Strasbourg, le 4 juin 2007

Monsieur,

Le 28 octobre 2004, vous m'avez présenté, en ma qualité de Médiateur européen, une plainte dirigée contre l'Office européen de sélection du personnel (EPSO) concernant le système d'inscription en ligne dans le cadre des concours généraux organisés par les institutions communautaires.

J'ai transmis votre plainte au Directeur de l'EPSO le 7 décembre 2004. Le 11 mars 2005, vous avez contacté mes services pour obtenir des informations sur votre plainte. L'avis de l'EPSO m'est parvenu le 31 mars 2005, et je vous en ai donné communication en vous invitant à formuler toutes observations que vous jugeriez utiles, ce que vous avez fait le 27 mai 2005.

Le 26 juin 2005, j'ai demandé des informations complémentaires à l'EPSO. Celui-ci a répondu à ma demande le 12 août 2005. Je vous ai communiqué cette réponse en vous invitant à exposer vos commentaires éventuels, ce que vous avez fait le 25 octobre 2005.

Le 3 avril 2006, j'ai adressé un projet de recommandation à l'EPSO. Le 1 juin 2006, l'EPSO m'a fait parvenir un avis circonstancié sur ce projet de recommandation, lequel vous a été communiqué le 12 juillet 2006 en vous invitant à formuler vos observations. Vous ne m'avez pas soumis d'observations.

Je vous fais part à présent des résultats de mon enquête.

LA PLAINTE

Le 8 juin 2004, le plaignant, fonctionnaire au Conseil, a déposé une plainte portant la référence 1777/2004/ELB. La plainte porte sur le système d'inscription et d'information en ligne concernant les concours généraux organisés par l'EPSO. D'après le plaignant, seuls les candidats qui ont accès à l'internet à domicile ou qui vivent dans les régions dans lesquelles l'accès du public à l'internet est possible peuvent s'inscrire à ces concours. Compte tenu du faible taux de pénétration de l'internet dans certains États membres (moins de 15 % de la population a accès à l'internet dans certains États membres) et des difficultés rencontrées pour avoir accès à l'internet dans les régions rurales, le plaignant a estimé que cette procédure était discriminatoire. Par ailleurs, les candidats sont tenus de contrôler leur dossier sur l'internet pour obtenir des informations sur la date, l'heure et le lieu des examens et sur leurs résultats. Il a affirmé que pour le concours général EPSO/A/11/03, 72 % des candidats ne se sont pas présentés. Le plaignant a estimé que cette pratique est inéquitable dans la mesure où les candidats doivent prendre l'initiative d'obtenir des informations que l'EPSO communiquait précédemment.

Le plaignant est conscient que les candidatures en ligne sont plus faciles à traiter, mais il a estimé qu'il devait s'agir d’une possibilité parmi d'autres. Il a considéré que le recours à cette procédure pourrait avoir un impact négatif sur toutes les institutions européennes dans la mesure où l'EPSO organise des concours généraux pour toutes les institutions et où cette procédure creuse le fossé existant entre le citoyen et les institutions. Le plaignant a déclaré que l'EPSO devait supprimer l'obligation d'inscription en ligne et envoyer directement aux candidats les informations comme la date, l'heure et le lieu des épreuves et leurs résultats.

Le plaignant n'ayant pas contacté l'EPSO à ce propos, la plainte a été déclarée irrecevable.

Le 28 octobre 2004, le plaignant a déposé la présente plainte. Il y a joint le procès-verbal d’une réunion du conseil d'administration de l'EPSO tenue le 5 décembre 2003 et le procès-verbal d'une réunion de la COPARCO (la Commission paritaire commune) tenue le 20 octobre 2003, réunions auxquelles il a pris part et au cours desquelles il a contesté l'obligation d'inscription en ligne. Il a également attiré l'attention sur les préoccupations exprimées par les représentants du personnel concernant le système d'inscription en ligne au cours de la réunion du 20 octobre 2003. Compte tenu de l'objet de la plainte, le Médiateur a estimé que cette dernière avait été précédée des démarches administratives appropriées.

Le plaignant a indiqué que la procédure en ligne est rapidement devenue un fait accompli. Elle a d'abord servi à recruter des agents auxiliaires dans le cadre de l'élargissement (2002-2003). Étant donné le caractère urgent et exceptionnel de ce recrutement, le recours à cette procédure se justifiait probablement dans une certaine mesure. Plus tard, cette procédure a été utilisée pour les concours réservés aux ressortissants des nouveaux États membres. Dans ce cas aussi, l'urgence et l'ampleur de la procédure pourraient avoir joué un rôle dans la décision de faire appel à un système de recrutement en ligne. Toutefois, la procédure a ensuite été généralisée et appliquée à tous les concours généraux. À la connaissance du plaignant, aucune étude évaluant l'impact de cette procédure n'a été menée. Il a ajouté que cette pratique semble avoir eu pour conséquence une baisse sensible du nombre de participants. Selon lui, cela confirme la conclusion du comité d'experts indépendants selon laquelle l'objectif des concours généraux semble être devenu la réduction drastique du nombre de candidats plutôt qu'une sélection des compétences nécessaires.

Au cours de la réunion du conseil d'administration de l'EPSO du 5 décembre 2003, le Directeur de l'Office a indiqué que pour des raisons de facilité de communication pour les candidats et de gestion pour l'EPSO, il n'était pas envisagé de revenir sur le principe des candidatures en ligne. Le plaignant a affirmé que l'EPSO ne communiquait même pas directement avec les candidats et que ces derniers devaient consulter le site internet de l'EPSO pour obtenir des informations.

Il a joint des statistiques(1) sur l'accès à l'internet dans l’UE, indiquant que seuls 40 % des ménages dans l'UE avaient accès à l'internet en juin 2002 et qu'il existait de grandes disparités entre les États membres : 51,8 % en Suède, 44,9 % au Danemark, 18,4 % en Espagne ou 13,2 % en Grèce.

Le plaignant souhaitait que le Médiateur examine le dossier non seulement sous un angle juridico-technique, mais aussi du point de vue de l'éthique (le devoir de sollicitude à l'égard des candidats).

En résumé, le plaignant alléguait que l'obligation d'inscription en ligne imposée aux candidats désireux de participer à un concours était discriminatoire du fait de la disparité des taux de pénétration de l'internet dans les États membres et que l'obligation imposée aux candidats de contrôler leur dossier en ligne pour obtenir des informations était inéquitable dans la mesure où seuls les candidats doivent s'assurer du suivi de leur dossier alors que les décisions sont prises par l'EPSO. Il affirmait que l'EPSO devait communiquer directement aux candidats les informations essentielles comme la date, l'heure et le lieu des épreuves et leurs résultats.

L'ENQUÊTE

L’avis de l'EPSO

L’avis de l'EPSO peut être résumé comme suit.

Le Livre blanc sur la réforme de la Commission(2) a prévu qu'une des actions à mener pour assurer une transparence accrue aux candidats était une utilisation accrue de l'internet, notamment l'introduction des candidatures en ligne. Dès lors, l'inscription et la communication en ligne avec les candidats ont été instaurées par l'EPSO en 2003. Il s'agissait d'un progrès important dans la gestion des concours qui assurait une amélioration de l'accessibilité, l'accélération des communications, l'offre de statistiques en temps réel sur le nombre de candidatures reçues. La planification et la gestion des concours s'en sont également trouvées facilitées.

a) Le système de candidatures en ligne et son impact sur le nombre de candidatures

En ce qui concerne l'argument suivant lequel le système en ligne risque d’exclure des candidats de la participation aux concours, il convient de noter que les nombres de candidatures aux concours pour lesquels cette méthode a été utilisée montrent exactement l'inverse. En effet, le tableau suivant indique le nombre de candidatures pour des concours similaires avant et après l'introduction de ce système.

Avant candidatures en ligne		Avec candidatures en ligne
Concours	Nombre de candidatures	Concours	Nombre de candidatures
COM/C/1/00(3)	1 005	EPSO/C/11/03(4)	6 087
COM/C/1/02(5)	6 940	EPSO/AST/4/05(6)	11 798
EUR/A/166/01(7)	2 375	EPSO/A/11/03(8)	14 483

Les concours COM/C/1/00 et EPSO/C/11/03 visaient à recruter des secrétaires anglophones ; les concours COM/C/1/02 et EPSO/AST/4/05 visaient à recruter des secrétaires francophones ; les concours EUR/A/166/01 et EPSO/A/11/03 ont été publiés en vue du recrutement d'administrateurs dans le domaine de l'audit. Les chiffres indiquaient non pas une réduction du nombre de candidats, mais plutôt une augmentation du nombre de candidatures. Cela s'explique aisément par la simplicité et la commodité du système des candidatures en ligne et constitue un des résultats les plus positifs de ce système.

b) Le dossier EPSO et son impact sur le nombre de candidats participant aux épreuves

En ce qui concerne la réduction du nombre de candidats participant aux épreuves, la réalité est, là aussi, différente de ce que soutient le plaignant. Si l'on prend comme exemple les mêmes concours que précédemment, le nombre de candidats ayant participé aux épreuves de présélection est plus élevé après l'introduction du système en ligne.

Avant candidatures en ligne		Avec candidatures en ligne
Concours	Nombre de candidatures	Concours	Nombre de candidatures
COM/C/1/00	662	EPSO/C/11/03	2 931
COM/C/1/02	5 120	EPSO/AST/4/05	5 500(9)
EUR/A/166/01	1 623	EPSO/A/11/03	3 864

En effet, s'il y avait une augmentation du nombre de candidats qui s'inscrivent, mais ne participent pas aux épreuves, les chiffres finals relatifs au nombre de candidats participant effectivement aux épreuves restent nettement plus élevés après l'introduction du système en ligne que ceux qui se rapportent aux mêmes types de concours publiés avant l'instauration du système.

L'EPSO examine en permanence les répercussions du système en ligne sur le nombre de candidats participant aux épreuves. Compte tenu de la baisse du taux de participation aux épreuves de présélection dans les concours organisés après l'introduction du système en ligne et dans l'intérêt d’une bonne administration, l'EPSO a décidé de mener des enquêtes après chaque série d’épreuves de présélection afin de déterminer les raisons de l'évolution des taux de participation.

Sur la base des résultats de ces enquêtes, deux études ont été menées par l'EPSO afin d'analyser la baisse des taux de participation aux épreuves. La première, qui date du 28 mai 2004, conclut que le recours à l'inscription et à la communication en ligne ne constitue pas une raison majeure du défaut de participation des candidats aux épreuves. Toutefois, afin de garantir que le système en ligne n'exclue aucun candidat des épreuves, plusieurs mesures ont été proposées et mises en œuvre par l'EPSO. Par conséquent, des rappels sont à présent systématiquement envoyés aux candidats par courrier électronique. En outre, compte tenu du fait que ce rapport avait conclu, entre autres, que la simplicité du système en ligne encourageait les candidatures de la part d'individus qui, soit ne remplissaient les critères d’admissibilité, soit n'avaient pas sérieusement l'intention de participer au concours, un système de confirmation a également été instauré. Après leur inscription, les candidats sont donc à présent invités à confirmer leur intention de participer aux épreuves de présélection à la date fixée et à indiquer leur choix du centre d'examen.

Le second rapport confirme les conclusions du premier. La raison la plus importante du défaut de participation aux épreuves reste la non-disponibilité du candidat le jour de l'épreuve. Un nombre important de candidats (environ 22 % de ceux qui ont répondu aux enquêtes) ont décidé de ne pas participer aux épreuves par crainte d'échouer. En revanche, le nombre de candidats ayant rencontré des difficultés pour accéder aux informations pertinentes par le système en ligne de l'EPSO reste faible, et rien ne permet de penser que le dossier EPSO ne fonctionne pas d'une manière satisfaisante. Seules cinq personnes ont déclaré que le coût ou l'accessibilité de l'internet les avaient empêchées de recevoir leur lettre d'invitation à participer aux épreuves, et 5 % seulement des personnes interrogées ont déclaré qu'elles n'avaient pas trouvé leur lettre d'invitation. Il est important de noter que ce pourcentage diminue progressivement, probablement en raison des efforts continus déployés par l'EPSO pour informer les candidats de manière aussi claire que possible sur le système en ligne.

L'EPSO a non seulement attentivement étudié les répercussions du système en ligne sur le nombre de candidats participant aux épreuves, mais également déterminé plusieurs mesures qui pourraient être adoptées afin de garantir l'absence d'effet négatif sur ce nombre. Ces mesures, déjà décrites, ont été mises en œuvre, et le second rapport prouve qu'elles sont efficaces.

Il ressort clairement de ce qui précède que le système en ligne ne constitue pas une raison importante pour les candidats de ne pas participer aux épreuves. L'augmentation du taux de non-participation à ces épreuves après l'introduction du système d’inscription en ligne est due en réalité à de "fausses" candidatures, présentées par des individus qui ne remplissent pas les critères d'admissibilité ou qui ne sont pas particulièrement motivés pour participer aux épreuves. Les études prouvent que c'est la simplicité et la convivialité du système en ligne qui ont entraîné un nombre faussement élevé de candidats par rapport aux concours antérieurs.

Les observations du plaignant

Dans ses observations, le plaignant formule, en résumé, les commentaires suivants.

L'EPSO se limite à un seul aspect de la plainte, à savoir les répercussions du système de candidatures en ligne sur le nombre de candidatures. L'EPSO n’a pas abordé le caractère discriminatoire de l'obligation de présentation des candidatures exclusivement en ligne.

Les résultats de la dernière enquête réalisée par Eurostat au premier trimestre de 2004, publiée en mai 2005(10), confirment que les taux d'utilisation de l'internet(11) varient fortement d'un pays à l'autre de l'UE : les plus hauts niveaux d'utilisation de l'internet ont été constatés en Suède (82 %), au Danemark (76 %) et en Finlande (70 %), tandis que les taux les plus bas ont été observés en Grèce (20 %), en Hongrie (28 %), en Lituanie, en Pologne et au Portugal (29 %). L'enquête a démontré en outre que seuls 47 % des particuliers âgés de 16 à 74 ans ont utilisé l'internet dans l'UE au cours du premier trimestre de 2004.

Concernant l'inscription en ligne, la plainte portait sur l'obligation d'utilisation du système en ligne et l'absence de toute autre possibilité, notamment le recours à la poste conventionnelle. La plupart des États membres qui ont recours aux nouvelles technologies pour permettre aux citoyens d’exercer certains droits ont laissé aux citoyens le choix d'utiliser ces technologies. Le livre blanc mentionné par l'EPSO dans son avis n'impose pas à l'EPSO d'utiliser l'internet, mais le prévoit comme une simple possibilité.

S'agissant de la comparaison établie par l’EPSO entre plusieurs concours, le plaignant a attiré l'attention sur le fait que si les concours concernaient des fonctions similaires, les profils recherchés étaient différents. Ainsi, les concours COM/C/1/00, COM/C/1/02 et EUR/A/166/01 exigeaient trois années d'expérience professionnelle, tandis que les autres n'exigeaient aucune expérience. Le plaignant a estimé que c'est pour cette raison que le nombre de candidats avait augmenté.

Concernant la participation aux concours, selon le plaignant, il est évident que le ratio de participants aux épreuves par rapport au nombre de candidatures de chaque concours a baissé, comme le montre le tableau ci-dessous :

Concours sans candidatures en ligne	Nombre de candidatures	Candidats participant aux épreuves	Pourcentage de participation aux épreuves
COM/C/1/00	1 005	662	65,87%
COM/C/1/02	6 940	5 120	73,78%
EUR/A/166/01	2 375	1 623	68,34%
Concours avec candidatures en ligne	Nombre de candidatures	Candidats participant aux épreuves	Pourcentage de participation aux épreuves
EPSO/C/11/03	6 087	2 931	48,15%
EPSO/AST/4/05	11 798	5 500	46,62%
EPSO/A/11/03	14 483	3 864	26,68%

Le plaignant ne partage pas l'observation de l'EPSO selon laquelle la simplicité du système a encouragé les candidatures de personnes ne répondant pas aux critères d'admissibilité ou n'ayant pas l’intention de participer. Cette idée a donné lieu à une deuxième barrière, à savoir la confirmation de la participation aux épreuves exclusivement à l'aide du système en ligne. Il s'agit d'un nouvel élément dissuasif pour ceux des candidats qui n'ont pas d'accès du tout à l'internet ou qui y ont seulement accès dans des conditions difficiles. Enfin, il a estimé que le pourcentage de 5 % des personnes qui n'avaient pas trouvé leur lettre d'invitation aux épreuves et le fait que plusieurs personnes aient déclaré que le coût et l'accès à l'internet les avaient empêchées de recevoir la lettre d'invitation invitait l'EPSO à réfléchir à ce système et à prendre des mesures correctrices. Il a signalé que l'étude se basait uniquement sur le nombre de personnes ayant répondu à l'enquête, probablement par voie électronique.

Le plaignant a estimé que les études menées par l'EPSO n'étaient pas fiables dans la mesure où l'office était à la fois juge et partie. Un organe indépendant devrait se charger de ces études.

Il a conclu en affirmant que seuls les candidats qui choisissent de s'inscrire en ligne devraient être contactés par ce biais par l'EPSO.

L'enquête complémentaire

Il est ressorti d’un examen minutieux de l'avis de l'EPSO et des observations du plaignant qu'il convenait de procéder à une enquête complémentaire. Le Médiateur n'était pas satisfait de la réponse de l'EPSO dans la mesure où ce dernier n'avait pas encore commenté l'argument du plaignant selon lequel la part de la population qui a accès à l'internet varie sensiblement d'un État membre à l'autre. Il lui a également demandé de s'exprimer sur le fait de savoir si l'obligation d'inscription et de consultation en ligne pourrait constituer une discrimination injustifiée à l'encontre des personnes qui pourraient souhaiter participer aux concours de l’EPSO, mais n'ont pas d'accès à l'internet.

L'avis complémentaire de l'EPSO

L'avis complémentaire de l'EPSO peut se résumer comme suit.

L'EPSO a établi une comparaison entre les deux systèmes d'organisation des concours, c’est-à-dire l'inscription par la poste et l'inscription en ligne. Concernant les inscriptions par la poste, les candidats qui souhaitaient s'inscrire devaient se procurer la version papier du Journal officiel, ce qui constitue une procédure longue et lourde. Il fallait ensuite envoyer la candidature par courrier recommandé, ce qui suppose de se rendre au bureau de poste le plus proche. Il s'agissait d'une longue procédure qui ne garantissait pas l'acheminement du courrier. Il en allait de même pour la correspondance à suivre avec les candidats. Avec le système postal, il n'était pas possible de constituer rapidement des listes de réserve. L'avantage du système en ligne est incontestable quant à la rapidité d'accès des candidats à l'information, de la publication de l'avis jusqu’à la constitution de la liste de réserve. Le système est plus simple pour les candidats, il permet un accès rapide à l'information et une communication en temps réel avec les candidats, tout en restant stable malgré les changements d'adresse. L'EPSO est à présent en mesure d'organiser un plus grand nombre de concours et de communiquer avec un nombre plus élevé de candidats, sans inconvénient pour les candidats.

L'accès à l'internet varie d'un État membre à l'autre, mais l'accès à un bureau de poste aussi. L'usage de l'internet s'étend et de plus en plus de gens ont accès à l'internet. Dans le cadre des concours organisés par l'EPSO, la population cible est la population active, qui a un meilleur accès à l'internet. De même, l'accès à l'internet varie selon le niveau d'instruction. Plus ce niveau est élevé, meilleur est l'accès à l'internet. Selon l'EPSO, si les candidats n'ont pas accès à l'internet sur leur lieu de travail, ils peuvent se rendre dans des lieux comme les bibliothèques publiques, les universités ou les cybercafés pour y accéder. Il a attiré l'attention sur le fait qu'en 2004, le pourcentage moyen d'entreprises utilisant l'internet s'élevait à 89 % et parmi les États membres, 90 % des entreprises en Estonie utilisaient l'internet.

En conclusion, l'EPSO a estimé que l'usage de l'internet n'empêchait pas les candidats de postuler en comparaison avec le système appliqué auparavant. Par ailleurs, l'internet a permis d'obtenir des progrès significatifs concernant la gestion et la rentabilité du système. La seule exception à l'inscription en ligne est accordée aux personnes handicapées. La part des candidats bénéficiant de ce système est très faible et n'a aucune influence sur sa rentabilité. L'EPSO a estimé que le système d'inscription en ligne n'était pas discriminatoire quant à l'accès aux concours et qu'il facilitait la conclusion rapide des procédures. À ce jour, l’EPSO n'a reçu aucune plainte relative à l'accès au système.

Les observations complémentaires du plaignant

Le plaignant a répété que sa plainte portait sur l'usage exclusif de l'internet pour l'inscription aux concours et a regretté que l'EPSO n'ait pas abordé le problème.

Il a déploré le fait que l'EPSO ait présenté l'inscription en ligne obligatoire et l'absence de communication directe avec les candidats comme deux contraintes inévitables de l'usage de l'internet. En effet, l'EPSO a fait ces deux choix pour faciliter la gestion électronique des candidatures. La question portait sur le fait de savoir si ces choix justifiaient l'exclusion des nombreux candidats potentiels qui n'avaient pas accès à l'internet ou éprouvaient des difficultés à y accéder. Il a estimé que si l'EPSO rendait l'inscription en ligne facultative plutôt qu'obligatoire, il concilierait les avantages indéniables de l'internet en matière d'accès et de communication de l'information avec la prévention des discriminations. L'EPSO serait chargé d'encoder les données des candidats qui se sont inscrits par la poste et de rédiger des courriers à l'attention de ces candidats. Cette modification ne serait pas trop lourde et ne devrait pas entraîner de retards.

Si l’EPSO devait continuer à inclure des courriers dans les dossiers des candidats sans s'adresser à eux directement sur leur adresse électronique, l'EPSO devrait informer les candidats du recours à cette pratique.

Concernant l'accélération des procédures du fait du recours au système en ligne, le plaignant a affirmé qu'aucune étude approfondie sur ce sujet n'a été réalisée. Il a ajouté que si des progrès avaient été accomplis, ils étaient plus modestes que ce qu'a affirmé l'EPSO et s'expliquaient probablement par l'organisation des concours par langue, par les nouvelles épreuves de présélection, par l'absence d'examen préliminaire des candidatures et par l'usage de seulement trois langues pour communiquer avec les candidats.

Le plaignant a conclu que l'EPSO avait largement contribué à réduire le nombre de candidats étant donné le nombre élevé d'obstacles et a signalé que l'EPSO n'avait pas atteint l'objectif consistant à recruter le nombre requis de candidats.

LE PROJET DE RECOMMANDATION

Le 3 avril 2006, le Médiateur a adressé le projet de recommandation suivant à l'EPSO, conformément à l’article 3, paragraphe 6, de son statut.

Les candidats aux concours généraux sont tenus de s'inscrire et de communiquer en ligne avec l'EPSO. L'EPSO devrait envisager de prévoir des exceptions à cette obligation pour les personnes qui éprouvent des difficultés considérables et objectivement justifiables à accéder à l'internet. L'EPSO pourrait demander que les demandes d'exception soient étayées par le genre de justificatif que la personne concernée doit raisonnablement s'attendre à fournir dans ces conditions.

Ce projet de recommandation est basé sur les considérations suivantes :

Discrimination et iniquité présumées de l'EPSO du fait de son système d'inscription et d'information en ligne concernant les concours

1. La plainte porte sur le système d'inscription et d'information en ligne concernant les concours généraux organisés par l'EPSO. D'après le plaignant, seuls les candidats qui ont accès à l'internet à domicile ou qui vivent dans les régions dans lesquelles l'accès du public à l'internet est possible peuvent s'inscrire à ces concours. Compte tenu du faible taux de pénétration de l'internet dans certains États membres (moins de 15 % de la population a accès à l'internet dans certains États membres) et des difficultés rencontrées pour avoir accès à l'internet dans les régions rurales, le plaignant a estimé que cette procédure était discriminatoire. Le plaignant a également prétendu que l'obligation imposée aux candidats de contrôler leur dossier en ligne pour obtenir des informations était inéquitable dans la mesure où il appartient aux seuls candidats de s'assurer du suivi de leur dossier alors que les décisions sont prises par l'EPSO. Les candidats sont tenus de contrôler leur dossier sur l'internet pour obtenir des informations sur la date, l'heure et le lieu des examens et sur leurs résultats. Le plaignant a affirmé que l'EPSO devait envoyer directement aux candidats des informations essentielles comme la date, l'heure et le lieu des épreuves et leurs résultats.

2. Dans son avis du 31 mars 2005, l'EPSO a expliqué que les chiffres indiquaient non pas une réduction du nombre de candidats, mais plutôt une augmentation du nombre de candidatures. Cela s'explique aisément par la simplicité et la commodité du système des candidatures en ligne et constitue deux des résultats les plus positifs de ce système. En effet, malgré une augmentation du nombre de candidats qui s'inscrivent, mais ne participent pas aux épreuves, les chiffres finals relatifs au nombre de candidats participant effectivement aux épreuves restent plus élevés après l'introduction du système en ligne que ceux qui se rapportent aux mêmes types de concours publiés avant l'instauration du système.

Compte tenu de la baisse du taux de participation aux épreuves de présélection dans les concours organisés après l'introduction du système en ligne et dans l'intérêt d’une bonne administration, l'EPSO a décidé de mener des enquêtes après chaque série d'épreuves de présélection afin de déterminer les raisons de l'évolution des taux de participation et de suivre toute mesure correctrice prise. Sur la base des résultats de ces enquêtes, deux études ont été menées. La première conclut que le recours à l'inscription et à la communication en ligne ne constitue pas une raison majeure du défaut de participation des candidats aux épreuves. Toutefois, afin de garantir que le système en ligne n'exclue aucun candidat des épreuves, plusieurs mesures ont été proposées et mises en œuvre par l'EPSO : des rappels sont à présent systématiquement envoyés aux candidats par courrier électronique et un système de confirmation a également été instauré. Après leur inscription, les candidats sont donc à présent invités à confirmer leur intention de participer aux épreuves de présélection à la date fixée et à indiquer leur choix du centre d’examen. Le second rapport confirme les conclusions tirées dans le premier. La raison la plus importante du défaut de participation aux épreuves reste la non-disponibilité du candidat le jour de l'épreuve. Un nombre important de candidats ont décidé de ne pas participer aux épreuves par crainte d'échouer.

L'EPSO a expliqué que le nombre de candidats ayant éprouvé des difficultés à accéder aux informations pertinentes par le système en ligne de l'EPSO reste faible. Il a noté que ce pourcentage diminuait progressivement, probablement en raison des efforts continus déployés par l'EPSO pour informer les candidats de manière aussi claire que possible sur le système en ligne.

3. Dans son second avis du 12 août 2005, l'EPSO a estimé que l'avantage du système en ligne est incontestable quant à la rapidité d'accès des candidats à l'information, de la publication de l'avis jusqu’à la constitution de la liste de réserve. Le système est plus simple pour les candidats, il permet un accès rapide à l'information et une communication en temps réel avec les candidats. L'EPSO est à présent en mesure d'organiser un plus grand nombre de concours et de communiquer avec un nombre plus élevé de candidats et de terminer rapidement les procédures. L'EPSO estime que l'internet a permis de réaliser des progrès significatifs concernant la gestion et la rentabilité du système. L’EPSO n'a reçu aucune plainte relative à l'accès du système.

4. Dans ses observations, le plaignant a estimé que l'augmentation du nombre de candidats pouvait s'expliquer par le fait que si les concours mentionnés par l'EPSO dans son avis concernaient des fonctions similaires, les profils recherchés étaient différents au niveau de l'expérience professionnelle exigée. En ce qui concerne le taux de participation aux concours, selon le plaignant, il est évident que le ratio entre le nombre de candidats participant aux concours et le nombre de candidatures a baissé. Il a réfuté l'observation de l'EPSO selon laquelle la simplicité du système a encouragé les candidatures de personnes ne répondant pas aux critères d'admissibilité ou n'ayant pas l'intention de participer. Cette idée a donné lieu à une deuxième barrière, à savoir la confirmation de la participation aux épreuves exclusivement à l'aide du système en ligne.

Le plaignant a expliqué que le fait de rendre l'inscription en ligne facultative permettrait de concilier les avantages indéniables de l'internet en matière d'accès et de communication de l'information avec la prévention des discriminations. Il a ajouté que seuls les candidats qui choisissent de s'inscrire en ligne devraient être contactés en ligne par l'EPSO.

Si l'EPSO devait continuer à inclure des courriers dans les dossiers des candidats sans s'adresser à eux directement sur leur adresse électronique, l'EPSO devrait informer les candidats du recours à cette pratique.

S'agissant du fait que le système en ligne a permis une accélération des procédures, le plaignant a affirmé qu'aucune étude approfondie sur ce sujet n'a été réalisée. Il a ajouté que si des progrès avaient été accomplis, ils étaient plus modestes que ce qu'a affirmé l'EPSO et s'expliquaient probablement par l'organisation des concours par langue, par les nouvelles épreuves de présélection, par l'absence d'examen préliminaire des candidatures et par l'usage de seulement trois langues pour communiquer avec les candidats.

Le plaignant a conclu que l'EPSO avait largement contribué à réduire le nombre de candidats étant donné le nombre élevé d’obstacles et a signalé que l'EPSO n'avait pas atteint l'objectif consistant à recruter le nombre requis de candidats.

5. Dans son projet de recommandation, le Médiateur a rappelé, qu'en vertu de l'annexe III du Statut,

"[l]es institutions confient (…) à l’Office européen de sélection du personnel, ci-après dénommé "Office", la responsabilité de prendre les mesures nécessaires pour garantir l’application de normes uniformes dans les procédures de sélection des fonctionnaires des Communautés et dans les procédures d'évaluation et d’examen. (...). Les tâches de l’Office sont les suivantes : à la demande d'une institution, organiser des concours généraux ; à la demande d'une institution, fournir un appui technique aux concours internes qu'elle organise ; déterminer la teneur de toutes les épreuves organisées par les institutions (...) ; assumer la responsabilité générale de la définition et de l'organisation de l'évaluation des capacités linguistiques (...)".

L'EPSO a conçu un système en vertu duquel les candidats s'inscrivent aux concours par voie électronique sur le site de l'EPSO et ce dernier communique en ligne avec les candidats par le biais d'une boîte postale opérationnelle baptisée dossier EPSO. Ce système, tel qu'il est décrit dans l'avis de concours EPSO/A/11/03(12) (administrateurs adjoints dans le domaine de l’audit), fonctionne comme suit :

"(...) Les candidats qui décident de postuler doivent s'inscrire par internet en allant sur le site (...) En soumettant le formulaire électronique, les candidats reçoivent à l'écran un numéro d'inscription qu'ils doivent conserver, car il servira pour toute référence future à leur candidature. La réception du numéro marque la fin de l'opération d'inscription et indique que les données entrées ont bien été validées par EPSO. Nous attirons votre attention sur la nécessité de disposer d'une adresse électronique qui servira d'identifiant à l'inscription. (...) Les candidats inscrits peuvent suivre l'évolution du concours et vérifier la date et le lieu de convocation aux différentes épreuves, en visitant le site et en suivant le chemin «concours» — «concours en cours» (...) Les informations concernant la convocation aux épreuves, l'acte de candidature et la convocation à l'épreuve orale sont disponibles sur le site (…) Les candidats doivent suivre l'évolution du concours et vérifier que les informations qui les concernent, relatives aux étapes annoncées, peuvent être consultées en utilisant leur mot de passe(…)".

6. Tout d’abord, le Médiateur a rappelé que, conformément à la jurisprudence, le principe de non-discrimination mentionné par le plaignant veut que des situations différentes ne soient pas traitées de manière égale, à moins qu'un tel traitement soit objectivement justifié(13). Le principe d'égalité de traitement des candidats dans le cadre des procédures de concours est considéré comme un principe fondamental du droit communautaire(14). Le principe d'égalité de traitement des candidats potentiels aux concours de recrutement doit également être considéré comme un principe liant les institutions et organes communautaires.

7. Par ailleurs, le Médiateur a noté que, d'après les études menées par Eurostat(15), les taux d'utilisation de l'internet varient considérablement d'un État membre à l'autre. Les études d'Eurostat montrent que 47 % des personnes âgées entre 16 et 74 ans ont utilisé l'internet dans l'UE en 2004, ces taux variant de 20 % en Grèce à 82 % en Suède. Les données disponibles sur le site internet d'Eurostat montrent aussi que dans l'UE, 54 % des personnes ont utilisé l'internet en 2005, les taux variaient de 24 % en Grèce à 85 % en Suède. Toutefois, ces données statistiques, qui portent sur l'utilisation de l'internet, ne fournissent aucune information pertinente sur son accessibilité. Le plaignant a fait référence aux statistiques relatives à la disponibilité de l'accès de l'internet dans les ménages de l'UE. En outre, selon une étude d'Eurostat(16), 89 % des entreprises européennes employant plus de dix salariés disposaient d'une connexion internet en 2004. Bien que l'EPSO ait reconnu que l'accès à l'internet variait d'un État membre à l'autre, le Médiateur a fait observé que, dans le contexte de la présente enquête, il n'a reçu aucune donnée statistique sur l'accessibilité de l'internet en général et n'en a trouvé aucune sur le site internet d'Eurostat ; à cet égard, les données statistiques précitées concernant l'accès à l'internet dans les ménages de l'UE et dans les entreprises employant au moins dix salariés dans l'UE ne peuvent être considérées comme pertinentes pour les besoins de la présente enquête dans la mesure où tout le monde sait que l'accès à l'internet est aussi disponible dans d'autres lieux de travail ou dans des lieux publics comme les bibliothèques ou les cybercafés. Par ailleurs, il n'existe aucune statistique concernant la possibilité pour les candidats ou candidats potentiels aux concours de l'EPSO d'accéder à l'internet. À ce titre, il convient de signaler que, sur la base des informations fournies par l'EPSO, ce dernier n'a reçu aucune plainte (à l'exception de la plainte soumise au Médiateur) à ce sujet. En outre, rien ne prouve qu'un nombre important de personnes intéressées par une inscription à l'EPSO et par une participation aux concours de l'Office aient été empêchées de le faire en raison de difficultés rencontrées pour accéder à l'internet. Pour le reste, comme le montrent les connaissances et l'expérience, l'accessibilité à l'internet augmente constamment, ainsi que l'EPSO l'a signalé à juste titre.

8. Le Médiateur a noté par ailleurs que l'EPSO a fourni les justifications suivantes concernant la mise au point du système obligatoire d'inscription et d'information en ligne relatif aux procédures de recrutement :

• le système "garantit une transparence accrue pour les candidats" ;
• "il s'agissait d'un progrès important dans la gestion des concours qui assurait une amélioration de l'accessibilité, l'accélération des communications, la possibilité d'avoir des statistiques en temps réel sur le nombre de candidatures reçues. La planification et la gestion des concours s'en sont également trouvées facilitées" ;
• "l'internet a permis d'obtenir des progrès significatifs concernant la gestion et la rentabilité du système" ;
• le système "permet de constituer rapidement des listes de réserve. L'avantage du système en ligne est incontestable quant à la rapidité d'accès des candidats à l'information, de la publication de l'avis jusqu'à la constitution de la liste de réserve. Le système est plus simple pour les candidats, il permet un accès rapide à l'information et une communication en temps réel avec les candidats, tout en restant stable malgré les changements d’adresse. L'EPSO est à présent en mesure d'organiser un plus grand nombre de concours et de communiquer avec un nombre plus élevé de candidats, sans inconvénient pour les candidats".

9. Le Médiateur a estimé que l'EPSO a fourni les justifications objectives adéquates à la mise au point du système obligatoire d'inscription et de communication en ligne pour les concours qu'il organise. À la lumière de ce qui précède, l'obligation imposée aux candidats de s'inscrire et de communiquer avec l'EPSO sur l'internet ne viole pas en tant que tel le principe d'égalité de traitement des candidats potentiels ou candidats et ne peut être considérée comme inéquitable ou comme s'apparentant à un cas de mauvaise administration. Par conséquent, le Médiateur n'a pas accepté la demande selon laquelle l'inscription en ligne aux concours de l'EPSO et la communication en ligne entre l'Office et les candidats inscrits aux concours organisés par ce dernier ne devraient en principe être que facultatives et non obligatoires, comme c'est le cas à l'heure actuelle.

10. Le Médiateur n'a pas exclu toutefois la possibilité que, dans certains cas, les candidats potentiels et les candidats puissent éprouver des difficultés considérables et objectivement justifiables à s'inscrire ou à communiquer avec l'EPSO sur l'internet. Dans ces cas, le principe susmentionné de non-discrimination veut que l'EPSO fasse exception à l'obligation d'inscription et de la communication en ligne. À cet égard, le Médiateur a noté qu'il ne faut pas raisonnablement s'attendre à ce que le nombre de candidats susceptibles d'être concernés par cette exception soit suffisamment élevé pour influer sur l'efficacité du système. Le Médiateur a noté également que l'EPSO a déjà prévu une exception pour les personnes handicapées, qui sont autorisées à soumettre leur candidature à l'EPSO par la poste(17). Par conséquent, le Médiateur a conclu que le fait que l'EPSO ne prévoie pas une exception similaire pour les personnes (non handicapées) qui éprouvent des difficultés considérables et objectivement justifiables à accéder à l'internet n'est pas compatible avec le principe de non-discrimination évoqué au point 6 ci-dessus et constitue un cas de mauvaise administration.

11. S'agissant de l'argument du plaignant selon lequel "si l’EPSO devait continuer à inclure des courriers dans les dossiers des candidats sans s'adresser à eux directement sur leur adresse électronique, l'EPSO devrait informer les candidats du recours à cette pratique", le Médiateur a fait observé que le site internet de l'EPSO précise aux candidats que "les messages de l'EPSO seront envoyés à [leur] dossier EPSO ou à [leur] adresse électronique. [L’EPSO] conseille vivement [aux candidats] de consulter [leur] dossier EPSO régulièrement." Le Médiateur a estimé que l'EPSO a déjà fourni aux candidats les informations suggérées par le plaignant.

12. Le Médiateur a noté que l'EPSO a expliqué qu'il entendait augmenter le nombre de candidats (en fait, le pourcentage) participant aux épreuves en demandant la confirmation en ligne de toute participation aux épreuves et en envoyant des rappels par courrier électronique. Étant donné que a) l'exigence de confirmation en ligne consolide l'objectif légitime précité et que, conformément à l'analyse ci-dessus, b) le système obligatoire d'inscription et de communication en ligne de l’EPSO ne viole pas en tant que tel le principe d'égalité de traitement des candidats potentiels ou des candidats et c) ne peut être considéré comme inéquitable, l'exigence de confirmation en ligne doit en principe être maintenue. Toutefois, pour les motifs précisés plus haut, l’EPSO doit envisager de prévoir une exception et de communiquer par la poste avec les candidats qui éprouvent des difficultés considérables et objectivement justifiables à accéder à l'internet.

13. Enfin, le Médiateur a fait observer ce qui suit concernant l'application de l'exception mentionnée aux points 10 et 12. La question de savoir si certains faits, considérés comme avérés, s'apparentent à "des difficultés considérables et objectivement justifiables à accéder à l'internet" relève du droit. Quant à la quantité d'informations et de preuves nécessaires pour établir les faits, il convient de prendre dûment en compte non seulement le poids des intérêts concurrents en présence, mais également la nature particulière des faits spécifiés à la base d'une demande d'exception de cette nature. En conséquence, l'EPSO pourrait prendre en considération le fait que, dans ce contexte, il peut être difficile d'obtenir la preuve de l'existence d'un fait négatif comme la non-disponibilité d'une connexion internet dans la région dans laquelle vit et travaille la personne concernée, ce qui implique qu'au vu de la base factuelle particulière de la demande et du contenu des informations et documents justificatifs, une probabilité raisonnable de l'existence des faits négatifs mentionnés par la personne concernée pourrait suffire à justifier l'application de l'exception.

L'avis circonstancié de l'EPSO

L'avis circonstancié de l'EPSO peut être résumé comme suit :

S'agissant d'imaginer, à titre exceptionnel, que l'introduction des candidatures par voie postale soit jugée admissible, l'EPSO voudrait attirer l'attention du Médiateur sur certaines difficultés majeures.

En premier lieu, il est presque impossible d'identifier les difficultés théoriques que des candidats pourraient rencontrer pour accéder à l'internet et, deuxièmement, il serait plus difficile encore de trouver des moyens permettant de prouver ces difficultés de manière fiable.

L'EPSO est convaincu qu'une telle mesure donnerait lieu à des plaintes sur base de la discrimination qui existerait du fait que certaines difficultés auraient été prises en considération alors que d'autres n'auraient pas été acceptées.

L'EPSO insiste également sur le fait que le réseau des accès publics à internet est beaucoup plus répandu que celui des bureaux de poste, et que, en conséquence, un tel accès facilite l'introduction des candidatures. L'EPSO en conclut que pour la gestion d'une activité publique telle que la gestion des concours, le maintien d'un double système d'introduction de candidatures (électronique et postal) n'est pas du tout justifié.

S'agissant de difficultés à la fois identifiables et pleinement justifiées, l'EPSO souligne que des exceptions spécifiques sont déjà prévues dans les avis de concours. Tel est le cas pour les candidats handicapés qui peuvent introduire leur candidature par courrier postal. Ils doivent toutefois apporter la preuve de leur condition de personnes handicapées, ce qui évite tout risque de traitement inégal.

Toutes les règles sont précisées dans les avis de concours auxquels les jurys et l'EPSO sont tenus de se conformer. Compte tenu des règles appliquées au stade de la présélection, il n'est plus possible de faire acte de candidature sur papier. Concernant les autres phases de la procédure, même si les candidats doivent envoyer leur acte de candidature et les pièces justificatives par voie postale, l'EPSO n'est plus dans l'obligation d'envoyer aux candidats les décisions individuelles les concernant par courrier postal.

Pour toutes ces raisons, l'EPSO estime que l'introduction des candidatures par voie postale pour les personnes pouvant prouver qu'elles ont rencontré des difficultés pour accéder à internet n'est pas envisageable.

L'EPSO souligne que le choix qui a été fait de l'utilisation exclusive des communications électroniques répond à un objectif d'intérêt public, en ce sens que c'est précisément par l'intermédiaire du dossier électronique EPSO que chaque candidat peut consulter, souvent depuis son propre domicile, toute information le concernant. La gestion électronique permet un degré d'exactitude, de fiabilité et de rapidité dans les communications entre l'EPSO et les candidats beaucoup plus grand que celui qui était possible auparavant par l'utilisation du courrier postal. De plus, c'est aujourd'hui le seul moyen possible pour permettre de gérer le nombre élevé de candidatures introduites et les délais imposés par les procédures.

L'EPSO espère que le Médiateur comprend les soucis de cet Office, qui cherche à la fois à veiller au bon déroulement du recrutement par voie de concours et à la bonne gestion de ces procédures.

Les observations du plaignant sur l'avis circonstancié de l'EPSO

Le plaignant n'a pas présenté d'observations.

LA DÉCISION

1 Discrimination et iniquité présumées de l'EPSO du fait de son système d'inscription et d'information en ligne concernant les concours

1.1 La plainte porte sur le système d'inscription et d'information en ligne concernant les concours généraux organisés par l'EPSO. D'après le plaignant, seuls les candidats qui ont accès à l'internet à domicile ou qui vivent dans les régions dans lesquelles l'accès du public à l'internet est possible peuvent s'inscrire à ces concours. Compte tenu du faible taux de pénétration de l'internet dans certains États membres (moins de 15 % de la population a accès à l'internet dans certains États membres) et des difficultés rencontrées pour avoir accès à l'internet dans les régions rurales, le plaignant a estimé que cette procédure était discriminatoire. Le plaignant a également prétendu que l'obligation imposée aux candidats de contrôler leur dossier en ligne pour obtenir des informations était inéquitable dans la mesure où il appartient aux seuls candidats de s'assurer du suivi de leur dossier alors que les décisions sont prises par l'’EPSO. Les candidats sont tenus de contrôler leur dossier sur l'internet pour obtenir des informations sur la date, l'heure et le lieu des examens et sur leurs résultats. Le plaignant a affirmé que l'EPSO devait envoyer directement aux candidats des informations essentielles comme la date, l'heure et le lieu des épreuves et leurs résultats.

1.2 Dans son avis du 31 mars 2005, l'EPSO a expliqué que les chiffres indiquaient non pas une réduction du nombre de candidats, mais plutôt une augmentation du nombre de candidatures. Cela s'explique aisément par la simplicité et la commodité du système des candidatures en ligne et constitue deux des résultats les plus positifs de ce système. En effet, malgré une augmentation du nombre de candidats qui s'inscrivent, mais ne participent pas aux épreuves, les chiffres finals relatifs au nombre de candidats participant effectivement aux épreuves restent plus élevés après l'introduction du système en ligne que ceux qui se rapportent aux mêmes types de concours publiés avant l'instauration du système.

Compte tenu de la baisse du taux de participation aux épreuves de présélection dans les concours organisés après l'introduction du système en ligne et dans l'intérêt d’une bonne administration, l'EPSO a décidé de mener des enquêtes après chaque série d'épreuves de présélection afin de déterminer les raisons de l'évolution des taux de participation et de suivre toute mesure correctrice prise. Sur la base des résultats de ces enquêtes, deux études ont été menées. La première conclut que le recours à l'inscription et à la communication en ligne ne constitue pas une raison majeure du défaut de participation des candidats aux épreuves. Toutefois, afin de garantir que le système en ligne n’exclue aucun candidat des épreuves, plusieurs mesures ont été proposées et mises en œuvre par l'EPSO : des rappels sont à présent systématiquement envoyés aux candidats par courrier électronique et un système de confirmation a également été instauré. Après leur inscription, les candidats sont donc à présent invités à confirmer leur intention de participer aux épreuves de présélection à la date fixée et à indiquer leur choix du centre d'examen. Le second rapport confirme les conclusions du premier. La raison la plus importante du défaut de participation aux épreuves reste la non-disponibilité du candidat le jour de l'épreuve. Un nombre important de candidats ont décidé de ne pas participer aux épreuves par crainte d'échouer.

L'EPSO a expliqué que le nombre de candidats ayant éprouvé des difficultés à accéder aux informations pertinentes par le système en ligne de l'EPSO reste faible. Il a noté que ce pourcentage diminuait progressivement, probablement en raison des efforts continus déployés par l'EPSO pour informer les candidats de manière aussi claire que possible sur le système en ligne.

Dans son second avis du 12 août 2005, l'EPSO a estimé que l'avantage du système en ligne est incontestable quant à la rapidité d'accès des candidats à l'information, de la publication de l'avis jusqu’à la constitution de la liste de réserve. Le système est plus simple pour les candidats, il permet un accès rapide à l'information et une communication en temps réel avec les candidats. L'EPSO est à présent en mesure d’organiser un plus grand nombre de concours et de communiquer avec un nombre plus élevé de candidats et de terminer rapidement les procédures. L'EPSO estime que l'internet a permis de réaliser des progrès significatifs concernant la gestion et la rentabilité du système. L'EPSO n'a reçu aucune plainte relative à l'accès du système.

1.3 Le 3 avril 2006, conformément à l'article 3, paragraphe 6, de son statut, le Médiateur européen a soumis le projet de recommandation suivant à l'EPSO, en vertu duquel l'EPSO devrait envisager de prévoir des exceptions à l'obligation d'inscription et d'information en ligne pour les personnes qui éprouvent des difficultés considérables et objectivement justifiables à accéder à l'internet. Il a également suggéré que l'EPSO pourrait demander que les demandes d’exception soient étayées par le genre de justificatif que la personne concernée doit raisonnablement s'attendre à fournir dans ces conditions. Le projet de recommandation du Médiateur était fondé sur les considérations suivantes.

1.4 Tout d'abord, le Médiateur a rappelé que, conformément à la jurisprudence, le principe de non-discrimination mentionné par le plaignant veut que des situations différentes ne soient pas traitées de manière égale, à moins qu'un tel traitement soit objectivement justifié(18). Le principe d'égalité de traitement des candidats dans le cadre des procédures de concours est considéré comme un principe fondamental du droit communautaire(19). Le principe d'égalité de traitement des candidats potentiels aux concours de recrutement doit également être considéré comme un principe liant les institutions et organes communautaires.

1.5 Par ailleurs, le Médiateur a noté que, d'après les études menées par Eurostat(20), les taux d'utilisation de l'internet varient considérablement d'un État membre à l'autre. Les études d'Eurostat montrent que 47 % des personnes âgées entre 16 et 74 ans ont utilisé l'internet dans l'UE en 2004, ces taux variant de 20 % en Grèce à 82 % en Suède. Les données disponibles sur le site internet d'Eurostat montrent aussi que dans l'UE, 54 % des personnes ont utilisé l'internet en 2005, les taux variaient de 24 % en Grèce à 85 % en Suède. Toutefois, ces données statistiques, qui portent sur l'utilisation de l'internet, ne fournissent aucune information pertinente sur son accessibilité. Le plaignant a fait référence aux statistiques relatives à la disponibilité de l'accès de l'internet dans les ménages de l'UE. En outre, selon une étude d'Eurostat(21), 89 % des entreprises européennes employant plus de dix salariés disposaient d'une connexion internet en 2004. Bien que l'EPSO ait reconnu que l'accès à l'internet variait d'un État membre à l'autre, le Médiateur a fait observer que dans le contexte de la présente enquête, il n'a reçu aucune donnée statistique sur l'accessibilité de l'internet en général et n'en a trouvé aucune sur le site internet d'Eurostat ; à cet égard, les données statistiques précitées concernant l'accès à l'internet dans les ménages de l'UE et dans les entreprises employant au moins dix salariés dans l'UE ne peuvent être considérées comme pertinentes pour les besoins de la présente enquête dans la mesure où tout le monde sait que l'accès à l'internet est aussi disponible dans d'autres lieux de travail ou dans des lieux publics comme les bibliothèques ou les cybercafés. Par ailleurs, il n'existe aucune statistique concernant la possibilité pour les candidats ou candidats potentiels aux concours de l'EPSO d'accéder à l'internet. À ce titre, il convient de signaler que sur la base des informations fournies par l'EPSO, ce dernier n’a reçu aucune plainte (à l'exception de la plainte soumise au Médiateur) à ce sujet. En outre, rien ne prouve qu'un nombre important de personnes intéressées par une inscription à l'EPSO et par une participation aux concours de l'Office n'aient été empêchées de le faire en raison de difficultés rencontrées pour accéder à l'internet. Pour le reste, comme le montrent les connaissances et l'expérience, l'accessibilité à l'internet augmente constamment, ainsi que l'EPSO l'a signalé à juste titre.

1.6 Le Médiateur a noté par ailleurs que l'EPSO a fourni les justifications suivantes concernant la mise au point du système obligatoire d'inscription et d'information en ligne relatif aux procédures de recrutement :

• le système "garantit une transparence accrue pour les candidats" ;
• "il s'agissait d'un progrès important dans la gestion des concours qui assurait une amélioration de l'accessibilité, l'accélération des communications, l'offre de statistiques en temps réel sur le nombre de candidatures reçues. La planification et la gestion des concours s’en sont également trouvées facilitées" ;
• "l'internet a permis d'obtenir des progrès significatifs concernant la gestion et la rentabilité du système" ;
• le système "permet de constituer rapidement des listes de réserve. L'avantage du système en ligne est incontestable quant à la rapidité d’accès des candidats à l'information, de la publication de l'avis de concours jusqu’à la constitution de la liste de réserve. Le système est plus simple pour les candidats, il permet un accès rapide à l'information et une communication en temps réel avec les candidats, tout en restant stable malgré les changements d’adresse. L'EPSO est à présent en mesure d'organiser un plus grand nombre de concours et de communiquer avec un nombre plus élevé de candidats, sans inconvénient pour les candidats."

1.7 Le Médiateur a estimé que l'EPSO a fourni les justifications objectives adéquates à la mise au point du système obligatoire d'inscription et de communication en ligne pour les concours qu'il organise. À la lumière de ce qui précède, l'obligation imposée aux candidats de s'inscrire et de communiquer avec l'EPSO sur l'internet ne viole pas en tant que tel le principe d’égalité de traitement des candidats potentiels ou candidats et ne peut être considérée comme inéquitable ou comme s'apparentant à un cas de mauvaise administration. Par conséquent, le Médiateur n'a pas accepté la demande selon laquelle l'inscription en ligne aux concours de l'EPSO et la communication en ligne entre l'Office et les candidats inscrits aux concours organisés par ce dernier ne devraient en principe être que facultatives et non obligatoires, comme c'est le cas à l'heure actuelle.

1.8 Le Médiateur n'a pas exclu toutefois la possibilité que, dans certains cas, les candidats potentiels et les candidats puissent éprouver des difficultés considérables et objectivement justifiables à s'inscrire ou à communiquer avec l'EPSO sur l'internet. Dans ces cas, le principe susmentionné de non-discrimination veut que l'EPSO fasse exception à l'obligation d'inscription et de la communication en ligne. À cet égard, le Médiateur a noté qu'il ne faut pas raisonnablement s'attendre à ce que le nombre de candidats susceptibles d'être concernés par cette exception soit suffisamment élevé pour influer sur l'efficacité du système. Le Médiateur a noté également que l'EPSO a déjà prévu une exception pour les personnes handicapées, qui sont autorisées à soumettre leur candidature à l'EPSO par la poste(22). Par conséquent, le Médiateur a conclu que le fait que l'EPSO ne prévoie pas une exception similaire pour les personnes (non handicapées) qui éprouvent des difficultés considérables et objectivement justifiables à accéder à l’internet n'est pas compatible avec le principe de non-discrimination évoqué au point 1.4 ci-dessus et constitue un cas de mauvaise administration.

1.9 S'agissant de l'argument du plaignant selon lequel "si l'EPSO devait continuer à inclure des courriers dans les dossiers des candidats sans s'adresser à eux directement sur leur adresse électronique, l'EPSO devrait informer les candidats du recours à cette pratique", le Médiateur a fait observer que le site internet de l'EPSO précise aux candidats que "les messages de l'EPSO seront envoyés à [leur] dossier EPSO ou à [leur] adresse électronique. [L'EPSO] conseille vivement [aux candidats] de consulter [leur] dossier EPSO régulièrement." Le Médiateur a estimé que l'EPSO a déjà fourni aux candidats les informations suggérées par le plaignant.

1.10 Le Médiateur a noté que l'EPSO a expliqué qu'il entendait augmenter le nombre (en fait, le pourcentage) de candidats participant aux épreuves en demandant la confirmation en ligne de toute participation aux épreuves et en envoyant des rappels par courrier électronique. Étant donné que l'exigence de confirmation en ligne consolide l'objectif légitime précité et que, conformément à l'analyse ci-dessus, le système obligatoire d'inscription et de communication en ligne de l’EPSO ne viole pas en substance le principe d'égalité de traitement des candidats potentiels ou des candidats et ne peut être considéré comme inéquitable, l'exigence de confirmation en ligne doit en principe être maintenue. Toutefois, pour les motifs précisés plus haut, l'EPSO doit envisager de prévoir une exception et de communiquer par la poste avec les candidats qui éprouvent des difficultés considérables et objectivement justifiables à accéder à l'internet.

1.11 Enfin, le Médiateur a fait observer ce qui suit concernant l'application de l'exception mentionnée aux points 1.8 et 1.10. La question de savoir si certains faits, considérés comme avérés, s'apparentent à "des difficultés considérables et objectivement justifiables à accéder à l’internet" relève du droit. Quant à la quantité d'informations et de preuves nécessaires pour établir les faits, il convient de prendre dûment en compte non seulement le poids des intérêts concurrents en présence, mais également la nature particulière des faits spécifiés à la base d'une demande d'exception de cette nature. En conséquence, l'EPSO pourrait prendre en considération le fait que dans ce contexte, il peut être difficile d'obtenir la preuve de l'existence d’un fait négatif comme la non-disponibilité d'une connexion internet dans la région dans laquelle vit et travaille la personne concernée, ce qui implique qu'au vu de la base factuelle particulière de la demande et du contenu des informations et documents justificatifs, une probabilité raisonnable de l'existence des faits négatifs mentionnés par la personne concernée pourrait suffire à justifier l'application de l'exception.

1.12 Dans son avis circonstancié daté du 1 juin 2006, l'EPSO a indiqué qu'en premier lieu, il était presque impossible d'identifier les difficultés théoriques que des candidats pourraient rencontrer pour accéder à internet et que, deuxièmement, il serait encore plus difficile de trouver des moyens permettant de prouver ces difficultés de manière fiable. L'EPSO est convaincu qu'un double système donnerait lieu à des plaintes sur la base de la discrimination découlant du fait que certaines difficultés auraient été prises en compte alors que d'autres n'auraient pas été acceptées.

L'EPSO a également insisté sur le fait que le réseau des accès publics à internet est beaucoup plus étendu que celui des bureaux de poste et, en conséquence, un tel accès facilite l'introduction des candidatures. L'EPSO en a conclu qu'en ce qui concerne la gestion d'une activité publique, comme la gestion des concours, l'existence d'un double système de candidature (électronique et postal) n'était pas justifiée.

L'EPSO a également indiqué que toutes les règles étaient précisées dans les avis de concours auxquels l'EPSO et les jurys sont tenus de se conformer. Compte tenu des règles applicables à la phase de présélection, il n'est plus possible d'introduire une candidature sur papier. Concernant les autres phases, même si les candidats doivent envoyer leur acte de candidature et les annexes par voie postale, l'EPSO n'est plus dans l'obligation d'envoyer aux candidats les décisions individuelles les concernant par courrier postal.

Compte tenu de ce qui précède, l'EPSO a estimé que l'introduction des candidatures par voie postale pour les personnes pouvant prouver qu'elles ont rencontré des difficultés pour accéder à internet n'est pas envisageable. L'EPSO a insisté sur le fait que le choix qu'il a fait de l'utilisation exclusive des communications électroniques répond à un objectif d'intérêt public, en ce sens que c'est précisément par l'intermédiaire du dossier électronique EPSO que chaque candidat peut consulter, souvent depuis chez lui, toutes les informations le concernant. La gestion électronique permet un degré d'exactitude, de fiabilité et de rapidité dans les communications entre EPSO et les candidats beaucoup plus grand que les communications postales. De plus, c'est actuellement le seul moyen de gérer le nombre élevé de candidatures et les délais des procédures.

1.13 Le Médiateur note que, dans son avis circonstancié, l'EPSO indique tout d'abord qu'il est pratiquement impossible d'identifier les difficultés théoriques liées à l'accès à internet. Le Médiateur aimerait souligner que, dans son projet de recommandation, il n'a pas exigé de l'EPSO qu'il identifie ou précise ces difficultés mais qu'il fasse une exception "pour les personnes qui éprouvent des difficultés considérables et objectivement justifiables à accéder à l’internet". Ceci suppose que le candidat doive préciser le genre de difficultés qu'il rencontre pour accéder à l'internet et que l'EPSO doive examiner les difficultés invoquées (et dûment justifiées) afin de déterminer s'il s'agit de "difficultés considérables et objectivement justifiables à accéder à l'internet".

Le Médiateur constate également que, dans son avis circonstancié, l'EPSO fait mention de la difficulté de trouver les moyens permettant de prouver ces difficultés de manière fiable. À cet égard, le Médiateur souhaiterait renvoyer aux paragraphes 1.13 et 2.1 de son projet de recommandation. Au paragraphe 1.13, il indique que "au vu de la base factuelle particulière de la demande et du contenu des informations et documents justificatifs, une probabilité raisonnable de l’existence des faits négatifs mentionnés par la personne concernée pourrait suffire à justifier l’application de l’exception." Au paragraphe 2.1, le Médiateur indique que "l' EPSO pourrait demander que les demandes d’exception soient étayées par le genre de justificatif que la personne concernée doit raisonnablement s’attendre à fournir dans ces conditions." Dans ce contexte, il convient de noter également que la commodité administrative, au sens où il s'agit d'éviter les difficultés liées à l'évaluation impartiale et homogène des demandes d'exception, en tenant compte des critères proposés par le Médiateur, ne suffit pas à valider ce qui, en d'autres circonstances, constitue une violation du principe d'égalité de traitement des candidats ou des candidats potentiels. C'est la raison pour laquelle le Médiateur n'est pas convaincu par l'argument avancé par l'EPSO, selon lequel la mesure qu'il a recommandée pourrait générer des plaintes basées sur une discrimination.

1.14 Le Médiateur note que l'EPSO avance également que le réseau des accès publics à internet est beaucoup plus étendu que celui des bureaux de poste. Bien que le Médiateur ne conteste pas l'argument avancé par l'EPSO, ceci n'exclut pas la possibilité, indiquée par le Médiateur, que, dans certains cas, des candidats et des candidats potentiels puissent rencontrer des difficultés considérables et objectivement justifiables pour faire acte de candidature ou communiquer avec l'EPSO, par l'internet, alors qu'ils peuvent avoir facilement accès au réseau postal, par exemple, dans des régions géographiquement reculées et isolées.

1.15 Le dernier argument avancé par l'EPSO selon lequel les règles sont fixées dans les avis de concours et l'EPSO ne saurait y déroger est, de même, peu convaincant. Premièrement, les exigences figurant dans les avis de concours peuvent constituer des cas de mauvaise administration. Deuxièmement, et c'est l'aspect le plus important, l'enquête du Médiateur sur la présente plainte et son projet de recommandation ne portaient pas sur des concours particuliers mais, plus généralement, sur le système d'inscription et d'information électronique de l'EPSO pour les concours généraux.

1.16 Compte tenu de ce qui précède, le Médiateur maintient la conclusion de mauvaise administration énoncée dans son projet de recommandation, c'est-à-dire que le fait que l'EPSO ne prévoit pas d'exception pour les personnes (non handicapées) qui éprouvent des difficultés considérables et objectivement justifiables à accéder à l’internet n'est pas compatible avec le principe de non-discrimination et s'apparente à un cas de mauvaise administration. Le Médiateur déplore que, bien qu'il ait tenté d'aider l'EPSO à éviter une responsabilité potentielle du fait de sa politique actuelle, l'EPSO n'a pas répondu de façon positive aux efforts déployés par le Médiateur.

1.17 Conformément à l'article 8, paragraphe 4, de la décision du Médiateur européen portant adoption de dispositions d'exécution(23), si le Médiateur ne considère pas l'avis circonstancié comme satisfaisant, il peut adresser au Parlement européen un rapport spécial sur le cas de mauvaise administration. Dans son rapport annuel pour 1998, le Médiateur avait souligné que la possibilité ainsi offerte au Médiateur de présenter un rapport spécial au Parlement revêt une importance inestimable. Il ajoutait que le recours au rapport spécial ne doit pas être trop fréquent, mais se limiter à des dossiers importants dans lesquels le Parlement peut apporter son concours au Médiateur conformément au statut(24). Le rapport annuel pour 1998 a été présenté au Parlement européen et a reçu l'approbation de ce dernier.

1.18 Le Médiateur note qu'en dehors de la présente plainte, il n'a reçu aucune plainte sur le sujet abordé au point 1.16 ci-dessus. De plus, il n'existe pas de données concernant le nombre de candidats potentiels susceptibles de n'avoir pas pu faire acte de candidature à l'EPSO ni participer à des concours du fait de difficultés rencontrées pour accéder à l'internet. Enfin, l'accessibilité à l'internet ne cesse d'augmenter. Dans ces conditions, le Médiateur estime que la présentation d'un rapport spécial au Parlement ne se justifie pas. Par conséquent, il présentera le commentaire critique ci-après. Le Parlement sera informé du résultat de l'enquête menée par le Médiateur sur la présente affaire par l'intermédiaire du Rapport annuel du Médiateur pour l'année 2007.

2 Conclusion

2.1 Sur la base de son enquête, le Médiateur estime devoir formuler le commentaire critique qui suit :

Le fait que l'EPSO ne prévoit pas d'exception pour les personnes (non handicapées) qui éprouvent des difficultés considérables et objectivement justifiables à accéder à l’internet n'est pas compatible avec le principe de non-discrimination et s'apparente à un cas de mauvaise administration.

2.2 Compte tenu de ce qui précède, le Médiateur classe l'affaire.

Le Directeur de l'EPSO sera également informé de cette décision.

Veuillez agréer, Monsieur, mes salutations distinguées.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Document d’Eurostat intitulé "Statistiques de la société de l'information, 15/2003".

(2) COM(2000)20 final.

(3) JO 2000 C 116 A.

(4) JO 2003 C 267 A.

(5) JO 2002 C 18 A.

(6) JO 2005 C 12 A.

(7) JO 2001 C 195 A.

(8) JO 2003 C 180 A.

(9) Au moment où l'EPSO a envoyé son avis sur la plainte, les chiffres pour le concours EPSO/AST/4/05 étaient provisoires dans la mesure où les candidats à ce concours n’avaient pas encore été invités à prendre part aux épreuves. Toutefois, l'EPSO a expliqué que, si l’on applique les taux de participation des concours organisés après l’instauration du système en ligne (47 %), l’estimation était fiable.

(10) Document d’Eurostat intitulé «Utilisation d’Internet par les particuliers et les entreprises 2004, 18/2005».

(11) Les pourcentages correspondent à la part de la population utilisant l’internet en 2004.

(12) JO 2003 C 180 A.

(13) Voir, par exemple, Affaire C-344/04 International Air Transport Association [2006] Rec. I-403, paragraphe 95.

(14) Voir Affaire T-173/99 Elkaïm et Mazuel/Commission [2000] Rec. FP I-A-101 et II-433, paragraphe 87 ; Affaire T-5/04 Scano/Commission, arrêt du 13 juillet 2005, pas encore publié ; Affaire T-165/03 Vonier/Commission [2004] Rec. FP I-A-343 et II-1575.

(15) Documents d’Eurostat intitulés "Utilisation d’Internet par les particuliers et les entreprises 2004, 18/2005" et "Fracture numérique en Europe, 38/2005".

(16) Document d’Eurostat intitulé "Fracture numérique en Europe, 38/2005".

(17) Voir, par exemple, l’avis de concours EPSO/A/11/03, qui dispose ce qui suit : "Les candidats ayant un handicap les empêchant d’introduire leur formulaire d’inscription par voie électronique peuvent, par écrit uniquement, demander une version papier de ce formulaire qu’ils doivent compléter, signer et renvoyer par courrier recommandé au plus tard le 30 septembre 2003".

(18) Voir, par exemple, l'affaire C-344/04 International Air Transport Association [2006] Rec. I-403, paragraphe 95.

(19) Voir Affaire T-173/99 Elkaïm et Mazuel/Commission [2000] Rec. FP I-A-101 et II-433, paragraphe 87 ; Affaire T-5/04 Scano/Commission, arrêt du 13 juillet 2005, pas encore publié ; Affaire T-165/03 Vonier/Commission [2004] Rec. FP I-A-343 et II-1575.

(20) Documents d’Eurostat intitulés "Utilisation d’Internet par les particuliers et les entreprises 2004, 18/2005" et "Fracture numérique en Europe, 38/2005".

(21) Document d’Eurostat intitulé "Fracture numérique en Europe, 38/2005"

(22) Voir, par exemple, l’avis de concours EPSO/A/11/03, qui dispose ce qui suit : "les candidats ayant un handicap les empêchant d’introduire leur formulaire d’inscription par voie électronique peuvent, par écrit uniquement, demander une version papier de ce formulaire qu’ils doivent compléter, signer et renvoyer par courrier recommandé au plus tard le 30 septembre."

(23) Adoptée le 8 juillet 2002 et modifiée par décision du Médiateur du 5 avril 2004.

(24) Rapport annuel 1998, pp. 27-28