainte.
13. En ce qui concerne la durée de conservation prétendument disproportionnée des données à caractère personnel, le Médiateur note que le CEPD a conclu que la durée de conservation de l'OLAF était disproportionnée. Le protocole d'accord entre le Médiateur et le CEPD[7] dispose qu'il convient d'éviter les doubles emplois inutiles dans les procédures et les approches divergentes. Le Médiateur estime donc qu'il ne serait pas approprié qu'elle formule sa propre conclusion sur cet aspect de la plainte, qui a déjà été traité par le CEPD. Le Médiateur n'enquêtera donc pas plus avant sur cette question.
Conclusion
Sur la base de l’enquête sur cette plainte, le Médiateur clôt celle-ci avec les conclusions suivantes:
En rectifiant les informations incorrectement enregistrées sur l'activité professionnelle du plaignant dans la base de données pertinente, cet aspect du grief du plaignant a été résolu.
Il n’y a pas eu de mauvaise administration de la part de l’OLAF en ce qui concerne le transfert des données à caractère personnel du plaignant.
Le Médiateur estime qu'il n'est pas approprié d'examiner plus avant la question de la durée de conservation des données à caractère personnel par l'OLAF.
Le plaignant et l'OLAF seront informés de cette décision.
Emily O'Reilly
Strasbourg, le 11 juillet 2016
[1] L’institution a demandé ces données aux demandeurs afin de traiter leurs demandes d’accès du public aux documents.
[2] Affaire 2063/2014/PMC.
[3] Affaire 2012-1026 du CEPD.
[4] Cette lettre a également été envoyée au plaignant par la Commission dans le cadre de l'enquête de la Médiatrice sur la plainte 2310/2013/JAS.
[5] La lettre - qui est rédigée en allemand - indique explicitement que "concernant votre activité professionnelle, vous avez indiqué à l'OLAF que vous travailliez pour l'Institut de droit international et européen [d'une université allemande]. Cependant, cet institut n'existe pas sous ce nom. À la suite de notre demande [c'est-à-dire celle de la Commission], l'université a fait remarquer qu'elle n'avait aucun employé portant le nom [« M. X »], c'est-à-dire le nom du plaignant.
[6] Dans sa décision dans l'affaire 2063/2014/PMC contre la Commission, la Médiatrice a conclu que la divulgation du nom de la plaignante à l'université sans justification valable constituait un grave cas de mauvaise administration.
[7] Protocole d’accord entre le Médiateur européen et le Contrôleur européen de la protection des données, JO 2007, C 27, p. 21.