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Décision de la Médiatrice européenne clôturant son enquête sur la plainte 1962/2013/JN contre la Commission européenne

Cette affaire porte sur la régularité du recouvrement par la Commission européenne d'une partie de la contribution financière qu'elle a versée au plaignant – une entreprise – dans le cadre d'un projet financé par l'Union. La Commission a admis avoir commis des erreurs dans son calcul du montant à recouvrer et s'en est excusée. Elle a également renoncé à une partie de sa réclamation de "dommages et intérêts forfaitaires", la jugeant disproportionnée. Dans ce contexte, la Médiatrice conclut à l'absence de mauvaise administration et ne donne pas suite à la plainte.

Le contexte de la plainte

1. Le 17 décembre 2003, le plaignant et la Commission ont conclu un contrat de subvention ("accord 1") aux fins d'un projet. L'Union européenne s'est engagée à participer à son financement par une subvention d'un montant maximal de 598 000 EUR.

2. Le 6 décembre 2006, le plaignant et la Commission ont conclu un autre accord de subvention (accord 2) aux fins d'un projet. L'Union européenne s'est engagée à participer à son financement par une subvention d'un montant maximal de 477 060 EUR.

3. Entre le 16 et le 19 mars 2010, la Commission a effectué un audit des comptes du plaignant. Le 22 octobre 2010, un projet de rapport d'audit a été envoyé au plaignant, qui en a contesté les conclusions le 19 novembre 2010.

4. Le 16 décembre 2010, la Commission a confirmé les conclusions de l'audit. Les coûts éligibles ont été ajustés à la baisse et diminués d´un montant de 382 580,90 EUR. Le rapport d'audit final ainsi que la réponse de la Commission aux observations du plaignant relatives au projet de rapport d'audit ont été envoyés à ce dernier. Le plaignant a été informé de la mise en œuvre des conclusions de l'audit et, en particulier, de la possibilité que les ajustements portent sur des paiements futurs ou donnent lieu à un recouvrement. La Commission a ajouté qu'elle pourrait réclamer des dommages et intérêts forfaitaires[1].

5. Le 26 juin 2002, la Commission a annoncé au plaignant la présentation à bref délai de deux ordres de recouvrement: le premier, d'un montant de 168 269,18 EUR, concernait l'accord 1 et le second, d'un montant de 135 456,33 EUR, l'accord 2.

6. Le plaignant a répondu le 3 août 2012, en soulignant qu'il avait fidèlement et intégralement rempli les objectifs contractuels, dans le respect des délais fixés et du budget convenu. Le recouvrement conduirait le plaignant à la faillite. Le plaignant a ajouté que l'entreprise avait été créée pour servir les objectifs et les intérêts de la Commission et qu'elle l'avait fait avec succès pendant plus dix ans.

7. Les 21 et 23 janvier 2013, la Commission a émis deux notes de débit: la première, d'un montant de 168 269,18 EUR, concernait l'accord 1 et la seconde, d'un montant de 135 456,33 EUR, l'accord 2.

8. Le 19 février 2013, la Commission a informé le plaignant de son intention de lui réclamer des dommages et intérêts forfaitaires d'un montant de 58 790,79 EUR pour l'accord 1 et de 39 033,50 EUR pour l'accord 2.

9. Le 1er mars 2013, le plaignant a adressé à la Commission un courrier dans lequel il lui a suggéré une rencontre et demandé des éclaircissements. Le plaignant a répété son désaccord et souligné des incohérences dans les calculs de la Commission. Le 26 mars 2013, le plaignant a envoyé un autre courrier.

10. Le 20 juin 2013, la Commission a répondu au plaignant. Elle avait réexaminé le dossier et confirmé sa position. Rappelant au plaignant qu'il n'avait toujours pas versé les montants demandés, la Commission a réclamé le paiement des montants, majorés des intérêts de retard.

11. Le 2 août 2013, le plaignant a répété son désaccord et demandé une nouvelle fois de rencontrer la Commission.

12. Le 16 octobre 2013, le plaignant a saisi le Médiateur européen.

L'enquête

13. La Médiatrice a ouvert une enquête sur l'allégation et la demande suivantes:

Le recouvrement par la Commission des montants réclamés est injuste. La Commission devrait y mettre un terme.

14. Le Médiatrice a non seulement invité la Commission à se pencher sur l'allégation et la demande, mais elle l'a également invitée à expliquer les raisons pour lesquelles elle avait attendu plus d'un an et demi après la conclusion du rapport d'audit avant de lancer la procédure de recouvrement. La Médiatrice a constaté que ce retard semblait excessif à première vue, compte tenu des principes de bonne gestion financière et de sécurité juridique.

15. Au cours de l'enquête, la Médiatrice a d'abord reçu l'avis de la Commission sur la plainte puis les observations du plaignant en réponse à l'avis de la Commission. Malheureusement, l'avis de la Commission a accusé un retard de plus de trois mois par rapport à l'échéance fixée. Ensuite, le plaignant a demandé une prolongation de trois mois du délai imparti pour présenter ses observations, ce que la Médiatrice a accepté. Au cours de l'enquête, la Médiatrice a pris en considération les arguments et avis de chacune des parties.

L'allégation de recouvrement injuste

Les arguments présentés à la Médiatrice

16. Le plaignant fait valoir que la Commission a fourni des informations incohérentes en ce qui concerne les montants devant faire l'objet d'un recouvrement. Ces incohérences semblent indiquer que les dommages et intérêts forfaitaires ont pu être mal calculés. En outre, le plaignant fait observer que la Commission avait approuvé les contenus et les budgets de tous ses projets, sur la base de rapports périodiques.

17. Le plaignant avance également que la Commission devrait prendre en considération le fait que le recouvrement risque de le conduire à la faillite. Or le plaignant est une entreprise qui a, par le passé, mené avec succès de nombreux projets financés par l'Union et qui a coopéré de bonne foi avec la Commission pendant l'exécution des projets et lors de l'audit.

18. Dans son avis, la Commission reconnaît que ses calculs contenaient plusieurs erreurs et elle s'excuse pour la confusion. Elle reconnaît également avoir tardé dans la mise en œuvre des résultats de l'audit mais explique ce retard par sa volonté de tenir compte de toutes les données et justifications possibles, avant la mise en œuvre de l'audit, ainsi que des répercussions potentielles pour le plaignant. La Commission s'est efforcée de trouver un équilibre entre la nécessité de recouvrer les fonds publics indûment perçus et la prise en considération de l'affirmation du plaignant selon laquelle le recouvrement risque de le conduire à la faillite.

19. La Commission a présenté un calcul détaillé des montants réclamés et corrigé les erreurs commises précédemment. En ce qui concerne l'accord 1, l'erreur figurant dans le premier calcul de la Commission était en faveur du plaignant puisque le montant en principal à recouvrer aurait dû être de 198 388,04 EUR et non de 168 269,18 EUR. En ce qui concerne l'accord 2, le calcul contenait également une erreur, mais le montant en principal à recouvrer, soit 135 456,33 EUR, était correct. Les dommages et intérêts forfaitaires pour l'accord 1 auraient dû s'élever à 64 635,50 EUR et non à 58 790,79 EUR. La Commission estime être en droit de récupérer les fonds de l'Union indûment versés. Elle entend émettre les notes de débit corrigées correspondantes dès que le plaignant aura eu la possibilité de présenter ses observations sur les montants rectifiés.

20. S'exprimant sur la question de la proportionnalité, la Commission a déclaré être dans l'obligation de recouvrer l'argent public perçu par un contractant ayant enfreint les termes d'un contrat de l'Union. Le contractant peut avoir reçu un financement pour d'autres projets de l'Union par le passé ou il peut avoir agi de bonne foi, mais cela ne justifie pas qu'il garde des fonds auxquels il n'a pas droit. Cependant, compte tenu des circonstances évoquées ci-dessus et des répercussions que le recouvrement pourrait avoir pour le plaignant, la Commission a décidé de ne pas réclamer les dommages et intérêts forfaitaires pour l'accord 1. Elle s'est également engagée à informer le plaignant qu'un délai de paiement pourrait être octroyé.

21. Concernant l'approbation des rapports périodiques du plaignant, la Commission explique que ce n'est que lors d'audits ultérieurs que les frais déclarés sont vérifiés au regard des pièces justificatives requises que les contractants doivent conserver pour faire la preuve de leurs dépenses. En réalité, la Commission suit une approche fondée sur la confiance, ce qui signifie que son analyse des rapports financiers s'appuie sur les frais déclarés. En vue de faciliter le travail et d'éviter des retards dans la mise en œuvre des projets, les paiements sont effectués sur la foi des rapports périodiques et des (auto)déclarations de frais des contractants. Les pièces justificatives ne doivent pas être envoyées systématiquement. Cette approche est contrebalancée par un système d'audits. En vertu de l'article II.8.4 des conditions générales du contrat, l'approbation d'un rapport n'implique pas l'exemption d'un audit ou contrôle, qui est susceptible d'être effectué conformément à l'article II.29.

22. Dans ses observations, le plaignant remet en cause les conditions de réalisation de l'audit ainsi que ses résultats. Il affirme que la Commission n'a pas expliqué les incohérences constatées dans ses calculs et qu'elle devrait annuler les ordres de recouvrement/notes de débit restants.

L'analyse de la Médiatrice

23. La Médiatrice observe que la Commission a corrigé les erreurs relevées dans son calcul des montants à recouvrer, et qu'elle a présenté ses excuses. Appliquant le principe de proportionnalité et tenant compte de la confusion qui a pu se produire, elle a également renoncé à sa réclamation des dommages et intérêts forfaitaires pour l'accord 1 et s'est engagée à informer le plaignant qu'un délai de paiement pourrait lui être octroyé. La Commission a également expliqué de manière convaincante le système des rapports périodiques (voir paragraphe 21 ci-dessus).

24. Dans ces circonstances et étant donné que le plaignant n'a pas présenté d'arguments pertinents remettant en cause le nouveau calcul de la Commission, la Médiatrice conclut à l'absence de mauvaise administration de la part de la Commission.

Les conclusions

L'enquête menée sur cette plainte amène la Médiatrice à conclure ce qui suit:

Il n'y a pas de mauvaise administration de la part de la Commission et il n'y a pas lieu de poursuivre l'enquête.

Le plaignant et la Commission seront informés de cette décision.

Strasbourg, 26/01/2015

Emily O'Reilly

 

[1] Conformément aux conditions générales, des dommages et intérêts forfaitaires (compensation calculée selon une formule énoncée dans les conditions générales) peuvent être réclamés à un contractant s'il est établi qu'il a surestimé les dépenses et qu'il a donc reçu des paiements indus.