Le contexte

1. Le 16 décembre 2013, la Médiatrice a ouvert une enquête d'initiative invitant l'Agence exécutive pour la compétitivité et l'innovation (EACI) à envisager de mettre en place une procédure permettant aux demandeurs insatisfaits de la manière dont les appels à propositions ont été traités de se tourner vers un comité d'examen ou de recours indépendant. La Médiatrice a souligné que l’EACI pourrait s’appuyer sur les procédures de réexamen en place à l’Agence exécutive pour la recherche (REA) et à l’Agence exécutive du Conseil européen de la recherche (ERCEA). Avec effet au 1er janvier 2014, l'EACI a été remplacée par l'EASME [2].

Mise en place d’une procédure de réexamen au sein de l’EASME

Projet de recommandation du Médiateur

2. Le Médiateur est d'avis que chaque institution de l'UE qui est en contact fréquent avec des personnes susceptibles d'avoir des raisons de porter plainte devrait mettre en place une procédure prévoyant que les griefs soient traités et résolus rapidement par l'institution elle-même, avant que ces personnes n'aient recours à d'autres mécanismes de recours, tels que le Médiateur et les tribunaux. En raison de son mandat, l’EASME est en contact fréquent avec les candidats qui répondent à des appels à propositions au titre de plusieurs programmes de l’UE [programme Horizon 2020 (H2020), programmes COSME, LIFE et FEAMP].

3. En ce qui concerne la portée du réexamen, la Médiatrice a noté que la procédure de réexamen prévue à l’article 16 du règlement Horizon 2020 est similaire à celles établies par l’ERCEA et la REA, qui se limitent aux «aspects procéduraux» et ne couvrent pas l’évaluation du bien-fondé des propositions. Le fait que cette disposition limite l ' examen par le comité d ' examen de l ' évaluation aux "aspects procéduraux" ne devrait toutefois pas signifier que l ' examen devrait se limiter à des éléments purement formalistes. Si tel était le cas, le droit de recours n’aurait manifestement pas beaucoup de valeur. Dans ce contexte, le Médiateur a souligné qu'il existe trois motifs qui devraient donner lieu à une réévaluation complète d'une proposition: i) si un demandeur apporte la preuve d’erreurs de procédure, par exemple s’il est clair qu’une étape de la procédure a été négligée; ii) si un demandeur apporte la preuve d’erreurs factuelles, par exemple si les experts font référence à une proposition erronée; ou iii) si un demandeur apporte la preuve d’une erreur manifeste d’appréciation. La Médiatrice a estimé que la procédure de réexamen à établir par l’EASME dans le cadre du programme Horizon 2020 devrait couvrir ces trois situations. La Médiatrice a également estimé que l’EASME devrait prendre les mesures nécessaires pour mettre en place une procédure de réexamen similaire pour les appels à propositions au titre des autres programmes de l’UE.

4. Le 17 octobre 2014, la Médiatrice a donc adressé les deux projets de recommandations suivants à l’EASME:

«1. Conformément à l’article 16 du règlement (UE) n° 1290/2013 et à l’annexe I de la décision C(2013) 9414 final de la Commission, l’EASME devrait, dès que possible, prendre les mesures nécessaires pour mettre en place une procédure de réexamen de l’évaluation pour les demandeurs qui répondent aux appels à propositions au titre du programme Horizon 2020 et informer le Médiateur de la date à laquelle la procédure de réexamen sera en place.

Cette procédure de réexamen devrait couvrir les cas dans lesquels les demandeurs invoquent i) des erreurs de procédure, ii) des erreurs factuelles ou iii) une erreur manifeste d’appréciation.

2. L ' EASME devrait prendre les mesures nécessaires pour mettre en place une procédure de réexamen similaire pour les demandeurs qui répondent à des appels à propositions lancés dans le cadre d ' autres programmes de l ' UE et informer le Médiateur de la date à laquelle la procédure de réexamen sera en place> >.

5. Lorsqu’elle a adressé les projets de recommandations à l’EASME, la Médiatrice a tenu compte des arguments et de l’avis avancés par l’EASME.

6. L’EASME a accepté les deux projets de recommandations et a décrit les mesures qu’elle avait prises pour les mettre en œuvre:

7. En ce qui concerne le premier projet de recommandation relatif au programme Horizon 2020, l’EASME a indiqué qu’elle avait mis en place deux procédures de réexamen, à savoir i) le comité d’examen de l’admissibilité et de l’éligibilité et ii) le comité d’examen de l’évaluation:

i) Comité d'examen de l'admissibilité et de l'admissibilité

8. Le comité d’examen de l’admissibilité et de l’éligibilité a été institué par décision du directeur de l’EASME du 30 juillet 2014. Ce comité interne est convoqué après réception des plaintes ou des demandes d'examen de la recevabilité et de l'éligibilité des propositions. Le comité n’examine que les plaintes déposées avant une évaluation, en cas de non-respect des critères de recevabilité ou d’éligibilité. Le demandeur non retenu dispose d’un délai de 30 jours à compter de l’envoi de la lettre de rejet par l’EASME pour introduire une réclamation ou demander un réexamen au moyen d’un lien web spécifique (https://webgate.ec.europa.eu/redress-frontoffice/work.iface).

9. Le comité est composé du chef d’unité ou du coordinateur d’appel, d’un juriste et d’un coordinateur d’appel d’un autre appel. Conformément à l'article 6 de la décision, le comité adressera une recommandation motivée à l'ordonnateur. Si le Comité estime que la proposition satisfait à tous les critères d'éligibilité et/ou de recevabilité, il recommandera d'évaluer le bien-fondé de la proposition (article 8). L'ordonnateur adopte une décision finale sur la base de la recommandation du comité.

10. La lettre adressée au plaignant sur l’issue de la demande de réexamen contiendra des informations sur les voies de recours, y compris en s’adressant au Médiateur ou au Tribunal. L’EASME a également souligné que son manuel de procédure pour Horizon 2020 comporte un chapitre spécifique sur le comité d’examen de l’admissibilité et de l’éligibilité.

ii) Comité d'examen de l'évaluation

11. Le comité d’examen de l’évaluation a été créé par décision du directeur de l’EASME du 31 juillet 2014. Ce comité interne examine les demandes de réexamen reçues après l’évaluation d’une proposition. En vertu de l’article 4 de la décision, les demandes de réexamen ne peuvent être fondées que sur des vices de procédure (l’évaluation du bien-fondé de la proposition ne relève pas du champ d’application du comité). Le chapitre pertinent du manuel de procédure de l’EASME fournit des exemples de manquements procéduraux tels que i) le manque de compétence technique des experts, ii) des erreurs factuelles dans le rapport de synthèse de l’évaluation; iii) conflits d'intérêts et iv) manque de cohérence entre les notes et les commentaires. L’EASME a toutefois souligné que, comme l’a souligné le Médiateur, la notion de manquements procéduraux ne se limite pas à des éléments purement formalistes et couvre les types d’erreurs mentionnés dans le projet de recommandation, à savoir i) les erreurs procédurales, ii) les erreurs factuelles ou iii) l’erreur manifeste d’appréciation.

12. Le demandeur non retenu dispose d’un délai de 30 jours après que les résultats de l’évaluation lui ont été communiqués pour déposer une plainte ou demander un réexamen au moyen d’un lien internet spécifique. Le Comité est composé d'au moins quatre membres, à savoir deux membres permanents (un juriste et un chef de secteur Finances) et deux membres flottants. Conformément à l'article 8 de la décision, le comité adressera une recommandation motivée à l'ordonnateur. Il y a trois résultats possibles: a) l'absence de preuve en ce qui concerne le prétendu vice de procédure; b) la preuve d'un vice de procédure, mais l'absence de lien de causalité avec le résultat de l'évaluation alléguée; et c) la preuve d’un vice de procédure ayant un lien de causalité avec le résultat de l’évaluation. Comme l’a recommandé le Médiateur, si le comité constate la preuve d’un vice de procédure (tel qu’une erreur de procédure, une erreur factuelle ou une erreur manifeste d’appréciation), le bien-fondé de la proposition sera réévalué par des évaluateurs indépendants. L'ordonnateur adoptera une décision finale sur la base de la recommandation du comité.

13. La lettre adressée au plaignant sur l’issue de la demande de réexamen contiendra des informations sur les voies de recours, y compris en s’adressant au Médiateur ou au Tribunal. L’EASME a également souligné que le service juridique et d’appui central de la Commission a rédigé un vade-mecum (manuel/manuel) qui contient les informations pertinentes pour la procédure de réexamen dans le cadre d’Horizon 2020 et qui est contraignant pour l’EASME. En cas de divergence entre le vade-mecum de la Commission et le manuel de l’EASME, les termes du vade-mecum prévalent.

14. En ce qui concerne le deuxième projet de recommandation relatif à une procédure de réexamen des appels à propositions au titre des programmes COSME, LIFE et FEAMP, l’EASME a indiqué que, par note du 16 décembre 2014, le directeur a demandé l’avis et l’approbation des directions générales (DG) de tutelle concernées de la Commission afin de mettre en place un comité de réexamen interne pour ces programmes. La note faisait référence à la recommandation du Médiateur. Les DG concernées ont approuvé la création d'un comité d'examen. Le projet de décision relative à la création d ' un comité de réexamen de l ' évaluation pour COSME, LIFE et le FEAMP (qui fait référence à l ' enquête d ' initiative de la Médiatrice) est similaire à la décision relative à la procédure de réexamen d ' Horizon 2020.

15. Le comité d'examen de l'évaluation examinera les plaintes et les demandes d'examen des demandeurs non retenus dont les propositions ont été rejetées après leur évaluation. L'examen se limitera aux aspects procéduraux de l'évaluation. L’EASME a indiqué que la décision instituant les comités d’examen des trois programmes serait adoptée en février 2015 et que la mise en œuvre commencerait immédiatement après.

Évaluation du Médiateur après les projets de recommandations

16. La Médiatrice se félicite de l’acceptation par l’EASME de ses projets de recommandations et estime que l’EASME a pris en temps utile des mesures appropriées pour les mettre en œuvre, tant en ce qui concerne les appels à propositions au titre du programme Horizon 2020 que les appels au titre des programmes COSME, LIFE et FEAMP. La rapidité avec laquelle l’EASME a pris ces mesures est en soi un exemple de bonne administration et mérite tous les éloges. Cela est d’autant plus louable que l’EASME elle-même n’a été créée que récemment.

17. En agissant de la sorte, l’EASME a démontré qu’elle s’engageait à mettre en place un véritable processus de réexamen pour les demandeurs insatisfaits.

18. La Médiatrice note toutefois que, si, pour le programme Horizon 2020, l’EASME a mis en place à la fois un comité d’examen de l’admissibilité et de l’éligibilité et un comité d’examen de l’évaluation, dans le cas des trois autres programmes (COSME, LIFE et FEAMP), elle ne fait référence qu’à un comité d’examen de l’évaluation. Le Médiateur est d’avis que, pour des raisons de cohérence, il serait logique que, également pour ces autres programmes, l’EASME envisage la création d’un comité d’examen de l’admissibilité et de l’éligibilité. Elle formulera donc une remarque supplémentaire ci-dessous.

19. La Médiatrice note en outre que l’EASME a expliqué dans son avis à la Médiatrice que la notion de «défaillances procédurales» ne se limite pas à des éléments purement formalistes et qu’elle couvre i) les erreurs procédurales, ii) les erreurs factuelles ou iii) les erreurs manifestes d’appréciation. Toutefois, les candidats aux appels à propositions peuvent ne pas être conscients que la notion de manquements procéduraux peut également couvrir des erreurs manifestes d’appréciation. Il serait donc utile de les informer en conséquence et de l ' indiquer clairement dans le chapitre correspondant du Manuel de procédure de l ' EASME (section 2.6 "Résultats du Comité d ' examen"), ainsi que dans tous les autres documents destinés aux demandeurs. Le Médiateur formulera une deuxième remarque supplémentaire ci-dessous.

Conclusion

La Médiatrice clôt cette enquête d’initiative en concluant ce qui suit:

L’EASME a adopté les deux projets de recommandations du Médiateur et a pris les mesures appropriées et opportunes pour les mettre en œuvre.

L’EASME sera informée de cette décision.

Autres remarques

1. Pour des raisons de cohérence avec le programme Horizon 2020, l’EASME pourrait également envisager la création d’un comité d’examen de l’admissibilité et de l’éligibilité pour les programmes COSME, LIFE et FEAMP.

2. L’EASME pourrait envisager de modifier les chapitres pertinents du manuel de procédure et d’autres documents destinés aux demandeurs afin de préciser que l’examen des prétendus «défauts de procédure» peut également couvrir des erreurs manifestes d’appréciation.

Emily O'Reilly

Strasbourg 25/03/2015

[1] COSME est le programme de l’UE pour la compétitivité des entreprises et des petites et moyennes entreprises; LIFE est le programme de l’UE pour l’environnement et l’action pour le climat; Le FEAMP est le Fonds européen pour les affaires maritimes et la pêche.

[2] Pour de plus amples informations sur le contexte de la plainte, les arguments des parties et l'enquête du Médiateur, veuillez consulter le texte intégral du projet de recommandation du Médiateur disponible à l'adresse suivante: http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/draftrecommendation.faces/en/58120/html.bookmark