Strasbourg, le 16 juillet 2008

Monsieur,

Le 5 août 2005, agissant au nom de CINAR Ltd. (ci-après «CINAR»), vous avez déposé une plainte auprès du Médiateur européen contre la Commission européenne. Votre plainte concernait un audit externe et ses phases ultérieures dans le cadre de quatre contrats de recherche (1) conclus dans le cadre des quatrième et cinquième programmes de recherche et de développement technologique («RDT») de la Commission. Cet audit a été effectué dans les locaux de CINAR les 20 et 21 août 2002.

Le 13 septembre 2005, j’ai transmis la plainte au président de la Commission.

La Commission a transmis son avis le 11 janvier 2006. Je vous l’ai transmis avec une invitation à formuler des observations, que vous avez envoyée le 4 avril 2006.

Le 29 janvier 2008, vous m'avez envoyé une nouvelle communication m'informant de l'achèvement de l'enquête de l'OLAF, qui comprenait les quatre contrats susmentionnés.

Je vous écris maintenant pour vous informer des résultats des enquêtes qui ont été faites.

Je m'excuse pour le temps qu'il m'a fallu pour mener à bien mon enquête.

LA PLAINTE

Le plaignant est administrateur d'une société appelée CINAR Ltd. (ci-après «CINAR»), une petite entreprise de haute technologie spécialisée dans la combustion du charbon et de la biomasse et le contrôle des émissions. Elle fournit des services techniques et a participé à divers projets de recherche et de développement parrainés par la Commission européenne. Entre juin 1998 et mai 2000, CINAR, agissant en qualité de contractant, a conclu avec la Commission quatre contrats de recherche (2) portant sur sept projets de recherche entrepris dans le cadre du quatrième programme-cadre (4e PC) et du cinquième programme-cadre (5e PC).

Les 20 et 21 août 2002, un représentant de l'unité Audit externe de la direction générale de la recherche de la Commission («DG RTD») et deux comptables se sont rendus dans les bureaux de CINAR afin d'auditer les quatre contrats de recherche susmentionnés.

Le 15 septembre 2003, la Commission a approuvé le rapport d'audit rédigé par les auditeurs. Elle a rejeté les explications et les éléments de preuve, y compris les fiches de paie, fournis ultérieurement par CINAR, parce qu’ils n’avaient pas été fournis plus tôt. En outre, elle a également rejeté les frais de personnel et les frais généraux connexes, que CINAR avait déclarés comme des coûts admissibles.

Le 28 février 2005, le plaignant a rencontré le représentant de la Commission afin de clarifier les conclusions de l'audit, mais sans succès.

Dans sa plainte au Médiateur, le plaignant alléguait que la Commission avait traité CINAR de manière inéquitable en ce qui concerne l'audit externe susmentionné de 2002 et ses phases ultérieures.

Le plaignant a tout d’abord fait valoir que les représentants de CINAR «ont eu l’impression d’être des criminels devant les auditeurs, et (...) même un commentaire racial a été prononcé au cours de l’une des séances d’entretien» et que «[l]’objectif de l’audit semble se situer à la limite d’une obsession de nous fermer».

Deuxièmement, le plaignant a fait valoir le non-respect du droit à la vie privée de CINAR, étant donné que des détails personnels et contractuels et des informations concernant les salaires des membres du personnel ont été demandés. Selon le plaignant, cela a été «amèrement toléré».

Troisièmement, le plaignant a fait valoir qu ' il avait été demandé à CINAR de fournir des informations sans rapport et injustifiables, c ' est-à-dire des informations sur "toutes les propositions en suspens", bien que seule une fraction de ces propositions ait été financée par la Commission.

Quatrièmement, le plaignant a fait valoir que, bien qu ' il ne manquait qu ' une partie de l ' information sur les états de paie, les vérificateurs externes avaient fait une déclaration injuste selon laquelle "aucune information sur les états de paie n ' avait été obtenue de CINAR".

Le cinquième argument concernait, en substance, le rôle de l’auditeur de la Commission depuis l’achèvement du rapport d’audit par le cabinet d’audit externe jusqu’à la réunion avec les représentants de CINAR du 28 février 2005. En particulier, le plaignant a critiqué la décision de l’auditeur de la Commission d’approuver le rapport d’audit rédigé par des auditeurs externes et de rejeter toutes les explications et tous les éléments de preuve du plaignant simplement parce qu’ils n’avaient pas été fournis plus tôt.

L'ENQUÊTE

L'avis de la Commission
Contexte

CINAR a conclu quatre contrats de recherche (3) avec la Commission.

Le 6 juin 2002, la DG RTD a demandé un audit financier dans les locaux de CINAR. Afin d’obtenir un rapport d’audit d’une source indépendante et professionnelle, la Commission a décidé d’externaliser cette mission d’audit à un cabinet d’audit externe, à savoir Littlejohn Frasier (ci-après «LF»)(4). Un accord spécifique à cet effet a été conclu avec LF en juillet 2002 et la Commission a désigné son propre auditeur de l'unité Audit externe pour collaborer avec LF.

Le 6 juin 2002, la Commission a informé CINAR, par lettre recommandée, que l'audit commencerait dans ses locaux et a décrit son champ d'application comme suit:

1. examen du caractère raisonnable et de la responsabilité des systèmes d'établissement des coûts et de facturation exploités par CINAR; et
2. vérifier les dépenses relatives aux contrats de recherche afin de vérifier si la Commission a été facturée conformément aux dispositions contractuelles pour les dépenses encourues dans le cadre de la réalisation du projet de recherche.

Dans cette lettre, la Commission a également demandé à CINAR de fournir à l ' auditeur de la Commission, "dans un délai d ' un mois à compter de la réception de la présente lettre, les documents ou informations suivants:

(1) Une copie signée et datée de tous les contrats de travail de toutes les personnes chargées des contrats susmentionnés, ainsi qu'une indication si ces personnes sont toujours employées par Cinar Ltd. à l'heure actuelle.

(2) Un organigramme de Cinar Ltd, mentionnant le nom et la fonction de la direction et du conseil d'administration, le cas échéant. Une autre indication du nombre total d'employés travaillant pour Cinar Ltd.

(3) Une réponse à la question suivante: Les comptes de Cinar sont-ils tenus par des employés de Cinar ou par des comptables externes? Dans ce dernier cas, veuillez nous fournir tous les détails.»

Dans sa réponse du 8 juillet 2002, CINAR a expliqué que ses comptes étaient tenus par ses comptables, que le commissaire aux comptes de la Commission devrait contacter au cas où des informations supplémentaires seraient nécessaires.

À la suite d'autres accords entre LF et CINAR, un audit sur place a été réalisé les 20 et 21 août 2002. La Commission a fourni des copies des procès-verbaux détaillés de l’audit.

Le 29 mai 2003, la Commission a adressé à CINAR, par lettre recommandée, le projet de rapport d'audit établi par les auditeurs externes pour observations. CINAR a d'abord répondu à titre provisoire par lettre du 19 juin 2003. Une réponse plus définitive a été envoyée le 30 juillet 2003. Toutefois, la Commission n'a pas modifié le rapport d'audit à la lumière des observations de CINAR et lui a transmis le rapport d'audit final inchangé le 15 septembre 2003.

Dans son avis, la Commission a souligné les problèmes rencontrés par les auditeurs pour obtenir des informations pertinentes de la part de CINAR. Selon la Commission, il ressortait de l'audit que, contrairement à ce que CINAR avait déclaré dans sa lettre du 8 juillet 2002, aucune information d'audit pertinente n'était disponible auprès des comptables de CINAR.

La Commission s'est référée au rapport d'audit dans lequel les auditeurs externes ont indiqué, en substance, que les informations fournies par le CINAR à l'appui des déclarations de coûts relatives aux contrats en cause étaient insuffisantes, étant donné que:

• aucune information sur les états de paie n'a été présentée aux fins d'audit;
• les feuilles de temps présentées à l’audit ne correspondaient pas aux heures déclarées dans les relevés de coûts;
• les factures destinées à valider les coûts déclarés pour les voyages et les consommables pour TESSA, ENDASH et VISCON n’ont pas pu être localisées;
• aucun calcul n’a été fourni pour démontrer la base sur laquelle les frais généraux avaient été réclamés; et
• l’amortissement autorisé pour les équipements ENDASH a été calculé de manière incorrecte.

En outre, le rapport d’audit énumère des problèmes dans les domaines suivants:

• la gestion financière du projet;
• description des principaux contrôles internes;
• tester les contrôles internes du système comptable;
• les feuilles de temps, les informations sur les salaires, les factures des fournisseurs et les frais généraux;
• la mise en place d'un système distinct d'établissement des coûts des projets;
• séparer les coûts associés aux projets financés par la CE des coûts engagés pour l'exécution du travail des clients privés, ainsi que les tâches entre les membres du personnel de CINAR.

Selon la Commission, sur la base de la synthèse du rapport d’audit, la gestion financière des contrats n’a pas été effectuée de manière acceptable et n’était pas conforme aux exigences du contrat. Il est apparu que les montants surfacturés s'élevaient à environ 300 000 GBP pour les quatre contrats audités.

La Commission a soutenu que, dans la réponse de CINAR du 25 septembre 2003, aucun élément de preuve pertinent ne remettait en cause les conclusions générales du rapport d'audit. La Commission a répondu à CINAR le 13 novembre 2003 et celle-ci n'a pas réagi avant la fin de 2004.

La Commission a indiqué que, les fonctionnaires étant tenus, en vertu de la réglementation, de communiquer à l'OLAF les irrégularités et les soupçons de fraude, la DG RTD a informé l'OLAF du rapport d'audit de CINAR le 14 avril 2004. L’OLAF a décidé d’ouvrir une enquête (OF/2004/0203) et a informé CINAR, par lettre du 28 juin 2005, des motifs de ses enquêtes.

La Commission a noté que la plupart des faits sur lesquels la plainte était fondée étaient liés à des événements survenus soit au cours de l'exécution de l'audit (20-21 août 2002), soit avant la communication du rapport d'audit au plaignant (29 mai 2003). La Commission a fait valoir que, dans les deux cas, le délai de dépôt d’une plainte devant le Médiateur, fondé sur ces faits, n’était pas respecté. Toutefois, dans un esprit de bonne coopération avec le Médiateur, la Commission a répondu à toutes les remarques du plaignant.

Arguments sur le comportement des auditeurs

En ce qui concerne le comportement des auditeurs lors de la visite dans les locaux de CINAR les 20 et 21 août 2002, la Commission a fait observer que, dans le rapport d'audit envoyé au plaignant le 29 mai 2003, il était indiqué:

«[l’auditeur de la Commission] a demandé [au plaignant] s’il estimait que la procédure d’audit appliquée était correcte, de son point de vue. [Le plaignant] a répondu qu’il estimait que la procédure d’audit avait été correctement appliquée tout au long de la visite sur place.»

Selon la Commission, ce n’est que dans leur lettre du 25 septembre 2003 que, pour la première fois, CINAR avait fait valoir l’argument en cause.

En ce qui concerne le prétendu "commentaire racial", la Commission a souligné que le plaignant n ' avait pas précisé quel commentaire avait été formulé qui pouvait être qualifié de " racial " et qu ' il n ' avait pas non plus identifié qui l ' avait fait. Néanmoins, l'auditeur de la Commission a fermement nié que toute observation pouvant être qualifiée de "raciale" ait été formulée lors de la visite sur place.

La Commission a soutenu que la formulation d'une telle observation aurait été inacceptable, mais, dans les circonstances, il n'a pas été possible d'examiner plus avant cet argument.

En ce qui concerne la prétendue "obsession de fermer CINAR ", la Commission a fait valoir qu ' elle avait simplement effectué un audit selon les procédures normales utilisées pour ces audits et comme le prévoient les contrats de la CE. En outre, elle avait effectué l’audit dans le respect de toutes les garanties potentielles pour la société contrôlée, telles que la présence d’auditeurs externes indépendants pour effectuer l’audit et la présentation des conclusions provisoires de l’audit à CINAR pour observations. CINAR n’a toutefois pas fourni les documents pertinents justifiant les coûts et les conclusions finales de l’audit ont été établies sur cette base.

Argument sur le non-respect du droit à la vie privée

La Commission a soutenu que les contrats audités contenaient les dispositions suivantes:

a) Les deux contrats audités régis par le 4e PC:

Article 24 de l’annexe II: 24.1: "La Commission ou les personnes mandatées par elle sont habilitées à effectuer des audits jusqu'à deux ans après la date d'achèvement ou de résiliation du contrat. Ils ont un accès complet sur place, à tout moment raisonnable, au personnel participant au projet et à tous les documents, dossiers informatiques et équipements relatifs au projet, ou, si nécessaire, ont le droit d ' exiger la présentation de telles preuves documentaires> >.

L’article 22 de l’annexe II énonce : «Chaque contractant tient, à intervalles réguliers et conformément aux conventions comptables normales de l’État dans lequel il est établi, des livres comptables appropriés et des documents appropriés à l’appui et à la justification des coûts et des heures déclarés. Celles-ci sont mises à disposition aux fins d ' audits> >.

En outre, l’annexe E, les articles 18 à 21 et le modèle de déclaration de coûts exigent que les noms des personnes travaillant sur le projet soient indiqués. Dans certains cas, CINAR n'a pas fourni les informations nécessaires concernant ces noms.

b) Les deux contrats audités régis par le 5e PC contenaient des dispositions similaires, voire plus strictes, que celles du 4e PC.

Selon la Commission, il résultait de ce qui précède que, pour que les auditeurs puissent vérifier que CINAR avait correctement déclaré les coûts de personnel, il était non seulement nécessaire de vérifier qui travaillait sur ces projets, mais aussi le temps que chaque employé avait consacré aux projets, à quel salaire et si ces salaires avaient effectivement été payés par CINAR à ces employés.

Arguments concernant des informations non liées et injustifiées

La Commission a souligné qu'elle avait demandé verbalement, lors de la visite sur place des 20 et 21 août 2002, deux documents et qu'elle avait donné deux semaines à CINAR pour fournir ces informations. Cette demande a été consignée dans les conclusions opérationnelles du procès-verbal de la réunion avec le plaignant du 20 août 2002. Ils se lisent comme suit:

«[l’auditeur de la Commission] a demandé [au plaignant] de fournir les deux documents suivants :

1) Une explication (jusqu'à deux pages) expliquant pourquoi CINAR avait utilisé des taux moyens différents pour les coûts de personnel, pour les mêmes périodes, entre différentes propositions de contrat,

2) Le calendrier détaillé ci-dessus montrant tous les projets financés par la CE auxquels CINAR a participé à partir du 1er janvier 1997, ainsi qu'une description du personnel de CINAR qui a travaillé sur chaque projet.

[Le plaignant] a accepté de fournir ces documents,

[L’auditeur de la Commission] a ensuite demandé que l’équipe d’audit soit autorisée à interroger les employés de CINAR qui avaient été chargés des contrats audités et y avaient travaillé. [Le plaignant] n ' avait pas d ' objection à cette demande.> >

Bien que le plaignant ait accepté, sans émettre de réserves, de fournir ces documents, la Commission a confirmé qu'elle n'en avait reçu aucun.

Les auditeurs externes avaient réitéré leur demande concernant les documents susmentionnés (1) et (2) dans leur courrier électronique du 5 septembre 2002. En outre, ils ont demandé une indication annuelle du pourcentage de chiffre d'affaires généré par les contributions de la CE; copies de certains contrats de travail, certificats de diplôme, feuilles de temps et factures; ainsi qu’une déclaration expliquant les différences entre les taux moyens utilisés pour différents contrats exécutés en même temps.

Le 19 septembre 2002, l’auditeur de la Commission a envoyé un courriel dans lequel il demandait des déclarations concernant deux employés de CINAR, afin de confirmer l’existence de leurs contrats de travail, qui ne pouvaient pas être localisés au cours de l’audit sur place.

Aucune des informations demandées ci-dessus n'ayant été reçue, un autre courriel a été envoyé au plaignant le 24 septembre 2002 à ce sujet.

Le 25 septembre 2002, les auditeurs externes ont reçu certaines informations du plaignant par courrier. Cependant, l'information sur la paie pour tous les chercheurs participant aux projets n'a pas été fournie.

Le 8 octobre 2002, les auditeurs externes ont de nouveau envoyé un courriel au plaignant lui demandant quand les autres éléments seraient traités et ont confirmé que toutes ces informations étaient nécessaires pour justifier pleinement les coûts réclamés à la Commission.

Le 9 octobre 2002, le plaignant a répondu par courrier électronique en indiquant qu’«[i]l a été très occupé après un été calme, et encore, ce sera jusqu’à la fin du mois et j’ai du mal à trouver le temps de répondre à vos demandes. Je serai en Italie la semaine prochaine, où nous organiserons un cours sur la combustion." Il a fourni les informations en pourcentage demandées sur les contributions de la CE.

Le 14 octobre 2002, l'auditeur de la Commission a renvoyé son courriel du 19 septembre 2002.

Le 30 octobre 2002, les auditeurs externes ont envoyé au plaignant un courrier électronique lui demandant les informations qu'ils avaient déjà demandées dans leur courrier électronique du 5 septembre 2002 mais qu'ils n'avaient pas encore reçues. Les auditeurs ont également expliqué que les informations sur les salaires montrant la rémunération réelle versée aux chercheurs participant aux projets constituaient l’élément le plus important des informations en suspens.

Le 8 novembre 2002, les auditeurs externes ont envoyé un courriel au plaignant lui imposant une date limite du 30 novembre 2002 pour la communication de toutes les informations en suspens.

Le 11 novembre 2002, le requérant a répondu par des excuses pour le retard en les informant qu'il ne serait pas à son bureau pendant deux semaines et qu'il essaierait d'envoyer plus d'informations après cette période.

Le 27 novembre 2002, les auditeurs externes ont envoyé une lettre formelle au plaignant confirmant que la date limite du 30 novembre 2002 pour la communication des informations en suspens s'appliquait toujours. Les auditeurs ont également expliqué que, dans le cas où ces informations ne seraient pas fournies, le rapport d’audit serait fondé sur des informations effectivement fournies, et les coûts seraient rejetés en conséquence. Cette lettre réitérait les informations encore en suspens.

Le 27 novembre 2002, l’auditeur de la Commission a envoyé un courriel au plaignant réitérant le délai fixé par la lettre susmentionnée des auditeurs externes.

Le 4 décembre 2002, le requérant a envoyé un courrier électronique aux auditeurs externes, en réponse à la lettre susmentionnée, refusant pour l ' essentiel de fournir les informations restantes car elles étaient "actuellement au-delà de nos ressources humaines". En ce qui concerne les informations manquantes sur les états de paie, le requérant a déclaré que celles-ci étaient entre les mains de son "(...) ancien comptable, qui n ' était malheureusement pas joignable ".

Le 13 janvier 2003, le délai ayant expiré, la société d'audit externe a demandé s'il serait possible pour un membre de son personnel de consulter les comptables de CINAR afin d'obtenir les informations requises sur les états de paie.

Le 14 janvier 2003, le plaignant a déclaré qu'il avait autorisé la société d'audit externe à contacter les comptables de CINAR.

Le 30 janvier 2003, les auditeurs externes ont envoyé une lettre aux comptables de CINAR pour leur demander des informations sur les états de paie avant toute visite dans leurs locaux.

Comme aucune réponse n'a été reçue au sujet de la communication de renseignements sur les états de paie, les vérificateurs externes ont téléphoné aux comptables à deux occasions distinctes, chaque fois qu'on leur a dit que le comptable en question n'était pas au bureau.

Le 4 mars 2003, faute de réponse, une deuxième lettre a été envoyée aux comptables de CINAR. Les auditeurs externes ont envoyé un courriel au plaignant lui demandant de s'assurer qu'une réponse des comptables de CINAR serait reçue afin de compléter le rapport d'audit. Les auditeurs externes ont souligné que "[s]i ces informations ne sont pas reçues, nous serons obligés de conclure en conséquence ".

Le 5 mars 2003, les comptables de CINAR ont répondu que les états de paie avaient été établis par CINAR et qu'ils ne conservaient pas de copies des états de paie.

Entre le 5 mars et le 28 mai 2003, aucune information supplémentaire n'a été fournie par le plaignant. Les auditeurs n'avaient donc pas d'autre choix que de compléter le rapport sur la base des informations disponibles.

Le 29 mai 2003, une copie du rapport a été envoyée par courrier recommandé à CINAR afin d'obtenir leurs observations.

Le 19 juin 2003, le requérant a envoyé une réponse provisoire au rapport.

Le 24 juillet 2003, les auditeurs ont envoyé au requérant un courrier électronique accusant réception de sa réponse provisoire et indiquant que CINAR avait jusqu'au 28 août 2003 pour fournir soit une réponse plus détaillée au rapport, soit la documentation requise.

Le 30 juillet 2003, le plaignant a répondu par une courte lettre soulignant que l'audit restait contesté et que CINAR ne pouvait pas accepter la version envoyée par les auditeurs. Le plaignant a joint 34 copies de fiches de paie concernant les paiements effectués aux chercheurs impliqués dans quatre contrats. Il a déclaré que les vérificateurs avaient reçu des copies de ces fiches de paie.

Le 3 septembre 2003, les auditeurs externes ont répondu que les informations figurant sur les fiches de paie ci-jointes ne concernaient que le projet VISCON. Ils ont nié avoir reçu des copies des fiches de paie pendant la visite ou à la suite de plusieurs demandes d'information. En effet, lorsque des fiches de paie ont été demandées, les vérificateurs ont été informés qu'il n'était pas possible d'accéder à cette information à partir du système de paie et qu'il serait nécessaire d'approcher les comptables du plaignant. Ils ont également expliqué que des travaux supplémentaires considérables sur le site de CINAR seraient nécessaires et que, compte tenu a) de la longueur de la correspondance pour obtenir les éléments de preuve requis; b) le fait que LF a achevé son rapport jusqu’à la dernière étape; et c) que toute preuve supplémentaire recueillie entraînerait la reformulation du rapport, le coût de ces travaux d’audit supplémentaires et la rédaction du rapport devraient être pris en charge par CINAR pour un coût estimé à environ 2 900 GBP, hors TVA.

Dans son avis, la Commission a fait valoir que, pour les raisons suivantes, les documents et informations demandés n’étaient pas sans rapport ni disproportionnés, comme le suggère la plainte:

i) CINAR avait utilisé, dans ses propositions de contrats, des taux moyens différents pour les "ingénieurs supérieurs" et les "ingénieurs" au cours de la même année et la variation des pourcentages de frais généraux pour les contrats du 4e PC était très élevée (de 40 % à 100 %);

ii) Dans certains cas, CINAR n'avait pas mentionné les noms du personnel clé travaillant pour les projets. Au lieu de cela, seuls les grades du personnel étaient parfois indiqués. Étant donné que 55 % des revenus de CINAR proviennent de services de conseil privés, il était impossible de concilier le travail effectué par le personnel de CINAR sur des projets financés par la CE avec celui effectué sur d'autres travaux. Les auditeurs souhaitaient avoir une vision claire de la manière dont une entreprise plutôt petite comme CINAR a réussi à travailler autant d'heures pour des projets communautaires, en plus de services de conseil non communautaires ou d'autres travaux. Le rapport d’audit indique ce qui suit: "[t]hus, s'il n'a pas été possible de tester l'efficacité avec laquelle le contractant est en mesure de séparer les coûts associés aux projets financés par la CE des coûts encourus pour l'exécution des travaux des clients privés"(5);

iii) Étant donné que CINAR avait également des contrats avec des DG de la Commission autres que la DG RTD, il était justifié d’obtenir une image complète de ces contrats. Le nombre de projets de l’UE financés par la DG RTD, au titre des 4e et 5e PC, était inférieur à 20;

iv) Dans le tableau d’ensemble de ce qui avait été réellement demandé lors de la visite sur place, CINAR s’est concentré sur un point d’importance mineure, à savoir les propositions qui étaient en attente au moment de la visite d’audit. La Commission a reconnu qu'elle n'avait pas noté que M. W., l'un des auditeurs externes, avait inclus ce point dans sa lettre du 29 novembre 2002 et s'en est excusé. Toutefois, elle a maintenu que cette demande particulière était justifiée dans le contexte de l'obtention d'une vue d'ensemble de la manière dont et quels employés de CINAR seraient impliqués dans quels projets de l'UE, étant donné que presque tous les employés de CINAR semblaient déjà impliqués dans d'autres projets financés par l'UE.

Argument selon lequel seule une partie de l'information sur la paie manquait

En ce qui concerne l ' argument de CINAR selon lequel "des informations récapitulatives sur les salaires ont été présentées", le rapport d ' audit l ' a clairement contredit. La Commission n'a vu aucune raison pour laquelle les auditeurs déclareraient qu'ils n'avaient pas reçu certaines informations si c'était le contraire. En effet, si les informations avaient été reçues, elles auraient été mentionnées dans le rapport d’audit, de manière positive ou négative. L’auditeur de la Commission a confirmé qu’aucune information sur les salaires n’avait été reçue lors de la visite sur place et que les auditeurs avaient été référés par CINAR elle-même directement aux comptables de CINAR.

Cependant, il est finalement apparu que les comptables ne conservaient pas les informations sur la paie. Le comptable CINAR a déclaré dans une lettre du 5 mars 2003:

"Je vous remercie pour vos lettres et nous vous prions de bien vouloir nous excuser pour le retard avec lequel vous avez répondu. Les états de paie ont été préparés par CINAR Limited et non par nous-mêmes et nous n'avons pas pris de copies des états de paie lorsque nous avons visité les bureaux de la société pour préparer les comptes (...)".

Argument relatif au rôle de l’auditeur de la Commission

Le cinquième argument concernait, en substance, le rôle de l’auditeur de la Commission depuis l’achèvement du rapport d’audit par le cabinet d’audit externe jusqu’à la réunion avec les représentants de CINAR du 28 février 2005.

Il est apparu à la Commission en mars 2003 que les auditeurs n'obtiendraient pas les informations requises des comptables de CINAR. Le fait que la Commission n'ait pas été en mesure de l'obtenir auprès de CINAR ressortait déjà clairement de l'audit sur place effectué dans les locaux de CINAR en août 2002. La Commission a en outre rappelé que CINAR n’avait fourni aucune information concernant ses calculs de frais généraux. Dans ces circonstances, l’auditeur de la Commission a demandé aux auditeurs externes de soumettre leur projet de rapport d’audit à CINAR, en gardant à l’esprit que la procédure d’audit avait été clairement expliquée à CINAR lors de la visite sur place et décrite dans le rapport d’audit comme suit:

«Enfin, [l’auditeur de la Commission] a informé [le plaignant] des procédures à suivre en ce qui concerne le rapport d’audit établi, en citant l’article 26, paragraphe 3, du cinquième contrat-cadre : «Sur la base des constatations faites lors de l'audit financier, un rapport provisoire est établi. Il est transmis par la Commission au contractant concerné, qui peut formuler des observations à ce sujet dans un délai d'un mois à compter de sa réception.»

Le rapport final est transmis au contractant concerné. Ce dernier peut communiquer ses observations à la Commission dans un délai d'un mois à compter de la réception de celles-ci. La Commission peut décider de ne pas tenir compte des observations transmises après ce délai.

Sur la base des conclusions de l’audit, la Commission prend toutes les mesures appropriées qu’elle estime nécessaires, y compris l’émission d’un ordre de recouvrement concernant tout ou partie des paiements qu’elle a effectués.»

Le projet de rapport d'audit a donc été soumis par lettre recommandée du 29 mai 2003, de sorte que CINAR a été pleinement informée des faits et des constatations qui y figuraient peu après le 29 mai 2003. CINAR a répondu par lettre du 19 juin 2003, dont le dernier paragraphe est libellé comme suit: "Dans ces circonstances, nous avons été obligés de consulter notre comptable ainsi qu'un cabinet d'avocats afin de préparer une réponse plus définitive à votre rapport, qui vous sera transmis dans les meilleurs délais ".

Par lettre du 30 juillet 2003, CINAR a fourni certaines informations. Les auditeurs externes l'ont analysé et ont transmis ses observations à CINAR dans une lettre datée du 3 septembre 2003. Dans cette lettre, ils contestaient la déclaration du plaignant selon laquelle, lors de leur visite dans les locaux, des copies des fiches de paie des chercheurs participant aux quatre projets audités leur avaient été remises.

Selon la Commission, l’unité Audit externe a estimé que CINAR avait eu suffisamment de temps et de possibilités pour présenter des informations pertinentes (concernant également le calcul des frais généraux, au sujet desquels CINAR avait été totalement silencieux) et a décidé qu’à ce stade, il était temps pour la Commission de prendre position. La Commission l’a fait par lettre recommandée du 15 septembre 2003, rappelant l’historique global et répondant aux observations de CINAR contenues dans les lettres de cette dernière des 19 juin et 30 juillet 2003. Le dernier paragraphe de la lettre susmentionnée de la Commission à CINAR est libellé comme suit:

"Toutefois, afin de respecter pleinement les droits de la défense et le droit d ' être entendu, vous pouvez (cfr [sic] article 26.3 de l ' annexe II des contrats Viscon et Corrosion) communiquer toute observation sur le rapport final ci-joint dans un délai d ' un mois à compter de la date de réception de la présente lettre. Sachez que la Commission n’est pas tenue de prendre en considération les observations reçues après ce délai. Sous réserve de ce qui précède, nous considérerons cet audit comme clôturé et les services compétents de la Commission mettront en œuvre les résultats de l’audit.»

CINAR a répondu par lettre du 25 septembre 2003 et la Commission a répondu le 13 novembre 2003 en indiquant au dernier paragraphe:

"En conclusion, nous estimons que votre lettre du 25 septembre 2003 ne contient aucun élément nouveau ni aucun argument pertinent susceptible de mettre en doute la conclusion du rapport d'audit. Par conséquent, nous ne sommes pas en mesure d'examiner ou de modifier le rapport d'audit ni notre position telle qu'elle figure dans notre lettre du 15 septembre 2003. Étant donné que CINAR a eu suffisamment de temps pour fournir les informations demandées et a eu les occasions appropriées de communiquer des observations, nous considérons maintenant que cet audit est définitivement clos.»

Réunion ultérieure du 28 février 2005

La Commission a souligné que CINAR est restée silencieuse entre novembre 2003 et décembre 2004. Après quelques échanges de courriels, la Commission a accepté de rencontrer les représentants de CINAR le 28 février 2005, nonobstant le fait que CINAR n'avait pas indiqué l'objet précis de la réunion et qu'elle avait été clairement informée (déjà dans la lettre de la Commission du 15 septembre 2003) que d'autres services de RDT que l'unité d'audit externe étaient chargés de la mise en œuvre des constatations d'audit qui étaient désormais définitives. En outre, dans son courriel du 3 février 2005, CINAR avait mentionné l’allégation suivante (refusée le lendemain par la Commission):

"J'ai une question. Les auditeurs britanniques étaient, à notre avis, draconiens à tous égards. La rumeur veut qu'on leur verse une commission sur les fonds récupérés. Cela me semble plutôt incroyable. Pouvez-vous nier cette rumeur, s'il vous plaît?

Le procès-verbal interne de la réunion, rédigé par un représentant des auditeurs de l’unité Audit externe, contredit clairement les questions soulevées au point 2 de la page 3 de la plainte de CINAR au Médiateur concernant l’approbation du rapport d’audit et le rejet des explications et des éléments de preuve du plaignant, au motif qu’ils n’avaient pas été envoyés plus tôt. Ce procès-verbal indique notamment:

«1. [L'auditeur de la Commission] a rappelé à la fois [l'auditeur de la DG RTD] et [le plaignant] l'historique de l'audit, où:

• La lettre annonçant l'audit (à réaliser par le cabinet d'audit [LF]) indiquait clairement quels documents devaient être considérés comme des éléments probants pour les coûts déclarés; elle a également posé la question spécifique de savoir où les comptes de CINAR étaient tenus. La réponse donnée à cela était que [le cabinet comptable de CINAR] tenait les livres pour CINAR.
• En communiquant avec le comptable de CINAR, on a dit aux vérificateurs que le comptable n'avait en fait rien. Par conséquent, aucune information sur les états de paie n'a pu être mise en évidence.
• CINAR n'a pas pu produire la plupart des fiches de paie du personnel imputé aux contrats de la CE.
• Ils n'ont pas pu prouver qu'ils avaient été payés.
• Les fiches de paie ne pouvaient pas être montrées.
• Les factures des sous-traitants ne semblaient pas légitimes en raison de l’absence de numéro de TVA et, en outre, CINAR ne pouvait pas prouver qu’elles avaient été payées.
• Les résultats de l'audit ont été communiqués à CINAR par lettre de conclusion [15 septembre 2003]. Les réponses reçues de CINAR étaient très vagues et [sic] ne répondaient à aucun des problèmes.
• il devait reconnaître que le contrat signé par CINAR avec la CE exigeait de CINAR qu’elle prouve les coûts dépensés pour le contrat et que CINAR ne l’avait pas fait. Par conséquent, l’audit a été clôturé et les résultats ont été transmis aux directions concernées pour mise en œuvre.

2. [Le plaignant] et LF ont reconnu qu'il y avait certains problèmes liés à leur administration puisqu'ils étaient tous des techniciens et non du personnel financier. Ils avaient donc externalisé la comptabilité, mais la communication posait des problèmes; [la plaignante] maintient toutefois que les informations sur les états de paie ont été envoyées à la CE pour l’ensemble du personnel, à l’exception d’un seul. [L'auditeur de la Commission] n'est pas en possession de ces informations et n'en a jamais eu connaissance. [Le plaignant] et FL soutiennent tous deux que les factures des sous-traitants étaient légitimes et satisfaisaient aux exigences du droit britannique.

3. [L’auditeur de la Commission] les a informés de la séparation très stricte des tâches qui s’opère au sein de la CE/DG RTD. L’unité d’audit effectue l’audit et transmet la conclusion du résultat à la direction concernée pour mise en œuvre. L’unité d’audit n’est en aucun cas autorisée à influencer la mise en œuvre des résultats. Seul l’ordonnateur de la direction est autorisé à prendre des décisions relatives à la non-exécution ou à l’exécution partielle des résultats de l’audit. Le CINAR devrait s'adresser aux directions concernées et les convaincre de leurs arguments [liés, par exemple, au travail technique effectué]. [L'auditeur de la Commission] est disposé à communiquer les coordonnées à CINAR.

4. [L’auditeur de la Commission] a également informé CINAR que si les directions concernées le demandaient, l’unité d’audit externe était disposée à effectuer un autre audit, mais a déclaré que si un tel audit avait lieu, CINAR devait s’assurer que tous les coûts sont correctement enregistrés et justifiés, accompagnés d’une preuve de paiement, et qu’aucune exception ne serait acceptée. [Le plaignant] était d’accord avec cette affirmation.»

En outre, la Commission n’a pas pu négocier avec une société contrôlée afin de parvenir à une certaine constatation d’audit la concernant. Ce n'est que sur la base d'informations et de documents clairs, substantiels et réciproques que toute constatation d'audit peut être prise en considération.

Vers juin 2005, l’unité Audit externe a pris connaissance d’un courriel envoyé par le plaignant à un responsable financier de la direction J de la DG RTD, indiquant que «[l’auditeur de la Commission] a accepté de reconsidérer le résultat de l’audit et nous a promis une réponse à notre cas à l’issue de la réunion». Le 10 juin 2005, l’auditeur de la Commission a répondu comme suit:

"Au cours de cette réunion [le 28 février 2005], j'ai clairement expliqué que le rôle de l'unité d'audit externe (DG RTD R4) était "épuisé", l'audit de CINAR réalisé par la Commission ayant été clôturé en 2003. En outre, j’ai souligné que je n’étais pas en mesure (dans le sens de «ne pas avoir la compétence», compte tenu de la séparation des tâches en place au sein de la Commission) d’examiner les conclusions de l’audit et de participer à leur mise en œuvre, étant donné qu’il s’agissait de la seule responsabilité des ordonnateurs des directions opérationnelles concernées de la DG RTD.»

Conclusions de la Commission

La Commission a conclu de tout ce qui précède i) qu’elle avait correctement exercé ses droits contractuels de réaliser un audit sur quatre de ses contrats avec CINAR; ii) elle considère que les auditeurs se sont comportés correctement à tout moment; iii) CINAR a été tenue informée des conclusions, s’est vu offrir suffisamment de temps et de possibilités pour se défendre et fournir les informations demandées; iv) la nature des demandes de renseignements était claire; et v) il n’y a eu ni mauvaise administration ni traitement inéquitable.

Observations du plaignant

Le plaignant a maintenu sa plainte et a fait valoir qu'il avait fourni à la Commission et à LF les informations manquantes alors que leur rapport n'était encore qu'à l'état de projet. Toutefois, les conclusions de la Commission étaient purement fondées sur le projet de rapport alors qu'elle avait, à ce moment-là, pris connaissance des informations relatives aux états de paie et aux feuilles de temps concernant les frais de personnel et les frais généraux.

Étant donné que le CINAR avait reçu la visite de trois membres de l'Office européen de lutte antifraude (OLAF) qui, à l'époque, enquêtaient de manière approfondie sur tous les projets du CINAR de 1996 à 2006, y compris ceux qui avaient déjà fait l'objet d'un audit, il était au-delà des ressources limitées du CINAR pour fournir une réponse détaillée et ligne par ligne à l'avis de la Commission.

Se référant aux conclusions non concluantes du projet de rapport sur les quatre contrats audités qui étaient, à l’époque, examinés par l’OLAF, le plaignant a suggéré au Médiateur de suspendre toute autre mesure concernant la présente plainte.

Le 29 janvier 2008, le plaignant a envoyé une nouvelle communication informant le Médiateur de l'achèvement de l'enquête de l'OLAF, qui comprenait les quatre contrats susmentionnés.

LA DÉCISION

1 Remarques préliminaires

1.1 Le Médiateur européen note que la Commission européenne a fait part de ses préoccupations au cours de l'enquête en ce qui concerne la recevabilité de la présente plainte datée du 5 août 2005. Elle a fait valoir que la condition de recevabilité du délai de deux ans pour introduire une plainte devant le Médiateur n'avait pas été respectée, étant donné que les faits sur lesquels la plainte était fondée étaient survenus les 20 et 21 août 2002 (date de l'audit) et le 29 mai 2003 (date d'envoi du projet de rapport d'audit).

1.2 Le Médiateur ne comprend pas, d'après les déclarations ci-dessus, que la Commission ait voulu contester la compétence du Médiateur pour traiter la présente affaire. Il souligne à cet égard que la plainte couvrait non seulement l’audit, qui a effectivement eu lieu plus de deux ans avant que la plainte ne lui soit soumise, mais également les événements qui ont résulté de l’audit et qui ont donc eu lieu après celui-ci. Parmi ces événements figurait la demande de la Commission du 15 septembre 2003 invitant le plaignant à présenter ses observations dans un délai d'un mois sur le projet de rapport d'audit afin de respecter pleinement les droits de la défense du plaignant et le droit d'être entendu.

Néanmoins, le Médiateur se félicite de la déclaration de la Commission selon laquelle, dans un esprit de bonne coopération avec le Médiateur, elle a décidé de répondre à toutes les remarques du plaignant.

1.3 En outre, le Médiateur note que le plaignant a mentionné dans ses observations l'enquête de l'OLAF. Il souligne toutefois que la présente plainte a été initialement déposée contre la Commission et que les questions liées aux enquêtes de l'OLAF ne sont donc pas traitées dans la présente décision du Médiateur.

1.4 Enfin, le Médiateur note que, dans ses observations, le plaignant lui a demandé d'appliquer des mesures provisoires et de suspendre l'exécution des conclusions de l'audit. Le Médiateur précise donc que, contrairement aux juridictions, il n’a pas le pouvoir d’ordonner des mesures provisoires.

2 Traitement prétendument inéquitable

2.1 Le plaignant, une petite entreprise de conseil spécialisée dans la combustion du charbon et de la biomasse et le contrôle des émissions, a conclu avec la Commission quatre contrats de recherche dans le cadre du quatrième programme-cadre (4e PC) et du cinquième programme-cadre (5e PC) sur le programme de recherche et de développement technologique (RDT). Ces contrats concernaient la recherche dans les domaines de la biomasse, des métaux toxiques et de certaines émissions de composés chlorés, ainsi que la corrosion et le contrôle optimisé des performances des bancs de brûleurs et l'amélioration de la durée de vie des installations (projets/contrats VISCON, TESSA, CORROSION et ENDASH).

Sur la base des dispositions pertinentes de ces contrats, la Commission a décidé de procéder à un audit des comptes du plaignant relatifs à l'exécution desdits contrats. La Commission a confié l'audit à un cabinet d'audit externe, mais sa propre unité d'audit a également été impliquée.

Les 20 et 21 août 2002, les vérificateurs externes ont vérifié les documents dans les locaux du requérant et ont interrogé les employés du requérant.

Par la suite, outre les réunions entre le plaignant et la Commission, un échange de correspondance a eu lieu entre i) le plaignant et les auditeurs externes; ii) les auditeurs externes et les comptables du plaignant; et iii) le plaignant et la Commission.

Le plaignant alléguait, en substance, un traitement inéquitable de la part de la Commission en ce qui concerne un audit externe et ses phases ultérieures. Le requérant a présenté cinq arguments spécifiques à l ' appui de son allégation ("arguments i) à v)").

2.2 La Commission a pris position séparément sur chacun des arguments spécifiques du plaignant. En résumé, elle a considéré dans l’ensemble qu’elle avait correctement exercé ses droits contractuels d’effectuer un audit sur quatre de ses contrats avec CINAR. Elle a considéré que les auditeurs se comportaient correctement à tout moment. Le CINAR a été tenu informé des conclusions des auditeurs et a disposé de suffisamment de temps et de possibilités pour se défendre et fournir les informations demandées. La nature des demandes de renseignements était claire. La Commission a conclu que ses auditeurs externes et elle-même traitaient le plaignant de manière équitable. La Commission a également soutenu que le plaignant avait déclaré lors de la visite sur place dans les locaux de CINAR "qu ' il estimait que la procédure d ' audit avait été correctement appliquée tout au long de la visite sur place ".

2.3 Le Médiateur traitera la présente allégation en se référant à chacun des arguments spécifiques i) à v) présentés par le plaignant à l'appui de cette allégation.

Argument i) sur le comportement des auditeurs

2.4 Le requérant a fait valoir que les représentants du CINAR "avaient l ' impression d ' être des criminels devant les auditeurs, et (...) même un commentaire racial avait été prononcé au cours de l ' une des séances d ' entretien". En outre, le plaignant a fait valoir que "[l]'objectif de l'audit semble se situer à la limite de l'obsession de nous fermer ".

2.5 En ce qui concerne la déclaration sur " l' obsession de fermer CINAR ", la Commission a rétorqué qu ' elle avait simplement effectué un audit en suivant les procédures normales prévues par les contrats de la CE et en respectant toutes les garanties potentielles pour la société contrôlée. En ce qui concerne le commentaire "racial", la Commission a souligné que le plaignant n'avait pas précisé quel commentaire avait été formulé qui pouvait être qualifié de "racial" et qu'il n'avait pas non plus identifié qui avait formulé un tel commentaire.

2.6 Le Médiateur souligne à cet égard que, selon la Commission, elle était en droit, sur la base des dispositions pertinentes de l'article 24, paragraphe 1, de l'annexe II des contrats en question, d'effectuer l'audit jusqu'à deux ans après l'achèvement du contrat. En outre, la procédure relative à l’audit était prévue à l’article 26 («Contrôle») de l’annexe II des contrats.

2.7 Sur la base des éléments de preuve disponibles, il apparaît que les auditeurs externes de la Commission et l'auditeur de la Commission ont demandé des informations au plaignant à plusieurs reprises par lettres et courriels (5 septembre, 19 septembre, 24 septembre, 8 octobre, 14 octobre, 30 octobre, 8 novembre et 27 novembre 2002, ainsi que les 13 janvier et 4 mars 2003), afin de compléter la documentation en question. En outre, ils ont rencontré le requérant le 28 février 2005 pour entendre ses arguments.

2.8 À la lumière de ce qui précède, le Médiateur estime que le plaignant n ' a présenté aucun élément de preuve étayé à l ' appui de son argument selon lequel l ' audit avait pour objet ou "était l ' expression d ' un effort obsessionnel" de fermer CINAR.

2.9 En outre, le Médiateur note que (i) la Commission a fermement nié dans son avis que ses fonctionnaires ou auditeurs externes aient formulé des commentaires "raciaux" ou tout autre commentaire qui a conduit le personnel de la société contrôlée à se sentir comme s'il s'agissait de criminels et (ii) le plaignant n'a pas développé cet argument particulier dans ses observations ultérieures. Par conséquent, le Médiateur estime qu'il n'est pas utile de mener des enquêtes supplémentaires sur ces deux arguments concernant le comportement des auditeurs.

Argument (ii) sur le non-respect du droit à la vie privée

2.10 Le plaignant a fait valoir que le droit au respect de la vie privée de CINAR n'avait pas été respecté étant donné que des détails personnels et contractuels, y compris le montant des salaires versés à des chercheurs individuels, avaient été demandés.

2.11 La Commission s'est fondée sur les dispositions contenues dans les contrats audités, en indiquant en résumé que le plaignant était tenu i) de tenir des livres et de les mettre à disposition au cours d'un audit avec toutes les informations détaillées qui y figuraient conformément au droit national applicable en matière de comptabilité. Conformément à ces dispositions, le plaignant a également été invité à (ii) fournir les noms des personnes travaillant dans le cadre des quatre contrats et, en outre, en ce qui concerne deux des contrats; le temps consacré par des personnes spécifiques aux projets; pour quel salaire; et si ce salaire avait effectivement été versé par CINAR. La Commission a également expliqué que ces informations étaient nécessaires pour vérifier si le montant réclamé par CINAR pour ses frais de personnel était correct.

2.12 Le Médiateur estime que l'explication de la Commission est raisonnable et ne constate aucun cas de mauvaise administration en ce qui concerne l'argument du plaignant (ii).

Argument iii) concernant des informations non liées et injustifiées

2.13 Le plaignant a fait valoir que la Commission avait demandé des informations sans rapport et injustifiables, telles que "une liste complète de toutes les propositions ainsi que des projets, qui (...) ne doivent pas être couverts par un audit, étant donné que seule une fraction des propositions [de CINAR] ont été acceptées et financées par la Commission ".

2.14 Selon elle, la Commission a justifié la nécessité de consulter ces documents parce que, en résumé, CINAR avait déjà participé, au moment de l'audit, à un certain nombre d'autres projets en cours financés par l'UE, sur lesquels la quasi-totalité des employés de CINAR travaillaient. Par conséquent, les auditeurs ont estimé qu’il était justifié d’évaluer s’il existait encore des ressources humaines disponibles dont le travail pouvait être séparé des autres projets menés par CINAR, ce qui leur permettait d’être employées pour exécuter les contrats en question. La Commission a également déclaré que CINAR utilisait des variations très élevées des pourcentages de frais généraux pour les contrats du 4e PC (de 40 % à 100 %) et ne mentionnait pas les noms du personnel clé travaillant pour les projets.

2.15 Compte tenu de l'explication qui précède, la demande de la Commission visant à obtenir une liste complète de toutes les propositions ainsi que des projets semble raisonnable. En outre, comme la Commission l'a fait valoir et comme le plaignant ne l'a pas contesté, le plaignant a accepté de fournir des informations concernant toutes les propositions lors de la visite sur place des 20 et 21 août 2002 et cet accord a été consigné dans le procès-verbal de la visite. Par conséquent, le Médiateur ne constate aucun cas de mauvaise administration de la part de la Commission en ce qui concerne l'argument du plaignant (iii).

Argument iv) selon lequel seule une partie des informations sur les salaires manquait et argument v), concernant le rôle de l’auditeur de la Commission

2.16 Le plaignant a fait valoir que, dans le rapport de vérification (projet et version finale), les vérificateurs externes avaient fait une fausse déclaration selon laquelle "aucune information sur les états de paie n ' avait été obtenue de CINAR". Il a soutenu qu'il avait fourni une partie de l'information sur la paie.

2.17 La Commission a soutenu que son auditeur avait confirmé qu’aucune information sur les salaires n’avait été reçue lors de la visite sur place et que les auditeurs avaient été référés aux comptables de CINAR qui, à leur tour, avaient nié avoir en leur possession de tels documents.

2.18 Le Médiateur souligne toutefois que, pour comprendre l'argument du plaignant, ce dernier a fait référence aux informations partielles sur les salaires concernant le projet VISCON qui étaient jointes à sa lettre aux auditeurs externes datée du 30 juillet 2003, c'est-à-dire postérieures a) à la visite sur place, b) à la consultation des comptables du plaignant et c) au projet de rapport d'audit qui lui a été soumis le 29 mai 2003.

À cet égard, le plaignant a également présenté son argument v) selon lequel, même s'il a effectivement fourni ces informations (indépendamment de la date), l'auditeur de la Commission a agi de manière injuste parce qu'il n'a pas modifié le rapport d'audit tel qu'il avait été rédigé par les auditeurs externes, mais l'a accepté comme définitif.

Le plaignant s’est donc concentré sur le rôle de l’auditeur de la Commission depuis l’achèvement du rapport d’audit par le cabinet d’audit externe jusqu’à la réunion avec les représentants de CINAR du 28 février 2005. En particulier, le plaignant a critiqué la décision de l’auditeur de la Commission d’approuver le rapport d’audit rédigé par les auditeurs externes et de rejeter toutes les explications et tous les éléments de preuve du plaignant simplement parce qu’ils n’avaient pas été fournis plus tôt.

2.19 D'emblée, le Médiateur note que, dans leur réponse du 3 septembre 2003 à la lettre du plaignant datée du 30 juin 2003 et contenant les informations partielles sur les états de paie, les auditeurs externes ont expliqué que le rapport d'audit avait déjà été achevé le 29 mai 2003. Ils ont également expliqué que, s'ils modifiaient le rapport d'audit sur la base des informations partielles sur les salaires fournies à présent, cela nécessiterait un travail supplémentaire considérable et le coût de ce travail supplémentaire devrait être supporté par CINAR. Le montant de ce travail supplémentaire était d'environ 2 900 £, hors TVA. Il semble que le plaignant n'ait pas effectué un tel paiement.

2.20 Sans prendre position sur la demande de paiement des auditeurs externes, la question se pose donc de savoir si l'auditeur de la Commission pourrait prendre des mesures pour modifier le rapport d'audit final du 15 septembre 2003 et s'écarter du projet de rapport du 29 mai 2003, afin de tenir compte des informations partielles sur les salaires qui avaient été fournies entre-temps.

2.21 À la lumière des informations fournies par les deux parties, le Médiateur note donc que, par la correspondance (6) de la Commission adressée à la fois au plaignant et aux comptables de CINAR, le plaignant avait eu plusieurs occasions, à la suite de la visite sur place des 20 et 21 août 2002, de fournir des éléments probants adéquats, en particulier l'ensemble des informations sur les salaires après l'audit.

Le Médiateur note également que la Commission a souligné à de nombreuses reprises, y compris dans son courriel du 5 septembre 2002, l'importance de fournir des informations complètes sur les salaires, en soulignant qu'il s'agissait de l'information la plus importante en suspens.

En outre, la Commission avait clairement indiqué au plaignant que si ces informations n'étaient pas reçues, les auditeurs seraient contraints de conclure leur rapport sans elles. Elle a donné au plaignant un dernier délai, fixé au 30 novembre 2002, pour fournir l'ensemble des informations sur les états de paie.

Il semble toutefois que le plaignant n'ait pas fourni l'information complète, mais seulement partielle, sur les états de paie et qu'il ne l'ait fait que huit mois après l'expiration du délai final susmentionné. En outre, elle n’aurait pas expliqué pourquoi elle ne pouvait pas respecter le délai.

2.22 Compte tenu de ce qui précède, il ne semble pas que l'auditeur de la Commission ait agi injustement à l'égard du plaignant en ne modifiant pas le rapport final sur la base des informations partielles sur les salaires. Néanmoins, le Médiateur note que la Commission a inclus dans le rapport d'audit des copies de la lettre du plaignant du 30 juillet 2003 et de la réponse des auditeurs externes du 3 septembre 2003 remerciant le plaignant pour les informations partielles sur la fiche de paie (7). Ainsi, la Commission semble avoir fait référence avec précision, dans son rapport d’audit, à la fourniture partielle d’informations sur les salaires. Le Médiateur ne constate donc pas de cas de mauvaise administration de la part de la Commission en ce qui concerne l'argument du plaignant (iv).

2.23 En ce qui concerne le rôle de l'auditeur de la Commission en général, le Médiateur prend note i) des informations qui lui ont été soumises dans le cadre de la présente enquête; ii) en particulier, les dispositions pertinentes régissant les contrats audités JOR3-CT98-0285, ENV4-CT97-0597, ENK5-CT99-0002 et ENK5-CT99-0025; iii) les constatations pertinentes du rapport d'audit selon lesquelles la gestion financière de ces contrats n'a pas été effectuée de manière acceptable et que le rapport n'était pas conforme aux exigences du contrat; et iv) les explications détaillées fournies par la Commission dans son avis. À la lumière de ce qui précède, le Médiateur estime qu’il n’a pas été établi que ni l’auditeur de la Commission ni la Commission ont traité injustement le plaignant en ce qui concerne l’audit externe et ses phases ultérieures.

L'explication fournie par la Commission dans son avis indique plutôt que son auditeur a appliqué les dispositions des contrats concernés. En outre, il semble que le plaignant ait eu la possibilité de défendre ses droits avant l'approbation de l'audit final.

Le Médiateur ne constate donc aucun cas de mauvaise administration en ce qui concerne l'argument du plaignant (v).

3 Conclusion

Sur la base des enquêtes menées par le Médiateur sur cette plainte, il ne semble pas y avoir eu de mauvaise administration de la part de la Commission en ce qui concerne les arguments du plaignant à l'appui de son allégation d'injustice. En ce qui concerne l'argument relatif à la formulation de propos prétendument "raciaux" ou de tout autre commentaire qui a conduit le personnel de la société contrôlée à se sentir comme s'il s'agissait de criminels ou que l'audit était l'expression d'un effort obsessionnel pour fermer CINAR, pour les raisons expliquées au point 2.9 ci-dessus, le Médiateur estime qu'aucune enquête supplémentaire n'est justifiée.

Le Médiateur clôt donc l’affaire.

Le président de la Commission sera également informé de cette décision.

Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mes sincères

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) L'audit a porté sur les contrats de recherche suivants conclus entre la Commission et CINAR en tant que contractant: i) JOR3-CT98-0285 sur l ' utilisation et les émissions des résidus de biomasse provenant des combustibles industriels − ENDASH; ii) ENV4-CT97-0597 sur la quantification et le contrôle des particules de sous-microns enrichies en métaux toxiques et de certaines émissions de composés chlorés provenant de fours à ciment alternatifs alimentés en combustibles − TESSA; iii) ENK5-CT99-0002 sur la corrosion au feu dans les chaudières à charbon - CORROSION; et iv) ENK5-CT99-0025 on V isual Sensing for Optimised Control of Burner Bank Performance and Enhanced Plant Lifetime - VISCON.

(2) Les durées des contrats étaient les suivantes: ENDASH du 1er janvier 1999 au 31 décembre 2001; TESSA du 1er juin 1998 au 30 novembre 2000; CORROSION du 1er mai 2000 au 30 avril 2003; et VISCON du 1er avril au 31 mars 2003.

(3) Voir note de bas de page 1.

(4) LF était membre du réseau international d'audit I/A avec lequel la Commission avait un contrat-cadre à l'époque. Un accord spécifique à cet effet a été conclu avec cette entreprise en juillet 2002.

(5) Rapport d’audit, p. 7 (section 4.1).

(6) En particulier, les courriels des 5 septembre, 24 septembre, 8 octobre et 27 novembre 2002, ainsi que les lettres des 27 novembre 2002, 13 janvier, 30 janvier et 4 mars 2003.

(7) Voir rapport d'audit, pages 71-73 (lettre du plaignant du 30 juillet 2003) et page 74 (réponse de Littlejohn Frasier du 3 septembre 2003).