LE CONTEXTE DE LA PLAINTE

1.         En 2001, le plaignant, une entreprise italienne, et la Commission ont signé un contrat de services financé par le Fonds européen de développement (FED). Le contrat s'intitulait «Gestion du projet d'approvisionnement en eau de Monrovia et des zones rurales». Son objectif était de fournir un approvisionnement suffisant en eau aux rapatriés et aux personnes déplacées au Libéria sur une période de 24 mois (octobre 2001 à octobre 2003).

2.         Pour exécuter les tâches prévues par le contrat de services, le plaignant s’est vu confier, entre autres, la gestion d’une régie d’avances qu’il avait établie auprès d’une banque locale. Le projet a débuté en décembre 2001 et des fonds ont été mis à la disposition de la régie d'avances en même temps.

3.         En mai 2003, en raison de la détérioration de la situation en matière de sécurité intérieure, la Commission a officiellement conseillé à ses partenaires chargés de la mise en œuvre participant au programme d'envisager de suspendre leurs activités. Le plaignant a toutefois décidé de continuer à travailler sur le projet.

4.         Le 6 juin 2003, la banque locale susmentionnée a cessé ses activités en raison du déclenchement de la guerre civile à Monrovia. Cela a rendu impossible le transfert de fonds vers des banques au Libéria. La Commission a donc approuvé la création d'une régie d'avances alternative en Italie.

5.         Plus tard en 2003, la Commission a effectué un audit et un examen du projet. Cela a donné lieu à divers différends avec le plaignant sur des questions techniques et financières.

6.         Le 7 avril 2004, le plaignant a présenté ses rapports finaux sur le projet.

7.         Malgré plusieurs échanges de correspondance ultérieurs avec la Commission, le plaignant avait encore un certain nombre de griefs à formuler. Le 4 novembre 2005, elle s'est donc adressée au Médiateur européen.

L'OBJET DE L'ENQUÊTE

8.        Le Médiateur a ouvert la présente enquête sur les allégations et allégations suivantes du plaignant.

Allégations

(1) Pendant une période de 15 mois, du 24 juillet 2003 au 19 octobre 2004, la Commission n'a pas répondu aux demandes répétées du plaignant de réapprovisionnement de la régie d'avances.

(2) Considérant qu'à aucun moment au cours de l'exécution du contrat, la Commission n'a accusé le plaignant de performances techniques ou financières insuffisantes et que le montant, la justification et la validité contractuelle de la régie d'avances n'ont jamais été remis en question, la confiance légitime du plaignant a été gravement violée, car elle n'aurait pas pu imaginer que la Commission contesterait rétroactivement la régie d'avances, une année complète après l'achèvement du projet.

(3) Il a fallu à la Commission une année complète après la fin du projet pour informer le plaignant de tout problème, malgré le fait que la question avait été portée à son attention beaucoup plus tôt par des comptables sous contrat.

(4) La Commission n'a pas tenu compte des demandes du plaignant concernant a) l'analyse coûts/bénéfices post-projet et l'évaluation technique; et b) le retour au plaignant de ses comptes que la Commission avait décidé de ne pas payer.

(5) En raison des retards déraisonnables de la Commission dans le réapprovisionnement de la régie d'avances, le plaignant a préfinancé 30 % du projet.

(6) Le plaignant a fait l'objet d'un traitement inhabituel et injuste pendant la clôture du projet, étant donné que la clôture du projet et les rapports techniques et financiers finaux devaient être effectués aux frais du plaignant après la fin du projet, bien que le contrat ne le prévoie pas.

Demande d’un montant de 161 086,99 EUR, présentée sous trois chefs d’accusation

a) Le paiement des factures impayées qui ont été déclarées et intégralement taxées dans la présentation financière annuelle du plaignant aux autorités fiscales:

       - Régies d'avances préfinancées (2 factures): 75 931,95 USD

       - Frais d'assistance technique et retenue (1 facture): 38 880,53 EUR

b) Intérêts de retard et intérêts compensatoires majorés de la dévaluation des factures différées et du préfinancement des régies d’avances (montants applicables jusqu’à la fin du mois de décembre 2005):

       - En ce qui concerne l'assistance technique: 4 847,49 EUR

       - Pertes de valorisation dues au préfinancement de régies d'avances: 8 495,18 USD

       - Intérêts moratoires/compensatoires sur les préfinancements au titre de la régie d’avances: 20 988,75 USD

c) Obligations non contractuelles prévisibles postérieures au projet:

       - Coûts et dépenses supportés après la fin du projet: 27 774,21 EUR

L'ENQUÊTE

9.         Le 31 janvier 2006, le Médiateur a demandé à la Commission de présenter un avis, ce qu'il a fait le 28 juillet 2006. L'avis a été transmis au plaignant pour observations, qu'il a envoyées le 26 septembre 2006. Le 10 juillet 2007, le Médiateur a présenté une proposition de solution à l'amiable. La Commission a répondu à cette proposition le 8 janvier 2008. La réponse a été transmise au plaignant, qui a présenté ses observations le 25 janvier 2008. Le Médiateur a transmis les observations du plaignant à la Commission, qui a envoyé une réponse complémentaire le 26 juin 2006. Le 31 juillet et le 8 septembre 2008, respectivement, le plaignant et la Commission ont informé le Médiateur de l'accord final auquel ils étaient parvenus pour régler l'affaire.

ANALYSE ET CONCLUSIONS DE L'OMBUDSMAN

Remarques préliminaires

10.      Cette enquête s'est terminée par un règlement réussi entre les parties, sur la base d'une proposition de solution à l'amiable émise par le Médiateur. Cette proposition concernait la partie a) de l’allégation exposée au point 8 ci-dessus.

11.      Compte tenu du succès de la présente enquête et des efforts considérables déployés par les deux parties pour parvenir à un règlement à l'amiable, la présente décision porte essentiellement sur les questions qui ont fait l'objet de la proposition de solution à l'amiable du Médiateur. En ce qui concerne les questions supplémentaires, dont l'évaluation complète a déjà été communiquée aux parties dans la proposition de solution à l'amiable du Médiateur, il suffit de noter ce qui suit.

12.      En ce qui concerne la première allégation susmentionnée, le Médiateur a constaté, dans sa proposition de solution à l'amiable, que la Commission semblait ne pas avoir répondu à deux demandes de réapprovisionnement de la régie d'avances créée pour le projet et que cette omission semblait incompatible avec les règles contractuelles applicables. Dans sa réponse à la proposition de solution à l'amiable, la Commission a souligné, en résumé, ce qu'elle considérait comme des circonstances exceptionnelles, et que des retards s'étaient produits notamment en raison de la nécessité de contrôles supplémentaires afin de protéger les intérêts financiers de la Communauté. Le plaignant n’a pas présenté d’observations spécifiques en réponse à ces remarques supplémentaires formulées par la Commission. À l'heure actuelle, il convient de noter que la Commission n'a pas spécifiquement réfuté la conclusion susmentionnée du Médiateur selon laquelle les règles contractuelles n'ont pas été strictement respectées. Toutefois, compte tenu du caractère secondaire de cette partie de l’affaire et du fait qu’un règlement amiable a été conclu, le Médiateur estime qu’il n’est pas nécessaire d’examiner cette question plus avant.

13.      En ce qui concerne les autres allégations, le Médiateur n’a constaté aucun cas de mauvaise administration en ce qui concerne les deuxième, troisième, cinquième et sixième allégations. En ce qui concerne la quatrième allégation, le Médiateur a conclu qu'il n'y avait pas de motifs suffisants pour poursuivre l'enquête. En ce qui concerne spécifiquement la cinquième allégation, le plaignant a présenté des éléments supplémentaires à la suite de la proposition de solution à l’amiable, à l’appui de ses arguments. Toutefois, la prise en compte de ces éléments pour une deuxième évaluation de cette partie de l’affaire nécessiterait des enquêtes supplémentaires, ce qui ne serait pas approprié à ce stade. En outre, le Médiateur note que, de la propre initiative de la Commission et nonobstant sa constatation de l'absence de mauvaise administration, le règlement amiable comprenait une décision de verser une indemnisation dans l'intérêt d'une résolution à l'amiable du problème (voir point 28 ci-dessous).

14.      En ce qui concerne l’allégation, le Médiateur n’a trouvé aucune allégation justifiée correspondant aux parties b) et c) de celle-ci. Elles ne pouvaient donc pas être acceptées.

A. Demande de paiement

Les faits et l’appréciation

15.       Comme indiqué ci-dessus, le plaignant a fait valoir, entre autres, ce qui suit:

a) Paiement des factures impayées qui ont été déclarées et intégralement taxées dans la présentation financière annuelle du plaignant aux autorités fiscales.  Celles-ci étaient les suivantes:

- Régies d'avances préfinancées (2 factures): 75 931,95 USD

- Frais d'assistance technique et retenue (1 facture): 38 880,53 EUR

16.       En ce qui concerne cette demande, la Commission a noté dans son avis qu'elle avait tenté sans succès de régler le paiement en cours avec le plaignant. Une vérification des dépenses totales a donné un total de USD 1 927 868,92. Les réapprovisionnements reçus se sont élevés à USD 1 856 703,09. Le solde en faveur du requérant était de USD 71 165,83 dû sur la régie d'avances. Une facture de 38 880,53 EUR était également en attente. La Commission s'est déclarée prête à accepter que le contrat signé avec le plaignant prévoie une rémunération pour la gestion de la régie d'avances, en plus de la rémunération prévue par le contrat de service. Dans ce contexte, elle a en outre indiqué que les dispositions de l’annexe II A du contrat de services prévoient une redevance spécifique d’un montant de 216 000 EUR à cette fin (voir annexe II C). Elle a toutefois également relevé qu’il s’agissait d’une erreur manifeste commise par ses services, car le même service ne devrait jamais être rémunéré deux fois et c’est la raison pour laquelle les auditeurs ont conclu au rejet des demandes. De plus, il a souligné que, avant que ce montant puisse être réglé, la question de la justification des dépenses pour l'équipement et le mobilier achetés sur les fonds du projet et utilisés dans la résidence du plaignant doit être résolue. En effet, elle avait tenté sans succès de clôturer les comptes en exhortant le plaignant à régler la question des dépenses injustifiées.

17.       Le Médiateur a abordé la question de la redevance pour la gestion de la régie d'avances de la manière suivante.

18.       Le contrat en question s'intitule «Gestion du projet d'approvisionnement en eau de Monrovia et des zones rurales». Selon le formulaire de contrat, le prix du contrat est de 270 180 euros. Lorsqu'il existe une divergence entre les dispositions des différents documents, celles-ci doivent être interprétées conformément à l'ordre de préséance indiqué à l'article 3 des conditions particulières du contrat. Aux termes de cet article:

"L ' ordre de préséance des documents contractuels est le suivant:

- Le formulaire de contrat,

- Les conditions particulières du contrat,

- Annexe I T/A Mandat.

- Annexe IIA Procédures de gestion budgétaire.

- Annexe IIB Prescriptions techniques.

- Annexe IIC Estimation des coûts des régies d'avances.

- Annexe III Ventilation des prix du contrat.

- Annexe IV Arrangement fiscal et douanier.

Conditions générales applicables aux marchés de services financés par le Fonds européen de développement (annexe IV de la décision n° 3/90 du Conseil des ministres ACP/CEE du 29 mars 1990)

19.       Conformément à l'article 2, le droit belge est applicable au contrat. Conformément à l ' annexe I du contrat, sa durée serait de "[u]p à 360 jours-homme au Libéria et jusqu ' à 120 jours en Italie, sur une période de 24 mois " . Le paragraphe 1 de l ' annexe II A du contrat prévoit, entre autres, ce qui suit:

"Le contrat porte sur la gestion et la supervision, au moyen d'une régie d'avances, du programme visant à améliorer l'accès aux eaux propres à Monrovia et dans les zones rurales (...) Les ressources du FED seront mises à disposition au moyen d'une régie d'avances garantie (...) Le devis en euros est joint à l'annexe IIC (...)"

20.       Le point 2.4.2 de l'annexe II A prévoit que "[f]ou la gestion de la ou des régies d'avances et le coût des ressources financières dédiées, le contractant reçoit les honoraires indiqués à l'annexe II C. Ces frais ne font pas l’objet d’une retenue et peuvent être prélevés au prorata du compte à la fin de chaque période de référence.»

21.       L'annexe IIC contient une section «E», intitulée «Gestion du programme», qui prévoit un montant de 216 000 EUR (24 mois x 9 000 EUR). L’annexe IIC ne contient aucune disposition faisant explicitement référence à une redevance pour «la gestion de la régie d’avances». La redevance pour la gestion de la régie d’avances mentionnée au point 2.4.2 de l’annexe II A semble donc faire référence au montant indiqué à la section E de l’annexe IIC pour la gestion du programme, compte tenu du fait que l’annexe IIC ne contient pas de disposition distincte concernant une redevance pour la gestion de la régie d’avances et que le contrat portait sur la gestion, au moyen d’une régie d’avances, d’un programme d’approvisionnement en eau.

22.       L'annexe III, intitulée «Répartition des prix des contrats», comprend notamment les données suivantes:

                   «Honoraires (confisqués) pour les jours-homme de service

a) Services de M. Craig Smith:

au Liberia:                                                                                   EURO

Frais par homme/jour pour 300 jours à 425 EUR/jour 127.500

Per diems par homme/jour pendant 300 jours à 138 EUR/jour 41.400

en Italie:

Frais par homme/jour pour 120 jours à 350 EUR/jour 42.000

b) Services au Libéria pour les experts agréés à court terme

Frais par homme/jour pour 300 jours à 300 EUR/jour 18.000

Per diems par homme/jour pendant 300 jours à 138 EUR/jour 8.280

Frais de déplacement ...

Total 270 180 ".

23.       À la lumière de ce qui précède, le Médiateur a estimé que la position adoptée par la Commission en l'espèce était raisonnable, à savoir que les services du personnel compétent du plaignant visés à l'annexe III ne se distinguent pas de la "gestion du programme" mentionnée à la section E de l'annexe IIC. Par conséquent, il semblait que le contrat prévoyait une double rémunération pour les mêmes services que ceux qui devaient être fournis par le plaignant en ce qui concerne la gestion du programme d’approvisionnement en eau. Par conséquent, il est apparu qu'il existait une incohérence logique inhérente entre les dispositions pertinentes du contrat et que la déclaration de volonté faite par la Commission, lors de la conclusion du contrat, concernant la rémunération du contractant pour la gestion du programme, n'était pas exempte d'erreurs. Comme la Commission l'a indiqué dans son avis, ce problème était dû à une erreur manifeste commise par ses services.

24.       Dans le cadre de sa réponse à la première demande du plaignant, la Commission a admis qu'il existait un solde en faveur du plaignant de 71 165,83 USD dû sur la régie d'avances et une facture en attente de 38 880,53 EUR pour les frais d'assistance technique. Apparemment, en vue de parvenir à un règlement à l’amiable de son litige avec le plaignant, la Commission s’est déclarée prête à accepter que le contrat signé avec le plaignant prévoie une rémunération pour la gestion de la régie d’avances, en plus de la rémunération prévue par le contrat de service. Toutefois, il a souligné qu'avant que le montant pertinent puisse être réglé, la question de la justification des dépenses d'équipement et de mobilier, achetés sur les fonds du projet et utilisés dans la résidence du plaignant, devrait être résolue. À cet égard, la Commission a indiqué qu'elle avait soulevé la question par lettre du 26 juin 2003. Néanmoins, la Commission n’a pas indiqué dans son avis qu’une copie de cette lettre figurait dans la documentation volumineuse jointe à la plainte. Cette lettre ne figurait pas non plus dans la liste des annexes jointe à l'avis de la Commission. En outre, un tel problème n’a pas été inclus dans les conclusions de l’examen d’audit à mi-parcours communiquées au plaignant et jointes à la plainte. En outre, la Commission n’aurait nullement fait référence au montant en cause.

25.       Dans ses observations sur l'avis de la Commission, le plaignant:

a) a noté que la Commission n ' avait pas tenu compte des dernières factures d ' avances temporaires, d ' un montant de 4 766,12 dollars des États-Unis, qui avaient été présentées avec le rapport final;

b) a souligné qu'à l'exception du montant susmentionné, il était d'accord avec la Commission en ce qui concerne le solde en sa faveur et la facture en attente;

c) se félicite de la déclaration de la Commission selon laquelle elle est prête à accepter que le contrat prévoie une rémunération pour la gestion de la régie d'avances; et

d) a souligné que, dans son avis, la Commission avait introduit, pour la première fois, une mise en garde concernant les équipements et a fait valoir que cela faisait clairement référence à un autre contrat qui avait depuis longtemps été réglé en faveur du plaignant, ainsi qu'à un protocole d'accord signé avec la Commission.

26.       Le Médiateur a fait observer ce qui suit:

a) dans son avis, la Commission n'a pas formulé d'observations sur la partie de la réclamation du plaignant concernant le paiement des dernières factures de régie d'avances d'un montant de 4 766 USD. 12;

b) le plaignant et la Commission ont convenu qu’il existait un solde en faveur du plaignant de 71 165,83 USD dû sur la régie d’avances et une facture en attente de 38 880,53 EUR;

c) la Commission était prête à accepter que le contrat prévoie une rémunération pour la gestion de la régie d'avances (séparée de la rémunération du plaignant pour la gestion du programme), mais subordonnait le règlement de la réclamation à la résolution du problème concernant la justification des dépenses pour le matériel et le mobilier achetés sur les fonds du projet et utilisés dans la résidence du plaignant;

d) dans son avis, la Commission n’a pas démontré qu’elle avait soulevé cette question auprès du plaignant avant la présente enquête et n’a pas fourni d’informations supplémentaires à ce sujet;

e) la Commission n'a pas non plus expliqué pourquoi cette affaire l'empêche de satisfaire, au moins en partie, la demande du plaignant; et

f) le plaignant souligne que la Commission a soulevé cette question pour la première fois dans son avis et note qu'elle fait référence à l'exécution d'un autre contrat déjà réglé.

27.       À la lumière de ce qui précède, le Médiateur a conclu que la Commission n’avait pas expliqué de manière adéquate son défaut de paiement au plaignant, du moins en partie, du montant correspondant à sa première demande. Cet échec aurait pu être un cas de mauvaise administration. Le Médiateur a donc proposé la solution à l'amiable suivante:

À la lumière des remarques qu'il a formulées au point 26 ci-dessus, le Médiateur suggère que la Commission pourrait reconsidérer sa décision (y compris son raisonnement) de refuser de satisfaire, ne serait-ce qu'en partie, à la première demande financière du plaignant. Dans le cadre de ce réexamen, la Commission pourrait également tenir compte des observations formulées par le Médiateur au point [18-23] ci-dessus et du droit belge applicable au contrat. La Commission est invitée à inviter le plaignant à une réunion afin de faciliter la clarification de la situation juridique et la recherche d’une solution acceptable pour les deux parties.

Les observations présentées au Médiateur après sa proposition de solution à l’amiable

28.       La Commission a informé le Médiateur qu'à la suite de sa proposition et dans l'intérêt de prendre des mesures pour régler l'affaire, elle avait réévalué le dossier et accepté la proposition du Médiateur. La Commission a donné les informations suivantes (en résumé) sur la manière dont elle entendait répondre à la proposition. Premièrement, il s'acquitterait des paiements visés à la partie a) de la réclamation. Deuxièmement, la Commission elle-même avait identifié un paiement supplémentaire pertinent à effectuer.  Il s’agissait d’intérêts de retard et d’intérêts compensatoires sur le préfinancement des régies d’avances, d’un montant de 2 066,87 USD. À cet égard, la Commission a expliqué que, malgré sa position initiale de ne pas accorder cette compensation et malgré la conclusion du Médiateur selon laquelle l'allégation pertinente à cet égard n'était pas justifiée, la Commission avait néanmoins décidé de proposer le paiement susmentionné pour compenser les coûts de préfinancement du plaignant. La Commission a indiqué qu'elle proposait ce paiement exclusivement dans le but de parvenir à un règlement à l'amiable. Il a ajouté que ledit paiement ne pouvait être interprété comme une reconnaissance ou un aveu des allégations et accusations formulées par le plaignant dans ses observations au Médiateur.

29.       La Commission a en outre noté que, dans ses observations au Médiateur, le plaignant avait formulé un certain nombre de commentaires très critiques concernant la Commission et ses services. La Commission n'a pas souhaité y répondre, à l'exception d'un commentaire dans lequel le plaignant a laissé entendre qu'une lettre avait été falsifiée par les services de la Commission. La Commission a subordonné son acceptation de la proposition de solution à l'amiable du Médiateur au retrait de cette accusation par le plaignant.

30.       Dans ses observations sur la réponse de la Commission à la proposition du Médiateur, le plaignant s'est félicité de la volonté de la Commission de trouver une solution à l'amiable. Il a également formulé des réclamations spécifiques supplémentaires, notamment des demandes d ' intérêts et d ' indemnisation pour fluctuations des taux de change. Dans le même temps, elle a expressément renoncé à l’une de ses allégations formulées dans le cadre de la présente enquête et a expressément retiré ses accusations mentionnées au point 28 ci-dessus.

31.       À la lumière des nouvelles allégations du plaignant, le Médiateur a transmis ses observations à la Commission. Il a proposé que la Commission prenne contact avec le plaignant en vue de parvenir à un règlement définitif.

32.       Dans sa réponse du 26 juin 2008, la Commission s ' est déclarée disposée à répondre en partie aux demandes supplémentaires du plaignant (d ' un montant total de 36 600 dollars des États-Unis et de 747,89 euros) en vue de parvenir à un " règlement à l ' amiable satisfaisant pour les deux parties". Elle n’a toutefois pas pu accepter certaines demandes d’intérêts supplémentaires, expliquant que celles-ci concernaient, respectivement, la situation fiscale dans l’État membre concerné et une partie de l’affaire pour laquelle le Médiateur avait conclu à l’absence de mauvaise administration.

33.       La Commission a indiqué qu'elle avait transmis au plaignant un protocole contenant sa proposition de transaction.

34.       Le 3 juillet 2008, le plaignant a informé le Médiateur de son intention de signer le protocole. Le règlement amiable entre le plaignant et la Commission a finalement été confirmé par les deux parties respectivement le 31 juillet et le 8 septembre 2008. Le règlement impliquait que le solde du compte du projet avait été clôturé avec des paiements de 48 486,79 EUR et 101 938,40 USD au plaignant.

Évaluation du Médiateur après sa proposition de solution à l'amiable

35.       À la lumière des observations formulées par les parties à la suite de la proposition de solution à l'amiable du Médiateur, celui-ci conclut que sa proposition a été couronnée de succès.

36.       Le Médiateur tient en outre à souligner que la réponse de la Commission dans cette affaire a été exemplaire. Déjà au moment de présenter son avis, la Commission a saisi l’occasion d’examiner de manière approfondie les événements pertinents et d’examiner les actions de ses services. Il a identifié les lacunes, les a admises ouvertement et a exprimé sa volonté de prendre des mesures correctives. Lorsqu'elle a ensuite répondu à la proposition de solution à l'amiable du Médiateur, la Commission a également adopté une approche très approfondie et constructive. En particulier, il convient de féliciter la Commission pour sa volonté d'utiliser pleinement et de manière constructive l'article 3, paragraphe 5, du statut du Médiateur, dont l'objectif, entre autres, est de promouvoir des solutions à l'amiable dans le cadre d'un dialogue ouvert et non légaliste.

C. Conclusions

Le Médiateur conclut qu'un règlement à l'amiable a été conclu.

Le plaignant et la Commission européenne seront informés de cette décision.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Fait à Strasbourg, le 1er décembre 2008