Contexte de la plainte

1. La plainte adressée au Médiateur européen concerne le refus de l'EPSO de remettre au plaignant une copie de la fiche d'évaluation d'un jury.

2. Le plaignant a participé au concours général EPSO/AD/181-182/. Elle n'a pas été invitée à participer à l'étape du centre d'évaluation parce qu'elle n'a obtenu que 40 points pour ses qualités (la note de passage était de 41 points).

3. La plaignante a demandé un examen du résultat et une copie de la fiche d'évaluation concernant ses qualités. L’EPSO a répondu que sa demande avait été introduite après l’expiration du délai de présentation d’une demande d’informations ou d’une demande de réexamen (l’EPSO a indiqué que les demandes auraient dû être introduites dans un délai de 10 jours calendrier à compter de la date de publication des résultats).

L’objet de l’enquête

4. La plaignante a allégué [1] que l'EPSO lui avait refusé à tort l'accès à la fiche d'évaluation du jury concernant ses qualifications.

5. La plaignante a demandé à l’EPSO de lui fournir une copie de la fiche d’évaluation utilisée par le comité de sélection pour évaluer sa candidature.

L'enquête

6. Le Médiateur a ouvert une enquête le 23 mai 2012 et a demandé à l'EPSO de présenter un avis sur la plainte avant le 30 septembre 2012. L'avis a été transmis au plaignant en l'invitant à présenter ses observations pour le 30 novembre 2012. Le plaignant n'a pas présenté d'observations.

7. Dans sa lettre d’ouverture de l’enquête, le Médiateur a demandé à l’EPSO d’examiner, lors de la préparation de son avis, si le délai de dix jours pour demander des informations est justifié à la lumière des considérations suivantes.

8. Premièrement, si un délai de dix jours pour demander un réexamen semble justifié pour des raisons pratiques ,, il n'existe aucune justification de ce type pour imposer un délai court pour demander des informations.

9. Deuxièmement, limiter dans le temps le droit d’une personne d’avoir accès à son dossier restreint directement deux droits fondamentaux, à savoir le droit d’accès à son propre dossier, énoncé à l’article 41 de la charte des droits fondamentaux, et le droit d’accès aux données collectées la concernant et (le cas échéant) de les faire rectifier, énoncé à l’article 8, paragraphe 2, de la charte des droits fondamentaux.

10. Troisièmement, le court délai pour demander des informations restreint également indirectement les droits fondamentaux de demander un contrôle juridictionnel et de déposer une plainte auprès du Médiateur. L'Ombudsman a noté à cet égard qu'un candidat n'est pas tenu de demander un réexamen interne avant d'aller devant un tribunal ou d'avoir recours à l'Ombudsman. Le délai respectif de deux mois ou de deux ans s’applique en ce qui concerne l’exercice de ces droits fondamentaux.

11. L'Ombudsman a fait remarquer que si un candidat demande des renseignements dans le délai de 10 jours, il est peu probable que la réponse lui parvienne assez rapidement pour lui permettre de prendre une décision éclairée quant à l'opportunité de demander ou non un réexamen. Étant donné que le délai court pour demander un réexamen est raisonnable, la seule façon de rendre le processus de réexamen efficace serait de fournir automatiquement à tous les candidats la fiche d’évaluation concernant leurs qualifications (en ce qui concerne la phase d’admission) et les réponses à leurs épreuves écrites/pratiques (en ce qui concerne la phase du centre d’évaluation).

12. En outre, compte tenu du court délai pour demander un réexamen, le Médiateur a demandé à l’EPSO de l’informer s’il envisageait de mettre en place un système générant des courriels automatiques aux candidats les informant que de nouvelles informations sont fournies dans leurs profils EPSO.

13. Le 8 juillet 2013, le Médiateur a adressé un projet de recommandation à l'EPSO concernant la plainte, demandant l'avis circonstancié de l'EPSO. EPSO a envoyé son avis circonstancié le 30 septembre 2013 et des informations complémentaires ont été fournies le 29 octobre 2013. L'avis circonstancié de l'EPSO sur le projet de recommandation a été transmis à la plaignante, qui a été invitée à présenter ses observations, le cas échéant, avant le 30 novembre 2013. Le Médiateur n'a reçu aucune observation de la part du plaignant.

Analyse et conclusions du Médiateur

A. Le refus d'accès à la fiche d'évaluation

Arguments présentés au Médiateur

14. La plaignante a soutenu qu'il faudrait lui donner accès à la fiche d'évaluation utilisée pour évaluer sa demande afin qu'elle puisse voir quels critères elle était considérée comme n'ayant pas satisfait.

15. Dans son avis, l’EPSO a indiqué que, le 20 août 2010, la plaignante avait été informée qu’elle n’avait pas été invitée au centre d’évaluation du concours parce que, lors de l’évaluation de ses qualifications, le jury lui avait attribué moins de points que le minimum requis. Ayant demandé une révision et une copie de la fiche d'évaluation et ayant été informée que ses demandes étaient prescrites, la plaignante a de nouveau demandé, par courriel du 15 septembre 2010, à recevoir la fiche d'évaluation utilisée par le jury de sélection pour évaluer sa candidature. Par courrier électronique du 12 novembre 2010, EPSO a informé la plaignante que sa demande avait été transmise au secrétariat du concours.

16. De l'avis de l'EPSO, les arguments de la plaignante impliquent qu'elle estime que le refus de lui accorder l'accès à la fiche d'évaluation n'a pas été suffisamment motivé. Toutefois, l’obligation de motivation prévue à l’article 296 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne doit être conciliée avec le respect du secret qui s’applique aux travaux des jurys en vertu de l’article 6 de l’annexe III du statut. La protection de ce secret exclut la divulgation de la position adoptée par les membres individuels des jurys ou de toute information relative aux évaluations personnelles ou comparatives des candidats.

17. L’EPSO a ensuite indiqué que, lors de l’examen de l’aptitude des candidats, les travaux du jury sont avant tout de nature comparative et, partant, couverts par le secret entourant de tels travaux. Par conséquent, selon une jurisprudence constante, la communication des notes obtenues constitue une motivation suffisante des décisions des jurys et permet au juge de l’Union d’exercer un contrôle juridictionnel approprié. En outre, selon une jurisprudence constante, un jury ne saurait être tenu, lorsqu'il motive l'échec d'un candidat à une épreuve, de préciser quelles réponses du candidat ont été jugées insuffisantes ou d'expliquer pourquoi. De telles motivations détaillées ne sont pas nécessaires pour permettre au Tribunal (et donc à l’autorité investie du pouvoir de nomination) d’exercer son contrôle et, par conséquent, pour permettre au candidat de déterminer s’il y a lieu ou non d’introduire une réclamation ou, le cas échéant, d’introduire un recours juridictionnel.

18. L’EPSO a donc considéré que le plaignant avait reçu toutes les informations que la législation applicable définit comme nécessaires pour satisfaire à l’obligation de motivation. Néanmoins, l'EPSO s'est excusé de ne pas avoir répondu au courriel du plaignant du 12 novembre 2010.

19. En réponse aux préoccupations du Médiateur concernant le délai de dix jours, l'EPSO a déclaré que le droit des candidats à recevoir des informations prévoit que les candidats non retenus peuvent recevoir, sans compromettre le secret des travaux du jury, des informations et des documents leur permettant de prendre une décision en connaissance de cause quant à l'utilité de contester la décision du jury. Selon une jurisprudence récente, le délai de dix jours est justifié parce qu’il permet aux candidats écartés d’obtenir des informations et des documents au moins un mois avant l’expiration du délai de recours devant la Cour ou du délai de réclamation auprès de l’EPSO [2]. L’EPSO n’a donc pas constaté de restriction indirecte du droit fondamental de former un recours juridictionnel ou de déposer une plainte auprès du Médiateur.

20. Selon l’EPSO, le droit d’accès aux données collectées vous concernant et de les faire rectifier, énoncé à l’article 8, paragraphe 2, de la charte des droits fondamentaux, ne saurait être affecté, étant donné que, conformément à l’article 14 du règlement (CE) no 45/2001 relatif à la protection des données à caractère personnel [3], la personne concernée a le droit, sans délai, de faire rectifier des données à caractère personnel inexactes ou incomplètes. Conformément au point 3.9 de l'avis du CEPD [4] du 24 février 2006 relatif à une notification en vue d'un contrôle préalable reçue du délégué à la protection des données de la Commission européenne concernant le système de «recrutement, par voie de concours, de personnel permanent pour les institutions européennes ou pour les organes et organismes communautaires», «[l]e droit de rectification [...] ne peut évidemment s'appliquer qu'aux données factuelles. Les marques attribuées ne peuvent en aucun cas faire l’objet d’un droit de rectification de la part de la personne concernée.»

21. En ce qui concerne la suggestion de fournir automatiquement à tous les candidats les fiches d’évaluation relatives à leurs qualifications au stade de l’admission, ainsi que les réponses à leurs épreuves écrites ou pratiques au stade du centre d’évaluation, l’EPSO a de nouveau fait valoir que, lorsque l’aptitude des candidats est déterminée, les travaux du jury sont de nature comparative et, partant, couverts par le secret entourant de telles procédures.

22. En ce qui concerne la suggestion selon laquelle des courriels automatiques pourraient être générés pour informer les candidats que leur profil EPSO contient de nouvelles informations, l'EPSO a indiqué qu'il avait mis au point une notification "robomail" alertant les candidats lorsqu'ils ont un nouveau message dans leur compte EPSO. L’EPSO a toutefois souligné qu’il s’agit d’un service supplémentaire dont les candidats ne peuvent tirer aucun droit.

Évaluation du Médiateur aboutissant à un projet de recommandation

23. L’EPSO a fait valoir, en résumé, que la plaignante ne pouvait pas se voir accorder l’accès à la fiche d’évaluation pour ses qualifications en raison du secret qui entoure les travaux des jurys en vertu de l’article 6 de l’annexe III du statut. À cet égard, le Médiateur a réitéré la conclusion qu'il avait formulée dans le cadre de son enquête d'initiative OI/5/2005/PB [5]: la disposition statutaire stipulant que les travaux des jurys sont secrets n'empêche pas la divulgation aux candidats des critères d'évaluation ou de la ventilation détaillée des notes pour une épreuve donnée. Le résultat de cette enquête d’initiative a été que l’EPSO s’est engagé à fournir aux candidats une fiche d’évaluation indiquant non seulement la note finale globale, mais également les critères d’évaluation utilisés et les notes partielles attribuées pour chaque critère.

24. Le Médiateur a également relevé à cet égard que, selon la note de bas de page 1 de l’avis de concours concerné, «[l]es andidates non invités au centre d’évaluation peuvent obtenir une copie de la fiche d’évaluation du jury concernant leurs qualifications en soumettant une demande dans un délai de dix jours à compter de la notification des résultats». En conséquence, l’EPSO lui-même a adopté la position selon laquelle la fiche d’évaluation n’était pas couverte par le secret entourant les travaux du jury au cours de la période de dix jours suivant la communication de leurs résultats aux candidats. Si la fiche d’évaluation n’était pas couverte par le secret entourant les travaux du jury pendant cette période, logiquement et nécessairement, le Médiateur n’aurait pas compris le processus de raisonnement par lequel elle aurait pu être couverte par le secret entourant les travaux du jury après cette période.

25. En ce qui concerne la référence de l'EPSO à la jurisprudence récente, le Médiateur a noté que l'arrêt auquel l'EPSO fait référence souligne l'obligation de l'EPSO de respecter les délais de réponse aux demandes d'informations formulées par les candidats afin de leur permettre d'exercer leur droit de prendre une décision en connaissance de cause quant à l'opportunité de contester ou non les décisions prises par les jurys [6]. Bien que l’arrêt fasse également référence à la brièveté du délai imparti aux candidats pour présenter des demandes de renseignements [7], il ne suggère pas que le droit des candidats d’obtenir des informations au-delà de ce délai serait exclu.

26. Sur la base de ce qui précède, le Médiateur n'a pas trouvé convaincants les arguments de l'EPSO à l'appui de son refus de donner à la plaignante l'accès à la fiche d'évaluation du jury concernant ses qualifications, limitant ainsi son droit fondamental d'accès à son dossier [8] et aux données collectées la concernant [9]. Le Médiateur a répondu au refus injustifié de l'EPSO, qui constitue un cas de mauvaise administration, en formulant le projet de recommandation suivant:

Compte tenu des conclusions du Médiateur, l'EPSO devrait fournir à la plaignante une copie de sa fiche d'évaluation concernant ses qualifications.

27. Le Médiateur a reconnu l'amélioration, en ce qui concerne l'information des candidats, apportée par le système de "robomail". Il n'exclut toutefois pas la possibilité d'apporter de nouvelles améliorations. Compte tenu de l’absence de raisons valables avancées par l’EPSO pour garder la fiche d’évaluation secrète, et en vue d’accorder aux candidats le droit de recours le plus large possible, l’EPSO pourrait reconsidérer la possibilité de fournir automatiquement à tous les candidats leurs fiches d’évaluation. Le Médiateur a déclaré qu'il examinerait plus avant cette question lors de l'évaluation de l'avis motivé de l'EPSO sur le projet de recommandation et qu'il accueillerait favorablement la position de l'EPSO à cet égard également.

Les arguments présentés au Médiateur après le projet de recommandation

28. Dans son avis circonstancié sur le projet de recommandation, l’EPSO a indiqué qu’il mettait actuellement en œuvre un projet visant à améliorer la qualité de sa communication avec les candidats. Il s’agit d’établir des lignes directrices claires et d’intérêt public pour, entre autres, des cas tels que celui du plaignant. EPSO souligne qu’il considère que la transparence de ses processus est de la plus haute importance. En témoigne l'introduction de la nouvelle méthodologie du concours, avec un nouveau modèle d'avis de concours et un guide des concours généraux, qui contient les règles communes applicables à toutes les procédures de concours.

29. L’EPSO a indiqué que, depuis l’organisation du concours auquel le plaignant a participé, il a révisé sa politique et qu’il fournit désormais automatiquement aux candidats aux concours généraux des informations sur l’évaluation de leur évaluateur de talent. L'EPSO a indiqué qu'il prendrait donc en considération le projet de recommandation du Médiateur et enverrait au plaignant les informations demandées.

30. L’EPSO a ensuite fourni au Médiateur une copie de sa lettre à la plaignante par laquelle il lui a fourni la fiche d’évaluation indiquant les critères, la pondération et les points attribués pour ses qualifications.

Évaluation du Médiateur après le projet de recommandation

31. EPSO a fourni à la plaignante une copie de sa fiche d'évaluation concernant ses qualifications. EPSO a également modifié sa politique générale à cet égard et fournit désormais automatiquement aux candidats des informations sur l’évaluation de leurs qualifications. L'EPSO a donc pleinement accepté le projet de recommandation et a répondu aux préoccupations du Médiateur concernant l'information des candidats. Le Médiateur remercie l'EPSO pour son approche constructive et transparente de la question.

B. Conclusions

Sur la base de son enquête sur cette plainte, le Médiateur clôt celle-ci en concluant ce qui suit:

EPSO a accepté le projet de recommandation du Médiateur.

Le plaignant et l'EPSO seront informés de cette décision.

Emily O'Reilly

Fait à Strasbourg, le 23 janvier 2014

[1] La plaignante a également allégué que l’EPSO l’avait exclue à tort de la participation au concours général et elle a demandé à l’EPSO: 1) Réévaluer sa demande; et 2) dans le cas où la réévaluation demandée au titre de la demande 1) démontrerait qu’elle aurait dû être invitée à cette étape du concours, lui permettre d’assister à l’étape du centre d’évaluation. Toutefois, le Médiateur a estimé qu'il n'y avait pas de motifs suffisants pour inclure cette allégation et ces allégations dans son enquête pour les raisons suivantes. Compte tenu des contraintes d’organisation et de temps liées à l’organisation des concours, le Médiateur a estimé qu’il était raisonnable que l’EPSO fixe des délais stricts et courts pour les demandes de réexamen aux différentes étapes des concours. L’objectif de l’allégation et des allégations connexes n’a pu être atteint qu’en écartant ces raisons valables de fixer des délais stricts.

[2] Affaire F-96/09, Martorell/Commission, arrêt du 18 septembre 2012, non encore publié au Recueil, point 47.

[3] Règlement (CE) n° 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000

relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par la Communauté

institutions et organes et sur la libre circulation de ces données, JO 2001, L 8, p. 1.

[4] Contrôleur européen de la protection des données.

[5] La décision est disponible à l’adresse suivante: www.ombudsman.europa.eu/en/cases/decision.faces/en/3706/html.bookmark

[6] Affaire F-96/09, Martorell/Commission, citée à la note 3 ci-dessus. Le point 48 de l’arrêt est libellé comme suit: "Il résulte de l'analyse qui vient d'être faite que le strict respect par l'EPSO du droit spécifique reconnu aux candidats, tant en ce qui concerne le contenu de ce droit que le délai de réponse, reflète les devoirs qui résultent du principe de bonne administration, du droit d'accès du public aux documents et du droit à un recours effectif, conformément aux articles 41, 42 et 47 de la charte des droits fondamentaux de l'Union européenne. Par conséquent, outre qu’il peut conduire les candidats éliminés à introduire un recours ou une réclamation sans être en possession d’informations suffisantes, le non-respect par l’EPSO du droit spécifique reconnu aux candidats peut constituer un acte fautif dans l’exercice de fonctions publiques qui pourrait, dans certaines circonstances, donner lieu à un droit à réparation de la part du candidat»(traduction non officielle et c’est nous qui soulignons).

[7] Affaire F-96/09, Martorell/Commission, citée à la note 3 ci-dessus, point 47.

[8] Article 41, paragraphe 2, point b), de la charte des droits fondamentaux de l’Union européenne.

[9] Article 8, paragraphe 2, de la charte des droits fondamentaux de l’Union européenne