Strasbourg, le 19 juin 2008

Monsieur,

Le 18 octobre 2007, vous avez déposé une plainte auprès du Médiateur européen contre la Commission européenne concernant son allégation, formulée dans son avis sur votre plainte 488/2007/PB, selon laquelle un certain document que vous aviez demandé n'existait pas. Votre plainte figurait dans vos observations sur l'avis susmentionné de la Commission.

Le 17 janvier 2008, j’ai transmis la plainte au président de la Commission. La Commission a transmis son avis le 14 mars 2008. Je vous l'ai transmis avec une invitation à formuler des observations, que vous avez envoyée le 28 mars 2008.

Je vous écris maintenant pour vous informer des résultats des enquêtes qui ont été faites.

LA PLAINTE

La plainte concernait une allégation de la Commission européenne, formulée dans le cadre du traitement par cette dernière d'une demande d'accès, selon laquelle un certain document n'existait pas et ne pouvait donc pas être accordé.

Dans l'affaire 488/2007/PB, le plaignant avait demandé l'accès, en vertu du règlement (CE) n° 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2001 relatif à l'accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission (1) (ci-après dénommé "règlement n° 1049/2001"), à un certain nombre de documents détenus par le groupe des régulateurs européens (ci-après dénommé "GRE"), créé par la Commission. La Commission a refusé l’accès à certains documents. Dans sa lettre à la Commission demandant un avis sur la plainte, le Médiateur lui a également demandé de clarifier sa décision spécifiquement en ce qui concerne le "rapport ERG (06) 45 a", à l'égard duquel le plaignant a envoyé sa communication du 20 novembre 2006. Le «rapport ERG (06) 45 a» n’avait pas été expressément mentionné dans la réponse de la Commission à la demande confirmative du plaignant au titre du règlement (CE) no 1049/2001.

Dans son avis, la Commission a indiqué qu’en ce qui concerne le «rapport ERG (06) 45 bis», les documents ERG enregistrés avec la lettre «a» sont des notes résumant le contenu des documents connexes. Une telle note aurait normalement dû être faite pour "Rapport ERG (06) 45" et "Rapport ERG (06) 45b". Toutefois, aucune note de ce type n ' a été produite parce qu ' il avait été décidé peu de temps avant la réunion plénière du GRE de ne pas examiner ces rapports et qu '" il n ' existe donc pas de document portant le numéro de référence ERG (06) 45a".

Dans ses observations du 18 octobre 2007 sur l'avis de la Commission concernant la plainte susmentionnée, le plaignant a informé le Médiateur qu'il avait obtenu des copies du "rapport ERG (06) 45a" prétendument inexistant. Le plaignant s'est dit préoccupé par le fait que la Commission avait apparemment fourni des informations fausses dans son avis et a encouragé le Médiateur à examiner cette question.

Le plaignant a souligné qu'il ne ressortait pas clairement du contenu dudit document pourquoi il n'aurait pas dû être rendu public, étant donné que le document ne contenait qu'un résumé du "Rapport ERG (06) 45b" et un commentaire indiquant qu'il n'y avait pas de nécessité pressante de publication.

Le plaignant a encouragé le Médiateur à traiter cette question séparément, étant donné qu ' elle concernait " la coopération de base ["grundsätzliche Zusammenarbeit"] entre le Médiateur et les organes et institutions de la Communauté européenne".

Le 17 janvier 2008, le Médiateur a ouvert la présente enquête sur l'allégation suivante: La Commission a fourni au Médiateur des informations inexactes en déclarant, dans son avis sur la plainte 488/2007/PB, que le document "Rapport ERG (06) 45 a"n'existe pas.

L'ENQUÊTE

L'avis de la Commission

Dans son avis sur la plainte, la Commission a, en substance, admis l’existence de ce document et a formulé diverses observations relatives à sa conclusion initiale sur cette question (voir la partie de la décision ci-après). La Commission a joint à son avis une copie dudit document.

Observations du plaignant

Dans ses observations, le plaignant a déclaré qu'il n'avait pas d'observations significatives à formuler sur l'avis de la Commission, mais a souligné que sa confiance dans la Commission n'avait pas été renforcée par son avis (voir la partie décision ci-dessous).

LA DÉCISION

1 Allégation selon laquelle la Commission aurait fourni des informations inexactes au Médiateur

1.1 Le plaignant a allégué que la Commission avait fourni au Médiateur européen des informations fausses en déclarant, dans son avis sur la plainte 488/2007/PB, que le document "Rapport ERG (06) 45 a" (demandé par le plaignant) n ' existait pas.

1.2 Dans son avis, la Commission a fourni des informations qui ont essentiellement confirmé l'allégation du plaignant. La Commission a formulé un certain nombre de remarques à cet égard:

1. À la suite de la dernière demande de documents du plaignant, un nouvel examen des documents à la disposition du GRE a été effectué. Cette recherche a confirmé que "Rapport ERG (06) 45a" existe bel et bien. Il a finalement été récupéré sur le site web de CIRCA (2).
2. Comme déjà expliqué dans la réponse de la Commission au Médiateur concernant la plainte 488/2007/PB, les documents enregistrés avec la lettre «a» sont des notes de soumission. Ces notes résument brièvement les questions présentées dans les documents connexes et sont destinées à être un moyen de présenter des documents aux réunions plénières du GRE pour discussion avant adoption. Lorsqu'ils ont répondu à la demande d'informations du Médiateur concernant la plainte 488/2007/PB, les services de la Commission ont estimé de bonne foi i) qu'aucune note de soumission n'avait été préparée, étant donné que le "rapport ERG (06) 45" devait être traité comme un point "A" sans discussion (3) et que, par conséquent, ii) ce document ne pouvait pas être en sa possession.
3. Dans un premier temps, les services de la Commission ont essayé de récupérer le document à partir du lieu où ces documents sont généralement sauvegardés, pendant une période limitée, avant d’être supprimés en raison de restrictions d’espace, c’est-à-dire sur les ordinateurs personnels et sur les supports électroniques dédiés à la sauvegarde des documents relatifs à la plénière du GRE. Elle n’a pas consulté le site internet de CIRCA, qui est plutôt destiné à l’usage des délégués des autorités réglementaires nationales.
4. En ce qui concerne le contenu de la note de soumission en question, les services de la Commission confirment qu’il s’agit, dans sa partie substantielle, d’une reproduction identique des conclusions figurant à la page 21 du «rapport ERG (06) 45» que la Commission a précédemment divulgué au plaignant.

1.3 Dans ses observations, le plaignant a formulé les observations suivantes: Il a déclaré qu'il avait eu l'impression que la Commission ne prenait pas très au sérieux son devoir de coopération avec le Médiateur européen. Il n’a pas jugé plausible que la Commission ait véritablement recherché le document prétendument inexistant. Il a souligné qu'il était à peine concevable que "le rapport ERG(06) 45b" existe, mais que le document qui précède logiquement cela, c'est-à-dire "le rapport ERG(06) 45a", ne l'existe pas. Il a déclaré qu'il aurait pu comprendre, par exemple, l'explication selon laquelle le document avait été jugé trop insignifiant et donc supprimé. Mais l'explication selon laquelle le document n'a jamais été créé n'a pas renforcé sa confiance dans la Commission.

1.4 Le Médiateur note que l'affirmation factuelle d'une institution selon laquelle un document n'existe pas est assortie d'une présomption (refusable) de véracité (4). Cette présomption s'applique à tous les acteurs susceptibles d'être impliqués dans le cadre de demandes d'accès à des documents, qu'il s'agisse de citoyens ou d'autres institutions communautaires. En ce qui concerne spécifiquement le Médiateur, la présomption de véracité repose, tout d’abord, sur le niveau élevé de confiance qui existe entre toutes les institutions et le Médiateur en ce qui concerne l’application du règlement no 1049/2001. Il comporte en outre un avantage d'économie de procédure - tant pour l'administration que pour le médiateur - en réduisant considérablement la nécessité de procéder à des inspections des dossiers ou documents administratifs concernés. Dans le même temps, la présomption de véracité implique un devoir de diligence particulièrement strict pour garantir l’exactitude des déclarations concernant l’inexistence d’un document.

1.5 En l'espèce, la Commission a pleinement reconnu que la déclaration factuelle contestée qu'elle avait faite était erronée, c'est-à-dire que le document prétendument inexistant existait effectivement. La question pertinente à ce stade de l’enquête est donc de savoir si la Commission a respecté l’obligation de diligence susmentionnée.

1.6 Après avoir examiné attentivement l'avis de la Commission, le Médiateur estime qu'il n'a pas reçu d'informations ou d'explications démontrant le respect de l'obligation susmentionnée, pour les raisons suivantes:

Premièrement, le point 1 de l’avis de la Commission indique que ses services avaient en quelque sorte déduit l’inexistence du document du fait que les documents enregistrés avec la lettre «a» sont des notes de soumission. Ces notes résument brièvement les questions présentées dans les documents connexes et sont destinées à présenter des documents aux réunions plénières du GRE pour examen avant adoption. La conclusion ci-dessus semble avoir été faite en conjonction avec le fait que "le document ERG (06) 45 devait être traité comme un point " A " sans discussion". Toutefois, la Commission n’a pas suffisamment expliqué pourquoi, en général, une telle déduction serait justifiée (5) et pourquoi, dans les circonstances particulières de l’espèce, une telle déduction ne reflétait pas, en définitive, la réalité.

Deuxièmement, le point 2 de l’avis de la Commission n’a pas fourni d’informations claires et adéquates sur les recherches pertinentes effectuées par ses services. Il ne fait référence, qu'en termes généraux, à un "lieu" non spécifié où les documents sont sauvegardés pour une "période limitée" non spécifiée avant d'être supprimés. Il n’est pas clair si la référence a l’intention de transmettre l’information selon laquelle les services de la Commission qui ont recherché le document l’ont fait après l’expiration d’un délai fixe de conservation des documents et que, pour cette raison, ils n’ont (évidemment) pas pu la trouver. Par la suite, l'avis fait à nouveau référence à un site web "CIRCA", indiquant qu'il est "plutôt destiné" à l'usage des délégués des autorités réglementaires nationales. Cela ne donne pas, entre autres, d’informations claires et précises sur la question de savoir si ses services n’étaient pas raisonnablement censés, bien entendu, avoir également effectué des recherches sur ledit site web «CIRCA».

Enfin, il y a lieu de relever que la Commission a indiqué que le document en cause n’avait jamais existé, non pas qu’il n’était plus en sa possession ou que sa tentative de le récupérer dans son ou ses systèmes informatiques n’avait pas été fructueuse.

1.7 Compte tenu de la nature de la mauvaise administration constatée ci-dessus, le Médiateur souligne que, conformément aux principes de bonne administration, il aurait été approprié que la Commission présente des excuses au plaignant. La Commission a choisi de ne pas le faire et le Médiateur clôt donc l'affaire par une remarque critique.

2 Conclusion

Sur la base des enquêtes menées par le Médiateur sur cette plainte, il est nécessaire de formuler la remarque critique suivante:

La présomption de véracité de la déclaration factuelle de l'administration selon laquelle un document demandé n'existe pas implique un devoir de diligence particulièrement strict pour assurer l'exactitude de ces déclarations. À la lumière des conclusions qu’il a formulées au point 1.6 ci-dessus, le Médiateur estime qu’il n’a pas reçu d’informations et d’explications démontrant le respect de cette obligation en l’espèce. Le comportement pertinent de la Commission implique donc une mauvaise administration.

Le Médiateur clôt l'affaire.

Le président de la Commission sera également informé de cette décision.

Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mes sincères

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) JO L 145 du 31.5.2001, p. 43.

(2) https://circa.europa.eu/docs/circa_quick_guide_32.pdf

(3) Ainsi qu'il ressort de l'ordre du jour (ERG (06) 35 Rev 1) de la 18e réunion plénière de l'ERG des 5 et 6 octobre 2006 (http://erg.ec.europa.eu/doc/meeting/ag_erg_plen_madeira_4_6_oct_2006.pdf), et du procès-verbal de cette réunion plénière (ERG (06) 52).

(4) Voir l'affaire T-311/00, British American Tobacco/Commission, Rec. 2002, p. II-2781, point 35.

(5) Par exemple, il est apparemment possible i) qu’une note de soumission enregistrée avec la lettre «a» soit préparée, aux fins de l’examen de la question/du projet de document pertinent lors des réunions plénières du GRE, et ii) qu’une décision de ne pas examiner cette question/ce document soit prise par la suite.