Strasbourg, le 8 février 2008

Madame,

Le 27 janvier 2006, vous avez adressé une plainte au Médiateur européen contre la Direction générale du personnel et de l'administration de la Commission concernant la lettre que vous lui aviez adressée le 19 décembre 2005. Dans ce courrier, vous posiez la question de savoir si la Commission avait transféré "des fonds très importants"(1) sur des comptes bancaires privés détenus par votre ex-mari afin de financer la délégation de la Commission à Almaty (Kazakhstan).

Le 8 mars 2006, j'ai transmis la plainte au Président de la Commission. J'ai invité la Commission à émettre un avis sur la plainte avant le 31 mai 2006.

La Commission a envoyé son avis le 20 juin 2006. Celui-ci vous a été transmis le 21 juin 2006 avec l'invitation à formuler des observations, que vous avez transmises le 3 juillet 2006.

Le 10 décembre 2006, vous m'avez transmis d'autres documents relatifs à votre plainte.

Le 29 mars 2007, j'ai demandé des informations complémentaires à la Commission concernant votre plainte. J'ai invité la Commission à répondre avant le 15 mai 2007.

Le 28 mai 2007, vous m'avez adressé un courrier concernant votre plainte.

Le 12 juin 2007, en l'absence de toute réponse de la Commission dans les délais prévus, mes services ont téléphoné aux services de la Commission. Le 21 juin 2007, j'ai demandé à la Commission de me répondre avant le 15 juillet 2007 au plus tard. Vous en avez été informée par une lettre le même jour.

La Commission m'a adressé sa réponse le 17 juillet 2007.

Le 18 juillet 2007, je vous ai transmis la réponse de la Commission avec l'invitation à formuler des observations, envoyées par vous le 24 juillet 2007.

Je vous fais part à présent des résultats de mon enquête.

LA PLAINTE

Le contexte : plainte 1139/2005/JMA

Le 12 septembre 2000, la plaignante a déposé une première plainte auprès du Médiateur européen (référence 1139/2000/JMA) contre la Commission concernant sa décision de modifier le statut personnel de son mari de "marié" à "divorcé" ainsi que, liée à cette décision, la mesure, de la part du régime commun d'assurance maladie, visant à exclure la plaignante des prestations.

Le Médiateur a clôturé son enquête et la plainte a été close comme étant "réglée par la Commission" à la satisfaction de la plaignante. Le 18 août 2005 et le 10 octobre 2005, deux autres lettres ont été reçues de la part de la plaignante et enregistrées sous la référence 1139/2005/JMA.

La plainte actuelle : référence 313/2006/MF

Selon la plaignante, les faits pertinents se présentent comme suit.

Le 19 décembre 2005, elle a adressé une lettre recommandée à la Direction générale (« DG ») de la Commission « Personnel et Administration » concernant le transfert de fonds importants par la Commission vers des comptes bancaires privés détenus par son ex-mari afin de financer sa délégation à Almaty (ci-après dénommée "la délégation").

Le 27 janvier 2006, la plaignante a déposé une plainte auprès du Médiateur. Elle a affirmé que la Commission avait omis de lui envoyer un accusé de réception à sa lettre du 19 décembre 2005. Elle a affirmé, d'autre part, que la Commission avait omis de se prononcer sur la question soulevée dans sa lettre du 19 décembre 2005, à savoir l'allégation que la Commission avait transféré des fonds très importants vers des comptes bancaires privés détenus par son ex-mari afin de financer sa délégation à Almaty.

L'ENQUÊTE

L’avis de la Commission

L’avis de la Commission peut être résumé comme suit.

En ce qui concerne la première allégation de la plaignante, la Commission a reconnu que la lettre avait bien été reçue par la DG « Personnel et Administration. » Toutefois, étant donné que son objet ne relevait pas des compétences de la DG, elle a été immédiatement transmise par un courrier interne à l'OLAF. La Commission a constaté que, après vérification, il s'avérait que la lettre n'était jamais parvenue aux services de l'OLAF et qu'elle s'était perdue dans le courrier interne. La Commission a exprimé le regret qu'aucun accusé de réception n'ait été adressé à la plaignante, l'informant de la réassignation de sa lettre comme l'exige le Code de bonne Conduite administrative. Aux yeux de la Commission, cette omission est peut-être due en partie à l'accumulation de courrier pendant la période précédant et suivant les vacances de Noël. La Commission a présenté ses excuses à la plaignante et au Médiateur pour cette erreur administrative interne concernant le traitement de sa lettre.

En ce qui concerne la deuxième allégation de la plaignante, la Commission a noté que les fonds transférés afin de financer la délégation avaient été gérés selon les règles de sa trésorerie. La Commission a affirmé que, "en aucun cas" les fonds n'avaient été transférés sur les comptes de banques privées détenus par ses fonctionnaires, mais qu'ils avaient toujours été transférés sur les comptes de banques locales gérés par des fonctionnaires autorisés, à savoir les chefs de délégation, au nom de la Commission et pour celle-ci.

Les observations de la plaignante

Dans ses observations, la plaignante maintient sa plainte.

La nouvelle lettre de la plaignante du 10 décembre 2006

Le 10 décembre 2006, la plaignante a adressé au Médiateur une nouvelle lettre concernant sa plainte. Elle y a joint un certificat émanant d'un fonctionnaire de la DG Budget de la Commission, par lequel celui-ci certifiait que la Commission avait effectué cinq transferts en faveur de l'ex-mari de la plaignante datés des 7 octobre 1994, 9 janvier 1995, 1 er mai 1995, 13 mars 1995 et 3 avril 1995.

Le Médiateur a noté qu'il ressortait du certificat que les deux premiers transferts, des 7 octobre 1994 et 9 janvier 1995, avaient été effectués en espèces en faveur de l’ex-mari de la plaignante. Les trois autres transferts ont été effectués sur un compte bancaire d'un établissement luxembourgeois. Le fonctionnaire a certifié que ces transferts étaient destinés à couvrir les frais de la délégation avant l'ouverture d'un compte bancaire propre de la Commission.

La plaignante a fait valoir que ce certificat, qui n'était ni signé ni daté, ne pouvait constituer la preuve que les transferts de la Commission n'avaient pas été effectués vers les comptes bancaires privés détenus par son ex-mari.

Dans sa lettre du 10 décembre 2006, la plaignante se référait, d'autre part, à une procédure pendante devant un tribunal luxembourgeois concernant le partage des biens détenus en commun avec son ex-mari. Dans ce contexte, la plaignante a déposé une nouvelle plainte, estimant qu'elle devrait être informée des traitements versés à son ex-mari pendant la période du 16 février 1994 au 31 mai 1999. Toutefois, étant donné que la plaignante n'a présenté aucun document visant à étayer sa plainte, le Médiateur a conclu à l'insuffisance de motifs, sur la base de l'article 195 du traité CE, pour élargir l'enquête en cours en tenant compte de cette nouvelle demande.

Enquêtes complémentaires
La demande d'information adressée à la Commission

Après un examen attentif de l'avis de la Commission, des observations de la plaignante, ainsi que du document joint à sa lettre du 10 décembre 2006, il est apparu que des enquêtes complémentaires étaient nécessaires. Le Médiateur a donc invité la Commission à répondre à la question suivante :

"S'agissant de la deuxième allégation de la plaignante, la Commission a indiqué dans son avis que les fonds destinés à la délégation d'Almaty n'avaient jamais été transférés sur des comptes bancaires privés de ses fonctionnaires, mais toujours sur les comptes de banques locales de la délégation gérés par des fonctionnaires autorisés.

La plaignante a présenté un document suggérant que, à trois reprises, la Commission avait transféré certains montants sur des comptes bancaires luxembourgeois qui, apparemment, appartenaient à l'ex-mari de la plaignante."

Le Médiateur a, d'autre part, demandé à la Commission de commenter les preuves fournies par la plaignante.

La réponse de la Commission

Dans sa réponse, la Commission a indiqué que, grâce au document transmis par la plaignante, elle avait été en mesure de procéder à une recherche plus approfondie dans ses archives personnelles concernant l'allégation selon laquelle des montants destinés à l'administration de la délégation avaient été transférés vers certains comptes bancaires détenus par l'ex-mari de la plaignante. La Commission a confirmé que le document en question était authentique. Pour étayer ce fait, la Commission a joint une copie du document en question, datée et signée par M. H., alors chef du service concerné.

La Commission a indiqué, d'autre part, qu'elle souhaitait préciser que la réponse à cette question formulée dans son premier avis sur la plainte s'appuyait sur des informations contenues dans une base de données électronique qui n'est devenue opérationnelle qu'en 2003. Elle a expliqué que, en dépit de tous les efforts accomplis pour garantir que les informations historiques antérieures à 2003 soient incluses dans la base de données, cela n'a pas toujours été le cas. Elle a précisé qu'elle avait découvert des informations complémentaires qui montraient que, selon la réglementation financière en vigueur à l'époque, il n'était pas inhabituel, lors de l'ouverture de nouvelles délégations, de transférer des fonds sur des comptes bancaires détenus par des fonctionnaires en attendant que les comptes de banques locales deviennent opérationnels.

En conclusion, la Commission a indiqué qu'elle espérait que ceci clarifiait les choses et qu'elle regrettait les inconvénients causés par les informations contenues dans sa réponse initiale.

Les observations complémentaires de la plaignante

Dans ses observations, la plaignante a indiqué qu'elle avait dûment pris note de la nouvelle réponse de la Commission et qu'elle n'avait qu'une seule remarque à formuler : bien que son ex-mari ait été désigné à la délégation le 23 août 1994, le dernier transfert effectué par le chef de la délégation sur le compte d'une banque privée datait du 1 er mai 1995. La plaignante fait observer qu’un certain temps s'est écoulé avant que le chef de la délégation ouvre un compte bancaire au nom de la délégation.

LA DÉCISION

1 La prétendue omission de la Commission d'envoyer un accusé de réception à la lettre de la plaignante du 19 décembre 2005

1.1 Le 19 décembre 2005, elle a adressé une lettre recommandée à la Direction générale de la Commission « Personnel et Administration » concernant le transfert de "fonds très importants"(2) par la Commission vers des comptes bancaires privés détenus par son ex-mari afin de financer sa délégation à Almaty (ci-après dénommée "la délégation"). La plaignante a affirmé que la Commission avait omis de lui envoyer un accusé de réception de la lettre du 19 décembre 2005.

1.2 Dans son avis, la Commission a reconnu que la lettre avait bien été reçue par la DG « Personnel et Administration ». Toutefois, étant donné que son objet ne relevait pas des compétences de la DG, elle a été immédiatement transmise par un courrier interne à l'OLAF. La Commission a constaté que, après vérification, il s'avérait que la lettre n'était jamais parvenue aux services de l'OLAF et qu'elle s'était perdue dans le courrier interne. La Commission a exprimé le regret qu'aucun accusé de réception n'ait été adressé à la plaignante, l'informant de la réassignation de sa lettre comme l'exige le Code de bonne Conduite administrative. Aux yeux de la Commission, cette omission est peut-être due en partie à l'accumulation de courrier pendant la période précédant et suivant les vacances de Noël. La Commission a présenté ses excuses à la plaignante et au Médiateur pour cette erreur administrative interne concernant le traitement de sa lettre.

1.3 La plaignante n'a pas formulé d'observations spécifiques sur cette question.

1.4 Le Médiateur voudrait rappeler que l'article 14, paragraphe 1, du Code européen de bonne conduite administrative(3) prévoit la disposition suivante :

"[t]oute lettre ou requête adressée à l'institution fait l'objet d'un accusé de réception dans un délai de deux semaines sauf si une réponse substantielle peut être envoyée endéans cette période."

1.5 Dans le cas présent, le Médiateur note que l'omission de la Commission d'envoyer un accusé de réception à la lettre de la plaignante du 19 décembre 2005 apparaît comme étant due à la fois 1) à une erreur administrative interne concernant le traitement de la lettre de la plaignante étant donné que, après son transfert à l'OLAF, la lettre n'a jamais été reçue par les services de cette institution et 2) à une accumulation du courrier pendant la période précédant et suivant les vacances de Noël.

1.6 Cependant, le Médiateur note que, dans sa réponse, la Commission a présenté ses excuses à la plaignante pour cette erreur administrative interne.

1.7 Dans ces circonstances, tout en reconnaissant qu'il y a eu une négligence regrettable dans le traitement de la correspondance d'un citoyen, le Médiateur considère qu'il n'y a pas lieu de poursuivre l'enquête sur cette allégation.

2 La prétendue omission de la Commission de se prononcer sur la question soulevée dans la lettre de la plaignante du 19 décembre 2005

2.1 La plaignante allègue que la Commission a omis de se prononcer sur la question soulevée dans sa lettre du 19 décembre 2005, à savoir l'allégation selon laquelle la Commission a transféré des fonds très importants sur des comptes bancaires privés détenus par son ex-mari afin de financer la délégation.

2.2 Dans son avis, la Commission a noté que les fonds transférés afin de financer la délégation avaient été gérés selon les règles de sa trésorerie. La Commission a indiqué que, "en aucun cas" les fonds n'avaient été transférés sur les comptes bancaires privés détenus par ses fonctionnaires, mais qu'ils avaient toujours été transférés sur les comptes de banques locales gérés par des fonctionnaires autorisés, à savoir les chefs de délégation, au nom de la Commission et pour celle-ci.

2.3 Après un examen attentif de l'avis de la Commission, des observations de la plaignante, ainsi que du document joint à sa lettre du 10 décembre 2006, il est apparu que des enquêtes complémentaires étaient nécessaires. Le Médiateur a donc demandé à la Commission de commenter les preuves fournies par la plaignante, à savoir un document qui suggérait que, à trois reprises, la Commission avait transféré certains montants sur des comptes bancaires d'un établissement luxembourgeois qui, apparemment, appartenaient à l'ex-mari de la plaignante.

2.4 Dans sa réponse, la Commission a indiqué que, grâce au document transmis par la plaignante, elle avait été en mesure de procéder à une recherche plus approfondie dans ses archives personnelles concernant l'allégation selon laquelle des montants destinés à l'administration de la délégation avaient été transférés vers certains comptes bancaires détenus par l'ex-mari de la plaignante. La Commission a confirmé que le document en question était authentique. La Commission a indiqué, d'autre part, qu'elle souhaitait préciser que la réponse à cette question formulée dans son premier avis sur la plainte s'appuyait sur des informations contenues dans une base de données électronique qui n'est devenue opérationnelle qu'en 2003. Elle a expliqué que, en dépit de tous les efforts accomplis pour garantir que les informations historiques antérieures à 2003 soient incluses dans la base de données, cela n'a pas toujours été le cas. Elle a précisé qu'elle avait découvert des informations complémentaires qui montraient que, selon les règles financières en vigueur à l'époque, il n'était pas inhabituel, lors de l'ouverture de nouvelles délégations, de transférer des fonds sur des comptes bancaires détenus par des fonctionnaires en attendant que les comptes de banques locales deviennent opérationnels. En conclusion, la Commission a indiqué qu'elle espérait que ceci clarifiait les choses et qu'elle regrettait les inconvénients causés par les informations contenues dans sa réponse initiale.

2.5 Dans ses observations concernant la réponse de la Commission, la plaignante a indiqué qu'elle avait dûment pris note de la nouvelle réponse de la Commission. La plaignante fait observer que bien du temps s'est écoulé avant que le chef de la délégation ouvre un compte bancaire au nom de la délégation.

2.6 Dans le cas présent, le Médiateur note que, dans son premier avis sur la plainte, la Commission a noté que les fonds transférés afin de financer la délégation avaient été gérés selon les règles de sa trésorerie. La Commission a indiqué que, "en aucun cas" les fonds n'avaient été transférés sur les comptes bancaires privés détenus par ses fonctionnaires, mais qu'ils avaient toujours été transférés sur les comptes de banques locales gérés par des fonctionnaires autorisés, à savoir les chefs de délégation, au nom de la Commission et pour celle-ci. Le Médiateur note toutefois que dans sa réponse à sa demande d'information supplémentaire, la Commission a indiqué qu'elle a découvert des informations qui montrent que, conformément à la réglementation financière en vigueur à l'époque, "il n'était pas inhabituel", lors de l'ouverture de nouvelles délégations, de transférer des fonds sur des comptes bancaires détenus par des fonctionnaires en attendant que les comptes de banques locales deviennent opérationnels. Le Médiateur considère donc qu'une certaine incohérence semble se dégager des deux avis de la Commission.

2.7 Le Médiateur note toutefois que la Commission a exprimé des regrets pour les inconvénients causés par les informations erronées contenues dans sa réponse initiale. En outre, elle a expliqué que cette erreur était due au fait que sa position initiale, dans sa première réponse à la plainte, se fondait sur les informations contenues dans la base de données électronique mise en service en 2003 qui, ultérieurement, s'est révélée incomplète. Le Médiateur considère donc que la Commission a maintenant statué sur la question soulevée dans la lettre de la plaignante du 19 décembre 2005 et a clarifié le problème exposé de façon appropriée en répondant qu’il n'était pas exclu, selon les règles financières en vigueur à l'époque, lors de l'ouverture de nouvelles délégations, que des fonds soient transférés sur des comptes bancaires ouverts au nom de ses fonctionnaires, dans l'attente de la mise en service des propres comptes de la Commission auprès de banques locales.

2.8 Sur la base de ces considérations et notamment de la clarification par la Commission de la question soulevée dans la lettre de la plaignante du 19 décembre 2005 et des regrets présentés par celle-ci pour les inconvénients causés par les informations contenues dans sa réponse initiale, le Médiateur considère qu'une nouvelle enquête sur cette allégation n'est pas nécessaire.

2.9 En ce qui concerne l'argument invoqué par la plaignante dans ses observations complémentaires, selon lequel le chef de la délégation a mis un certain temps à ouvrir un nouveau compte bancaire au nom de la délégation, le Médiateur considère que, comme indiqué par la plaignante elle-même, cette question ne constitue pas une allégation, mais plutôt une simple observation. Il n'y a donc pas lieu de poursuivre son enquête concernant cet aspect de l'affaire.

3 Conclusion

Sur la base de l'enquête du Médiateur européen sur cette plainte, il ressort qu'il n'existe pas de raison de procéder à une enquête complémentaire concernant les deux allégations de la plaignante. Aussi le Médiateur classe-t-il l'affaire. Le Président de la Commission européenne sera également informé de cette décision.

Veuillez agréer, Madame, mes salutations distinguées.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Dans l'original français.

(2) Voir ci-dessus la note en bas de page n° 1.

(3) Le Code européen de bonne conduite administrative est disponible sur le site du Médiateur (http://www.ombudsman.europa.eu/code/fr/default.htm).