Contexte de l'enquête d'initiative

1. En 2010, EPSO a introduit un "nouveau modèle" de concours pour la sélection du personnel permanent des institutions de l ' UE, composé de tests d ' admission CBT et de tests du centre d ' évaluation (tests finaux). Ce nouveau modèle a été introduit afin d'accélérer l'ensemble de la procédure de concours [1].

2. Dans les concours « anciens modèles », les pièces justificatives des candidats ont été vérifiées avant l'envoi des invitations à l'examen final (examens écrits/oraux). Cela signifiait que tous les candidats invités à l'examen final pouvaient être inscrits sur la liste de réserve s'ils réussissaient cet examen.

3. La procédure de l ' EPSO dans les concours "nouveau modèle" est que les jurys ne vérifient les pièces justificatives que des candidats qui ont réussi les épreuves finales d ' un concours, c ' est-à-dire les épreuves effectuées dans le centre d ' évaluation. Si les jurys n'acceptent pas les pièces justificatives des lauréats, ces derniers sont rejetés et ne sont pas inscrits sur la liste de réserve.

4. Il serait sans doute préférable pour les candidats d'être informés de la décision des jurys sur leurs pièces justificatives avant de passer les épreuves du centre d'évaluation, pour lesquelles ils se préparent habituellement, et d'investir du temps, des efforts et même de l'argent. C'est notamment le cas parce que la pertinence de l'expérience professionnelle des candidats, mentionnée dans leurs pièces justificatives , par rapport aux fonctions du poste pour lequel ils postulent (une condition d'éligibilité aux concours EPSO) n'est pas toujours objectivement évidente. Si les candidats n’ont pas connaissance de la pertinence de l’expérience professionnelle par rapport aux fonctions, ils échoueront finalement au concours, même s’ils réussissent au centre d’évaluation.

5. Il apparaît également que la participation aux épreuves du centre d'évaluation de candidats qui sont finalement rejetés en raison de l'absence - ou de l'insuffisance - de pièces justificatives pourrait ne pas être justifiée d'un point de vue économique. Les invitations au centre d’évaluation entraînent des coûts pour l’UE qui pourraient être évités si les pièces justificatives des candidats étaient vérifiées avant l’envoi des invitations au centre d’évaluation.

6. Les informations fournies par l’EPSO sur son site web [2] et dans le guide des concours généraux [3] ne précisent pas pourquoi la procédure actuelle ne prévoit la vérification des pièces justificatives qu’au tout dernier moment, c’est-à-dire lorsque les lauréats ont déjà été identifiés après les épreuves du centre d’évaluation.

7. Le Médiateur a donc estimé que les questions susmentionnées devaient être clarifiées par l'EPSO. L’article 228 du TFUE habilite le Médiateur européen à mener des enquêtes de sa propre initiative sur d’éventuels cas de mauvaise administration dans l’activité des institutions et organes communautaires. Le Médiateur a donc décidé d'ouvrir la présente enquête d'initiative afin de donner à l'EPSO la possibilité d'expliquer le calendrier des jurys pour évaluer les qualifications des candidats sur la base des pièces justificatives qui l'accompagnent.

Objet de l'enquête d'initiative

8. Dans sa lettre d’ouverture de la présente enquête d’initiative, le Médiateur a fait référence à une plainte contre l’EPSO concernant le concours général EPSO/AST/112/10 et a indiqué que les faits de cette plainte attiraient son attention sur les questions faisant l’objet de la présente enquête d’initiative. Il demande à l’EPSO d’indiquer si, dans le cadre de concours pour lesquels pas plus de 100 candidats se qualifient pour les épreuves du centre d’évaluation, le jury pourrait vérifier les pièces justificatives, notamment celles relatives à l’éducation et à l’expérience professionnelle, avant l’envoi des invitations au centre d’évaluation.

9. La Médiatrice a demandé à l’EPSO de tenir compte, dans sa réponse, i) des économies possibles pour le budget de l’UE résultant d’une telle approche; ii) l’intérêt des candidats à être informés si leur expérience professionnelle n’est pas considérée comme pertinente avant qu’ils n’investissent du temps et des efforts dans les épreuves du centre d’évaluation; et iii) le fait que, dans les concours "anciens modèles", les pièces justificatives ont été vérifiées avant la délivrance des invitations aux examens écrits/oraux.

L'enquête

10. Le 19 janvier 2012, le Médiateur a demandé l'avis de l'EPSO. Le 31 mai 2012, EPSO a présenté sa réponse.

Analyse et conclusions du Médiateur

A. Calendrier des jurys de sélection pour évaluer les qualifications des candidats sur la base des pièces justificatives

Arguments de l'EPSO

11. EPSO a fait référence au concours général EPSO/AST/112/10 (ci-après le «concours»). Il a indiqué que le jury avait établi la liste des candidats ayant obtenu le total des meilleures notes aux tests d’accès et qui, au vu des informations fournies dans leur acte de candidature en ligne, remplissaient les conditions générales et spécifiques énumérées dans l’avis de concours. Ces candidats ont ensuite été invités aux épreuves du centre d’évaluation. Selon l’EPSO, «cela signifie que tous les candidats invités aux épreuves du centre d’évaluation remplissaient, sur la base des informations contenues dans leur candidature en ligne, les conditions générales et spécifiques requises par l’avis».

12. Après vérification des pièces justificatives, le jury pourrait estimer que les pièces justificatives de certains candidats ne confirment pas ou ne valident pas suffisamment les informations fournies dans leur candidature en ligne. Se référant au concours susmentionné, EPSO a expliqué: «Ce n’est pas une question de savoir si oui ou non ... L’expérience professionnelle [des candidats] était pertinente pour les fonctions décrites dans l’avis, mais il s’agissait plutôt de produire la preuve des informations fournies dans l’application en ligne. Le jury avait déjà décidé, sur la base de ces informations, que leur expérience professionnelle était pertinente pour admettre les candidats, à condition toutefois que ces informations soient ultérieurement étayées par les preuves documentaires nécessaires." De l'avis de l'EPSO, les candidats savaient comment rédiger les informations contenues dans leur candidature en ligne de manière à convaincre le jury qu'ils étaient éligibles pour être admis au concours, mais certains n'ont pas étayé ces informations par les documents requis.

13. Le stade auquel les pièces justificatives sont vérifiées peut passer de la mise en concurrence à la mise en concurrence, mais ce n'est que dans des cas très exceptionnels qu'une institution insiste toujours pour que l'avis soit rédigé de manière à ce que les documents soient vérifiés à un stade plus précoce. Pour les concours comportant un nombre élevé de candidats en particulier, il est plus rentable et plus rapide de procéder à la vérification complète "uniquement avant de placer les lauréats sur la liste de réserve".

14. EPSO a comparé les coûts générés par les deux approches procédurales: la première approche, dans laquelle les pièces justificatives ont été vérifiées avant les essais finaux; et l’approche actuelle, où elles ne sont vérifiées qu’après ces essais. Dans le cadre du concours, 499 candidats au total ont été invités à passer les épreuves du centre d’évaluation, et seuls 193 ont été retenus. Dans le système actuel, où seules les pièces justificatives des candidats ayant réussi les épreuves du centre d’évaluation sont vérifiées, le jury n’a dû vérifier que 193 dossiers, au lieu des 499 qu’il aurait dû vérifier dans le cadre de l’ancienne approche. Il en est résulté moins de la moitié des heures-personnes nécessaires pour effectuer la vérification. La vérification des pièces justificatives prend beaucoup de temps et exige beaucoup de main-d'œuvre. L’expérience montre que seul un nombre très limité de candidats ne sont pas en mesure de fournir la preuve nécessaire des informations qu’ils fournissent dans leur candidature en ligne. En ce qui concerne le concours, seuls 11 candidats (sur 193) n’ont finalement pas été en mesure de fournir les pièces justificatives nécessaires justifiant les informations fournies dans leur candidature en ligne. EPSO est convaincu que la méthode actuelle génère de réelles économies pour le budget de l'UE par rapport à la première approche.

15. En outre, l’avis de concours définissait le nombre de candidats à inviter aux épreuves du centre d’évaluation comme un multiple (2,5 fois) du nombre de candidats susceptibles d’être inscrits sur la liste de réserve. Pour cette raison, la vérification des pièces justificatives avant l’envoi des invitations aux épreuves du centre d’évaluation n’aurait pas réduit le nombre de candidats invités et n’aurait donc pas entraîné de nouvelles économies pour le budget de l’Union. Pour le concours en question, il en aurait résulté une situation où, au lieu des 11 candidats qui n'ont finalement pas été en mesure de produire les pièces justificatives nécessaires, 11 autres candidats auraient été invités.

16. L’EPSO a conclu que, en ce qui concerne les candidats invités au centre d’évaluation, le jury avait décidé de leur éligibilité et les avait admis aux épreuves du centre d’évaluation sur la base des informations qu’ils avaient fournies dans leurs candidatures en ligne. Limiter la vérification des critères d'éligibilité aux documents des candidats qui peuvent être inscrits sur la liste de réserve implique un gain de temps considérable et réduit donc la durée de la phase d'admission.

17. Avant d’investir du temps et des efforts dans les épreuves du centre d’évaluation, les candidats ont intérêt à être informés de la pertinence de leur expérience professionnelle. EPSO est convaincu que tel est le cas dans le système actuel. Si les candidats, conformément à la déclaration sur l’honneur qu’ils signent, produisent des documents à l’appui des informations fournies en ligne, la vérification de ces documents ne modifiera pas leur éligibilité.

Évaluation du Médiateur

18. À titre liminaire, le Médiateur rappelle que, conformément à la réglementation en vigueur en matière de concours, les pièces justificatives susceptibles d’être vérifiées par le jury après les épreuves du centre d’évaluation sont généralement celles qui confirment les déclarations faites par les candidats dans leur acte de candidature en ligne concernant: i) la citoyenneté; ii) expérience professionnelle; et iii) les qualifications académiques [4].

19. Le Médiateur a déjà reçu des plaintes alléguant que, même si un candidat faisait référence à des pièces justificatives en sa possession et, ce faisant, incluait dans sa candidature en ligne des informations concernant ses certificats spécifiques [5] ou ses contrats de travail spécifiques et/ou des factures relatives à des périodes d’activité non salariée [6] (sur la base desquelles il a ensuite été accepté au CBT), le jury, lors de la vérification des pièces justificatives au stade final du concours, n’a pas considéré ces documents comme des preuves suffisantes pour les qualifications requises.

20. Le Médiateur n’est donc pas entièrement convaincu par le point de vue de l’EPSO, en substance, selon lequel i) l’indication de l’expérience professionnelle/des diplômes pertinents dans la candidature en ligne et ii) la disponibilité des mêmes données dans les pièces justificatives en possession des candidats constituent des garanties effectives pour les candidats que le jury considérera ces documents comme suffisants lors de leur vérification une par une, après la réalisation des épreuves d’évaluation. Dans ce contexte, le Médiateur souhaite rappeler ici l’argument avancé par l’EPSO dans de nombreuses enquêtes du Médiateur (et qu’il ne conteste pas), à savoir que les jurys disposent d’une large marge d’appréciation en ce qui concerne la pertinence des pièces justificatives, une marge d’appréciation qui est reconnue par la jurisprudence des juridictions de l’Union.

21. Il s'ensuit que les candidats qui décident de participer à un concours et qui sont en possession de pièces justificatives spécifiques peuvent ne pas toujours être certains de l'évaluation finale de ces documents par les jurys. Dans ce contexte, il convient de noter que les candidats doivent se préparer aux épreuves d’évaluation. Cela implique un investissement de temps et, souvent, d'argent. Il aurait donc été préférable pour eux que, avant de procéder à un tel investissement, ils aient pu connaître la décision finale du jury sur leurs pièces justificatives.

22. La même situation peut également être vue sous un angle différent. Si un candidat fournit d’abord dans sa candidature en ligne les informations relatives à ses qualifications, est ensuite accepté par le CBT sur la base de ces informations, passe avec succès la procédure CBT et les tests d’évaluation et, à la fin, le jury décide que ses pièces justificatives ne sont pas suffisantes, ce candidat prend en fait la place, dans le centre d’évaluation, d’un autre candidat dont les pièces justificatives pourraient être suffisantes mais qui a obtenu des résultats aux tests CBT qui sont juste en dessous du seuil établi pour un nombre fixe de candidats à inviter au centre d’évaluation. À cet égard, le Médiateur prend note de la déclaration de l'EPSO dans son avis selon laquelle le nombre de candidats admis au centre d'évaluation est "... plus ou moins fixe. Pour cette raison, la vérification des pièces justificatives avant l’envoi des invitations aux épreuves du centre d’évaluation n’aurait pas réduit le nombre de candidats invités et n’aurait donc pas entraîné de nouvelles économies pour le budget de l’Union. Pour le concours en question, il en aurait résulté une situation où, au lieu des 11 candidats qui n'ont finalement pas été en mesure de produire les pièces justificatives nécessaires, 11 autres candidats auraient été invités». De l'avis du Médiateur, une telle situation, bien qu'hypothétique, peut susciter des doutes quant à la question de savoir si le concours offre effectivement la possibilité aux candidats les plus méritants d'être inscrits sur la liste de réserve.

23. Le Médiateur se félicite que, dans son avis, l’EPSO ait suivi sa suggestion initiale et ait fourni des arguments à l’appui de sa procédure en question concernant i) d’éventuels avantages financiers pour le budget de l’UE et ii) un éventuel gain de temps. Le Médiateur n'est toutefois pas non plus entièrement convaincu par tous ces arguments.

24.  L’argument de l’EPSO (cité au point 22 ci-dessus) selon lequel le nombre de candidats à inviter aux épreuves du centre d’évaluation est plus ou moins fixe a le mérite de démontrer que le moment auquel les pièces justificatives sont vérifiées n’a aucune incidence sur les coûts de l’Union, tels que ceux liés aux frais de voyage et de séjour des candidats. Que les pièces justificatives soient vérifiées avant ou après les épreuves du centre d'évaluation, les frais de voyage et de séjour des candidats seront toujours les mêmes, car le même nombre fixe de candidats sera invité au centre d'évaluation.

25. D'autre part, même si les coûts de fonctionnement du centre d'évaluation ne sont pas affectés par le fait que les pièces justificatives sont vérifiées avant ou après l'invitation aux épreuves du centre d'évaluation parce que le centre d'évaluation est maintenu opérationnel à tout moment au siège de l'EPSO à Bruxelles, on pourrait effectivement soutenir qu'il y a une mauvaise utilisation du temps et de l'argent si les membres du jury organisent des tests d'évaluation pour des candidats qui n'auraient pas dû être admis si leurs pièces justificatives avaient été vérifiées avant et qui, en tout état de cause, ne pourraient pas être inscrits sur les listes de réserve, même s'ils ont réussi ces tests.

26. En outre, l’EPSO a fait valoir, en substance, que les jurys avaient besoin de plus de temps pour vérifier les dossiers de tous les candidats invités aux épreuves du centre d’évaluation que pour vérifier les dossiers des seuls lauréats de ces épreuves.

Cette déclaration de l’EPSO doit toutefois être analysée dans le contexte de la durée de la procédure pour l’ensemble du concours, à savoir environ 6 à 8 mois. Dans ce contexte, il n’y a pas de différence significative de temps si le jury vérifie les pièces justificatives avant ou après les épreuves du centre d’évaluation. Le Médiateur estime qu’il est raisonnable de supposer qu’un membre expérimenté d’un jury professionnel devrait être en mesure de vérifier facilement une centaine de dossiers (pièces justificatives) au cours d’une journée de travail. Il s’ensuit qu’il y aurait une différence plutôt minime entre le nombre de jours nécessaires pour vérifier 499 dossiers (les dossiers de tous les candidats invités aux épreuves du centre d’évaluation du concours auquel l’EPSO s’est référé dans l’avis) et seulement 193 dossiers (les dossiers de tous les candidats ayant réussi ces épreuves). Le temps gagné avec une telle manière de procéder semble donc minime [7]. De toute évidence, si plus d’un membre du jury était chargé de ces vérifications (ce qui devrait être le cas normal), le temps gagné serait minime, surtout si on le compare au temps nécessaire pour que les « candidats inadmissibles » passent les épreuves longues et coûteuses du centre d’évaluation.

27. À la lumière des constatations qui précèdent, le Médiateur estime que les éclaircissements apportés par l'EPSO sur les avantages de la procédure de vérification des pièces justificatives après les tests d'évaluation ne sont pas tout à fait convaincants. Toutefois, étant donné que, comme l’EPSO l’a souligné, cette procédure est menée sur la base des souhaits exprès des institutions pour lesquelles l’EPSO organise les concours, le Médiateur estime que des enquêtes supplémentaires concernant l’EPSO ne sont pas justifiées en l’espèce.

B. Conclusions

La Médiatrice clôt donc la présente enquête d’initiative en concluant ce qui suit:

Aucune autre enquête sur cette question n'est justifiée.

EPSO sera informé de cette décision.

P. Nikiforos Diamandouros

Fait à Strasbourg, le 19 décembre 2012

[1] http://europa.eu/epso/discover/selection_proced/selection/index_en.htm

[2] http://europa.eu/epso/discover/selection_proced/selection/index_en.htm

[3] JO C 315 A de 2011, p. 1. La même situation se présente en ce qui concerne la dernière version du guide (JO 201270A).

[4] Guide des concours généraux, point 6.1.4.

[5] Par exemple, la plainte 962/2011/AN concerne des pièces justificatives prouvant des qualifications universitaires ou équivalentes. Le plaignant a participé à un concours EPSO qui exigeait un diplôme sanctionnant une année de formation dans le domaine concerné. Le plaignant était titulaire d’un certificat professionnel attestant de cette durée de formation dans le domaine concerné, délivré par l’Institut du Monde Arabe. Elle l'a mentionné dans son formulaire de demande. Après avoir réussi les épreuves du centre d’évaluation avec d’excellentes notes, elle a été exclue de la liste de réserve parce que son certificat de formation professionnelle ne pouvait prétendument pas être considéré comme un diplôme délivré par une école. Le Médiateur a présenté une proposition de solution à l'amiable, qui a été rejetée. L'affaire n'est pas encore close.

[6] La plainte 2518/2011/MHZ concerne des pièces justificatives prouvant l’expérience professionnelle. Le plaignant a réussi les épreuves du centre d'évaluation. Le jury a toutefois décidé, sur la base des documents fournis, que son expérience professionnelle n’était pas suffisante pour qu’elle soit inscrite sur la liste de réserve. Après avoir reçu l'avis de l'EPSO et les observations du plaignant, le Médiateur a décidé de mener des enquêtes complémentaires, qui sont en cours.

[7] Sûrement pas plus de deux ou trois jours si une seule personne ferait la vérification.