Strasbourg, le 20 décembre 2006

Monsieur,

Le 18 mars 2006, vous avez déposé une plainte auprès du Médiateur européen concernant le prétendu non-remboursement par le Comité des régions (ci-après "le Comité") des frais de voyage liés à un entretien d'embauche. Par courrier électronique du 4 avril 2006, vous avez envoyé un certain nombre de documents à l’appui de votre plainte.

Le 11 avril 2006, j'ai transmis la plainte au Président du Comité. Le Comité a envoyé son avis le 16 juin 2006 et je vous l'ai transmis en vous invitant à faire part de vos observations, si vous le souhaitez, au plus tard le 31 juillet 2006. Aucune observation n'a été reçue de votre part à cette date.

Toutefois, lors d'entretiens téléphoniques avec le juriste chargé de votre dossier les 31 octobre et 22 novembre 2006, vous avez indiqué que vous étiez satisfait du traitement de certaines parties de votre plainte par le Comité. Vous avez formulé d’autres observations concernant la partie de votre plainte que vous considériez comme n’ayant pas été résolue de manière satisfaisante.

Je vous écris maintenant pour vous informer des résultats des enquêtes qui ont été faites.

LA PLAINTE

Le plaignant a participé à un entretien d’embauche au Comité des régions (ci-après le «Comité») le 19 octobre 2005. Le même jour, il a demandé le remboursement de ses frais de voyage et remis ses cartes d’embarquement pour le voyage aller. Le 29 octobre 2005, il a adressé au Comité une lettre recommandée contenant les cartes d'embarquement pour le voyage de retour, un reçu de la compagnie aérienne et un relevé de carte de crédit. N'ayant reçu aucune réponse, il a contacté le Comité par courrier électronique du 23 décembre 2005. Le 10 janvier 2006, le Comité l'a informé qu'il n'avait pas reçu la preuve que le requérant avait effectivement payé le montant en question. En outre, les cartes d'embarquement pour son voyage de retour étaient manquantes. Le plaignant a répondu qu'il avait envoyé les documents requis par courrier recommandé. Le 14 janvier 2006, il a envoyé des copies des documents au Comité. Le 19 janvier 2006, il a été informé que les documents étaient suffisants pour le remboursement. En ce qui concerne sa lettre recommandée, le Comité a confirmé qu'il n'avait pas reçu une telle lettre et lui a demandé de plus amples détails afin qu'il puisse vérifier ce qui était arrivé à la lettre. Selon le requérant, il s'est de nouveau adressé au Comité le 18 février 2006 pour lui rappeler qu'il n'avait toujours pas reçu le paiement.

Dans sa plainte au Médiateur, le plaignant a déclaré qu'il n'avait pas reçu de réponse à son courriel du 18 février 2006 et qu'il n'avait toujours pas reçu le paiement.

Le requérant alléguait que le Comité n'avait pas traité correctement sa demande de remboursement de ses frais de voyage. Il a affirmé

1. que ses frais de voyage soient remboursés dans les meilleurs délais;
2. qu'il devrait être payé des intérêts pour le retard dans le remboursement; et
3. que la procédure de remboursement devrait être améliorée.

L'ENQUÊTE

L'avis du Comité des régions

Dans son avis, le Comité a indiqué que, conformément à sa décision no 015/04, les frais étaient remboursés après réception des pièces justificatives pertinentes, telles que les billets et les cartes d'embarquement.

Le Comité a fait valoir que le requérant n'avait remis des copies des documents requis que par courrier électronique du 16 janvier 2006 (1). Elle n’avait jamais reçu la lettre recommandée contenant les documents originaux, que le plaignant avait envoyée le 29 octobre 2005. Toutefois, elle avait tenu compte de cette situation et avait exceptionnellement procédé au remboursement sur la base des copies des documents présentés par le plaignant.

Le comité a en outre fait valoir que, conformément au règlement financier (2), le délai de remboursement avait été fixé au 2 mars 2006. Toutefois, le Comité a reconnu que le paiement (1058,95 EUR) n'avait été effectué que le 29 avril 2006. Selon le Comité, cela était dû à une réorganisation interne au cours de la période en question.

Le Comité a indiqué qu'il avait versé au requérant des intérêts de retard pour la période comprise entre le 3 mars et le 29 avril 2006, qui s'élevaient à 9,79 euros.

En ce qui concerne l'argument du plaignant selon lequel la procédure de remboursement devrait être améliorée, le Comité a fait valoir que le retard de paiement était dû à des circonstances exceptionnelles et que ses procédures ne nécessitaient pas de révision.

Observations du plaignant

Aucune observation n'a été reçue du plaignant.

Lors d'une conversation téléphonique avec le juriste chargé de son affaire le 31 octobre 2006, le requérant s'est déclaré satisfait du traitement de son affaire par le Comité dans la mesure où il avait reçu le paiement impayé et les intérêts.

Il a toutefois déclaré qu'il n'était pas d'accord avec la position du Comité selon laquelle il n'était pas nécessaire d'améliorer ses procédures. Il fait valoir que le Comité ne l'a pas informé qu'il n'avait pas reçu les documents pertinents pour le remboursement. En outre, elle avait fait valoir que le retard était dû à une réorganisation interne. Le plaignant a estimé que le comité aurait pu l'informer de cette réorganisation.

Néanmoins, lors de cette conversation téléphonique et d'une autre le 22 novembre 2006, le plaignant a conclu que, si le Médiateur n'avait aucune indication que le problème qu'il avait soulevé était de nature plus générale, son affaire pourrait être classée. Il remercie le Médiateur pour son aide.

LA DÉCISION

1 Retard dans le remboursement des frais de voyage

1.1 Le plaignant a participé à un entretien d'embauche au Comité des régions (ci-après "le Comité") le 19 octobre 2005. Le 29 octobre 2005, il a adressé au Comité, par lettre recommandée, les documents requis pour le remboursement de ses frais de voyage. Ayant été informé que le Comité n'avait pas reçu les documents, il en a envoyé copie au Comité le 14 janvier 2006. Le 19 janvier 2006, il a été informé que les documents étaient suffisants pour le remboursement.

1.2 Dans sa plainte au Médiateur, envoyée le 18 mars 2006, le plaignant a indiqué qu'il n'avait pas reçu de réponse à un rappel qu'il avait adressé au Comité le 18 février 2006 et qu'il n'avait toujours pas reçu le paiement restant dû. Il a fait valoir i) que ses frais de voyage devraient être remboursés dès que possible; ii) qu'il devrait être payé des intérêts pour le retard dans le remboursement; et iii) que la procédure de remboursement devrait être améliorée.

1.3 Dans son avis, le Comité a fait valoir qu'il n'avait jamais reçu la lettre recommandée contenant les documents originaux. Toutefois, elle avait tenu compte de cette situation et avait exceptionnellement procédé au remboursement sur la base des copies des documents présentés par le plaignant. La date limite pour le remboursement était le 2 mars 2006. Toutefois, le Comité a reconnu que le paiement (1058,95 EUR) n'avait été effectué que le 29 avril 2006. Selon le Comité, cela était dû à une réorganisation interne au cours de la période en question. Le Comité a indiqué qu'il avait versé au requérant des intérêts de retard d'un montant de 9,79 euros pour la période comprise entre le 3 mars et le 29 avril 2006. En ce qui concerne l'argument du plaignant selon lequel la procédure de remboursement devrait être améliorée, le Comité a fait valoir que le retard de paiement était dû à des circonstances exceptionnelles et que ses procédures ne nécessitaient pas de révision.

1.4 Aucune observation n'a été reçue du plaignant. Toutefois, lors d'une conversation téléphonique avec le juriste chargé de son affaire, le requérant s'est déclaré satisfait du traitement de son affaire par le Comité dans la mesure où il avait reçu le paiement impayé et les intérêts. Il semble donc que le Comité ait pris des mesures pour régler cet aspect de la plainte.

1.5 Toutefois, en ce qui concerne son allégation selon laquelle la procédure de remboursement devrait être améliorée, le requérant a déclaré qu'il n'était pas d'accord avec la position du Comité. Il fait valoir que le Comité ne l'a pas informé qu'il n'avait pas reçu les documents pertinents pour le remboursement. En outre, elle avait fait valoir que le retard était dû à une réorganisation interne. Le plaignant a estimé que le comité aurait pu l'informer de cette réorganisation. Toutefois, d'après les contacts que le requérant a eus avec le juriste chargé de son affaire, il est apparu qu'il ne souhaitait pas approfondir ces questions.

1.6 Par conséquent, le Médiateur estime que le plaignant a abandonné son argument selon lequel la procédure de remboursement du Comité devrait être améliorée. Toutefois, il semble approprié de formuler une remarque supplémentaire sur cette question.

2 Conclusion

Il ressort de l'avis du Comité des régions et des observations du plaignant que le Comité a pris des mesures pour régler la question et a ainsi satisfait le plaignant. Le Médiateur clôt donc l’affaire.

Le président du Comité des régions sera également informé de cette décision.

AUTRES REMARQUES

Le Médiateur estime que les normes administratives du Comité des régions seraient encore améliorées si le Comité devait assurer un suivi systématique des dossiers de paiement tels que celui en cause en l’espèce, en particulier i) en contactant les demandeurs si certains documents nécessaires à l’exécution du paiement font défaut; et ii), en cas de retard, en informant les demandeurs de ces retards et des raisons qui les ont motivés.

Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mes sincères

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Il semble que le Comité se réfère au courriel du requérant du 14 janvier 2006.

(2) Règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002 du Conseil du 25 juin 2002 portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes (JO L 248, p. 1).