Strasbourg, le 20 décembre 2006

Monsieur,

Le 11 février 2006, vous avez déposé une plainte auprès du Médiateur européen concernant la manière dont une demande d'information, faite par téléphone, avait été traitée par le Conseil de l'Union européenne. Par courriels des 16 et 17 mars 2006, vous avez fourni des informations complémentaires sur votre plainte.

Le 31 mars 2006, j'ai transmis la plainte au Secrétaire général du Conseil. Le Conseil a rendu son avis en suédois le 11 juillet 2006. Je vous l'ai transmis en vous invitant à faire part de vos observations, si vous le souhaitez, avant le 31 octobre 2006. Aucune observation n'a été reçue de votre part.

Je vous écris maintenant pour vous informer des résultats des enquêtes qui ont été faites.

LA PLAINTE

Selon le plaignant, les faits pertinents sont, en résumé, les suivants:

Le 6 février 2006, il a téléphoné à la Commission européenne pour lui demander si la Commission ou le Conseil de l'Union européenne avaient des obligations ou des possibilités d'exprimer leur soutien au Danemark dans son désaccord avec un certain nombre de pays musulmans. L'appel téléphonique a été fait au numéro +3222991111 et pour autant qu'il se souvienne, il a été fait juste après midi. La personne à la Commission qui a répondu à son appel téléphonique n'a pas indiqué son nom, mais elle a expliqué que la question était trop compliquée pour qu'elle puisse y répondre. Elle suggère qu'il téléphone directement à M. Solana au Conseil et lui fournisse le numéro de téléphone suivant: +3222856111. A ce numéro du Conseil, un homme répondit. Cependant, la personne qui a répondu n'a pas non plus indiqué son nom. Le plaignant a demandé M. Solana et a été présenté à une secrétaire qui n'a pas indiqué son nom et qui lui a dit qu'il ne pouvait pas parler à M. Solana. La secrétaire a déclaré que la question n'était pas facile à répondre et elle l'a transmis à la personne responsable des contacts avec la presse. Cette personne ne pouvait pas non plus répondre à la question.

Le lendemain, il a contacté la représentation de la Commission à Stockholm et a pu s'entretenir avec l'avocat d'Eurojus, qui a indiqué son nom. L’avocat a répondu par courrier électronique qui, bien qu’il contienne des informations intéressantes sur la politique étrangère et de sécurité commune de l’Union européenne, n’a pas répondu à sa question. Cependant, l'avocat a été au moins utile et a montré un réel intérêt à essayer d'aider.

La question est donc restée sans réponse et le plaignant n'était pas satisfait de la manière dont il a été traité lorsqu'il a contacté Bruxelles. Personne n'a manifesté le moindre intérêt à répondre à sa question ou ne l'a renvoyé à quelqu'un qui pouvait y répondre. Le fait qu'aucune des personnes à qui il avait parlé ne se souciait d'indiquer son nom rendait les choses encore plus compliquées.

Le plaignant alléguait que, lorsqu'il a traité sa demande d'informations par téléphone le 6 février 2006, le Conseil n'avait pas agi conformément à sa politique d'ouverture et de convivialité accrues à l'égard des citoyens (1).

L'ENQUÊTE

L'avis du Conseil

Dans son avis, le Conseil a fait, en résumé, les observations suivantes:

Sa politique en matière de réponse aux appels téléphoniques des membres du public est définie dans le code de bonne conduite administrative du Secrétariat général du Conseil de l'Union européenne et de son personnel dans leurs relations professionnelles avec le public (2) (ci-après dénommé "code"). Les articles pertinents du Code disposent ce qui suit:

"Article 5 Courtoisie

Les membres du personnel agissent de manière consciencieuse, correcte, courtoise et accessible. En répondant à la correspondance, aux appels téléphoniques ou à tout autre contact professionnel avec le public, ils s'efforcent d'être aussi utiles que possible.

Article 6 Fourniture d'informations

1. Les membres du personnel fournissent au public les informations demandées, qui relèvent de leur domaine de compétence. Ils veillent à ce que les informations soient aussi claires et compréhensibles que possible.

2. Si, pour des raisons de confidentialité et/ou conformément à la réglementation applicable (notamment l'article 17 du statut), un agent estime qu'il n'est pas en mesure de divulguer les informations demandées, les raisons pour lesquelles ces informations ne peuvent pas être fournies sont communiquées à l'intéressé.

Article 8 Appels téléphoniques

1. Lorsqu'ils répondent au téléphone, les membres du personnel s'identifient et identifient leur service. Ils établissent également l'identité de l'appelant. À moins que des raisons de confidentialité visées à l'article 6, paragraphe 2, ne l'empêchent, ils fournissent les informations demandées ou dirigent l'appelant vers la source appropriée. Toutefois, en cas d'hésitation quant à la possibilité de fournir ces informations, ils consultent leur hiérarchie ou renvoient les appelants à leur supérieur.

2. Si une demande orale d’informations est imprécise ou complexe, le membre du personnel contacté peut demander à la personne concernée de formuler la demande par écrit.»

Le Conseil s'est engagé à suivre ces lignes directrices. Toutefois, il n'a aucune trace des événements mentionnés par le plaignant et n'est donc pas en mesure de vérifier si sa présentation des faits est exacte. Si effectivement un ou plusieurs fonctionnaires du Conseil n'ont pas fourni leur nom, le Conseil regrette cette omission. L'importance d'adhérer au Code est régulièrement soulignée au personnel du Secrétariat général.

Le plaignant affirme que la Commission lui a communiqué le numéro de téléphone de M. Solana. Il n'est pas tout à fait certain que la plainte porte également sur le fait que le plaignant n'a pas été en mesure de parler personnellement à M. Solana. Néanmoins, le Conseil souhaite profiter de l'occasion pour préciser qu'il n'appartient pas à M. Solana de répondre en personne aux questions du public, même si son emploi du temps très chargé lui permettrait de le faire. Il n’existe pas d’État membre dans lequel des personnes occupant des postes similaires à celui de M. Solana auraient une pratique différente. Dans ces circonstances, il n'est pas déraisonnable de référer des membres du public au service de presse.

De même, il n'est pas déraisonnable qu'un secrétaire et un attaché de presse n'aient pas été en mesure de fournir une réponse. À cet égard, il est rappelé que le plaignant souhaitait savoir si les institutions étaient en mesure, ou obligées, d'exprimer leur soutien au Danemark dans son conflit avec plusieurs pays musulmans, ce qui signifiait exprimer la position de l'institution. À l'époque, le Conseil examinait toujours sa position détaillée sur la question.

Dans de telles circonstances, il est difficile d’imaginer quelle réponse significative aurait pu être donnée au plaignant, d’autant plus qu’une réponse donnée par téléphone aurait facilement pu être interprétée à tort comme un point de vue officiel du Conseil, qui n’avait pas encore adopté de position.

Observations du plaignant

Le plaignant a été invité à présenter des observations sur l'avis du Conseil. Aucune observation n'a été reçue du plaignant.

LA DÉCISION

1 Traitement par le Conseil de la demande de renseignements du plaignant

1.1 La plainte porte sur la façon dont le Conseil a traité la demande d'information du plaignant, faite par téléphone. Selon le plaignant, il a téléphoné à la Commission le 6 février 2006 pour lui demander si la Commission ou le Conseil avaient des obligations ou des possibilités d'exprimer leur soutien au Danemark dans son désaccord avec un certain nombre de pays musulmans. La personne de la Commission qui a répondu à son appel téléphonique a expliqué que la question était trop compliquée pour qu'elle puisse y répondre et lui a suggéré de téléphoner directement à M. Solana au Conseil. Pour ce faire, il a reçu le numéro de téléphone suivant: +3222856111. A ce numéro du Conseil, un homme répondit. Cependant, la personne qui a répondu n'a pas non plus indiqué son nom. Le plaignant a demandé M. Solana et a été présenté à une secrétaire qui n'a pas indiqué son nom et qui lui a dit qu'il ne pouvait pas parler à M. Solana. La secrétaire a déclaré que la question n'était pas facile à répondre et elle l'a transmis à la personne responsable des contacts avec la presse. Cette personne ne pouvait pas non plus répondre à la question. La question est donc restée sans réponse et le plaignant n'était pas satisfait de la manière dont il a été traité lorsqu'il a contacté Bruxelles. Selon le requérant, personne n'a manifesté le moindre intérêt à répondre à sa question ou à le renvoyer à quelqu'un qui pourrait y répondre. Le fait qu'aucune des personnes à qui on parlait ne se souciait d'indiquer son nom rendait les choses encore plus compliquées. Le plaignant a fait valoir que, lorsqu'il a traité sa demande d'informations faite par téléphone le 6 février 2006, le Conseil n'avait pas agi conformément à sa politique d'ouverture et de convivialité accrues à l'égard des citoyens (3).

1.2 Le Conseil s'est référé aux articles 5, 6 et 8 de son code de bonne conduite administrative pour le Secrétariat général du Conseil de l'Union européenne et son personnel dans leurs relations professionnelles avec le public (4), assurant le Médiateur de son engagement à suivre ces lignes directrices. Le Conseil a en outre fait valoir qu'étant donné qu'il n'a aucune trace des événements mentionnés par le plaignant, il n'est pas en mesure de vérifier si sa présentation des faits est exacte. Si effectivement un ou plusieurs fonctionnaires du Conseil n'ont pas fourni leur nom, le Conseil regrette cette omission. L'importance d'adhérer au Code est régulièrement soulignée au personnel du Secrétariat général. Selon le Conseil, il n'appartient pas à M. Solana de répondre en personne aux questions du public, même si son emploi du temps très chargé lui permettrait de le faire, et il n'est pas déraisonnable de référer des membres du public au service de presse. De même, il n'est pas déraisonnable qu'un secrétaire et un attaché de presse n'aient pas été en mesure de fournir une réponse. À cet égard, il est rappelé que le plaignant souhaitait savoir si les institutions étaient en mesure, ou obligées, d'exprimer leur soutien au Danemark dans son conflit avec plusieurs pays musulmans, ce qui signifiait exprimer la position de l'institution. À l'époque, le Conseil débattait encore de sa position détaillée sur la question. Dans de telles circonstances, il est difficile d’imaginer quelle réponse significative aurait pu être donnée au plaignant, d’autant plus qu’une réponse donnée par téléphone aurait facilement pu être interprétée à tort comme un point de vue officiel du Conseil, qui n’avait pas encore adopté de position.

1.3 Avant d'analyser l'allégation du plaignant, le Médiateur estime nécessaire de répondre à l'argument du Conseil selon lequel, n'ayant aucune trace des événements mentionnés par le plaignant, il n'est pas en mesure de vérifier si sa présentation des faits est exacte. Le Médiateur comprend parfaitement qu'une plainte concernant le contenu et les circonstances des conversations téléphoniques peut être difficile à traiter pour une administration, étant donné qu'aucun dossier écrit concernant ces conversations ne peut exister. Toutefois, il convient de tenir compte du fait que la présente plainte a été déposée peu de temps après les conversations téléphoniques pertinentes et n’a été transmise au Conseil que quelques semaines plus tard. Il n’aurait donc pas dû être impossible d’établir les faits pertinents. Toutefois, le Médiateur note à cet égard que le Conseil n'a pas expliqué si et, dans l'affirmative, de quelle manière il a tenté de retracer les événements mentionnés par le plaignant. Le Médiateur note en outre à cet égard qu'il aurait au moins dû être possible pour le Conseil d'identifier et de consulter la dernière personne à qui le plaignant a parlé. Il note en outre que le Conseil, tout en soulignant qu'il n'a pas été en mesure de vérifier si la présentation des faits par le plaignant était exacte, n'a pas contesté le fait que les conversations téléphoniques pertinentes avaient eu lieu. Dans ces circonstances, le Médiateur considère qu'il est en droit de fonder son évaluation sur le compte rendu des événements par le plaignant.

1.4 Lors de l'analyse de l'allégation du plaignant, le Médiateur rappelle que l'article 12, paragraphe 1, du code européen de bonne conduite administrative (5) (ci-après dénommé "code") dispose que "[l]e fonctionnaire doit avoir un esprit de service, être correct, courtois et accessible dans ses relations avec le public. Lorsqu'il répond à la correspondance, aux appels téléphoniques et aux courriers électroniques, le fonctionnaire s'efforce d'être aussi utile que possible et répond de manière aussi complète et précise que possible aux questions posées. » L'article 12, paragraphe 2, du code dispose en outre que « [s]i le fonctionnaire n'est pas responsable de l'affaire concernée, il dirige le citoyen vers le fonctionnaire compétent. » Le Médiateur rappelle également que l'article 22, paragraphe 2, du code dispose que « [s]i une demande orale d'information est trop compliquée ou trop complète pour être traitée, le fonctionnaire [responsable] conseille à la personne concernée de formuler sa demande par écrit. »

1.5 En ce qui concerne l'obligation pour le personnel du Conseil de diriger les appelants vers le fonctionnaire compétent, le Médiateur estime qu'il n'est pas déraisonnable que le plaignant ait été dirigé vers le service de presse avec sa demande d'informations. Étant donné que le service de presse du Conseil est chargé de fournir aux journalistes des informations et de la documentation sur les sujets en discussion au sein du Conseil et de ses instances préparatoires (6), il devrait normalement être au courant de la position du Conseil sur différentes questions.

1.6 Toutefois, le Médiateur n'est pas convaincu par l'argument du Conseil selon lequel il n'était pas déraisonnable que l'attaché de presse ne soit pas en mesure de répondre à la demande du plaignant, étant donné que le Conseil n'avait pas encore, à l'époque, pris position sur la question et par l'argument supplémentaire du Conseil selon lequel, dans de telles circonstances, il était difficile d'imaginer quelle réponse significative aurait pu être donnée au plaignant. Le Médiateur estime que si la raison pour laquelle l'attaché de presse n'a pas pu répondre à la question du plaignant était qu'il n'existait pas encore de position du Conseil à ce sujet, l'attaché de presse aurait pu et dû fournir cette information au plaignant. Si la raison pour laquelle l’attaché de presse n’a pas été en mesure de répondre était qu’il n’avait pas les connaissances nécessaires, il aurait été approprié qu’il conseille au plaignant de présenter une demande écrite d’informations conformément à l’article 22, paragraphe 2, du code. Il semble toutefois que ni ces informations ni ces conseils n'aient été donnés au plaignant en l'espèce. Cela constitue un cas de mauvaise administration et le Médiateur formulera une remarque critique à cet égard.

1.7 En ce qui concerne l'argument du plaignant selon lequel le personnel du Conseil ne s'est pas identifié lorsqu'il répond au téléphone, le Médiateur estime que l'exigence de l'article 12, paragraphe 1, du code selon laquelle les fonctionnaires doivent être attentifs au service, corrects, courtois et accessibles dans leurs relations avec le public signifie que, lorsqu'ils répondent au téléphone, les fonctionnaires doivent fournir des informations sur l'identité de l'appelant. Le Médiateur note que cette approche est confirmée par l'article 8 du code de bonne conduite administrative du Conseil, qui dispose que, lorsqu'ils répondent au téléphone, les membres du personnel s'identifient et identifient leur service. Toutefois, le Médiateur prend note de la déclaration du Conseil selon laquelle, s'il est vrai qu'un ou plusieurs fonctionnaires du Conseil n'ont pas fourni leur nom, le Conseil regrette cette omission. Selon le Conseil, l’importance d’adhérer à son code de bonne conduite administrative est régulièrement soulignée à son personnel. Compte tenu du fait que le Conseil a exprimé ses regrets en cas d'omission à cet égard, et après avoir assuré le Médiateur de son engagement à respecter son code de bonne conduite administrative, le Médiateur ne voit aucune raison de poursuivre l'enquête sur cet aspect de la plainte.

2 Conclusion

Sur la base des enquêtes menées par le Médiateur sur cette plainte, il est nécessaire de formuler la remarque critique suivante en ce qui concerne le traitement par le Conseil de la demande de renseignements du plaignant:

Le Médiateur n'est pas convaincu par l'argument du Conseil selon lequel il n'était pas déraisonnable que l'attaché de presse ne soit pas en mesure de répondre à la demande du plaignant, étant donné que le Conseil n'avait pas encore, à l'époque, adopté de position sur la question et par l'argument supplémentaire du Conseil selon lequel, dans de telles circonstances, il était difficile d'imaginer quelle réponse significative aurait pu être donnée au plaignant. Le Médiateur estime que si la raison pour laquelle l'attaché de presse n'a pas pu répondre à la question du plaignant était qu'il n'existait pas encore de position du Conseil à ce sujet, l'attaché de presse aurait pu et dû fournir cette information au plaignant. Si la raison pour laquelle l’attaché de presse n’a pas été en mesure de répondre était qu’il n’avait pas les connaissances nécessaires, il aurait été approprié qu’il conseille au plaignant de présenter une demande écrite d’informations conformément à l’article 22, paragraphe 2, du code. Il semble toutefois que ni ces informations ni ces conseils n'aient été donnés au plaignant en l'espèce. Cela constitue un cas de mauvaise administration.

Étant donné que cet aspect de l’affaire concerne des procédures relatives à des événements spécifiques survenus dans le passé, il n’est pas approprié de rechercher un règlement amiable de l’affaire.

Le Médiateur n'a trouvé aucune raison de poursuivre l'examen de la question des fonctionnaires du Conseil qui n'ont pas fourni leur nom lorsqu'ils ont répondu au téléphone.

Le Médiateur clôt donc l’affaire.

Le Secrétaire général du Conseil sera également informé de cette décision.

Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mes sincères

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Le plaignant a formulé la même allégation à l'encontre de la Commission, qui est traitée comme une affaire distincte (plainte 415/2006/TN) et impliquera une décision distincte.

(2) JO 2001, C 189, p. 2.

(3) Le plaignant a formulé la même allégation à l'encontre de la Commission européenne. La plainte contre la Commission est traitée comme une affaire distincte (plainte 415/2006/TN) et impliquera une décision distincte.

(4) JO 2001, C 189, p. 2.

(5) Le code européen de bonne conduite administrative est disponible sur le site internet du Médiateur (http://www.ombudsman.europa.eu/code/pdf/fr/code2005_en.pdf).

(6) Voir page 8 du Guide des médias du Conseil. Le guide est disponible sur le site web du Conseil (http://www.consilium.europa.eu/uedocs/cmsUpload/EN_MGUIDE%20INT.pdf).